“Leadership skills”

Hà Nội, tháng 12.2015

0
Gv. Tran Phong
Phong65@gmail.com
  Mục đích của tài liệu này là giúp Bạn hệ thống hóa một số yếu tố
hình thành phong cách, phẩm chất, kỹ năng của một người lãnh
đạo.
 Hy vọng tài liệu cơ bản này hữu ích cho Bạn trong và công việc
hàng ngày của mình với các đối tượng khác nhau, ở các quy mô hoạt
động khác nhau, trong các tình huống lãnh đạo cụ thể khác nhau của
Bạn.

Giảng viên: Trần Phong

Email: phong65@gmail.com
0913930038

1
Gv. Tran Phong
Phong65@gmail.com
Mục lục

Phần 1. Lãnh đạo ...................................................................................................................... 0

1. ‘Chân dung’ nhà lãnh đạo ........................................................................................................ 0
2. Sự khác nhau giữa lãnh đạo và quản lý? ................................................................................. 0
3. Phong cách lãnh đạo ............................................................................................................... 1
4. Một số kỹ năng và phẩm chất cần có của người lãnh đạo ....................................................... 2
5. Vai trò của người lãnh đạo ...................................................................................................... 5
6. Mười vấn đề thường phổ biến trong một tổ chức .................................................................... 6
Phần 2. Giao tiếp....................................................................................................................... 7
1. Các khía cạnh cơ bản của giao tiếp ......................................................................................... 7
2. Gợi ý về trình bày có hiệu quả ................................................................................................ 8
Phần 3: Phân tích vấn đề và ra quyết định .......................................................... 10
1. Vấn đề là gì? .......................................................................................................................... 11
2. Phân tích vấn đề..................................................................................................................... 11
3. Phân tích mục tiêu và lập bảng theo dõi hoạt động ............................................................... 11
Phần 4.Điều phối các hoạt động Nhóm ........................................................................... 14
1. Hoạt động Nhóm có sự cùng tham gia .................................................................................. 14
2. Điều phối các hoạt động Nhóm ............................................................................................. 15
Phần 5. Quản lý mâu thuẫn ................................................................................................ 18
1. Mâu thuẫn về quan điểm ....................................................................................................... 18
2. Giải quyết mâu thuẫn ............................................................................................................. 20

Phụ lục 1: ............................................................................................................................... 21

Phụ lục 2: ............................................................................................................................... 22
Phụ lục 3: ............................................................................................................................... 29
Tài liệu tham khảo ............................................................................................................. 30

2
Gv. Tran Phong
Phong65@gmail.com
Phần 1. Lãnh đạo
1. ‘Chân dung’ nhà lãnh đạo
“5 thực tiễn của nhà lãnh đạo mẫu mực” (Jim Kouzes và Barry Posner)
 Như ngọn hải đăng
 Chia sẻ quan điểm và truyền cảm hứng đến mọi người
 Chấp nhận thử thách
 Thúc đẩy mọi người hành động
 Động viên tinh thần, hướng về trái tim nhân viên

Nhà quản lý Nhà lãnh đạo

Thực thi Đổi mới, sáng tạo
Duy trì Phát triển
Kiểm soát Truyền cảm hứng
Tầm nhìn ngắn Tầm nhìn xa , chiến
hạn lược
Đặt câu hỏi Đặt câu hỏi “Cái gì”,
“Như thế nào”, “Tại sao”
“Khi nào”
Làm theo Khởi đầu
Chấp nhận hiện Dám đối mặt với hiện
trạng trạng
Làm thật tốt Xác định đúng công
công việc việc để làm
2. Sự khác nhau giữa lãnh đạo và quản lý?

