Anda di halaman 1dari 77

TINJAUAN SISTEM PENOMORAN REKAM MEDIS PASIEN RAWAT

JALAN GUNA MENUNJANG MUTU PELAYANAN DI


RUMAH SAKIT UMUM DAERAH
CIBABAT CIMAHI

REVIEW OF MEDICAL RECORD NUMBERING SYSTEM


IN OUTPATIENT SERVICE TO SUPPORT QUALITY
AT RUMAH SAKIT UMUM DAERAH
CIBABAT CIMAHI

TUGAS AKHIR

Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Dalam Menyelesaikan


Pendidik an Program Diploma III Gelar Ahli Madya
Perekam Medis dan Informasi Kesehatan

Disusun Oleh :
ADI HARYANTO
E71151001

PROGRAM STUDI REKAM MEDIK DAN INFORMASI KESEHATAN


POLITEKNIK TEDC BANDUNG
2018
LEMBAR PERNYATAAN

Yang bertanda tangan di bawah ini:


Nama : Adi Haryanto
NIM : E71151001
Jurusan/Program Studi : Rekam Medik dan Informasi Kesehatan
Menyatakan dengan sebenarnya bahwa Tugas Akhir yang berjudul “TINJAUAN
SISTEM PENOMORAN REKAM MEDIS PASIEN RAWAT JALAN GUNA
MENUNJANG MUTU PELAYANAN DI RUMAH SAKIT UMUM DAERAH
CIBABAT CIMAHI”, ini benar-benar merupakan hasil karya saya sendiri, dengan
berdasar kepada teori dari literatur serta hasil pembelajaran selama mengikuti
perkuliahan, bebas dari peniruan terhadap karya dari orang lain. Kutipan pendapat
dan tulisan orang lain ditunjuk sesuai dengan cara-cara penulisan karya ilmiah yang
berlaku.

Apabila di kemudian hari terbukti atau dapat dibuktikan bahwa dalam Tugas Akhir
ini terkandung ciri-ciri plagiat dan bentuk-bentuk peniruan lain yang dianggap
melanggar peraturan, maka saya bersedia menerima sanksi atas perbuatan tersebut.

Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya tanpa ada paksaan
dari siapa pun, untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.

Cimahi, Agustus 2018


Yang Membuat Pernyataan,

Materai Rp. 6.000,

Adi Haryanto

i
LEMBAR PERSETUJUAN

Judul Tugas Akhir : Tinjauan Sistem Penomoran Rekam Medis Pasien


Rawat Jalan Guna Menunjang Mutu Pelayanan Di
Rumah Sakit Umum Daerah Cibabat Cimahi

Penulis : Adi Haryanto

NIM : E71151001

Program Pendidikan : Diploma III

Program Studi : Rekam Medik dan Informasi Kesehatan

Diajukan dan Disetujui untuk Diujikan

Dalam Ujian Sidang Tugas Akhir

Pembimbing,

Wowo Trianto, M.Kom


NIDN : 0403098003

Mengetahui,

Ketua Program Studi Rekak Medis dan


Informasi Kesehatan,

Yeti Suryati, S.Pd., S.Kep.Ners., M.MPd


NIDN : 04 1512-5202

ii
LEMBAR PENGESAHAN

TINJAUAN SISTEM PENOMORAN REKAM MEDIS PASIEN RAWAT


JALAN GUNA MENUNJANG MUTU PELAYANAN DI RUMAH
SAKIT UMUM DAERAH CIBABAT CIMAHI

Tugas Akhir Telah Disahkan Dan Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat
Dalam Menyelesaikan Pendidikan Program Diploma III Ahli Madya
Perekam Medis Dan Informasi Kesehatan

Cimahi, Agustus 2018


ADI HARYANTO E71151001

Menyetujui,

Penguji I, Penguji II,

Dedi Suryadi, SKM, M.MKes Neni Rohaeni, S.ST.,SKM.,M.KM.


NIDN. 0408096503 NIDN : 0416077601

Ketua Program Studi Rekam Medik dan Pembimbing,


Informasi Kesehatan,

Yeti Suryati, S.Pd., S.Kep.Ners.,Mengetahui,


M.MPd Wowo Trianto, M.Kom
NIDN : 04 1512-5202 NIDN : 0403098003

Mengetahui,
Wakil Direktur I,

Castaka Agus S, M.Kom., MCS


NIDN : 04 10048704

iii
LEMBAR TIM PENGUJI

Judul Tugas Akhir : Tinjauan Sistem Penomoran Rekam Medis Pasien


Rawat Jalan Guna Menunjang Mutu Pelayanan Di
Rumah Sakit Umum Daerah Cibabat Cimahi

Penulis : Adi Haryanto

NIM : E71151001

Program Pendidikan : Diploma III

Program Studi : Rekam Medik dan Informasi Kesehatan

Telah Dinyatakan Lulus Dalam Ujian Sidang


Pada Tanggal 25 Agustus 2018

Penguji I, Penguji II,

Dedi Suryadi, SKM, M.MKes Neni Rohaeni, S.ST.,SKM.,M.KM.


NIDN. 0408096503 NIDN : 0416077601

iv
MOTTO & PERSEMBAHAN

Berangkat dengan penuh keyakinan


Berjalan dengan penuh keikhlasan
dan Istiqomah dalam menghadapi cobaan

Pemenang bukan milik orang berhenti pada satu, dua atau tiga
kegagalan, tapi pemenang yang sebenarnya adalah orang yang
terus mau berusaha untuk memperbaiki diri dan mengambil
pelajaran dari setiap kegagalan yang pernah dialami.

Masa lalu tidak bisa diubah, maka dari itu tataplah masa
depan dan jangan buat kesalahan yang sama dua kali

Orang baik mempunyai masa lalu dan orang jahat pula berhak
atas masa depan

v
ABSTRAK

Adi Haryanto
E71151001
Rekam Medik dan Informasi Kesehatan

TINJAUAN SISTEM PENOMORAN REKAM MEDIS PASIEN RAWAT


JALAN GUNA MENUNJANG MUTU PELAYANAN DI RUMAH SAKIT
UMUM DAERAH CIBABAT CIMAH
5 Bab, 62 Halaman, 4 Tabel, 8 Lampiran
Penomoran rekam medis yang baik dan benar pada pasien merupakan hal
penting yang sangat membantu dan berpengaruh pada pada kinerja petugas rekam
medis dalam melakukan kegiatan khususnya dibagian pendaftaran, sehingga
komunikasi kerja petugas rekam medis akan semakin lancar. Tujuan penelitian ini
untuk memberikan wawasan dan gambaran tentang pemberian nomor rekam medis,
masalah yang dihadapi serta dampak yang ditimbulkan dalam penyelenggaraan
rekam medis terutama pada rekam medis ganda pasien rawat jalan.
Metode yang digunakan pada tugas akhir ini yaitu menggunakan metode
penelitian deskriptif dengan pendekatan kuantitatif. Populasi pada penelitian ini
yaitu nomor rekam medis pasien rawat jalan selama 3 periode dengan teknik sampel
jenuh. Hasil penelitian menunjukan masih terjadinya nomor rekam medis ganda
pasien rawat jalan, bulan Desember 2017 dari 15.167 pasien terdapat 120 nomor
rekam medis ganda dengan persentasi 0,79%. Januari 2018 dari 15.719 pasien
terdapat 116 nomor rekam medis ganda, persentasi 0.74%. Februari 2018 dari
17.006 pasien terdapat 108 nomor rekam medis ganda, persentasi 0,64 %.
Kesimpulan dari penelitian ini adalah rumah sakit sudah menetapkan SPO,
namun belum dilaksanakan secara optimal karena pasien tidak membawa KIB dan
petugas kurang teliti, yang menimbulkan dampak petugas kesulitan dalam
pencarian nomor rekam medis pasien.
Saran dari penelitian ini adalah sebaiknya petugas pendaftaran
melaksanakan pelayanan berdasarkan standar prosedur operasional (SPO) yang
telah ditetapkan dalam meminimalisir kesalahan, khususnya dalam pemberian
nomor rekam medis, sebaiknya petugas pendaftaran terus melakukan
pemberitahuan kepada pasien untuk selalu membawa kartu identitas berobat (KIB)
setiap kali pasien datang berobat ke rumah sakit, sebaiknya kepala rekam medis
melakukan pengawasan dan evaluasi secara rutin mengenai pemberian nomor
rekam medis khususnya pada rekam medis rawat jalan yang diadakan setiap bulan

Kata Kunci : Penomoran, Rawat Jalan, Mutu Pelayanan


Kepustakaan : 17, 1917-2018

vi
ABSTRACT

Adi Haryanto
E71151001
Medical Record And Health Information

REVIEW OF THE MEDICAL RECORD SISTEM NUMBERING


OUTPATIENT SERVICE TO SUPPORT QUALITY IN RUMAH SAKIT
UMUM DAERAH CIBABAT CIMAHI
5 Chapters, 62 Pages, 4 Tables, 8 Attachments

Numbering medical record is good and true on patients and important thing
that is very helpful influence on the performance of medical records clerk. The
purpose of this research to provide insight and overview the provision of medical
records, the problem that faced, as well as the inpact in the administration of
medical records, especccially in the medical record number doubles outpatients.
The methods used of this research to use descriptive research methods with
quantitative approach. The population of this research is medical record of
outpatients number during the third peroid with a saturated sample technique. The
results of research data is still has double medical record number of outpatients, in
December 2017 of 15,167 patients there are 120 double medical record number
with percentage of 0.79%. January 2018 from 15,719 patients there were 116
double medical record number, percentage of 0.74%. February 2018 of 17,006
patients there are 108 double medical record number, percentage of 0.64%.
The conclusions of this research that the hospital has set SOP, but has not
been implemented optimally in cousing the patient does not bring KIB and those
with less rigorous, which affects the clerk difficulty finding files on the patient so
that the work done officers are rewiewing the medical record number of the last
patient used during treatment and contracting the clerk of storage to unify the dual
medical record number on the storage shelf.
Advice from the research is the registration officers should carry out service
based on the standard procedure (SOP) that have been defined in the minimize
mistakes, especially in the giving of medical record number, preferably a
registration officer build bindeks notice to patients to bring KIB each time a patient
comes treatment to hospitals.

Keywords : Numbering, Outpatient, Support Quality


Literature :17, 1997-2018

vii
KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, yang telah
memberikan kekuatan, kesehatan, kesabaran, serta ridhonya sehingga penulis dapat
menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan baik. Salam serta salawat tetap tercurahkan
atas junjungan alam nabi besar Muhammad SAW, keluarga, sahabat, serta umatnya
hingga akhir jaman.
Berkat rahmat hidayah-Nya, penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini
yang berjudul “Tinjauan Sistem Penomoran Rekam Medis Pasien Rawat Jalan
Guna Menunjang Mutu Pelayanan Di Rumah Sakit Umum Daerah Cibabat Cimahi”
Dalam penyusunan Tugas Akhir ini, penulis tidak lepas dari berbagai
hambatan. Namun berkat kerja sama dan bantuan dari berbagai pihak, penyusunan
Tugas akhir ini dapat terselesaikan walaupun masih jauh dari kesempurnaan.
Pada kesempatan kali ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih
dan pengharggan setinggi-tingginya kepada semua pihak yang telah membantu,
memberikan bimbingan, semangat dalam penyusunan Tugas Akhir ini.
Ucapan terimakasih ini penulis sampaikan kepada:

1. Drs. R. Ginting M.Ed., selaku Pembina Yayasan Daya Juang Bangsa di


Politeknik TEDC Bandung yang telah memberikan fasilitas untuk pembelajaran
selama perkuliahan.
2. Drs. Sueb, M.Si., M.Pd., selaku Direktur Politeknik TEDC Bandung yang telah
memberikan kebijakan dalam proses pendidikan.
3. Dr. Trias Nugrahadi, Sp.KN., selaku Direktur Rumah Sakit Umum Daerah
Cibabat Cimahi yang telah memberikan izin kepada penulis untuk melakukan
penelitian dalam tugas akhir ini.
4. Castaka Agus S, M.Kom., MCS., selaku Wakil Direktur I Bidang akademik
Politeknik TEDC Bandung, yang telah memberikan bimbingan dan arahan.
5. Yeti Suryati, S.Pd., S.Kep.Ners., M.MPd., selaku Ketua Program Studi Rekam
Medis dan Informasi Kesehatan Politeknik TEDC Bandung yang selalu salalu
sabar memberikan bimbingan dan arahan

viii
6. Wowo Trianto, M.Kom selaku dosen pembimbing Tugas Akhir yang selalu
sabar membimbing, meluangkan waktu, tenaga, dan pikiran yang telah
diberikan selama proses bimbingan.
7. Alm. Dra. Srimara, THT,. Bsc., M.MPd., M.MKes yang telah banyak berjasa
di program studi Rekam Medis Dan Informasi Kesehatan Politeknik TEDC
Bandung, dan telah memberikan ilmu- ilmu yang sangat bermanfaat
8. Dosen-dosen dan Staff Pengajar Diploma III program studi Rekam Medis dan
Informasi Kesehatan Politeknik TEDC Bandung yang telah banyak
memberikan ilmu- ilmu selama perkuliahan.
9. Yusuf Alamsyah, A.Md.PIK., S.E., selaku Kepala Instalasi Rekam Medis
Rumah Sakit Umum Daerah Cibabat Cimahi yang telah memberikan izin untuk
melaksanakan penelitian dan pengambilan data-data dalam pengerjaan tugas
akhir ini.
10. Dedi Suryadi, A.Md.PK., S,KM., M.MKes selaku Dosen Pembimbing
Lapangan Rumah Sakit Umum Daerah Cibabat Cimahi yang telah
membimbing, dan mengarahkan dalam proses Praktek Kerja Lapangan.
11. Seluruh Staff Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit Umum Daerah Cibabat
Cimahi yang telah banyak memberikan informasi untuk menyelesaikan tugas
akhir ini.
12. Kedua Orang Tua Ibunda (Siti Maryam) dan Ayahanda (Husen Mansyur) yang
selalu memberikan bimbingan, motivasi, semangat, dorongan, kasih sayang,
doa dan materi yang tidak terukur .
13. Kakak serta kakak ipar (Ishak, Dasuki, Jumratul, Fishal, Herlina, Yeni, Ani,
Mia), serta keponakan yang sangat saya sangangi (Arief, Aqil, Izzah, Dzulfie
dan Shauqi) yang telah memberikan semangat, dorongan, do’a dan kasih sayang
14. Teman-teman (Irfan, Asep, Aulia, Gian, Naufal, Aji, Aghil, Didin, Ferry, Pendi)
yang selalu bersama-sama berjuang dan bertukar pikiran dalam segala hal
15. Teman-teman seperjuangan Rekam Medis dan Informasi Kesehatan A dan B
tahun 2015 yang telah memberikan do’a, dukungan serta kerjasama dalam
menyelesaikan tugas akhir ini.

ix
16. Serta semua pihak yang telah membantu secara langsung maupun tidak
langsung memberikan motivasi dalam segala hal, sehingga penulis dapat
meyelesaikan tugas akhir ini dengan tepat waktu. Semoga Allah SWT
membalas amal baik yang telah diberikan kepada penulis.

Penulis menyadari bahwa dalam penulisan Tugas Akhir ini masih terdapat
banyak kekurangan baik dari segi teknik penyajian penulis maupun isi materi
penulisan, mengingat keterbatasan ilmu yang dimiliki penulis. Oleh karna itu,
penulis sangat mengharapkan bentuk saran dan kritik dari semua pihak demi
kesempurnaan Tugas Akhir ini.
Semoga Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi penulis dan bagi pembaca
yang berkepentingan.

