Structural

English Committe

Ivan Dhandi
Chief

Jacksen Hartono Ivan Ryan

Vice Vice

SPEECH WALLPOST ENGLISH COURSE MAGAZINE EVENT TERMINOLOGY TOOLS

Ajib Fikria Zay Purba Pribadi Islami Zukifli Bangun Abrorizky Geraldi Melkisedek Kamagie
Yovie Benediktus Wenda Reza Akbar Brendan Aldebaran Restu
Novi Amalia Ruth Melati Wijaya
Hotmaria Evi Junita Yunus Situmorang

Job description of English Team

A. Chief:
 Main purpose of the chief is to Lead and manage the team.
o Tugas utama dari seorang Ketua adalah untuk memimpin dan mengatur tim
 He has responsibilities to every Development in each division by mandating the vice to
have direct control to manage the division.
o Dia memiliki tanggung jawab untuk perkembangan dari tiap divisi dengan
memberi perintah kepada setiap wakil untuk mengatur divisinya
 Make clear programs for the team
o Membuat program yang jelas untuk tim
 Make sure the daily routine run based on their program
o Memastikan kegiatan harian berjalan sesuai program
B. Vice
The vice have to make sure that the division is under their command is progressing. They
have direct responsibilities to ask and give an order for every division under their
command.
Wakil ketua harus memastkan bahwa setiap divisi dibawah tanggungjawabnya
berkembang. Mereka memiliki tanggungjawab untuk menanyakan dan memberikan
perintah kepada tiap divisi dibawah wewenangnya
 Vice 1 :
 Make weekly and monthly report about the division under their command, the first
vice is supervising speech, wallpost, and english course division.
o Membuat laporan mingguan dan bulanan mengenai divisi dibawah
wewenangnya, Wakil 1 bertugas untuk mengawasi divisi pidato, majalah
dinding, dan pelatihan bahasa inggris.
  Responsible for every progress, for each division under their command
o Bertanggungjawab atas berjalannya divisi yang berada dibawah
kepemimpinannya .
 Vice 2 :
 Make weekly and monthly report about the division under their command , the
second vice is supervising magazine, event, and terminology division.
o Membuat laporan mingguan dan bulanan mengenai divisi dibawah
wewenangnya, Wakil 1 bertugas untuk mengawasi divisi majalah, acara,
dan terminology.
 Responsible for every progress, for each division under their command
o Bertanggungjawab atas berjalannya divisi yang berada dibawah
kepemimpinannya

C. Treasurer
1. Collect English Team balance for every week. 5k/week
Mengumpulkan uang kas english team setiap minggu sebesar 5000/week
2. To control the income and outcome for English team every month
Mengatur pengeluaran dan pemasukan english team tiap bulannya
3. Responsible for financial report to English Team
Bertanggung jawab atas laporan keuangan kepada English Committe
4. Make printed financial report to English Committee every 20th of each month
Membuat laporan kepada English Committe tiap bulannya setiap tanggal 20
5. Coordinating with each division in ET for the progress of the program
Berkoordinasi dengan semua divisi di ET demi lancarnya program yang dijalankan.

D. Secretary :
1. Record the result in every organized meeting
Mencatat hasil setiap rapat yang diselenggarakan
2. Make proposal for every event like English competition for cadet candidate and other
event which held by ET
Membuat proposal untuk penyelenggaraan suatu acara,seperti: lomba bahasa inggris
untuk catar dan event lainnya yang akan diselenggarakan ET
3. Make report for ET activity once a month
Membuat laporan kegiatan ET selama sebulan

August 2016 Report

No Week 1 Material Information
1 Monday

2 Wednesday
 September 2016 Report
No Week 1 Material Information
1 Monday

2 Wednesday

E. Daily Cleaning

Daily Cleaning in English Lab Schedule

JADWAL CLEANING ENGLISH LAB

Senin Selasa Rabu Kamis Jumat Sabtu Minggu

Ivan.D Jacksen.H Benediktus Muh.Wenda
Brendan Yunus.S Abrorizki Zay Purba
Pribadi GENERAL
Melkisedek Islami Reza Akbar Zulkifly PESIAR CLEANING
Restu Ivan.R M.Ajib Novi
Hotmaria Ruth Yovie Fikria

Cleaning schedule :

