1

TATA CARA MENGISI FILE

Cara Membuat Kode Dokumen

1. Tentukan kode Rumah Sakit sesuai dengan system codyng yang ada.
2. Tentukan kode ruangan sesuai dengan nomor urut ruangan.
3. Tentukan penomoran almari sesuai dengan jumlah almari yang ada di ruangan.
4. Tentukan kode nomor box file sesuai dengan jumlah box yang ada di almari.
5. Tentukan kode file.

Contoh : RSMB-R.II-01-1-1

RSMB = Kode Rumah Sakit.

R.VI = Kode Ruangan Yanjangmed
01 = Kode Urut Almari yang ada di ruangan.
1 = Kode Urut Box File yang ada di almari.
1 = Kode Urut File yang ada dalam Box File.
 2

PETUNJUK PENCARIAN FILE

Bila kita menginginkan sebuah file, maka yang akan kita lakukan adalah :

1. Mencari nama file dikatalog

2. Melihat kode dokumen dikatalog

3. Mencari nama ruangan dikatalog

4. Mencari nomor ruangan dikatalog

5. Mencari nomor almari pada ruangan tersebut

6. Mencari box file pada almari

7. Mencari nomor file pada box file

 3

KODE DALAM KATALOG

Kode Rumah Sakit adalah : RSMB

Kode Ruangan diatur sebagai berikut :

I = Kode Ruangan Direktur

II = Kode Ruangan Bidang Yanjangmed

II.A = Kode Ruangan Kasie Jangmed
II.B = Kode Ruangan Instalasi Rawat Jalan
II.C = Kode Ruangan Instalasi Kamar Bedah
II.D = Kode Ruangan Farmasi
II.E = Kode Ruangan IGD
II.F = Kode Ruangan Instalasi Radiologi
II.G = Kode Ruangan Instalasi Laboratorium
II.H = Kode Ruangan Instalasi Gizi
II.I = Kode Ruangan Instalasi Rekam Medis
II.J = Kode Ruangan Logistik Farmasi

III = Kode Ruangan Bidang Keperawatan

III.A = Kode Ruangan Kasie Mutu Askep
III.B = Kode Ruangan Instalasi Rawat Inap
III.C = Kode Ruangan RB & KIA

IV = Kode Ruangan Keuangan

IV.A = Kode Ruangan Sub Bagian Bendahara
IV.B = Kode Ruangan Sub Bagian Akuntansi
IV.C = Kode Ruangan Sub Bagian Logistik Umum
IV.D = Kode Ruangan Kasir

V = Kode Ruangan Bagian Umum & Program

V.A = Kode Ruangan Sub Bagian Kesekretariatan
V.B = Kode Ruangan Sub Bagian SDI
V.C = Kode Ruangan Sub Bagian Rumah Tangga
V.D = Kode Ruangan Instalasi Sarana & Prasarana
V.E = Kode Ruangan Instalasi Keamanan

