KOMUNIKASI Asas Pengurusan

KOMUNIKASI Asas Pengurusan

PENGARAHAN
(KOMUNIKASI)

Objektif Pembelajaran : Mempelajari dan memahami definisi dan

proses komunikasi di dalam organisasi.

Hasil Pembelajaran: Di akhir pelajaran ini, pelajar dapat:

 Mendefinisikan komunikasi
 Menghuraikan Proses Komunikasi
 Menjelaskan bentuk-bentuk komunikasi di dalam sesebuah
oraganisasi
 Menerangkan halangan yang wujud di dalam proses komunikasi
serta cara mengatasinya.
KOMUNIKASI Asas Pengurusan

PENGARAHAN
(KOMUNIKASI)

9.0 Pengenalan

Komunikasi merupakan perkara yang amat penting di dalam sesebuah

organisasi. Fungsi dan aktiviti para pengurus tidak akan berjalan dengan baik
jika tidak adanya komunikasi yang berkesan. Matlamat organisasi pula
mungkin tidak akan tercapai jika komunikasi di dalam organisasi tidak baik.
Komunikasi dikatakan sebagai nadi yang menghidupkan perjalanan
organisasi kerana dengan adanya komunikasi seseorang pengurus boleh
menyampaikan ideanya dalam membuat perancangan, memotivasikan ahli-
ahli organisasi dan menjalankan proses pengawalan. Kemahiran
berkomunikasi adalah sangat penting untuk membolehkan pengurus
menjalankan setiap peranan dengan baik.

9.1 Definisi

 Stoner (1995): Komunikasi sebagai suatu proses bagaimana manusia

mencuba untuk berkongsi makna melalui penghantaran pesanan yang
simbolik. Di sini 3 perkara utama yang ditekankan oleh Stoner adalah:

Komunikasi melibatkan manusia

Komunikasi melibatkan perkongsian maksud
Komunikasi melibatkan simbol.

 S. Bernard : Komunikasi didefinisikan sebagai pertukaran idea, pendapat,

maklumat yang mempunyai tujuan dan dipersembahkan secara personal
atau tidak personal melalui simbol atau isyarat yang bertujuan untuk
mencapai matlamat organisasi.
Terdapat beberapa unsur penting di dalam definisi ini:

Tujuan melakukan komunikasi

Pertukaran objek komunikasi antara si pengirim dan penerima
mestilah berlaku.
Isi kandungan komunikasi seperti idea akan membina hubungan.
Cara penyampaian maklumat
KOMUNIKASI Asas Pengurusan

Secara amnya komunikasi adalah satu proses penghantaran maklumat

yang melibatkan seorang individu menghantar pesanan kepada
seseorang atau beberapa orang lain yang akan menghasilkan
kefahaman yang sama untuk semua orang yang terlibat.

9.2 Proses Komunikasi

Tiga elemen penting yang biasa berlaku di dalam proses komunikasi adalah
sumber
( penghantar ), maklumat ( mesej) dan penerima seperti yang digambarkan
oleh gambarajah 1 di bawah.

Pengirim Mesej Penerima

Rajah 9.1: Model Proses komunikasi asas.

Sesungguhnya berlakunya komunikasi tidaklah semudah dan seringkas

seperti model di atas. Komunikasi yang betul-betul berkesan dalam keadaan
yang kompleks melibatkan lagi beberapa elemen lain seperti yang dijelaskan
dalam gambarajah 2 di bawah.

Pengirim Enkod Saluran Dekod Penerima

Halangan

Maklum balas

Rajah 9. 2: Model Proses komunikasi kompleks.

 Pengirim atau sumber merupakan orang yang memulakan komunikasi.

Beliau mempunyai maklumat yang perlu dikongsi bersama dengan orang
lain.