0
Gv. Tran Phong
Phong65@gmail.com
 3. Phong cách lãnh đạo
3.1. Theo Daniel Goleman (tác phẩm Tinh thần lãnh
đạo đạt đến thành công của tờ Harvard Business
Review), có 6 phong cách lãnh đạo được mô tả như sau:
 Phong cách quyết đoán: “Hãy làm như tôi đã
nói”
 Phong cách của “nhà cầm quyền”: “Hãy đi cùng
tôi”
 Phong cách hợp tác: “Mọi người đi trước”
 Phong cách dân chủ: “Bạn nghĩ gì?”
 Phong cách ôn hòa: “Bây giờ hãy làm theo tôi”
 Phong cách “huấn luyện”: “Hãy thử làm cái này
đi”
Goleman nhấn mạnh rằng nhu cầu áp dụng kết
hợp những cách lãnh đạo này là rất khác nhau,
tùy theo hoàn cảnh của mỗi tổ chức.
Theo Vietnamworks
3.2. Lý thuyết Frederick Fiedler

Lãnh đạo theo hướng động lực nhiệm vụ Lãnh đạo theo định hướng quan hệ

Nói mọi người làm cụ thể :Trực tiếp Gián tiếp: Thích phân giao công
việc gì và làm như thế việc và tư vấn
nào

Giữ khoảng cách với :Giữ khoảng cách Hỗ trợ: Giúp cộng sự trong
cộng sự công việc của họ

Ưu tiên hàng đầu là đạt được kết quả Quan hệ giữa các cá nhân được tốt
là một ưu tiên cao

Không có dạng phong cách ‘đúng’ hoặc ‘sai’. Người lãnh đạo tốt nên thay đổi phong cách
từ dạng này sang dạng khác tùy thuộc vào nhiệm vụ (Thực thi hay ra quyết định? Lệ
thường hay đổi mới? Dài hạn hay ngắn hạn? Đơn giản hay phức tạp? Có rủi ro? Quan
trọng?...), vào nhóm cộng sự (Năng lực? Văn hóa? Động lực? Nhu cầu? Kinh nghiệm?...)
và vào tình huống (Khẩn cấp?...) khác nhau

“Lãnh đạo là thiết lập một hướng và thúc đẩy

người khác đi theo hướng đó”
(Brache, 2002)

1
Gv. Tran Phong
Phong65@gmail.com
4. Một số kỹ năng và phẩm chất cần có của người lãnh đạo

Được giáo dục tốt  Có khả năng phát hiện ra các cơ hội Có năng lực
hành chính Nói rõ ràng Viết tốt Có năng lực phân tích Có năng
lực xử lý với các con số Có năng lực ra quyết định Có khả năng chấp
nhận và giải quyết rủi ro Có năng lực thích ứng với sự thay đổi Sử
dụng sáng kiến Kiểm soát được nhân sự...
Đáng tin cậy Kiên nhẫn Nhiệt tình Sáng tạo Muốn làm việc
Hiểu được người khác Sắc sảo Bền bỉ Có cá tính lãnh đạo...

Theo Bạn, còn có điều cần thiết gì khác nữa?

Trong số đó, điều gì là quan trọng đối với Bạn?
Và điều gì mà Bạn còn cần phải rèn luyện, cải tiến thêm
nữa?

2
Gv. Tran Phong
Phong65@gmail.com
 Điều không nên xãy ra ở người lãnh đạo:
(Một số ý kiến từ thực tiễn của học viên)

Trong công việc hàng ngày, Bạn hãy luôn tự soi rọi lại mình xem có vướng vào một trong
số các điều mà mọi người ‘không thích’ được liệt kê ở trên hay không? Từ đó sẽ có
hướng không ngừng cải tiến hình ảnh tốt hơn trước nhân viên và đồng nghiệp

3
Gv. Tran Phong
Phong65@gmail.com
Để khắc phục hạn chế, không nên nói chung chung mà nên phân tích tất cả các nguyên
nhân, biểu hiện, từ đó mới có hướng khắc phục phù hợp.

Bạn hãy tự phân tích và chọn lựa cách khắc phục phù hợp với bản thân

4
Gv. Tran Phong
Phong65@gmail.com
5. Vai trò của người lãnh đạo

5
Gv. Tran Phong
Phong65@gmail.com
 Vai trò của người lãnh đạo nhóm:
Vai trò điều phối nhiệm vụ:
 Tìm kiếm thông tin – Chia sẻ thông tin
 Phát triển công việc – Lập kế hoạch, tổ chức và quản lý nhiệm vụ
 Giám sát – Phân tích quá trình – Thử nghiệm sự xác thực
 Liên kết – Tìm kiếm, huy động nguồn lực
 Phân công, sử dụng năng lực các thành viên Giao tiếp
 Tổng hợp
Vai trò điều phối các mối quan hệ:
 Hỗ trợ - Làm hài hòa, cân đối - Giảm căng thẳng
 Tiếp sinh lực - Phát triển - Điều phối
Liên kết Hợp tác
 Quản lý thời gian
 Vận động, đàm phán, quản lý các xung đột...

