Configuración de Gmail para administradores

En esta guía
1. Activa funciones de la Consola de Administración

2. Importa tu correo electrónico anterior

3. Utiliza etiquetas y la función de búsqueda

4. Añade tu firma

5. Usa Gmail con una dirección secundaria

6. Forma a tu equipo

Qué necesitas
Una cuenta de administrador de G Suite

30 minutos
Descubre las posibilidades de Gmail para el trabajo
Quizás estés familiarizado con Gmail como solución
para mantenerte en contacto con familiares y amigos.
Pero, ¿sabías que Gmail también cuenta con eficaces
funciones empresariales?

Con tu cuenta de G Suite, puedes utilizar Gmail para

organizar y localizar los mensajes importantes
rápidamente. Los jefes pueden delegar sus buzones
de correo en otro miembro del equipo.

Puedes programar reuniones de Hangouts desde

la bandeja de entrada. ¡Todo eso y mucho más!

A continuación, te recomendamos cómo empezar...

1. Personaliza la configuración 2. Importa el correo 3. Utiliza etiquetas y la función de búsqueda 4. Añade una firma 5. Usa un alias 6. Forma a tu equipo

Localiza Gmail en la Consola Haz clic en un

paso para consultarlo.
de Administración de Google
Para empezar a configurar Gmail para tu equipo, ve a la página de
Gmail en la Consola de Administración y, a continuación, activa
algunas funciones empresariales clave.

1. Inicia sesión en la Consola de Administración

de Google con tu contraseña y tu dirección
de correo electrónico completa de G Suite.

2. En el panel de control, haz clic en

Aplicaciones.

3. Haz clic en G Suite.

4. Desplázate hacia abajo y haz clic en Gmail

en la lista de servicios.
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Abre tu configuración de Gmail

En la página de Gmail de la Consola de Administración,
puedes seleccionar opciones relacionadas con la forma
en que los miembros del equipo pueden enviar y
administrar el correo.

Te recomendamos que configures el ajuste para

que puedan importar los mensajes de su programa
de correo electrónico anterior, recibir confirmaciones
de lectura de correo electrónico y delegar sus buzones
de correo en otro miembro del equipo.

Para empezar, haz clic en Configuración de usuario

para abrir la página Configuración avanzada.
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Activa la configuración recomendada para tu equipo

En la página Configuración avanzada de Gmail, localiza estas secciones para activar las funciones
recomendadas. También puedes revisar otros ajustes.

No olvides hacer clic en Guardar una vez que hayas terminado.

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Importa tu correo anterior a G Suite

Si guardas toda una vida en la bandeja de entrada, es probable que quieras importar tu correo electrónico
a la nueva cuenta de G Suite.

Para obtener instrucciones sobre cómo importar el correo anterior, consulta los enlaces siguientes y haz
clic en el que mejor se ajuste al programa de correo electrónico que utilizabas. Verás los pasos donde se
indica cómo importar el correo fuera de esta guía. Cuando termines, vuelve aquí para completar esta guía.

¿Dónde está tu correo ahora?

● Microsoft Outlook® 2003-13®

● Programa de Mac como Apple Mail o Thunderbird®

● Host de correo web como Yahoo®, Hotmail o AOL®

● Una cuenta personal de Gmail

Más información: Todas las opciones de importación

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Ve a tu bandeja de entrada de Gmail

Ahora que ya has activado las funciones clave de Gmail y has
importado tu correo anterior, preparemos la bandeja de entrada
de Gmail para el trabajo.

Tú y tu equipo podéis abrir Gmail:

1. Desde la barra de dirección del navegador, escribiendo

mail.google.com/a/tudominio.com (o mail.tudominio.com,
si has personalizado tu dirección de servicio de Gmail).

2. Desde otro servicio de G Suite en el que hayas iniciado sesión,

como Calendar o Drive, haciendo clic en Menú de aplicaciones
en la parte superior de la página y, a continuación, en Correo.

