Aplicar un filtro para ver los registros seleccionados en una base de

datos de Access

El filtrado resulta útil para ver únicamente los datos que desee mostrar. Puede usar los
filtros para mostrar registros específicos en un formulario, informe, consulta u hoja de
datos, o para imprimir únicamente algunos registros de un informe, tabla o
consulta.Nota: Las columnas de hojas de datos y los controles de formularios e informes
enlazados a expresiones no admiten los filtros.

Existen varios tipos de filtros y algunos de ellos se aplican y se quitan

fácilmente. Access 2010 contiene algunos filtros comunes integrados en cada
vista. La disponibilidad de los comandos de filtro depende del tipo y de los
valores del campo.

Por ejemplo, para ver los registros de personas cuyo cumpleaños se celebra en
un mes determinado, haga clic en la columna Fecha de nacimiento, en la
ficha Inicio del grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Filtros de fecha y, a
continuación, seleccione el período de fechas correspondiente.

1. Los filtros disponibles dependen del tipo de datos en la columna

seleccionada.

2. El filtro Todas las fechas del período omiten la parte correspondiente al día
y al año de los valores de fecha.
En esta vista filtrada, se verán únicamente los registros donde la parte
correspondiente al mes en el campo denominado Fecha de nacimiento sea el
mes de abril.

1. Los iconos en el encabezado de columna y la barra del explorador de

registros indican que la vista actual está filtrada por la columna Fecha de
nacimiento.

2. En la vista Hoja de datos, al desplazar el mouse sobre el encabezado de

columna, verá el criterio de filtro actual.

Nota: Al aplicar un filtro a una columna ya filtrada, el filtro anterior se quita

automáticamente. Si bien un campo solo puede tener un único filtro aplicado
simultáneamente, es posible especificar un filtro diferente para cada campo de
la vista.

Por ejemplo, para ver los nombres de los contactos que residen en el Reino
Unido y cuyo cumpleaños se celebra en el mes de abril, se puede filtrar la tabla
Contactos por el campo PaísRegión y también por el campo Fecha de
nacimiento. Cuando se filtran varios campos en una sola vista, se combinan los
filtros mediante el operador Y de la siguiente manera:

PaísRegión = Reino Unido Y mes de Fecha de nacimiento = abril

Para volver a la vista sin filtrar: quite los filtros. Al quitar un filtro, se quita
temporalmente el filtro de la vista de modo que se puede volver a la vista
original sin filtrar.

Para cambiar entre vistas filtradas y sin filtrar: en el grupo Ordenar y filtrar de
la pestaña Inicio, haga clic en Alternar filtro.
Para quitar un filtro de manera permanente de una vista: borre el filtro. Para
más información sobre los procedimientos para borrar filtros, vea la
sección Borrar un filtro.

La configuración de un filtro permanece activa hasta que se cierra el objeto,

incluso si se cambia a otra vista del objeto. Es decir, si se filtra un formulario en
la vista Hoja de datos, la configuración del filtro permanecerá activa incluso si se
cambia a la vista Formulario o Presentación, y permanecerá activa hasta que se
cierre el formulario. Si se guarda el objeto mientras está activo el filtro, este
estará disponible la próxima vez que se abra el objeto. Para obtener información
acerca de cómo guardar un filtro, vea la sección Guardar un filtrode este
artículo.

Principio de página

Seleccionar y aplicar un tipo de filtro

Puede seleccionar entre varios filtros listos para usar para un tipo de datos.
Estos filtros están disponibles como comandos de menú en las siguientes vistas:
Hoja de datos, Formulario, Informe y Presentación. Además de estos filtros,
también se puede filtrar un formulario o una hoja de datos rellenando un
formulario (que se denomina Filtro por formulario).

Si desea disponer de mayor flexibilidad y está familiarizado con las expresiones,

puede crear filtros propios mediante las opciones de la ficha de
documentos Filtro.

Seleccione entre los siguientes tipos de filtros:

Filtros comunes: para filtrar por valores específicos o por un intervalo de valores.

Filtro por selección: para filtrar todas las filas de una tabla que contienen un
valor que coincide con el valor seleccionado en una fila al filtrar la vista Hoja de
datos.

Filtro por formulario: Para filtrar en varios campos de un formulario u hoja de

datos, o si intenta buscar un registro específico.

Filtro avanzado: para el tipo de filtro donde se definen criterios de filtro

personalizados.
FILTROS COMUNES

Salvo para los campos Objeto OLE y los campos que muestran valores
calculados, todos los tipos de campo ofrecen filtros comunes. La lista de filtros
disponibles depende del tipo de datos y de los valores del campo seleccionado.

Haga clic con el botón secundario en el campo que desee filtrar. Para filtrar por
varios controles o columnas, deberá seleccionar y filtrar cada columna o control
por separado, o bien usar una opción de filtro avanzada. Vea las secciones Filtro
por formulario y Filtros avanzados en este artículo para obtener más
información.

