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Gestão de Projetos

Prof. Ms. Roberta Beatriz Aragon Bento

Influência da Estrutura da
Organização no Projeto
Influência da estrutura da organização no projeto
Nesta unidade exploraremos os seguintes temas:
• O que são estruturas organizacionais?
• Quais os tipos de estruturas organizacionais?
• Influência da estrutura organizacional na gerência de projetos
• Escritório de Projetos (Project Management Office – PMO)

O que são Estruturas Organizacionais?


Vamos entender agora o que é estrutura organizacional de uma empresa e como ela pode
interferir na forma como os projetos são executados e também quais as responsabilidades e
autonomias de um gerente de projetos de acordo com a estrutura organizacional da empresa.

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Uma organização é uma entidade que tem uma finalidade bem determinada, objetivos a
atingir, estrutura administrativa e funções próprias (VALERIANO, 2004). São exemplos de
uma organização: empresas, agências governamentais, hospitais, organismos internacionais,
associações profissionais, entre outros (PMI, 2008).

Para que a organização consiga desempenhar suas funções é preciso que haja um
planejamento das ações a serem seguidas para atingir seus objetivos.

Normalmente as organizações organizam-se em estruturas no formato de uma pirâmide
(Figura 1) que refletem o poder e o conhecimento de seus participantes naquele momento
(MENEZES, 2008).

Figura 1 – Pirâmide Organizacional

No nível estratégico encontra-se a alta administração da empresa. Alta administração é


composta por funcionários que ocupam o topo da pirâmide organizacional. Normalmente
é responsável pela identificação de estratégias e por emanar políticas para o restante da
organização (MENEZES, 2008).

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No nível tático encontram-se os profissionais responsáveis por transformar as estratégias
em planos para que sejam executadas de fato e os objetivos definidos pela alta administração
transformem-se em realidade (MENEZES, 2008). No nível tãotico são definidas as tarefas
necessárias para se alcançar os objetivos.

O nível operação é composto pelos profissionais que serão responsáveis pela execução das
tarefas.

Segundo VALERIANO (2004) “a estrutura de uma organização é constituída por uma
administração, departamentos, seções, almoxarifados, oficinas, laboratórios etc. em todos os
níveis. Na estrutura estão distribuídos todos os recursos disponíveis na organização (recursos
materiais, humanos, financeiros etc.)”. Além dos recursos próprios, a organização pode utilizar
recursos provenientes de outras fontes, administrando-os da melhor forma para executar seus
projetos e demais atividades.

O PMI (2004) define que “a estrutura organizacional é um fator ambiental da empresa que
pode afetar a disponibilidade dos recursos e influenciar a maneira como os projetos são
conduzidos”.

Com relação ao funcionamento de uma organização, é definido um conjunto de atribuições,
de responsabilidades e de autoridades, bem como de normas e procedimentos que
regulamentam como realizar as atividades, as tarefas e como deve ser a interação entre as
partes que constituem a organização (VALERIANO, 2004).

Os projetos são influenciados pelas organizações que o executam. O conhecimento


que a organização possui em gerenciamento de projeto, a cultura, o estilo e a estrutura
organizacional podem influenciar no projeto. Por exemplo: uma equipe que propõe uma
abordagem diferenciada ou de alto risco tem maior probabilidade de garantir a aprovação

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em uma organização agressiva ou empreendedora. Por outro lado, um gerente de projetos
com estilo altamente participativo provavelmente encontrará problemas em uma organização
com hierarquia rígida (PMI, 2004).

O nível de autoridade que o gerente de projetos vai ter será definido de acordo com o tipo de
estrutura organizacional. Em organizações funcionais, por exemplo, o cargo de gerente pode
não existir, e caso exista a autonomia do gerente será muito baixa.

De acordo com a forma como as partes da organização são organizadas, ela pode ser
classificada em: funcional, matricial ou projetizada.

Quais os tipos de estruturas organizacionais?


A seguir vamos entender como funciona cada um dos tipos de organizações (funcional,
matricial e projetizada) e o impacto que estas estruturas organizacionais podem causar nos
projetos que estas organizações executam.

