1.

Contar con Objetivos y Estrategias

 Objetivos claros, precisos y cuantificados.
 Estrategias que se emplearán para lograr los objetivos.
 Estos elementos nos muestran el resultado que se espera.
 Hay factores que nos ayudan a especificar, a cuantificar, un
objetivo o estrategia (que podemos llamar meta).
 Entendamos que cuantificar una meta (objetivo o estrategia) es
la acción de asociarle patrones que permitan hacerla
verificable.
 Estos patrones son:
a. Atributo: es el que identifica la metas
b. Escala: corresponde a las unidades de medida en que se
especificará la meta.
c. Status: es el valor actual de la escala, el punto de partida
d. Horizonte: hace referencia al periodo en el cual se espera
alcanzar el umbral.
a. Fecha de iniciación: cuando se inicia el horizonte
b. Fecha de terminación: corresponde a la finalización del
lapso programado para el logro de la meta.
c. Responsable: persona que tendrá a su cargo la ejecución
de la estrategia o el logro de la meta.
2. Identificar Factores Críticos de Éxito
 Un FCE es aquel aspecto que es necesario mantener bajo
control para lograr el éxito de la gestión, el proceso o la labor
que se pretende adelantar.
 En la siguiente figura se muestran los factores que se deben
tomar en cuenta siempre en la concepción, monitoreo y
evaluación final de la gestión.
 Cuando se realiza el monitoreo de los factores efectividad,
eficacia, eficiencia, y productividad, decimos que el monitoreo es
integral.
 Calidad

Satisfacción al Cliente
EFICACIA
Resultado

EFECTIVIDAD PRODUCTIVIDAD

Actividad
EFICIENCIA
Cumplimiento Progresivo

Ejecución
 En una organización existen signos vitales o factores críticos, a
los cuales se asocia el control de la gestión, bien sea de un
área, de un proceso, de un grupo de personas o de una persona
en particular.
 Estos factores críticos y genéricos de éxito nos permiten realizar
un control integral de la gestión, en la medida que no solamente
se orientan a los resultados, sino a la manera como estos se
logran.
3. Establecer Indicadores para cada Factor Crítico de Éxito
 Una vez identificados los FCE asociados a la eficiencia,
eficacia y productividad, etc., es necesario establecer unos
indicadores que nos permitan hacer el monitoreo antes del
proyecto, durante este y después de la ejecución del proceso
respectivo.
 A estas alturas es fundamental tener establecido es
fundamental tener establecido la capacidad de gestión y los
recursos disponibles, para el desarrollo de las actividades.
 Este indicador mide el grado en el cual las personas captaron
y aprehendieron los conceptos teóricos y las metodologías
impartidas en la capacitación.
 Se sugiere considerar una prueba superada si la calificación
del participante es cuatro cero u superior. Se supone que todas
las personas capacitadas presentan sus pruebas.
  Generar:
a. Nombre y
b. Fórmula de cálculo

(Total personas que aprobaron pruebas)

Nivel de aprobación de pruebas:
(Total de personas capacitadas)
 Indicadores de Gestión para equipo de ventas:
1. Eficacia: Mide el grado porcentual de cumplimiento, de cada
vendedor y del grupo en general, con respecto a la cantidad
semanal de ventas programadas.

Ventas realizadas por semana

Eficacia: X 100
Visitas realizadas por semana

2. Resultado: Mide el total de ventas logrado por cada vendedor y

por el grupo
Resultado = Total Ventas Realizadas por semana
 3. Productividad: Mide la relación entre las ventas realizadas por
hora / vendedor, medida de productividad aplicable a cualquier
otro recurso.