VI = Kode Ruangan Satuan Pengawasan Internal

VII = Kode Ruangan Komite Medis

VII = Kode Ruangan Komite Keperawatan

VIII = Kode Ruangan Mushola

IX = Kode Ruangan Aula

 4

BIDANG YANJANGMED

1. BOX FILE 1
NO NAMA FILE KODE NAMA NOMOR KET
DOKUMEN RUANG ALMARI
1 KOMITE PPI RSMB-R.II-01-1-1 Yanjangmed 1

2 KEBIJAKAN PPI RSMB-R.II-01-1-2 Yanjangmed 1

3 PEDOMAN RSMB-R.II-01-1-3 Yanjangmed 1

PENGORGANISASIAN PPI

4 PEDOMAN PPI RSMB-R.II-01-1-4 Yanjangmed 1

5 PROKER IPCN RSMB-R.II-01-1-5 Yanjangmed 1

6 PEDOMAN SURVEILANS RSMB-R.II-01-1-6 Yanjangmed 1

INFEKSI

7 PANDUAN DPJP RSMB-R.II-01-1-7 Yanjangmed 1

8 PANDUAN SECOND OPINION RSMB-R.II-01-1-8 Yanjangmed 1

9 SOP DPJP RSMB-R.II-01-1-9 Yanjangmed 1

10 PANDUAN PENYELESAIAN RSMB-R.II-01-1-10 Yanjangmed 1

KOMPLAIN

11 PANDUAN KREDENSIAL RSMB-R.II-01-1-11 Yanjangmed 1

TENAGA KESH LAIN

12 PANDUAN TELEPHON RSMB-R.II-01-1-12 Yanjangmed 1

13 PEDOMAN TATA NASKAH RSMB-R.II-01-1-13 Yanjangmed 1

14 PEDOMAN PENYUSUNAN RSMB-R.II-01-1-14 Yanjangmed 1

DOKUMEN AKREDITASI

15 PEDOMAN PENYUSUNAN RSMB-R.II-01-1-15 Yanjangmed 1

DOKUMEN AKREDITASI

Cara Mengisi Kode Dokumen

1. Kode Rumah Sakit = RSMB

2. Kode Ruangan Yanjangmed = R.II
3. Kode Almari = 01
4. Kode Box File =1
5. Kode File =1

Contoh = RSMB-R.II-01-1-1
 5

2. BOX FILE 2

NO NAMA FILE KODE NAMA NOMOR KET

DOKUMEN RUANG ALMARI
1 RSMB-R.II-01-2-1 YANJANGMED 1

2. RSMB-R.II-01-2-2 YANJANGMED 1

3. RSMB-R.II-01-2-3 YANJANGMED 1
4. RSMB-R.II-01-2-4 YANJANGMED 1
5. RSMB-R.II-01-2-5 YANJANGMED 1
6. RSMB-R.II-01-2-6 YANJANGMED 1

3. KEBIJAKAN DIREKTUR RSMB

NO NAMA FILE KODE NAMA NOMOR KET

DOKUMEN RUANG ALMARI
1 Pedoman Umum Tata Naskah RSMB-R.VI-01-3-1 SPI 1
Dinas RSMB.
2. Kebijakan Menajemen Operasi- RSMB-R.VI-01-3-2 SPI 1
onal di RSMB.
3. Keputusan direktur no RSMB-R.VI-01-3-3 SPI 1
535/KEP.DIR/VI.6.AU/A/2015
tentang panduan jam dinas di
RSMB.

4. STRUKTUR ORGANISASI & URGAS

NO NAMA FILE KODE NAMA NOMOR KET

DOKUMEN RUANG ALMARI
1 Struktur & Tata Kerja RSMB RSMB-R.VI-01-4-1 SPI 1
tahun 2010.
2. Struktur Organisasi & Urgas RSMB-R.VI-01-4-2 SPI 1
Bagian Administrasi dan Umum.
3. Struktur Organisasi & Urgas RSMB-R.VI-01-4-3 SPI 1
Bagian Keuangan.
4. Struktur Organisasi & Urgas RSMB-R.VI-01-4-4 SPI 1
bagian Gizi.
 6

5. Uraian Tugas Pelayanan Medis & RSMB-R.VI-01-4-5 SPI 1

Penunjang Medis.
6. Struktur Organisasi & Urgas Sub RSMB-R.VI-01-4-6 SPI 1
Bagian Diklat.
7. Struktur Organisasi & Urgas Sub RSMB-R.VI-01-4-7 SPI 1
Komite Keselamatan Pasien.
8. Hasil Evaluasi Struktur RSMB-R.VI-01-4-8 SPI 1
Organisasi RSMB.

5. SATUAN PENGAWASAN INTERNAL (SPI) RSMB

NO NAMA FILE KODE NAMA NOMOR KET

DOKUMEN RUANG ALMARI
1 Piagam Audit Internal di RSMB. RSMB-R.VI-01-5-1 SPI 1

2. Standar Prosedur Operasional RSMB-R.VI-01-5-2 SPI 1

(SPO) Pelaksanaan Audit Internal
di RSMB.
3. Laporan tahunan SPI RSMB RSMB-R.VI-01-5-3 SPI 1
tahun 2015.
4. Laporan bulanan SPI RSMB RSMB-R.VI-01-5-4 SPI 1
tahun 2015.
5. Buku Pelatihan Praktek Audit RSMB-R.VI-01-5-5 SPI 1
Satuan Pengawasan Internal.

6. PEDOMAN KEUANGAN

NO NAMA FILE KODE NAMA NOMOR KET

DOKUMEN RUANG ALMARI
1. Pedoman pengelolaan Aumkes RSMB-R.VI-01-6-1 SPI 1
Muhammadiyah/Aisyiyah Jatim.
2. Pedoman pengelolaan keuangan RSMB-R.VI-01-6-2 SPI 1
RSMB.
3. Pedoman penghitungan unit cost RSMB-R.VI-01-6-3 SPI 1
di RSMB.
4. SPO bagian keuangan tahun RSMB-R.VI-01-6-4 SPI 1
 7

2011.
5. Kerangka acuan evaluasi dan RSMB-R.VI-01-6-5 SPI 1
analisa ratio keu RSMB th 2009.
6. Kerangka acuan evaluasi dan RSMB-R.VI-01-6-6 SPI 1 5.
analisa ratio keu RSMB th 2010.