1- Organização Funcional
Este é o tipo de organização mais comum. Na organização funcional as partes que compõem
a estrutura da organização estão organizadas em departamentos que realizam funções
específicas. Existe uma hierarquia clara onde cada funcionário possui um único chefe. Os
funcionários são agrupados de acordo com funcionalidades, como produção, marketing,
compras, vendas etc. Nestes departamentos o trabalho realizado é especializado e requer que
os funcionários tenham aptidões específicas para cumprir suas responsabilidades (HELDMAN,
2006).

Podemos citar como exemplo de organizações com estrutura funcional várias empresas e
órgãos governamentais, montadoras de veículos etc.

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Normalmente organizações com este tipo de estrutura são bastante rígidas com uma hierarquia
muito clara.
Para Refletir
Estrutura Funcional Existe Quando um projeto é realizado por um departamento específico, não existem grandes problemas
Hierarquia a ser Obedecida para gerenciá-lo uma vez que todos os recursos utilizados estarão sob responsabilidade de
uma única chefia e possuem habilidades e conhecimentos semelhantes (VALERIANO, 2004).
Caso você trabalhe em uma organização
funcional... “não se dirija ao chefão sem
conversar primeiro com seu chefe, que Neste tipo de estrutura quando existem projetos que necessitem da interação entre as áreas/
entrará em contato como o chefe dele, que
falará com o chefão...” departamentos, cada área é responsável apenas por sua especialidade na execução do
projeto. Segundo o PMI (2004) “cada departamento em uma organização funcional fará o
Adaptado de HELDMAN, 2006.
seu trabalho do projeto de modo independente dos outros departamentos”. Os recursos ficam
parcialmente alocados ao projeto e parcialmente às suas atividades funcionais.

Curiosidade Supondo que haja necessidade de lançar um novo produto. Este projeto envolverá as áreas
Marketing, Produção e Engenharia. A gerência deste projeto será compartilhada entre os
Curiosidade sobre Profissionais
que Trabalham em Organizações gerentes funcionais das áreas envolvidas. O departamento de Marketing fará o seu trabalho
Funcionais no projeto de forma independente das áreas de Produção e Vendas (Figura 2).

Os empregados de organizações
funcionais especializam-se em uma área Havendo dúvidas na equipe de Marketing sobre determinado aspecto que envolva a área de
de conhecimento (por exemplo, finanças) e Engenharia, o gerente funcional de Marketing entrará em contato com o gerente funcional de
acabam tornando-se muito eficientes em sua
Engenharia para esclarecê-las, e repassará as respostas para a sua equipe de Marketing, e
especialidade. Existe um plano de carreira
claro para estes profissionais. Um assistente assim por diante.
de orçamento sabe o que precisa conhecer
para se tornar um analista de orçamentos,
que sabe o que precisa conhecer para se
tornar gerente de departamento (HELDMAN,
2006).

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Figura 2 – Organização Funcional

Fonte: Adaptado de PMI (2004).

Segundo HELDMAN (2006) as organizações funcionais possuem algumas desvantagens a


serem enfrentadas pelos gerentes projetos como:
• Gerentes de projetos têm pouca ou nenhuma autoridade, em muitos casos este
cargo não existe;
• Para conseguir êxito nos projetos é preciso que o gerente de projetos tenha
habilidades para estabelecer boa comunicação e bom relacionamento interpessoal;
• Geralmente o papel de gerente de projeto fica com o gerente do departamento e a
autoridade sobre o projeto também;
• Os recursos dos departamentos são compartilhados entre os projetos e as atividades
funcionais, de acordo com a prioridade prédeterminada;
• Os integrantes da equipe de projetos são fieis ao gerente funcional (gerente do
departamento em que trabalham).

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2 - Organização Projetizada
Nas organizações organizadas por projeto ou projetizadas, os funcionários são alocados
em equipes para trabalhar em um projeto. Eles deixam seus departamentos funcionais para
integrar equipes que ficam sob a chefia de um gerente de projeto durante o tempo necessário
para sua execção.

Os recursos ficam focados e disponíveis para o projeto durante sua execução (VALERIANO,
2004).

Este tipo de organização é praticamente o oposto da organização funcional. Em uma


organização organizada por projetos o lema é “cultivar lealdade ao projeto, não a um gerente
funcional” (HELDMAN, 2006).

