PEMERINTAH KABUPATEN CIREBON

DINAS KESEHATAN
UPT PUSKESMAS DTP PANGENAN
Jl. Raya Cirebon-Losari Km 18,5 Ds Ender Tlp (0231) 8840243
Email : pkmpangenan@yahoo.com, Kode Pos 45182

PEDOMAN MUTU ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN

A. INDIKATOR AREA ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN

NO INDIKATOR TARGET
1 Tidak ada kejadian pegawai tidak hadir tanpa izin 100 %
2 Kehadiran pegawai tepat waktu 80 %
3 Keikutseraan pelatihan ditawarkan dinas/Instansi lain 80 %
4 Kegiatan surat menyurat tercatat di registrasi 100 %
5 Barang yang diterima sesuai spesifikasi kontrak 100 %
6 Ketepatan waktu pemasokan barang 100 %
Ketepatan waktu kalibrasi sarana/alat dengan jadwal
7 80 %
yang telah ditentukan
Kecepatan waktu menanggapi kerusakan alat dalam 3 x
8 100 %
24 jam

B. URAIAN INDIKATOR MUTU ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN

1. Tidak ada kejadian pegawai tidak hadir tanpa izin

Judul Tidak ada kejadian pegawai tidak hadir tanpa

Dimensi mutu
Tujuan
Definisi Operasional
Frekwensi pengumpulan
data
Periode analisa
Numerator (Pencapaian)
Denominator (Sasaran)
Sumber Data
Standar / Target
Penanggung jawab
pengumpulan data
izin/Mangkir
Efektifitas, efesiensi
Tergambarnya efesiensi kinerja Puskesmas
Kemangkiran adalah keadaan ketidakhadiran
karyawan di Puskesmas Pangenan pada hari-hari
kerja atau pada saat dinas jaga tanpa adanya
pemberitahuan dari karyawan yang bersangkutan,
dalam kurun waktu satu bulan
Setiap bulan
Enam bulan sekali
Jumlah karyawan yang tidak hadir tanpa izin (Mangkir)
dalam satu bulan
Jumlah seluruh karyawan
Daftar Hadir
100 %
Tata Usaha/Tim Mutu

Tidak ada kejadia Pegawai Mangkir :

100% - (Jumlah karyawan yang tidak hadir tanpa izin) x 100% = .....%
Jumlah karyawan
2. Kehadiran pegawai tepat waktu

Judul Kehadiran pegawai tepat waktu

Dimensi mutu Efektifitas, efesiensi
Tujuan Tergambarnya efesiensi kinerja Puskesmas
Definisi Operasional Keadaan kehadiran karyawan di UPT Puskesmas
Pangenan pada hari-hari kerja sesuai dengan jam
dinas tepat pada waktunya, yaitu datang sebelum atau
maksimal sampai jam 07.30, dalam kurun waktu satu
bulan
Frekwensi pengumpulan Setiap bulan
data
Periode analisa Enam bulan sekali
Numerator (Pencapaian) Jumlah karyawan yang datang terlambat, sejumlah
hari kerja dalam satu bulan
Denominator (Sasaran) Jumlah seluruh karyawan
Sumber Data Daftar Hadir
Standar / Target 80 %
Penanggung jawab Tata Usaha/Tim Mutu
pengumpulan data

Kehadiran tepat waktu :

Jumlah karyawan hadir tepat waktu dalam satu bulan x 100% = .....%
Jumlah karyawan

3. Keikutsertaan pelatihan ditawarkan dinas/instansi lain

Judul Keikutsertaan pelatihan ditawarkan dinas/instansi lain

Dimensi mutu Efektifitas
Tujuan Tergambarnya pemetaan kompetensi karyawan
berdasarkan pelatihan yang telah didapat
Definisi Operasional Keikutsertaan karyawan UPT Puskesmas Pangenan
terhadap pelatihan yang ditawarkan dinas/instansi lain
yang berfungsi meningkatkan kompetensi karyawan
Frekwensi pengumpulan Setiap bulan
data
Periode analisa Enam bulan sekali
Numerator (Pencapaian) Jumlah Pelatihan yang ditawarkan dari dinas/instansi
lain selama satu bulan
Denominator (Sasaran) Jumlah pelatihan yang ditawarkan dari dinas/instansi
lain selama satu bulan
Sumber Data Undangan pelatihan, surat tugas keluar dan sertifikat
pelatihan
Standar / Target 80 %
Penanggung jawab Tata Usaha/Tim Mutu
pengumpulan data

Keikutsertaan pelatihan yang ditawarkan oleh dinas/instansi lain :

Jumlah pelatihan yang diikuti oleh Karyawan selama satu bulan X 100%
Jumlah pelatihan yang ditawarkan dari dinas/instansi lain selama
satu bulan
4. Kegiatan surat menyurat tercatat di registrasi

Judul Surat masuk tercatat di registrasi

Dimensi mutu Efektifitas
Tujuan Agar seluruh surat yang masuk diketahui dan dapat
ditindaklanjuti
Definisi Operasional Seluruh surat yang masuk dari luar Puskesmas
Pangenan tercatat dalam registrasi surat menyurat
secara urut sesuai tanggal yang ada disurat masuk
Frekwensi pengumpulan Setiap bulan
data
Periode analisa Enam bulan sekali
Numerator (Pencapaian) Jumlah surat masuk yang tercatat dalam buku
registrasi surat menyurat selama satu bulan
Denominator (Sasaran) Jumlah surat masuk dalam satu bulan
Sumber Data Buku Surat Masuk
Standar / Target 100 %
Penanggung jawab Tata Usaha
pengumpulan data