7. KEUANGAN

NO NAMA FILE KODE NAMA NOMOR KET

DOKUMEN RUANG ALMARI
1. Anggaran Pendapatan & Belanja RSMB-R.VI-01-7-1 SPI 1
RSMB tahun 2010
2. Anggaran Pendapatan & Belanja RSMB-R.VI-01-7-2 SPI 1
RSMB tahun 2010
3. Laporan tahunan RSMB 2009. RSMB-R.VI-01-7-3 SPI 1
4. Laporan tahunan RSMB 2010. RSMB-R.VI-01-7-4 SPI 1
5. Kerangka acuan evaluasi dan RSMB-R.VI-01-7-5 SPI 1
ratio keuangan tahun 2009
6. Kerangka acuan evaluasi dan RSMB-R.VI-01-7-6 SPI 1
ratio keuangan tahun 2010
7. Kebijakan umum keuangan RSMB-R.VI-01-7-7 SPI 1
8. Daftar tarif tahun 2009-2010 RSMB-R.VI-01-7-8 SPI 1
9. Laporan keuangan RSMB serta RSMB-R.VI-01-7-9 SPI 1
laporan audit per 31 Des 2009.

8. RAPAT MANAJEMEN

NO NAMA FILE KODE NAMA NOMOR KET

DOKUMEN RUANG ALMARI
1. Kebijakan rapat dinas RSMB-R.VI-01-8-1 SPI 1
2. Laporan evaluasi rapat dinas. RSMB-R.VI-01-8-2 SPI 1
3. Rapat manajemen. RSMB-R.VI-01-8-3 SPI 1
4. Rapat RSMB, MKKM & PCM. RSMB-R.VI-01-8-4 SPI 1
5. Rapat pleno. RSMB-R.VI-01-8-5 SPI 1
6. Rapat koordinasi lintas program. RSMB-R.VI-01-8-6 SPI 1
 8

7. Rapat tim-tim RSMB. RSMB-R.VI-01-8-7 SPI 1

8. Rapat unit kerja. RSMB-R.VI-01-8-8 SPI 1
9. Rapat temu karyawan. RSMB-R.VI-01-8-9 SPI 1

9. KERJASAMA DENGAN PIHAK KE-III

NO NAMA FILE KODE NAMA NOMOR KET

DOKUMEN RUANG ALMARI
1. Kerjasama dengan pihak ke-III. RSMB-R.VI-01-9-1 SPI 1
2. Perjanjian kerjasama praktek RSMB-R.VI-01-9-2 SPI 1
kesehatan di RSMB.
3. Dokumen kerjasama RSMB RSMB-R.VI-01-9-3 SPI 1
dengan pihak ke-III.
4. SPO kerjasama dengan pihak ke- RSMB-R.VI-01-9-4 SPI 1
III.
5. Evaluasi pelaksanaan kerjasama RSMB-R.VI-01-9-5 SPI 1
pihak ke-III.
6. Evaluasi kerjasama pihak ke-III RSMB-R.VI-01-9-6 SPI 1
bidang pendidikan.

10. KERANGKA ACUAN/TOR

NO NAMA FILE KODE NAMA NOMOR KET

DOKUMEN RUANG ALMARI
1. Kumpulan kerangka acuan RSMB-R.VI-01-10-1 SPI 1
program kerja diklat.
2. Kerangka acuan program RSMB-R.VI-01-10-2 SPI 1
perluasan lahan RSMB.
3. Kumpulam kerangka acuan RSMB-R.VI-01-10-3 SPI 1
program kerja bidang ke-Islaman.
 9

4. Kerangka acuan program kerja RSMB-R.VI-01-10-4 SPI 1

pemeliharaan sarana.
5. Kerangka acuan program kerja RSMB-R.VI-01-10-5 SPI 1
sub komite KPRS.
6. Kerangka acuan program RSMB-R.VI-01-10-6 SPI 1
pengadaan marka, papan nama
ruangan tahun 2011.