6. Mười vấn đề thường phổ biến trong một tổ chức

STT Vấn đề Nguyên nhân
1 Quá tải Quá tập trung hóa, ít phân nhiệm, thiếu nhân viên giỏi, ít
kiểm soát việc....
2 Nhàn rỗi Quá nhiều người, thiếu mô tả công việc...
3 Nỗ lực chồng lắp Quá nhiều người, thiếu liên kết giữa các bộ phận, nhiều
qui tắc và thủ tục, thiếu mô tả công việc...
4 Thủ tục chồng lắp Thiếu hợp tác giữa các bộ phận, thủ tự cũ không cần thiết
vẫn chưa thay đổi, quá tập trung hóa....
5 Trễ hạn Nhiều qui tắc và thủ tục, hệ thống chia sẻ thông tin kém,
quá tải, thiếu chuẩn mực rõ ràng, thiếu mô tả công việc,
tinh thần làm việc thấp...
6 Thiếu liên kết Chưa nhận ra tầm quan trọng của sự làm việc cùng nhau,
hệ thống chia sẻ thông tin kém, thiếu họp định kỳ giữa
các bên, không đủ người tham gia khi lập kế hoạch, mâu
thuẫn mục tiêu và quyền lợi...
7 Giao tiếp thông tin kém Thiếu hệ thống chia sẻ thông tin hữu hiệu...
8 Chuẩn mực công việc Mục tiêu không rõ, nhiều nhân viên chất lượng thấp,
thấp thiếu động lực trong công việc...
9 Vắng mặt không lý do Thiếu kiểm soát từ cấp trên, tinh thần làm việc thấp,
thiếu động lực trong công việc, quá nhiều người trong cơ
quan, thiếu tiêu chuẩn rõ ràng...
10 Tinh thần làm việc thấp Quá tập trung – thiếu phân cấp và phân nhiệm, không rõ
làm gì và tại sao làm, sự khen thưởng không hữu hiệu...

6
Gv. Tran Phong
Phong65@gmail.com
Phần 2. Giao tiếp

1. Các khía cạnh cơ bản của giao tiếp

1.1. Giao tiếp là sự trao đổi, tiếp xúc với nhau. Ngôn ngữ là công cụ giao tiếp (Viện ngôn
ngữ học, Tự điển tiếng Việt, 2000). Thuyết trình là một kênh giao tiếp

Ngôn từ được dùng để truyền đạt thông tin,

Ngôn ngữ cơ thể chuyển tải thái độ, tình cảm và cảm xúc

 Thuyết trình là một quá trình giao tiếp 2 chiều mà ở đó người trình bày truyền tải các
ý tưởng, khái niệm và thông tin đến người nghe, và người nghe gửi lại phản hồi đến người
trình bày qua một quá trình trao đổi sôi nổi và sinh động (Jong Fernandez, InWEnt, 2008)
 Thuyết trình trước công chúng là quá trình nói có chủ ý với một nhóm người theo
dàn ý chuẩn bị trước nhằm thông báo, gây ảnh hưởng, hoặc thỏa mãn sở thích của họ
(CECEM, 2008)

1.2. Các yếu tố quan trọng cấu thành nên hiệu quả trình bày:
Người trình bày, người nghe, nội dung, cách trình bày và thể hiện nội dung,
cơ chế phản hồi và đối thoại, phương tiện và môi trường làm việc

1.3. Một số cản trở trong quá trình giao tiếp:

 Phương pháp chia sẻ thông tin và phản hồi
 Năng lực cá nhân của người truyền tin
 Người nói – người nghe: mối quan hệ, sự quan tâm,
góc nhìn, tâm lý “thắng – thua”
 Mức độ phức tạp của thông tin
 Môi trường giao tiếp

1.4. Mỗi tổ chức cần có một Bộ Qui tắc giao tiếp phù hợp
(Tham khảo Phụ lục 1)
7
Gv. Tran Phong
Phong65@gmail.com
2. Gợi ý về trình bày có hiệu quả

8
Gv. Tran Phong
Phong65@gmail.com
 9
Gv. Tran Phong
Phong65@gmail.com
Phần 3: Phân tích vấn đề và ra quyết định

 Điều gì không nên lặp lại? – Vì sao?

