1

Buku Pedoman Kesekretariatan

Racana Diponegoro
Tahun 2012

RACANA DIPONEGORO
UKM PRAMUKA UNIVERSITAS DIPONEGORO
GUGUS DEPAN KOTA SEMARANG 11.045-11.046
SEMARANG
2012
 2

Pedoman Pembuatan Proposal, Laporan Kegiatan,

dan Surat Menyurat

Racana Diponegoro merupakan salah satu UKM antarbidang di

Universitas Diponegoro. Sebagai Organisasi maka Racana Diponegoro
membutuhkan pengelolaan kesekretariatan yang baik dan sistematis untuk
menunjang kelancaran kegiatan, baik terprogram maupun tidak terprogram.
Ditinjau dari segi administrasi kesekretariatan, sudah sepantasnya
mengadakan penertiban di bidang ini mengingat semakin kompleksnya
permasalahan yang dihadapi. Untuk mengantisipasi permasalahan yang
timbul di bidang tersebut maka kami membuat buku “Pedoman Petunjuk
Pembuatan Proposal, Laporan Kegiatan, dan Pedoman Surat
Menyurat".
Kami berharap, dengan adanya buku pedoman ini akan tercapai hal-
hal sebagai berikut :
1. Kelengkapan dan Keseragaman dalam pembuatan Usulan Kegiatan /
Proposal, Laporan Kegiatan, dan Pembuatan Surat.
2. Memperlancar pelaksanaan kegiatan – kegiatan Racana Diponegoro
terutama dalam bidang administrasi kesekretariatan.
3. Terpeliharanya kerapian arsip-arsip surat dan laporan kegiatan.

Ketentuan-ketentuan yang kami uraikan dalam buku ini tidak

bersikap statis/baku, tetapi dalam pelaksanaannya dapat disesuaikan dengan
kondisi serta keadaan yang dilaksanakan.
 3

USULAN KEGIATAN / PROPOSAL KEGIATAN

A. Proposal kegiatan dibuat minimal rangkap 3 (arsip DRD sebanyak 1
buah).
B. Proposal kegiatan harus ditandatangani Ketua Dewan Racana
Diponegoro Gudep Kota Semarang 11.045-11.046, Pembina Racana
Diponegoro yang dipilih menjadi Pembina kegiatan tersebut dan
Pembantu Rektor III Universitas Diponegoro.
C. Setelah usulan kegiatan disetujui, maka langsung mengajukan surat
permohonan tanda tangan dan bantuan dana kepada Pembantu Rektor III
yang dilampiri minimal 3 bendel proposal. Surat permohonan tanda
tangan dan bantuan dana ini dibuat oleh sekretaris dewan, berbeda
dengan surat-surat lainnya yang berhubungan dengan pelaksanaan
kegiatan dibuat oleh sekretaris kepanitiaan.

Untuk cover / halaman depan suatu usulan kegiatan disesuaikan

dengan kegiatan tersebut, jika kegiatan yang melibatkan sponsor maka cover
kegiatan dibuat sebagus mungkin sehingga terlihat menarik dan layak jual.
Tetapi jika kegiatan hanya sebatas intern Racana Diponegoro maka cover
kegiatan dibuat biasa saja sesuai dengan ketentuan.

*Ketentuan dalam membuat usulan kegiatan :

Contoh cover kegiatan intern Racana Diponegoro :

USULAN KEGIATAN

Nama Kegiatan : …………………….

Penanggung Jawab : Dewan Racana Diponegoro

Gudep Kota Semarang 11.045-11.046

Koordinator : ………………………………………..

Waktu dan Tempat : ..…………………………………………

…………………………………………..

Peserta : ………………………………Orang

Rencana Anggaran : Rp …………………………………….

(…………………………………………)

Sumber Dana : …………………………………………

 4

USULAN KEGIATAN
“..................................”

I.PENDAHULUAN
………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
…………………………………….
………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
…………………………………….

II. DASAR
1. ……………………………………………………………………………
…….
2. ……………………………………………………………………………
…….
3. dst

III. TUJUAN
1. ……………………………………………
2. ……………………………………………
3. dst

IV. NAMA KEGIATAN

Kegiatan ini dinamakan “...................................”

V. TEMA
Tema kegiatan ini adalah “...............................”

VI. BENTUK KEGIATAN

Adapun bentuk kegiatan ini adalah “…………………………”

VII. WAKTU DAN TEMPAT PELAKSANAAN

Hari/tanggal :
Waktu :
Tempat :

VIII. PESERTA KEGIATAN

Kegiatan ini diikuti oleh..................................

IX. SUSUNAN PANITIA

(Terlampir)

X. RENCANA ANGGARAN BIAYA

RENCANA ANGGARAN
“...........................................................”
 5

Pengeluaran :
1. …………………… ..................... Rp ..........................
2. …………………… ..................... Rp ..........................
3. dst ................................................ Rp ..........................
TOTAL Rp ..........................

Pemasukan :
1. DIPA Universitas Diponegoro Rp ..........................
2. Kas Racana Diponegoro Rp ..........................
3. Sponsorship Rp ..........................
TOTAL Rp ..........................

Catatan : untuk pengeluaran dirinci dengan jelas.

XI. PENUTUP
………………………………………………………………………
……………………………..............................................................................
..........................................................................................................................
.......................................................................................

Semarang, xx Januari 2012

Panitia Pelaksana
…………………..
Ketua Pelaksana Sekretaris

………………… ……………………
NIM. NIM.

Ketua Dewan 11. 045 Ketua Dewan 11.046

…………………… ………………….…
NIM. NIM.