 Pengkodan berlaku apabila pengirim menterjemahkan maklumat yang

hendak dihantar menjadi sekumpulan simbol yang mewakili idea atau
konsep. Simbol-simbol yang dipilih selalunya dalam bentuk perkataan atau
isyarat.
KOMUNIKASI Asas Pengurusan

 Saluran merupakan alat yang digunakan untuk menyampaikan dan

menyebarkan maklumat kepada penerima. Saluran yang digunakan
perlulah bersesuaian dengan pesanan yang dihantar. Sekiranya ingin
menerangkan gambarajah atau graf turun naiknya harga saham, telefon
bukanlah saluran yang baik untuk berkomunikasi.
Percakapan lisan, baik secara lansung maupun tidak langsung ( telefon)
adalah saluran yang paling banyak digunakan dalam komunikasi. Saluran
yang biasa digunakan sebagai alat berkomunikasi adalah telefon, surat,
lapuran, surat khabar, e – mail , television, radio, pita video dan internet
serta sebagainya.

 Dekod adalah proses memberi maksud dan menterjemahkan mesej

kepada bentuk yang dapat di fahami oleh sipenerima. Komunikasi
dikatakan berkesan jika mesej yang diterjemahkan oleh sipenerima
bertepatan dengan maksud yang hendak disampaikan oleh si penghantar
mesej .

 Penerima adalah orang di mana maklumat hendak dikongsi bersama oleh

sipengirim.

 Halangan boleh berlaku pada mana-mana peringkat dalam proses

komunikasi. Halangan boleh mengakibatkan maklumat tidak sampai atau
tidak jelas. Contohnya kebisingan keadaan boleh mengganggu dan
menghalang komunikasi di mana penerima tidak dapat menumpukan
pendengaran dengan baik.

 Maklum balas adalah tindakbalas penerima terhadap pesanan yang

dihantar oleh pengirim. Dengan adanya maklum balas, dapatlah diketahui
samada maklumat telah diterima dengan baik atau tidak. Berapa segera
maklum balas diberi dan di terima bergantung kepada saluran atau
kombinasi saluran yang digunakan di dalam proses komunikasi.
KOMUNIKASI Asas Pengurusan

AKTIVITI 9A

Ujikan kefahaman anda sebelum meneruskan input selanjutnya….!!!!

Sila semak jawapan anda pada maklum balas di halaman berikutnya.

Arahan: Bulatkan jawapan yang betul.

9.1 Stoner mendefinisikan komunikasi sebagai 2 atau lebih manusia

berkongsi makna melalui penghantaran mesej.

(B/S)

9.2 Proses komunikasi yang kompleks adalah: Sumber , mesej dan

penerima.

(B/S)

9.3 Pengkodan berlaku apabila penerima menterjemah mesej yang

diterima.

(B/S)

9.4 Saluran yang biasa digunakan untuk mendapatkan maklumat dengan

cepat sekiranya pengirim dan penerima berada ditempat yang jauh
adalah telefon.

(B/S)

9.5 Dekod adalah pengirim menterjemahkan maklumat yang hendak

dihantar kepada simbol yang boleh difahami.

(B/S)

Soalan esei.
KOMUNIKASI Asas Pengurusan

9.6 Lakarkan proses komunikasi kompleks dan jelaskan setiap elemen

tersebut.
KOMUNIKASI Asas Pengurusan

MAKLUM BALAS AKTIVITI

AKTIVITI 9A

Betul/Salah

9.1 B
9.2 S
9.3 S
9.4 B
9.5 S

Soalan esei

9.6 Untuk proses komunikasi kompleks rujuk muka surat 3 dan 4.

KOMUNIKASI Asas Pengurusan

9.3 Jenis dan Bentuk Komunikasi

9.3.1 Jenis Komunikasi

Terdapat dua jenis komunikasi iaitu:

 Komunikasi verbal
Komunikasi berlaku secara lisan di mana si pengirim dan si penerima
berkongsi maklumat melalui perkataan samada secara tulisan ataupun
percakapan.

 Komunikasi non-verbal
Iaitu komunikasi yang berlaku tanpa menggunakan perkataan bagi
mengkodkan pandangan. Faktor-faktor tidak lisan seperti gerak badan,
isyarat atau simbol, mimik muka, “ eye contact”, dan ketinggian suara.