Segundo o PMI (2004) nas organizações projetizadas “a maior parte dos recursos da
organização está envolvida no trabalho do projeto e os gerentes de projetos possuem grande
independência e autoridade”. Os departamentos ainda existem, mas as equipes de projeto se
reportam diretamente para o gerente de projeto (Figura 3).

Neste tipo de organização o gerente de projeto tem, maioria dos casos, autoridade total sobre
o projeto e são subordinados diretos dos executivos-chefes, conforme podemos visualizar
na Figura 3. Os gerentes são responsáveis pela tomada de decisão no projeto definindo
alocação e contratação de recursos, sempre respeitando as restrições básicas do projeto:
escopo, prazo e orçamento. As equipes são montadas e normalmente os membros da equipe
trabalham no mesmo local físico ficando subordinadas diretamente ao gerente do projeto
(HELDMAN, 2006).

No término do projeto os profissionais da equipe são liberados para trabalhar em outros


projetos.

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A principal desvantagem deste tipo de organização é que no término do projeto os profissionais
da equipe podem ficar ociosos, sem ter um novo projeto onde possam ser alocados e em
muitos casos dispensados (HELDMAN, 2006).

Figura 3 – Organização Projetizada

Fonte: PMI (2004)

Características das organizações projetizadas (HELDMAN, 2006):


• Autoridade máxima é o gerente de projetos;
• Foco no projeto;
• Recursos são destinados ao projeto e à sua execução;
• Integrantes da equipe do projeto trabalham no mesmo local físico;
• Lealdade ao projeto e não ao gerente funcional;
• Equipes são dissolvidas no término do projeto.

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3 - Organização Matricial
As organizações matriciais surgem para atender a necessidade de se ter uma forma de estrutura
que fique no meio termo entre organizações funcionais e projetizadas.

O uso de estruturas matriciais permite que os objetivos do projeto sejam atendidos, técnicas
eficientes de gestão de projetos sejam utilizadas, ao mesmo tempo a estrutura hierárquica da
organização é mantida. Os funcionários da organização se reportam a um gerente funcional
e a um ou mais gerentes de projetos. As organizações matriciais permitem que os gerentes de
projeto se foquem no projeto assim como nas organizações projetizadas (HELDMAN, 2006).

O gerente funcional aloca ou libera os funcionários para os projetos e monitora o trabalho


de seus funcionários nos diversos projetos em que estejam alocados (HELDMAN, 2006). O
gerente de projetos é responsável pela execução do projeto e distribuição de tarefas. Ambos
dividem a responsabilidade pelo desempenho dos funcionários (HELDMAN, 2006).

Deve haver uma boa comunicação e negociação entre os gerentes funcional e de projeto
para que os recursos destinados ao projeto estejam disponíveis nas ocasiões em que forem
necessários. O gerente funcional e de projeto dividem a autoridade sobre o projeto.

As organizações matriciais podem ser dos seguintes tipos (HELDMAN, 2006):


• Matricial Forte: A estrutura matricial forte (Figura 4) possui muitas das
características da organização por projeto e podem ter gerentes de projetos em
tempo integral com autoridade considerável e pessoal administrativo trabalhando
para o projeto em tempo integral (PMI, 2004). Neste caso o gerente de projetos
exerce maior poder sobre o projeto que o gerente funcional e pode através de
seu poder conseguir recursos liberados pelo gerente funcional que não sejam
necessários ao projeto (HELDMAN, 2006).

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Figura 4 – Organização Matricial Forte

Fonte: Adaptado de PMI (2004).

• Matricial Fraca: Esta estrutura (Figura 5) mantêm muitas das características de uma
organização funcional e a função do gerente de projetos é mais parecida com a
de um coordenador ou facilitador que com a de um gerente (PMI, 2004). Nesta
estrutura o gerente funcional exerce mais poder que os gerentes de projeto, que
apenas executores e praticamente não tem autoridade sobre o projeto (HELDMAN,
2006).

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Figura 5 – Organização Matricial Fraca

Fonte: Adaptado de PMI (2004).