Mengetahui,
Pembantu Rektor III Pembina Racana Diponegoro
Universitas Diponegoro Gugus Depan 11.045/11.046

………………………….. …………………………..…
NIP. NIP.
 6

Lampiran 1

SUSUNAN KEPANITIAAN
“...........................................”

Pelindung : Rektor Universitas Diponegoro

Nama
Penasehat : PR III Universitas Diponegoro
Nama
Pengarah : Pembina Racana Diponegoro Gugus Depan
11.045-11.046
Penanggung jawab : DRD periode ....
Koordinator : Nama NIM
Ketua : Nama NIM
Dst.
 7

LAPORAN KEGIATAN
A. Laporan Kegiatan adalah setiap tulisan yang berisi tentang laporan
kegiatan dari persiapan sampai pelaksanaan kegiatan.
B. Laporan Kegiatan disusun paling lambat 3 (tiga) minggu setelah
kegiatan berlangsung untuk kegiatan yang tidak melibatkan pihak
ekstern dan 2 (dua) minggu setelah kegiatan berlangsung yang
melibatkan pihak ekstern.
C. Berikut ini kami uraikan ketentuan-ketentuan pembuatan laporan
kegiatan Racana Diponegoro :
1. Yang bertanggung jawab membuat laporan kegiatan adalah ketua
panitia kegiatan yang dibantu oleh sekretaris panitia.
2. Laporan kegiatan diselesaikan paling lambat 3 minggu setelah
kegiatan tersebut berakhir.
3. Jumlah laporan kegiatan sebanyak 2 buah/bendel dengan rincian
sebagai berikut :
a) Untuk Dewan Racana Diponegoro (asli)
b) Untuk Pembantu Rektor III Undip, jika kegiatan yang
dilaksanakan meminta bantuan dari dana DIPA Universitas
Diponegoro
4. Cover laporan kegiatan dibedakan :
a) Warna biru muda untuk kegiatan terprogram
b) Warna hijau untuk kegiatan tidak terprogram non partisipatif
c) Warna biru tua untuk kegiatan tidak terprogram partisipatif
5. Untuk cover laporan kegiatan no. 4 butir a dan c dicantumkan logo
Racana Diponegoro.
6. Ukuran kertas adalah A4.
7. Pada bagian akhir laporan masing-masing bidang dalam satu
kegiatan, dicantumkan Nama dan NIM penanggung jawab bidang
tersebut.
8. Format laporan kegiatan Racana Diiponegoro adalah sebagai berikut
:
a) Halaman judul
b) Kata pengantar
c) Daftar isi
d) Laporan penyelenggaraan, berisi :
o Pendahuluan (seperti proposal)
o Perencanaan kegiatan
o Pelaksanaan
 Laporan kesekretariatan
 Laporan keuangan
 Laporan bidang/seksi
e) Evaluasi kegiatan, berisi :
o Kendala-kendala yang dihadapi
o Koreksi kegiatan yang telah dilaksanakan
o Saran perbaikan untuk kegiatan yang akan datang
f) Penutup
g) Lampiran:
 8

1. Usulan kegiatan
2. Susunan Panitia
3. Job discribtion
4. Sillabus/juklak/peta
5. Foto-foto kegiatan
6. Notulen
7. Pamflet/Piagam/Plakok
8. Surat Masuk dan Surat Keluar Selama Kegiatan
9. Lain-lain
 9

D. Contoh format laporan kegiatan untuk rektorat

LAPORAN KEGIATAN
“..................................”

I.PENDAHULUAN
………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
…………………………………….
………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
…………………………………….

II. DASAR
1. .……………………………………………………………………………
…….
2. ……………………………………………………………………………
…….
3. dst

III. TUJUAN
1. ……………………………………………
2. ……………………………………………
3. dst

IV. NAMA KEGIATAN

Kegiatan ini dinamakan “...................................”

V. TEMA
Tema kegiatan ini adalah “...............................”

VI. BENTUK KEGIATAN

Adapun bentuk kegiatan ini adalah “…………………………”

VII. WAKTU DAN TEMPAT PELAKSANAAN

Hari/tanggal :
Waktu :
Tempat :

VIII. JADWAL KEGIATAN

(Terlampir)

IX. PESERTA KEGIATAN

Kegiatan ini diikuti oleh..................................

X. SUSUNAN PANITIA
(Terlampir)

XI. LAPORAN KEUANGAN

 10

(Terlampir)

XII. KENDALA
.................................................................................................................
..........................................................................................................................
..........................................................................................................................
..................................................................................

XIII. PENUTUP
………………………………………………………………………
……………………………..............................................................................
..........................................................................................................................
.......................................................................................

Semarang, xx Januari 2012

Panitia Pelaksana
…………………..
Ketua Pelaksana Sekretaris

………………… ……………………
NIM. NIM.

Ketua Dewan 11. 045 Ketua Dewan 11.046

…………………… ………………….…
NIM. NIM.

Mengetahui,
Pembantu Rektor III Pembina Racana Diponegoro
Universitas Diponegoro Gugus Depan 11.045/11.046

………………………….. …………………………..…
NIP. NIP.
 11

Lampiran 1
JADWAL KEGIATAN

No. WAKTU KEGIATAN KETERANGAN

 12

Lampiran 2

SUSUNAN KEPANITIAAN
“...........................................”

Pelindung : Rektor Universitas Diponegoro

Nama
Penasehat : PR III Universitas Diponegoro
Nama
Pengarah : Pembina Racana Diponegoro Gugus Depan
11.045-11.046
Penanggung jawab : DRD periode ....
Koordinator : Nama NIM
Ketua : Nama NIM
Dst.

