“PROGRAMACIÓN EVENTO COMERCIAL Y DISEÑO DE LA CAMPAÑA DE

DIFUSIÓN”.

PRESENTADO POR:
Adriana Piedrahita García
Nallely Martínez
Estefanía Alvear
Mónica Adriana Fernández

TUTORA.
Fanny Beltrán

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

Marzo 2019
Medellín
 Evidencia
“Programación Evento Comercial y
Diseño de la Campaña de Difusión

Programación de un evento comercial y diseño de su campaña de difusión.

1. Determinar el tipo de evento a realizar: I feria de la salud colombiana ciudad
de bogota evento comercial y promocional en corferias

2. Establecer los requerimientos del evento

REQUERIMIENTOS
 Especificar a los coordinadores del evento, el tipo y tamaño de los stand, la
ubicación que necesitamos, en medidas y capacidades.
 Imagen corporativa (marca, imágenes, mensaje, logotipos, banners, tema u
objetivos)
 Los productos a exhibir
 elementos decorativos y mobiliarios.
 hacer promociones preventa tales como. (invitaciones personales, correo
directo, anuncios en revistas, periódicos y radios.
 promoción durante el evento: volantes, folletos, obsequios, muestras gratis,
etc.
 venta directa con ofertas
 música y/o videos
3. Construir el presupuesto y la financiación del evento
Este evento haremos uso de los recursos con que cuenta la compañía,
formaremos un equipo de trabajo de 4 miembros, a los cuales le serán asignadas
tareas específicas:
rubros Estimados total
Alquiler de stand $250.000 $250.000
Equipos $200.000 $200.000
Adecuaciones $200.000 $200.000
Publicidad $300.000 $400.000
Cuñas radiales $500.000 $500.000
muestras $600.000 $500.000
 Decoraciones $100.000 $100.000
Iluminación $60.000 $60.000
Total $2.210.000

4. Contratar los insumos, materiales y equipos que necesitará

cantidad Materiales, insumos o equipos
1 interlocutor
50 Muestras de crema de manos
1 Dermatóloga
2 Pendones
30 Muestras de shampoo
2 Portafolios de servicio
100 Volantes y folletos
o
5. Elaborar del protocolo del evento
PROTOCOLO DEL EVENTO
Protocolos antes del evento
 Establecer el lugar y el horario en la que se llevara a cabo el evento
 Conocer el público que va asistir ya que se habrá enviados su invitación o
notificación con un mes de antelación.
 Diseñar u programa de presentación del evento para así llevar un orden.
 Conocer el lugar donde se presentará el producto, como que servicios hay, el
personal de seguridad que hay, sitios de información general etc.
PROTOCOLOS DURANTE EL EVENTO
 Revisar que todo esté en orden conforme la agenda del evento.
 Distribuir el trabajo entre los encargados del evento.
 Tener una adecuada presentación personal.
 Tener una buena disponibilidad y atención con los invitados.
 Expresarse de manera clara y concreta.
 Ubicarse en la entrada del stand para recibir cordialmente a las personas
invitadas.
 Tener listo los productos a ofrecer y las muestras.
PROTOCOLO AL FINALIZAR EL EVENTO.
 Realizar un acta publica con las conclusiones del evento, ya que estos se van
hacer llegar a todos participantes.
 Enviar notas de agradecimiento por la participación del evento.
 Hacer encuestas para saber si se alcanzaron los objetivos propuestos.

6. Formular el plan de relaciones públicas del evento

La empresa GENOMA LAB, ha decidido hacerse participe de una feria empresarial
en donde va hacer el lanzamiento oficial de la nueva línea de productos; lugar en
donde se podrá disfrutar de actividades comerciales, salud y artísticas.
GENOMA LAB es una empresa que tiene una excelente introducción en el
mercado y que cuenta con poco presupuesto para promocionar y dar a conocer
nuestros productos, es por eso que hemos decidido participar de esta feria y evento,
que es una especie de flea-market, con muchas satisfacciones a nivel comercial, es
una feria que tiene gran acogida en el público, al cual asiste un gran número de
personas de diferentes perfiles, a los cuales podemos realizar sondeos de opinión
de nuestro producto, intercambiar opiniones y darnos a conocer en el mundo
empresarial; Para que sea una actividad donde podamos cumplir con los objetivos
propuestos hemos dispuesto la siguiente planeación y programación para llevar a
cabo dicho evento.
OBJETIVO GENERAL
Promover la participación activa de nuestra empresa dentro del sector
empresarial.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
 Reforzar la imagen y marca de nuestro producto.
 Lograr la compra y venta de los productos y servicios.
 Lograr un gran número de contactos.
 Hacer alianzas estratégicas con clientes y proveedores
 Captar nuevos clientes y consumidores.
 Transmitir información mucho más activa e intensa acerca del producto.
 cronograma del evento
tiempo
actividades mes observaciones
sem sem sem sem
1 2 3 4
Elaboración de un plan de actuación, tiempos de
ejecución, designación de responsables y 8 HORAS
montaje.
Elaboración de campañas de promoción y
8 HORAS
comunicación
Selección de productos a comercializar en laferia 8 HORAS
Definir el número de invitados, delegados,
ponentes y acompañantes. 8 HORAS