 Hạn chế/bất lợi nào cần được khắc phục? – Hoạt động nào cần điều chỉnh/bổ sung?
 Đầu ra nào sẽ được tiếp tục duy trì và phát triển? – Bằng cách nào?
 Lợi thế nào sẽ được vận dụng để phát triển hoạt động mới? – Đó là sáng kiến gì?
 Điều gì sẽ làm là hoàn toàn mới? – Vì sao?

Mỗi một vấn đề thường có nhiều cách nhìn và giải quyết khác nhau. Ra được quyết định
tốt, được mọi người ủng hộ và thực thi là kỹ thuật và nghệ thuật mà tất cả các nhà lãnh
đạo đều cần phải quan tâm.
Ba câu hỏi then chốt:

Hiện tại đang tồn tại Dự kiến sẽ đạt Điều đó đạt được
vấn đề gì? được điều gì? bằng cách nào?

Xác định và phân Xác định mục Xác định các

tích vấn đề tiêu hoạt động

Trong quá trình giải quyết vấn đề và ra quyết định, cần chú ý đến lợi ích và huy động sự
cùng tham gia của các bên liên quan, đặc biệt là cán bộ các bộ phận tại cơ quan, theo
phương châm: Biết – Bàn – Đóng góp – Làm – Kiểm tra – Hưởng lợi – Quản lý kết quả

10
Gv. Tran Phong
Phong65@gmail.com
 6 câu ỏi khi giải quyết công việc:

 Việc gì?
 Bởi tại làm sao?
 Bao giờ?
 Ai biết?
 Thế nào?
 Ở đâu?
1. Vấn đề là gì?
Vấn đề là một trạng thái không mong muốn cần được giải quyết bằng việc xây dựng và
triển khai các hoạt động phù hợp. Vấn đề không phải là sự thiếu cách giải quyết
2. Phân tích vấn đề
Cây vấn đề: là công cụ rất hữu hiệu trong phân tích vấn đề
 Phân tích vấn đề nhằm xác định các khía cạnh hạn chế, không tích cực của tình hình
hiện tại cần được thay đổi và thiết lập mối quan hệ nhân – quả giữa vấn đề và nguyên
nhân. Vấn đề cốt lõi thường được hiểu là vấn đề mà:
 Được xác định là vấn đề cấp bách nhất cần phải giải quyết tại địa phương
 Là vấn đề có tính trọng tâm và bao trùm khó khăn hiện tại, mà để giải quyết được
vấn đề này sẽ đồng thời phải giải quyết nhiều vấn đề khác nhỏ hơn (vấn đề cốt lõi
thường là hậu quả của những vấn đề khác, nói cách khác, các vấn đề kia chính là
nguyên nhân của vấn đề cốt lõi cần giải quyết)

3. Phân tích mục tiêu và lập bảng theo dõi hoạt động
Cây mục tiêu cung cấp tổng quan về tình hình tương lai mong muốn bởi việc ‘chuyển
dịch’ từ vấn đề (trong cây vấn đề) sang giải pháp (trong cây mục tiêu)

Vấn đề Hoạt động cần tiến hành

Thiếu cơ sở khoa học - Nghiên cứu các tài liệu có liên quan
cho bản đề xuất hoạt - Khảo sát thực tế và phỏng vấn sung
động Quý IV - Xây dựng báo cáo phân tích thực trạng - nhu cầu
- Tổ chức Hội thảo khoa học
- Lấy ý kiến ‘chuyên gia’……

(Tham khảo Phụ lục 2)

11
Gv. Tran Phong
Phong65@gmail.com
 12
Gv. Tran Phong
Phong65@gmail.com
 GỢI Ý BẢNG THEO DÕI GIAO VIỆC

Nhóm công việc: ………………………….