Cimahi, 2018

Penyusun

x
DAFTAR ISI

LEMBAR PERNYATAAN ......................................................................................i


LEMBAR PERSETUJUAN ..................................................................................... ii
LEMBAR PEN GESAHAN..................................................................................... iii
LEMBAR TIM PENGUJI....................................................................................... iv
MOTTO & PERSEMBAHAN .................................................................................v
ABSTRAK .............................................................................................................. vi
ABSTRACT ............................................................................................................. vii
KATA PENGANTAR........................................................................................... viii
DAFTAR ISI ........................................................................................................... xi
DAFTAR TABEL ................................................................................................. xiv
DAFTAR LAMPIRAN .......................................................................................... xv
BAB I PENDAHULUAN ....................................................................................... 1
A. Latar Belakang ........................................................................................ 1
B. Rumusan Masalah................................................................................... 3
C. Batasan Masalah ..................................................................................... 3
D. Tujuan dan Manfaat Penelitian ............................................................... 3
1. Tujuan Umum .................................................................................... 3
2. Tujuan Khusus ................................................................................... 4
E. Manfaat Penelitian .................................................................................. 4
F. Sistematika Penulisan ............................................................................. 5
BAB II TINJAUAN PUSTAKA............................................................................. 6
A. Penomoran Rekam Medis ....................................................................... 6
1. Sistem Pemberian Nomor Pasien (Patient Numbering System) ........ 6
2. Sumber Nomor ................................................................................... 8
3. Perubahan Sistem Penomoran............................................................ 8
B. Rekam Medis Rawat Jalan...................................................................... 9
1. Rekam Medis Rawat Jalan ................................................................. 9
2. Subsistem Penerimaan Pasien Rawat Jalan ..................................... 10

xi
3. Alur Rekam Medis Rawat Jalan....................................................... 10
4. Formulir dan Cara Pengisian Nomor Rekam Medis Rawat Jalan ... 12
C. Konsep Rekam Medis ........................................................................... 13
1. Pengertian Rekam Medis ................................................................. 13
2. Tujuan Rekam Medis ....................................................................... 13
3. Kegunaan Rekam Medis .................................................................. 16
4. Nilai Guna Rekam Medis................................................................. 19
5. Fungsi Rekam Medis ....................................................................... 19
6. Jenis dan Isi Rekam Medis .............................................................. 20
7. Penyelenggaran Rekam Medis......................................................... 22
8. Pemanfaatan dan Tanggung Jawab Rekam Medis........................... 22
D. Mutu Pelayanan .................................................................................... 23
BAB III METODOLOGI PENELITIAN .............................................................. 26
A. Metode Penelitian ................................................................................. 26
B. Ruang Lingkup Penelitian .................................................................... 27
C. Kerangka Berpikir ................................................................................ 27
D. Definisi Operasional ............................................................................. 28
E. Populasi dan Sampel ............................................................................. 29
1. Populasi ............................................................................................ 29
2. Sampel.............................................................................................. 30
F. Teknik Pengumpulan Data ................................................................... 30
1. Observasi.......................................................................................... 30
2. Wawancara....................................................................................... 30
3. Dokumentasi .................................................................................... 31
4. Studi Pustaka.................................................................................... 31
G. Instrumen Penelitian ............................................................................. 31
H. Waktu Penelitian................................................................................... 32
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN ...................................... 33
A. Gambaran Umum Rumah Sakit Umum Daerah Cibabat Cimahi ......... 33
1. Sejarah Rumah Sakit Umum Daerah Cibabat Cimahi ..................... 33
2. Perjalanan Status Rumah Sakit ........................................................ 34

xii
3. Akreditasi Rumah Sakit ................................................................... 34
4. Kedudukan, Tugas Pokok dan Fungsi ............................................. 36
5. Tujuan, Sasaran dan Kebijakan Rumah Sakit Umum Daerah Cibabat
Cimahi .............................................................................................. 37
6. Visi dan Misi Rumah Sakit Umum Daerah Cibabat Cimahi ........... 38
7. Fasilitas Rumah Sakit Umum Daerah Cibabat Cimahi.................... 38
8. Stuktur Organisasi Rumah Sakit Umum Daerah Cibabat Cimahi ... 40
B. Gambaran Umum Instalasi Rekam Medis RSUD Cibabat Cimahi ...... 41
1. Pengertian Rekam Medis ................................................................. 41
2. Visi, Misi, dan Moto Rekam Medis RSUD Cibabat Cimahi ........... 42
3. Struktur Organisasi Rekam Medis RSUD Cibabat Cimahi ............. 42
4. Tugas Pokok dan Fungsi .................................................................. 43
5. Sumber Daya Manusia Bagian Assembling .................................... 44
C. Hasil Penelitian dan Pembahasan ......................................................... 44
1. Proses Pendaftaran Rekam Medis Rawat Inap di Instalasi Rekam
Medis Rumah Sakit Umum Daerah Cibabat Cimahi ....................... 44
2. Standar Prosedur Operasional Penomoran Rekam Medis Pasien
Rawat Jalan Di Rumah Sakit Umum Daerah Cibabat Cimahi ........ 47
3. Pelaksanaan Penomoran Rekam Medis Yang Ada di Lapangan ..... 48
4. Faktor Penyebab Terjadinya Penomoran Rekam Medis Ganda Pasien
Rawat Jalan di Rumah Sakit Umum Daerah Cibabat Cimahi ......... 50
5. Dampak Yang Ditimbulkan Akibat Penomoran Rekam Medis
Ganda Pasien Rawat Jalan di Rumah Sakit Umum Daerah Cibabat
Cimahi .............................................................................................. 53
6. Upaya Yang Dilakukan Oleh Tenaga Perekam Medis Untuk
Mengatasi Masalah Dalam Penomoran Rekam Medis Ganda Pasien
Rawat Jalan Di Rumah Sakit Umum Daerah Cibabat Cimahi ........ 53
BAB V PENUTUP................................................................................................ 55
A. Kesimpulan ........................................................................................... 55
B. Saran ..................................................................................................... 57
DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................... 58
RIWAYAT HIDUP PENULIS ............................................................................. 61

xiii
DAFTAR TABEL

Tabel 3.1 Definisi Operasional............................................................................. 28


Tabel 3.2 Jadwal Pelaksanaan Penelitian dan Penyusunan Tugas Akhir .............. 32
Tabel 4.3 Perjalanan status Rumah Sakit Umum Daerah Cibabat Cimahi .......... 34
Tabel 4.2 Persentase Penomoran Rekam Medis Periode Desember 2017 s/d
Februari 2018 ........................................................................................ 49

xiv
DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 : Standar Prosedur Operasional Penomoran Rekam Medis RSUD


Cibabat Cimahi
Lampiran 2 : Lembar Konsultasi Bimbingan
Lampiran 3 :Bagan Struktur Organisasi Rumah Sakit Umum Daerah Cibabat
Cimahi
Lampiran 4 :Struktur Organisasi Rekam Medis Rsud Cibabat Cimahi

Lampiran 5 :Alur Pasien Rawat Jalan Rsud Cibabat Cimahi

Lampiran 6 :Pedoman Wawancara

Lampiran 7 :Laporan Jumlah Kunjungan Pasien Rawat Jalan di Rumah Sakit


Umum Daerah Cibabat Cimahi

Lampiran 8 :Laporan Jumlah Nomor Rekam Medis Ganda Pasien Rawat Jalan
Rumah Sakit Umum Daerah Cibabat Cimahi Periode Desember
2017-Februari 2018

xv
BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Kesehatan merupakan salah satu upaya pembangunan nasional dalam
rangka memperoleh derajat kesehatan masyarakat yang optimal. Oleh sebab
itu, pemerintah menyelenggarakan upaya-upaya di bidang kesehatan yaitu
antara lain menyediakan fasilitas rumah sakit, puskesmas, posyandu dan lain
lain. (Undang-undang Republik Indonesia Nomor 36 Tahun 2009)
Rumah sakit merupakan salah satu fasilitas pelayanan kesehatan yang
menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang
menyediakan rawat inap, rawat jalan dan gawat darurat. Rumah sakit berfungsi
untuk memberikan layananan kesehatan lengakap kepada masyarakat baik
kuratif maupun rehabilitatif, dimana output layananannya menjangkau
pelayanan keluarga dan lingkungan. Rumah sakit juga merupakan pusat
pelatihan tenang kesedhatan dan penelitian. (Undang-undang Nomor 44 Tahun
2009 bab 1 pasal 1)
Usaha meningkatkan pelayan rumah sakit salah satunya dilakukan
pada bagian rekam medis. Rekam medis mempunyai tanggung jawab atas
semua dokumen rekam medis serta penyediaannya yang sangat berpengaruh
kepada kelancaran pelayanan kesehatan di rumah sakit. (Siti, 2015:2)
Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia
No.269/MENKES/PER/III/2008 tentang rakam medis adalah berkas yang
berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, memeriksaan,
pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien.
Rekam medis merupakan berkas atau dokumen yang sangat penting
bagi suatu institusi kesehatan. Karena bersifat penting maka di dalam suatu
rumah sakit harus menyelenggarakan suatu unit rekam medis yang sangat
berperan dalam menyediakan data kesehatan di rumah sakit. Unit rekam medis

1
2

mempermudah pelayanan kepada pasien karena dapat menyediakan informasi


medis yang lengkap dan akurat dari hasil pengolahan data dari suatu unit yang
ada. (Oki, 2015)
Pendaftaran pasien adalah pelayanan yang diberikan kepada pasien
yang masuk untuk mendapatkan pelayanan medis untuk tujuan pengamatan,
diagnosis, pengobatan, rehabilitasi dan pelayanan lainnya. Pasien akan
mendaftar secara detail oleh petugas dengan pengisian data yang lengkap oleh
pasien. (Berry, 2015:)
Dari uraian di atas untuk mewujudkan hal tersebut dapat didukung
dengan cara pemberian nomor rekam medis yang baik untuk menunjang mutu
pelayanan pasien di rumah sakit sehingga pemberian nomor rekam medis harus
sesuai dengan data pasien dalam pelayanan yang diberikan oleh para petugas
yang bekerja di bagian rekam medis. Dengan pemberian nomor rekam medis
yang sesuai dengan identitas pasien dapat mempercepat dan memperlancar
proses pelayanan pasien.
Penomoran rekam medis yang baik dan benar kepada pasien rawat
jalan merupakan hal penting dan sangat membantu serta berpengaruh terhadap
kinerja pekerja rekam medis dalam melakukan suatu kegiatan dan khususnya
dibagian pendaftaran pasien pasien rawat jalan guna menunjang mutu rekam
medis rawat jalan. Dengan demikian sistem komunikasi kerja petugas rekam
medis akan semakin lancar, sistem koordinasi dan pengawasan akan semakin
menjadi mudah sehingga dapat mencapai derajat efisiensi pengolahan hingga
penyimpanan berkas.
Berdasarkan studi pendahuluan yang dilakukan penulis di Ramah
Sakit Umum Daerah Cibabat Cimahi pada bulan Februari 2018 dengan data
tiga bulan terakhir yaitu Desember 2017, Januari 2018 dan Februari 2018,
penulis masih menemukan terjadinya penomoran rekam medis ganda pada
pasien rawat jalan yaitu pada bulan Desember 2017 dengan jumlah pasien
15.167 orang terdapat 120 nomor rekam medis ganda dengan persentasi 0,79%.
Januari 2018 dari 15.719 pasien terdapat 116 dengan persentasi 0,74%.
Februari 2018 dari 17.006 pasien terdapat 108 dengan persentasi 0,64 %.
3

Adapun sistem penomoran yang ditetapkan di Rumah Sakit Umum Daerah


Cibabat Cimahi yaitu unit numbering system.
Berdasarkan uraian permasalahan latar belakang diatas, maka penulis
tertarik untuk melakukan penelitian dengan mengambil judul tugas akhir
“Tinjauan Sistem Penomoran Rekam Medis Pasien Rawat Jalan Guna
Menunjang Mutu Pelayanan Di Rumah Sakit Umum Daerah Cibabat Cimahi”

B. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang diatas, maka permasalah tersebut dapat
penulis rumuskan sebagai berikut :
1. Bagaimana prosedur penomoran pasien rawat jalan di Rumah Sakit Umum
Daerah Cibabat Cimahi.
2. Apa yang menyebabkan terjadinya penomoran rekam medis ganda pasien
rawat jalan di Rumah Sakit Umum Daerah Cibabat Cimahi.
3. Dampak apa saja yang ditimbulkan akibat penomoran rekam medis ganda
pasien rawat jalan di Rumah Sakit Umum Daerah Cibabat Cimahi.
4. Upaya apa yang dilakukan oleh tenaga perekam medis untuk mengatasi
masalah dalam penomoran rekam medis ganda pasien rawat jalan di
Rumah Sakit Umum Daerah Cibabat Cimahi.

C. Batasan Masalah
Berdasarkan uraian latar belakang diatas maka penulis membatasi
permasalahan hanya pada penomoran rekam medis ganda pasien rawat jalan di
Rumah Sakit Umum Daerah Cibabat Cimahi.

D. Tujuan dan Manfaat Penelitian


1. Tujuan Umum
Untuk mengetahui nomor rekam medis ganda pasien rawat jalan guna
menunjang mutu pelayanan rekam medis rawat jalan di rumah sakit umum
daerah Cibabat Cimahi.
4

2. Tujuan Khusus
Secara khusus tujuan penelitian ini adalah sebagai berikut :
a. Megetahui prosedur penomoran pasien rawat jalan di Rumah Sakit
Umum Daerah Cibabat Cimahi
b. Mengetahui penyebab terjadinya pemberian nomor ganda rekam medis
pasien rawat jalan di Rumah Sakit Umum Daerah Cibabat Cimahi
c. Mengetahui dampak yang ditimbulkan akibat pemberian nomor rekam
medis ganda pada pasien rawat jalan di Rumah Sakit Umum Daerah
Cibabat Cimahi
d. Mengetahui upaya apa yang dilakukan oleh tenaga perekam medis
untuk mengatasi masalah dalam penomoran rekam medis ganda pasien
rawat jalan di Rumah Sakit Umum Daerah Cibabat Cimahi

E. Manfaat Penelitian
Manfaat yang dapat diberikan dari hasil penelitian di Rumah Sakit
Umum Daerah Cibabat Cimahi :
1. Diharapkan dapat menambah ilmu pengetahuan bagi mahasiswa/i dan
memperkaya wawasan dalam rekam medis serta dapat mengetahui lebih
terperinci mengenai pengaruh penomoran rekam medis ganda serta sebagai
tambahan perbendaharaan perpustakaan kampus dan sebagai ajang kerja
sama antara pihak akademik dan pihak rumah sakit.
2. Sebagai bahan masukan dan pertimbangan yang berguna bagi peningkatan
kualitas pelayanan rekam medis di RSUD Cibabat Cimahi khususnya
dibagian pendaftaran rekam medi rawat jalan dan dapat memberikan suatu
pemecahan masalah.
3. Sebagai bahan pembelajaran dari ilmu yang telah diperoleh dari institusi
pendidikan sehingga dapat menerapkan dan membandingkan dalam
pelaksanaan rekam medis di lapangan dengan materi yang didapat selama
perkuliahan.
5

F. Sistematika Penulisan
Bab I Pendahuluan
Dalam bab ini penulis menguraikan secara singkat tentang latar
belakang penelitian, rumusan masalah, batasan masalah, tujuan, manfaat dan
sistematika penulisan.
Bab II Tinjauan Pustaka
Dalam bab ini penulis menguraikan dan menjelaskan mengenai teori
tori yang akan menjadi dasar pokok-pokok permasalahan yang akan diangkat
dalam penelitian yang dilakukan.
Bab III Metodologi Penelitian
Dalam bab ini penulis menguraikan secara singkat tentang penjelasan
metodologi penelitan yang digunkan, teknik pengumpulan data, kerangka
berfikir, definisi operasional, lokasi dan waktu penelitian.
Bab IV Hasil dan Pembahasan
Dalam bab ini akan dibahas mengenai gambaran umum rumah sakit
yang menjadi tempat penelitian, sejarah singakat rumah sakit, visi daxn misi
rumah sakit, gambaran tentang rekam medis di rumah sxakit tersebut,
pembahasan hasil analisis yang telah dilakukan dari penelitian.
Bab V Penutup
Dalam bab ini akan dibahas menegnai kesimpulan dari pembahasan
yang dipaparkan dan saran yang bermanfaatyang diajukan penulis.
Daftar Pustaka
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA

A. Penomoran Rekam Medis


Menurut Undang-Undang Nomor 36 Tahun 2009 Bahwa tenaga
kesehatan harus memiliki kualifikasi minimum untuk kewenagan dalam
menyelenggarakan pelayanan kesehatan. Penomoran rekam medis merupakan
kompetensi dasar dalam pengolahan data pasien.
1. Sistem Pemberian Nomor Pasien (Patient Numbering System)
Menurut Pedoman Penyelenggaraan dan Prosedur Rekam Medis
Rumah Sakit di Indonesia Departemen Kesehatan Republik Indonesia
Direktorat Jendral Bina Pelayanan Medik (2006:24), penyimpanan berkas
rekam medis setiap pelayanan kesehatan disimpan berdasarkan nomor
pasien pada saat masuk rumah sakit (Admission Patient Number).
Jika kartu pasien hilang, nomor pasien masuk dapat diperoleh dari
data dasar pasien yang tersimpan di dalam sistem. Dengan mengetahui
nama lengkap dan tanggal masuk pasien. Tetapi jika menggunakan nomor
kartu indeks pasien keluar tidak akan dapat secara maksimal menemukan
nomor keluar, sehingga Iokasi rekam medisnya sulit ditemukan.
Ada tiga sistem pemberian nomor pasien pada saat pasien datang ke
unit pelayanan kesehatan (Admission Numbering System) yang umumnya
dipakai yaitu:
a. Pemberian Nomor Cara Seri (Serial Numbering System)
b. Pemberian Nomor Cara Unit (Unit Numbering System)
c. Pemberian Nomor Cara Seri Unit (Serial Unit Numbering System).
sistem pemberian nomor manapun yang dipakai, setiap rekam medis
baru harus mendapat nomor yang diurut secara kronologis dan nomor
tersebut dapat digunakan di seluruh instalasi yang terkait didalam prosedur
pemberian pelayanan kesehatan terhadap pasien di rumah sakit.