9.3.2 Bentuk-bentuk Komunikasi

Ada beberapa bentuk komunikasi yang dapat digunakan untuk berkomunikasi
secara formal iaitu komunikasi dari atas ke bawah, dari bawah ke atas,
komunikasi mendatar dan komunikasi silang. Keempat-empat bentuk
komunikasi boleh dilakukan samada secara lisan atau tidak lisan.

 Komunikasi Atas Ke bawah

Komunikasi yang datangnya daripada suatu peringkat atasan ke

peringkat yang lebih rendah. Komunikasi ini biasanya dilakukan untuk
memberi maklumat kepada peringkat bawahan tentang tujuan ,
matlamat, polisi dan rancangan organisasi baik yang berbentuk
kualitatif dan kuantiti. Ini dapat diterangkan berdasarkan Rajah di
bawah.

Pengurus

Pekerja 1 Pekerja 2 Pekerja 3 Pekerja 4

Rajah 9.3: Komunikasi Atas ke Bawah

KOMUNIKASI Asas Pengurusan

 Komunikasi ke atas

Komunikasi ke atas bermula daripada pihak bawahan atau

subordinat kepada peringkat yang lebih tinggi. Maklumat yang
dikomunikasikan biasanya berbentuk maklum balas, laporan
prestasi yang dicapai oleh pekerja bawahan, masalah yang
dihadapai dan pendapat yang boleh diterimapakai sekiranya
organisasi ada masalah. Rajah 9.2 di bawah menerangkan
bagaimana komunikasi tersebut berlaku.

Pengurus

Pekerja 1 Pekerja 2 Pekerja 3 Pekerja 4

Rajah 9.4: Komunikasi Bawah ke Atas

 Komunikasi Mendatar

Ia berlaku di peringkat pertengahan dan peringkat bawahan iaitu

komunikasi berlaku di antara individu pada peringkat yang sama .
Pengurus pengeluaran perlu berkomunikasi dengan pengurus
kewangan apabila ia merasakan perlu adanya pembelian mesin
baru untuk menggantikan mesin lama yang sering kali rosak dan
menggugat pengeluaran. Pengurus pemasaran pula perlu
berkomunikasi dengan pengurus pengeluaran mengenai maklum
balas pelanggan terhadap produk yang berada di pasaran.

Pengurus Besar

Pengurus Pengurus Pengurus Pengurus

Keluaran Kewangan Pemasaran Sumber
KOMUNIKASI Asas Pengurusan

Pekerja 1 Pekerja 2 Pekerja 3 Pekerja 4

Rajah 9.5: Komunikasi Mendatar

 Komunikasi silang

Ia berlaku seperti pengurus pemasaran berkomunikasi dengan

seorang penyelia di jabatan pengeluaran untuk membincangkan
pesanan khas pelanggan baru. Ia terjadi pada peringkat yang
berbeza dan pada fungsi yang berbeza seperti dalam rajah di
bawah.

Pengurus Besar

Pengurus Pengurus Pengurus Pengurus

Keluaran Kewangan Pemasaran Sumber

Pekerja 1 Pekerja 2 Pekerja 3 Pekerja 4

Rajah 9.6: Komunikasi Silang

9.4 Halangan kepada komunikasi

Proses komunikasi sememang tidak akan terlepas dari menghadapi halangan

atau rintangan yang menyebabkan mesej yang hendak disampaikan tidak
mencapai 100 peratus. Apa yang cuba kita sampaikan kadangkala tidak
sampai seperti yang kita harapkan. Ini adalah di sebabkan oleh gangguan
atau halangan yang menghalang semasa proses komunikasi berlaku.
Halangan kepada komunikasi boleh wujud samada daripada individu itu
sendiri ataupun persekitaran.

9.4.1 Individu
Terdapat beberapa perkara yang boleh menyebabkan halangan
kepada komunikasi wujud dari individu itu sendiri;

a) Emosi atau persepsi individu.

