PURCHASING

Kartika Yuliani, S.Gz., MPH

 Marketing channels &
Foodservice operations
 Flow of Food
Menu Purchasing Receiving Storing
planning

Serving Holding Cooking Preparing

Cooling Reheating
Purchasing/Procurement
Pembelian menurut Kemenkes (2018) adalah
serangkaian kegiatan penyediaan macam, jumlah,
spesifikasi bahan makanan untuk memenuhi
kebutuhan konsumen/ pasien sesuai ketentuan/
kebijakan yang berlaku.

Pembelian merupakan proses yang kompleks dan

dinamis dengan tujuan untuk memenuhi bahan-bahan
makanan dan peralatan yang dibutuhkan oleh suatu
penyelenggaraan makanan.
 Alur Sederhana Aktivitas Pembelian
Mengidentifikasi kebutuhan dengan
membuat rencana baru untuk setiap unit

Membuat standar kualitas setiap bahan

makanan dan menulis spesifikasinya

Mengestimasi jumlah yang dibutuhkan

Menghitung inventori yang diinginkan

atau banyak stok setiap item
 Alur Sederhana Aktivitas Pembelian
Mengidentifikasi jumlah yang akan dibeli dengan
mengurangi banyak stok dengan jumlah yang
diharapkan

Membuat pesanan

Melakukan riset pasar tentang ketersediaan

vendor-vendor produk yang potensial

Memilih dan melakukan negosiasi dengan

vendor
Prinsip Purchasing

The right
The right price The right time
quantity

The right
The right place
quality
Metode--Metode Pembelian
Metode
• Menurut Palacio, terdapat 2 metode
pembelian yaitu informal atau open-market
buying dan formal competitive bid buying.
• Pemilihan metode ini berdasarkan pada
kebijakan/ peraturan institusi, kondisi institusi
(ada tidaknya penyimpanan), besar tidaknya
institusi, jumlah uang yang tersedia, lokasi
vendor, dan frekuensi pengiriman.
• Terkadang variasi 2 metode pembelian diatas
lebih dipilih oleh institusi terutama selama
kondisi pasar tidak menentu.
Informal purchasing
• Informal purchasing adalah metode
pembelian yang umumnya digunakan pada
penyelenggaraan makanan yang kecil.
• Pada sistem ini, pembeli memesan bahan-
bahan makanan yang dibutuhkan dari
beberapa daftar vendor berdasarkan
penawaran harga per hari, minggu,atau
bulan.
• Pesanan akan dibuat setelah
mempertimbangkan harga yang telah
disesuaikan dengan kualitas, pengiriman, dan
layanan-layanan lain yang ditawarkan.
 Formal Competitive Bid Buying

Pembelian menggunakan metode ini harus mempersiapkan spesifikasi dan jumlah yang
dibutuhkan untuk dikirim pada vendor-vendor calon rekanan

Selanjutnya, vendor-vendor tersebut akan menentukan harga-harga bahan yang akan

dipesan pembeli pada jangka waktu yang telah ditentukan oleh pembeli.

Tawaran untuk menjadi rekanan dari pembeli dapat bersifat formal melalui iklan di koran,
pengumuman yang diprint kemudian didistribusikan secara luas atau dengan cara kurang
formal seperti mengirim pengumuman pada vendor–vendor yang diinginkan saja.
 Kelebihan dan kekurangan formal
competitive bid buying
Kelebihan Kekurangan

• Menguntungkan jika diterapkan • Memerlukan waktu yang lama dan

oleh institusi penyelenggara perencanaan yang matang
makanan yang besar/ biasanya • Memungkinkan terjadinya
diterapkan oleh institusi manipulasi ketika uang yang
pemerintah ditransaksikan dalam jumlah yang
• Jika ditulis secara rinci dapat besar
mengurangi kesalahpahaman yang
mungkin terjadi terkait kualitas
bahan makanan, harga, dan
pengiriman.
• Sistem ini bagus untuk pembelian
makanan kaleng, produk-produk
beku, bahan makanan pokok, dan
bahan makanan yang tidak mudah
rusak.
 Beberapa Variasi Metode Pembelian
Menurut Palacio

