Buku Panduan Administrasi Kantor - A4

PIMPINAN UMUM WAHDAH ISLAMIYAH
BAB I
MUKADDIMAH
A. Latar Belakang
Dalam praktek sehari-hari, kegiatan administrasi perkantoran sebagian besar dilaksanakan

oleh sebagian orang dalam organisasi, seperti menerima tamu, melayani pembicaraan
melalui pesawat telepon, membuat surat, menangani surat, mengarsip dan membuat
laporan. Dalam menjalankan kegiatan-kegiatan administrasi, pimpinan berkewajiban agar
organisasinya hidup, tumbuh dan berkembang yaitu dengan melakukan kerjasama dengan
karyawan lain, mengembangkan teknologi informasi dalam melaksanakan pekerjaan
kantor. Dengan demikian, pekerjaan kantor merupakan suatu fungsi yang memberikan
bantuan (facilitating function). Fungsi tersebut merupakan perantara yang sangat penting
dimana berbagai kegiatan organisasi disatukan, sehingga fungsinya merupakan urat nadi
organisasi.
Berdasarkan hal itu, maka dirasa perlu ada panduan khusus untuk dijadikan acuan dan
pedoman dalam pelaksanaan administrasi perkantoran, khususnya dalam lingkup Wahdah
Islamiyah. Baik di kantor Pusat maupun di kantor-kantor Dewan Pimpinan Wilayah dan
Daerah di seluruh Indonesia.
B. Maksud dan Tujuan
Penerbitan panduan administrasi kantor Wahdah Islamiyah (WI) ini dimaksudkan sebagai
acuan dan untuk memberi petunjuk kepada pengurus pusat, wilayah, daerah, cabang,
ranting dan perwakilan luar negeri WI agar dapat melaksanakan administrasi
kelembagaan secara teratur, terarah dan terencana.
1
BAB II
ADMINISTRASI PERKANTORAN
A. Pengertian Administrasi
Administrasi berasal dari kata Yunani (Latin) yaitu ad dan ministrate yang berarti
melayani atau membantu. Dalam bahasa Inggeris administrasi berasal dari kata
administration yang berarti tata usaha. Dengan demikian, maka administrasi merupakan
suatu kegiatan sedangkan administrator adalah orang yang mengepalai atau memimpin
administrasi, misalnya kepala sekolah, kantor, departemen, badan dan sebagainya.
Dalam pengertian luas administrasi mencakup dua pengertian,yaitu: Administrasi sebagai

proses dan sebagai kegiatan usaha.
Secara Terminologis, administrasi ialah keseluruhan proses kerjasama antara dua

orang atau lebih untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.
B. Pengertian Kantor
Kantor adalah:
1. Tempat diselenggarakannya kegiatan menangani informasi.
2. Proses menangani "informasi", memulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah,
menyimpan sampai menyalurkan.
Dalam ilmu manajemen, kantor berarti keseluruhan ruang yang menjadi tempat
pelaksanaan kegiatan tatau saha atau kegiatan manajemen atau tugas pimpinan lainnya
dalam sebuah organisasi.
C. Pengertian dan Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran
Pada garis besarnya, manajemen perkantoran yang sering juga dinamakan “administrasi
perkantoran” yaitu keseluruhan kegiatan penataan yang berhubungan dengan pelaksanaan
tatausaha sebuah organisasi agar proses tersebut mampu menyediakan informasi yang
bermakna bagi proses pembuatan keputusan.
Pada pokoknya manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktifitas

merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan
(memberikan arah dan petunjuk), mengawasi, dan mengendalikan (melakukan
2
kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal. Hal atau sasaran yang
terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya adalah pekerjaan perkantoran.
Mengenai ruang lingkup administrasi perkantoran perincian selengkapnya telah disusun

oleh Charles O. Libbey yang membaginya dalam sembilan bidang dengan lebih daripada
100 hal sebagai berikut :
1. Ruang Perkantoran
a. Perkiraan kebutuhan ruang
b. Penjatahan ruang
c. Tataruang perkantoran
d. Pemanasan dan peredaran
e. Pendinginan udara
f. Pantulan suara
g. Lukisan (alam, tumbuh-tumbuhan, kaligrafi)
h. Fasilitas kebersihan
i. Ruang pertemuan
j. Faktor keselamatan
k. Memindahkan kantor
l. Perubahan-perubahan
m. Pemeliharaan
2. Komunikasi
a. Pengiriman surat
b. Pelayanan pesuruh
c. Pipa hantaran
d. Telepon
e. Susunan kabel
f. Pendiktean telepon
g. Sistem telepon antarkantor
h. Telegraf dan pelayanan kawat
i. Papan pengumuman
j. Pelayanan terima tamu
3
3. Kepegawaian Perkantoran
a. Pemilihan
b. Perkenalan
c. Latihan
d. Pengujian
e. Kenaikan Pangkat
f. Pergantian
g. Sistem saran
h. Pengerahan pegawai
i. Keterlambatan
j. Persoalan mangkir
k. Wawancara pemberhentian
l. Fasilitas ruang makan siang
m. Semangat kerjasama
n. Disiplin
o. Pensiun
p. Penilaian
q. Pengaduan
4. Perabotan dan Perlengkapan

a. Meja kerja
b. Kursi
c. Meja panjang
d. Perlengkapan arsip
e. Ruang dan peti besi
f. Perabotan fungsional
g. Perabotan gudang
h. Pemeliharaan dan perbaikan
i. Perlengkapan acuan
j. Lemari perbekalan dan penempatan rak
k. Cagak Pakaian
l. Perabotan perpustakaan
m. Penilaian perlengkapan baru
4
5. Peralatan dan Mesin

a. Mesin tik/komputer
b. Mesin tambah
c. Mesin faktur
d. Mesin pembukuan
e. Mesin hitung
f. Perlengkapan dikte
g. Perlengkapan kirim surat
h. Peralatan terlihat
i. Aneka perlengkapan perkantoran
j. Perlengkapan kebersihan
k. Perlengkapan penggandaan
l. Pemeliharaan dan perbaikan
m. Penilaian peralatan dan mesin baru
n. Perbekalan kebersihan
o. Perbekalan penggandaan
p. Penilaian perbekalan baru
6. Metode
a. Pengolahan bahan keterangan
b. Penyelidikan Perkantoran
c. Pengukuran hasil kerja tulis
d. Penjadwalan Prosedur rutin
e. Prosedur pembaganan
f. Pemakaian film
g. Analisis Statistik
7. Warkat
a. Pengkoordinasian formulir
b. Perancangan formulir
c. Pelayanan surat menyurat
d. Pola surat
e. Peninjauan surat menyurat
f. Ruang terpusatkan kerja tik
5
g. Metode pelaporan
h. Penyelidikan
i. Penyingkiran warkat
j. Pembuatan film kecil
k. Jadwal penyimpanan
l. Praktek kearsipan dan penyimpanan
8. Kontrol Pejabat Pimpinan

a. Perencanaan organisasi
b. Pemusatan atau pemencaran pelayanan
c. Perencanaan anggaran
d. Penaksiran
e. Buku pedoman petunjuk kerja
f. Konferensi
g. Latihan pemindahan tugas
h. Analisis tugas pekerjaan
i. Pembakuan Gaji
Dari perincian di atas ternyata betapa luas ruang lingkup bidang kerja manajemen
perkantoran yang perlu dipikul oleh seseorang petugas atau satuan organisasinya.
6
BAB III
PENGELOLAAN SURAT MENYURAT
Dalam rangka mencapai tujuan organisasi, unsur kerjasama baik internal maupun eksternal
organisasi sangat penting artinya. Agar kerjasama dapat dilaksanakan dengan baik, perlu ada
komunikasi. Salah satu bentuk komunikasi yang digunakan oleh suatu organisasi denga cara
tertulis, misalnya melalui surat.
Dengan demikian jelas bahwa surat sangat penting artinya dalam memperlancar tercapainya
tujuan organisasi. Salah satu tugas penting sekretaris adalah mengelola surat-menyurat baik
penerimaan surat maupun pengiriman surat. Prinsip pengelolaan surat-menyurat
menggunakan 7 (tujuh) C, yaitu :
 Completeness (lengkap)
 Conciseness (ringkas)
 Consideration (pertimbangan)
 Concreteness (kongkrit)
 Clarity (jelas)
 Courtesy (sopan)
 Correctness (benar)
A. Pengertian dan Fungsi Surat
Menurut Y.S. MARJO, Surat adalah alat komunikasi tertulis, atau sarana untuk
menyampaikan pernyataan maupun informasi secara tertulis dari pihak satu kepada pihak
yang lain. Informasi tersebut bisa berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, laporan,
pemikiran, sanggahan dan lain sebagainya.
Peranan surat lebih jelas lagi, terutama dalam surat resmi, misalnya surat perjanjian, surat
sewa-menyewa rumah, surat jual-beli, surat wasiat, dan surat-surat resmi lainnya. Surat-
surat tersebut, selain resmi sifatnya, juga mempunyai kekuatan hukum yang dapat
digunakan sebagai alat bukti tertulis, suatu bukti yang sah, “hitam di atas putih”.
Surat-surat dalam arsip lama dapat dipakai sebagai bahan penelitian untuk mengetahui
bagaimana keadaan atau kegiatan pada masa yang lalu. Dalam hal ini surat berfungsi alat
bukti historis. Surat-surat yang telah diarsipkan itu dipakai sebagai alat pengingat.
7
Surat itu dapat juga mencerminkan corak, keadaan mentalitas, jiwa, dan nilai
pejabat/jawatan/kantor yang bersangkutan. Oleh sebab itu, dalam menyusun surat
hendaklah selalu berhati-hati dan berpikir secara cermat agar tidak menimbulkan kesan
yang tidak menyenangkan. Dalam hal ini surat berfungsi sebagai duta organisasi.
Surat resmi yang berisi ketentuan-ketentuan tentang cara-cara menelaksanakan peraturan-

peraturan, misalnya surat keputusan atau instruksi, dapat dipakai sebagai pedoman kerja
oleh lembaga/pejabat yang bersangkutan.
Dari uraian di atas, kita ketahui bahwa surat-surat resmi berfungsi :