• Matricial Balanceada: Apesar de nesta estrutura a importância do gerente de


projetos ser reconhecida (Figura 6), o gerente de projetos não tem autoridade
total sobre o projeto e seus recursos financeiros (PMI, 2004). Nesta estrutura existe
um compartilhamento de poder entre gerentes de projetos e gerentes funcionais
(HELDMAN, 2006).

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Figura 6 – Organização Matricial Balanceada

Fonte: Adaptado de PMI (2004)

4 - Organização Composta
De acordo com suas necessidades, as organizações costumam se organizar para alcançar
seus objetivos. Segundo HELDMAN (2006) dificilmente uma empresa utiliza uma estrutura
puramente funcional ou projetizada. Por exemplo, no caso de um projeto muito crítico, apesar
da organização ser funcional, poderá ser definida e alocada uma equipe exclusiva para este
projeto. Quando o projeto for concluído os funcionários voltam a fazer as suas atividades
específicas.

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Assim como os projetos são únicos, as organizações que executam os projetos também são
Saiba Mais únicas. Conhecer a estrutura organizacional em que o projeto está inserido vai ajudar o
gerente de projeto a gerenciá-lo da melhor forma e aumentar as chances de conseguir o
ESTILOS DE ORGANIZAÇÃO
sucesso no final.
http://ogerente.com.br/rede/projetos/
o-estilo-da-sua-empresa
Influência da Estrutura Organizacional na Gerência de Projetos
Conforme vimos anteriormente, a forma como a organização esta estruturada pode interferir
diretamente no resultados dos projetos, uma vez que a autoridade do gerente de projetos é
determinada de acordo com a estrutura da organização executora do projeto.

Na Tabela 1 podemos visualizar um resumo da participação, envolvimento, autoridade e tempo


de dedicação do gerente de projetos nas estruturas matriciais (HELDMAN, 2006). Lembrando
que pelo fato da estrutura matricial fraca se assemelhar muito a uma estrutura funcional, a
atuação do gerente de projetos é mais restrita que na matricial forte (que se assemelha mais
a uma estrutura projetizada).

Tabela 1 – Comparativo entre as estruturas Matriciais

Fonte: Adaptado de HELDMAN (2006).

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Na Figura 7 podemos visualizar um resumo das características dos projetos que são executados
de acordo com a estrutura organizacional (PMI, 2004). Nesta tabela podemos observar,
por exemplo, que a autoridade do gerente de projetos vai aumentando à medida que a
organização tende a trabalhar de forma projetizada, tendo o gerente a maior autoridade nas
estruturas matricial forte e projetizada.

Outro exemplo refere-se ao controle do orçamento do projeto que é feito pelos gerentes
funcionais nas estruturas funcionais, tornando-se de controle misto (entre o gerente de
projetos e o gerente funcional) na estrutura matricial balanceada e fraca, responsabilidade do
gerente de projetos na matricial forte e projetizadas.

Figura 7 – Influência da Estrutura Organizacional nos Projetos

Fonte: PMI (2004)

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Escritório de Projetos (Project Management Office – PMO)
O Escritório de Projeto também conhecido como PMO (Project Management Office) nada mais é que
um departamento criado dentro da organização para centralizar o gerenciamento de todos os projetos
da organização de forma que estes projetos possam ser gerenciados de forma única e seus resultados
divulgados e avaliados seguindo os mesmos critérios.

Segundo o PMI (2004) o Escritório de Projetos pode ser entendido como “uma unidade organizacional
que centraliza e coordena o gerenciamento de projetos sob seu domínio”.

As funções que o Escritório de Projetos vai realizar variam desde simplesmente gerar relatórios com o
desempenho do projeto (informações sobre o andamento do projeto e uso dos recursos) até definir
estratégias empresariais, sendo responsáveis pelo plano de carreira de seus profissionais (como os
gerentes de projeto).

A autonomia de um Escritório de Projetos varia de acordo com o tipo da estrutura organizacional, o


nível de conhecimento (ou maturidade) que a organização possui em gestão de projetos e os objetivos
pelos quais ele foi criado.

Desta forma, o Escritório de Projetos pode, conforme PMI (2004) atuar de diversas formas, desde o
fornecimento de apoio ao gerenciamento de projetos (treinamento, software, políticas padronizadas
e procedimentos) até o gerenciamento direto do projeto assumindo assim responsabilidade pela
realização dos objetivos do projeto.