Total de Ventas realizadas por semanas Ventas

Productividad: =
Vendedor por horas trabajadas por semanas Horas Vendedor
 Determinar para cada indicador el estado, Umbral, y Rango de
Gestión:
• Estado: Corresponde al valor inicial o actual del indicador.
Cuando no existe la información necesaria para calcular el valor
inicial o actual es usual utilizar el símbolo NA.
• Umbral: Se refiere al valor del indicador que se requiere lograr o
mantener.
• Rango de Gestión. Designa el espacio comprendido entre los
valores mínimos y máximos que el indicador puede tomar.
• Se debe establecer para cada indicador un rango de
comportamiento que permita hacerle el seguimiento.
• Es conveniente que no se establezca un valor único ( una meta)
a cada indicador difícil de alcanzar, se recomienda establecer
cinco valores de referencia, como mínimo para los indicadores
básicos del negocio, nivel o proceso de que se trate.
 Ejemplo sobre la Tabla de Indicadores para el programa de
Capacitación
a. Área: Recursos Humanos
b. Objetivo: Mejorar el desempeño del recurso Humano ( atención
Telefónica)
c. Estrategia: Adelantar un Programa de Capacitación
d. Responsable: Gerente Recursos Humanos
FACTOR INDICADOR ESTATU UMBRAL MINIMO ACEP SATIS MAXI
Eficacia: Puntaje real
Calidad de la Obtenido
capacitación 0,0 1 0,85 0,90 0,95 1
Puntaje
esperado
Eficiencia: Total personas
Cobertura de Capacitadas
la 0 85,7 100 64,3 71,4 57,1
capacitación Total personas
programadas
4. Diseñar la Medición:
 Consiste en determinar la fuente de información, frecuencia de
medición, presentación de la información, asignación de
responsable de recolección, Tabulación , análisis y presentación
de la información.
 Se requiere determinar exactamente la fuente de información
por indicador: Las fuentes de información se pueden clasificar
como externas o internas. Existen por lo general fuentes de
información tales como los estados financieros ( para cálculos
de las razones financieras), informes de producción, cuadros de
costos, reportes de gestión, etc.
5. Determinar y asignar recursos:
 Se debe establecer las necesidades de recursos que demanda
la realización de las mediciones.
 Para asignar lo recursos es ideal:
• La medición se incluya e integre al desarrollo de las
actividades de cada empleado.
• Los recursos que se utilicen en la medición deben ser parte
de los recursos que se emplean en el desarrollo del trabajo.
6. Medir , Probar y ajustar el sistema de Indicadores de Gestión.:
 La experiencia ha demostrado que la precisión adecuada de un
sistema de indicadores no se logra a la primera vez.
 Es necesario tener en mente que muy seguramente la primera
vez que se efectúa las mediciones surgirán una serie de factores
que es necesario ajustar o cambiar en los siguientes sentidos.
• Pertinencia del indicador
• Valores y rangos establecidos
• Fuentes de información seleccionadas
• Proceso de toma y presentación de la información
• Frecuencia en la toma de Información
• Destinatario de la información entre otros.
 Cuando se tiene claro que la precisión del sistema de
indicadores se logra entre la cuarta y quinta medición, con los
correspondientes ajustes, se mejoraran las probabilidades de
éxito.
7. Estandarizar y Formalizar:
 Consiste en el proceso de especificación completa,
documentación, divulgación e inclusión entre los sistemas de
operación del negocio de los indicadores de gestión.
 Durante esta fase es que se desarrollan y quedan en limpio las
cartillas o manuales de indicadores de gestión del negocio.
8. Mejoramiento Continuo:
 El sistema de indicadores de Gestión debe ser revisado a la par
con los objetivos, estrategias y procesos de la organización.
 El mantenimiento del sistema consiste básicamente en darle
continuidad operativa y efectuar los ajustes que se deriven del
permanente monitoreo del sistema empresa y su entorno.
 El mejoramiento continuo significa incrementar el valor que el
sistema de indicadores de gestión agrega a las personas
usuarias; consiste en hacer cada vez más preciso el sistema,
ágil, oportuno, confiable y sencillo.
 INDICADORES TIPICOS DE ALGUNAS AREAS DE LA ORGANIZACIÓN

INDICADORES PARA EL
AREA DE SUMINISTROS
1. Movilidad de los Inventario
=
inventarios Capital Contable
2. Rotación de inventarios Materia prima empleada en el mes
=
Inventario materia prima
3. Rotación de créditos Compras Anuales
=
pasivos Saldo promedio de los proveedores * 360
 INDICADORES PARA EL
AREA DE RECURSOS
HUMANOS
1. Productividad de mano Producción
=
de obra Horas hombre trabajadas
2. Ausentismo Horas hombres ausente
=
Horas hombre trabajadas
3. Importancia de los Total salarios pagados
=
salarios Costos de producción
4. Indicador de rotación de Total de trabajadores retirados
trabajadores = Número promedio de trabajadores