1. Sebagai alat komunikasi
2. Sebagai bahan bukti tertulis,
3. Sebagai alat bukti historis dan bukti kegiatan,
4. Sebagai alat pengingat,
5. Sebagai duta organisasi,
6. Sebagai pedoman kerja,
7. Sebagai alat untuk memperpendek jarak dan menghemat tenaga,
8. Sebagai alat pengikat, dan
9. Sebagai alat promosi.
Surat yang dikirim oleh pihak pertama kepada pihak kedua, adakalanya perlu dibahas.
Kegiatan berkomunikasi balas-membalas yang dilakukan oleh pihak pertama kepada pihak
kedua dengan alat surat disebut surat-menyurat (korespondensi). Hubungan surat-
menyurat itu mungkin terjadi antara orang-orang atau pejabat-pejabat dalam satu
kantor/organisasi/perusahaan (korespondensi intern), mungkin juga terjadi antara orang-
orang atau pejabat-pejabat suatu kantor dengan pihak luar (korespondensi ekstern).
B. Syarat-syarat Surat Yang Baik
Surat yang baik haruslah memenuhi syarat-syarat penyusunan sebagai berikut :

1. Surat harus disusun dengan teknik penyusunan surat yang benar, yaitu:
a. Penyusunan letak bagian-bagian surat (bentuk) yang tepat sesuai dengan aturan
atau pedoman yang telah ditentukan (lihat C.3 Bentuk Surat );
b. Pengetikan yang betul, jelas, bersih, dan rapi;
c. Pemakaian kertas yang sesuai dengan kebutuhan, umumnya digunakan ukuran
kertas folio (ukuran 21,5 x 33 cm), namun ada beberapa instansi/lembaga yang juga
8
menggunakan ukuran kwarto (ukuran 21,5 x 28,5 cm). Sedangkan beratnya adalah
70 gram.
2. Isi surat harus dinyatakan secara ringkas, jelas, dan eksplisit.
3. Bahasa yang digunakan haruslah bahasa yang benar/baku sesuai dengan kaidah bahasa
Indonesia, baik tentang ejaan, pemilihan kata, bentuk kata, maupun kalimatnya. Selain
itu, bahasa haruslah efektif. Untuk itu, bahasa surat haruslah logis, wajar, hemat, cermat,
sopan, dan menarik. Sedapat mungkin dihindari pemakaian kata-kata asing yang sudah
ada padanannya dalam bahasa Indonesia. Juga harus dihindari gaya keasing-asingan
atau kedaerah-daerahan (Lihat Lampiran 1)
Disamping ketiga syarat di atas, ada hal penting lainnya yang perlu diperhatikan
sehubungan dengan menyusun surat yang baik, yaitu :
1. Memahami kedudukan masalah yang dikemukakan,
2. Memahami peraturan-peraturan yang berkaitan dengan masalah itu,
3. Mengetahui posisi dan bidang tugasnya, dan
4. Hal-hal lainnya berkaitan dengan ketatausahaan.
C. Wujud, Jenis dan Bentuk Surat
1. Wujud Surat
Surat yang kita kirimkan dapat berwujud :
a. Kartu pos,
b. Warkat pos,
c. Surat bersampul,
d. Memo,
e. Nota,
f. E-mail (surat elektronik)
2. Jenis Surat
Surat-surat dapat diklasifikasikan menjadi beberapa jenis bergantung pada dasar
tinjauannya. Berikut ini disebutkan jenis-jenis surat yang duklasifikasikan berdasarkan
isinya, keamanan isinya, derajat penyelesaiannya, jangkauan penggunaannya dan jumlah
penerima yang dituju.
a. Berdasarkan isinya dapat dibedakan atas tiga jenis, yaitu :
1) Surat pribadi
9
2) Surat dinas/resmi
3) Surat niaga/dagang
b. Berdasarkan sifat keamanan isinya, surat dibedakan atas empat jenis, yaitu :
1) Surat sangat rahasia
2) Surat rahasia
3) Surat terbatas
4) Surat biasa
c. Berdasarkan derajat penyelesaiannya surat dapat dibedakan atas tiga jenis, yaitu :
1) Surat sangat segera (kilat)
2) Surat segera
3) Surat biasa
d. Berdasarkan jangkauan penggunaannya surat dibedakan atas dua jenis, yaitu :
1) Surat intern
2) Surat ekstern
e. Berdasarkan jumlah penerima yang dituju surat dapat dibedakan atas tiga jenis,
yaitu :
1) Surat edaran
2) Pengumuman
3) Surat biasa
3. Bentuk Surat
Dalam surat-menyurat resmi ada lima bentuk surat, yaitu bentuk:
a. Lurus Penuh,
b. Lurus,
c. Setengah Lurus,
d. Resmi Indonesia Lama, dan
e. Resmi Indonesia Baru.
Dalam penulisan surat Wahdah Islamiyah menggunakan bentuk surat setengah lurus
yang dimodifikasi, akan dibahas pada bab berikutnya.
10
BAB IV
PEDOMAN SURAT MENYURAT
WAHDAH ISLAMIYAH
A. Bentuk Surat
Dalam penulisan surat, Wahdah Islamiyah menggunakan bentuk surat setengah lurus
yang dimodifikasi (lihat gambar Bentuk Surat WI).
Bentuk surat Wahdah Islamiyah disusun dengan aturan sebagai berikut :

1. Ada bagian surat diketik mulai dari margin kiri (align left) atau rata kiri, yaitu :
 Nomor, perihal dan lampiran surat.
 Nama dan jabatan pengurus (ketua).
 Tembusan atau nota bene.
2. Ada bagian surat yang diketik dari margin kanan (align right) atau rata kanan, yaitu :
 Penanggalan surat
 Nama jabatan pengurus (sekretaris)
3. Khusus isi surat, diketik secara justify atau rata kanan dan kiri.
4. Adapun bagian surat yang lainnya, semua diketik center atau rata tengah, yaitu :
 Basmalah
 Salam pembuka
 Tahmid dan shalawat
 Penutup surat
 Salam penutup
 Kop kecil (pengurus)
 Yang mengetahui
11
Gambar Bentuk Surat Wahdah Islamiyah
1a 2 1b
5 6
10
11
12
13
14 15
16
17
: Keterangan
1a. Kepala surat (Bahasa Indonesia/Inggeris)
1b. Kepala surat (Bahasa Arab)
2. Logo (di bawahnya tertulis WAHDAH ISLAMIYAH ORGANIZATION )
3. Sekretariat
4. Basmalah (Bahasa Arab)
5. Penomoran, lampiran dan perihal surat (lihat penjelasan selanjutnya)
6. Penanggalan surat (dalam Hijriyah dan Miladiyah)
7. Alamat/Tujuan surat
8. Salam pembuka (Assalamu alaikum dalam bahasa Arab)
9. Tahmid dan shalawat (sebaiknya dalam bahasa Arab)
10. Isi surat
12
11. Penutup surat dan do’a tulisan (Jazaakumullahu Khairan)

12. Salam penutup (Assalamu alaikum dalam bahasa Arab)
13. Kop kecil / Pengurus
14. Nama dan jabatan pengurus (Ketua)
- Pemakaian gelar hanya untuk surat ke pihak luar WI (adapun surat ke dalam atau intern WI,
maka gelar tidak dipakai)
15. Nama dan jabatan pengurus (Sekretaris)
- Pemakaian gelar hanya untuk surat ke pihak luar WI (adapun surat ke dalam atau intern WI,
maka gelar tidak dipakai)
16. Yang Mengetahui
17. Tembusan / Nota Bene
B. Bagian Surat dan Cara Penulisannya
1. Kepala Surat
Kepala surat Wahdah Islamiyah untuk Pusat, Wilayah, Daerah, Cabang dan Ranting
(departemen/lembaga dan unit usaha) di dalamnya tercantum :
a. Nama lengkap organisasi (Bahasa Indonesia, Bahasa Inggeris dan Bahasa Arab)
b. Nomor telepon, fax, kode pos serta e-mail (jika ada)
c. Alamat lengkap kantor
d. Logo sebagai simbol/lambang
e. Basmalah dalam tulisan Arab
2. Nomor Surat dan Kode-kodenya

Nomor surat berguna untuk :
a. Memudahkan penyimpanan arsip
b. Memudahkan mencari surat itu kembali bilamana dibutuhkan
c. Memudahkan pengklasifikasian surat
d. Mengetahui jumlah surat keluar pada suatu periode
Setiap surat resmi yang ditulis diberi nomor urut penulisan serta kode tertentu sesuai
dengan isi surat yang disertai dengan kode DPP, DPW, DPD, DPC dan DPR/
Departemen/Lembaga/Biro, bulan dan tahun hijriyah. Penulisan nomor surat diketik
sejajar dengan tanggal surat.
Kode indeks surat organisasi WI :

1) Tujuan Surat :
a) Internal menggunakan kode D (Dakhily) : Setiap surat yang ditujukan
dalam lingkungan internal organisasi WI, misalnya ke departemen /
lembaga / biro atau ke DPP, DPW, DPD, DPC, DPR, DPLN dan anggota.
13
b) Eksternal menggunakan kode K (Kharijy) : Setiap surat yang ditujukan

di luar organisasi WI, seperti ke lembaga pemerintah, swasta, ormas islam,
dan lain-lain.
2) Nomor Surat :
Nomor surat ditulis dalam angka latin, sesudah kode D atau K, penomoran surat
didasarkan pada periode kepengurusan, sehingga setiap periode kepengurusan
dimulai dari angka 001 dan seterusnya. Khusus untuk angka 0 – 99 ditulis dengan
menambahkan angka 0 di depannya, misalnya 001 – 009. Sedangkan mulai angka
100 dan seterusnya ditulis tanpa ada tambahan angka 0.
Penulisan nomor surat diatur sebagai berikut :
a. Surat-surat keputusan (SK) dan Surat Perjalanan Dinas (SPD), nomor urut
dibuat tersendiri atau terpisah dengan surat-surat lain.
b. Surat-surat selain surat keputusan (surat biasa), penomorannya disatukan,
baik surat yang ditujukan ke pihak internal (D) maupun ke pihak eksternal
(K).
3) Perihal Surat :
Adapun kode-kode perihal surat yang digunakan dalam persuratan Wahdah
Islamiyah adalah :
QR (Qarar) = Surat Keputusan (SK)
FW (Fatwa) = Surat Fatwa
AM (Amanah) = Tugas, mandat, amanah, instruksi, pelimpahan/kuasa.
TH (Thalab) = Permohonan/permintaan (bantuan, kerja sama, dll.)
TQ (Taqrir) = Laporan (keuangan, perjalanan, acara, daurah, dll.)
DW (Da’wah) = Undangan, panggilan.
IL (I’lan) = Seruan, himbauan, edaran, pemberitahuan/
pengumuman/penyampaian, duka cita, keterangan,
rekomendasi.
IZ (Indzar) = Peringatan, teguran, sanksi.
TW (Ta’awun) = Kerjasama (MoU, MoA, dll.)
NZ (Nahwa Dzalik) = Lain-lain (kode ini digunakan jika ada perihal surat
selain perihal di atas)
14
4) Kode Pengurus Pusat selain DPP kodenya menggunakan akronim :