Lampiran 3

LAPORAN KEUANGAN
“...........................................................”

Pengeluaran :
1. …………………… Rp ..........................
2. …………………… Rp ..........................
3. dst Rp ..........................
TOTAL Rp ..........................

Pemasukan :
1. DIPA Universitas Diponegoro Rp ..........................
2. Kas Racana Diponegoro Rp ..........................
3. Sponsorship Rp ..........................
TOTAL Rp ..........................

Catatan : untuk pengeluaran dirinci dengan jelas.

 13

E. Contoh format laporan kegiatan untuk DRD

KATA PENGANTAR

Puji syukur ……………………………..……………………..

………………………………………………………………………………
………………….
Sehubungan dengan telah berakhirnya kegiatan …, maka kami
selaku panitia pelaksana berkewajiban melaporkan seluruh kegiatan baik
dari awal maupun sampai akhir sebagai pertanggungjawaban kami serta
sebagai bahan evaluasi dan pertimbangan bagi kegiatan yang akan datang.
Kegiatan……………………………………….. ini tidak akan
terlaksana dengan baik tanpa dukungan dan partisipasi dari berbagai pihak.
Pada kesempatan ini, kami selaku panitia pelaksana menyampaikan ucapan
terima kasih dan penghargaan setinggi-tingginya kepada :
1. ……………………selaku ……………….……………………
2. ……………………selaku ……….……………………………
3. ……….………………………………………………………
4. dst
5. Semua pihak yang telah membantu pelaksanaan … yang tidak
mungkin kami sebutkan satu-persatu.
Semoga………………………………………………………………………
………………………………………………………………

Semarang, ……………….
Panitia……………………
Ketua

…………………………….
NIM.....
 14

DAFTAR ISI

(Hal)
KATA PENGANTAR ........................................................................
DAFTAR ISI .......................................................................................
BAB I LAPORAN UMUM
1.1 Pendahuluan .....................................................................
1.2 Tujuan dan Sasaran ..........................................................
1.3 Bentuk Kegiatan ...............................................................
1.4 Rincian Kegiatan ..............................................................
1.5 Kepanitiaan .......................................................................

BAB II LAPORAN KESEKRETARIATAN

2.1 Surat Keluar ......................................................................
2.2 Surat Masuk ......................................................................
2.3 Bantuan Kesekretariatan (jika ada) ..................................

BAB III LAPORAN KEUANGAN

3.1 Pemasukan ........................................................................
3.2 Pengeluaran ......................................................................

BAB IV LAPORAN BIDANG / SEKSI

4.1 Bidang .................................
- Seksi ..................................
4.2 Bidang .................................
- Seksi ..................................
4.3 Bidang .............................
- Seksi ..............................

BAB V EVALUASI KEGIATAN

LAMPIRAN .......................................................................................
 15

BAB I
LAPORAN UMUM

1.1 PENDAHULUAN
………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………
………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………

1.2 TUJUAN DAN SASARAN

Adapun tujuan dan sasaran dari kegiatan ini adalah :
- .........................................................................................................
- .........................................................................................................
- dst

1.3 BENTUK KEGIATAN

Adapun bentuk kegiatan ini adalah “……………………………”

1.4 RINCIAN KEGIATAN

Waktu Pelaksanaan
Hari / tanggal : …………/………
Jam : ….………………
Tempat Pelaksanaan
……………………..……………………………………
Peserta
1. ………………………………………………………………
2. ………………………………………………………………
3. dst

1.5. KEPANITIAAN
( seperti yang terlampir pada proposal )

BAB II
LAPORAN KESEKRETARIATAN

Sehubungan dengan pelaksanaan kegiatan …, maka bidang

kesekretariatan telah melaksanakan tugas yang meliputi membuat,
menyimpan, dan menggandakan surat-surat. Kesekretariatan dalam kegiatan
… ditangani oleh :
Sekretaris I : ……………………………………
Sekretaris II : ……………………………………
 16

2.1 Surat keluar

Surat keluar panitia … menggunakan kode …/…/…/… Surat keluar
yang telah dibuat sebanyak … surat, yang perinciannya sebagai berikut :
- Permohonan Tanda Tangan … buah surat
- Permohonan Bantuan Dana … buah surat
- Ucapan Terima Kasih … buah surat
- Dst.
( Untuk surat-surat kepanitiaan yang jumlahnya tidak terlalu banyak
sebaiknya dicantumkan perincian mengenai Nomor, Lampiran, Hal, Kepada
).
2.2 Surat Masuk
Surat-surat yang masuk dicantumkan perinciannya mengenai
Nomor, Hal, dan Pengirimnya.
Demikian laporan kegiatan bidang kesekretariatan kegiatan
………………….………
Sekretaris

…………….
NIM.

BAB III
LAPORAN KEUANGAN

PEMASUKAN
1. DIPA Universitas Diponegoro Rp ………………
2. Kas Racana Diiponegoro Rp ………………
3. Kontribusi Peserta Rp ………………
4. Sponsorship Rp ………………
Jumlah Rp ………………

PENGELUARAN
1. Kesekretariatan Rp ………………
2. Sie …………… Rp ………………
3. Sie …………… Rp ………………
4. Dst Rp ………………
Jumlah Rp ………………

Demikian laporan keuangan kegiatan…..…………………….

………………………………………………………………………..

