Sistemas

administrativos -
elementos

Sistemas de
Información
Organizacionales

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Sistemas administrativos
Para abordar este contenido, es útil que comprendamos la relación entre los
objetivos de la organización y la información que se requiere para el logro
de estos. El soporte está en los sistemas de información que se implementan
y colaboran con los procesos.

Los sistemas de información tienen un proceso de maduración en las

empresas que hacen que vayan mutando y mejorando a lo largo del tiempo.
A continuación, revisaremos cuáles son sus elementos.

Elementos
Si bien podemos considerar, desde un enfoque teórico, que existen sistemas
administrativos marcos y generales, cada organización adapta a sus
procesos a estos y adecua la obtención de información para que sea
oportuna, pertinente y completa para el logro o la facilitación de los
objetivos de la organización. (Gili, 2007)

Veremos los pasos y elementos necesarios para su desarrollo a continuación.

Elementos y características

Es importante comprender que un sistema está integrado con toda la

organización, concepto que vimos en la teoría de sistemas. No puede ser
concebido como un ente autónomo .

Los procedimientos deben ser claramente definidos e identificados. Por

ejemplo, si pensamos en una empresa que vende electrodomésticos y
queremos definir el procedimiento de entrega de productos al cliente, luego
de la venta, este requiere en primera instancia mantener el stock de los
productos actualizado para que la venta se efectué con esta información
precisa, luego recibir la información y comprobante de la venta que acredite
que el producto puede ser entregado al cliente dado que ya fue pagado o
imputado en la cuenta corriente del cliente, contar con la información exacta
del producto, cantidad, si se debe entregar en el local, si debe ser remitido
al domicilio del cliente o a cuál, en qué horario se debe entregar (para evitar
retornos o reenvíos), hacer firmar el comprobante de entrega y de
conformidad del producto, entregarlo al regreso para que continue el
circuito adminsitrativo de validación de la entrega al cliente y así deberíamos
continuar con la definición detallada del procedimiento.

El punto más crítico al momento de definir el procedimiento es dejar

asentados los procesos de excepción, es decir, qué pasa si no se respeta el

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modelo ideal. Por ejemplo, llegamos para hacer una entrega y el
procedimiento dice solicitar el DNI del titular si este no está no se entrega el
pedido, se acuerda nueva entrega y el costo del envío se cobra nuevamente
si se cumplió con el horario de entrega pautado o se indica que si el domicilio
es correcto, la persona que recibe el producto no requiere ser el titular del
comprobante, sino solo contar con la copia pertinente y debe firmar y
aclarar. Seguro hemos participado de algún procedimiento similar y estas
situaciones las hemos vivido.

Por último, de todo esto se obtiene información útil para diferentes áreas,
no solo la propia. Por ejemplo, cuántos pedidos se entregaron en un periodo
determinado, si está dentro de la media estimada, cuáles son los tiempos de
entrega, cuántos reclamos hubo por entregas incorrectas (errores de
identificación del producto, en venta o en entrega). Esto ayudará a tomar
decisiones sobre los procesos.

Figura 1: Sistemas administrativos

Fuente: Imagen generada por el profesor en base al software Verticall

http://saas.verticall.com.ar/demo (2016)

A modo de resumen, podemos decir que:

1) El sistema administrativo debe favorecer la autonomía individual, el

aprendizaje y la motivación.
2) Acceso oportuno a la información.

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3) Personal capacitacitado para el uso del sistema y su óptimo
aprovechamiento.
4) La incoporación de tecnología a los sistemas (por ejemplo, sitios web de
comercio electónico, incluyendo no solo el carrito de compra, sino
canales de pago y entrega que, si el producto lo permite, puede ser
también digital (libros, música, estudios de mercado, hasta planos
conectados a una impresora 3D que impriman el producto comprado).

Requisitos

Algunos de los requisitos que debe cubrir un desarrollo y apliación de un

sistema administrativo son:

1) Efectividad: consideremos para ello el concepto que se hagan las cosas,

si estas no se realizan correctamente, la empresa no tendrá posibilidades
de sobrevivir y los sistemas adminsitrativos deben colaborar, por
ejemplo, para la obtenión de la materia prima necesaria para la
generación de los productos que la empresa vende.

2) Eficiencia: hacer bien las cosas. Los sistemas deben colaborar para que
las cosas se hagan de la mejor manera y con la mejor productividad
posible. Si tomamos el ejemplo de las entregas, podríamos en ocho horas
entregar treinta pedidos, pero haber recorrido más kilómetros y haber
tenido que regresar a un cliente más de una vez por falta de coordinación
en el horario de entrega o bien tener un sistema de recorrido optimizado
por geoposicionamiento y un sistema de recordatorio al cliente para que
esté en horario fijado (este último caso optimiza el sistema).

3) Calidad: deben establecerse métricas y elementos que permitan medir y

validar el hacer las cosas con calidad, por ejemplo, no tener más de dos
devoluciones en el mes por errores de domicilio de entrega.

4) Creación de valor: al lograr calidad, podemos pensar también en cómo

aumentar la percepción del cliente en cuanto a los beneficios obtenidos
por nuestro servicio, por ejemplo: no solo entregar el producto, sino
agregar información sobre este (usos, instalación, etc.).

5) Transparencia: los sistemas deben proporcionar transparencia al

proceso y a la informaciónn que se puede brindar con él. Normalmente
podemos asociar esto a las compras del Estado, la transparencia en las
licitaciones, pero también en el sector privado con los tiempos reales de
entrega, la geolocalización del vehículo de distribución.

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Figura 2: Sistemas administrativos

Fuente: [Imagen sin título sobre administración]. (s. f.). Recuperada de https://goo.gl/20ywne

Referencias

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Gili, J., Arostegui, A., y Dovel, I. (2007). Capítulo 5. En: Diseño Organizativo:
Estructuras y Procesos. Buenos Aires: Granica.

Imagen sin título sobre sistemas de administración. (s. f.). Recuperada de

https://goo.gl/20ywne (2016)

Imagen: Sistema administrativo. Imagen generada por el profesor en base al

software Verticall http://saas.verticall.com.ar/demo (2016)