PU : Pimpinan Umum
DS : Dewan Syura
DSA : Dewan Syariah
DPK : Dewan Pengawas Keuangan
DPA : Dewan Pakar
5) Kode Pimpinan Organisasi secara vertikal adalah (angka romawi) :

I : Pengurus Pusat (DPP)
II : Pengurus Wilayah (DPW)
III : Pengurus Daerah (DPD)
IV : Pengurus Cabang (DPC)
V : Pengurus Ranting (DPR)
Adapun kode untuk Dewan Perwakilan Luar Negeri Wahdah Islamiyah

menggunakan akronim DPLN.
6) Kode unsur pembantu Dewan Pimpinan Pusat WI adalah Departemen/

Lembaga/Biro. Adapun kodenya menggunakan akronim sebagai berikut :
Departemen :
Departemen Dakwah = DD
Departemen Kaderisasi = DK
Departemen Urusan Daerah = DUD
Departemen Pendidikan = DDIK
Departemen Pengembangan Usaha = DPU
Departemen Keuangan = DKEU
Departemen Kesehatan, Olahraga dan Lingkungan Hidup = DKOLH
Departemen Informasi, Komunikasi dan Hubungan Masyarakat = DIKHUM
Departemen Sosial = DSOS
Departemen Penelitian dan Pengembangan = DPPENG
Departemen Perencanaan Sumber Daya Manusia = DPSDM
Departemen Pendidikan Anak Usia Dini = DPAUD
Departemen Pengembangan Generasi Muda = DPGM
Departemen Penelitian dan Pengembangan dan Perencanaan = DP3SDM
Sumber Daya Manusia (Muslimah)
15
Lembaga :
Lembaga Koordinasi dan Pembinaan Dai dan Murabbi = LKPDM
Lembaga Pernikahan dan Pembinaan Keluarga Sakinah = LPPKS
Lembaga Pendidikan, Pembinaan Anak dan Remaja = LPPAR
Lembaga Pembinaan dan Pengembangan Pendidikan Al-Qur'an = LP3Q
Lembaga Tahfidz Al-Quran = LTQ
Lembaga Zakat. Infak dan Sedekah Wahdah = LAZIS-W
Lembaga Wakaf dan Aset = LWA
Lembaga Perencanaan dan Pengawasan Pembangunan = LP3
Lembaga Koordinasi Majelis Taklim / = LKMT/
Forum Komunikasi Majelis Taklim FKMT
Lembaga Pembangunan Pusat Dakwah Muslimah = LPPDM
Biro :
Biro Administrasi Umum = BAUM
Biro Umum dan Kerumahtanggaan = BURT
Biro Keamanan = BKA
Biro Hukum dan Advokasi = BHA
Biro Administrasi Umum dan Data (Muslimah) = BAUD
Biro Kerumahtanggaan (Muslimah) = BRT
Catatan :
a. Adapun unsur pembantu pimpinan organisasi pada tingkat wilayah, daerah,
cabang, ranting dan perwakilan luar negeri disesuaikan dengan nama-nama
unsur pembantu pimpinan organisasi tingkat pusat, sedangkan
pembentukannya sesuai dengan ketentuan Anggaran Dasar dan Anggaran
Rumah Tangga WI dan disesuaikan kebutuhan masing-masing tingkat.
b. Unsur Pembantu Muslimah pada tingkat wilayah disebut Divisi, adapun
untuk tingkat daerah, cabang dan ranting disebut Unit.
Contoh : Divisi Dakwah (DPW)
Unit Kaderisasi (DPD/DPC/DPR)
c. Jika dibentuk departemen/lembaga/biro yang baru, maka aturannya sebagai
berikut :
 Menggunakan akronim selain yang telah ditetapkan di atas
 Menggunakan huruf tidak lebih dari 7 (tujuh) huruf
16
Contoh Penulisan Nomor Surat dan Penggunaan Kode :
 Kantor Pusat
Dewan Syari'ah:
No. : D.015/IL/DSA/04/1438
Tahun hijriyah
Bulan ke empat hijriyah
Dewan Syariah
Perihal surat
Nomor urut surat
Surat internal
Dewan Pimpinan Pusat (DPP):
No. : D.003/AM/I/04/1438
Tahun hijriyah
Dewan Pimpinan Pusat
Perihal surat
Nomor urut surat
Surat internal
No. : K.004/TH/I/04/1438
Tahun hijriyah
Perihal surat
Nomor urut surat
Surat eksternal
Departemen DPP WI:
No. : D.010/DW/I.DD/05/1438
Tahun hijriyah
Bulan ke lima hijriyah
Departemen Dakwah
Perihal surat
Nomor urut surat
Surat internal
17
Muslimah Wahdah Islamiyah DPP WI :
No. : D.023/AM/I.M/05/1438
Tahun hijriyah
Muslimah Wahdah Islamiyah
Perihal surat
Nomor urut surat
Surat internal
Departemen Muslimah DPP WI :
No. : D.101/AM/I.M.DK/12/1438
Tahun hijriyah
Bulan ke dua belas hijriyah
Departemen Dakwah
Perihal surat
Nomor urut surat
Surat internal
 Kantor Dewan Pimpinan Wilayah (DPW)
Dewan Pimpinan Wilayah :
No. : D.006/IL/II/02/1438
Tahun hijriyah
Bulan ke dua hijriyah
Dewan Pimpinan Wilayah
Perihal surat
Nomor urut surat
Surat internal
Departemen/Lembaga DPW :
No. : D.060/DW/II.DD/05/1438
Tahun hijriyah
Departemen Dakwah
Perihal surat
Nomor urut surat
Surat internal
18
Muslimah Wahdah Islamiyah DPW :
No. : D.035/AM/II.M/05/1438
Tahun hijriyah
Perihal surat
Nomor urut surat
Surat internal
Divisi Muslimah Wahdah Islamiyah DPW :
No. : D.101/AM/II.M.DK/05/1438
Tahun hijriyah
Departemen Dakwah
Perihal surat
Nomor urut surat
Surat internal
 Kantor Dewan Pimpinan Daerah (DPD)
Dewan Pimpinan Daerah:
No. : K.106/TH/III/04/1438
Tahun hijriyah
Dewan Pimpinan Daerah
Perihal surat
Nomor urut surat
Surat eksternal
Departemen/Lembaga DPD :
No. : D.060/AM/III.DPU/07/1438
Tahun hijriyah
Bulan ke tujuh hijriyah
Departemen Pengembangan Usaha
Perihal surat
Nomor urut surat
Surat internal
19
Muslimah Wahdah Islamiyah DPD:
No. : D.060/DW/III.M/05/1438
Tahun hijriyah
Perihal surat
Nomor urut surat
Surat internal
Unit Muslimah Wahdah Islamiyah DPD:
No. : D.017/AM/III.M.UK/07/1438
Tahun hijriyah
Departemen Dakwah
Perihal surat
Nomor urut surat
Surat internal
 Kantor Dewan Pimpinan Cabang (DPC)
No. : D.106/TH/IV/04/1438
Tahun hijriyah
Dewan Pimpinan Cabang
Perihal surat
Nomor urut surat
Surat internal
 Kantor Dewan Pimpinan Ranting (DPR)
No. : D.106/TH/V/04/1438
Tahun hijriyah
Dewan Pimpinan Cabang
Perihal surat
Nomor urut surat
Surat internal
20
 Kantor Dewan Perwakilan Luar Negeri (DPLN)
No. : K.005/TH/DPLN-WI-RS/04/1438
Tahun hijriyah
Republik Sudan
Wahdah Islamiyah
Dewan Perwakilan Luar Negeri
Perihal surat
Nomor urut surat
Surat eksternal
No. : D.010/TH/DPLN-WI-KSA/04/1438
Tahun hijriyah
Kerajaan Arab Saudi
Wahdah Islamiyah
Dewan Perwakilan Luar Negeri
Perihal surat
Nomor urut surat
Surat internal
3. Tanggal Surat
Penulisan tanggal menggunakan dua bentuk penanggalan yaitu hijriah yang ditulis di
bagian atas dan miladiyah di bagian bawah sejajar dengan penulisan nomor surat dan
ditulis rata kanan, namun untuk beberapa jenis surat (seperti SK, mandat, surat
keterangan, surat kuasa) tanggal ditulis di sebelah kanan bawah dengan rata kanan.
Penulisan tanggal surat diawali dengan menyebutkan tempat (kabupaten/kota)
penulisan surat, contoh penulisan:
a). Tanggal di bagian kanan atas :
Makassar, 01 Zulhijjah 1438 H

21 Agustus 2017 M
b). Tanggal di bagian kanan bawah :
DITETAPKAN : DI MAKASSAR
PADA TANGGAL : 09 Muharram 1438H
10 Oktober 2016M
21
4. Keterangan Lampiran
Lampiran adalah sesuatu yang melengkapi surat. Kelengkapan itu umumnya berupa
dokumen, brosur, kuitansi, dan lain-lain. Keterangan lampiran ini berfungsi untuk
menjelaskan jumlah lampiran surat tersebut. Namun jika surat tersebut tidak meiliki
lampiran, maka tidak perlu ditulis kata lampiran di bawah kata “ Nomor “.
Contoh penulisan:
Lampiran : 1 (satu) lembar jika hanya satu lembar, dst.
Lampiran : 1 (satu) berkas jika terdiri dari beberapa lembar tetapi satu
kesatuan misalnya proposal, dll.
5. Hal/Perihal
Hal/perihal surat berguna agar penerima surat dengan cepat mengetahui isi surat
tersebut sebelum membaca secara keseluruhan surat. Penulisan hal/perihal digaris
bawahi atau dicetak tebal (bold ).
Contoh penulisan hal surat :
a. Hal yang hanya satu baris.