Bendahara

…………..
NIM.
 17

BAB IV
LAPORAN BIDANG / SEKSI

4. 1 Bidang …
Bidang … dalam kegiatan ini bertugas …, …, dan …
Seksi-seksi yang menjadi tanggung jawab bidang … adalah :
 Seksi …
 Dst.
Berikut ini uraian mengenai tugas dan pertanggungjawaban dari masing-
masing seksi.
1. Seksi …
Sesuai dengan tugasnya seksi … bertanggung jawab atas :
……………………………………………………………
Berkaitan dengan tugasnya, kegiatan yang telah dilaksanakan adalah
:
…………………………………………………………
Kegiatan yang tidak dapat dilaksanakan adalah :
……………………………………………………………
Kendala-kendala yang dihadapi oleh seksi … pada saat pelaksanaan
yaitu : ……………………………………………………………
2. Seksi …
Uraian seksi-seksi yang lain disesuaikan dengan tugas dan tanggung
jawabnya. Demikian pula dengan keterangan-keterangan yang
berhubungan dengan seksi tersebut sebaiknya dicantumkan.

4.2 Bidang …
Bidang-bidang yang ada menyesuaikan, laporan dibuat serinci
mungkin. Hal ini untuk dijadikan acuan kegiatan yang sama di masa
yang akan datang.

BAB V
EVALUASI KEGIATAN

Untuk mengevaluasi kegiatan yang telah dilaksanakan panitia perlu

adanya pembatasan beberapa hal penting atau yang perlu mendapat
perhatian.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam mengevaluasi kegiatan adalah :
 Persiapan Kegiatan
 Pengorganisasian
 Pelaksanaan Kegiatan
 Akhir Kegiatan
Harus diingat bahwa evaluasi kegiatan dilaksanan “bukan untuk mencari
kelemahan panitia” tetapi untuk mengetahui kendala kegiatan dan mencari
solusi untuk pembelajaran bersama. Serta mengetahui sejauh mana kiprah
panitia dalam kepanitiaan tersebut. Sehingga masing-masing panitia dapat
memiliki keberhasilan yang dicapai dalam kegiatan tersebut. Hal ini
dimaksudkan agar kekurangan-kekurangan yang ada dapat dijadikan cermin
untuk kegiatan yang sama di masa akan datang, sedangkan kelebihan yang
 18

mampu dicapai dapat menjadi cambuk untuk memacu peningkatan kualitas

kegiatan selanjutnya.

Saran-saran
Setelah diuraikan secara rinci, hal-hal yang perlu digarisbawahi
sebaiknya dimasukkan dalam saran-saran dengan disertai pemecahan
masalahnya. Sehingga apabila dijumpai kesulitan atau permasalahan yang
sama, sudah ada antisipasinya.

Penutup
………………………………………………………………
………………………………………………………………………
………………………………………………………………………
……
 19

FORMAT SURAT KELUAR RACANA DIPONEGORO

(1)

Nomor : …/…/…/…/…/… 2) ….-…….-………- 3)

Lamp : … (…) 4)
Hal : …………………… 5)

Yth. …………………………
………………………………
………………………. 6)

…………………, 7)

……………………………………………………………………………………
……………………… 8)

……………………………………………………………………………………
…………………….. 9)
…………………………………
.……………………. 10)
Ketua Sekretaris
(11)

........................................ ......................................
NTA. ............................. NTA. ............................

Mengetahui,
Pembantu Rektor III Pembina Racana Diponegoro
Universitas Diponegoro Gudep Kota Semarang 11.04…
(12) (12)

........................................ .................................................
NIP. ............................... NIP/NTA. ................................

Tembusan : 13)
1. ……………
2. ……………
3. dst.

Keterangan Format Surat :

1. Kop RACANA DIPONEGORO wajib ada dalam setiap surat yang
keluar baik itu dari sekretaris kepanitiaan atau sekretaris dewan.
2. Nomor Surat
3. Tanggal surat dibuat (STEMPEL)
4. Lampiran surat sesuai dengan lampiran yang disertakan
5. Perihal surat tersebut dibuat
6. Alamat yang dituju
7. Salam Pembuka
 Dengan Hormat, untuk pihak luar organisasi Pramuka / non Islam
 Salam Pramuka, untuk pihak sesama organisasi Pramuka
 Assalamu’alaikum Wr Wb, untuk organisasi Islam
8. Isi surat yang berisi latar belakang serta maksud surat tersebut dibuat
 20

9. Harapan dan ucapan terima kasih

10. Pihak / organisasi pengirim (Racana Diponegoro)
11. Pihak yang bertanggung jawab atas adanya surat tersebut (sekretaris).
12. Pihak yang menguatkan / menyetujui adanya surat tersebut (PR III atau
Pembina).
13. Tembusan surat jika dirasa perlu.
 21

Nomor : …/…/…/…/…/…. …..-………-…………

Lamp : … (…..) bendel
Hal : Permohonan Persetujuan Proposal dan Bantuan Dana

Yth. Pembantu Rektor III

Universitas Diponegoro
di Semarang

Dengan hormat,

Sesuai dengan program kerja Dewan Racana Diponegoro masa bakti ……

maka kami akan menyelenggarakan kegiatan …………….. pada
hari/tanggal : …….., ……………………..
waktu : .............................................
tempat : ………………………. (desa, kecamatan,
kabupaten)

Sehubungan dengan hal tersebut, kami mohon Bapak berkenan menyetujui

kegiatan tersebut dengan membubuhkan tanda tangan pada proposal yang
kami ajukan dan memberikan bantuan dana sesuai dengan yang tertera
dalam proposal tersebut.

Demikian permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan

kebijaksanaan Bapak, kami menyampaikan terima kasih.