6
7

a. Pemberian Nomor Cara Seri (Serial Numbering System)


Dengan sistem ini setiap penderita mendapat nomor baru
setiap kunjungan/berobat ke rumah sakit. Jika berkunjung lima kali,
maka ia akan mendapat lima nomor yang berbeda. Semua nomor yang
telah diberikan kepada penderita tersebut harus dicatat pada “Kartu
Indeks Utama Pasien” yang bersangkutan. Sedangkan rekam
medisnya disimpan diberbagai tempat sesuai dengan nomor yang
telah diperolehnya.
b. Pemberian Nomor Cara Unit (Unit Numbering System)
Berbeda dengan sistem seri, didalam sistem pemberian nomor
secara unit ini, pada saat pasien datang partama kali untuk berobat
jalan maupun rawat inap (dirawat) maka pasien tersebut akan
mendapatkan satu nomor Rekam Medis yang mana nomor tersebut
akan dipakai selamanya untuk kunjungan-kunjungan selanjutnya baik
untuk rawat jalan, rawat inap maupun kunjungan ke unit-unit
penunjang medis dan instalasi Iain untuk mendapatkan pelayanan
kesehatan di suatu rumah sakit. Dan berkas rekam medis pasien
tersebut akan tersimpan didalam satu berkas dengan satu nomor
pasien.
c. Pemberian Nomor Cara Seri Unit (Serial Unit Numbering System)
Sistem pemberian nomor ini merupakan sistem gabungan
antara sistem pemberian nomor secara Seri dan Unit. Setiap pasien
berkunjung ke rumah sakit, kepadanya diberikan satu nomor baru,
tetapi berkas rekam medisnya yang terdahulu digabungkan dan
disimpan dlbawah nomor yang paling baru. Dengan cara ini
terciptalah satu unit berkas rekam medis. Apabila satu berkas rekam
medis lama diambil dan dipindahkan tempatnya ka nomor yang baru,
dtempatnya yang lama tersebut harus diberi tanda petunjuk (out guide)
yang menunjukkan kemana berkas rekam medis tersebut telah
dipindahkan. Tanda petunjuk tersebut diletakkan menggantikan
8

tempat berkas rekam medis yang lama. Hal ini sangat membantu
ketertiban sistem penyimpanan berkas rekam medis.

Menurut Pedoman Penyelenggaraan dan Prosedur Rekam Medis


Rumah Sakit di Indonesia Departemen Kesehatan Republik Indonesia
Direktorat Jendral Bina Pelayanan Medik (2006:29), dianjurkan untuk
memilih salah satu. Sistem yang umum dipakai yaitu sistem pemberian
nomor secara unit (unit numbering system).

2. Sumber Nomor
Menurut Pedoman Penyelenggaraan dan Prosedur Rekam Medis
Rumah Sakit di Indonesia Departemen Kesehatan Republik Indonesia
Direktorat Jendral Bina Pelayanan Medik (2006:28), satu rumah sakit
biasanya membuat “bank nomor” yang akan menentukan sampai dengan
nomor tertinggi yang tersimpan dan akan keluar secara otomatis apabila
ada pasien baru yang mendaftar. Hampir seluruh rumah sakit
mengguanakan nomor yang dimulai dari 000001 sampai dengan 99999
yang merupakan sumber patokan dalam pemberian nomor dapat berjalan
sampai bertahun-tahun.
Nomor-nomor tersusun dan tersimpan secara ototomatis didalam
komputer, tempat dimana nomor rekam medis tersimpan dan pengontrolan
dilakukan untuk mengetahui sampai sejauh mana penggunaan nomor
rekam medis diberikan kepada satu orang petugas.
3. Perubahan Sistem Penomoran
Menurut Pedoman Penyelenggaraan dan Prosedur Rekam Medis
Rumah Sakit di Indonesia Departemen Kesehatan Republik Indonesia
Direktorat Jendral Bina Pelayanan Medik (2006:28), merubah sistem
nomor seri atau seri unit menjadi sistem unit dapat dilaksanakan mengikuti
langkah-langkah sebagai berikut :
a. Tentukan satu tanggal untuk memulai satu perubahan, sebaiknya pada
tanggal permulaan tahun.
9

b. Mulailah dengan memakai nomor unit pada tanggal tersebut. Nomor


terakhir dari rangkaian seri yang belum tercapai dapat dipakai sebagai
permulaan unit, atau sama sekali mulai dengan nomor baru.
c. Berikan nomor unit pada penderita masuk ulang (readmit patients),
ambil rekam medis mereka yang lama dan simpan dibawsah nomor
yang baru, berikan petunjuk keluar (out guide) pada tempat
penyimpanan rekam medis yang lama dengan mencantumkan nomor
yang baru (cross reference).
d. Tinggalkan pada tempatnya semula rekam medis dari pasien yang tidak
melakukan masuk/kunjungan ulang.

B. Rekam Medis Rawat Jalan


1. Rekam Medis Rawat Jalan
Menurut Permenkes RI No.269/MENKES/PER/III/2008. Isi rekam
medis untuk pasien rawat jalan pada sarana pelayanan kesehatan sekurang-
kurangnya harus memuat :
a. Identitas pasien;
b. Tanggal dan waktu;
c. Hasil anamnesis, mencakup sekurang-kurangnya keluhan dan riwayat
penyakit;
d. Hasil pemeriksaan fisik dan penunjang medik;
e. Diagnosis;
f. Rencana penatalaksanaan;
g. Pengobatan dan atau tindakan;
h. Persetujuan tindakan bila diperlukan;
i. Catatan observasi klinis dan hasil pengobatan;
j. Ringkaasan pulang;
k. Nama dan tanda tangan dokter, dokter gigi, atau tenaga kesehatan
tertentu yang memberikan pelayanan kesehatan;
l. Pelayanan laian yang telah dilakuakan oleh tenaga kesehatan tertentu;
m. Untuk pasien gigi dilengkapi dengan odontogram klinik;
10

2. Subsistem Penerimaan Pasien Rawat Jalan


Menurut Keputusan Menteri Kesehtan Republik Indonesia
Nomor.165/Menkes/Sk/X/2007 Bab 1 Pasal 1 Ayat 4 “pelayanan rawat
jalan adalah pelayanan psien untuk observasi, diagnosa, pengobatan,
rehabilitasi medik, dan pelayanan kesehatan lainnya tanpa menginap di
rumah sakit”.
Menurut Departemen Kesehatan Republik Indonesia Direktorat
Jendral Pelayanan Medik (2006:34:35) prosedur penerimaan pasien rawat
jalan yaitu :
a. Pasien Baru
Pendaftaran pasien baru akan dilaksanakan dengan mengisi
formulir pendaftaran pasien baru untuk mendapatkan data sosial
pasien yang akan dimasukkan dalam komputer. Setiap pasien baru
akan memperoleh nomor pasien, kemudian pasien akan diberi kartu
berobat yang harus dibawa setiap kali pasien tersebut datang kembali
untuk berobat kerumah sakit.
b. Pasien lama
Untuk pasien lama atau pasien yang pernah berobat
sebelumnya ke rumah sakit, maka pasien mendatangi tempat
pendaftaran pasien lama atau tempat penerimaan pasien yang telah
ditentukan.
3. Alur Rekam Medis Rawat Jalan
Menurut Departemen Kesehatan Republik Indonesia Direktorat
Jendral Pelayanan Medik (1997:25), alur rekam medis rawat jalan adalah
sebagai berikut :
a. Pasien membeli karcis, mendaftaar ke tmpat penerimaan pasien rawat
jalan.
b. Pasien dengan membawa karcis mendaftar ke tempat penerimaan
pasien rawat jalan.
11

1) Petugas tempat penerimaan pasien rawat jalan mencatat pada


buku register : nama pasien, nomor rekam medis, identitas dan
data sosial pasien dan mencatat keluhan pada kartu poliklinik
2) Petugas tempat penerimaan pasien membuat kartu berobat untuk
diberikan kepada pasien, yang harus dibawa apabila pasien
tersebut berobat ulang
3) Bagi pasien pulang, disamping memperhatikan karcis, pasien
harus menunjukan kartu berobat kepada petugas penerimaan
pasien. Petugas akan mengambil berkas rekam medis ualang
tersebut.
c. Kartu poliklinik dikirim ke poliklinik yang sesuai dengan keluhan
pasien, sedangkan si pasien datang sendiri ke piliklinik.
d. Petugas poliliklinik mencatat pada buku register pasien rawat jalan :
nama, nomor rekam medis, jenis kunjungan, tindakan/pelayanan yang
diberikan, dan sebagainya.
e. Dokterr pemeriksa mencatat riwyat penyakit, hasil pemeriksaan,,
diagnosis, terapi yang ada relevansi dengan penyakitnya, pada
kartu/lembaran rekam medis pasien.
f. Petugas poliklinik (perawat/bidan) membuat laporan/rekapitulasi
harian pasien rawat jalan, ke unit rekam medis paling lambat 1 jam
sebelum berakhir jam kerja.
g. Petugas unit rekam medis memeriksa kelengkapan pengisian rekam
medis, dan untuk yang belum lengkap segera diupayakan
kelengkpannya.
h. Petugas unit rekam medis mengeolah rekam medis yang sudah
lengkap, dimassukkan kedalam kartu indek penyakit, indek operasi
dan sebagainya, sesuai dengan penyakitnya.
i. Petugas unit rekam medis membuat rekapitulasi setiap akhir bulan,
untuk membuat laporan dan statistik rumah sakit
12

j. Berkas rekam medis pasien disimpan menurut nomor rekam medisnya


(apabila menganut sistem desentralisasi) rekam medis pasien rawat
jalan disimpan ditempat penerimaan pasien rawat jalan.
4. Formulir dan Cara Pengisian Nomor Rekam Medis Rawat Jalan
Menurut pedoman penyelenggaraan dan prosedur rekam medis rumah
sakit di Indonesia Depertemen Kesehatan Republik Indonesia Direktorst
Jendral Pelayanan Medik tahun 2006 terdapat berdapat bermacam macam
bentuk formulir rekam medis yang dipakai oleh rumah sakit, namun
semuanya harus memenuhi kkeperluan keperluan yang mendasar.
Formulir formulir rekam medis tersebut tidak memeberikn jaminan
pencatatan data medik yang tepat dan benar, apabila para dokter ataau staf
mediknya tidak secara seksama melengkapi informasi yang diperlukan
pada setiap lembaran rekammedis dengan baik dan benar. Formulir rekam
medis rawat jalan minimal terdiri dari :
a. Identitas pasien
b. Formulir catatan dokter poliklinik yang memuat :
1) Anamnesa/pemeriksaan fisik
2) Diagnosa
3) Terapi yang diberikan
4) Nama dan tanda tangan dokter
c. Rekaman asuhan keperawatan
d. Copy resep
Formulir yang digunakan biasanya dalam bentuk kartu yaitu kartu
pemeriksaaan pasien, dimana informasi mengenai identitas pasien,
dignosis dan tindakan yang dilakukan tehadap pasien termasuk anamnesa,
terapi dicatat didalam kartu tersebut untuk pasien rawsat jalan prlu dibuat
lembaran ringkasan poliklinik yang lazim disebut identitas dan ringkasan
poliklinik. Lembaran ini ebagai dasar menyiapkan kartu indeks utama
pasien (KIUP), yang berisi identitas pasien serta ringkasan poliklinik.
13

Informasi yang dimintakan pada identitas, meliputi :


1) Nama pasien
2) Nomor rekam medis
3) Tempat/tanggal lahir
4) Jenis kelamin
5) Pekerjaan
6) Status perkawinan
7) Alamat
8) Agama
9) Nama ayah
10) Nama ibu
11) Alamat

C. Konsep Rekam Medis


1. Pengertian Rekam Medis
a. Menurut Permenkes No:269/MENKES/PER/III/2008 yang dimaksud
rekam medis adalah berkas yang berisi catatan dan dokumen antara lain
identitas pasien, hasil pemeriksaan, pengobatan yang telah diberikan,
serta tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien.
b. Rekam medis adalah keterangan baik tertulis maupun yang terekam
tentang identitas, anamnesa, pemeriksaan fisik, laboratorium, diagnosis
serta segala pelayanan dan tindakan medis yang diberikan kepada
pasien, dan pengobatan baik yang dirawat inap, rawat jalan, maupun
yang mendapatkan pelayanan gawat darurat. (Dirjen Yanmed, 2006:11)
2. Tujuan Rekam Medis
Menurut Depkes RI dalam pedoman penyelenggaraan rekam medis
rumah sakit (2006:13) tujuan rekam medis adalah untuk menunjang
tercapainya tertib administrasi dalam rangka upaya peninggkatan
pelayanan kesehatan rumah sakit. Tanpa didukung suatu sistem pengelolan
rekam medis yang baik dan benar, tidak akan tercapai tertib adiminstrasi
rumah sakit sebagaimana yang diharapkan. Sedangkan tertib administarasi
14

merupakan salah satu faktor yang menentukan dalam upaya pelayanan


kesehatan di rumah sakit.
Seiring perkembangan tekhnologi informasi, tujuan rekam medis
menurut Dick, Steen dan Dether (1997:78) dalam Hatta (2013:80-81) yaitu
tujuan primer dan tujuan sekunder. Tujuan utama (primer) rekam medis
dibagi dalam lima (5) kepentingan yaitu :
a. Bagi Pasien :
1) Mencatat jenis pelayanan yang telah diterima
2) Bukti pelayanan
3) Memungkinkan tenaga kesehatan dalam menilai dan menangani
kondisi risiko
4) Mengetahui biaya pelayanan
b. Bagi Pihak Pemberi Pelayanan Kesehatan :
1) Membantu kelanjutan pelayanan (sarana komunikasi)
2) Menggambarkan keadaan penyakit dan penyebab (sebagai
pendukung diagnostik kerja)
3) Menunjang pengambilan keputusan tentang diagnosis dan
pengobatan
4) Menilai dan mengelola risiko perorangan pasien
5) Memfasilitasi pelayanan sesuai dengan pedoman praktek klinis
6) Mendokumentasi faktor risiko pasien
7) Menilai dan mencatat keinginan serta kepuasaan pasien
8) Menghasilkan rencana pelayanan
9) Menetapkan saran pencegahan atau promosi kesehatan
10) Sarana pengingat para klinis
11) Menunjang pelayanan pasien
12) Mendokumentasikan pelayanan yang diberikan
c. Bagi Manajemen Pelayanan Pasien :
1) Mendokumentasikan adanya kasus penyakit gabungan dan
prakteknya
2) Menganalisa kegawatan penyakit
15