5. Indicador ventas - Ventas totales

trabajador = Numero promedio de trabajadores
 INDICADORES DE
ESTRUCTURA
FINANCIERA
1. Indicador capital de Capital de trabajo
=
trabajo Activo circulante
2. Indicador punto de Punto de equilibrio
=
equilibrio Ventas totales
3. Punto de equilibrio Gastos fijos
=
Margen en porcentaje
4. Independencia Total productos sin defectos
financiera = Total productos elaborados
 INDICADORES DE
PRODUCTOS Y
SERVICIOS
1. Rentabilidad por Margen
=
producto Total de ventas
Venta producto
2. Índice de comercialidad =
Ventas totales
3. Punto de equilibrio Gastos fijos
=
Margen en porcentaje
4. Nivel de calidad Capital contable
= Activo total
INDICADORES PARA LOS
MEDIOS DE
PRODUCCION
1. Productividad Producción
=
maquinaria Máquina
2. Indicador Costo de mantenimiento
=
mantenimiento / Costo de producción
producción
 Clasificación de Indicadores por áreas

 Nivel de ventas
 Cartera
 Faltantes por despacho
 Satisfacción del cliente
Indicadores Área
–
Comercial
 Indicador de reclamos y
 devoluciones
 Calificación de
proveedores
  Cumplimiento
programa de
auditorias
 ·Cumplimiento y
seguimiento de
acciones correctivas y
Indicadores del Área de
preventivas
Calidad
 Cumplimiento
programa de
calibración de
instrumentos y
elementos de control
 Capacitaciones
  Cumplimiento de la
producción
programada
 Utilización capacidad
instalada
Indicadores del Área de
 Eficiencia general
Planificación
 Eficiencia operativa
 Kg. materia prima
procesada
 Valor producción en
fabricas
  Productividad en
unidades reales
 Productividad por
empleado
 No conformes
Indicadores del Área de
 Costos producto no
Producción
conforme
 % costo no conforme
vs. productividad en
fabrica
 Tiempos de montaje
Para la interpretación de los indicadores, se deben tener en cuenta
entre otros los siguientes elementos:
 Las Variables Que Están En El Numerador Y En El Denominador
a. Cuando el indicador es el resultado de la relación de dos variables
que están expresadas en mediciones diferentes:
Ejemplo: La Oficina de Obras Públicas y Transporte de la
Municipalidad de Lima desea conocer la utilización de los vehículos
de carga con los que cuenta la municipalidad en un año; entonces,
el indicador sería índice de utilización vehicular general y sus
características serían las que se muestran en la tabla siguiente.
Nombre del Variables que Fórmula de Unidad de Operación Fuente de
Indicador relaciona cálculo medida estadística información
Índice de Cantidad de Cantidad de Toneladas / Registro del Grupo de
utilización carga carga año transporte de estudios de
vehicular movilizada movilizada / carga por Carga
general: número total carretera en la Municipalidad
muestra la de vehículos municipalidad de Lima
forma en que Número de de carga por
se utilizan, los vehículos por configuración
vehículos configuración
dentro de del por año
proceso de
movilización
de mercancías
en la
municipalidad
b. Cuando el indicador se expresa en variables que están expresadas
en la misma unidad de medición:
Por ejemplo, el porcentaje de las áreas recreativas con respecto al
total del área construida en las instituciones educativas, se obtiene
por medio del indicador:
 Porcentaje del área recreativa: este indicador establece la
relación entre el área recreativa con respecto al total del área
construida en las instalaciones educativas.
 Variables:
o Tm2ar: total de metros cuadrados de área recreativa
o Tm2: total de metros cuadrados de área construida
Tm²ar
PAR =
Tm²

15050
PAR = = *100 = 8.36 %
180000
En otras palabras, el 8,36% del área total construida es para áreas
recreativa en las instalaciones educativas del departamento