KOMUNIKASI Asas Pengurusan

Ia berlaku ketika atau semasa proses komunikasi itu berlaku. Di

mana individu biasanya akan menerima mesej dan memahaminya
dari apa yang dilihat dan didengar sahaja mengikut keperluan,
kehendak, emosi, latar belakang dan ciri-ciri yang berkaitan dengan
individu tersebut.
Di sini kita boleh lihat, bagaimana seorang pelajar yang datang ke
kelas semata-mata ingin mendapatkan ‘clue’ untuk peperiksaan,
bukannya untuk mendapatkan seluruh isi kandungan pelajaran
tersebut. Maka proses komunikasi yang dilakukan oleh pensyarah
tersebut tidak kesampaian .

b) Kesilapan memilih saluran komunikasi.

Perkara ini sering kali wujud menyebabkan pendengar salah tafsir
dan proses tersebut gagal. Sebagai contoh, seorang pelajar yang
ingin merayu keatas kegagalan kertas Pengurusan Perniagaannya
melalui telefon, dan sepenerimanya kurang mendengar serta
rayuan yang telah dikemukakan. Jadi cara yang terbaik untuk
pelajar tersebut membuat rayuan adalah secara bersemuka
ataupun secara bertulis.

c) Masalah semantik
Apa yang dimaksudkan dengan semantik adalah maksud sesuatu
perkataan dan cara ia digunakan. Kesilapan memilih perkataan
akan menjadikan proses komunikasi tidak berkesan. Ini kerana
perkataan mempunyai pelbagai makna yang berbeza. Penerima
mungkin mentafsirkan perkataan yang terkandung di dalam mesej
yang diterima berbeza dari maksud yang cuba dismapaikan oleh
sipengirim. Maksud sesuatu perkataan amat berbeza dari segi
budaya, dialek, umur serta pemdidikan seseorang itu. Contohnya
perkataan “selalu” memberi makna yang berbeza bagi penduduk
Pantai Timur dan penduduk Pantai Barat.

d) Ketidaktekalan di antara komunikasi lisan dan bukan lisan.

Perkara ini wujud sekiranya si penerima berasa keliru dengan
mesej yang diterimanya. Comtoh yang dapat kita lihat adalah
bagaimana seorang pelajar yang begitu gembira mendapat
keputusan Peperiksaan Akhirnya tetapi air muka yang ditunjukkan
adalah selamba sahaja. Di sini wujudnya percanggahan di antara
percakapan dan airmukanya.

9.4.2 Organisasi

Halangan komunikasi bukan sahaja wujud di dalam diri individu tetapi

dalam organisasi pun. Halangan komuniskasi di dalam organisasi
berlaku disebabkan:
a) Perbezaan kuasa dan status.
Dalam bentuk komunikasi ke atas, pekerja mungkin rasa berat
untuk menyuarakan pendapat atau ketidak puas hati terhadap
KOMUNIKASI Asas Pengurusan

sesuatu perkara kerana mereka rasa rendah diri. Pekerja rasa

mereka perlu menapis dahulu apa-apa yang hendak disampaikan
kepada pihak atasan. Ini dapat dilihat dalam sebuah organisasi
perkilangan, seorang penyelia hanya menyampaikan tentang
kelicinan pekerja di bawahnya dan menyimpan tentang masalah
yang timbul.

b) Masalah jabatan
Setiap jabatan mempunyai masalah, tetapi di antara satu jabatan
ahli-ahlinya tidak memahami masalah tersebut kerana masing-
masing mempunyai matlamat dan objektif yang berbeza. Maka
sekiranya wujudnya perbincangan, masing-masing akan
menyatakan bahawa jabatan beliau yang perlu dititikberatkan. Oleh
itu proses komunikasi tidak akan berjalan dengan lancar.

c) Kekurangan saluran formal di dalam organisasi

Apabila saluran formal berkurangan di dalam organisasi maka
halangan mungkin timbul dalam proses komunikasi. Ini dapat di
lihat bagaimana sesebuah organisasi yang tidak menyediakan
ruang untuk pekerja menyampaikan masalah mereka, maka huru
haralah organisasi tersebut. Oleh itu setiap organisasi perlu
menyediakan saluran komunikasi yang cukup yang boleh
merangkumi pergerakan ke atas, ke bawah dan mendatar bagi
membolehkan para pekerjanya berkomunikasi dengan berkesan.