Contoh :
Hal : Undangan MUSDA atau Undangan MUSDA
b. Hal yang terdiri dari dua baris (jarak satu spasi).
Contoh :
Hal : Penyeragaman Surat atau Penyeragaman Surat
Dalam Lingkup WI Dalam Lingkup WI
c. Hal yang terdiri dari tiga baris atau lebih (jarak satu spasi).
Contoh :
Hal : Penerimaan Mahasiswa Baru
Sekolah Tinggi Ilmu Islam
Dan Bahasa Arab (STIBA WI)
6. Nama dan Alamat Tujuan
Dalam surat-menyurat resmi, alamat surat dimulai dengan kata depan " Kepada " yang
merupakan kepala alamat surat. Di muka nama orang atau pihak yang dikirimi surat
dicantumkan ucapan penghormatan Yang Kami Hormati atau disingkat (Ykh). Alamat
yang ditujukan sebaiknya dicantumkan secara lengkap, khususnya institusi/lembaga.
22
Contoh penulisan alamat :

a. Alamat yang ditujukan kepada perorangan ;
Kepada Yang Kami Hormati
Bapak Ir. H. Ahmad Syarif, M.Si.
di Nagekeo
b. Alamat yang ditujukan kepada nama jabatan ;

Ketua Umum Dewan Pimpinan Pusat Wahdah Islamiyah
Jln. Antang Raya No. 48 Kota Makassar
di Makassar
Kepada Ykh.
Kepala Biro Akademik STIBA
di Makassar
c. Alamat yang ditujukan pada pimpinan perusahaan ;

Kepada Ykh.
Direktur Cordova Computer
di Bandung
d. Alamat yang ditujukan kepada perusahaan ;

Kepada
PT. Intan Tour
di Jakarta Timur
e. Alamat yang ditujukan kepada pemasang iklan ;

Kepada Ykh.
Pemasang Iklan No. AA/7645
d.a. Harian FAJAR (d.a = dengan alamat)
di Makassar
f. Alamat yang ditujukan kepada kotak pos/tromol pos ;

Kepada
Kotak Pos 10000 JKT
di Jakarta
g. Alamat dengan menggunakan u.p. = Untuk Perhatian ;

Rektor Universitas Negeri Makassar
u.p. Sdr. Munir Hamdan
di Makassar
23
7. Salam Pembuka
Salam pembuka adalah "Assalamu Alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh" dan
sebaiknya ditulis dalam bahasa Arab (‫كاَتمهم‬

‫وبَبرل‬ ‫ل‬
‫)السسللمم لعلميمكمم لولرمحلةم ال ل لل‬. Bila yang dituju non
muslim maka salam pembuka diganti dengan "Dengan Hormat".
8. Tahmid dan Shalawat

Berisi bacaan hamdalah dan shalawat (ditulis di tengah-tengah bila dalam bahasa Arab
dan ditulis lurus (rata) kiri-kanan bila dalam bahasa Indonesia).
Contoh :
‫صمحبلله لولممن تلبللعمهمم بَللإمحساَلنن إللل يبلمولم‬ ‫لل‬ ‫ل‬

‫صللةم لوالسسللمم لعللىَ لرمسمول ال لولعللىَ آله لو ل‬
‫ي لوال س‬ ‫الملممد الل ر ب ل‬
‫ب الملعاَلم م ل‬‫ل‬ ‫لم‬
‫ِ لوبَبلمعمد‬،‫البديملن‬
Bila tidak memungkinkan berbahasa Arab, maka cukup berbahasa Indonesia.
Contoh :
Alhamdulillah atas rahmat dan hidayahNya kita tetap berada di jalanNya. Shalawat dan
salam atas Rasulullah Shallallahu Alaihi wa Sallam beserta keluarga, para shahabat dan
para pengikutnya hingga akhir zaman.
9. Kalimat Pembuka
Berfungsi sebagai pengantar pada isi surat (pokok masalah) yang sesungguhnya agar si
penerima mengetahui alasan surat tersebut.
Contoh :
1. Untuk membalas surat yang diterima dipergunakan :
a) Sehubungan dengan surat saudara No………………, tanggal …………………
b) Memenuhi permintaan saudara melalui surat ……………………………
c) Menunjuk surat saudara No……………, tanggal ……………………
2. Untuk surat-surat yang berisi suatu pemberitahuan, permintaan, pertanyaan dan

sejenisnya dipergunakan :
a) Dengan ini perkenankanlah kami melaporkan ……………………
b) Dengan sangat menyesal kami beritahukan bahwa …………………
c) Bersama dengan ini kami kirimkan contoh ……………………
3. Untuk menunjuk sesuatu yang menjadi dasar penyusunan surat dipergunakan kata-
kata :
a) Sehubungan dengan surat Ketua Umum DPP Wahdah Islamiyah No……………,
tanggal…………… dengan ini minta kesediaan saudara untuk ……………
b) Berdasarkan hasil rapat pengurus harian DPP WI pada tanggal ………… dengan
ini diberitahukan kepada saudara bahwa ………………
c) Berkenan dengan surat edaran Ketua Umum DPP WI, dengan ini …………
24
10. Isi Surat

Isi surat merupakan uraian tentang maksud pembuatan surat atau hal-hal lain yang
ingin disampaikan oleh si pembuat surat atau dengan kata lain masalah pokok yang
hendak dikemukakan.
11. Kalimat Penutup

Kalimat Penutup berfungsi sebagai ucapan terima kasih, penegasan, pengharapan dan
pengarahan serta doa (dalam bahasa Indonesia atau bahasa Arab).
Contoh :
Harapan kami semoga kerja sama yang sudah baik ini dapat dibina dan ditingkatkan
terus. Atas kerja samanya kami ucapkan terima kasih wajazaakumullahu khairan. Bila
yang ditujukan non-muslim, maka kalimat penutup sampai kata "terima kasih".
12. Salam Penutup

Salam Penutup adalah "Wassalamu Alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh" dan
sebaiknya dalam bahasa Arab (‫كاَتمهم‬

‫وبَبرل‬ ‫ل‬
‫)والسسللمم لعلميمكمم لولرمحلةم ال ل لل‬. Bila yang dituju non
muslim maka salam penutup ditiadakan. Penulisannya di tengah-tengah (simetris) bila
dalam bahasa Arab dan lurus kiri-kanan bila dalam bahasa Indonesia.
13. Nama Organisasi/Unit yang mengeluarkan surat

Penulisannya di tengah-tengah (simetris) dengan huruf kapital.
Contoh :
DEWAN PIMPINAN PUSAT
WAHDAH ISLAMIYAH
DEWAN PIMPINAN WILAYAH

WAHDAH ISLAMIYAH SULAWESI TENGGARA
DEWAN PIMPINAN DAERAH

WAHDAH ISLAMIYAH NAGEKEO
DEWAN PIMPINAN CABANG

WAHDAH ISLAMIYAH PATTALLASSANG
DEWAN PERWAKILAN LUAR NEGERI

WAHDAH ISLAMIYAH KERAJAAN ARAB SAUDI
25
14. Tanda Tangan, nama dan jabatan penanggung jawab

Penulisannya di tengah-tengah (simetris). Nama penanggung jawab dicetak tebal
(bold) dan digarisbawahi.
Tanda tangan
Nama penanggung jawab

Jabatan penanggung jawab
Contoh:
DEWAN SYURA
WAHDAH ISLAMIYAH
Muhammad Ikhwan Djalil Herman Hasyim

Ketua Sekretaris
DEWAN SYARIAH
WAHDAH ISLAMIYAH
Muhammad Yusran Anshar Harman Tajang

Ketua Sekretaris
DEWAN PIMPNAN PUSAT

WAHDAH ISLAMIYAH
Muhammad Zaitun Rasmin

Ketua Umum
DEWAN PIMPNAN PUSAT

WAHDAH ISLAMIYAH
Muhammad Zaitun Rasmin Syaibani Mujiono

Ketua Umum Sekretaris Jenderal
26
DEWAN PIMPNAN WILAYAH

WAHDAH ISLAMIYAH NUSA TENGGARA BARAT
Saifuddin
Ketua
DEWAN PIMPNAN WILAYAH

WAHDAH ISLAMIYAH DKI JAKARTA
Ilham Jaya Nur Ihsan Muh. Idris

Ketua Sekretaris
DEWAN PIMPNAN DAERAH

WAHDAH ISLAMIYAH NAGEKEO
Ahmad Basho
Ketua
Penggunaan bentuk singkatan a.n. dan u.b.
Bentuk singkatan a.n. (atas nama) digunakan jika pejabat yang berwenang
menandatangani melimpahkan wewenangnya kepada pejabat satu tingkat di
bawahnya untuk menanda tangani surat itu.
Contoh :
WAHDAH ISLAMIYAH
a.n. Ketua Umum
Rahmat Abdul Rahman

Ketua Harian
27
Bentuk singkatan u.b. (untuk beliau) digunakan jika pejabat yang diberi
wewenang/kuasa itu melimpahkan lagi wewenangnya ke pejabat lain satu tingkat di
bawahnya. Yang bertanggung jawab terhadap isi surat bukan yang menanda tangani
surat, tetapi pejabat satu tingkat di atasnya.
Contoh :
a.n. Ketua Umum DPP Wahdah Islamiyah
Sekretaris Jenderal
u.b.
Bendahara,
Jumain Rusman
Nama jabatan pimpinan umum, ketua dan sekretaris pengurus pusat, wilayah,
daerah, cabang dan ranting Wahdah Islamiyah adalah sebagai berikut:
 Pimpinan Umum Wahdah Islamiyah (digunakan untuk internal organisasi)
 Ketua Dewan Syura Wahdah Islamiyah
 Sekretaris Dewan Syura Wahdah Islamiyah
 Ketua Dewan Syariah Wahdah Islamiyah
 Sekretaris Dewan Syariah Wahdah Islamiyah
 Ketua Dewan Pengawas Keuangan Wahdah Islamiyah
 Sekretaris Dewan Pengawas Keuangan Wahdah Islamiyah
 Ketua Umum Dewan Pimpinan Pusat Wahdah Islamiyah
 Ketua Harian Dewan Pimpinan Pusat Wahdah Islamiyah
 Sekretaris Jenderal Dewan Pimpinan Pusat Wahdah Islamiyah
 Ketua Dewan Pimpinan Pusat Wahdah Islamiyah Bidang Dakwah dan
Kaderisasi/Bidang Pendidikan dan Pengajaran Alquran/Bidang Ekonomi dan
Keuangan/Bidang Sosial dan Informasi/Bidang Litbang dan PSDM/Bidang
Muslimah
 Ketua Dewan Pimpinan Wilayah Wahdah Islamiyah
 Sekretaris Dewan Pimpinan Wilayah Wahdah Islamiyah
 Ketua Dewan Pimpinan Daerah Wahdah Islamiyah
 Sekretaris Dewan Pimpinan Daerah Wahdah Islamiyah
28
 Ketua Dewan Pimpinan Cabang Wahdah Islamiyah