DEWAN RACANA DIPONEGORO

GUGUS DEPAN KOTA SEMARANG 11.04..
Ketua
Sekretaris

....................... ........................
NTA. .................... NTA.................

Mengetahui,
Pembina Racana Diponegoro
Gudep Kota Semarang 11.04…

.........................................
NIP/NTA. .......................
 22

Nomor : …/…/…/…/…/…. …..-………-…………

Lamp : …. (…) lembar
Hal : Permohonan Tanda Tangan

Yth. Pembantu Rektor III

Universitas Diponegoro
di Semarang

Dengan hormat,

Dalam rangka penyelenggaraan kegiatan … pada

hari/tanggal :
waktu :
tempat :
maka kami mohon Bapak berkenan membubuhkan tanda tangan pada surat-
surat yang kami ajukan demi kelancaran kegiatan tersebut.

Demikian permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan

kebijaksanaan Bapak, kami menyampaikan terima kasih.

Panitia Pelaksana
..................................
Ketua Sekretaris

.......................... ...........................
NTA. ...................... NTA. ............

Mengetahui,
Pembina Racana Diponegoro
Gudep Kota Semarang 11.04…

.........................................
NIP/NTA. .......................
 23

Nomor : …/…/…/…/…/…. …..-………-…………

Lamp : 1 (satu) bendel
Hal : Permohonan Bantuan Dana

Yth. Pembantu Rektor III

Universitas Diponegoro
di Semarang

Dengan hormat,

Dalam rangka penyelenggaraan kegiatan … pada

hari/tanggal :
waktu :
tempat :
maka kami mohon Bapak berkenan memberikan bantuan dana sesuai
dengan yang tertera pada proposal yang kami ajukan.

Demikian permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan

kebijaksanaan Bapak, kami menyampaikan terima kasih.

Panitia Pelaksana
................
Ketua Sekretaris

................................. ................................
NTA. ...................... NTA. .....................

Mengetahui,
Pembina Racana Diponegoro
Gudep Kota Semarang 11.04…

.........................................
NIP/NTA. .......................

* Jika mengajukan permohonan dana diluar Undip atau Instansi /

perusahaan lain surat yang diajukan harus ditandatangani oleh PR III Undip
 24

Nomor :…/…/…/…/…/…. …..-…...-…

Lamp : …. (….) lembar
Hal : Permohonan Ijin Pemasangan Publikasi

Yth. Pembantu Rektor II

Universitas Diponegoro
di Semarang

Dengan hormat,

Dalam rangka penyelenggaraan kegiatan … pada

hari/tanggal :
waktu :
tempat :
maka kami mohon Bapak berkenan memberikan ijin pemasangan publikasi
berupa … yang akan kami laksanakan pada tanggal … s/d … di lingkungan
kampus Universitas Diponegoro.

Demikian permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan

kebijaksanaan Bapak, kami menyampaikan terima kasih.

Panitia Pelaksana
...........
Ketua Sekretaris

................................. ................................
NTA. ...................... NTA. .....................

Mengetahui,
Pembantu Rektor III Pembina Racana Diponegoro
Universitas Diponegoro Gudep Kota Semarang 11.04…

................................. .........................................
NIP. ........................ NIP/NTA. .......................

Tembusan :
1. Kabag. Tarkum
2. Kepala Sub Bagian Rumah Tangga
3. Arsip
 25

Nomor : …/…/…/…/…/…. …..-………-…………

Lamp : -
Hal : Permohonan Bantuan Sarana Transportasi

Yth. Pembantu Rektor II

Universitas Diponegoro
di Semarang

Dengan hormat,

Dalam rangka penyelenggaraan kegiatan … pada tanggal … di …, maka

kami mohon Bapak berkenan untuk memberikan bantuan sarana transportasi
berupa ....sejumlah....(...) buah,untuk dipergunakan pada
hari/tanggal : ………………………………………
waktu : ………………………………………
rute : ………………………………………

Demikian permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan

kebijaksanaan Bapak, kami menyampaikan terima kasih.

Panitia Pelaksana
............
Ketua Sekretaris

................................. ................................
NTA. ...................... NTA. .....................

Mengetahui,
Pembantu Rektor III Pembina Racana Diponegoro
Universitas Diponegoro Gudep Kota Semarang 11.04…

................................. .........................................
NIP. ........................ NIP/NTA. .......................

Tembusan
1. Ka. Bag. TARKUM
2. Ka. Subbag. Rumah Tangga
3. Arsip
 26

Nomor : …/…/…/…/…/…. …..-………-…………

Lamp : …. ( …) ……………
Hal : Permohonan Membuka dan Menutup Acara

Yth. …………………………
………………………………
di Semarang

Dengan hormat,

Dalam rangka penyelenggaraan kegiatan … maka kami mohon Bapak

berkenan untuk membuka acara pada
hari/tanggal : ……………………
waktu : ……………………
tempat : ……………………

Demikian permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan

kebijaksanaan Bapak, kami menyampaikan terima kasih.

Panitia Pelaksana
...............
Ketua Sekretaris

................................. ................................
NTA. ...................... NTA. .....................

Mengetahui,
Pembantu Rektor III Pembina Racana Diponegoro
Universitas Diponegoro Gudep Kota Semarang 11.04…

................................. .........................................
NIP. ........................ NIP/NTA. .......................