11. PENDIDIKAN & LATIHAN

NO NAMA FILE KODE NAMA NOMOR KET

DOKUMEN RUANG ALMARI
1. Kebijakan pendidikan & latihan. RSMB-R.VI-01-11-1 SPI 1
2. Pedoman penyelenggaraan pen- RSMB-R.VI-01-11-2 SPI 1
didikan dan latihan.
3. Kerangka acuan pendidikan dan RSMB-R.VI-01-11-3 SPI 1
latihan.
4. SPO pendidikan dan latihan. RSMB-R.VI-01-11-4 SPI 1
5. Sertifikat pelatihan. RSMB-R.VI-01-11-5 SPI 1
6. Kerangka acuan program kerja RSMB-R.VI-01-11-6 SPI 1
diklat per unit.
7. Laporan evaluasi program kerja RSMB-R.VI-01-11-7 SPI 1
diklat semester 1.

12. SK DIR KENAIKAN REG/GOL

NO NAMA FILE KODE NAMA NOMOR KET

DOKUMEN RUANG ALMARI
1. Kenaikan pangkat reguler. RSMB-R.VI-01-12-1 SPI 1
2. Kenaikan gaji berkala. RSMB-R.VI-01-12-2 SPI 1
3. Penundaan kenaikan reguler/gol. RSMB-R.VI-01-12-3 SPI 1
4. Mutasi kerja karyawan RSMB. RSMB-R.VI-01-12-4 SPI 1
5. Pengangkatan karyawan tetap di RSMB-R.VI-01-12-5 SPI 1
 10

RSMB.
6. Pemutusan kontrak kerja. RSMB-R.VI-01-12-6 SPI 1
7. Surat peringatan /SP.I RSMB-R.VI-01-12-7 SPI 1
8. Purna bakti/pensiun. RSMB-R.VI-01-12-8 SPI 1

13. MATERI ILMIAH

NO NAMA FILE KODE NAMA NOMOR KET

DOKUMEN RUANG ALMARI
1. Innovation war, yang terluka dan RSMB-R.VI-01-13-1 SPI 1
gugur di medan laga.
2. Career strategy for your future. RSMB-R.VI-01-13-2 SPI 1
3. The power of shalat tahajud. RSMB-R.VI-01-13-3 SPI 1
4. Tafsir surat Ar-Rahman. RSMB-R.VI-01-13-4 SPI 1
5. Kumpulan surat-surat pendek. RSMB-R.VI-01-13-5 SPI 1
6. Contoh khutbah jum’at. RSMB-R.VI-01-13-6 SPI 1
7. Menyingkap mitos wahabi, RSMB-R.VI-01-13-7 SPI 1
menepis pemahaman keliru dan
hubungan fiktif dengan bin Laden

14. SDI/HRD RSMB

NO NAMA FILE KODE NAMA NOMOR KET

DOKUMEN RUANG ALMARI
1. Kumpulan SK pengangkatan RSMB-R.VI-01-14-1 SPI 1
pejabat struktural th 201.
2. Surat penugasan karyawan RSMB-R.VI-01-14-2 SPI 1
kontrak tahun 2011.
3. SK penempatan karyawan RSMB RSMB-R.VI-01-14-3 SPI 1
 11

4. Daftar Nomor Iinduk Kary/NIK. RSMB-R.VI-01-14-4 SPI 1

5. Laporan pelaksanaan penerimaan RSMB-R.VI-01-14-5 SPI 1
karyawan baru.
6. Laporan & evaluasi karyawan RSMB-R.VI-01-14-6 SPI 1
mutasi sub bagian Rekam medis.
7. Laporan evaluasi tingkat RSMB-R.VI-01-14-7 SPI 1
kehadiran & kedisiplinan karya-
wan RSMB.
8. Pedoman pengaturan tenaga RSMB-R.VI-01-14-8 SPI 1
keperawatan RSMB tahun 2011.
9. Laporan evaluasi pelaksanaan RSMB-R.VI-01-14-9 SPI 1
kerja karyawan/EPPK semester 1.

15. S.P.O

NO NAMA FILE KODE NAMA NOMOR KET

DOKUMEN RUANG ALMARI
1. Standar Prosedur Operasional RSMB-R.VI-01-15-1 SPI 1
manajerial bidang keperawatan.
2. Prosedur tetap administrasi dan RSMB-R.VI-01-15-2 SPI 1
umum tahun 2011.
3. SPO bagian kepegawaian RSMB RSMB-R.VI-01-15-3 SPI 1

PENUTUP

‫ا َ ْل َح ْمد ل ّ ل‬
‫ُِل‬
 12

Demikian buku katalog Satuan Pengawasan Internal (SPI) Rumah Sakit Muhammadiyah Babat
ini kami buat guna untuk memudahkan proses penyimpanan dan pencarian dokumen dalam
rangka menuju sekolah yang berkarakter dan sistemik.

Semoga buku katalog ini dapat membantu menertibkan dan mempercepat proses penataan
dokumen .