 Sekretaris Dewan Pimpinan Cabang Wahdah Islamiyah
 Ketua Dewan Pimpinan Ranting Wahdah Islamiyah
 Sekretaris Dewan Pimpinan Ranting Wahdah Islamiyah
 Ketua Muslimah Wahdah Islamiyah Pusat/Wilayah/Daerah/Cabang/Ranting
 Sekretaris Muslimah Wahdah Islamiyah Pusat/Wilayah/Daerah/Cabang/Ranting
 Ketua Departemen/Lembaga/Divisi/Unit
 Sekretaris Departemen/Lembaga/Divisi/Unit
15. Mengetahui
 Setiap surat-surat keluar, harus diketahui (dalam wujud tandatangan) oleh pejabat
tingkat hirarki organisasi di atasnya. Seperti surat yang dibuat oleh
Departemen/lembaga ditingkat DPP, maka surat tersebut harus diketahui oleh
Ketua Bidangnya (Kabid), demikian juga unit dari satu departemen/lembaga, maka
harus diketahui oleh Ketua Departemen dan Ketua Bidangnya.
 Setiap surat keluar di kantor pusat yang ditujukan ke pihak eksternal (kode K)
harus diketahui oleh Ketua Umum atau jika berhalangan diketahui oleh Ketua
Harian atau Sekretaris Jenderal atau Wakil Sekretaris Jenderal.
 Setiap surat keluar DPW baik berkode D maupun K harus diketahui oleh Ketua
DPW atau jika berhalangan diketahui oleh Wakil Ketua atau Sekretaris.
 Setiap surat keluar DPW (kode K) yang ditujukan ke Pemerintah Pusat harus
diketahui oleh Ketua Umum DPP atau yang mewakili.
 Setiap surat keluar DPD baik berkode D maupun K harus diketahui oleh Ketua DPD
atau jika berhalangan diketahui oleh Wakil Ketua atau Sekretaris.
 Setiap surat keluar DPD (kode K) yang ditujukan ke Pemerintah Provinsi harus
diketahui oleh Ketua DPW atau yang mewakili, dan jika ditujukan ke Pemerintah
Pusat maka harus diketahui oleh ketua DPW dan Ketua Umum DPP atau masing-
masing yang mewakili.
 Setiap surat keluar DPD (kode D) yang ditujukan ke DPP, maka harus diketahui oleh
ketua DPW atau yang mewakili dan atau ditembuskan ke DPW sebagai
pemberitahuan.
29
 Aturan di atas dikecualikan jika yang membuat surat tersebut dari hirarki
organisasi yang paling di atas misalnya: ketua pengurus tingkat pusat, ketua-ketua
DPW, DPD atau wakilnya dan seterusnya.
Contoh :
Tingkat DPP
DEPARTEMEN DAKWAH
Mukran Usman Dhiyaul Haq

Ketua Sekretaris
Mengetahui,
WAHDAH ISLAMIYAH
Muhammad Qasim Saguni

Ketua
Tingkat DPW
DEPARTEMEN DAKWAH DAN KADERISASI
Muh. Ridwan Muh. Taufik

Ketua Sekretaris
Mengetahui,
DEWAN PIMPINAN DAERAH
WAHDAH ISLAMIYAH MANOKWARI
Herman Amiruddin
Ketua
30
16. Tembusan
Tembusan berfungsi untuk memberitahukan kepada yang sebenarnya dituju, bahwa
surat tersebut pula dikirimkan kepada pihak lain yang perlu/berkepentingan untuk
mengetahui isi surat itu. Penulisannya lurus kiri (align left) selurus dengan penulisan
nomor dan isi surat.
Contoh :

WAHDAH ISLAMIYAH
DEPARTEMEN KADERISASI
Muhammad Taufan Djafri

Ketua
Tembusan Kepada Ykh :

1. Ketua Umum DPP Wahdah Islamiyah;
2. Ketua DPW Wahdah Islamiyah Sulawesi Selatan;
3. Ketua DPD Wahdah Islamiyah Gowa;
4. Masing-masing yang bersangkutan;
5. Arsip.
17. Penggunaan Gelar

Pemakaian gelar (dr., Dr., Ir., Drs., S.Pd., Lc., M.Si., M.Ag., M.A., H, dan lain-lain) hanya
digunakan untuk surat ke pihak luar (kode K), adapun surat ke dalam atau internal
WI (kode D), maka gelar tidak dipakai.
18. Posisi Stempel

 Jika satu orang yang bertanda tangan, maka posisi stempel disebelah kiri nama yang
bersangkutan dengan menyentuh sebagian nama dan jabatannya.
Contoh:
WAHDAH ISLAMIYAH
Syaibani Mujiono
Sekretaris Jenderal
31
 Jika dua orang yang bertanda tangan (ketua dan sekretaris), maka posisi stempel
berada di sebelah kiri nama sekretaris dengan menyentuh sebagian nama dan
jabatannya.
Contoh:
DEWAN PIMPINAN PUSAT WAHDAH ISLAMIYAH
LEMBAGA PERENCANAAN DAN PENGAWASAN PEMBANGUNAN
Muh. Musri Madung Malik Mustang

Ketua Sekretaris
19. Paraf
Jika yang bertanda tangan hanya ketua saja, maka sekretaris membubuhkan parafnya di
ujung sebelah kanan nama ketua.
Contoh:
WAHDAH ISLAMYAH
Muhammad Zaitun Rasmin

Ketua Umum
C. Surat Menyurat Bahasa Arab
Apabila surat-menyurat dilakukan dengan menggunakan bahasa Arab, maka pola yang
digunakan pada dasarnya sama dengan pola persuratan dalam bahasa Indonesia, yang
berbeda adalah:
1. Dalam penulisan nomor, tanggal, perihal, alamat yang ditujukan, semuanya ditulis dari
sebelah kanan/rata kanan (align right) mengikuti kaidah penulisan huruf Arab. Adapun
penulisan salam pembuka, salam penutup, serta nama lembaga, penanggung jawab
(yang bertanda tangan) serta jabatannya ditulis secara simetris (align center). Adapun
jenis huruf (font) yang dianjurkan untuk digunakan adalah Traditional Arabic dengan
ukuran (size) adalah 16, 17 atau 18 yang disesuikan dengan banyak atau tidaknya isi
naskah.
32
2. Kode penomoran surat, mengikuti pola penomoran surat berbahasa Indonesia, tetapi
ditulis dalam huruf Arab. Contoh surat terlampir.
D. Pola Penyusunan Naskah Surat Resmi WI

Surat menyurat yang sering dilakukan dalam aktifitas Wahdah Islamiyah sebagai berikut :
1. Surat Keputusan (SK)
Surat Keputusan adalah surat resmi organisasi yang dibuat dan dikeluarkan untuk
melaksanakan kebijakan organisasi.
Adapun bentuk dan susunannya adalah sebagai berikut :
a. Bentuk Keputusan
1) Kepala/Logo, nomor, dan hal / tentang.
2) Isi keputusan memuat materi pengaturan sesuai dengan judul keputusan.
3) Bagian akhir keputusan memuat saat masa berlaku keputusan, penandatangan
keputusan dan tembusan keputusan.
b. Susunan Surat Keputusan
1) Kepala keputusan terdiri dari :
 Kata Keputusan ditik berdiri sendiri, di bawahnya dituliskan nama jabatan
yang berwenang mengeluarkan keputusan itu (juga diketik dengan huruf
besar semua)
 Nomor Surat Keputusan, kode, bulan dan tahun
 Hal / Tentang , bagian ini berisi inti keputusan secara ringkas dan jelas
(diketik dengan huruf besar semua)
2) Isi keputusan terdiri dari :
 Salam pembuka, yaitu dengan menuliskan : Dengan memohon ridha dan
rahmat Allah Subahanahu Wa Ta’ala.
 Konsideran, memuat pertimbangan-pertimbangan, motivasi tujuan yang akan
dicapai dan peraturan perundang-undangan yang dijadikan dasar hukum.
Biasanya terdiri atas kalimat/paragraf-paragraf yang dimulai dengan kata :
Menimbang, Mengingat , Memperhatikan.
 Diktum memuat :
Rumusan keputusan yang diambil oleh pejabat berdasarkan konsideran.
Diktum diawali dengan kata Memutuskan dituliskan ditengah-tengah
33
paragraf, disusul dengan kata MENETAPKAN. Selanjutnya disebutkan apa

yang diputuskan itu dengan mengurutkan poin per poin.
3) Akhir keputusan terdiri dari :
 Kalimat-kalimat harapan dan do’a.
 Nama tempat penetapan keputusan
 Tanggal, bulan dan tahun (Hijriyah dan Miladiyah)
 Tanda tangan pengurus
 Nama pengurus
 Jabatan pengurus
 Cap / stempel
 Tembusan apabila diperlukan
4) Yang berwenang menetapkan dan penanda tangan SK kepengurusan WI:
a) SK pengurus pusat (DPP, Dewan Syura, Dewan Syariah dan DPK) adalah
Pimpinan Umum WI
b) SK pengurus DPW dan DPD adalah DPP WI yang ditandatangani oleh Ketua
Umum
c) SK pengurus DPC dan DPR adalah DPD WI yang ditandatangani oleh Ketua
DPD WI dan ditembuskan kepada Ketua Umum DPP WI
3
4
5
6
7
8
9
01
11
21
34
Keterangan :
1. Logo
2. Basmalah (Bahasa Arab)
3. Kop SK
4. Perihal (tentang)
5. Menimbang (I)
6. Mengingat (II)
7. Memperhatikan (III)
8. Menetapkan (IV)
9. Penanggalan Surat ( Dalam Hijriyah dan Miladiyah )
10. Kop kecil/Pengurus
11. Nama dan Jabatan Pengurus
12. Tembusan/Nota bene
2. Surat Mandat
Surat mandat adalah sarana pemberitahuan secara tertulis dari pengurus yang
mempunyai kewenangan menandatangani atau memberikan mandat atau tugas kepada
pengurus / anggota WI untuk melaksanakan mandat / tugas tertentu.
3. Surat Instruksi
Surat instruksi adalah naskah resmi yang berisikan perintah penting dari ketua untuk
dilaksanakan (dan sebaiknya disertai dengan teknis pelaksanaannya) oleh pengurus /
anggota Wahdah Islamiyah.
4. Surat Himbauan
Surat himbauan adalah naskah resmi yang berisikan himbauan baik yang bersifat
khusus (hanya ditujukan kepada pengurus / anggota Wahdah Islamiyah) maupun bersifat
umum (ditujukan kepada mayarakat umum).
5. Surat Peringatan / Teguran

