Código: PSC05

Versión: 1

PROCESO PAGO DE NÓMINA Fecha Aprobación :

Fecha de elaboración:
Febrero 2 de 2012

Nro. de páginas: 4

3. PROCESO PAGO DE NÓMINA

Fecha elaboración: febrero 02 de 2012

5.1. DEFINICIÓN
Secuencia de actividades que permiten de una manera ordenada, realizar el pago de salarios a los
empleados conforme lo establecen las normas sustanciales y procedimentales del Trabajo en
Colombia, así como proporcionar información administrativa y contable, tanto para la empresa
como para los entes encargados de regular las relaciones laborales.

5.2. ALCANCE
El proceso comienza cada vez que se inicia un período de pago con el reporte del ingreso de
novedades del personal y termina con el pago del salario al empleado y los pagos a terceros con
base en las deducciones autorizadas.

5.3. OBJETIVOS
El pago de nómina tiene como objetivos
• Llevar control y generación de la liquidación del pago de salarios
• Cumplir con las obligaciones de pagos a terceros contraídas por la empresa y el personal con
base en la ley y en las deducciones autorizadas.
• Proporcionar información administrativa y contable para la empresa y entes encargados de
regular las relaciones laborales.

5.4. CONCEPTOS UTILIZADOS

Novedades:
Internas: ingreso o retiro de personal, solicitud de vacaciones, licencias, permisos, interés de
cambio de EPS o AFP, entre otras.
Externas: Libranzas, Cuentas AFC, Aportes Voluntarios a pensión, embargos, servicios de salud
prepagada, pólizas de seguros, entre otras.

5.5. ENTRADAS
INSUMO PROVEEDOR REQUISITOS
La nómina debe tener como respaldo la
disponibilidad presupuestal asignada.
Reporte de
Dependencias de la empresa, Las novedades se deben presentar en
novedades
empleados y/o entes externos documento original y tener el visto bueno del
Jefe de área. Las deducciones para pagos a
 terceros deben estar firmadas por el
empleado conforme al artículo 59 del C.S.T.
Para la liquidación definitiva de personal, se
deberá adjuntar a la novedad el formato paz y
salvo de entrega de activos.
5.6. SALIDAS
PRODUCTO CLIENTE REQUISITOS
Reportes de Empleados.
nómina Dirección Administrativa y Financiera
Planillas y/ o Dirección Administrativa y Financiera.
formatos Entes externos.
“Pagos a
terceros”
Informes Dependencias de la empresa.
asociados Entes externos