* Surat ini berlaku jika yang membuka dan menutup acara jabatannya
lebih tinggi dari PR III Undip.
* Jika yang membuka dan menutup acara jabatannya lebih rendah dari PR
III Undip maka surat dibuat tanpa tanda tangan PR III.
 27

Nomor : …/…/…/…/…/…. …..-………-…………

Lamp : …. ( …) ……………
Hal : Permohonan Ijin Kegiatan

Yth. ………………………….
………………………………..
di Semarang

Dengan hormat,

Dalam rangka penyelenggaraan kegiatan … pada

hari/tanggal : ………………………….
waktu : ......................................
tempat : ………………………….
maka kami mohon kiranya Bapak berkenan memberikan ijin
penyelenggaraan kegiatan.

Demikian permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan

kebijaksanaan Bapak kami menyampaikan terima kasih.

Panitia Pelaksana
.................
Ketua Sekretaris

................................. ................................
NTA. ...................... NTA. .....................

Mengetahui,
Pembantu Rektor III Pembina Racana Diponegoro
Universitas Diponegoro Gudep Kota Semarang 11.04…

................................. .........................................
NIP. ........................ NIP/NTA. .......................

*Surat ini dibuat jika mengadakan kegiatan di luar kota Semarang. Urutan
tujuan surat adalah
 Kepada : Yth. Kepala Desa … Kec … Kab … (Jika mengadakan
kegiatan di desa)
 Kepada : Yth. Camat … Kab …
 Kepada : Yth. Kapolres Kab …
 Kepada : Yth. Gubernur KDH Tingkat I Jawa Tengah
c.q. Kepala Direktorat Sosial Politik
 Kepada : Yth. Kepala Sosial Politik …
 28

Nomor : …/…/…/…/…/…. …..-………-…………

Lamp : -
Hal : Permohonan Ijin Peminjaman Tempat

Yth. ………………………..
…………………………….
di Semarang

Dengan hormat,

Dalam rangka penyelenggaraan kegiatan …..……………. pada

hari/tanggal : ……………………
waktu : ……………………
tempat : ……………………
maka kami mohon Bapak berkenan memberikan ijin peminjaman tempat
……………… untuk kegiatan tersebut.

Demikian permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan

kebijaksanaan Bapak, kami menyampaikan terima kasih.

Panitia Pelaksana
..............
Ketua Sekretaris

................................. ................................
NTA. ...................... NTA. .....................

Mengetahui,
Pembantu Rektor III Pembina Racana Diponegoro
Universitas Diponegoro Gudep Kota Semarang 11.04…

................................. .........................................
NIP. ........................ NIP/NTA. .......................

 Jika meminjam tempat di lingkungan Undip surat ditujukan pada :

Yth. Pembantu Rektor III Undip
Tembusan : 1. Yth. Ka. Biro Administrasi Kemahasiswaan
2. Yth. Kabag. Minat, Penalaran, dan Informasi
Kemahasiswaan
3. Arsip
 Jika meminjam tempat di luar lingkungan Undip, maka surat ditujukan
kepada pemilik tempat
 29

Nomor : …/…/…/…/…/…. …..-………-…………

Lamp : …..(…..) bendel
Hal : Permohonan Audiensi

Yth. ………………………….
……………………………….
di Semarang

Dengan hormat,

Dalam rangka penyelenggaraan kegiatan … pada

hari/tanggal : ……………………
waktu : ……………………
tempat : ……………………
maka kami bermaksud menghadap Bapak untuk melakukan audiensi
mengenai kegiatan tersebut. Untuk waktu pertemuan, kami akan
menyesuaikan dengan kebijaksanaan yang Bapak berikan. Bersama ini kami
sertakan proposal kegiatan tersebut.

Demikian permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan

kebijaksanaan Bapak, kami menyampaikan terima kasih.

Panitia Pelaksana
........
Ketua Sekretaris

................................. ................................
NTA. ...................... NTA. .....................

Mengetahui,
Pembantu Rektor III Pembina Racana Diponegoro
Universitas Diponegoro Gudep Kota Semarang 11.04…

................................. .........................................
NIP. ........................ NIP/NTA. .......................
 30

Nomor : …/…/…/…/…/…. …..-………-…………

Lamp : ……(….) bendel
Hal : Permohonan Surat Keputusan Rektor

Yth. Rektor
Universitas Diponegoro
di Semarang

Dengan hormat,

Sehubungan dengan telah terbentuknya panitia …, dengan ini kami mohon

Bapak Rektor berkenan menerbitkan surat keputusan tentang susunan
kepanitiaan sebagai dasar penyelenggaraan kegiatan tersebut. Adapun
susunan panitia … seperti yang tercantum dalam lampiran.

Demikian permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan

kebijaksanaan Bapak, kami menyampaikan terima kasih.

DEWAN RACANA DIPONEGORO

GUDEP KOTA SEMARANG 11.04…
Ketua Sekretaris

................................. ................................
NTA. ...................... NTA. .....................

Mengetahui,
Pembantu Rektor III Pembina Racana Diponegoro
Universitas Diponegoro Gudep Kota Semarang 11.04…

................................. .........................................
NIP. ........................ NIP/NTA. .......................
 31

Nomor : …/…/…/…/…/…. …..-………-…………

Lamp : ……(……) bendel
Hal : Permohonan Bantuan ………………

Yth. ……………………….
…………………………….
di Semarang

Dengan hormat,

Dalam rangka penyelenggaraan kegiatan … pada

hari/tanggal : ……………………
waktu : ……………………
tempat : ……………………
maka kami mohon Bapak berkenan memberikan bantuan berupa … untuk
…

Demikian permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan

kebijaksanaan Bapak, kami menyampaikan terima kasih.

Panitia Pelaksana
..........
Ketua Sekretaris

................................. ................................
NTA. ...................... NTA. .....................