3) Merumuskan pedoman praktik penanganan resiko


4) Memberikan corak dalam penggunaan saran pelayanan (utilisasi)
5) Melaksanakan kegiatan menjaga mutu
d. Bagi Penunjang Pelayanan Pasien :
1) Alokasi sumber
2) Menganalisa kecenderungan dan mengembangkan dugaan
3) Menilai beban kerja
4) Mengomunikasikan informasi berbagai unit kerja
e. Bagi Pembayaran Dan Penggantian Biaya :
1) Mendokumentasikan unit pelayanan yang memungut biaya
pemeriksaan
2) Menetapan biaya yang harus dibayar
3) Mengajukan klaim asuransi
4) Mempertimbangkan dan memutuskan klaim asuransi
5) Dasar dalam menetapkan ketidakmampuan dalam pembayaran
(mis. Kompensasi pekerjaan).
6) Menangani pengeluaran
7) Melaporkan pengeluaran
8) Menyeenggarakan analisis aktuarial (tafsiran pra penetapan
asuransi)
Sedangkan tujuan sekunder rekam medis ditujukan kepada hal yang
berkaitan dengan lingkungan seputar pelayanan pasien yaitu :
a. Edukasi :
1) Mendokumentasikan pengalaman profesional dibidang kesehatan
2) Meyiapkan sesi pertemuan dan presentasi
3) Bahan pengajaran
b. Peraturan :
1) Bukti pengajuan perkara ke pengadilan (litigasi)
2) Membantu pemasaran pengawasan (surveillance)
3) Menilai kepatuhan sesuia standar pelayanan
4) Sebagai dasar pemberian akreditasi bagi profesional dan rumah sakit
16

5) Membandingkan organisasi pelayanan kesehatan


c. Riset :
1) Mengembangka produk baru
2) Melaksanakan riset klinis
3) Menilai tekhnologi
4) Studi keluaran pasien
5) Studi efektifitas serta analisis manfaat dan biaya pelayanan pasien
6) Mengidentifikasi pelayanan yang berisiko
7) Mengembangkan registrasi dan basis atau angkalan data (data base)
8) Menilai manfaat dan biaya sistem rekaman
d. Pengambilan kebijakan
1) Mengalokasiakan sumber-sumber
2) Melaksanakan rencana strategis
3) Memonitor kesehatan masyarakat
e. Industri
1) Melaksanakan riset dan pengembangan
2) Merencanakan strategi pemasaran.
3. Kegunaan Rekam Medis
Kegunaan rekam medis menurut Departemen Kesehatan
Republik Indonesia (2006:13-15) dapat dilhat dari beberapa aspek yaitu
sebagai berikut :
a. Aspek Administrasi
Di dalam berkas rekam medis mempunyai mempunyai nilai
admistrasi karena isinya menyangkut tindakan berdasarkan wewenang
dan tanggung jawab sebagai tenaga medis dan paramedis dalam
mencapai tujuan pelayanan kesehatan.
b. Aspek Medis
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai medis, karena catatan
tersebut digunankan sebagai dasar untuk merencakan pengobatan atau
perawatan yang diberikan kepada eorang pasien dalam rangka
mempertahankan serta meningkatkan mutu pelayanan melalui kegiatan
17

audit medis, manajemen risiko klinis serta keamanan serta keselamatan


pasien dan kendala biaya.
c. Aspek Hukum
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai hukum, karena isinya
menyangkut masalah adanya jaminan kepastian hukum atas dasar
keadilan, dalam rangka usaha menegakkan keadilan. Rekam medis
adalah milik dokter dan rumah sakit sedangkan isinya yang terdiri dari
identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain
yang telah diberikan kepada pasien adalah informasi yang dapat
dimiliki oleh pasien sesuai dengan peraturan dan perundang-undangan
yang berlaku (Undang-undang Praktek kedokteran Republik Indonesia
No. 29 Tahun 2004 pasal 46 ayat 1).
d. Aspek Keuangan
Suatu berkas rekam medis mempuyai nilai uang, karena isinya
mengandung data atau informasi yang dapat dipergunakan sebagai
aspek keuangan. Kaitannya rekam medis da keungan sangat erat sekali
dalam hal pengobatan, terapi serta tindakan tindakan apa saja yang
diberikan kepada seorang pasien selama menjalani perawatan di rumah
sakit, oleh karena itu peggunaan system tekhnologi komputer di dalam
proses penyelenggaraan rekm medis sangat diharapkan sekali untuk
diterapkan pada setiap instalasi pelayanan kesehatan.
e. Aspek Penelitian
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai penelitian, karena
isinya menyangkut data dan informasi yang dapat dipergunakan sebagai
aspek pendukung penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan
dibidang kesehatan.
f. Aspek Pendidikan
Suatu berkas rekam medis mempunayi niali pendikan, karena
isinya menyangkut data atau informasi tentang perkembagan
kronologis dan kegiatan pelayanan medis yang diberikan kepada
18

pasien, informasi tersebut dapat digunakan sebagai bahan atau referensi


dibidang pengajaran dibidang profesi pendikan kesehatan.
g. Apek Dokumentasi
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai dokumentazsi,
karena isinya menyngkut sumber ingatan yan harus didokumentasiakn
dan diipakai sebagai bahan pertanggung jawaban dan an laporan rumah
sakit. Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi informasi dapat
diaplikasikan penerapannya didalam penyelenggaraan dan pengelolan
rekam medis yang sangat efektif dan efisien. Pendokumentasian data
medis seorang pasien dapat dilksanakan dengan mudah dan efektif
sesuai aturan serta prosedur yng telah ditetapkan.
Kegunaan rekam medis secara umum menurut Departemen
Kesehatan Republik Indonesia (2006:15-16) adalah sebagai berikut :
a. Sebagai alat komunikasi antara dokter dengan tenaga ahli lainnya
yang ikut ambil bagian didalam proses pemberian pelayanan,
pengobatan dan perawatan kepada pasien.
b. Sebagai dasarr untuk merencankan pengobatan atau perawatan yang
harus diberikan kepada seorang pasien.
c. Sebagai bukti tertulis maupun terekam atas segala tindakakan
pelayanan, pengobatan dan perkembangan penyakit selama pasien
berkunjung atau dirawat di rumah sakit.
d. Sebagai bahan yang berguna untuk analisa, penelitian, dan evaluasi
terhadap kualitas yang telah diberikan kepada pasien
e. Melindungi kepentingan hukum bagi pasien, rumah sakit maupun
dokter dan tenaga kesehatan lainnya.
f. Menyediakan data data khusus yang sangat berguna untuk keperluan
penelitian dan pendidikan.
g. Sebagai dasar didalam perhitungan biaya pembayaran pelayanan
medis yang diterima oleh pasien.
h. Menjadi sumber ingatan yang harus didokumentasikan, serta sebagai
bahan pertanggung jawaban laporan.
19

4. Nilai Guna Rekam Medis


Menurut Ery (2009;7) rekam medis mempunyai nilai guna sebagai
berikut :
a. Bagi pasien
1) Menyediakan bukti asuhan keperawatan atau tindakan medis
yang diterima oleh pasien.
2) Meyediakan data bagi pasien jika pasien datang untuk yang kedua
kali dan seterusnya.
3) Menyediakan data yazng dapat melindungi kepentingan hukum
pasien dalam kasus-kasus kompensasi pekerja kecelakan pribadi
atau mal praktek.
b. Bagi Fasilitas Pelayanan Kesehatan
1) Memiliki data yang dipakai untuk pekerja profesional kesehatan.
2) Sebagai bukti atas biaya pembayaran pelayana medis pasien.
3) Mengevakuasi penggunaan sumber daya.
c. Bagi Pemberi pelayanan
1) Menyediakan informasi untuk membatu seluruh tenaga
profesional dalam merawat pasien.
2) Membantu dokter dalam menyediakan data perawatan yang
bersifat berkesinambungan pada berbagai tingkatan pelayanan
kesehatan.
3) Menyediakan data data untuk penelitian dan pendidikan.
5. Fungsi Rekam Medis
Menurut Hatta (2013:85) fungsi utama rekam medis atau rekam
kesehatan (kertas) atau rekam kesehatan eloktronik (RKE) adalah untuk
menyimpan data dan informasi pelayanan pasien. Agar fungsi itu tercapai,
beragam metode dikembangkan sejumlah sistem, kebijakan dan proses
pengumpulan temasuk penyimpanan secaramudah di akses disertai dengan
keamanan yang baik. Dengan menerapkan RKE secara penuh, berbagai
fungsi tambahan lain dimungkinkan sehingga semakin menjadikannya
20

sebagai alat interaktif dalam memecahkan masaah klinis dan


pengembalian keputusan.
6. Jenis dan Isi Rekam Medis
Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia
No.269/MENKES/PER/III/2008 tentang Reksm Medis menjelaskan
bahwa rekam medis harus dibuat secaara tertulis, lengkap dan jelas atau
secara elektronik.
Selanjutnya dijelaskan dalam pasal 3 tentang isi rekam medis
yaitu sebagai berikut :
a. Isi rekam medis untuk pasien rawat jalan pada sarana peayanan
kesehatan sekurang-kurangnya memuat :
1) Identitas pasien
2) Tanggal dan waktu
3) Hasil anamnesis, mencakup sekurang-kurangnya keluhan dan
riwayat penyakit
4) Hasil pemeriksaan fisik dan penunjang medik
5) Diagnosis
6) Rencana penatalaksanaan
7) Pengobatan dan/atau tindakan
8) Pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien
9) Untuk pasien kasus gigi dilengkapi dengan odontogram klinik
10) Persetujuan tindakan yang diperlukan
b. Isi rekam medis untuk pasien rawat inap dan perawatan satu hari
sekurang-kurangnya memuat :
1) Identitas pasien
2) Tanggal dan waktu
3) Hasil anamnesis, mencakup sekurang-kurangnya keluhan dan
riwayat penyakit
4) Hasil pemeriksaan fisik dan penunjang medik
5) Diagnosis
6) Rencana penatalaksanaan
21

7) Pengobatan dan/atau tindakan


8) Persetujuan tindakan bila diperlukan
9) Catatan observasi klinis dan hasil pengobatan
10) Ringkasan pulang (discharge summary)
11) Nama dan tanda tangan dokter, dokter gigi atau tenaga kesehatan
tertentu yang memberikan pelayanan kesehatan
12) Pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien
13) Untuk pasien kasus gigi dilengkapi dengan odontogram klinik
Persetujuan tindakan yang diperlukan
c. Isi rekam medis untuk pasien gawat darurat, sekurang-kurangnya
memuat :
1) Identitas pasien
2) Kondisi saat pasien tiba di sarana pelayanan kesehatan
3) Identitas pengantar pasien
4) Tanggal dan waktu
5) Hasil anamnesis, mencakup sekurang-kurangnya keluhan dan
riwayat penyakit
6) Hasil pemeriksaan fisik dan penunjang medik
7) Diagnosis
8) Pengobatan dan atau tindakan
9) Ringakasan kondisi pasien sebelum meninggalkan unit gawat
darurat dan rencana tindak lanjut
10) Nama dan tanda tangan dokter, dokter gigi, atau tenaga kesehatan
tertentu yang memberikan pelayanan kesehatan
11) Sarana transportasi yang digunakan bagi pasien yang akan
dipindahkan ke sarana pelayanan kesehatan lain
12) Pelayanan lain yang diberikan kepada pasien.
d. Isi rekam medis pasein dalam keadaan bencana, selain memenuhi
ketentuan sebagaimana dimaksud dalam poin c ditambah dengan :
1) Jenis bencna dan lokasi dimana pasien ditemukan
2) Kategori kegawatan dan nomor pasien benccana massal
22

3) Identitas yang menemukan pasien.


e. Isi rekam medis untuk pelayanan dokter spesialis atau dokter gigi
spesialis dapat dikembangkan sesuai kebutuhan.
f. Pelayana yang ddiberikan kepadxa ambulance atau pengobatan
massal dicatat dalam rekam medis sesuai dengan ketentuan dan
disimpan pada sarana pelayan kesehatan yang merawatnya.
7. Penyelenggaran Rekam Medis
Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia
No.269/MENKES/PER/III/2008 pada pasal 5 dijelaskan mengenai
pembuatan atau pengisian rekam medis dilkukan oleh setiap dokter atau
dokter gigi dalam menjaankan praktek kedokterannya yang harus dibuat
dengan segera dan dilengkapi setelah pasien menerima pelayanan.
Pembuatan rekam medis dilaksanakan melalui pencatatan dan
pendokumentasian hasil pemeriksaan, pengobatan dan tindakan
pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada
pasien. Setiap pencatan kedalam rekam medis harus dibubuhi nama, waktu
dan tanda tangan dokter, okter gigi atau tenaga kesehatan tertentu yang
membrikan pelayanan kesehatan secara langsung.
Jika terjadi kesalahan dalam melakukan pencatan pada rekam
medis dapat dilakukan pembetulan. Pembetulan hanya dapat dilakukan
dengan cara pencoretan tanpa menghilangkan catatan yang dibetulkan dan
dibubuhi paraf dokter, dokter gigi atau tenaga kesehatan tertentu yang
bersangkutan.
Dokter, dokter gigi dan tenaga kesehatan tertentu bertanggung
jawab atas catatan atau dokumen yang dibuat pada rekam medis.
8. Pemanfaatan dan Tanggung Jawab Rekam Medis
Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor
269/MENKES/PER/III/2008 pasal 12 menyebutkan berkas rekam medis
merupakan milik sarana pelayanan kesehatan. Namun isi rekam medis
merupakan milik pasien. Isi yang dimaksud yaitu dalam bentuk ringksan
rekam medis. Ringkasan tersebut dapat diberikan, dicatat, atau di-copy
23

oleh pasien atau orang yang diberi kuasa atau atas persetujuan tertulis
pasien atau keluarga pasien yang berhak untuk itu.
Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia
Nomor 269/MENKES/PER/III/2008 pasal 13 untuk pemanfaatan rekam
medis yaitu:
a. Pemeriksaan kesehatan dan pengobatan pasien
b. Alat bukti dalam proses penegakan hukum, disiplin kedokteran, dan
kedokteran gigi dan penegaan etika kedokteran dan etika kedokteran
gigi
c. Keperluan pendidikan dan penelitian
d. Dasar pembayar biaya pelayanan kesehatan
e. Data statistik kesehatan
Pemanfaatan rekam medis untuk keperluan pendidikan dan
penelitian yang menyebutkan identitas pasien harus mendapat persetujuan
secara tertulis dari pasien atau ahli warisnya dan harus dijaga kerahasiaan.
Pemanfaatan rekam medis keperluan pendidikan dan penelitian tidak
diperlukan persetujuan pasien, bila dilakuakan untuk keperluan negara.
Tanggung jawab terhadap rekam medis adalah pimpinan dari
sarana pelayanan kesehatan jika terjadi berkas hilang, rusak, pemalsuan, dan
penggunaan oleh orang atau badan yang tidak berhak atas rekam medis.