Thời gian: ………………………….
Người thực hiện: ……………………
Stt Hạng mục công việc Thời gian Sản phẩm Giao việc cho ai
Bắt đầu Kết thúc Chính Hỗ trợ
1
2
3

6 tiêu chí đánh giá công việc:

 Tiến độ : Nhanh, chậm, đúng tiến độ? Tại sao (nguyên nhân)?
 Số lượng : Đạt, không đạt, vượt yêu cầu? Tại sao (nguyên nhân)?
 Tính chất sản phẩm: đơn giản, phức tạp, độc đáo? Vai trò của người thực hiện
(sự đóng góp chuyên môn, tinh thần trách nhiệm, sự tận tụy…)?
 Tính mới, tính sáng tạo trong công việc: cách làm? tính lô – gíc hợp lý? nội
dung?
 Tính tổ chức, tính tập thể trong công việc: vai trò chỉ đạo, định hướng? sự
đóng góp cá nhân và tập thể?

 Sự ảnh hưởng và lan tỏa tác động của công việc: dư luận? ấn tượng? tác động
đến cơ quan, địa phương, cộng đồng?

Ngoài ra, cũng cần quan tâm đến chi phí/sản phẩm, hiệu quả trong công việc

13
Gv. Tran Phong
Phong65@gmail.com
Phần 4.Điều phối các hoạt động Nhóm
1. Hoạt động Nhóm có sự cùng tham gia
 Đó là việc mọi người đến cùng nhau để đồng ý một cách hợp tác về những mong đợi
của họ, chia sẻ thông tin, thảo luận ý kiến, lập kế hoạch, thực hiện, giám sát và đánh giá
các hoạt động phát triển. Vì vậy, các phương pháp thiết kế, tổ chức và hướng dẫn cho các
hoạt động đảm bảo cho mọi người đều có cơ hội tham gia ở mức độ ngang nhau và được
hiệu quả là một khía cạnh rất quan trọng của người điều phối.

 Là một người điều phối, hiệu quả của sự cùng tham gia là yếu tố then chốt cho sự thành
công của hoạt động nhóm

 Các nguyên tắc:

 Bình đẳng trong người tham dự
 Mọi ý kiến đều có giá trị
 Tin tưởng và giúp đỡ lẫn nhau
 Lập luận lô-gíc trong ý kiến
 Tập trung vào nhu cầu người tham
dự
 Khuyến khích các suy nghĩ phê
bình tích cực
 Các mâu thuẫn và ý kiến tranh luận nên được trực quan hoá và giải quyết với
thời gian thích hợp
 Các cảm giác không thoải mái phải được giải quyết nhanh chóng

14
Gv. Tran Phong
Phong65@gmail.com
2. Điều phối các hoạt động Nhóm

15
Gv. Tran Phong
Phong65@gmail.com
2.1. Các câu hỏi then chốt:

 Cần thu thập thông tin gì?

 Câu hỏi thảo luận

 Thông tin đó được thu thập bằng cách nào?

 Hình thức thảo luận

 Thông tin thu thập được xử lý và tổng hợp thế nào?

 Cách sắp xếp và chọp lựa ý kiến

16
Gv. Tran Phong
Phong65@gmail.com
2.2. Thảo luận:

 Người điều phối sử dụng kỹ thuật thảo luận trong các trường hợp:
 Thu thập, so sánh, đánh giá các thông tin, kinh nghiệm hoặc quan điểm (ví dụ
như khi phân tích tình huống)
 Đi đến một quyết định có sự thống nhất lẫn nhau (ví dụ như khi có nhiều giải
pháp lựa chọn)
 Để làm ảnh hưởng hay thay đổi thái độ, hành vi (ví dụ như khi có mâu thuẫn
trong nhóm)

 Hỏi câu hỏi:

Dạng câu hỏi
- Câu hỏi đóng : dẫn đến câu trả lời CÓ hoặc KHÔNG, dùng cho câu trả lời nhanh,
khi cần đưa ra quyết định, nhưng không cung cấp nhiều thông tin
- Câu hỏi mở : kích thích suy nghĩ và tạo ra nhiều hướng trả lời, dùng khi cần trao
đổi thông tin giữa người tham dự, bắt đầu từ các từ nghi vấn: Cái gì? Tại sao? Khi nào?
Như thế nào? Ở đâu? Ai?
Câu hỏi tốt cần:
- Có mục đích hỏi rõ ràng, chọn được từ hỏi đúng, ý hỏi không chung chung quá.
Dùng từ ngữ phù hợp với trình độ người nghe
- Ngắn gọn, có một ý hỏi. Phù hợp với chủ đề đang thảo luận
- Được kiểm tra sự phù hợp trước khi hỏi chính phức

 Nghe tích cực:

Khi lắng nghe, nên Khi lắng nghe, không nên
 Thể hiện sự quan tâm, sự đồng cảm,  Làm gián đoạn;
hiểu được ý người nói;  Đưa ra những câu hỏi dồn dập;
 Khuyến khích;  Đưa ra bình luận, kết luận quá sớm;
 Lặp lại, cấu trúc lại ý kiến nếu cần;  Tranh cãi;
 Giữ im lặng khi cần;  Để cảm xúc của người nói ảnh hưởng
 Tóm tắt lại các ý dài… trực tiếp tới mình…;

17
Gv. Tran Phong
Phong65@gmail.com
Phần 5. Quản lý mâu thuẫn
1. Mâu thuẫn về quan điểm
Bạn hãy xem, suy nghĩ về câu chuyện tranh nhiều ý nghĩa dưới đây để rút ra bài học kinh
nghiệm cho mình

18
Gv. Tran Phong
Phong65@gmail.com
 Nguyên nhân hình thành mâu thuẫn khi thảo luận trong Nhóm:

1. Mỗi người thường có ý kiến riêng từ góc nhìn của mình

2. Thông tin để thảo luận được cung cấp chưa rõ ràng, có thể gây hiểu
khác nhau
3. Các thông tin để giải quyết để gây hiểu nhầm và ‘rối rắm’
4. Bảo thủ - tự ti – tự ái
5. Cách chứng minh lập luận để giải quyết vấn đề chưa thuyết phục
6. Không đưa ra qui tắc thảo luận
7. Làm phức tạp hóa vấn đề
8. Thái độ thảo luận thiếu thiện chí
9. Không muốn hợp tác vì không ai nghe ý kiến của mình
10. Có yếu tố nhiễu từ bên ngoài
11. Tâm lý “đám đông”
2.
Mâu thuẫn trong một tổ chức:

- Mâu thuẫn có thể gây ra tác động tiêu cực đến hoạt động của cơ quan, tổ chức; nhưng
nếu biết cách giải quyết thì có thể kích thích các ý kiến tích cực, thông qua đó tạo ra các
phương thức hữu hiệu mới để quản lý tốt hơn

19
Gv. Tran Phong
Phong65@gmail.com
2. Giải quyết mâu thuẫn
 Các cách tiếp cận để giải quyết mâu thuẫn: Cạnh tranh, hợp tác, thỏa hiệp, thích
nghi, tránh né
 Các kỹ năng cần thiết: lắng nghe, phân tích thông tin, thương lượng, vận động….

Phân tích vấn đề rất quan trọng.

Khi phân tích vấn đề, hãy hỏi các câu hỏi hệ thống sau:
 Ai nói rằng đó là vấn đề?
Ai?  Ai đã hoặc đang gây ra vấn đề?
 Vấn đề đã hoặc sẽ có ảnh hưởng đến ai?
 Ai đã có làm điều gì đó để giải quyết vấn đề?
 Điều gì đã hoặc sẽ xảy ra?
Điều gì?  Các dấu hiệu để biết là gì?
 Điều gì là hệ quả?
 Hoàn cảnh xung quanh việc xãy ra vấn đề?
 Điều gì không vận hành như mong muốn?
 Điều đó đã hoặc sẽ xãy ra?
Khi nào?  Đã xãy ra lần đầu tiên khi nào?
 Khi nào việc đó không nên xãy ra hoặc phải kết thúc?
 Vấn đề xãy ra ở đâu?
Ở đâu ?  Đã hoặc sẽ tác động đến nơi nào?
 Đã hoặc sẽ có tác động đến nơi đó như thế nào?
 Tại sao đó là vấn đề?
 Tại sao lại xãy ra ?
Tại sao ?  Tại sao không có điều gì đã được thực hiện để ngăn ngừa vấn
đề không cho xãy ra?
 Tại sao không có ai tổ chức và làm điều gì đó về vấn đề khi nó
mới bắt đầu xãy ra ?
 Tại sao cần phải giải quyết vấn đề vào lúc này ?
 Quá trình giải quyết vấn đề nên như thế nào?
Như thế  Những người khác làm gì để đối phó với vấn đề này hoặc các
nào ? vấn đề khác tương tự?
 Vấn đề được biết đến như thế nào? Từ nguồn thông tin nào?