Surat masuk tercatat diregistrasi :

Jumlah surat masuk yang tercatat X 100% = ......%

Jumlah surat masuk yang ada dalam 1 bulan

5. Barang yang diterima sesuai spesifikasi kontrak

Judul Barang Yang Diterima Sesuai Dengan Spesifikasi

Kontrak
Dimensi mutu Efisiensi, Efektivitas
Tujuan Meminimalisir ketidakcocokan barang yang akan
dipakai
Definisi Operasional Barang yang diterima sesuai dengan spesifikasi/kriteria
yang ditetapkan/dibutuhkan Puskesmas Pangenan
yang tercantum pada saat pembelian.
Frekwensi pengumpulan Setiap bulan
data
Periode analisa Enam bulan sekali
Numerator (Pencapaian) Barang yang sesuai spesifikasi
Denominator (Sasaran) Barang yang diterima
Sumber Data Buku Penerimaan barang
Standar / Target 100 %
Penanggung jawab Tata Usaha/Pengelola Aset
pengumpulan data

Contoh Laporan :
Data barang yang dipesan sesuai dengan spesifikasi
No Barang yang diterima Sesuai Spesifikasi/Tidak
1 Komputer Sesuai spesifikasi
2 Dental Unit Sesuai spesifikasi

Formula Pengukuran :

Jumlah barang yang sesuai spesifikasi X 100% = ......%

Jumlah barang yang diterima
6. Ketepatan waktu pemasokan barang

Judul Ketepatan Waktu Pemasokan Barang

Dimensi mutu
Tujuan
Definisi Operasional
Frekwensi pengumpulan
data
Periode analisa
Numerator (Pencapaian)
Denominator (Sasaran)
Sumber Data
Standar / Target
Penanggung jawab
pengumpulan data
Efisiensi, Efektivitas
Meminimalisir Keterlamabatan pemasokan barang
Barang yang dipesan dari pemasok, datang tepat
waktu sesuai dengan kesepakatan waktu antara
pengelola pembelian barang dengan pemasok
Setiap bulan
Enam bulan sekali
Barang yang datang tepat waktu
Barang yang diterima
Buku Penerimaan barang
100 %
Tata Usaha/Pengelola Aset

Contoh Laporan :
Data barang yang dipesan sesuai dengan spesifikasi
No Barang yang diterima Tepat Waktu/Tidak
1 Komputer Tepat waktu
2 Dental Unit Tepat waktu

Formula Pengukuran :

Jumlah barang yang datang tepat waktu X 100% = ......%

Jumlah barang yang diterima
7. Ketepatan waktu kalibrasi sarana/alat dengan jadwal yang telah
ditentukan

Judul Ketepatan Waktu Kalibrasi Sarana/Alat dengan Jadwal

Yang Telah Ditentukan
Dimensi mutu Keselamatan
Tujuan Menjaga kualitas sarana/alat yang ada
Definisi Operasional Sarana/alat yang ada di Puskesmas Pangenan
dilakukan perawatan secara berkala sesuai dengan
jadwal yang telah ditentukan, berupa kalibrasi
Frekwensi pengumpulan Setiap 1 tahun sekali
data
Periode analisa Satu tahun sekali
Numerator (Pencapaian) Sarana/alat yang dilakukan kalibrasi sesuai jadwal
Denominator (Sasaran) Seluruh sarana/alat yang perlu dikalibrasi
Sumber Data Dokumen Kalibrasi, Form pencatatan perawatan
 Sarana/alat
Standar / Target 80 %
Penanggung jawab Tata Usaha/Pengelola Aset
pengumpulan data

Contoh Laporan :
Data ketepatan waktu kalibrasi sarana/alat dengan jadwal yang telah
ditentukan
No Barang yang diterima Jadwal Kalibrasi Realisasi Kalibrasi
1 Tensi Meter 1 Agustus 2015 30 Juli 2015
2 Timbangan 25 September 2015 24 September 2015

Formula Pengukuran :

Jumlah Sarana/alat yang dilakukan kalibrasi sesuai jadwal X 100% = ......%

Jumlah sarana/alat yang perlu dikalibrasi

8. Kecepatan waktu menanggapi kerusakan alat dalam 3 x 24 jam

Judul Kecepatan Waktu Menanggapi Kerusakan Alat Dalam

Dimensi mutu
Tujuan
Definisi Operasional
Frekwensi pengumpulan
data
Periode analisa
Numerator (Pencapaian)
Denominator (Sasaran)
Sumber Data
Standar / Target
Penanggung jawab
pengumpulan data
3x 24 jam
Keselamatan, Efektivitas, Efesiensi
Mengurangi keterlambatan pelayanan akibat
kerusakan barang
Sarana/alat yang ada di Puskesmas Pangenan yang
mengalami kerusakan segera dilakukan tindak lanjut
maksimal 3 x 24 jam sejak dilaporkan kepada
penanggungjawab
Setiap 1 bulan sekali
Enam sekali
Sarana/alat yang rusak yang ditanggapi dalam 3 x 24
jam sejak dilaporkan
Seluruh sarana/alat yang rusak
Form pemeliharaan barang
100 %
Tata Usaha/Pengelola Aset

Contoh Laporan :
Data kecepatan waktu menanggapi kerusakan alat dalam 3 x 24 jam
Tanggal Laporan
No Barang yang diterima Tanggal Servis
kerusakan
1
2

Formula Pengukuran :

Jumlah Sarana/alat yang rusak yang ditanggapi

3 x 24 jam sejak dilaporkan X 100 % = ........%

Jumlah sarana/alat yang rusak dalam satu bulan