Cost-Plus Prime Vending Blanket Purchase Just in Time

Purchasing • Pembelian dengan cara Agreement Purchasing
• Pembeli setuju ini menggunakan • Kadang-kadang • Untuk menyediakan
membeli item-item persetujuan formal digunakan ketika ada produk dalam jumlah
tertentu dari pemasok dengan satu vendor banyak jenis item yang tertentu untuk
selama periode waktu untuk menyediakan dibeli dari pemasok- produksi dengan
yang telah ditentukan mayoritas produk yang pemasok lokal tetapi pengiriman pada saat
berdasarkan dibutuhkan jumlah, jenis, dan (just in time) mulai
tambahan harga • Harga bisa lebih murah kebutuhan produksi .
tetap diatas biaya karena pembelian pengirimannya belum • Contoh produk: daging
vendor. Efektif untuk berjumlah besar tetapi bisa ditentukan segar, susu, roti, dll.
pembelian dengan masalah dengan
volume besar. vendor potensial ada.
Metode Pembelian Bahan
Makanan menurut Kemenkes
(2013)
Pembelian langsung ke pasar (open market buying)

Pelelangan (the formal competitive of bid)

Pembelian musyawarah (the negotiated of buying)

Pembelian yang akan datang (future contract)

Pembelian tanpa tanda tangan (unsigned contracts action) :

1. Firm the opening price 2. Subject approval of price (SOAP)
 Open market buying

Pembeli akan Biasa digunakan oleh

mengumpulkan informasi institusi yang melayani
Cara pembelian bersifat
pasar tentang macam, sekitar 50 pelanggan atau
setengah resmi
kualitas, harga, dan bahan yang dipesan
ketersediaan makanan masih berjumlah terbatas

Prosedur sederhana.
Transaksi penawaran
Terkadang bon pesanan, Rekanan harus dipastikan
harga bisa dilakukan
penerimaan dan dapat dipercaya
namun sukar diawasi
pencatatan tidak ada.
 Pelelangan/ The formal competitive of bid

Merupakan cara pembelian

resmi dan mengikuti prosedur
Batas pengadaan barang dan jasa
pembelian yang telah dijabarkan
minimal Rp 50.000.000,00
dalam keputusan presiden serta Diterapkan oleh institusi besar
menurut Keppres No. 80 tahun
peraturan yang ditetapkan
2003
Pemerintah Daerah ataupun
penanggung jawab tertentu

Pemberitahuan/ undangan
pelelangan dapat disebarkan
Metode ini memberi kesempatan
melalui media massa, radio, Rekanan harus dipastikan dapat
sesama penjual untuk bersaing
surat kabar, poster di institusi dipercaya
kompetitif
dan lain-lain
 Pembelian dengan pelelangan
terdapat 4 cara yaitu:
Pelelangan • Dilakukan terbuka dengan pengumuman resmi atau media massa
• Untuk pembelian diatas 50 jt dan diselenggarakan secara tertulis
umum
Pelelangan • Dilakukan dengan rekanan terpilih mampu yang sesuai
• Untuk pembelian diatas 50 jt
terbatas
Penunjukkan • Dilakukan dengan menunjuk rekanan tanpa melalui pelelangan
umum
langsung • Nilai Pembelian 5 juta – 15 juta

Pembelian • Dilakukan dengan membeli langsung bahan makanan yang diperlukan

langsung
 Pembelian dengan Musyawarah/
The negotiated of buying

Hanya dilakukan untuk bahan

makanan yang tersedia pada
Termasuk pembelian setengah Pembeli dan penjual mengadakan
waktu tertentu, jumlah terbatas,
resmi atau setengah formal. kesepakatan sebelumnya
dan merupakan bahan makanan
yang dibutuhkan klien.

Pembeli mendatangi penjual

secara langsung dan memberikan
SPPH kepada rekanan
selanjutnya rekanan
menyampaikan SPPHnya dan
langsung mengikuti prosedur
administrasi yang berlaku
 Pembelian untuk waktu yang akan
datang/ Future Contract

Karena produk bahan

Dirancang untuk bahan
makanan yang telah
terjamin pasti, terpercaya,
mutu, keadaan, dan harga
makanan yang dibatasi,
Makanan dipesan sesuai
sehingga pembeli berjanji
waktu dan kebutuhan
akan membeli makanan
pembeli
tersebut dengan
kesepakatan harga saat ini
 Kontrak tanpa tanda tangan (3T) /
Unsigned contracts action