1. After morning ceremony 07.15

Setelah Apel Pagi 07.15
2. Before lunch 11.00
Sebelum Makan Siang 11.00
3. 15.00 for daily cleaning
Jam 15.00 untuk cleaning harian.
4. Sunday cleaning start in 16.00
Terkhususnya hari minggu jam 16.00 cleaning harian secara berurutan

English Team have several divisions that are the responsibility of the team which is Speech,
Wallpost, magazine, english course, Terminology, event and tools. It is the job description of
each division:

English Team mempunyai beberapa divisi yang menjadi tanggung jawab tim yaitu pidato,
mading, majalah, kursus bahasa inggris, terminologi, acara dan peralatan. Berikut adalah
penjelasan tanggung jawab masing-masing divisi:
A. Speech
Speech division is a division to operate the cadet speech performance in every Monday to
Thursday. The purpose from the speech is to increase the cadet knowledge and improve
english ability of the cadet, by give them a determined material and fixed schedule.

Divisi pidato adalah sebuah divisi yang menjalankan pelaksanaan pidato taruna Sekolah
Tinggi Ilmu Pelayaran yang dilaksanakan setiap hari senin sampai kamis. Tujuan dari
pelaksanaan pidato tersebut adalah meningkatkan wawasan taruna serta mengasah
kemampuan bahasa inggris taruna, dengan cara memberikan jadwal yang harus diikuti
oleh setiap taruna serta membuat taruna mencari tahu bahan materi yang telah
ditentukan.
1. Task speech division:
a. Make a schedule every week and select the representative for deliver their speech in
star field and dining hall. After selection is finished and approved by the English
Committee the announcement attached at the announcement board in front of
Wisraba and every dormitory. the schedule attached every Thursday one week
before their performance.
Membuat jadwal pidato setiap minggunya dan memilih perwakilan taruna di
lapangan bintang dan wisraba serta menempel di depan papan pengumuman
wisraba, ring tiap asrama. Jadwal di tempel setiap hari kamis 1 minggu sebelum
pelaksanaan pidato tersebut
b. Have to make sure that the speech schedule must be printed and signed by the
English Committee
Memastikan jadwal pidato di cetak dan ditandatangani oleh English Comittee
c. Make a simple/short brief to the cadet that will deliver their speech (D-1)
Membuat pengarahan singkat kepada taruna yang akan berpidato(H-1)
d. Every two weeks they have to announce the best speaker on the starfield at Thursday
Setiap dua minggu diumumkan pembicara terbaik di lapangan bintang pada hari
kamis
e. Make sure scoring section is signed by the officer or English Comittee
Memastikan bahwa setiap taruna yang melaksanakan pidato dinilai oleh perwira
yang bersangkutan atau English Comittee
f. Set the topic for speaker, so the object is not the same with the other
Menentukan topik yang akan diberikan oleh taruna, agar tidak terulang materi yang
sama dengan pidato orang lain dan sebelumnya
g. Reporting the result
Melaporkan hasil yang didapat selama program pidato berjalan.
 Hari Pelaksanaan speech Pukul dan durasi speech
Senin(taruna) Lapangan bintang 07.00 (15 menit)
Wisraba 12.30(15 menit)
Selasa(taruna) Lapangan bintang 07.00(15 menit)
Wisraba 12.30(15 menit)
Rabu(taruni) Lapangan bintang 07.00(15 menit)
Wisraba 12.30(15 menit)
Pembuatan Jadwal Speech 15.00

Pengecekan dan 19.00

penandatanganan jadwal
Speech Oleh English
Committee
Kamis(taruna) Lapangan bintang 07.00(15 menit)
Wisraba 12.30(15 menit)
Penempelan Jadwal Baru 13.30
Untuk Minggu Depan

B. Wallpost
Wallpost division is a division that gives information or knowledge about seafaring,
global, entertainment and newest entertainment in wallpost. Wallpost is attached in
Makara and changed every 4 weeks in day 13rd in every month. And there is a daily
wallpost that change everyday taken from newspaper or printed media.