Um Escritório de Projetos pode ser criado em qualquer organização e tem maior probabilidade de ter
sucesso se a estrutura da organização for matricial ou projetizada (PMI, 2004).

A criação de um departamento dentro da organização para centralizar informações dos projetos,


pode muitas vezes causar reação negativa dentro da organização, por isso quando da criação de um

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Escritório de Projeto na estrutura da organização deve-se deixar muito bem claros os seus objetivos e
estes devem ser divulgados por toda a organização (PMI, 2004).

De acordo com suas responsabilidades e funcionalidades os escritórios de projetos podem ser


classificados em diferentes tipos. A classificação proposta por VERZUH (2005) define cinco tipos de
escritórios de projetos:
• Centro de Excelência (Center of Excellence – CE): Atua como uma espécie de
“conselheiro” para os gerentes de projetos. Mantem os padrões de gestão de projeto e
promove sua utilização. Não participa diretamente da tomada de decisões do projeto e nem
é responsável por seus resultados;

• Escritório de Apoio a Projetos (Project Support Office - PSO ): Mantem os padrões de


gestão de projeto e promove sua utilização. Apoia as tarefas mecânicas dos projetos (como
criação e atualização do plano e orçamento do projeto). Não participa diretamente da
tomada de decisões do projeto e nem é responsável por seus resultados;

• Escritório de Gestão de Projetos (Project Management Office - PMO): Apoia a criação


e atualização do plano do projeto definindo custos e prazos. Define gerentes de projetos
para todos os projetos da organização. Dá suporte a todos os projetos da organização.
Tem força para impor padrões de gestão de projeto. Faz a gestão do plano de carreira dos
gerentes de projeto. Não participa diretamente da tomada de decisões do projeto e nem é
responsável por seus resultados;

• Escritório de Gerenciamento de Programas (Program Management Office - PrgMO):


É responsável pelo gerenciamento de programas. A vida útil do Escritório de Gerenciamento
de Programas é limitada ao final do programa. Quando o programa acaba, o escritório é
dissolvido e seus profissionais realocados. Fornece conhecimento sobre todo o andamento
do programa e faz a vinculação entre os projetos do programa. Suas responsabilidades

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são mais próximas ao de um PSO (apoio e aconselhamento aos gerentes dos projetos que
Saiba Mais compõem o programa). Não participa diretamente da tomada de decisões do projeto e nem
PROGRAMA é responsável por seus resultados;

Um grupo de projetos relacionados gerenciados


• Escritório de Responsável por Projeto (Accountable Project Office - APO): Este é o
de modo coordenado para a obtenção
de benefícios e controle que não estariam modelo mais tradicional de Escritório de Projeto. Assume toda a responsabilidade pelos
disponíveis se eles fossem gerenciados objetivos do projeto: qualidade, custos e prazo. Fornece suporte a todos os projetos da
individualmente. Programas podem incluir
elementos de trabalho relacionado fora do organização. Fornece gerentes de projetos para todos os projetos da organização. É
escopo dos projetos distintos no programa (PMI, responsável pelos gerentes de projeto e recursos de apoio. Participa diretamente da tomada
2004).
de decisões do projeto e é responsável pelos resultados, sejam eles positivos ou negativos.
Exemplos de programa: Programa para
lançamento de uma nave espacial, Programa Na Tabela 3 podemos visualizar os tipos de Escritório de Projetos e suas responsabilidades
de uma ONG para arrecadação de recursos, sobre os projetos (VERZUH, 2005).
Programa para construção de uma autoestrada
etc. Os círculos vermelhos indicam responsabilidade total, os círculos laranja indicam
responsabilidade parcial e os círculos brancos representam que não há responsabilidade
sobre o item em questão.
Saiba Mais
Por exemplo, com relação à definição e manutenção de padrões de gerenciamento de projetos,
GERENCIAMENTO DE PROGRAMAS todos os cinco tipos de Escritório de Projetos são totalmente responsáveis.
Segundo o PMI (2004) o Escritório de
Gerenciamento de Programas “faz
Servir como mentor dos gerentes de projetos aconselhando nos momentos necessários é uma
gerenciamento centralizado de um programa responsabilidade parcial do Escritório de Projetos CE e responsabilidade total dos demais
ou programas específicos de modo que tipos de escritórios. Já a definição e fornecimento de gerentes de projetos para os projetos
o benefício da empresa seja realizado da organização é uma responsabilidade parcial do Escritório de Gerenciamento de Projetos
através de compartilhamento de recursos, e responsabilidade total de Escritório Responsável por Projeto. Este quesito não faz parte da
metodologias, ferramentas e técnicas, e o foco responsabilidade dos demais tipos, e assim por diante.
de gerenciamento de projetos de alto nível
relacionado”.