D. Mutu Pelayanan
1. Pengertian Mutu Pelayanan Kesehatan
Mutu pelayanan kesehatan adalah yang menunjuk pada tingkat
kesempurnaan pelayanan kesehatan, yang di satu pihak dapat menimbulkan
kepuasan pasien sesuai dengan tingkat kepuasan rata-rata penduduk serta
di pihak lain tata cara penyelenggaraannya sesuai dengan kode etik dan
standar pelayanan profesi yang etelah ditetapkan. (Azwar, 2010 : 57)
Memenuhi dan melebihi kebutuhan serta harapan pelanggan
melalui peningkatan yang berkelanjutan atas seluruh proses. Pelanggan
24

meliputi pasien, keluarga, dan lainnya yang datang untuk pelayanan dokter,
karyawan (Mary, 2013).
2. Batasan Mutu Pelayanan Kesehatan
Untuk mengatasi masalah dalam perbedaan tingkat kepuasaan
setiap orang dalam menerima pelayanan kesehatan, maka telah disepakati
bahwa pembahasan tentang kepuasan pasien yang dikaitkan dengan mutu
pelayanan kesehatan mengenal paling tidak dua pembatasan, yaitu:
a. Pembatasan pada derajat kepuasan pasien
Pembatasan pertama yang telah disepakati adalah pada derajat
kepuasan pasien. Untuk menghindari adanya subjektivitas individual
yang dapat mempersulit pelaksanan program meenjaga mutu, maka
ditetapkan bahwa ukuran yang dipakai untuk mengukur kepuasan disini
bersifat umum yakni sesuai dengan tingkat kepuasan rata-rata
penduduk
b. Pembatasan pada upaya yang dilakukan
Pembatasan kedua yang telah disepakati pada upaya yang
dilakukan dalam menimbulakan rasa puas pada diri setiap pasien.
Untuk melindungi kepentingan pemakai jasa pelayanan kesehatan,
yang pada umumnya awam terhadap tindakan kedokteran,
ditetapkanlah upaya yang dilakukan tersebut harus sesuai dengan kode
etik serta standar pelayanan profesi, bukanlah pelayanan kesehatan
yang bermutu. Dengan kata lain dalam pengetian mutu pelayanan
kesehatan tercakup pula kesempurnaan tata cara penyelenggaraannya
sesuai dengan kode etik serta standar pelayanan professi yang telah
ditetapkannya.
3. Syarat Pokok Pelayanan Kesehatan
Syarat pokok pelayanan kesehatan yang dimaksud (Azwar, 1996)
adalah :
a. Tersedia dan berkesinambungan
Syarat pokok pertama pelayanan kesehatan yang baik adalah
pelayanan tersebut harus tersedia di masyarakat (available) serta
25

bersifat berkesinambungan (continuous). Artinya semua jenis


pelayanan kesehatan yang dibutuhkan oleh masyarakat dan mudah
dicapai oleh masyarakat.
b. Dapat diterima dan wajar
Syarat pokok kedua pelayanan kesehatan yang baik adalah apa yang
dapat diterima (acceptable) oleh masyarakat serta bersifat wajar
(appropriate). Artinya pelayanan kesehatan tersebut tidak bertentangan
dengan adat istiadat, kebudayaan, keyakinan, kepercayaan masyarakat
dan bersifat wajar.
c. Mudah dicapai
Syarat pokok ketiga pelayanan kesehatan yang baik adalah yang
mudah dicapai (accessible) oleh masyarakat. Pengertian ketercapaian
yang dimaksud disini terutama dari sudut lokasi. Dengan demikian
untuk mewujudkan pelayanan kesehatan yang baik, maka pengaturan
sarana kesehatan menjadi sangat penting.
d. Mudah dijangkau
Syarat pokok pelayanan kesehatan yang ke empat adalah mudah
dijangkau (affordable) oleh masyarakat. Pengertian keterjangkauan di
sini terutama dari sudut biaya. Pengertian keterjangkauan di sini
terutama dari sudut jarak dan biaya. Untuk mewujudkan keadaan
seperti ini harus dapat diupayakan pendekatan sarana pelayanan
kesehatan dan biaya kesehatan diharapkan sesuai dengan kemampuan
ekonomi masyarakat.
e. Bermutu
Syarat pokok pelayanan kesehatan yang kelima adalah yang
bermutu (quality). Pengertian mutu yang dimaksud adalah yang
menunjuk pada tingkat kesempurnaan pelayanan kesehatan yang
diselenggarakan, yang disatu pihak dapat memuaskan para pemakai jasa
pelayanan, dan pihak lain tata cara penyelenggaraannya sesuai dengan
kode etik serta standar yang telah ditetapkan.
BAB III
METODOLOGI PENELITIAN

A. Metode Penelitian
Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode
deskriptif dengan pendekatan kuantitatif. Metodologi penelitian berasal dari
kata “metode” yang artinya cara cepat untuk melakukan sesuatu, dan “logos”
yang artinya ilmu pengetahuan. Jadi metodologi adalah cara melakukan
sesuatu dengan mengunakan pikiran secara seksama untuk mencapai tujuan.
Sedangkan “penelitian” adalah suatu kegiatan untuk mencari, mencatat,
merumuskan dan menganalisis sampai menyusun laporan (Nasir, 2011:10)
Metode penelitian deskriptif adalah metode penelitian yang dilakukan
dengan tujuan utama untuk memberikan gambaran atau deskriptif tentang suatu
keadaan secara obyektif dan digunakan untuk memecahkan masalah dan
menjawab permasalahan yang sedang dihadapi pada situasi sekarang.
(Soekidjo, 2010:138)
Metode penelitian kuantitatif merupakan metode penelitian yang
berlandaskan filsafat positivisme, digunakan untuk meneliti pada populasi atau
sampel tertentu, pengumpulan data menggunakan instrumen penelitian,
analisis data bersifat kuantitatif/statistik, dengan tujuan untuk menguji
hipotesisi yang telah ditetapkan. (Sugiyono, 2014:11)
Tinjauan sistem penomoran rekam medis ganda pasien rawat jalan
guna menunjang mutu pelayanan di Rumah Sakit Umum Daerah Cibabat
Cimahi, dengan komponen pokok yang harus ditemukan sesuai dengan
rumusan masalah, batasan masalah, dan tujuan deskriptif.
Penelitian ini dilakukan dengan menempuh langkah-langkah
pengumpulan data, wawancara, kajian pustaka, observasi, kesimpulan, saran
dan laporan.

26
27

B. Ruang Lingkup Penelitian


Penelitian dilakukan pada bulan Februari 2018. Pelaksanaan
penelitian ini dilakukan pada instalasi rekam medis khususnya pada bagian
pendaftaran di Rumah Sakit Umum Daerah Cibabat Cimahi dengan materi
penelitan pada tugas akhir ini adalah tinjauan sistem penomoran rekam medis
pasien rawat jalan di Rumah Sakit Umum Daerah Cibabat Cimahi.

C. Kerangka Berpikir
Menurut Sugiyono yang didasari teori Uma (2014:92) mendefinisikan
kerangka berpikir merupakan model konseptual tentang bagaimana teori
berhubungan dengan berbagai faktor yang telah didefinisikan sebagai masalah
yang penting.
Dalam kerangka berpikir ini, peneliti akan berusaha membahas
permasalahan yang di angkat oleh peneliti. Pembahasan tersebut akan
dijelaskan dengan menggunakan konsep dan teori yang ada hubungannya
untuk membantu menjawab masalah penelitian. Adapun permasalahan dalam
penelitian ini adalah terjadinya kesalahan sistem penomoran rekam medis
pasien rawat jalan sehingga terjadi penomora rekam medis ganda.
Untuk lebih jelasnya mengenai penetapan kerangka berpikir dapat
dilihat pada gambar dibawah ini :

Variabel (X) Variabel (Y)


Tinjauan Pemberian Nomor Rekam Mutu Pelayanan Rekam Medis
Medis Ganda

 SDM
 SOP  Tepat
 Rekam Medis
 Sistem Penomoran Rekam
Medis

Sumber : Penulis 2018


Gambar 3.1 Kerangka Berpikir
28

Dari kerangka berpikir diatas, terdapat dua variabel yang saling


mempengaruhi yaitu variabel independen (X) merupakan tinjauan pemberian
nomor rekam medis ganda dengan indikator SDM, SOP, rekam medis rawat
jalan, penomoran rekam medis dan variabel dependen (Y) merupakan mutu
pelayanan rekam medis dengan indikator mutu, lengkap dan tepat.
Menurut Sugiyono (2014:64) menerangkan bahwa variabel
independen merupakan variabel yang mempengaruhi atau yang menjadi sebab
timbulnya variabel dependen (terikat), sedangkan variabel dependen
merupakan variabel yang mempengaruhi atau menjadi akibat karena adanya
variabel bebas.

D. Definisi Operasional
Definisi operasional adalah berfungsi untuk menbatasi ruang lingkup
atau pengertian variabel yang diamati atau diteliti. Definisi operasional juga
berfungsi untuk mengarahkan kepada pengukur atau pengamatan terhadap
variabel-variabel yang bersangkutan serta pengambilan instrument atau alat
ukur (Sukidjo, 2010:20).
Untuk memudahkan dalam menjelaskan setiap variabel, penulis akan
mendefinisikan setiap variabel-variabel yang akan diteliti sebagai berikut:

Tabel 3.1
Definisi Operasional
No Variabel Definisi Operasional

1 SDM Individu atau kelompok yang bekerja sebagai penggerak suatu


organisasi, baik institusi maupun perusahaan yang berfungsi sebagai
aset yang harus dilatih dan dikembangkan kemampuannya

SPO Suatu pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai
dengan fungsi dan alat penilaian kinerja instansi pemerintah
29

berdasarkan indikator-indikator teknis, administrasi dan sistem kerja


pada unit kerja yang bersangkutan

Rekam Berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien,
Medis pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah
diberikan kepada pasien

Sistem Sistem Penomaran Rekam Medis adalah sistem yang memberikan


Penomaran nomor kepada pasien serta untuk membedakan satu pasien dengan
Rekam pasien yang lainnya. Sistem penomoran dalam pelayanan rekam medis
yaitu tata-cara penulisan nomor yang diberikan kepada pasien yang
Medis
datang berobat sebagai bagian dari identitas pribadi pasien yang
bersangkutan. Nomor rekam medis mempunyai beberapa kegunaan
dan tujuan yaitu, sebagai identifikasi dari pasien, petunjuk pemilik
folder dokumen rekam medis pasien yang bersangkutan, Registrasi
pasien (Pada waktu admission), untuk pedoman dalam tata-cara
penyimpanan (penjajaran) dokumen rekam medis, dan sebagai
petunjuk dalam pencarian dokumen rekam medis yang telah disimpan
di filing.
2 Mutu Mutu adalah sesuatu untuk menjamin pencapaian tujuan atau keluaran
yang diharapkan, dan harus selalu mengikuti perkembangan
pengetahuan profesional terkini

Mutu Mutu pelayanan kesehatan adalah pelayanan kesehatan yang dapat


Pelayanan memuaskan setiap pemakai jasa pelayanan kesehatan yang sesuai
Kesehatan dengan tingkat kepuasaan rata-rata serata penyelenggaraannya sesuai
dengan standar dan kode etik profesi (Azrul Azwar, 1996).

Tepat Secara tepat memberikan informasi kepada klinis dan manajemen, satu
gambaran yang lengkap mengenai riwayat penyakit dan pengobatan
seorang pasien. Semua data terisi dan diisi sesuai dengan identitas
pasien sehingga tidak terjadi penggandaan dan pelayanan berlangsung
cepat
Sumber : Penulis, 2018

E. Populasi dan Sampel


1. Populasi
Populasi adalah wilayah generalisasi yang terdiri atas: obyek/subyek
yang mempunyai kualitas dan karakteristik tertentu yang ditetapkan oleh
peneliti untuk dipelajari dan kemudian ditarik kesimpulannya. (Sugiyono,
2016: 80). Populasi yang digunakan dalam penelitian ini adalah nomor
rekam medis pasien rawat jalan selama 3 periode yaitu bulan Desember
30

2017 s/d Februari 2018.


2. Sampel
Sampel adalah bagian populasi yang diambil dengan cara tertentu,
dimana pengukuruan dilakukan. Bila populasi besar, dan peneliti tidak
mungkin mempelajari semua yang ada pada populasi, misalnya karena
keterbatasan dana, tenaga dan waktu, maka peneliti dapat menggunakan
sampel yang diambil dari populasi itu. (Sugiyono, 2016: 81).
Adapun teknik sampling yang digunakan pada penelitian ini adalah
tekhnik sampling jenuh yaitu dengan menjadikan semua populasi
dijadikan sampel, peneliti ingin memuat generalisasi dengan kesalahan
yang sangat kecil. (Sugiyono, 2012:85)

F. Teknik Pengumpulan Data


Metode yang digunakan penulis dalam pengumpulan data dalam
penelitian ini adalah sebagai berikut:

1. Observasi
Observasi (pengamatan) adalah suatu prosedur yang berencana, yang
antara lain meliputi melihat, mendokumentasikan dan mencatat sejumlah
dat taraf aktifitas tertentu yang ada hubungannya dengan masalah yang
diteliti (Notoadmodjo, 2010:131).
2. Wawancara
Wawancara adalah suatu metode yang digunakan untuk
mengumpulkan data, dimana penulis mendapatkan ketenangan atau
pendirian secara lisan dari seorang sasaran penelitian (responden) atau
bercakap-cakap berhadapan muka dengan seorang tersebut. Jadi data
tersebut diperoleh langsung dari responden melalu suatu pertemuan.
Wawancara sebagai pembantu utama dari metode observasi. Gejala-
gejala sosial yang tidak dapat terlihat atau diperoleh melalui observasi
dapat digali dari wawancara. (Notoatmojo, 2015;102)
31

3. Dokumentasi
Dokumentasi dapat diartikan sebagai suatu cara pengumpulan data
yang diperoleh dari dokumen-dokumen yang, ada atau catatan-yang
tersimpan. Penulis melakukan dokumentasi terhadap berkas rekam medis
yang memiliki nomor rekam medis ganda.
Dokumentasi adalah sekumpulan berkas yakni mencari data
mengenai hal-hal berupa catatan, transkip, buku, surat kabar, majalah,
prasasti, notulen, agenda dan sebagainya. Dokumentasi ini diambil dari
bagian pelaporan instalasi rekam medis pada bulan Februari 2018 dengan
mengambil data 3 bulan terakhir yaitu Desember 2017, Januari 2018 dan
Februari 2018.
4. Studi Pustaka
Selain melalui wawancara, obsevasi dan dokumentasi, penulisjuga
mempergunakan buku-buku dan bahan yang berhubungan dengan
permasalahan yang diteliti guna menunjang dan mempekuat hasil
penelitian.
Studi kepustakaan adalah metode pengumpulan data yang dilakukan
dengan melakukan pencarian data-data yang berhubungan dari berbagai
sumber pustaka untuk kelengkapan data yang dibutuhkan
(Notoatmodjo,2005:93).

G. Instrumen Penelitian
Instrumen penelitian adalah alat-alat yang gunakan untuk
mengumpulkan data (Notoatmodjo, S, 2005:48). Pada penelitian instrumen
yang di gunakan peneliti dalam pengumpulan data adalah sebagai berikut:
1. Wawancara
Wawancara berisikan daftar pertanyaan yang diajukan peneliti kepada
subyek penelitian terkait kelengkapan pengisian identitas pasien pada
lembaran masuk dan keluar.
32

2. Alat Tulis
Alat tulis pada penelitian ini adalah pena dan buku tulis yang
digunakan untuk mencatat hasil penelitian dan jugs hasil wawancara.