Divisi mading adalah divisi yang menyebarkan pengetahuan mengenai pelayaran, global,
umum hingga hiburan terbaru dalam media mading. Mading yang di tempel terletak di
Makara. Mading ini diganti setiap 4 minggu pada tanggal 13, serta adanya mading
harian yang diganti setiap hari yang diambil dari sumber koran atau media yang dicetak.
1. the purpose of wallpost division is to share the simple information on a wallpost,
because there is lack of media option that can be accessed by cadet, especially junior
cadet.
Tujuan dari divisi mading adalah untuk menyebarkan informasi yang singkat, karena
kendala akses informasi yang dapat diperoleh taruna junior
a. The wallpost change every month,and will be posted every Sunday evening
Mading diganti setiap bulan, dan diganti setiap minggu malam
b. The daily wallpost will be changed after lunch and before the watchkeeping
inspection.
 Mading harian diganti setelah makan siang dan sebelum apel jaga
c. The wallpost theme will be change in every edition
Tema madingharus berganti setiap edisi
d. Finding an interactive and educative theme, and prepare a new theme for the next
edition every Sunday
Mencari tema yang interaktif dan edukatif, dan mempersiapkan tema baru untuk edisi
berikutnya setiap hari minggu
e. The daily wallpost contain some creativity stuff from the cadet, example : poems,
paint, potrait and all creativity stuff from cadets.
Mading harian berisi tentang sesuatu yang menunjukkan kreatifitas taruna, contohnya
: puisi, gambar, foto, dan segala kegiatan kreatif.

Here is an example of how the procedure to make monthly wallpost:

Berikut adalah contoh proses pengerjaan Monthly Wallpost:

NO Tanggal Proses yang dilakukan

1 14-21 August 2016 Pembentukan konsep 1 minggu
2 22-31 August 2016 Pembagian tugas dan laporan ke EC
3 1-7 September 2016 Proses pengerjaan
4 8-10 September 2016 Pengecekan
5 11-12 September 2016 Finalisasi
6 13 September 2016 Release
=
Hari Proses Jadwal pergantian In charge
Pukul proses
Senin Penggantian 11:00- Menyiapkan berita yang akan di tempel Reza
mading 12:15 Bene
harian 13:45- Menempel berita terbaru yang telah disiapkan
15:00
Selasa Penggantian 11:00- Menyiapkan berita yang akan di tempel Pribadi
mading 12:15 Restu
harian 13:45- Menempel berita terbaru yang telah disiapkan
15:00
Rabu Penggantian 11:00- Menyiapkan berita yang akan di tempel Yovie
mading 12:15 Ruth
harian 13:45- Menempel berita terbaru yang telah disiapkan
15:00
Kamis Penggantian 11:00- Menyiapkan berita yang akan di tempel Ajib
mading 12:15 Brendan
harian 13:45- Menempel berita terbaru yang telah disiapkan
15:00
C. Magazine
Magazine division is a division that work as magazine redaction. Every batch must
produce 2 magazine for each period of regiment staff
Divisi majalah adalah divisi yang bekerja sebagai redaksi majalah. Dalam 1 periode
english team, setiap angkatan harus memproduksi 2 majalah (setiap pergantian staff
resimen)
1. Prepare draft list every edition
Menyiapkan daftar setiap edisi
2. Do editing, correction and prepare the script that reported the chief and discuss in every
meeting with the EC
Melakukan tugas editing, koreksi dan menyiapkan naskah yang selanjutnya dilaporkan
kepada chief yang selanjutnya dijabarkan pada setiap rapat kepada english commitee
3. Responsible for the chief
Bertanggung jawab kepada ketua
4. Make coordination with every person in charge for anticipate amount of article
Melakukan koordinasi dengan Koordinator setiap penanggung jawab untuk
mengantisipasi jumlah artikel yang ada.
5. Make a data arrangement and make a coordination with the precast person
Menyusun data-data dalam artikel yang dikirim oleh tim dan selanjutnya berkoordinasi
dengan bagian pra cetak/lay out.
6. Find and interview source of news that assigned
Mencari dan mewawancarai sumber berita yang ditugaskan
7. Propose an inovative article to the chief and English Committe
Memberikan usulan artikel inovatif kepada ketua serta english commite
8. Build and make an influence with important source of organization
Membina dan menjalin lobi dengan sumber-sumber penting di berbagai instansi.
9. Make sure the quality of the magazine and stick to the main goal
Memastikan bahwa kualitas isi magazine sesuai tujuan awal penerbitan majalah
10. Make sure that the magazine published right on time
Memastikan penerbitan magazine sesuai deadline yang telah ditentukan.
11. Must make a development report, and report if there is a problem under the
construction of the magazine
Harus melakukan laporan perkembangan setiap saat, dan melapor apabila ada
permasalahan pembuatan pada saat berjalannya proses pengumpulan artikel kepada
english committee
12. Collect all documentation that happen for every article which is going to published
Mengumpulkan dokumentasi yang terjadi pada artikel yang akan diterbitkan
Dateline 6th Magazine :

