Anda di halaman 1dari 3

Pengelolaan Kearsipan Pengurusan, Pengendalian Dan

Judul Jurnal
Pengelolaan Arsip Kantor Camat
Judul Pengelolaan Kearsipan
Volume Vol. 1 No.1 2012
Tahun 2012
Penulis Kharisma, Ade
Riviewer Ratna Binti Nur Kusumawati
Tanggal 11 September 2016

● Latar Belakang

Terkait dengan pengelolaan kearsipan, pemeritah telah menetapakan aturan baik


yang bersifat umum maupun yang bersifat teknis. Untuk pengelolaan kearsipan
yang bersifat umum telah diatur dalam Undang-Undang nomor 43 tahun 2009
tentang kearsipan sebagai pedoman pengelolaan kearsipan, sedangkan untuk
pelaksanaan teknisnya pemerintah daerah Kabupaten Sambas, khususnya Kantor
Camat Tekarang berpedoman pada Pergub Kalbar nomor 453 tahun 2005 tentang
Tata Kearsipan Pemerintah Provinsi Kalimantan Barat.

Namun pada kenyataannya hal tersebut sangat sulit diwujudkan karena kurangnya
pemahaman akan prosedur pengurusan arsip, hal ini terjadi dihampir seluruh
instansi pemerintahan daerah, termasuk Kabupaten Sambas , khususnya di Kantor
Camat Tekarang. Berdasarkan pre survey yang dilakukan pada januari 2012, masih
terdapat beberapa kelemahan dalam pengelolaan kearsipan di Kantor Camat
Tekarang, terutama dalam pengurusan surat dan pengendalian naskah dinas.

● Tujuan

1. Untuk mengetahui Proses pengurusan surat dan Pengendalian arsip di


Kantor Camat Tekarang Kabupaten Sambas.
2. Untuk mengetahui Proses Penataan Arsip di Kantor Camat Tekarang
Kabupaten Sambas.

● Metodologi

Metodologi penelitian yang digunakan adalah deskriptif kualitatif yakni data yang
dikumpulkan berupa kata-kata, gambar, dan bukan angka-angka. Walaupun
kemudian terdapat data yang berupa angka-angka, maka akan dijelaskan atau
dideskripsikan melalui kata-kata. Dengan demikian laporan penelitian ini berisi
kutipan-kutipan data untuk memberikan gambaran penyajian laporan yang berasal
dari naskah wawancara, catatan lapangan, foto, dokumentasi pribadi, catatan atau
memo, dan dokumen resmi lainnya.

● Hasil

1. Pengurusan pengendalian arsip

Peneliti mengamati bahwa pengurusan dan pengendalian surat di Kantor Camat


Tekarang Kabupaten Sambas belum sepenuhnya mengikuti ketentuan dalam
penataan surat dan kartu kendali. Dalam pengurusan dan pengendalian surat, baik
surat masuk maupun surat keluar yang sifatnya penting pada kenyataanya hanya
menggunakan lembar disposisi. Demikian pula dengan pengurusan dan
pengendalian surat biasa kadang dilakukan tanpa pengantar surat biasa, begitu juga
dengan pengurusan surat rahasia tidak menggunakan lembar pengantar surat
rahasia. Selain itu berkaitan dengan pegawai pengurusan pengendalian arsip yang
seharusnya dikelola oleh beberapa pegawai ternyata pada kenyataannya hanya ada
satu pegawai yang merangkap tugasnya dalam hal pengurusan surat masuk,
megelola, dan mengarsipkan surat yaitu pegawai honor.

2. Penataan arsip

Peneliti mengamati melalui observasi dan wawancara bahwa pelaksanaan


kearsipan

khususnya penataan arsip dan kartu kendali di Kantor Camat Tekarang Kabupaten
Sambas belum menggunakan system penataan arsip dengan baik, selain itu
terdapat ketidakteraturan dalam penyimpanan atau penataan arsip yang ada di
Kantor Camat Tekarang sehingga memerlukan waktu yang lama dalam
menemukan arsip yang diperlukan.

● Kesimpulan

Kesimpulan dari penelitian ini adalah pengelolaan kearsipan di Kantor Camat


Tekarang belum terlaksana sebagaimana dimaksud dengan Peraturan Gubernur
Kalbar nomor 453 tahun 2005 tentang Tata Kearsipan Pemeritahan Provinsi
Kaliamantan Barat, yang disebabkan karena adanya kendala-kendala sebagai
berikut:

1. Kurangnya pemahaman pegawai terhadap pengelolaan kearsipan,


2. Kurangnya sarana dan prasarana kearsipan,
3. Belum adanya kesesuain antara metode atau cara kerja yang digunakan
dalam pengurusan, pengendalian dan penataan arsip dengan Pergub. Kalbar
nomor 453 tahun 2005 tentang Tata kearsipan di pemerintah Provinsi
Kalinamtan Barat,
4. Rangkap jabatan pada pegawai sehingga tidak fokus dalam tugas pokok dan
fungsi masing-masing.

● Kelebihan penelitian

1. Penjelasan sangat detail


2. Dasar teori yang tepat

● Kekurangan penelitian

1. Masih kurangnya analisis yang dilakukan peneliti


2. Penulis tidak membahas faktor motivasi yang berpengaruh terhadap
pengelolaan kearsipan.