20
Gv. Tran Phong
Phong65@gmail.com
Phụ lục 1:
Gợi ý về Quy tắc giao tiếp trong cơ quan
(Kết quả bài tập Nhóm ngày 12/12/2015)
Nên
Ngắn gọn – Dễ hiểu – Phù hợp công việc
Nội và đối tượng – Rõ ràng – Mạch lạc – Logic
dung - Cụ thể - Trực tiếp vấn đề quan tâm -
Chính xác – Kịp thời – Đầy đủ thông tin –
Giúp chia sẻ thông tin dọc – ngang – Dẫn
giải: đi từ cái chung đến cái cụ thể -
Chuẩn mực – Khách quan - Đúng mục đích
- Có trọng tâm - Súc tích - Dễ nhớ - Sáng
tạo cách thể hiện - Gắn với lợi ích chung –
Đưa ra qui tắc – Phản hồi tích cực
Trực tiếp:
Họp, hội thảo, họp trực tuyến (video
Phương conference), tin nhắn sms, điện thoại,
thức hướng dẫn, thảo luận nhóm
Huy động sự tham gia, đối thoại, tọa đàm,
Gián tiếp:
Thông qua người khác, văn bản, email/mail
group, bản tin thông báo, báo cáo công
việc, quy chế, điều lệ, hòm thư nội bộ,
website nội bộ, facebook, social media ,
bảng tin, phiếu khảo sát, newsletters
Nghiêm túc – Có trách nhiệm – Hợp tác –
Thái độ Thân thiện – Chân thành –Hòa nhã – Cởi
mở - Thẳng thắn – Tôn trọng - Hài hước
(đúng lúc) - Vui vẻ - Lịch sự - Đúng mực -
Thiện chí, khiêm tốn - Công bằng - Tiết
chế cảm xúc - Cầu thị - Quan tâm đúng
mức - Kiên trì hợp tác, tạo được sự tin
tưởng của người khác – Tôn trọng sự riêng
tư, khác biệt – Linh hoạt – Góc nhìn ‘đa
chiều
Gv. Tran Phong
Phong65@gmail.com
Không nên
Thông tin dài dòng - Vòng vo – Rườm
rà - Khó hiểu – Đa nghĩa - Trừu tượng -
Lấp lửng – Mập mờ - Lan man - Không
cấu trúc, không có logic - Thiếu mục
tiêu, mục đích - Thiếu chính xác –
Không trung thực - Thiếu thông tin -
Không kịp thời – Cung cấp thông tin
đến những đối tượng không cần thiết -
Cộc lốc - Quá văn hoa, khách sáo - Cợt
nhả, thiếu nghiêm túc - Chỉ trích - Thiếu
tôn trọng – Chủ quan - Có thành kiến -
Lạm dụng từ chuyên môn, tiếng nước
ngoài
Duy trì một phương thức quá lâu –
Nhiều trung gian – Lạm dụng nói - Lạm
dụng gián tiếp như email, điện thoại –
Một chiều - Sử dụng một phương thức
giao tiếp duy nhất trong mọi trường hợp
– Không đúng thời điểm - Lạm dụng
ngôn ngữ cơ thể - Ra lệnh, ép buộc -
Nhắc lại nhiều lần
Vội vàng – Nóng nảy – Cáu gắt – Căng
thẳng – Áp đặt – Bảo thủ – Chỉ trích -
Áp đặt bằng ngôn ngữ riêng của cá nhân
– Gian dối – Thiếu tôn trọng – Cợt nhả,
vô lễ, khích bác, mỉa mai, đố kỵ, coi
thường - Bất hợp tác - Tinh tướng, kẻ
cả, kênh kiệu, trịnh thượng, tạo áp lực -
Thờ ơ, thiếu tập trung - Định kiến - Cảm
tính - Giả tạo, thiếu trung thực - Bất cần,
vô trách nhiệm, dối trá, bất hợp tác, đưa
chuyện - Quan tâm không đúng lúc,
đúng chỗ - Tò mò, soi mói - Không biết
cách lắng nghe – Lạnh lùng
21
Phụ lục 2:

22
Gv. Tran Phong
Phong65@gmail.com
 23
Gv. Tran Phong
Phong65@gmail.com
 24
Gv. Tran Phong
Phong65@gmail.com
 25
Gv. Tran Phong
Phong65@gmail.com
 26
Gv. Tran Phong
Phong65@gmail.com
 27
Gv. Tran Phong
Phong65@gmail.com
 28
Gv. Tran Phong
Phong65@gmail.com
Phụ lục 3:
Cách nhận biết lòng người
(TRANG TỬ - TRUNG QUỐC)

Lòng người nham hiểm hơn núi sông, khó biết hơn là biết trời. Trời thì hàng năm có
Xuân, Hạ, Thu, Đông. Hang ngày thì có buổi sáng, buổi tối, ta theo đó mà biết được.
- Đến như người ta, có kẻ ngoài rõ như cẩn hậu mà trong thì kiêu căng;
- Có kẻ trong rõ thật là tài giỏi mà ngoài coi như ngu độn.
- Có kẻ ngoài rõ như vững vàng, thư thái mà trong cuống rối, nóng nảy. Tâm tính bên
trong, diện mạo bên ngoài trái nhau khó lường như thế!

Cho nên cách dùng người là:

- Cho ở xa để xem lòng trung
- Cho ở gần để xem lòng kính
- Sai làm việc để xem cái tài
- Hỏi lúc vội vàng để xem cái trí
- Hẹn cho ngặt ngày để xem có tín
- Ủy cho nhiều tiền để xem cái nhân
- Giao cho việc nguy hiểm để xem cái tiết
- Cho đánh chén say sưa để xem cử chỉ
- Cho ở chỗ phiền tạp để xem thần sắc
Xem người đại khái như vậy thì họa có thể biết được người!

Bí quyết thành công

1. Trên đời không việc gì khó, chỉ sợ tâm người ta không kiên nhẫn mà thôi.
2. Bí quyết thành công cốt ở nhất định không thay đổi mục đích.
3. Đã có kiến thức can đảm, phi thường nhất định làm được việc phi thường.
4. Đem sự hiểu biết tinh tường, dùng hết tâm trí, bền bỉ, vận hết toàn lực, tinh tiến vô
cùng thì có việc gì mà không làm được?

Nói và nghe
- Nói là gieo hạt! Lắng nghe là thu hoạch!
- Nói là đem “cái” của mình cho người khác! Còn lắng nghe là nhận “những cái” của
người khác về mình.
- Bất kỳ ai, đến 3 tuổi đều biết nói! Nhưng sống cả đời người, chưa chắc đã biết lắng
nghe!
- Lời nói chưa ra khỏi miệng – Ta làm chủ nó. Lời nói ra khỏi miệng – Nó làm chủ ta!

29
Gv. Tran Phong
Phong65@gmail.com
Tài liệu tham khảo
1. Leil Lowndes, Nghệ thuật giao tiếp thành công, NXBLĐXH Hà nội, 2009
2. Manfred Oepen, Moderation and Visualization for Group Events, InWEnt,
Germany, 2003
3. Natalie Rgoers, Nghệ thuật nói chuyện trước đám đông, NXBLĐ Hà nội, 2007
4. Sharma S Mantha, Handbook on Problem - solving Skills, CGD,
5. Trần Phong, Kỹ năng thuyết trình, InWEnt, TPHCM, 8.2008
6. Trần Phong, Các phương pháp, kỹ năng thúc đẩy triển khai dự án, Oxfam British,
Quảng Bình, 9.2008

30
Gv. Tran Phong
Phong65@gmail.com