Mengetahui,
Pembantu Rektor III Pembina Racana Diponegoro
Universitas Diponegoro Gudep Kota Semarang 11.04…

................................. .........................................
NIP. ........................ NIP/NTA. .......................
 32

Nomor : …/…/…/…/…/…. …..-………-……

Lamp : …. (…..) bendel
Hal : Penawaran Kerjasama

Yth. …………………….
………………………….
di Semarang

Dengan hormat,

Dalam rangka penyelenggaraan kegiatan … pada

hari/tanggal : ……………………
waktu : ……………………
tempat : ……………………
maka kami bermaksud menawarkan kerjasama untuk kelancaran kegiatan
tersebut. Adapun kelengkapan tentang kegiatan ini seperti terlampir didalam
proposal.

Demikian permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan

kebijaksanan Bapak, kami menyampaikan terima kasih.

Panitia Pelaksana
.............
Ketua Sekretaris

................................. ................................
NTA. ...................... NTA. .....................

Mengetahui,
Pembantu Rektor III Pembina Racana Diponegoro
Universitas Diponegoro Gudep Kota Semarang 11.04…

................................. .........................................
NIP. ........................ NIP/NTA. .......................
 33

Nomor : …/…/…/…/…/…. …..-………-…………

Lamp : 1 ( satu) lembar
Hal : Permohonan Bantuan Piagam

Yth. Pembantu Rektor III

Universitas Diponegoro
di Semarang

Dengan hormat,

Dalam rangka penyelenggaraan kegiatan … pada

hari/tanggal : ……………………
waktu : ……………………
tempat : ……………………
maka kami bermaksud memberikan piagam kepada peserta dan panitia atas
partisipasinya dalam kegiatan tersebut.

Sehubungan dengan hal tersebut, maka kami mohon Bapak berkenan

memberikan bantuan piagam sebanyak … buah guna kepentingan tersebut.

Demikian permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan

kebijaksanaan Bapak, kami menyampaikan terima kasih.

Panitia Pelaksana
..............
Ketua Sekretaris

................................. ................................
NTA. ...................... NTA. .....................

Mengetahui,
Pembina Racana Diponegoro
Gudep Kota Semarang 11.04…

.........................................
NIP/NTA. .......................

Tembusan :
1. Yth. Kepala Biro Administrasi Kemahasiswaan.
2. Yth. Kabag. Minat, Penalaran, dan Informasi Kemahasiswaan
 34

Nomor : …/…/…/…/…/… …….-…….-………

Lamp : ….. (….) bendel
Hal : Permohonan Tanda Tangan Piagam

Yth. Rektor
Universitas Diponegoro
di Semarang

Dengan hormat,

Dalam rangka penyelenggaraan kegiatan … pada

hari/tanggal : ……………………
waktu : ……………………
tempat : ……………………
maka kami bermaksud memberikan piagam kepada panitia dan peserta
sebagai penghargaan atas partisipasi mereka dalam kegiatan tersebut.

Sehubungan dengan hal tersebut, kami mohon Bapak berkenan

membubuhkan tanda tangan pada piagam yang kami ajukan sebanyak …
lembar.

Demikian permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan

kebijaksanaan Bapak, kami menyampaikan terima kasih.

Panitia Pelaksana
...........
Ketua Sekretaris

................................. ................................
NTA. ...................... NTA. .....................

Mengetahui,
Pembantu Rektor III Pembina Racana Diponegoro
Universitas Diponegoro Gudep Kota Semarang 11.04…

................................. .........................................
NIP. ........................ NIP/NTA. .......................
* Surat ini berlaku untuk Rektor Undip
* Jika yang menandatangani piagam Pembantu Rektor III Undip maka
surat hanya ditandatangani oleh Pembina.
* Surat selakyaknya di berikan sebelum tanggal yang tertera di piagam.
 35

Nomor : …/…/…/…/…/…. …..-………-…………

Lamp : 1 ( satu ) lembar
Hal : Permohonan Bantuan Sertifikat

Yth. Pembantu Rektor III

Universitas Diponegoro
di Semarang

Dengan hormat,

Dalam rangka penyelenggaraan kegiatan … pada

hari/tanggal : ……………………
waktu : ……………………
tempat : ……………………
maka kami bermaksud memberikan sertifikat kepada peserta dan panitia
atas partisipasinya dalam kegiatan tersebut.

Sehubungan dengan hal tersebut, maka kami mohon Bapak berkenan

memberikan bantuan sertifikat sebanyak … buah guna kepentingan tersebut.

Demikian permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan

kebijaksanaan Bapak, kami menyampaikan terima kasih.

Panitia Pelaksana
.......................
Ketua Sekretaris

................................. ................................
NTA. ...................... NTA. .....................

Mengetahui,
Pembina Racana Diponegoro
Gudep Kota Semarang 11.04…

.........................................
NIP/NTA. .......................