H. Waktu Penelitian
Adapun waktu penelitian dalam tugas akhir ini adalah dapat dilihat
pada tabel dibawah ini
Tabel 3.2
Jadwal Pelaksanaan Penelitian dan Penyusunan Tugas Akhir

Tahun 2018

No Kegiatan
Februari

Maret

April

Juni

Juli
Mei
1 Praktek Kerja Lapangan dan Penelitian

2 Penyusunan Proposal

3 Bimbingan

4 Seminar Proposal

5 Bimbingan

6 Penyusunan Tugas Akhir

7 Sidang Tugas Akhir

Sumber : Penulis :2018


BAB IV
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

A. Gambaran Umum Rumah Sakit Umum Daerah Cibabat Cimahi


1. Sejarah Rumah Sakit Umum Daerah Cibabat Cimahi
Sebelum Tahun 1940-an Rumah Sakit Cibabat Cimahi merupakan
kawasan rumah dinas tempat tinggal pejabat belanda di kabupaten
bandung, dihuni oleh Tn. Rydee yang pada saat itu menjabat sebagai kepala
GBO. Sarana dan prasaran yang ada pada saat itu terdiri dari bangunan
seluas + 300 m2 dan lahan seluas +912 m2.
Pada tahun 1943 pada masa pendudukan tentara jepang di indonesia
atas intruksi komandan tentara jepang di cimahi, rumah kediaman
Tn.Rydee dialih fungsikan menjadi klinik kesehatan bagi masyarakat dan
tentara tahanan perang belanda.
Tahun 1949, pemerintah yang berkuasa pada saat itu meningkatkan
status klinik kesehatan menjadi rumah sakit pembantu cibabat,
pengelolaannya diserahkan kepada Mayor dr. Vogeisang. Pedudukan
ruamh sakit pembantu cibabat berada di bawah kantor kesehatan kabupaten
bandung.
Pada tahun 1950, rumah sakit pembantu cibabat yang semula
dipakai oleh Mayor dr. Vageisang digantikan oleh dr. Sanitisno.
Pada tanggal 11 Agustus 2009, Walikota Cimahi melalui surat
keputusan Walikota Cimahi No. 900/Kep.201-019/2009 menetapkan
Rumah Sakit Umum Daerah Cibabat Cimahi sebagai Pola Pengelolaan
Keuangan Badan Layanan umum Daerah (PPK-BLUD). Status BLUD
pada tanggal 18 Agustus 2009, Walikota Cimahi melalui surat keputusan
Walikota Cimahi No. 900/Kep.201-019/2009 menetapkan Rumah Sakit
Umum Daerah Cibabat Cimahi sebagai Pola Pengelolaan Keuangan Badan
Layanan Umum Daerah (PPK-BLUD). Pada 5 Juli 2009 Walikota Cimahi,
Ir. H.M. Itoc, M.M meresmikan dibukanya layanan baru di Rumah Sakit

33
34

2. Perjalanan Status Rumah Sakit


Tabel 4.3
Perjalanan status Rumah Sakit Umum Daerah Cibabat Cimahi

Tahun Status Rumah Sakit

1943 Kediaman Mr. Rydee (dalam pendudukan kolonial Belanda)

1943 Klinik Kesehatan Masyarakat dan Tahanan Perang Belanda


(dalam pendudukan Jepang)

1945 Klinik Kesehatan Plus Markas Badan Keamanan Rakyat (BKR)

1947 Klinik kesehatan Plus Markas BKR dan Markas Palang Merah Indonesia
(PMI)

1949 Rumah Sakit Pembantu Cibabat dibawah Koodinasi Kantor Kesehatan


Kabupaten Bandung

1978 Rumah Sakit Umum (RSU) Kelas D dibawah Koordinasi Dinas


Kesehatan Kabupaten Bandung

1985 RSU Kelas - D Unit Pelaksana Teknis (UPT) dari Dinas Kesehatan
Kabupaten Bandung

1987 RSU Pemerintah Daerah Kelas C – Unit Pelaksana Daerah (UPD)

1996 RSU Pemerintah Daerah Kelas C – Unit Swadana Daerah (USD)

2002 RSU Pemerintah Kota Cimahi Kelas B Non Pendidikan

2009 Pada tanggal 11 Agustus 2009, Walikota Cimahi Melalui Surat


Keputusan Walikota Cimahi No.900/Kep.201-019/2009 menetapkan
Rumah Sakit Umum Daerah Cibabat Cimahi sebagai Pola Pengelolaan
Keuangan Badan Layanan Umum Daerah (PPK-BLUD).

Sumber : Rumah Sakit Umum Daerah Cibabat Cimahi

3. Akreditasi Rumah Sakit


a. 28 Mei 1999
Akreditasi penuh tingkat dasar oleh Menkes RI No.
YM.00.03.3.5.2495 untuk 5 (lima) pelayanan:
1) Administrasi manajemen,
2) Pelayanan medis,
3) Pelayanan gawat darurat,
35

4) Pelayanan keperawatan, dan


5) Rekam medis.
b. 29 Agustus 2002
Akreditasi penuh tingkat lanjut oleh Menkes RI No.
YM.00.03.2.2.909 untuk 12 (duabelas) pelayanan :
1) Administrasi Manajemen
2) Pelayanan Medis
3) Pelayanan Gawat Darurat
4) Pelayanan Keperawatan
5) Rekam Medis
6) Farmasi
7) K3
8) Radiologi
9) Laboratorium
10) Kamar Operasi
11) Pengendalian Infeksi Di Rumah Sakit
12) Perinatal Resiko Tinggi.
c. 3 Januari 2012
Akreditasi lulus tingkat lengkap oleh Komisi Akreditasi Rumah
Sakit dengan Nomor Sertifikasi KARS-SERT/241/I/2012. Untuk 16
(enam belas) pelayanan :
1) Administrasi Manajemen
2) Pelayanan Medis
3) Pelayanan Gawat Darurat
4) Pelayanan Keperawatan
5) Rekam Medis
6) Pelayanan Farmasi
7) K3
8) Radiologi
9) Laboratorium
10) Pelayanan Kamar Operasi
36

11) Pelayanan Pengendalian Infeksi Di Rumah Sakit


12) Pelayanan Perintal Resiko Tinggi
13) Pelayanan Rehabilitasi Medik
14) Pelayanan Gizi
15) Pelayanan Intensif
16) Pelayanan Darah
d. 31 Desember 2016
Akreditasi Lulus Tingkat PARIPURNA oleh Komisi Akreditasi
Rumah Sakit No. KARS-SERT/588/XII/2016
4. Kedudukan, Tugas Pokok dan Fungsi
a. Kedudukan
1) Rumah Sakit Umum Daerah Cibabat Cimahi sebagai perangkat
daerah yang menerapkan pola pengelolaan keuangan BLUD
2) Rumah Sakit Umum Daerah Cibabat Cimahi dalam pelaksanaan
teknis kesehatan mempunyai hubungan koordinatif dan fungsional
dengan dinas kesehatan
3) Rumah Sakit Umum Daerah Cibabat Cimahi dipimpin oleh
direktur
4) Rumah Sakit Umum Daerah Cibabat Cimahi berkedudukan
dibawah dan bertanggung jawab kepada walikota melalui
sekretaris daerah.
b. Tugas Pokok
Rumah Sakit Umum Daerah Cibabat Cimahi mempunyai tugas
pokok merumuskan dan melaksanakan kebijakan teknis operasional di
bidang pelayanan dan penunjang medik, keperawatan, administrasi
umum, dan keuangan serta melaksanakan urusan letatausahaan.
c. Fungsi
1) Perumusan kebijakan teknis operasional di bidang pelayana dan
penunjang medis
2) Perumusan kebijakan teknis operasional di bidang keperawatan
37

3) Perumusan kebijakan teknis operasional di bidang akuntasi,


keuangan umum, dan program
4) Pelaksana urusan ketatausahaan.
5. Tujuan, Sasaran dan Kebijakan Rumah Sakit Umum Daerah Cibabat
Cimahi
a. Tujuan
Adapun tujuan dari rumah sakit umum daerah cibabat cimahi adalah :
1) Meningkatkan mutu, efisiensi dan akuntabilitas pelayanan
kesehatan
2) Mewujudkan pelayana kesehatan paripurna sesuai pelayanan
masyarakat
3) Meningkatkan profesionalisme pegawai
4) Mewujudkan kemandirian rumah sakit.
b. Sasaran
1) Terselenggaranya pelayanan kesehatan sesuai harapan pelanggan
2) Terselenggaranya pelayanan dengan peralatan medis dan non
medis sesuai kebutuhan dan IPTEK
3) Terselenggaranya pelayanan dengan sarana dan prasarana yang
sesuai kebutuhan
4) Terlaksananya peningkatan pengetahuan dan keterampilan
pegawai
5) Tersedianya pegawai sesuai kebutuhan
6) Terlaksananya kerja sama pelayanan peralatan canggih
c. Kebijakan
1) Meningkatkan akses pelayanan
2) Memberikan fasilitas peralatan untuk pelayanan sesuai standar dan
perkembangan IPTEK
3) Memberikan kesempatan seluas-luasnya kepada pegawai untuk
meningkatkan profesionalisme
4) Memberikan fasilitas peralatan canggih untuk pelayanan
masyarakat
38

5) Memberikan fasilitas bagi penyediaan alat sesuai dengan


perkembangan tuntutan masyarakat dan teknologi.
6. Visi dan Misi Rumah Sakit Umum Daerah Cibabat Cimahi
a. Visi
Rumah Sakit Umum Daerah Terdepan dan Kreatif Dalam Pelayanan
Kesehatan.
b. Misi
1) Meningkatkan sumber daya manusia secara berkesinambungan
sesuai dengan kebutuhan pelayanan
2) Meningkatkan kepercayaan masyarakat terhadap pelayanan
dirumah sakit
3) Meningkatkan dan mengembangkan sarana dan prasarana sesuai
kebutuhan dan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi
(IPTEK)
7. Fasilitas Rumah Sakit Umum Daerah Cibabat Cimahi
a. Unit Rawat Jalan
Instalasi rawat jalan yang terdiri dari :
1) Klinik Gizi
2) Klinik DOTS
3) Klinik Orthopaedi
4) Klinik Gigi dan Mulut
5) Klinik Umum
6) Klinik Jantung
7) Klinik Rehabilitasi Medis
8) Klinik Kebidanan
9) Klinik Mata
10) Klinik Kulit dan Kelamin
11) Klinik Khusus
12) Klinik Bedah Umum
13) Klinik Bedah Urologi
14) Klinik THT
39

15) Klinik Kesehatan Anak


16) Klinik Penyakit Dalam
17) Klinik Bedah Onkologi
18) Klinik Neurologi
19) Klinik Jiwa
20) Klinik Psikologi
21) Klinik Bedah Syaraf
22) Klinik Bougenville
23) Hemodialisa
24) Klinik MCU
25) Klinik Fetomaternal
26) Klinik Bedah Plastik
b. Unit Rawat Inap
1) Gedung D, Lantai 2 VIP dan Kelas 1, Lantai 3 Kelas 1 dan Kelas 3
Khusus Untuk Perawatan Penyakit Dalam Laki-laki, Lantai 3
Ruang Isolasi.
2) Gedung C, Lantai 3 Ruang Perawatan Kleas 2, Lantai 4
Perinatologi, Nifas dan VK, Gedung Lantai 5 Intensive Care unit
(ICU) dan Instalasi Bedah Sentral (IBS), Gedung C Lantai 6
Khusus Ruang Perawatan Anak Kelas 1 2 dan 3.
3) Gedung E, Lantai 2 Ruang Khusus Perawatan Bedah Kelas 3,
Lantai 3 Ruang Perawatan Penyakit Dalam Khusus Wanita Kleas
3.
4) Gedung Instalasi Gawat Darurat (IGD) yang terdiri : Ruang Gastro
Entritis (GE), Ruang Obeservasi, Ruang Tindakan dan Ruang
Resusitasi.
c. Farmasi, Radilologi, Laboratorium, Patologi Klinik dan Anatomi
d. USG, EKG, EEG, Endoskopi.
e. Psikologi
f. Bank Darah
g. Pelayanan Terintegrasi.
40

8. Stuktur Organisasi Rumah Sakit Umum Daerah Cibabat Cimahi


Struktur Organisasi Rumah Sakit Umum Daerah Cibabat Cimahi
di gambarkan oleh bagan organisasi yang menggambarkan garis komando,
tanggung jawab dan hubungan kerja dengan unit lain, dengan susunan
sebagai berikut (Gambar Terlampir) :
a. Direktur
Direktur Rumah Sakit Umum Daerah Cibabat Cimahi
bertanggungjawab terhadap pelaksanaan tugas-tugas yang ada di rumah
sakit sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Mempunyai tugas pokok
memimpin, merencanakan, mengatur, melaksanakan dan
mengendalikan penyelenggaraan urusan pemerintah daerah
berdasarkan asas desentralisasi dan tugas perbantuan pelayanan, umum
dan keuangan.
b. Satuan Pengawas Intern
Satuan pengawas Intern adalah kelompok jabatan fungsional yang
bertugas melaksanakan pengawasan terhadap pengelolaan sumber daya
rumah sakit.
c. Komite Fungsional
Komite fungsional adalah kelompok tenaga fungsional yang
bekerja di Rumah Sakit. Komite fungsional berada di bawah dan
bertanggung jawab kepada direktur.
d. Wakil Direktur Pelayanan
Wakil direktur pelayanan mempunyai tugas pokok memimpin,
merencanakan, mengatur, mengoordinasikan dan mengendalikan
kegiatan operasional pelayanan dan instalasi. Wakil Direktur pelayanan
dibantu oleh :
1) Bidang Pelayanan medis
a) Seksi Pelayanan Medis
b) Seksi Keperawatan
2) Bidang Penunjang
a) Seksi Penunjang Medis
41

b) Seksi Rekam Medis


e. Wakil Direktur Umum dan Keuangan
Wakil direktur umum dan keuangan melaksanakan sebagian
tugas direktur dalam memimpin, merencanakan, mengatur,
mengoordinasikan dan mengendalikan kegiatan operasional
administrasi umum dan keuangan. Di dalam melaksanakan tugasnya di
bantu oleh :
1) Bagian Umum dan Perlengkapan
a) Sub Bagian Umum Dan Perlengkapan
b) Sub Bagian Kepegawaian
c) Sub Bagian Program Dan Pelaporan
2) Bagian Keuangan dan Akuntansi
a) Sub Bagian Anggaran
b) Sub Bagian Mobilitas
c) Sub Bagian Akuntansi
f. Instalasi
Instalasi merupakan fasilitas penyelenggaraan fungsional
rumah sakit yang mempunyai tugas membantu wakil direktur dalam
penyelenggaraan fungsional sesuai dengan fungsinya.

B. Gambaran Umum Instalasi Rekam Medis RSUD Cibabat Cimahi


1. Pengertian Rekam Medis
Menurut PERMENKES RI No.269/MENKES/PER/III/2008 yang
dimaksud rekam medis adalah “rekam medis merupakan berkas yang
berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan,
pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada
pasien.
42

2. Visi, Misi, dan Moto Rekam Medis RSUD Cibabat Cimahi


a. Visi Rekam Medis
Unit pelayanan terbaik ditunjang oleh perangkat komputer
yang online dengan sumber daya manusia yang ramah dan
berkualitas.
b. Misi Rekam Medis
Memberikan pelayanan rekam medis yang cepat, tepat
akurat, bermutu serta dapat di pertanggung jawabkan menjadi sumber
informasi bagi pelayanan medis dan system informasi manajemen
rumah sakit.
c. Moto Rekam Medis
IKHSAN :
1) Ikhlas dalam memberikan pelayanan
2) Kualitas pelayanan yang kami utamakan
3) Sabar dan sopan sikap kami terapkan
4) Aman dan nyaman lingkungan yang kami ciptakan.
3. Struktur Organisasi Rekam Medis RSUD Cibabat Cimahi
Struktur Organisasi Rekam Medis Rumah Sakit Umum Daerah
Cibabat Cimahi di gambarkan oleh bagan organisasi dengan susunan
sebagai berikut (Gambar Terlampir) :
a. Direktur
Direktur Rumah Sakit Umum Daerah Cibabat Cimahi
bertanggungjawab terhadap pelaksanaan tugas-tugas yang ada di
rumah sakit sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Mempunyai tugas
pokok memimpin, merencanakan, mengatur, melaksanakan dan
mengendalikan penyelenggaraan urusan pemerintah daerah
berdasarkan asas desentralisasi dan tugas perbantuan pelayanan,
umum dan keuangan.
43

b. Wakil Direktur Pelayanan


Wakil direktur pelayanan mempunyai tugas pokok memimpin,
merencanakan, mengatur, mengoordinasikan dan mengendalikan
kegiatan operasional pelayanan dan instalasi.
c. Kepala Instalasi Rekam Medis
Kepala Instalasi Rekam Medis Mempunyai Tugas Mengelola
Fasilitas Dan Penyelenggaraan Rekam Medis Dan Informasi
Kesehatan. Untuk melaksanakan tugasnya Kepala Instalasi Rekam
Medis dibantu oleh :
a) Penanggung Jawab Pendaftaran
b) Penanggung Jawab Pengolahan
c) Penanggung Jawab Pelaporan
d) Penanggung Jawab Penyimpanan
4. Tugas Pokok dan Fungsi
a. Tugas pokok
Menyelenggarakan dan mengkoordinasikan pelayanan rekam
medis dan pemantauan mutu rekam medis diseluruh unit pelayanan
serta menyelenggarakan dan mengkoordinasikan pelayanan
administrasi pasien rawat inap rumah sakit.
b. Fungsi
1) Menyelenggarakan kegiatan penyusunan perencanaan kegiatan
dan anggaran pelayanan dan pengendalian mutu rekam medis,
2) Mengkoordinasi pemantauan dan penilaian mutu pelayanan rekam
medis, dan penerimaan/admisi pasien.
3) Menyelengarakan dan mengkordinasi kegiatan pelayan informasi
tempat dan admisi pasien rawat inap.
4) Menyelenggarakan keguatan pengawasan dan pengendalian
perencanaan kebutuhan dan pelayanan rekam medis dan
administrasi pasien.
5) Menyelenggarkan kegiatan keseltariatan unit rekam medis.
44