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Tabela 3 – Tipos de Escritório de Projetos e suas Responsabilidades.

Saiba Mais
ESCRITÓRIO DE PROJETOS

http://klingermenezes.wordpress.
com/2007/08/14/escritorio-de-projetos-
uma-introducao/

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1 - Posição do Escritório de Projetos na Estrutura Organizacional
Vimos anteriormente os tipos de estruturas organizacionais (funcional, matricial, projetizada e
composta) e como a estrutura organizacional pode influenciar no gerenciamento de projetos,
definindo ou restringindo a autoridade e autonomia do gerente de projetos.

O Escritório de Projetos é uma espécie de unidade (departamento ou área) criada na


estrutura organizacional que ajuda a centralizar e padronizar as informações dos projetos da
organização. Como vimos anteriormente, suas responsabilidades de são definidas de acordo
com o tipo de estrutura organizacional e variam de acordo com os objetivos da organização.

Um Escritório de Projetos pode estar posicionado em diversos pontos na estrutura organizacional.
Uma organização pode utilizar um ou mais tipos de escritórios de projeto de acordo com suas
necessidades (MANSUR, 2007).

A Figura 8 mostra um exemplo de Escritório Coorporativo de Projetos criado entre a presidência


e as diretorias de uma organização.

Figura 8 – Escritório Coorporativo de Projetos

Fonte: Adaptado de MANSUR (2007)

20 Influência da Estrutura da Organização no Projeto UnP - Universidade Potiguar


A Figura 9 mostra um exemplo de Escritório Divisional de Projetos criado abaixo da Diretoria
de Tecnologia para atender os projetos das gerencias de Operações e Desenvolvimento.

Figura 10 – Escritório Divisional de Projetos

Fonte: Adaptado de MANSUR (2007)

Na Figura 10 temos um exemplo de Escritório Setorial de Projetos criado entre abaixo da


Gerência de Operações para atender dois departamentos: Suporte e Produção.

Figura 10 – Escritório Setorial de Projetos

Fonte: Adaptado de MANSUR (2007)


21 Influência da Estrutura da Organização no Projeto UnP - Universidade Potiguar
Já na Figura 11 temos um exemplo de Escritório de Projetos Departamental criado abaixo do
departamento de Suporte para concentrar os projetos das aeras de Suporte de Micros, Suporte
de Redes e Servidores.

Figura 11 – Escritório Departamental de Projeto

Saiba Mais
ESCRITÓRIO DE PROJETOS

http://ogerente.com.br/novo/artigos_ler.php?
canal=14&canallocal=46&canalsub2=148&
id=2251

22 Influência da Estrutura da Organização no Projeto UnP - Universidade Potiguar


Bibliografia Básica

HELDMAN, K., Gerência de Projetos, 3ª. ed. Elsevier, 2006.

PMI, Project Management Institute (Ed.). Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento


de Projetos (Guia PMBOK®), 3ª. ed. 2004.

PMI, Project Management Institute (ed.). Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento


de Projetos (Guia PMBOK®), 4ª. ed. 2008.

Bibliografia Complementar

MENEZES, L., C., Gestão de Projetos, 2ª. ed., Atlas, 2008.

VALERIANO, D. L., Gerência em Projetos – Pesquisa, Desenvolvimento e Engenharia,


2ª. ed. Makron Books, 2004.

VERZUH, E. The Fast Forward MBA in Project Management, Wiley, 2005.

MANSUR, R. Implementando um Escritório de Projetos, Brasport, 2007.

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