Surat peringatan / teguran adalah penyampaian peringatan / teguran tertulis kepada
pengurus / anggota / institusi di lingkungan internal Wahdah Islamiyah (surat ini dibuat
setelah teguran lisan yang biasanya bersifat tertutup tidak dihiraukan).
6. Surat Undangan
Surat undangan adalah penyampaian undangan secara tertulis yang bersifat resmi dan
ditujukan kepada pihak internal (pengurus, anggota, maupun simpatisan) Wahdah
35
Islamiyah maupun pihak eksternal (intansi pemerintah, instani swasta, lembaga resmi,
serta anggota maupun tokoh masyarakat).
7. Surat Kuasa
Surat kuasa adalah semacam surat mandat, yaitu sarana pemberitahuan secara tertulis
dari pengurus yang mempunyai kewenangan menandatangani atau memberikan kuasa
kepada pengurus / anggota WI untuk melaksanakan tugas tertentu yang bersifat sangat
penting, terutama yang berkaitan dengan urusan yang berkaitan dengan keuangan, aset,
maupun dokumen berharga.
8. Surat Permohonan
Surat permohonan adalah penyampaian resmi pengurus Wahdah Islamiyah di tingkat
pusat (DPP, Dewan Syura, Dewan Syariah, dan BPK), DPC, maupun Daerah Binaan kepada
pihak-pihak berwenang di kalangan internal maupun eksternal Wahdah Islamiyah.
9. Surat Pengumuman
Surat pengumuman adalah sarana pengumuman/ pemberitahuan tertulis yang
disampaikan kepada pihak pengurus, anggota, simpatisan, serta masyarakat luas berupa
informasi-informasi tertentu, seperti penerimaan karyawan, pemberian beasiswa, jadwal
libur hari raya Idul Fitri/ Idul Adha, pelaksanaan Tabligh Akbar, dll.
Surat pengumuman disampaikan melalui:
1. Edaran (surat diedarkan/ dibagikan kepada pihak-pihak yang dituju).
2. Majalah dinding (ditempel di papan-papan pengumuman).
3. Media masa cetak dan internet (dipasang dalam bentuk iklan).
4. Media massa elektronik/ radio (dibacakan oleh penyiar atau pengurus
Wahdah Islamiyah sendiri).
10. Surat Keterangan / Rekomendasi

Surat keterangan/ rekomendasi adalah pernyataan tertulis pimpinan lembaga untuk
memberikan keterangan/ rekomendasi tertentu kepada pihak-pihak eksternal maupun
internal lembaga tentang segala sesuatu yang menyangkut kepentingan personal/ lembaga
yang membutuhkan (seperti surat keterangan penelitian, surat rekomendasi masuk
perguruan tinggi, dll.).
36
11. Surat Resmi Lainnya

Surat Resmi Lainnya adalah pernyataan tertulis lembaga tentang segala sesuatu yang
tidak termasuk dalam point A hingga point J, termasuk di dalamnya adalah surat
pernyataan sikap, yaitu penyampaian tertulis berisi sikap resmi lembaga tentang fenomena
aktual maupun problematika yang terjadi di mayarakat terutama menyangkut
kepentingan/ kemashlahatan Islam dan kaum Muslimin.
12. Surat Perjalanan Dinas

Surat perjalanan dinas adalah dokumen tertulis yang menerangkan bahwa seorang
pengurus/ anggota Wahdah Islamiyah sedang melaksanakan perjalanan ke luar kota/
negeri untuk melaksanakan urusan dinas/ organisasi dan diketahui oleh pengurus yang
membawahinya.
Surat ini berisi identitas pengurus/ anggota yang mengadakan perjalanan, tempat
bertolak (biasanya di kantor/ sekretariat Wahdah Islamiyah) dan kota asal, kota/ negara
tujuan, tanggal berangkat, lama perjalanan yang direncanakan, perkiraan/ rencana tanggal
sampai kembali di kota asal, jenis alat transportasi yang digunakan, perkiraan biaya yang
dibutuhkan, dan informasi lainnya.
E. Surat Menyurat Kepanitiaan
.............................................................
...........................................................
F. Media Surat Menyurat
1. Jenis dan Ukuran Kertas

a) Jenis kertas yang digunakan adalah HVS 70 gram.
b) Ukuran kertas yang digunakan untuk pembuatan naskah surat menyurat adalah F4
atau Folio (215 X 330 mm). Disamping kertas F4, dapat pula menggunakan kerts A4
(210 X 297 mm) untuk surat-surat biasa atau surat korespondensi yang sesuai
dengan banyak dan tidaknya isi surat.
37
c) peraturan, pedoman, petunjuk pelaksanaan, keputusan dan dokumen lain yang

penetapannya dengan peraturan
2. Jenis dan Ukuran Huruf

a) Pengetikan naskah surat menggunakan jenis huruf Arial dengan ukuran
huruf (size) 11, sedangkan untuk naskah surat dan dokumen lain yang berbahasa
arab menggunakan jenis Traditional Arabic dengan ukuran (size) 16, 17 atau 18
yang disesuikan dengan banyak atau tidaknya isi naskah.
b) Khusus untuk naskah organisasi berupa peraturan, pedoman, panduan,
Standar Operasional Prosedur (SOP), petunjuk pelaksanaan, keputusan dan
dokumen lain yang penetapannya dengan peraturan/keputusan menggunakan
huruf Cambria dengan ukuran (size) 11,5 atau 12.
3. Penentuan Batas/Ruang Tepi

a) Ruang tepi atas:
Naskah berjarak 1 atau 2 spasi di bawah kop atau logo WI. Kop atau logo WI
terletak sentris di bagian tengah atas kertas sekurang-kurangnya 1 cm dari tepi atas
kertas.
b) Ruang tepi bawah:
Sekurang-kurangnya 2 cm dari tepi bawah kertas.
c) Ruang tepi kiri:
Sekurang-kurangnya 2,5 cm dari tepi kiri kertas, ruang tepi kiri kertas diatur cukup
lebar agar ketika dilubangi untuk penyimpanan dalam ordner/snelhecter tidak
berakibat hilangnya salah satu huruf/kata/angka pada naskah tersebut.
d) Ruang tepi kanan:
Sekurang-kurangnya 2 cm dari tepi kanan kertas.
Catatan:
Dalam pelaksanaannya, penentuan ruang tepi seperti tersebut di atas bersifat fleksibel,
disesuaikan dengan banyaknya atau tidaknya isi suatu naskah. Termasuk juga jarak
spasi dalam paragraf hendaknya juga memperhatikan aspek keserasian dan estetika.
38
G. Bentuk Kop Surat, Stempel, Papan Nama Serta Kartu Nama Wahdah
Islaimiyah
I. Bentuk Logo dan Kop Surat
A. Logo Wahdah Islamiyah :

a. Bentuk dan Ciri Logo
Logo Wahdah Islamiyah berupa bola dunia berwarna biru muda dan biru laut, di
bagian depan tertulis ‫ جمعية الوحدة السإلماية‬berwarna merah, serta bagian sisi kiri kanan
atas dan sisi kiri kanan bawah tertulis ‫ دعوة‬- ‫ عمل‬- ‫ علم‬- ‫ تربية‬dan pada bagian tengah
menara tertulis WI berwarna kuning emas serta pada bagian dasar bola dunia
tertulis WAHDAH ISLAMIYAH.
b. Makna Logo :
Logo Wahdah Islamiyah memiliki arti sebagai berikut :
 Menara Masjid berarti titik tolak sekaligus pusat pembinaan adalah di masjid.
 Landasan Logo bertuliskan WAHDAH ISLAMIYAH artinya dasar aktivitas dan
perjuangannya adalah berdasarkan tauhid.
 Bola dunia artinya bahwa arah perjuangannya adalah menyebarkan dan
menegakkan syariat Islam di seluruh dunia.
 Warna logo adalah hijau yang berarti kesejukan dan nilai-nilai Islam.
Logo WI:
B. Bentuk dan Aturan Kop Surat :
Bentuk kop surat Wahdah Islamiyah terdiri dari logo Wahdah Islamiyah yang
terletak di antara nama lembaga dalam bahasa Indonesia di sebelah kiri dan nama
39
lembaga dalam bahasa Arab di sebelah kanan. Di bawah logo tertulis "CENTRAL
EXECUTIVE BOARD OF WAHDAH ISLAMIYAH ORGANIZATION". Sedangkan alamat,
nomor telepon, faksi mili dan nama daerah dan kode pos di mana kantor berkedudukan,
ditulis datar memanjang tepat di bawah tulisan berbahasa Inggeris. Adapun jenis kertas
yang digunakan adalah kertas HVS ukuran folio (21,5 X 33 cm) yang berwarna putih,
baik untuk pusat maupun cabang.
a. Contoh Kop Pimpinan Umum :
b. Contoh Kop DPP :
c. Contoh Kop Departemen/Lembaga:
40
d. Contoh Kop Muslimah Wahdah DPP :
e. Contoh Kop Departemen / Lembaga Muslimah wahdah DPP :
f. Contoh Kop Dewan Pimpinan Wilayah :
g. Contoh Kop Muslimah DPW :
41
h. Contoh Kop Dewan Pimpinan Daerah :
i. Contoh Kop Muslimah Wahdah DPD :
II. Stempel Wahdah Islamiyah
a. DPP :
 Stempel Wahdah Islamiyah berbentuk bundar, di tengah-tengah terdapat logo
yang dikelilingi tulisan WAHDAH ISLAMIYAH pada setengah lingkaran bagian atas
dan pada setengah lingkaran bagian bawah bertuliskan DEWAN PIMPINAN PUSAT
(salah satu contoh untuk lembaga Tinggi di Pusat).
 Stempel pusat ada dua buah yaitu besar (diameter 3,5 cm)untuk kepentingan
administrasi kantor serta kecil (diameter 2,8 cm) untuk keperluan kartu donatur dan
kepentingan di bank.
42
Stempel besar (diameter 3,5 cm) & Stempel kecil (diameter 2,8 cm)
b. Departemen/Lembaga Pusat :
Stempel untuk departemen/lembaga pada Dewan Pimpinan Pusat maka bentuknya

yaitu logo dikelilingi oleh tulisan DPP WAHDAH ISLAMIYAH (sebagai contoh) pada
setengah lingkaran bagian atas, dan tulisan (Nama Departemen) DEPARTEMEN
KEUANGAN, pada setengah lingkaran bagian bawah
diameter 3,5 cm
c. Contoh Stempel Muslimah Wahdah DPP:
diameter 3,5 cm
a. Contoh Stempel DPW :
43
diameter 3,5 cm
b. Contoh Muslimah Wahdah DPW :
diameter 3,5 cm
c. Contoh Stempel DPD :
diameter 3,5 cm
g. Contoh Stempel Muslimah Wahdah DPD :
diameter 3,5 cm
h. Contoh Stempel DPC :
diameter 3,5 cm
i. Contoh Stempel Muslimah DPC :