Sebelum Penutupan Anggaran STIP 2016 (Estimasi Sebelum November)

Month Agustus September October

Date 13-31 1-30 1-31

Step of Magazine

Panduan ada pada Draft Layout

1. Brand Storming, Coordinating, : 10-24 Agustus (2 Weeks)

2. Make the articles : 25-9 September (2 Weeks)
3. Grammar Checking with the team & EC : 10-17 September (1 Week)
4. Take the picture and searching for image : 18-22 September (5 Days)
5. Finalize Concept Layout and Design : 22-7 October (2 Weeks)
6. Submit the final Concept to Languange Unit : 8-14 October (1 Week)
7. Wait the confirmation : 14-21 October (2 Weeks)
8. Printing Processing : 22-30 October (1 Week)
9. Spread the 6th Magazine Edition : 31 October
D. English course

English course division is a division that responsible for assist the languange unit to do the
course

English Course adalah divisi yang bertanggung jawab dalam membantu berjalannya
Kursus Bahasa Inggris. Tugasnya adalah mendampingi unit bahasa dalam melaksanakan
english course.

1. Asking the schedule at the beginning of the month

Meminta jadwal english course ke unit bahasa setiap awal bulannya
2. Anounnce the schedule of ec to the all cadet in dining hall or each class
Mengumumkan jadwal kelas ec kepada taruna di wisraba atau pun menuju kelas
masing.
3. Assist the tutor in the programs
Mendampingi dosen english course dalam melaksanakan pembelajaran
4. Active to coordinating with the languange unit for the course
Aktif berinteraksi dengan unit bahasa tentang program english course
5. Berkoordinasi dengan ec dan et dalam melaksanakan program ET
6. Make a recapitulation every 10 meeting in languange unit
Merekap absen kehadiran taruna di unit bahasa setiap 10 pertemuan

E. Event
event is the division that responsible for every event or activity that use english languange.
The event will be held inside the campus or oustside tthe campus. The main purpose of
this division is prepare and taking care of every event. Arrange the preparation to ITEO,
OPTK and yearly english event.
Event adalah divisi yang bertanggung ajawab akan acara atau kegiatan berbahasa inggris
yang akan dilaksanakan baik secara internal english team, event di STIP atau event besar
lainnya. Tugasnya adalah menyiapkan dan mengurus acara yang dilaksanakan oleh ET
dalam lingkungan kampus STIP maupun luar kampus. Menyusun dan melaksanakan
latihan(simulasi) debate,speech,storytelling di internal ET untuk persiapan menuju
ITEO,OPTK dan event berbahasa inggris yang telah menjadi ajang tahunan.

1. English Debate and Speech STIP 2016 for Cadet Candidate Batch 59
a. Make a debate proposal for debate and speech competition that submitted to
languange unit, 3 department and bintar that makes the schedule not clashed
Membuat Proposal kompetisi Debat and pidato yang diajukan pada Languange
unit, 3 Jurusan, dan Bintar agar jadwal waktu Catar – Catir tidak bentrok
 b. Prepare the theme and topic for the simulation
Mempersiapkan tema dan topik yang akan dibahas atau didebatkan dalam simulasi
tersebut.
c. Make a brief about the rules and simulation by the level 2
Penyuluhan sistem peraturan Debate dengan simulasi langsung oleh tingkat II
d. Prepare the team
Mempersiapkan team yang akan didebatkan sesuai jadwal
e. Prepare the competition schedule
Menyiapkan jadwal pertandingan
f. Prepare the competition price
Mempersiapkan hadiah kompetisi
g. Coordinating with the unit, EC and team about the event
Berkoordinasi dengan unit bahasa, English committe, ET mengenai acara yang
dilaksanakan ET
h. Introduce ET to the cadet candidate
Mengenalkan ET kepada catar
*Aktif berkoordinasi dengan unit bahasa tentang pelaksanaan dan perencanaan acara
ET.