(Como administrador, puedes abrir Gmail directamente desde la Consola de

Administración y volver a la aplicación más tarde mediante el Menú de aplicaciones).
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Organiza los mensajes con etiquetas

Probablemente quieras organizar los mensajes
para fines laborales.

En tu programa de correo anterior, quizás

hayas guardado en carpetas los mensajes que
te interesaba conservar.

En Gmail no se utilizan carpetas, sino etiquetas.

Un correo electrónico puede tener varias etiquetas
asignadas, lo que permite encontrar más fácilmente
aquello que se busca.

Por ejemplo, podrías asignar a un mensaje de un

cliente las etiquetas Clients y Projects. Solo habrá una
copia del mensaje, pero este se mostrará cuando hagas
clic en cualquiera de las dos etiquetas.
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Etiqueta los mensajes que quieras

Crea una etiqueta y asígnala a un mensaje siguiendo
estos pasos:

1. En la parte superior de un mensaje de correo

electrónico, haz clic en .

2. Selecciona Crear nueva etiqueta, introduce

el nombre de la nueva etiqueta y haz clic en Crear.

3. La etiqueta se aplica automáticamente al mensaje.

Y ahora viene lo bueno. Puedes asignar tantas etiquetas como

quieras a un mensaje y buscarlo luego por cualquiera de ellas.

Para etiquetar más mensajes:

En la bandeja de entrada, marca las casillas de los mensajes para seleccionarlos, haz clic en Etiquetas
y, a continuación, marca las casillas de las etiquetas que quieras añadir a los mensajes
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Encuentra los mensajes etiquetados

Para mostrar todos los mensajes que tengan asignada una etiqueta concreta, realiza una de estas acciones:

● En la parte izquierda, debajo de REDACTAR,

haz clic en la etiqueta en la barra lateral.

● O bien, en el cuadro de búsqueda,

escribe in:nombredeetiqueta
(donde nombredeetiqueta es el nombre
de la etiqueta).

A continuación, vamos a ver otras formas

de utilizar el cuadro de búsqueda de Gmail...

Más información sobre cómo crear etiquetas

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Busca correos electrónicos por palabra clave

Acabamos de ver cómo utilizar el cuadro de búsqueda de
Gmail para localizar mensajes con una determinada
etiqueta. Pero la función de búsqueda también se
puede usar de otras formas.

En primer lugar, puedes buscar una o varias palabras

clave que aparezcan en cualquier parte del mensaje
(en el asunto, el cuerpo o el nombre del remitente).

En los resultados se mostrarán los mensajes

que contengan todas las palabras clave.
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Define mejor la búsqueda

Para restringir aún más la búsqueda y ver otras
opciones, haz clic en la flecha Mostrar opciones
de búsqueda en la barra de búsqueda de Gmail.

Aquí puedes introducir criterios específicos, como

la fecha de un correo electrónico y si contiene
o no archivos adjuntos.

Por ejemplo, quizás quieras encontrar un mensaje

de Alice que tenga un archivo adjunto y que se
haya enviado en un periodo de tiempo determinado.

Y si quieres buscar con más rapidez...

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Utiliza accesos directos de búsqueda

Puedes introducir los criterios directamente en la barra
de búsqueda sin tener que abrir las opciones de búsqueda.

Por ejemplo, introduce from:alice en la barra de búsqueda

para localizar mensajes de Alice.

Añade has:attachment para definir mejor la búsqueda

y encontrar solo los mensajes de Alice que tengan un
archivo adjunto.

No te olvides de incluir un espacio entre los criterios

de búsqueda.

Te sorprenderá la rapidez con la que encontrarás un

determinado mensaje, sin importar el tamaño de tu
bandeja de entrada.
Más información sobre la función de búsqueda en Gmail
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Crea tu firma de correo electrónico profesional

Puedes añadir automáticamente una firma a
los mensajes que envíes. Tu firma podría incluir
tu nombre y cargo, e información de contacto
de la empresa.

1. En la parte superior de la página de Gmail,

haz clic en y selecciona Configuración.

2. En la pestaña General, desplázate hasta la sección

Firma para redactarla. Utiliza la barra de formato
para añadir colores de texto, estilos, enlaces
e incluso una imagen.

