HAY VIDA DESPUES DEN UN ERP?

Situaciones Relevantes:
1. Selección del proveedor de servicios de consultoría para la implementación del
SOFTWARE: No se siguieron eficientemente las etapas de implementación del ERP,
por ejemplo en la selección del proveedor de los servicios de consultoría
escogieron un proveedor que aunque era el mismo que les vendió el paquete no
tenía el suficiente conocimiento de la funcionalidad del mismo, además hablaban
otro idioma y las personas que estaban recibiendo la capacitación no eran
bilingües.
2. Selección del equipo interno implementador del SOFTWARE: No hubo una
adecuada selección del personal encargado para ejecutar el proceso de
implementación, enviaron personal del cual podían prescindir en la operación pero
no necesariamente era el que más dominio y conocimiento tenía de ésta, lo que
es un factor clave en este tipo de implementación
3. Capacitación al equipo implementador interno en el manejo de la herramienta:
Poca profundidad de los cursos por parte del proveedor del sistema, se evidencia
que los consultores seleccionados no conocían la funcionalidad del sistema
4. Elaboración del blueprint del sistema: Se hicieron caracterizaciones de
parámetros con base en otras empresas y basados en la experiencia de los
consultores que en algunos casos era escasa
5. Adquirir e instalar el nuevo equipo de hardware: Se toma la decisión de adquirir
el equipo con más bajo costo, no previendo de esta forma las actualizaciones
necesarias a futuro con el crecimiento de la operación
6. Instalación y configuración del ERP: Se contrató muchos programadores de bajo
costo, en lugar de pocos con experiencia comprobada.
Los funcionales del equipo trabajaban tiempo parcial en el proyecto porque debían
compartir su tiempo con el trabajo del día a día. Las particularidades que
necesitaban ser modificadas para la empresa no fueron tomadas en cuenta por los
consultores, entonces el sistema no hacia lo que se necesitaba sino que la empresa
debía adaptarse a lo que el sistema le imponía
7. Capacitación a usuarios finales: No se capacitó a todos los usuarios finales, sólo a
usuarios claves. Lo cual se refleja en falta de dominio y por supuesto errores al
operar y retrasos. También faltó en las pruebas del sistema y modelamiento
involucrar a los usuarios finales
8. Desarrollo del piloto de prueba: Las pruebas de integración demostraban la falta
de trabajo en equipo al momento de modelar la aplicación. Estas pruebas en su
mayoría no fueron con los usuarios finales.

Análisis del problema:

Uno de los principales inconvenientes que se puede apreciar en todo este proceso,
fue la falta de definición de un equipo multidisciplinario que debió estar
conformado por expertos consultores, de los que debió evaluarse inicialmente sus
hojas de vida y conocer de antemano la experiencia que tenían en cada uno en
cada una de sus áreas, y por otro lado con líderes funcionales de la compañía que
conocieran el detalle de la operación. El liderazgo y compromiso de todos es una
pieza fundamental pues al final se podía observar que no todos estaban
comprometidos o entendían la magnitud de los cambios que exigía este proyecto.

Las empresas se construyen y funcionan con personas, es por esto que nunca se
puede pensar en este tipo de cambios organización sin tenerlas en cuenta. Uno de
los errores más comunes en los que a menudo caen las compañías es concentrarse
mucho en las mediciones “hard” y prestar poca atención a temas no tan fáciles de
medir, como por ejemplo, actitudes, valores, sentimientos y puntos de vista, para
esto era importante manejar un programa de cambio para considerar los aspectos
de las personas, a las cuales se les debe involucrar y hacer parte de todo el proceso
haciéndoles ver todas las ventajas de él y lo que les beneficiara a largo plazo.

Análisis de alternativas de solución:

 Seguir con los sistemas y procesos que se venían manejando, aplazando así la
implementación
 Diseñar un programa de manejo del cambio para que todo el personal se adapte al
nuevo software y motivarlo para lograr sentido de pertenencia hacia la compañía y
que el proceso funcione, sin paradigmas que obstaculicen la implementación
 No desmontar el ERP, estabilizar la operación y potencializar el nuevo software,
buscando las ventajas e identificando los puntos por mejorar, involucrar los líderes
de procesos, capacitar correctamente a todas las personas para que puedan
operar el sistema de manera adecuada.
 Solución y Conclusiones:

 El equipo gerencial de bebidas Olaya debe redefinir el equipo multidisciplinario,

sus líderes, ya que es un factor de éxito en la función de un buen gerenciamiento
y administración del proyecto. La selección debería basarse en individuos con una
alta motivación y con mente abierta para las tareas que atañen a funciones
horizontales, que puedan identificar las fallas existentes y aportar para corregirlas.
 Es necesario pasar más tiempo con los usuarios finales del sistema para que ellos
lo moldeen y no dejar simplemente al equipo de implementación que haga lo que
considera más adecuado para el usuario final, sugiero que como plan de choque se
involucre este personal de tiempo completo, dejando a cargo de las tareas del día
a día a sus segundos en la compañía, manejar un esquema con ellos de
remuneración adicional también funciona, en nuestra compañía se hizo tras la
implementación de SAP y el personal sintió que sus trasnochos y esfuerzos
adicionales fueron recompensados
 Asumir que lo más difícil del cambio es vencer la inercia cultural, que tendrá que
cambiar sus procesos internos, ya que no se puede ajustar un ERP a los procesos,
sino que ambos deben confluir juntos, conformar un grupo de manejo del cambio
para que trabaje con el equipo las barreras existentes

El éxito en toda implementación de un ERP, está en seguir de forma rigurosa cada una de
sus etapas, involucrar dentro del equipo implementador las personas que mejor conocen
los procesos y una capacitación a todos los usuarios finales son claves para mitigar los
riesgos. Con una cuidadosa planificación, asignación de recursos y compromiso de gestión
se minimizará el impacto en los procesos y se percibirá según vaya avanzando la
implementación resultados positivos