6) Mengelola sumber daya agara dapat berfungsi secara efektif dan


efisien
7) Melakukan evaluasi formulir rekam medis.
5. Sumber Daya Manusia Bagian Assembling
Sumber Daya Manusia Bagian Assembling Rekam Medis Rawat
Inap di Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit Umum Daerah Cibabat
Cimahi adalah 1 (satu) orang petugas dengan tugas merakit atau menata
kembali formulir lembaran rekam medis rawat inap sesuai dengan
ketentuan susunan yang telah ditentukan. latar belakang pendidikan
petugas adalah D3 Perekam Medis dan Informasi Kesehatan

C. Hasil Penelitian dan Pembahasan


1. Proses Pendaftaran Rekam Medis Rawat Inap di Instalasi Rekam
Medis Rumah Sakit Umum Daerah Cibabat Cimahi
a. Tempat Penerimaan Pasien Rawat Jalan
Tempat penerimaan pasien rawat jalan atau tempat pendaftaran
pasien rawat jalan (TPPRJ) disebut juga loket pendaftaran pasien
rawat jalan. Fungsi atau perannya dalam pelayanan kepada pasien
adalah sebagai pemberi pelayanan akan dinilai disini. Mutu pelayanan
meliputi kecepatan, ketepatan, kelengkapan dan kejelasan informasi,
kenyamanan ruang tunggu dan lain-lain (Shofari, 2004).
Deskripsi pokok kegiatan pelayanan rekam medis di TPPRJ
(Bambang Shofari, 2004) :
1) Menyiapkan formulir dan catatan serta nomor rekam medis yang
diperlukan untuk pelayanan. Formulir dan catatan yang perlu
disiapkan yaitu :
a) Formulir-formulir dokumen rekam medis rawat jalan baru
yang telah diberi nomor rekam medis, yaitu formulir rekam
medis yang belum berisi catatan pelayanan pasien yang lalu.
b) Buku register pendaftaran pasien rawat jalan, yaitu buku yang
berisi catatan identitas pasien sebagai catatan pendaftaran.
45

c) Buku ekspedisi, yaitu buku yang digunakan untuk serah terima


dokumen rekam medis agar jelas siapa yang menerimanya.
d) KIUP (Kartu Indeks Utama Pasien), yaitu kartu indeks yang
digunakan sebagai petunjuk pencarian kembali identitas
pasien.
e) KIB/KTPP (Kartu Identitas Berobat/ Kartu Tanda Pengenal
Pasien), yaitu kartu identitas pasien yang diserahkan kepada
pasien untuk digunakan kembali bila datang berobat lagi.
f) Tracer, yaitu kartu yang digunakan untuk petunjuk
digunaknnya (keluarnya) dokumen rekam medis dari rak filing
sehingga dapat digunakan untuk peminjaman dokumen rekam
medis ke filing.
g) Buku catatan penggunaan nomor rekam medis, yaitu buku
yang berisi catatan penggunaan nomor rekam medis.
h) Karcis pendaftaran pasien.
2) Menanyakan kepada pasien yang datang, apakah sudah pernah
berobat atau belum. Bila belum berarti pasien baru dan bila sudah
berarti pasien lama.
Pelayanan kepada pasien baru meliputi :
a) Menanyakan identitas pasien secara lengkap untuk dicatat
pada formulir rekam medis pasien rawat jalan, KIB danKIUP.
b) Menyerahkan Menyerahkan KIB kepada pasien dengan pesan
untuk membawa kembali bila dating berobat berikutnya.
c) Menyimpan KIUP sesuai urutan abjat (alfabetik).
d) Menanyakan keluhan utamanya guna memudahkan
mangarahkan pasien ke poliklinik yang sesuai
e) Menanyakan apakah membawa surat rujukan. Bila membawa,
tempelkan pada formulir rekam medis pasien rawat jalan
kemudian baca isinya ditujukan kepada dokter siapa atau
diagnosisnya apa guna mengarahkan pasien menuju ke
poliklinik yang sesuai.
46

f) Mempersilahkan pasien menunggu di ruang tunggu poliklinik


yang sesuai
g) Mengirimkan dokumen rekam medis ke poloklinik yang sesuai
dengan menggunakan buku ekspedisi.
Pelayanan kepada pasien lama meliputi :
a) Menanyakan terlebih dahulu membawa KIB atau tidak.
b) Bila membawa KIB, maka catatlah nama dan nomor rekam
medisnya pada tracer untuk dimintakan dokumen rekam medis
lama ke bagian filing.
c) Bila tidak membawa KIB, maka tanyakanlah nama dan
alamatnya untuk dicari di KIUP.
d) Mencatat nama dan nomor rekam medis yang ditemukan di
KIUP pada tracer untuk dimintakan dokumen rekam medis
lama ke bagian filing.
e) Mempersilahkan pasien baru atau membayar di loket
pembayaran.
f) Pelayanan pasien asuransi kesehatan disesuaikan dengan
peraturan dan prosedur asuransi penanggung biaya pelayanan
kesehatan
3) Setelah akhir pelayanan kegiatannya adalah :
a) Mencatat identitas pada buku register pendaftaran pasien
rawat jalan.
b) Mencocokkan jumlah pasien dengan jumlah pendaftaran
pasien rawat jalan dengan kasir rawat jalan.
c) Membuat laporan harian tentang :
(1) Penggunaan nomor rekam medis, agar tidak terjadi
duplikasi.
(2) Penggunaan formulir rekam medis, untuk pengendalian
penggunaan formulir rekam medis.
(3) Merekapitulasi jumlah kunjungan pasien baru dan lama,
untuk keperluan statistik.
47

2. Standar Prosedur Operasional Penomoran Rekam Medis Pasien


Rawat Jalan Di Rumah Sakit Umum Daerah Cibabat Cimahi
a. Pengertian
Penulisan nama pasien pada rekam medis adalah penulisan nama pasien
yang memberikan identitas kepada seorang pasien serta untuk
membedakan antara pasien satu dengan yang lainnya
b. Tujuan
Sebagai acuan penerapan langkah-langkah pelaksanaan pendaftaran
Rekam Medis dengan teratur, jelas, lengkap, cepat, tepat dan terarah
c. Kebijakan
Keputusan Direktur RSUD Cibabat Nomor
445/Kep.2321/RSUDCCBT/2016 tentang Penetapan Buku Pedoman
Rekam Medis RSUD Cibabat.
d. Prosedur
1) Prosedur di tempat pendaftaran. Petugas loket menyiapkan nomor
antrian, formulir-formulir yang diperlukan untuk pelayanan
kesehatan seperti Kartu Tanda Pengenal (KTP) baru, dokumen
rekam medis baru berupa folder dan formulir rawat jalan, karcis
sekaligus resep sesuai jenis kartu jaminan kesehatan pasien (umum,
ASKES,BPJS).
2) Untuk pasien baru, petugas membuatkan kartu berobat baru, serta
diberikan nomor rekam medis baru, dokumen rekam medis baru
dan menanyakan identitas pasien serta poliklinik mana yang akan
dituju dan mencatat resep sesuai dengan jenis kartu jaminan
kesehatan.
3) Untuk pasien lama, petugas meminta kartu berobat pasien untuk
dicarikan dokumen rekam medis dengan nomor rekam medis yang
telah tecatat di kartu berobat pasien dan menanyakan poliklinik
yang akan dituju serta kartu jaminan kesehatan yang digunakan.
4) Pemberian nomor secara unit yaitu penomoran rekam medis yang
diberikan kepada pasien pada saat pertama kali datang untuk
48

berobat rawat jalan maupun rawat inap, mendapatkan satu nomor


rekam medis yang mana nomor tersebut akan dipakai selamanya
untuk kunjungan-kunjungan selanjutnya. Terdapat 3 digit nomor
rekam medis yaitu 2 digit depan untuk kode wilayah, 2 digit tengah
dan 2 digit belakang untuk nomor ketika pasien datang di Klinik
tersebut.
5) Dalam pengembalian dokumen rekam medis petugas menyimpan
kembali dokumen ke dalam rak penyimpanan sesuai dengan nomor
rekam medis pasien.
e. Unit Terkait
1) Instalasi Rawat Jalan
2) Instalasi Rawat Inap
3) Instalasi Gawat Darurat
3. Pelaksanaan Penomoran Rekam Medis Yang Ada di Lapangan
Berdasarkan standar prosedur tetap penomoran rekam medis di
Rumah Sakit Umum Daerah Cibabat Cimahi, penomoran rekam medis
adalah cara pemberian nomor rekam medis terhadap seorang pasien yang
baru pertama kali datang ke rumah sakit dan menggunakan sistem
penomoran unit numbering system yang terdiri dari enam digit nomor.
Tujuan penomoran rekam medis tersebut untuk memudahkan pencarian
berkas rekam medis pasien, dan rumah sakit memiliki kebijakan setiap
pasien hanya mempunyai satu nomor rekam medis. Prosedur yang
digunakan yaitu pasien yang datang berkunjung diwawancarai oleh
petugas, kemudian dicatat identitasnya, setelah itu diberi satu nomor rekam
medis, apabila sudah mempunyai nomor rekam medis, dicari dalam
komputer dan semua data disimpan dalam komputer.
Namun pada kenyataanya berdasarkan hasil penelitian penulis dari
meninjau pemberian nomor rekam medis pada pasien rawat jalan pada
bulan Februari dengan mengambil data 3 bulan terakhir yaitu Desember
2017, Januari 2018 dan Februari 2018 masih ada pasien yang memiliki
nomor rekam medis ganda meskipun sudah menerapkan sistem penomoran
49

unit numbering system dan sudah memiliki standar operasional prosedur


yang tetap. Terjadinya hal tersebut dikarenakan adanya pasien yang ketika
datang berobat ke rumah sakit di bagian pendaftaran, pasien tersebut tidak
membawa kartu identitas berobat (KIB), sehingga pasien sering
mendaftarkan dirinya sebagai pasien baru. Petugas pedaftaran pun apabila
ada pasien yang tidak membawa kartu identitas berobat, terkadang tidak
dicari kembali dikomputer sehingga pasien di daftarkan sebagai pasien
baru.
Dari hasil pengamatan yang penulis lakukan dilapangan dan
wawancara yang dilakukan dengan petugas pendaftaran, bahwa masih
terjadi penggandaan nomor rekam medis pasien, disebabkan oleh
kurangnya ketelitian petugas dengan tidak dilakukan pengecekan ulang
dikomputer pendaftaran yang mengakibatkan terjadinya nomor rekam
medis ganda.

Tabel 4.2
Persentase Penomoran Rekam Medis
Periode Desember 2017 s/d Februari 2018

Bulan Pasien Nomor Rekam Persentase


Rawat Jalan Medis Ganda
Desember 2017 15.167 120 0,79 %

Januari 2018 15.719 116 0,74 %

Februari 2018 17.006 108 0,64 %


Total 47.892 344 2,17 %
Sumber : Infokes Rumah Sakit Umum Daerah Cibabat Cimahi

Dari tabel 4.2 di atas dapat dilihat bahwa masih terjadinya


penomoran rekam medis ganda setiap bulannya, sehingga menghambat
pelayanan di Rumah Sakit Umum Daerah Cibabat Cimahi.
50

4. Faktor Penyebab Terjadinya Penomoran Rekam Medis Ganda Pasien


Rawat Jalan di Rumah Sakit Umum Daerah Cibabat Cimahi
Dari hasil pengamatan dan wawancara kepada petugas
pendaftaran, ada beberapa faktor penyebab terjadinya penomoran rekam
medis ganda adalah sebagai berikut :
a. Gambaran Duplikasi Penomoran Rekam Medis.
Sistem penomoran yang dipakai di Rumah Sakit Umum Daerah
Cibabat Cimahi adalah unit numbering system/sistem penomoran unit
dimana satu pasien hanya diberikan satu nomor rekam medis baik untuk
rawat jalan maupun rawat inap. Untuk menghindari terjadinya
pemberian duplikasi penomoran, seharusnya petugas rekam medis
dibagian pendaftaran pasien baik rawat jalan maupun rawat inap
menanyakan apakah pasien tersebut pernah berobat atau belum
sehingga tidak terjadi duplikasi penomoran rekam medis, dan petugas
harus lebih teliti dalam menangani pasien agar tidak didapati lagi pasien
lama berkunjung sebagai pasien baru, kemudian kepadanya diberikan
nomor rekam medis baru yang menyebabkan duplikasi penomoran
rekam medis. Seharusnya duplikasi penomoran rekam medis tidak
terjadi, sebab menurut Permenkes 269 Tahun 2008, rekam medis
merupakan berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang
identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain
yang telah diberikan kepada pasien, sehingga saat terjadinya duplikasi
penomoran maka pengobatan pasien menjadi ketidaksinambungan.
Budhi (2011), juga mengemukakan jika petugas penerimaan pasien
harus menguasai alur pasien, alur rekam medis, dan prosedur
penerimaan pasien sehingga petugas dapat memberikan pelayanan dan
informasi yang tepat dan cepat. Prosedur sebaiknya diletakan di tempat
yang mudah dibaca oleh petugas pendaftaran pasien, hal ini bertujuan
untuk mengontrol pekerjaan yang telah dilakukan sehingga pekerjaan
yang dilakukan dapat konsisten dan sesuai aturan. Namun kenyataan
dilapangan hingga saat ini sosialisasi mengenai Standar Prosedur
51

Operasional (SPO) mengenai pendaftaran pasien belum berjalan


dengan baik, hal ini dibuktikan dengan masih terdapat petugas yang
tidak mengetahui langkah apa saja yang harus dilakukan saat
melakukan pekerjaan.
b. Gambaran Kualifikasi Pendidikan Petugas Pendaftaran
Berdasarkan hasil wawancara, petugas pendaftaran kurang
memperhatikan dan mengetahui tentang sistem penomoran rekam
medis. Bedasarkan hasil wawancara terhadap Kepala Rekam Medis
petugas rekam medis masih ada yang bukan lulusan rekam medis dan
menggunakan ijazah SMA bukan ijazah lulusan S1. Karena seharusnya
yang kerja di bagian unit rekam medis harus lulusan rekam medis
sedangkan yang bukan lulusan rekam medis harus menggunakan ijazah
SMA.
c. Gambaran Pengetahuan Petugas Pendaftaran
Berdasarkan hasil wawancara dari 6 orang petugas pendaftaran, petugas
kurang mengetahui tentang sistem penomoran rekam medis. Hasil ini
sesuai dengan hasil penelitian yang dilakukan oleh Winarni (2010),
yang menyatakan jika satu diantara faktor-faktor yang mempengaruhi
duplikasi penomoran rekam medis pada petugas pendaftaran adalah
faktor pengetahuan, karena menurut Notoatmodjo (2003), pengetahuan
adalah hasil penginderaan manusia, atau hasil tahu seseorang terhadap
objek melalui indera yang dimilikinya (mata, hidung, telinga, dan
sebagainya) sehingga dapat di simpulkan jika semakin besar tingkat
pengetahuan yang dimiliki petugas maka semakin kecil pila peluang
petugas pendaftaran untuk melakukan duplikasi penomoran rekam
medis. Jadi sebaiknya petugas rekam medis perlu pelatihan dan
meningkatkan wawasan luas.
d. Gambaran Pengalaman Petugas Pendaftaran
Berdasarkan hasil wawancara. petugas pendaftaran kurang mengetahui
tentang alur pendaftaran dan pentingnya dalam memberikan
penomoran rekam medis. Menurut Haditono (1999), pengalaman
52

merupakan suatu proses pembelajaran dan pertambahan perkembangan


protensi bertingkah laku baik dari pendidikan formal maupun non
formal atau biasa diartikan sebagai suatu proses yang membawa
seseorang kepada suatu pola tingkah laku yang lebih tinggi. Suatu
pembelajaran juga mencakup perubahaan yang relativ tepat dari
perilaku yang diakibatkan pengalaman, pemahaman dan praktek. Suatu
perusahaan akan cenderung memilih tenaga kerja yang berpengalaman
dari pada yang tidak berpengalaman. Hal ini disebabkan mereka yang
berpengalaman lebih berkualitas dari melaksanakan pekerjaan
sekaligus tanggung jawab yang diberikan perusahaan dapat dikerjakan
sesuai dengan ketentuan atau pemintaan perusahaan. Maka dari itu
pengalaman kerja mempunyai manfaat bagi perusahaan maupun
karyawan. Jadi sebaiknya petugas rekam medis perlu pelatihan dan
meningkatkan wawasan luas.
e. Pasien lama tidak membawa kartu identitas berobat (KIB) saat datang
berobat kembali ke Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD) Cibabat
Cimahi, ketika petugas pendaftaran menanyakan pada pasien apakah
pasien tersebut pernah berobat sebelumnya di RSUD Cibabat Cimahi,
biasanya pasien menjawab belum pernah sehingga dia didaftarkan
sebagai pasien baru.
f. Petugas pendaftaran kurang teliti apabila ada pasien yang tidak
membawa KIB dan tidak melakukan pengecekan terlebih dahulu pada
komputer, sehinga didaftarkan sebagai pasien baru.
g. Kesalahan pengetikan identitas pasien seperti penulisan nama ketika
petugas pendaftaran mencari data pasien di komputer.
h. Pasien yang datang berobat di rawat jalan sebelumnya pernah dirawat
di Unit Gawat Darurat (UGD), yang didaftarkan orang keluarga atau
orang lain dalam keadaan darurat yang terkadang tidak membawa KIB
sehingga didaftarkan dengan sepengetahuan yang mendaftarkan pasien
tersebut.
53