Pero antes de guardar ese cambio...

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Muestra tu firma en las respuestas

Tu firma aparecerá al final de todos los mensajes
que envíes. Sin embargo, a menos que especifiques
lo contrario, no se mostrará en las respuestas a
tus mensajes.

Si quieres que tu firma esté siempre visible, incluso

en las respuestas, marca la casilla Insertar esta
firma antes del texto citado...

Cuando hayas terminado, haz clic en Guardar cambios.

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Usa un alias para enviar correo

Si quieres tener una dirección de correo electrónico secundaria,
añade un alias de correo y envía y recibe mensajes de tus dos
direcciones desde la misma bandeja de entrada de Gmail.
Por ejemplo, podrías utilizar cassy@solarmora.com y
cassandra@solarmora.com.

Añadir un alias no afecta al límite en el número de usuarios.

Los alias también permiten enviar mensajes con la dirección

principal o la alternativa desde la misma bandeja de entrada
de Gmail.

Después de configurar el alias, haz clic en tu dirección en el

campo De de un mensaje nuevo y selecciona la que quieras
que vea el destinatario.

Más información: Enviar correo con un alias

Personaliza la configuración Importa el correo Utiliza etiquetas y la función de búsqueda Añade una firma 5. Usa un alias 6. Forma a tu equipo

Configura tu alias en Gmail

1. Inicia sesión en G Suite y abra Gmail.
2. En la esquina superior, haga clic en y selecciona Configuración.
3. Haz clic en Añadir otra dirección de correo tuya en la sección
Enviar mensaje como de la pestaña Cuentas.
4. Introduce la dirección alternativa (y opcionalmente otro nombre),
deje marcada la casilla Tratarlo como un alias (opción
predeterminada y haz clic en Siguiente paso >>.
5. Haga clic en Enviar verificación.
6. Para verificar el nuevo alias, realiza una de estas acciones:
● Inicia sesión en tu correo electrónico alternativo y haz clic en el enlace en el mensaje de verificación.
● O bien, introduce el código de confirmación en la sección Cuentas de tu configuración de correo
de G Suite.

Nota: Si no recibes el correo electrónico de verificación, ponte en contacto con el administrador de G

Suite para confirmar si está configurada la opción de alias de dominio o de correo electrónico.

Más información sobre la gestión de alias de correo electrónico

Personaliza la configuración Importa el correo Utiliza etiquetas y la función de búsqueda Añade una firma Usa un alias 6. Forma a tu equipo

Lista de tareas pendientes de Gmail para tu equipo

Ahora que ya has empezado a utilizar algunas de las funciones empresariales de Gmail, es momento de
ayudar a tu equipo a familiarizarse con Gmail. Aquí tienes nuestras sugerencias sobre lo que debe hacer
cada uno de sus miembros en primer lugar.

Cada miembro debe:

1. Importar su correo electrónico anterior a G Suite

2. Aprender los principios básicos del envío de correo

3. Crear una firma, etiquetas y filtros

Personaliza la configuración Importa el correo Utiliza etiquetas y la función de búsqueda Añade una firma Usa un alias 6. Forma a tu equipo

Consigue más formación para tu equipo

¿Qué debemos hacer a continuación? Os recomendamos que visitéis el Centro de Aprendizaje de G Suite
en gsuite.google.es/learning-center para obtener información y formación adicionales sobre Gmail.

Visitar el Centro de aprendizaje

Allí encontrarás:
● Vídeos y guías de formación de Gmail

● Preguntas frecuentes de usuarios empresariales

● Más funciones empresariales de Gmail

 Enhorabuena. Has configurado Gmail para tu equipo.

Ahora ya sabes cómo:

Personalizar la configuración de Gmail en la
Consola de Administración
Importar tu correo electrónico a G Suite
Organizar y localizar los mensajes
mediante etiquetas
Buscar mensajes de Gmail.
Crear tu firma profesional.
Añadir una dirección de correo electrónico
alternativa (alias)
Formar a tu equipo para que utilice Gmail

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