9.5 Mengatasi Halangan Komunikasi

Sekiranya wujudnya sesuatu halangan, maka kita perlu berfikir

bagaimanakah untuk mengatasi halangan tersebut agar komunikasi yang
berjalan dapat dicapai dengan berkesan.

Halangan Komunikasi Cara atasi

Perlu ada kemahiran mendengar dengan aktif,

empati.
Halangan Individu Contoh: Pelajar hendaklah seringkali menyoal
dan pensyarah juga hendaklah menyoal pelajar
a) Emosi atau Persepsi tersebut untuk menunjukkan beliau
menumpukan perhatian terhadap apa yang di
ajar.
b) Kesilapan saluran Perlu bijak memilih saluran komunikasi,
komunikasi bersesuaian dengan mesej yang hendak
disampaikan.
Contoh: Mesej kompleks seperti aduan, perlu
menggunakan saluran seperti bertemu muka.
Mesej yang rutin , bolehlah menggunakan
saluran seperti telefon.
c) Masalah semantik Pengirim dan penerima sepatutnya berusaha
KOMUNIKASI Asas Pengurusan

mempunyai persefahaman dalam masalah

bahasa dan simbol.
Contoh: Seorang pensyarah pengurusan tidak
sepatutnya menggunakan perkataan MBO
kepada pendengar-pendengar yang terdiri dari
para nelayan di dalam ceramah beliau.
d) Ketidaktekalan antara Seseorang itu perlu bergaul dengan lebih ramai
komunikasi lisan dan dan cuba beramah mesra dengan rakan
bukan lisan. sejawat. Dengan cara ini mereka tidak akan
rasa segan untuk ketawa apabila
menyampaikan sesuatu perkara gembira.
Mencipta satu suasana terbuka dan saling
Halangan Organisasi mempercayai. Dengan cara ini ia akan
menggalakkan warga organisasi berkomunikasi
a) Perbezaan status dan dengan jujur dan terbuka sesama mereka.
kuasa
b) Matlamat yang Wujudkan saluran komunikasi secara formal,
berbeza dari semua arah. Elakkan dari wujudnya
grapevine yang boleh membawa keburukan
kepada organisasi.
c) Kekurangan saluran Organisasi perlu memastikan bahawa saluran
komunikasi komunikasi yang bersesuai perlu
diperbanyakkan.
KOMUNIKASI Asas Pengurusan

AKTIVITI 9B

Ujikan kefahaman anda sebelum meneruskan input selanjutnya….!!!!

Sila semak jawapan anda pada maklum balas di halaman berikutnya.

Arahan: Bulatkan jawapan yang betul.

9.7 Komunikasi non-verbal adalah komunikasi tanpa lisan seperti gerak

badan, “eye-contact” dan simbol.
(B/S)

9.8 Komunikasi yang datangnya dari peringkat bawahan ke peringkat

atasan adalah komunikasi ke bawah.
(B/S)

9.9 Seorang Pengurus Jabatan Pengeluaran berinteraksi dengan seorang

penyelia di Jabatan Pemasaran berkenaan dengan barangan yang
hendak dipasarkan adalah komunikasi silang.
(B/S)

9.10 Masalah semantik adalah satu halangan kepada komunikasi iaitu

pendengar salah tafsir terhadap sesuatu maklumat yangditerima.
(B/S)
9.11 Halangan komunikasi juga wujud dalam organisasi disebabkan oleh
perbezaan kuasa, masalah jabatan dan kekurangan saluran formal.
(B/S)
KOMUNIKASI Asas Pengurusan

MAKLUM BALAS AKTIVITI

AKTIVITI 9B

Betul/Salah

9.7 B
9.8 S
9.9 B
9.10 S
9.11 B
KOMUNIKASI Asas Pengurusan

PENILAIAN KENDIRI

Anda telah menghampiri kejayaan. Sila cuba semua soalan dalam penilaian
kendiri ini dan semak jawapan anda pada maklum balas yang disediakan.
Jika ada masalah sila berbincang dengan pensyarah anda. Selamat
mencuba dan semuga berjaya.