5. Dampak Yang Ditimbulkan Akibat Penomoran Rekam Medis Ganda


Pasien Rawat Jalan di Rumah Sakit Umum Daerah Cibabat Cimahi
Dari hasil pengamatan dan wawancara kepada petugas pendaftaran, ada
beberapa dampak yang yang ditimbulkan akibat penomoran rekam medis
ganda adalah sebagai berikut :
a. Petugas penyimpanan kesulitan dalam mencari berkas rekam medis
dikarenakan pasien mempunyai dua rekam medis sehingga
memperlambat pelayanan pasien untuk berobat jalan di poliklinik
b. Petugas rekam medis kesulitan dalam pengambilan dan pengembalian
kembali berkas rekam medis ke rak penyimpanan.
c. Pasien datang berobat ke rumah sakit tetapi berkas rekam medisnya
tidak ditemukan di rak penyimpanan sesuai nomor rekam medis yang
didaftarkan, tapi sebenarnya berkas rekam medis tersebut tersimpan
pada rak rekam medis nomor gandanya.
d. Pasien yang memiliki nomor rekam medis ganda terancam kehilangan
riwayat diagnosa penyakit sebelumnya karena status pada berkas rekam
medis tidak berkelanjutan.
e. Rekam medis merupakan berkas yang berisikan catatan dan dokumen
tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan
pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien, sehingga saat
terjadinya duplikasi penomoran maka pengobatan pasien menjadi
ketidaksinambungan.
f. Apabila terjadinya masalah hukum akan menjadi kesahalahan dan
bermasalah bagi rumah sakit karena data pasien tidak sesuai (valid)
disebabkan terjadinya nomor rekam medis ganda.

6. Upaya Yang Dilakukan Oleh Tenaga Perekam Medis Untuk


Mengatasi Masalah Dalam Penomoran Rekam Medis Ganda Pasien
Rawat Jalan Di Rumah Sakit Umum Daerah Cibabat Cimahi
Dari hasil pengamatan dan wawancara kepada petugas
pendaftaran dan petugas penyimpan mengenai upaya yang dilakukan oleh
54

tenaga perekam medis untuk mengatasi masalah dalam penomoran rekam


medis ganda pasien rawat jalan adalah sebagai berikut :
a. Petugas pendaftaran meninjau nomor rekam medis pasien yang datang
berobat
b. Petugas pendaftaran melihat nomor rekam medis yang sering
digunakan oleh pasien untuk berobat dan dilihat nomor rekam medis
terakhir dipakai saat berobat di rumah sakit
c. Petugas pendaftaran menanyakan kepada pasien, terakhir berobat di
poliklinik mana
d. Petugas pendaftaran menghubungi petugas penyimpanan untuk
menginformasikan nomor rekam medis ganda
e. Petugas penyimpanan menyatukan nomor rekam medis ganda tersebut
dengan melihat nomor rekam medis yang terakhir dipakai diletakkan
paling depan berkas rekam medis pasien tersebut dan disimpan di rak
penyimpanan.
f. Mendeteksi data pasien yang mengalami duplikasi nomor,
menggabungkan data pasien tersebut pada nomor rekam medis yang
tahun kunjungannya paling awal. Untuk kasus duplikasi satu nomor
dipergunakan untuk lebih dari satu pasien, mendeteksi data pasien yang
mengalami duplikasi, membuatkan nomor rekam medis yang baru bagi
pasien yang kunjungannya lebih baru.
g. Upaya pencegahan untuk menekan angka terjadinya kasus duplikasi
nomor rekam medis saat ini hanya berpatokan pada sumber daya
manusia untuk menyesuaikan tugasnya sesuai dengan prosedur tetap,
memberikan edukasi tentang pentingnya fungsi kartu berobat kepada
pasien serta memaksimalkan kerja petugas pendaftaran agar lebih teliti
dalam melakukan tugasnya.
BAB V
PENUTUP

A. Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian tugas akhir mengenai “Tinjauan Sistem
Penomoran Rekam Medis Pasien Rawat Jalan di Rumah Sakit Umum Daerah
Cibabat Cimahi” yang telah penulis paparkan pada pembahasan sebelumnya,
maka penulis mengambil kesimpualan yaitu :
1. Prosedur penomoran rekam medis pasien rawat jalan di Rumah Sakit
sudah memiliki standar prosedur operasional (SPO) yang telah ditetapkan
tentang sistem penomoran rekam medis, namun penerapan standar
prosedur operasional masih belum optimal dilaksanakan oleh petugas
pendaftaran sehingga terjadi penomoran rekam medis ganda dengan
persentase Desember 2017 sebesar 0,79 %, Januari 2018 sebesar 0,74 %
dan Februari 2018 sebesar 0,64 %.
2. Faktor penyebab terjadinya penomoran rekam medis ganda pasien rawat
jalan di Rumah Sakit Umum Daerah Cibabat Cimahi yaitu :
a. Karena pasien lama tidak membawa kartu identitas berobat (KIB) saat
berobat kembali ke Rumah Sakit Umum Daerah Cibabat Cimahi,
ketika petugas pendaftaran menanyakan pada pasien apakah pasien
tersebut pernah berobat sebelumnya di Rumah Sakit Umum Daerah
Cimahi, biasanya pasien menjawab belum pernah dan merupakan
pasien baru sehingga pasien didaftarkan sebagai pasien baru.
b. Petugas pendaftaran kurang teliti apabila ada pasien yang tidak
membawa kartu identitas berobat pasien (KIB) sehingga pasien
didaftarkan sebagai pasien baru.
c. Pasien yang datang berobat di rawat jalan sebelumnya pernah dirawat
di Unit Gawat Darurat (UGD), yang didaftarkan orang keluarga atau
orang lain dalam keadaan darurat yang terkadang tidak membawa KIB
sehingga didaftarkan dengan sepengetahuan yang mendaftarkan
pasien tersebut.

55
56

3. Dampak yang ditimbulkan akibat penomoran rekam medis ganda pasien


rawat jalan di Rumah Sakit Umum Daerah Cibabat Cimahi yaitu :
a. Pasien yang memiliki nomor ganda terancam kehilangan riwayat
diagnosa
b. Rekam medis merupakan berkas yang berisikan catatan dan dokumen
tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan
pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien, sehingga saat
terjadinya duplikasi penomoran maka pengobatan pasien menjadi
ketidaksinambungan
c. Pihak rumah sakit bisa dituntut hukum oleh pasien ataupun keluarga
apabila terjadi masalah hukum
d. Petugas rekam medis kesulitan dalam pengambilan dan pengembalian
kembali berkas rekam medis ke rak penyimpanan.
4. Upaya yang dilakukan dalam mengatasi masalah penomoran rekam medis
ganda pasien rawat jalan di RSUD Cibabat Cimahi yaitu:
a. Bagian pendaftaran meninjau nomor rekam medis ganda pasien yang
datang berobat
b. Petugas pendaftaran melihat nomor rekam medis yang sering
digunakan oleh pasien untuk berobat dan dilihat nomor rekam medis
terakhir dipakai saat berobat di rumah sakit,
c. Petugas pendaftaran menanyakan kepada pasien terakhir berobat di
poliklinik mana dan menghubungi petugas penyimpanan untuk
mengkonfirmasikan nomor rekam medis gandanya, selanjutnya
petugas penyimpanan menyatukan nomor rekam medis ganda tersebut
dengan melihat nomor rekam medis yang terakhir dipakai dan
diletakkan di paling depan berkas rekam medis pasien tersebut dan di
simpan di rak penyimpanan.
d. Untuk kasus duplikasi satu nomor dipergunakan untuk lebih dari satu
pasien, mendeteksi data pasien yang mengalami duplikasi,
membuatkan nomor rekam medis yang baru bagi pasien yang
kunjungannya lebih baru.
57

e. Upaya pencegahan untuk menekan angka terjadinya kasus duplikasi


nomor rekam medis saat ini hanya berpatokan pada sumber daya
manusia untuk menyesuaikan tugasnya sesuai dengan prosedur tetap,
memberikan edukasi tentang pentingnya fungsi kartu berobat kepada
pasien serta memaksimalkan kerja petugas pendaftaran agar lebih
teliti dalam melakukan tugasnya.

B. Saran
Sebagai bahan pertimbangan, adapun saran untuk mengatasi permasalahan
tersebut yaitu :
1. Sebaiknya petugas pendaftaran melaksanakan pelayanan pendaftaran
sesuai Standar Prosedur Operasional (SPO) yang telah ditetapkan dalam
meminimalisir kesalahan, khususnya dalam pemberian nomor rekam
medis.
2. Sebaiknya petugas pendaftaran terus sosialisasi dan melakukan
pemberitahuan kepada pasien atau keluarga pasien yang mendaftar untuk
selalu membawa kartu identitas berobat (KIB) setiap kali pasien datang
berobat ke rumah sakit.
3. Sebaiknya petugas pendaftaran terus memberikan edukasi tentang
pentingnya fungsi kartu berobat kepada pasien
4. Sebaiknya kepala rekam medis melakukan pengawasan dan evaluasi
secara rutin mengenai pemberian nomor rekam medis khusnya pada rekam
medis rawat jalan yang diadakan setiap bulan
5. Sebaiknya pada sistem informasi rumah sakit dapat mengembangkan
aplikasi pendaftaran yang terdapat peringatan seperti munculnya tulisan
“warning” terindikasi nomor rekam medis ganda pada layar komputer
ketika petugas pendaftaran mendaftarkan pasien yang mengatakan pasien
baru, tetapi sebenarnya pasien lama.
6. Serta memaksimalkan kerja petugas pendaftaran agar lebih teliti dalam
melakukan tugasnya.
DAFTAR PUSTAKA

Buku Ilmiah

Azwar, Azrul, (2010), Pengantar Administrasi Kesehatan, Jakarta : Binarupa


Aksara

Departemen Kesehatan RI, (1997), Pedoman Pengelolaan Rekam Medis Rumah


Sakit Di Indonesia Revisi I, Jakarta.

Departemen kesehatan RI, (2006), Pedoman Pengelenggaraan dan Prosedur


Rekam Medis Rumah Sakit Indonesia Revisi II, Jakarta.

Direktorat Jendral Bina Pelayanan Medik (2006), Pedoman Penyelenggaraan dan


Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia, Jakarta

Dirjen Yanmed, (2006), Pedoman Pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit Di


Indonesia , Jakarta : Depkes RI

Hatta, Gemala, R, (2013), Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan Di Sarana


Pelayanan Kesehatan Revisi II, Jakarta : UI Press

Mery, (2013), Manajemen Mutu Terpadu Dalam Pendidikan, Surabaya : Grasindo

Nasir (2011), Metodologi Penelitian Kesehatan, Yogyakarta :


Mulia Medika

Notoadmojo, Soekidjo, (2010), Metodologi Penelitian Kesehatan,


Yogyakarta : Niha Medika

Rustiyanto, Ery, (2009), Etika Profesi Perekam Medis dan Informasi Kesehatan,
Yogyakarta, Graha Ilmu

Sugiyono, (2012), Metode Penelitian Kualitatif dan R&D, Bandung :


Alfabeta

58
59

Sugiyono, (2014), Meode Penelitian Kombinasi (Mised Methods), Bandung :


Alfabeta

Jurnal

Agung Wibawa Oki, Astuti Retno (2015), Tinjauan Sistem Penomoran di TPP
RST TAMTAMA SEMARANG. Universitas Dian Nusantara:Semarang.
http://eprints.dinus.ac.id/17386/ Diakses tgl 20 Februari 2018

Berry Fether, dkk. (2015). Analisis Sistem Pendaftaran Pasien Rawat Jalan di
Puskesmas Kecamatan Duren Sawit Jakarta Timur 2014. Jurnal
Manajemen Informasi Kesehatan, Vol.3, No.2, Maret 2015.

Rokaiyah,Siti (2015). Tinjauan Pelaksanaan Sistem Penomoran Di Tempat Di


Tempat Pendaftaran Pasien Rumah Sakit Permata Bunda
Purwodadi.Universitas Dian Nusantara: Semarang.
http://eprints.dinus.ac.id/17382/. Diakses tgl 8 Mei 2017

Hatta (2012)

Muldiana,Ikka (2016). Analisis Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Duplikasi


Penomoran Rekam Medis Di Rumah Sakit Atma Jaya Jakarta. Universitas Esa
Unggul : Jakarta Barat.
http://digilib.esaunggul.ac.id/analisis- faktorfaktor-yang- mempengaruhi-duplikasi-
penomoran-rekam- medis-di-rumah-sakit-atma-jaya-jakarta-7775.html. Diakses tgl
17 juli 2018
Http://kbbi.kemdikbud.go.id/. 1 Maret 2018 08.25

Dokumen

Peraturan Bersama Menteri Kesehatan Dan Badan Kepagawaian Negara Nomor


48 Tahun 2014 Dan Nomor 22 Tahun 2014 Tentang Jabatan Fungional
Perekam Medis Dan Angka Kreditnya

Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 340 Tahun 2010 Tentng Klasifikasi Rumah
Sakit
60

Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 165 Tahun 2017 Tentang Pola Tarif Rumah
Sakit Badan Layanan Umum

Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 269 Tahun 2008 Tentang Rekam Medis
Tentang Rekam Medis.

Undang-Undang Nomor 29 Tahun 2004 Tentang Praktek Kedokteran

Undang-Undang Nomor 44 Tahun 2009 Tentang Rumah Sakit

Undang-Undang Nomor 36 Tahun 2009 Tentang Kesehatan

Keputusan Direktur RSUD Cibabat Nomor 445/Kep.2321/RSUDCCBT/2016


tentang Penetapan Buku Pedoman Rekam Medis RSUD Cibabat.
RIWAYAT HIDUP PENULIS

FOTO

A. Identitas diri
Nama : Adi Haryanto
Tempat Tanggal Lahir : Mpili, 08 April 1994
Jenis Kelamin : Laki-Laki
Agama : Islam
No HP : +6282327311919
Email : adihusenst40@gmail.com
Alamat : Gg. Karya II No.2 RT/RW 003/001
Kecamatan Cicendo, Cimindi Bandung
B. Riwayat Pendidikan
1. SDN 1 O’o Donggo (2001-2007)
2. SMPN 1 Donggo (2007-2010)
3. MAN 1 Kota Bima (2010-2013)
4. Politeknik TEDC Bandung Jurusan Rekam Medis dan Informasi
Kesehatan (2015 s.d 2018)
C. Pengalaman Praktek
1. Praktek Kerja Lapangan RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung Tahun 2016
2. Praktek Kerja Lapangan RSUD Cibabat Cimahi Tahun 2017
3. Praktek Kerja Lapangan RSUD Cibabat Cimahi Tahun 2018

Anda mungkin juga menyukai