Perjanjian dilakukan atas Terdapat 2 cara pelaksanaan

dasar kepercayaan sehingga
Termasuk pembelian
pihak rekanan harus
setengah resmi atau formal.
memiliki reputasi yang
tinggi
kontrak 3T yaitu: 1. Firm at
the opening price (FAOP) 2.
Subject approval of price
(SOAP)
 Pelaksanaan Kontrak 3T
Firm at the opening price Subject approval of price
(FAOP) (SOAP)
• Pembeli memesan bahan • Pembeli dapat memesan
makanan pada rekanan saat bahan makanan pada saat
dibutuhkan dan harga dibutuhkan dengan harga yang
disesuaikan dengan harga sudah ditetapkan terlebih
pembelian saat transaksi dahulu.
berlangsung

Kedua cara ini hanya digunakan untuk bahan makanan yang mutunya sudah terjamin
dan penggunaannya tidak terlalu sering
Proses Pembelian
bahan makanan
menurut Palacio
Spesifikasi Bahan Makanan
Spesifikasi Bahan Makanan
• Yaitu standard mutu yang
ditetapkan terhadap bahan
makanan yang akan diadakan
memenuhi kebutuhan
Kriteria untuk
menentukan spesifikasi
bahan makanan:
• Nama bahan makanan/ nama produk
• Warna bahan makanan
• Bentuk bahan makanan
• Kualitas bahan makanan
• Jumlah produk (dalam 1 kg= ... Buah)
• Ukuran
• Keterangan khusus misalnya identitas
pabrik atau produsen.
 Tipe Spesifikasi Bahan Makanan
Spesifikasi • Bahan makanan dapat diukur secara obyektif dengan menggunakan
instrumen tertentu
teknik
Spesifikasi • Spesifikasi sederhana lengkap dan jelas isinya meliputi : nama bahan
makanan, ukuran/tipe, tingkat kualitas, umur bahan makanan, warna
bahan makanan, identifikasi produk, kandungan produk, satuan bahan
penampilan makanan.

Spesifikasi • Diaplikasikan pada kualitas yang dikeluarkan pabrik

pabrik
Kriteria Spesifikasi Bahan
Makanan Menurut Palacio.
• Nama produk.
• Brand atau grade produk.
• Unit atau satuan yang diberi harga.
• Nama dan ukuran wadah atau
container.
• Jumlah per container.
 Untuk beberapa jenis makanan, terdapat informasi
tambahan yang perlu ditulis dalam spesifikasi

Sayur dan buah Makanan kaleng Makanan beku Produk daging- Produk susu
segar • Tipe atau style • Varietas dagingan • Kandungan lemak susu
• Varietas • Kemasan • Suhu selama pengiriman • Umur • Kandungan susu padat
• Tingkat kematangan • Ukuran dan pada penerimaan • Market class • Jumlah bakteri
• Lokasi geografi misal apel • Tipe sirup / cairan • Potongan daging • Suhu selama pengiriman
malang dll. • Berat kering • Instruksi pemotongan dan penerimaan.
• Contoh: pisang yang • Berat jenis yang tepat
hampir matang berwarna • Range berat
kuning pucat dengan • Kandungan lemak
ujung berwarna hijau.
• Kondisi saat penerimaan
Contoh Spesifikasi Makanan

Sumber: https://opentextbc.ca/basickitchenandfoodservicemanagement/chapter/purchasing/
Contoh
spesifikasi
bahan
makanan
 REFERENSI

1. BC Cook Articulation Commitee. 2015. Basic Kitchen and Food Service

Management. Download at:
https://opentextbc.ca/basickitchenandfoodservicemanagement/chapter/purc
hasing/.
2. Palacio J.P. & Monica Theis. 2009. Introduction to Foodservice. New Jersery:
Pearson Prentice Hall.
3. Pucket, R. P. 2004. Food Service Manual for Health Care Institutions. San
Francisco: AHA Press.
4. Bakri, B., Ani Intiyati, & Widartika. 2018. Bahan Ajar Gizi: Sistem
Penyelenggaraan Makanan Institusi. Jakarta: Kemenkes RI.
 TUGAS INDIVIDU

1. Buat spesifikasi bahan makanan rumah sakit untuk 7 hari siklus menu.