Selección de tipos de montajes y tamaños 4 HORAS

Impresión de papelería, invitaciones, folletos,
3 HORAS
pendones
Diseño gráfico de publicidad y difusión 10 HORAS
presupuesto 8 HORAS

7. Diseñar la campaña de difusión

 Se promocionará a través de las redes sociales como Facebook, Twitter,
Instagram y Google+
 invitaciones vía email, a los clientes ya establecidos.
 Voz a voz.
 MUSG
 Plegables
8. Difundir el evento comercial
El evento se va difundir, mediante pendones, avisos radiales, avisos de televisión
para de esta forma poder llegar a la mayoría de nuestros invitados;
garantizaremos que a cada uno de ellos pueda estar informado y nos pueda
acompañar en esta gran inauguración.

Lanzamiento de nuevos productos de nuestro aliado GENOMA LAB

MAYOR INFORMACIÓN ´BOGOTA´ FERIA DE LA SALUD

3103257153-3145754540
COSMETICOSABASEDEMIEL@gmail.com
Aviso radial
Eventos feria de la salud ubicada en la ciudad de Bogotá
invita a todas las empresas de la ciudad ala inauguración,
mas información 3103257153 - 3145754540

Aviso de televisión
Eventos feria de la salud ubicada en la ciudad de Bogotá
invita a todas las empresas de la ciudad ala inauguración,
mas información 3103257153 - 3145754540
9. Evaluación
Ficha monitoreo

Acta de reunión para evaluar eventos

Fecha 24/03/2019
Objetivo(s) evaluar el evento de lanzamiento de la empresa
Asistentes Adriana Piedrahita nallely, monica y estefania
nombre cargo
Adriana Piedrahita Gerente
Nallely martinez Líder comercial
Monica Fernandez Mercaderísta
Stefania Alvear Supervisora
Temas tratados
opiniones de los clientes
desarrollo general del evento
aspectos negativos
aspectos positivos
cosas por mejorar

Resultados
se pudo evidenciar un buen trabajo en equipo durante el evento
se apreciaron las opiniones negativas y positivas
y se trabajó en la mejora de las falencias

Referencias utilizadas

Firma Adriana Piedrahita

Realizada por firma Nallely Martinez
PLAN DE PRESENTACIÓN DEL SERVICIOS DE SU PROYECTO.

PLAN DE EXHIBICIÓN

Objetivo: promocionar nuestra empresa por medio de publicidad utilizando los

diferentes medios de publicidad como pendones, fichas, audios, realizando
descuentos para los clientes interesados, realizar sorteos como material P.O.P.

ESTRATEGIA DE EXHIBICIÓN

La estrategia de exhibición que se utilizara será por medio charlas u conferencias

en la cual los clientes puedan obtener cercanía e interactuar con los encargados
para así puedan obtener suficiente en formación y puedan llevarse la mejor
impresión de la micro empresa.

PÚBLICO

El público seleccionado para esta explosión de nuestro servicio son los

empresarios de la ciudad de Bogota.

ESTRATEGIA DE VENTA Y PROMOCIÓN

Les enseñamos a nuestros clientes nuestro servicio de una forma que se obtenga
el interés del consumidor y la eficacia esperada, seremos claros he innovadores
para de esta forma hacer que el cliente tenga la necesidad, de adquirir nuestro
servicio; se realizara una excelente o presentación de esta forma se verá reflejada
la presentación de nuestro servicio.

PIEZAS PUBLICITARIAS NECESARIAS PARA DIFUNDIR EL EVENTO

LANZAMIENTO DE NUEVOS PRODUCTOS
CON NUESTRO ALIADO GENOMA LAB
CORDIALMENTE INVITADOS
MAYOR INFORMACIÓN ´´BOGOTA´´
Cosmeticodabasedemiel@gmail.com
Aviso radial
Feria de la salud corferias ubicada en la ciudad de Bogotá
invita a todas las empresas de la ciudad ala inauguración,
mas información 3103257153- 3145754540
Aviso de televisión

Feria de la salud corferias ubicada en la ciudad de Bogotá

invita a todas las empresas de la ciudad ala inauguración,
mas información 3103257153- 3145754540
Celebración de un contrato comercial
• Planear el proceso de negociación de acuerdo con el código de ética.
• Realizar el proceso de negociación con una empresa aliada, con un encuentro
sincrónico mediante la utilización de la herramienta tecnológica Skype , esta
actividad estar supervisada por el instructor y cada aprendiz o grupo realizará un
informe ejecutivo sobre los temas abordados en el encuentro sincrónico.
• Formalizar el proceso de negociación a través de la elaboración de un contrato
de compra-venta de productos o servicios.
 CONCLUSIONES

Se establecieron de forma clara y especificas las pautas a implementar

durante el proceso de negociación.

Se adquirieron conceptos nuevos como lo son la ZOPA (zona de posible

acuerdo, el MAAN (mejor alternativa de acuerdo) entre otras.

Se trabajó en equipo.

Se implementó en el informe todos los conocimientos adquiridos por

el material del programa.
 BIBLIOGRAFIA

Material del programa

www.google.com