Por ejemplo, para ver los filtros disponibles para el campo Fecha de nacimiento,
en la ficha Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Filtro

Ejemplo de filtros de fecha comunes

1. Para filtrar por valores específicos, use la lista de casillas. La lista incluye todos
los valores que se muestran actualmente en el campo.

2. Para filtrar por un intervalo de valores, haga clic en uno de estos filtros y
especifique los valores necesarios. Por ejemplo, para ver los cumpleaños que se
celebran entre la fecha de hoy y el fin de año, haga clic en Entre y, después,
especifique las fechas inicial y final apropiadas en el cuadro de diálogo Entre.
Para ver todos los cumpleaños que se celebran en una fecha determinada, haga
clic en dicha fecha y se mostrarán esos cumpleaños.

Es importante tener en cuenta que los valores de un campo de fecha afectan a

la lista de filtros específicos de un tipo. Si el valor de fecha más reciente de un
campo de fecha pertenece a los dos últimos años, se verá una lista de filtros
más larga y detallada. Si ninguna de las fechas de un campo tiene menos de dos
años de antigüedad, se verá la lista de filtros más corta.
 Listas de filtros comunes de fecha larga y corta

Nota: No hay filtros específicos de tipo para los campos con el tipo de datos
Sí/No, Objeto OLE y datos adjuntos. La lista de valores no está disponible para
los campos memo ni para los campos que contienen texto enriquecido.

Aplicar un filtro común

1. Abra una tabla, una consulta, un formulario o un informe en cualquiera de las

vistas siguientes: Hoja de datos, Formulario, Informe o Presentación.
2. Asegúrese de que aún no se ha aplicado ningún filtro a la vista. En la barra de
selectores de registro, compruebe que está presente el icono Sin filtrar o el
icono atenuado Sin filtro.

Sugerencia: Para quitar todos los filtros de un objeto concreto, en la

ficha Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Avanzadas y, a
continuación, en Borrar todos los filtros.

3. Haga clic en cualquier lugar de la columna o del control que corresponda al

primer campo que desee filtrar y, en la ficha Inicio, en el grupo Ordenar y
filtrar, haga clic en Filtro

Para aplicar un filtro común, elija Filtros de texto (o de números o de fechas)

y, a continuación, haga clic en el filtro que desee. En el caso de los filtros Igual
a y Entre, es preciso especificar los valores necesarios.
Para aplicar un filtro basado en valores de campo, desactive las casillas de
verificación junto a los valores por los que no desee filtrar y, a continuación,
haga clic en Aceptar.

Para filtrar por un valor o solo unos pocos valores de una larga lista, en primer
lugar, desactive la casilla (Seleccionar todo) y, después, seleccione los valores
que quiera usar.

Para filtrar por valores nulos (un valor nulo indica la ausencia de datos) en
campos de texto, números y fechas, en la lista de casillas de verificación,
desactive (Seleccionar todo) y, a continuación, active la casilla de verificación
junto a (Vacías).

FILTRO POR SELECCIÓN

Para ver todas las filas de una tabla que contienen un valor que coincide con el
valor de otra fila, puede filtrar rápidamente la vista Hoja de datos seleccionando
un valor específico y haciendo clic en el comando Selección. La lista
desplegable muestra las opciones de filtro disponibles. Estas opciones variarán
en función del tipo de datos del valor seleccionado. También puede obtener
acceso a las opciones del filtro de selección haciendo clic con el botón
secundario en una celda concreta.

Por ejemplo, si está seleccionado el valor 21/2/1967 en el campo denominado

Fecha de nacimiento, en la ficha Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic
en Selección para mostrar los comandos del filtro por selección y, a
continuación, selección la opción de filtro.

La lista de comandos también depende de la porción del valor que se haya

seleccionado. Por ejemplo, si se seleccionan solo algunos de los caracteres del
valor, se verá una lista diferente de comandos, según la parte del campo que se
haya seleccionado.
 1. Filtro que usa el inicio de un valor de campo...

2. ...la parte central de un valor de campo...

3. ...o el final de un valor de campo.

Nota: La característica de filtrar por una selección parcial no está disponible

para campos multivalor. El comando Selección no está disponible para los
datos adjuntos.

Para quitar un filtro, en la ficha Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic
en Alternar filtro, o bien haga clic en Avanzadas y en Borrar todos los filtros.

Aplicar un filtro por selección

1. Abra una tabla, una consulta, un formulario o un informe en cualquiera de las

vistas siguientes: Hoja de datos, Formulario, Informe o Presentación.
2. Asegúrese de que aún no se ha aplicado ningún filtro a la vista. En la barra de
selectores de registro, compruebe que está presente el icono Sin filtrar o el
icono atenuado Sin filtro.
3. Vaya al registro que contiene el valor que desee usar como parte del filtro y, a
continuación, haga clic dentro de la columna (en la vista Hoja de datos) o del
control (en la vista Formulario, Informe o Presentación).

Para filtrar por una selección parcial, seleccione los caracteres que desee y, en la
ficha Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Selección y, a
continuación, haga clic en el filtro que desee aplicar.