44
diameter 3,5 cm
C. Bentuk Papan Nama Wahdah Islamiyah

Bentuk papan nama Organisasi Massa (Ormas) seperti Wahdah Islamiyah adalah
berbentuk empat persegi panjang (sesuai dengan UU RI Nomor 8 Tahun 1985) dengan
ukuran sebagai berikut :
 Tingkat Nasional (Pimpinan Pusat) : 200 cm x 150 cm
 Tingkat Propinsi : 180 cm x 135 cm
 Tingkat Kabupaten/Kotamadya : 160 cm x 120 cm
 Tingkat Kecamatan : 140 cm x 105 cm
 Tingkat Desa/Kelurahan : 120 cm x 90 cm.
Warna dasar papan putih dengan tulisan berwarna biru dengan logo berwarna hijau.
Contoh :
200 cm
150 cm
‫جمعية الوحدة السإلمية‬
‫الرئا سإة العامة‬
WAHDAH ISLAMIYAH
JL. ANTANG RAYA NO. 48 TELP. (0411) 493162 – 493415 FAX. (0411) 495856
WEBSITE : www.wahdah.or.id, E-MAIL : wahdah_islamiyah@telkom.net
MAKASSAR - INDONESIA
45
Tulisan papan untuk DPW/DPD/DPC atau unit-unit usaha, disesuaikan dengan tulisan
yang ada di kertas kop.
III. Kartu Nama
Kartu nama terdiri dari nama Wahdah Islamiyah logo WI di atas terletak di tengah
dibawahnya nama lembaga/organisasi baris pertama, alamat kantor lembaga/organisasi
pada baris kedua, baris ketiga nama lengkap di tengah bergaris bawah dan dibawahnya
jabatan, berlatar warna putih, pojok kanan nomor HP/WA dan alamat rumah, pojok kiri
email, bagian bawahnya alamat web, fb, tweeter, line, instagram lembaga/organisasi atau
pribadi, latar warna biru.
46
5. Sistem Pengarsipan Surat WI

1. Pengarsipan Surat Keluar
Setiap Surat Keluar dikelompokkan dan diarsipkan dalam file-file tersendiri
menurut jenisnya, kemudian surat-surat tersebut disusun menurut kronologisnya
(urut-urutan tanggal yang tertera pada tiap-tiap surat). Pengelompokan Jenis-jenis Surat
Keluar WI adalah :
a. Surat Keputusan (SK)
b. Surat Keluar Biasa, seperti : surat tugas, surat amanah, surat mandat, surat
instruksi, surat keterangan, surat undangan, surat kuasa, surat permohonan, surat
edaran, himbauan, surat rekomendasi, surat peringatan, surat pengumuman dan
lain-lain.
2. Pengarsipan Surat Masuk
Setiap surat yang masuk dikelompokkan dan diarsip menurut sumbernya dalam
file-file tersendiri kemudian disusun menurut kronologisnya (urut-urutan tanggal yang
tertera pada tiap-tiap surat). Pengelompokan sumber-sumber surat tersebut adalah
sebagai berikut:
a. Internal Wahdah :
47
 Dewan Pimpinan Pusat, diatur berdasarkan bidang-bidangya:

Bidang I: - Departemen Da'wah
- Departemen Kaderisasi
- Departemen Urusan Daerah
- LP2KS
- LKPDM
- LP2AR
Bidang II: - Departemen Pendidikan
- LTQ
- LP3Q
Bidang III: - Departemen Keuangan
- Departemen Pengembangan Usaha
- LAZIS Wahdah
- LP3
- LWA
Bidang IV: - Departemen Sosial
- Dekesorling
- Departemen Infokom dan Humas
Bidang V : - Departemen Da'wah
- Departemen Kaderisasi
- Departemen Urusan Daerah
- LP2KS
- LKPDM
- LP2AR
- Departemen Pengembangan Generasi Muda
- LP2DM
- Lembaga Pembinaan Majelis Taklim
- Departemen Keuangan
- Departemen Pengembangan Usaha
- LAZIS
- Departemen Sosial
- Dekesorling
- Departemen Infokom dan Humas
48
Bidang VI :
- Departemen Litbang
- Departemen PSDM
Setjen: - Biro Adum

- Biro Umum dan kerumahtanggaan
- Biro Humas
- Biro Hukum dan Advokasi
Institusi Pendidikan :
- YPWI
- STIBA
- TK, SD, SMP, SMA
- Tahfidz, Pesantren Salafiyah
 Dewan Pimpinan Wilayah (DPW)
 Dewan Pimpinan Daerah (DPD)
 Forum Studi Islam /LDK Kampus dan SMU Binaan
b. Eksternal Wahdah :
- Instansi/Pemerintah
- Lembaga/Organisasi Islam
- LSM, Orsospol dan lain-lain
Untuk point a dan b jika surat-surat yang masuk sudah dalam jumlah yang banyak,
seperti di kantor pusat, maka setiap Departemen/Lembaga dan yang lainnya
dibuatkan file tersendiri.
c. Surat-surat Berharga, seperti akta notaris, akta jual-beli, akta sewa-menyewa, surat
perjanjian, kontrak, AD-ART, surat piagam, surat penghargaan, sertifikat , surat izin
operasi, naskah kerjasama, prospektus dan lain-lain dibuatkan file tersendiri.
d. Laporan dan Absensi :
- Laporan Musyawarah
- Laporan Kegiatan
49
- Absensi
e. Artikel Ilmiah dan lainnya :
- Makalah, naskah pidato, buletin, publikasi, dan sejenisnya.
Semua file yang telah dikelompokkan, disatukan dalam box file dan disusun berderet di
tempat penyimpanan.
1. Pengarsipan Elektronik
Seiring kemajuan teknologi, maka seharusnya setiap warkat selain diarsipkan secara
manual juga dilakukan pengarsipan secara elektronik, dengan menggunakan komputer (
PC maupun laptop) dan internet yang menyiapkan media penyimpanan data (Online
Server).
Metode Pengarsipan
a. Surat-surat Keluar
Lihat contoh di bawah ini :
b. Surat-surat Masuk
Semua surat-surat masuk di scan kemudian dikelompokkan dalam folder-folder,
lihat contoh berikut ini :
B. Alur Surat Masuk dan Keluar WI
50
1. Alur Surat Masuk di Kantor Pusat

a. Seluruh surat yang masuk ke kantor pusat baik untuk DPP maupun untuk
departemen/lembaga tertentu dicatat di buku agenda induk surat masuk dan
dibuatkan disposisi kemudian diarsip dalam format digital (Scan) oleh biro adum.
b. Sekretaris jenderal melakukan klasifikasi (mana surat yang seharusnya
didisposisi/direspon oleh Ketua Umum/Ketua Harian, dan mana surat yang bisa
didisposisi/direspon langsung oleh sekjen/Wakil Sekjen
c. Surat-surat yang telah didisposisi/direspon dicatat oleh Biro Adum dalam buku
agenda disposisi/respon
d. Surat tersebut di atas diserahkan kepada yang di tuju dengan membubuhi paraf
tanda terima dalam buku agenda disposisi/respon
e. Departemen/lembaga/personil membaca isi pesan tersebut untuk segera ditindak
lanjuti.
f. Surat dan lembar disposisi yang telah direspon diarsipkan oleh pihak yang
dituju.
2. Alur Surat Keluar di Kantor Pusat

a. Surat dikonsep oleh wasekjen/adum kemudian diperiksa oleh sekjen.
b. Pengetikan surat oleh operator biro adum.
c. Hasil pengetikan diperiksa ulang oleh Sekjen/Wakil Sekjen.
51
d. Setelah diteliti dan diyakini tidak lagi ada kesalahan, proses selanjutnya adalah
pencetakan (print out) dalam rangkap dua kemudian surat ditandatangani oleh yang
berwenang dan distempel. Namun apabila dibutuhkan dalam jumlah yang lebih
banyak maka sebelum distempel hendaknya digandakan (photo copy) terlebih
dahulu.
e. Surat dicatat dalam buku agenda surat keluar dan satu lembar diarsipkan.
f. Surat segera disampaikan kepada yang dituju. Setiap surat yang diterima disertai
bukti tandatangan pada buku ekspedisi, namun jika alamat surat memerlukan
pengiriman maka sebagai buktinya adalahresi Untuk tempat-tempat yang jauh
namun memiliki fasilitas faximile atau internet, maka memanfaatkannya adalah
lebih cepat, murah dan praktis.
Catatan : Setiap surat keluar di kantor pusat yang ditujukan ke pihak eksternal harus
diketahui oleh Ketua Umum atau jika berhalangan diketahui oleh Ketua Harian, atau
Sekretaris Jenderal atau Wakil Sekjen.
3. Alur Surat Masuk dan Keluar di Kantor DPW/DPD

Bagi Wilayah/Daerah yang menunjukkan kemajuan yang pesat, maka alur
persuratannya otomatis seperti alur persuratan di kantor pusat. Namun wilayah/daerah
52
yang pengelolaan kantornya masih sederhana, diharapkan mengikuti alur persuratan

yang standar seperti berikut ini.
Alur Surat Masuk : Setiap surat yang masuk dicatat dalam buku agenda surat masuk
oleh sekretaris dan dibuatkan lembar disposisi kemudian diteruskan kepada ketua
untuk diresponi. Setelah surat tersebut diresponi, segera diteruskan kepada yang dituju.
Pada akhirnya surat tersebut diarsipkan.
Alur Surat Keluar : Surat dikonsep oleh sekretaris dan diperiksa oleh ketua. Setelah
surat tersebut diperiksa selanjutnya diketik oleh operator atau sekretaris sendiri, hasil
ketikan diperiksa kembali oleh ketua atau sekretaris. Setelah surat tersebut diyakini
tidak ada kesalahan maka ditandatangani oleh ketua, wakil ketua dan atau sekretaris
kemudian distempel, namun jika surat tersebut dibutuhkan dalam jumlah yang banyak
digandakan terlebih dahulu kemudian distempel. Proses akhir adalah pencatatan di
buku agenda surat keluar, pengarsipan kemudian segera disampaikan kepada yang
dituju. Setiap surat yang diterima disertai bukti penerimaan (ekspedisi).
Alur Surat Masuk Kantor DPW/DPD WI
Alur Surat Keluar Kantor DPW/DPD WI
53
Catatan:
1. Aturan ini juga berlaku untuk kantor Muslimah Wahdah Islmiyah DPP maupun
Muslimah Wahdah Islamiyah DPW/DPD.
2. Alur diperjelas dengan SOP
H. POLA PENYUSUNAN LAPORAN
A. SISTEMATIKA LAPORAN WI
1. Laporan Kegiatan Program/event
Yang dimaksud dengan Laporan kegiatan Program/event adalah laporan realisasi
dari setiap program kegiatan kerja yang terlaksana. Adapun sistematikanya sebagai
berikut :
Muqaddimah
Nama dan Tema Kegiatan
Waktu dan Tempat Pelaksanaan
Pelaksana Kegiatan (Panitia)
Materi dan Pemateri (sesuai jenis kegiatan)
Peserta (klasifikasi dan jumlahnya)
Keadaan keuangan
Kendala-kendala
54
Kesimpulan dan saran