1. Langkah pertama di dalam proses komunikasi ialah :

A. Maklum balas
B. Enkod
C. Saluran
D. Dekod
E. Pengirim

2. Gangguan selalunya berlaku semasa dalam proses KECUALI:

A. Dekod
B. Saluran
C. Maklum balas
D. Enkod
E. Penerima

3. Mimik muka dan juga pakaian merupakan contoh komunikasi secara:

A. Imej
B. Isyarat Badan
C. Verbal
D. Silang
E. Atas ke bawah

4. Kelakuan yang mempunyai kesan akibat daripada komunikasi ialah:

A. Gaya kepimpinan
B. Hukuman
C. Pengetahuan
D. Motivasi
E. Sikap
KOMUNIKASI Asas Pengurusan

Soalan esei

1. Huraikan jenis-jenis komunikasi yang telah anda pelajari.

2. Komunikasi memainkan peranan yang penting di dalam sesebuah

organisasi. Anda sebagai seorang pengurus perlu tahu bentuk-bentuk
komunikasi yang berlaku didalam organisasi. Jelaskan bentuk-bentuk
komunikasi tersebut.

3. Halangan komunikasi terbahagi kepada 2 iaitu halangan individu dan

halangan organiasasi. Terangkan halangan organisasi beserta
dengan contoh yang sesuai.

4. Jelaskan cara-cara untuk mengatasi masalah-masalah komunikasi

yang wujud disebabkan oleh faktor individu.
KOMUNIKASI Asas Pengurusan

MAKLUM BALAS PENILAIAN KENDIRI

Soalan Objektif

1. E
2. E
3. B
4. E

Soalan Esei.

1. Komunikasi terdiri dari 2 jenis iaitu verbal dan non verbal. Huraian rujuk
kepada mukasurat 7.

2. Terdapat 3 bentuk komunikasi iaitu dari atas ke bawah , dari bawah ke

atas, mendatar dan silang. Untuk huraian rujuk kepada mukasurat 7, 8
dan 9.

3. Halangan organisasi terdiri daripada perbezaan status dan kuasa,

matlamat yang berbeza dan kekurangan saluran komunikasi . Berikan
contoh bagi setiap halangan tersebut.Rujuk mukasurat 9 & 10.

4. Halangan individu terdiri daripada emosi, persepsi yang berbeza,

kesilapan saluran komunikasi, masalah semantik dan ketidak tekalan
antara komunikasi lisan dan bukan lisan. Cara mengatasi malah
tersebut ialah

Halangan Komunikasi Cara atasi

Perlu ada kemahiran mendengar dengan aktif,

empti.
Halangan Individu Contoh: Pelajar hendaklah seringkali menyoal
dan pensyarah juga hendaklah menyoal pelajar
a) Emosi atau Persepsi tersebut untuk menunjukkan beliau
menumpukan perhatian terhadap apa yang di
KOMUNIKASI Asas Pengurusan

ajar.

b) Kesilapan saluran Perlu bijak memilih saluran komunikasi,

komunikasi bersesuaian dengan mesej yang hendak
disampaikan.
Contoh: Mesej kompleks seperti aduan, perlu
menggunakan saluran seperti bertemu muka.
Mesej yang rutin , bolehlah menggunakan
saluran seperti telefon.

c) Masalah semantik Pengirim dan penerima sepatutnya berusaha

mempunyai persefahaman dalam masalah
bahasa dan simbol.
Contoh: Seorang pensyarah pengurusan tidak
sepatutnya menggunakan perkataan MBO
kepada pendengar-pendengar yang terdiri dari
para nelayan di dalam ceramah beliau.

d) Ketidaktekalan antara Sesorang itu perlu bergaul dengan lebih ramai

komunikasi lisan dan dan cuba beramah mesra dengan rakan
bukan lisan. sejawat. Dengan cara ini mereka tidak akan
rasa segan untuk ketawa apabila
menyampaikan sesuatu perkara gembira.