Tembusan :
Yth. Kepala Biro Administrasi Kemahasiswaan.
 36

LAPORAN DELEGASI

a. Laporan Delegasi adalah laporan yang berisi hasil kegiatan

pendelegasian.
b. Anggota yang didelegasikan oleh Racana Diponegoro yang telah selesai
di delegasikan wajib membuat laporan delegasi.
c. Laporan disusun paling lambat 2 (dua) minggu setelah kegiatan
berlangsung.
d. Berikut ini kami uraikan ketentuan-ketentuan pembuatan laporan
delegasi Racana Diponegoro :
Yang bertanggung jawab membuat laporan kegiatan adalah ARD yang
Didelegasikan.
Jumlah laporan kegiatan sebanyak 1 bendel dengan rincian sebagai
berikut :
o Cover laporan berwarna biru tua.
o Untuk cover laporan kegiatan dicantumkan logo Racana
Diponegoro.
o Ukuran kertas adalah A4.
 37

Contoh cover laporan delegasi :

LAPORAN DELEGASI RACANA DIPONEGORO

JOTA-JOTI
KARANGGENENG
20-21 OKTOBER 2012

DISUSUN OLEH:
AGUNG SYAHRIZAL S.
RAISQI KUN HARTADI S.
VIKIAT IKA MAHARTI

RACANA DIPONEGORO
UKM PRAMUKA UNIVERSITAS DIPONEGORO
GUGUS DEPAN KOTA SEMARANG 11.045-11.406
SEMARANG
2012
 38

LAPORAN DELEGASI RACANA DIPONEGORO

“..............................................................................”

I. Pendahuluan
Berbentuk paragraf dan berisi tentang :
1. Latar belakang dan penjelasan singkat tentang kegiatan tersebut.
2. Maksud dan tujuan dilaksanakannya kegiatan.

II. Personalia
Berisi tentang identitas delegasi yang dikirim untuk mengikuti kegiatan.
Contoh :
Adapun delegasi yang dikirim untuk kegiatan ini adalah :
Nama : ………..
NIM : ……….
Fakultas : ………..

III. Rincian Kegiatan

Berisi tentang jalannya kegiatan dari awal hingga akhir kegiatan tersebut
dan dilampiri susunan acara / jadwal kegiatan, rincian dana (pengeluaran
dan pemasukan yang bersangkutan dengan pendelegasian) dan perlengkapan
yang dibutuhkan saat delegasi.

IV. Saran
Berisi saran-saran yang ditujukan kepada delegasi pada kegiatan yang
sama atau serupa untuk periode berikutnya.

V. Penutup
Demikianlah laporan delegasi Racana Diponegoro untuk kegiatan<nama
kegiatan>.<ucapan terima kasih>.<harapan yang disampaikan
dengannya disusunnya laporan pendelegasian ini>

Lampiran-lampiran terdiri dari

1. Susunan acara kegiatan
2. Dokumentasi Kegiatan
3. Anggaran dana yang digunakan (jika ada)

Untuk logo Racana Diponegoro, disarankan menggunakan seperti pada

contoh, dengan ukuran menyesuaikan.
 39

Rangkuman Panduan Penuisan Karya Ilmiah (PPKI) 2010

Sebagai Acuan Penulisan Laporan

 Kertas HVS 70 – 80 gram, ukuran A4 (29,7 x 21,5 cm2)

 Margin (jarak batas): kiri= 4 cm sedangkan atas, kanan, bawah = 3 cm
 Setiap paragrf diawali dengan ketukan tabulasi menjorok ke dalam 1
cm
 Font Times New Roman. Font untuk keseluruhan naskah 12, kecuali:
 Judul untuk halaman dean (cover): font 16 – 18 atau disesuaikan
dengan jumlah kata dalam judul
 Judul bab: font 14, huruf besar (capital)
 Judul sub-bab dan sub-sub-bab : font 12
 Semua judul dicetak tebal (bold)
 Spasi
 Spasi 2 untuk keseluruhan naskah, kecuali pada: kata pengantar,
table dalam teks bagain inti, penjelasan notasi rumus spasi 1,5
 Jarak antar sub-bab spasi 4, sedangkan jarak antar sub-sub-bab
spasi 2
 Sub-sub-bab ditulis/dinomori dengan huruf dicetak tebal bukan angka
 Teknik pengetikan
 Semua bilangan ditulis dengan angka Arab (1,2,3 dst), bilangan
pada awal kalimat di tulis dengan cara dieja (satu, dua, tiga dst).
Pecahan decimal diusahakan dua decimal dan dinyatakan dengan
tanda koma (,) (345.678,58)
 1 paragraf minimal terdiri dari 2 kalimat
 Kata dalam bahasa latin, nama ilmiah dan organism berbahasa
latin misalnya untuk nama spesies, genus, family, ordo, kelas
dan sebaginya ditulis miring (italic)
 Kata-kata asing dan kata-kata lainya yang belum dibakukan ke
dalam bahasa Indonesia ditulis dalam tanda petik, misalnya
“bakala”, “tebasan”, “anakan”
 Tanda baca seperti titik, koma, titik koma, ataupun titik dua,
harus dipergunakan dengan tepat. Titik dua(:) diketik melekat
tanpa spasi dengan kata sebelumnya, misalnya: “berikut ini:”
 Penulisan kata depan dan imbuhan harap diperhatikan!
Contoh: “di kolam”(bukan dikolam), digunakan (bukan di
gunakan)
 Singkatan dan nama orang hendaknya tidak dipenggal
 Awal kalimat tidak diawali dengan kata sambung dan
penghubung, misalnya: dan, maka, sedangkan, dimana,
seyogyanya, oleh karena itu, dsb
 40

 Apabia bilangan (angka) satuan, lambang atau rumus kimia

merupakan awal kalimat maka harus diejakan, misalnya:
“Sepuluh ekor induk nila merah….”
 Apabila dalam naskah terdapat rincian yang harus disusun ke
bawah maka digunakan nomor urut rincian dengan angka atau
huruf, diikuti dengan tanda titik koma (;) dan kata sambung
“dan”, “serta “, “atau” pada akhir kalimat sebelum nomor
terakhir. Contoh:
Factor-faktor yang mempengaruhi yaitu:
1. Kegiatan
2. Pendidikan; dan
3. Latihan