SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

PROCEDIMIENTO DE DIFUSIÓN DE LA INFORMACIÓN.

PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL.

PROCEDIMIENTO: DIFUSIÓN DE LA INFORMACIÓN.
Objetivo: Establecer los lineamientos y las actividades que permitan una eficaz comunicación dentro o fue
los diferentes niveles y funciones a los cuales se acopla la organización.

Responsable: Alta direccion

Generalidades:
Difusión: Es el proceso de propagación o divulgación de conocimientos, noticias, actitudes, costum

Información: En sentido general, la información es un grupo organizado de datos procesados que integran
determinado ente o fenómeno; permitiendo que el hombre adquiera el conocimiento necesario para la tom
vida cotidiana.

Registro: Un registro es un reconocimiento de una determinada situación que se considera de relevancia. E

un número extenso de circunstancias que tienen en común el hecho de dejar asentado un determinado fen
particularidades específicas con la finalidad de que exista un conocimiento al respecto para terceros o para

Comunicación: La comunicación es el proceso de transmisión de información entre un emisor y un recepto

interpreta un determinado mensaje.
Comunicación Interna: Son todas aquellas publicaciones que son exclusivas de un área, departamento y/o
comunican al interior de las Organizaciones.
Comunicación Externa: Son todas aquellas publicaciones de un área, departamento y/o la Comunidad que
de las Organizaciones. En los diferentes Canales de Comunicación.
Divulgación: Es la acción y el efecto de la revelación (difusión, promover o publicar algo para que esté dispo
Documentos asociados:

solicitud , elaboracion, modificacion

Normatividad

ACTIVIDADES
Fin
INICIO
 Fin
INICIO

Identificar necesidades de
comunicación y/o información
interna y/o externa.

Revisa y valida la
información a difundir.

Envía la información a la
Oficina de Difusión y
Concertación.

Diseñar el medio de
comunicacion.

Difunde información.
 Verifica la eficacia de
difusión y comunicación.

FIN
 Versión: 01
EMA INTEGRADO DE GESTIÓN Fecha: 20/06/2018
MIENTO DE DIFUSIÓN DE LA INFORMACIÓN.
Código: P009-DI

INFORMACIÓN.
las actividades que permitan una eficaz comunicación dentro o fuera de la empresa entre
cuales se acopla la organización.

Alcance: Este procedimiento aplica para la difusión de toda la comunicación ya

sea interna y/o externa a los clientes o comunidad en general.

ón o divulgación de conocimientos, noticias, actitudes, costumbres, modas, etc.

rmación es un grupo organizado de datos procesados que integran un mensaje sobre un

endo que el hombre adquiera el conocimiento necesario para la toma de decisiones en su

nto de una determinada situación que se considera de relevancia. El término puede referir a
ue tienen en común el hecho de dejar asentado un determinado fenómeno con sus
dad de que exista un conocimiento al respecto para terceros o para un control.

roceso de transmisión de información entre un emisor y un receptor que decodifica e

las publicaciones que son exclusivas de un área, departamento y/o la Comunidad que solo se
ones.
llas publicaciones de un área, departamento y/o la Comunidad que se comunica al exterior
Canales de Comunicación.
la revelación (difusión, promover o publicar algo para que esté disponible al público).
Documentos asociados:

solicitud , elaboracion, modificacion

Normatividad

DESCRIPCIÓN REGISTRO
El personal de procesos y/o procedimientos determina
la información que debe darse a conocer interna o Plegables, Pancartas,
externamente teniendo encuenta los requisitos legales, mural, etc.
su actualizacion y evaluacion, determinando los medios
de difusion y comunicación a utilizar.

Director General o Subdirector/a o Jefe de División o de

Oficina del SIG(cuando aplique) revisa y valida que la
información a publicar sea acorde a la Política de
Calidad, para la su publicación. Informacion en CD, DVD,
Si no cumple, informa al área solicitante y regresar al USB o en medio fisico.
Punto 1.
Si Cumple, informa al área solicitante y pide la envíe a
la Oficina de Difusión y Concertación para su
publicación.

La información a publicar se envía a la oficina de

Difusión y Concertación a través de correo electrónico y Publicacion de
la solicitud de la publicación en documento físico informacion.
indicando si la comunicación es interna o externa y la
propuesta del medio de comunicación.

se designa el medio al cual se dara a conocer la

informacion , puede ser atraves de soportes tangible : Formato fisico o medio
folletos, pancartas,charlas , para partes externas magnetico.
,intangables: blog (objetivos es brindar informacion
clara concisa).

Difunde y comunica la información en los medios de Registro de solicitud de

comunicación solicitados durante el periodo requerido. informacion.
Se verifica 2 días hábiles después de haber hecho la
difusión si la comunicación fue efectiva.
1). Si la comunicación no es efectiva envía nuevamente Carta de felicitacion
a la oficina de Difusión y Concertación la información y atraves de correo
los medios a difundir. electronico.
2). Si la comunicación es efectiva informa a la oficina de
Difusión y Concertación a través de correo electrónico
o documento en físico.