5.7. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

A. Liquidación Nómina
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
ID NOMBRE
Profesional responsable de nómina, recibe de las dependencias de la
Recibir reporte de empresa, empleados y/o entes externos los soportes físicos de las
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novedades novedades y/o autorizaciones de deducción por nómina. Verifica
información, si encuentra inconsistencias devuelve para su corrección.
Profesional responsable de nómina, para novedades que aumenten el
Ingresar
2 ingreso verifica la disponibilidad presupuestal e ingresa novedades al
novedades
sistema de información ERP.
Profesional responsable de nómina, procede a generar el reporte
preliminar de nómina, con el fin de verificar la validez de los registros
ingresados y los cálculos realizados por el sistema. En caso de encontrar
3 Generar nómina inconsistencias corrige; genera el nuevo reporte, solicita VoBo del Director
Administrativo y Financiero y genera la nómina en el sistema de
información ERP teniendo en cuenta afectar la disponibilidad presupuestal
de acuerdo con el concepto de pago.
Generar archivo Profesional responsable de nómina, genera archivo plano de nómina de
4 plano y obligación empleados para pago electrónico y obligación de pago y remite archivo
de pago plano al ordenador del gasto.
Profesional responsable de tesorería, genera comprobante de pago de
Generar nómina según el medio de pago (electrónico o cheque); para pago no
5 comprobante de electrónico, elabora cheque y firma.
pago. Entrega orden de pago, reporte de liquidación y cheque al ordenador del
gasto.
El ordenador del gasto, transfiere el archivo plano al portal bancario, revisa,
6 Pagar nómina autoriza el pago o firma cheque y regresa orden de pago, reporte de
liquidación y cheque al responsable de tesorería.
Generar soporte Profesional responsable de tesorería, entrega cheque y/o soporte
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de pago electrónico de pago a los empleados.
Generar reportes Profesional responsable de nómina, genera informes de nómina
y entregar (liquidación de nómina y novedades, aportes y deducciones) y coloca la
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soportes para información en la ruta compartida/Dirección administrativa y
archivo Financiera/nómina)
B. Pago a terceros, novedades internas
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
ID NOMBRE
Después de generar las nóminas del período, dentro de los límites de
fecha de pago de la Planilla única de aportes, se verifica que dentro
Generar archivo plano
del link de controles, se encuentren consignadas todas las novedades
de aportes sociales y
1 que afecten los días de trabajo.
parafiscales “planilla
Una vez revisado, se procede por el link Programas/Planilla Única,
única”
indicando la fecha y el ciclo de pago, y se genera el archivo plano
Autoli-xx (xx: mes y año de pago) en el servidor.
Una vez generado el archivo plano se procede a su revisión, antes de
ser ingresado a la página del operador seleccionado para el pago de
2 Revisar planilla.
las autoliquidaciones (Enlace Operativo), y se procede a realizar las
correcciones a que hubiere lugar.
En la página www.enlaceoperativo.com, se ingresa por el link Planilla
Generar Interface al
Integrada/Empresas/Autoliquidación de aportes/ Envío de archivo
3 operador de pago
unificado, donde permite examinar el archivo plano generado en el
(Enlace Operativo).
servidor y cargarlo a la página.
Una vez cargado el archivo plano en la página del operador del
servicio, éste le asigna un código de identificación con el cual podrá
ser consultada.
4 Generar pre facturas. Haciendo click en el código asignado para el mes que será pagado, se
genera un archivo en PDF llamado Prefactura, el cual es revisado y
analizado conforme a las novedades que fueron registradas en su
momento en la nómina del personal.
Profesional responsable de nómina, genera desde el sistema ERP cada
obligación según el concepto que integra seguridad social y
5 Generar obligación
parafiscales, imprime la Prefactura, presenta para autorización de
pago al Director Administrativo y Financiero.
Profesional responsable de nómina, genera desde el sistema ERP los
reportes de cada concepto de la planilla integrada y coloca la
información en la ruta compartida/Dirección administrativa y
Entregar a contabilidad Financiera/nómina), para que contabilidad realice el proceso de
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y tesorería. conciliación de la nómina.
Para tesorería se entrega la prefactura debidamente aprobada, con el
fin de realizar el pago antes de la fecha límite que le corresponde a
Hidroituango de acuerdo con fechas de calendario de pago.

C. Pago a terceros, novedades externas

ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
ID NOMBRE
Después de generar las nóminas del período, se procede a generar los
reportes de los conceptos de deducción practicados a los trabajadores
Generar reportes de a favor de terceros (novedades externas) y coloca la información en la
1
deducción ruta compartida/Dirección administrativa y Financiera/nómina);
información requerida por Contabilidad para la conciliación del
proceso de nómina.
Elaborar Planilla o Profesional responsable de nómina de acuerdo con los reportes
documentos de generados, diligencia las planillas o consignaciones para pago a
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soporte de pagos a terceros, presenta al Director administrativo y Financiero para su
terceros aprobación.
3 Generar obligación y Profesional responsable de nómina, genera en el sistema ERP las
 entrega de reportes a obligaciones correspondientes a cada tercero, reporte y entrega al
Tesorería. profesional de tesorería los informes de cada concepto con su
respectiva planilla, con el fin de que proceda a la programación de
pago dentro de los cinco días hábiles siguientes al periodo de nómina.

5.8. POLÍTICAS ASOCIADAS AL PROCESO

 Directiva No. 17 de diciembre 09 de 2009 Reglamentación de Delegaciones
 Directiva 4 de junio 27 de 2012 - Modificación directivas 15 y 17
 Estatuto de Contratación de HIDROITUANGO
 Reglamento Interno de Trabajo
 Código Sustantivo del Trabajo.