Lampiran :
 Surat menyurat
 Jadwal acara
 Absensi peserta
 Rincian keuangan & Nota-notanya
 Dokumentasi kegiatan (foto, video dll).
2. Laporan Pelaksanaan Program Kerja (Proker) untuk Muktamar,

Muswil, dan Musda.
Laporan Pelaksanaan Proker adalah laporan yang memuat rangkuman seluruh
program kerja tiap departemen/lembaga/DPW/DPD yang terlaksana maupun yang
tidak terlaksana dalam jangka waktu tertentu, misalnya; Mukernas, Muswil, Mukerwil,
Musda, Mukerda dan lain-lain.
Adapun sistematikanya adalah sebagai berikut :
I. PENGANTAR
Berisi gambaran umum jalannya kepengurusan selama periode berjalan
II. KEBIJAKAN STRATEGIS
Kebijakan-Kebijakan Strategis yang dilaksanakan selama periode
III. SUSUNAN PENGURUS
Dilampirkan susunan pengurus sesuai dengan SK Hasil Muktamar, Muswil,dan
Musda SK Penambahan, dan pergantian antar waktu (PAW) personil (bila ada).
IV. EVALUASI PERSONIL
a. Penilaian menggunakan sistem penilaian huruf :
A = Sangat baik (sama dengan 90% atau lebih)
B = Baik (sama dengan 70% sampai kurang 90%)
C = Cukup (sama dengan 50% sampai kurang 70%)
D = Kurang (kurang dari 50%)
b. Parameter yang digunakan :
 Keaktifan menghadiri tarbiyah.
 Kedisiplinan yang meliputi : ketepatan waktu, sifat amanah dan
kemampuan ta’awun dengan ikhwah lain.
 Etos kerja yang meliputi : kesungguhan dan profesionalisme.
55
c.Kabid, Kadep/Lembaga atau Ketua DPW/DPD hanya menilai staff dan

anggotanya tetapi tidak berhak menilai dirinya sendiri.
V. REALISASI PROGRAM KERJA

Realiasasi Program Kerja disajikan dalam bentuk tabel yang memuat :
a. Seluruh program kerja yang telah ditetapkan (terlaksana maupun yang tidak
terlaksana) sebagai bahan evaluasi. (Lihat Tabel 1).
b. Realisasi program kerja.
c. Keterangan.
d. Hambatan-hambatan.
VI. KESIMPULAN DAN SARAN
1. Kesimpulan
Menggambarkan kesimpulan realisasi program kerja yang disajikan dalam
bentuk prosentase, misalnya berapa persen yang terlaksana dan berapa
persen yang tidak terlaksana disertai hambatan-hambatannya (lihat rumus
dan contoh perhitungannya)
2. Saran-saran
Menyebutkan saran-saran untuk peningkatan Departemen, lembaga, biro,
wilayah/daerah di masa yang akan datang.
VII. PENUTUP
Kata Penutup dan ucapan terima kasih
Tanda tangan pembuat laporan
VIII. LAMPIRAN
Hal-hal yang perlu dilampirkan antara lain
1. Laporan keuangan
2. Surat menyurat
3. Daftar inventaris
56
Tambahan penjelasan
1. Laporan diketik dan dijilid plastik dengan rapi menggunakan kertas ukuran
folio
2. Format sampul
Contoh : Laporan Pelaksanaan Program Kerja
Dept / Lembaga / Wilayah / Daerah ……..
Tahun 1438 – 1442H / 2016 – 2020M
Disampaikan pada Muktamar/Muswil/Musda/.....

DPP Wahdah Islamiyah
Makassar H
M
3. Warna sampul seragam berwarna ........(akan berbeda setiap

Muktamar/muswil/musda)
57
Tabel 2. Realisasi Program Kerja.
Realisasi
Nama Program
No Terlaksana Tidak
Kerja/Kegiatan
terlaksana
Waktu Tempat Pelaksana Peserta Biaya Ket. Kendala
* Terlaksana / Tidak terlaksana

** Jika terlaksana dijelaskan waktu, tempat, jumlah peserta, dana yang digunakan,
dll.
*** Jika tidak terlaksana dijelaskan hambatannya.
Contoh Perhitungan Prosentase :
X = Jumlah seluruh program = 20

Y = Program yang terlaksana = 15
Z = Program yang tidak terlaksana = 5
a. Prosentase program yang terlaksana (a1) = Y / X = 15/20 * 100% = 75 %

b. Prosentase program yang tidak terlaksana (a2) = Y / X = 5/20 * 100% = 25 %
3. Laporan Pelaksanaan Program Kerja (Proker) untuk Musyawarah Pengurus Pleno

(MPP)
Laporan Pelaksanaan Proker adalah laporan yang memuat rangkuman seluruh
program kerja tiap departemen/lembaga/DPW/DPD yang terlaksana maupun yang
tidak terlaksana dalam jangka waktu tertentu yang diatur berdasarkan Anggaran Dasar
(AD) dan Anggaran Rumah Tangga (ART) , misalnya empat bulanan untuk MPP .
58
Adapun sistimatikanya adalah sebagai berikut :

Kolom 1 : No urut
Kolom 2 : Nama Program
Kolom 3 : Realisasi dibagi menjadi 2 yaitu terlakasana dan tidak terlaksaana
Apabila terlaksana maka kolom 3 dibagi menjadi beberapa kolom lagi yaitu
Kolom 4 : Waktu
Kolom 5 : Tempat
Kolom 6 : Pelaksana
Kolom 7 : Peserta
Kolom 8 : Biaya
Apabila tidak terlaksana maka kolom selanjutnya adalah
Kolom 9 : Hambatan
Diakhir laporan dicantumkan kapan laporan tersebut dibuat, kemudian mencantumkan
pula yang bertanda tangan Ketua Departemen / Lembaga / Kepala Biro, serta
diketahui oleh Ketua Bidang / Sekjen bagi Biro-Biro.
LAMPIRAN
Hal-hal yang perlu dilampirkan antara lain :

1. Keuangan.
2. Dokumentasi kegiatan
TAMBAHAN PENJELASAN
1. Laporan diketik dengan rapi dengan menggunakan kertas ukuran folio.
2. Selain itu disertakan pula soft copy (flash disk) untuk keperluan penayangan
melalui LCD
59

Buku Panduan Administrasi Kantor - A4

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Buku Panduan Administrasi Kantor - A4

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

PIMPINAN UMUM WAHDAH ISLAMIYAH

Dalam praktek sehari-hari, kegiatan administrasi perkantoran sebagian besar dilaksanakan

B. Maksud dan Tujuan

Dalam pengertian luas administrasi mencakup dua pengertian,yaitu: Administrasi sebagai

Secara Terminologis, administrasi ialah keseluruhan proses kerjasama antara dua

C. Pengertian dan Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran

Pada pokoknya manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktifitas

Mengenai ruang lingkup administrasi perkantoran perincian selengkapnya telah disusun

4. Perabotan dan Perlengkapan

5. Peralatan dan Mesin

8. Kontrol Pejabat Pimpinan

A. Pengertian dan Fungsi Surat

Surat resmi yang berisi ketentuan-ketentuan tentang cara-cara menelaksanakan peraturan-

Dari uraian di atas, kita ketahui bahwa surat-surat resmi berfungsi :

B. Syarat-syarat Surat Yang Baik

Surat yang baik haruslah memenuhi syarat-syarat penyusunan sebagai berikut :

C. Wujud, Jenis dan Bentuk Surat

Bentuk surat Wahdah Islamiyah disusun dengan aturan sebagai berikut :

Gambar Bentuk Surat Wahdah Islamiyah

11. Penutup surat dan do’a tulisan (Jazaakumullahu Khairan)

B. Bagian Surat dan Cara Penulisannya

2. Nomor Surat dan Kode-kodenya

Kode indeks surat organisasi WI :

b) Eksternal menggunakan kode K (Kharijy) : Setiap surat yang ditujukan

4) Kode Pengurus Pusat selain DPP kodenya menggunakan akronim :

5) Kode Pimpinan Organisasi secara vertikal adalah (angka romawi) :

Adapun kode untuk Dewan Perwakilan Luar Negeri Wahdah Islamiyah

6) Kode unsur pembantu Dewan Pimpinan Pusat WI adalah Departemen/

Contoh Penulisan Nomor Surat dan Penggunaan Kode :

Dewan Pimpinan Pusat (DPP):

Departemen DPP WI:

Muslimah Wahdah Islamiyah DPP WI :

Departemen Muslimah DPP WI :

 Kantor Dewan Pimpinan Wilayah (DPW)

Dewan Pimpinan Wilayah :

Muslimah Wahdah Islamiyah DPW :

Divisi Muslimah Wahdah Islamiyah DPW :

 Kantor Dewan Pimpinan Daerah (DPD)

Dewan Pimpinan Daerah:

Muslimah Wahdah Islamiyah DPD:

Unit Muslimah Wahdah Islamiyah DPD:

 Kantor Dewan Pimpinan Cabang (DPC)

 Kantor Dewan Pimpinan Ranting (DPR)

 Kantor Dewan Perwakilan Luar Negeri (DPLN)

Makassar, 01 Zulhijjah 1438 H

b). Tanggal di bagian kanan bawah :

a. Hal yang hanya satu baris.

6. Nama dan Alamat Tujuan

Contoh penulisan alamat :

b. Alamat yang ditujukan kepada nama jabatan ;

c. Alamat yang ditujukan pada pimpinan perusahaan ;

d. Alamat yang ditujukan kepada perusahaan ;

e. Alamat yang ditujukan kepada pemasang iklan ;

f. Alamat yang ditujukan kepada kotak pos/tromol pos ;

g. Alamat dengan menggunakan u.p. = Untuk Perhatian ;

sebaiknya ditulis dalam bahasa Arab (‫كاَتمهم‬

8. Tahmid dan Shalawat

‫صمحبلله لولممن تلبللعمهمم بَللإمحساَلنن إللل يبلمولم‬ ‫لل‬ ‫ل‬

2. Untuk surat-surat yang berisi suatu pemberitahuan, permintaan, pertanyaan dan

10. Isi Surat

11. Kalimat Penutup

12. Salam Penutup

sebaiknya dalam bahasa Arab (‫كاَتمهم‬

13. Nama Organisasi/Unit yang mengeluarkan surat