2. Make a formation for the debate team, speech and storytelling for the ITEO and
OPT
Pembentukan calon team debat, pidato, dan membaca cerita untuk Persiapan
ITEO dan OPTK
No Debate Team A Debate Team Debate Team Debate Team
B C D
1st Pribadi Melki Reza
2nd Ivan
3rd Zay Melati
Time Keeper :

Persiapan latihan rutin ITEO dan OPTK

Hari Selasa Kamis Senin Rabu Minggu

Materi Debate Debate Speech Speech Material
discussion
Time 15.00 15.00 15.00 15.00 16.00
*Pembahasan Materi berupa topik seputar berita saat ini

3. Weekend spread :
Every month n the 3rd week will be there an event with ET, the event is to make a
refference for the team
Tiap minggu ke-3 setiap bulan acara bersama ET. Acara ini dilaksanakan untuk
referensi weekend bermanfaat untuk tim
 4. Inauguration :
Coordinating with EC and ET about the planning for the inauguration of the team
Berkoordinasi dengan EC dan ET mengenai acara pengukuhan calon English Team
a. Location
Penentuan Lokasi
b. Budget
Penentuan Biaya
c. Date
Penentuan Tanggal
d. Propose to the english Committee
Pengajuan pada English Committee
e. Budget collecting
Pengumpulan Dana
f. Payment and survei
Pembelanjaan dan Survey

F. Terminology
Terminology division is a division that use to taking care about subject implementation for
the cadet inside the dorm.
Divisi terminology adalah divisi yang mengurus tentang pelaksanaan yang membantu
proses belajar taruna dalam asrama.
1. The task is giving the material for learning to every department for, useful to increase
the knowledge of all cadet
Tugasnya adalah memberikan materi pembelajaran setiap jurusan yang ada, dan
bertujuan untuk meningkatkan pengetahuan taruna STIP.
a. Looking for the material that will be printed and spread out. The material is about
the general material or spesific so the cadet can easily understand the material.
Mencari materi yang akan di cetak dan disebarluaskan
Materi harus berupa materi yang umum atau spesifik sehingga dapat mudah
dipahami taruna.
b. To spread out the material
Melaksanakan penyebar luasan materi yang ada.
c. Coordinating with the EC about the material
Berkoordinasi dengan ec tentang materi yang disebarluaskan
d. Make sure that all cadet read the material
Memastikan bahwa semua taruna membaca materi yang disebarkan
e. Report to the EC if there is a problem in the program.
Melaporkan materi yang tertempel dan kendala yang dihadapi kepada EC
 f. Make a monthly report
Membuat laporan bulanan

SCHEDULE OF WEEKLY TERMINOLOGY

No Hari Proses yang dilakukan In charge

1 Jumat, Sabtu, Minggu Mencari materi Terminology Abro (N)
2 Minggu Sore Pengumpulan Materi dari penanggung
jawab Restu (T)
3 Senin Pengajuan dan Persetujuan Materi
Terminology oleh EC Zay (K)
4 Selasa Menempel materi yang ada disetiap ring
dormitory dan wisraba
5 Rabu sampai Senin Malam Memastikan materi telah tercatat oleh
taruna dan taruni

G. Tools
This division is a internal division who responsible for all the tools inside the lab
which has become the lab inventory
Divisi ini adalah divisi internal yang bertanggungjawab atas semua peralatan yang
berada di lab bahasa 1 yang telah menjadi inventaris English Team.
Tugasnya:
a. Make a list for every missing, used and limited tools
Membuat list peralatan yang ada, hilang, atau terpakai
b. Report to the english committee if there is an item to be purchased
Melaporkan kepada English Committee daftar barang yang akan dibeli
c. Complete all the tools using the ET balance
Melengkapi barang yang dibutuhkan menggunakan uang kas
d. Report the use of balance and the list item in one book with the receipt
Melaporkan penggunaan kas dan daftar perlengkapan yang dibeli dalam satu buku
laporan serta kwitansi yang ada.
e. Report to the English committee of the list of inventory every friday
Melaporkan kepada English Committee daftar inventaris setiap hari Jumat
f. Responsible for the cleanliness and tidiness of the lab
Bertanggung jawab atas kebersihan dan kerapihan lab

No Item Name Total

1
2
3
4
NOTE :