TINJAUAN IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI

AKUNTASI PENCATATAN UTANG

DAGANG PADA PT. AMTEK ENGINEERING BATAM

Dosen Pembimbing :

Firdaus Hamta, SE, M,SI

Disusun Oleh:
1. Hokti Susilawati 17.10.0.068
2. Nanditta Maharani Putri 17.10.0.093
3. Raja Julian 17.10.0.102
4. Sila 17.10.0.103
5. Yanti Febrian 17.10.0.069
6. Yulvia Asliana Bulu Dihe 17.10.0.093

FAKULTAS EKONOMI
AKUNTANSI
UNIVERSITAS RIAU KEPULAUAN
2018//2019
 KATAPENGANTAR

Dengan menyebut nama Allah SWT yang Maha Pengasih lagi Maha Penyayang,
kami panjatkan puja dan puji syukur atas kehadirat-Nya, yang telah melimpahkan
rahmat, hidayah, dan inayah-Nya, sehingga kami dapat menyelesaikan makalah Sistem
Informasi Akuntansi I bertema “Pencatatan Utang pada PT. Amtek Engineering
Batam”.
Penyusunan makalah ini didasarkan atas pemenuhan tanggung jawab tugas dan
ditujukan sebagai informasi berdasarkan dengan judul yang telah diberikan. Makalah
ini dapat terselesaikan tepat waktu atas bimbingan dari Bapak, selaku dosen mata kuliah
Sistem Informasi Akuntansi I.
Terlepas dari semua itu, kami menyadari sepenuhnya bahwa masih ada
kekurangan baik dari segi susunan kalimat maupun tata bahasanya. Oleh karena itu
dengan tangan terbuka kami menerima segala saran dan kritik dari pembaca agar kami
dapat memperbaiki makalah ini dengan baik.

Batam, 12 Desember 2018

Penyusun
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Batam merupakan salah satu pusat industri yang berada di Indonesia.Hal ini
disebabkan letak Batam yang sangat strategis yaitu berdekatan dengan Negara
Singapura dan Negara Malaysia sehingga banyak investor yang tertarik untuk
menanamkan modalnya pada perusahaan yang berada di Batam.Untuk melakukan
transaksi antar perusahaan, kebanyakan perusahaan di Batam melakukan transaksi
secara kredit (utang).Tujuan dilakukan transaksi secara kredit ini adalah untuk
pemasok yaitu semakin menarik perusahaan untuk menjadi pelanggannya, karena
perusahaan bisa membeli barang tanpa harus menyediakan uang tunai terlebih
dahulu. selain bisa membeli barang tanpa harus menyediakan uang tunai terlebih
dahulu, perusahaan tersebut juga bisa menggunakan dana yang seharusnya dipakai
untuk membeli barang dagangan atau barang produksi ke transaksi yang lebih
penting lagi.
Utang menurut jangka waktunya dibagi menjadi 2 (dua) bagian yaitu utang
lancar (utang yang jangka pelunasannya satu tahun atau kurang dari satu tahun)
dan utang jangka panjang (utang yang jangka pelunasannya lebih dari satu tahun).
Salah satu contoh utang jangka pendek adalah utang yang timbulnya disebabkan
oleh transaksi pembelian barang maupun jasa secara kredit kepada pemasok yang
dilakukan oleh perusahaan. Supaya lebih menarik pemasok juga menyediakan
termin pembayaran atas transaksi yang dilakukan secara kredit.Untuk setiap
termin pembayaran yang diberikan pemasok berbeda-beda.Ada utang yang harus
dilunasi dalam jangka waktu 30 (tiga puluh) hari, 60 (enam puluh) hari dan ada
jugayang harus dilunasi dalam jangka waktu 90 (Sembilan puluh) hari. Dengan
adanya termin-termin tersebut perusahaan dapat memperkirakan utang mana yang
harus dibayar dalam jangka waktu dekat dan utang mana yang jangka
pelunasannya masih lama sehingga utang-utang yang beredar terkontrol dengan
baik.
 Hal yang harus diperhatikan dalam pengelolahan utang adalah pengakuan
dan pencatatan utang tersebut. Pencatatan utang dagang harus dilakukan dengan
prosedur yang efektif, efisien, dan tepat agar pengelolahan utang dagang tidak
merugikan perusahaan demikian juga jika ada retur dan potongan pembelian.
Untuk menjalankan usahanya, PT Amtek Engineering Batam melakukan sebagian
transaksi pembelian barang maupun jasa secara kredit kepada pemasoknya untuk
mendukung kelangsungan usahanya.
Transaksi secara kredit ini seperti pembelian peralatan dan perlengkapan
kantor, pembelian barang produksi maupun pemakaian jasa untuk perbaikan
peralatan kantor dan produksi kepada pemasoknya. PT Amtek Engineering
Batam memiliki banyak pemasok di dalam Negeri maupun diluar Negeri. Untuk
pengelolaan utang dagang PT Amtek Engineering Batam memiliki department
yang menangani utang dagang, seperti pencatatan dan pelunasannya ditangani
oleh finance department yaitu bagian Account Payable. Hal ini dilakukan supaya
penanganan utang dagang menjadi efektif dan efisien. Walaupun demikian masih
ada berbagai masalah yang timbul, seperti perbedaan kuantitas yang terdapat pada
invoice dari vendor dengan purchase order yang diterbitkan oleh perusahaan.
Selain itu masih ada ketidakcocokan lain antara invoice dan purchase order seperti
kesalahan pengetikan kata.
Untuk menangani kasus-kasus yang terjadi maka bagian Account Payable
pada finance department akan melaporkan kepada buyer pada purchasing
department atau langsung mengubungi pemasok yang bersangkutan untuk
mendapat data yang benar. Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan di
atas maka penulis tertarik untuk melakukan penelitian dengan judul “ANALISIS
PENCATATAN UTANG PADA PT AMTEK ENGINEERING BATAM”.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan, maka Penulis merumuskan

masalah sebagai berikut:
1. Bagaimana prosedur pencatatan utang dagang pada PT Amtek Engineering
Batam.
2. Apakah prosedur pencatatan utang dagang pada PT Amtek Engineering Batam
telah berjalan efektif.
1.3 Batasan Masalah

Agar penelitian ini dapat lebih terfokus, maka Penulis memberikan batasan
1. Batasan Data
Data yang akan digunakan dalam penelitian ini yaitu data yang terkait dengan
pencatatan utang dagang oleh bagian account payable selama bulan Februari
2012 sampai dengan bulan April 2012.
2. Batasan Lapangan
Pengambilan data dalam penelitian ini dilakukan di PT Amtek Engineering
Batam pada Finance Department bagian Account Payable.

1.4 Tujuan Penelitian

Adapun tujuan dari penelitian ini yaitu:

1. Untuk mengetahui bagaimana prosedur pencatatan utang dagang pada PT
Amtek Engineering Batam.
2. Untuk mengetahui apakah prosedur pencatatan utang dagang pada PT Amtek
Engineering Batam telah berjalan dengan efektif.

1.5 Manfaat Penelitian

Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat bagi berbagai pihak
antara lain:
1. Bagi perusahaan
Untuk memberi masukan terkait dengan prosedur pencatatan utang dagang
yang efektif.
2. Bagi Pembaca
Hasil penelitian ini diharapkan dapat menambah bahan referensi jika jika
dilakukan pencatatan sejenis dimasa yang akan datang.
3. Bagi Penulis
Untuk menambah pengetahuan dan wawasan mengenai prosedur pencatatan
utang dagang.
1.6 Sistematika Penulisan

Dalam penyusunan tugas akhir ini penulis akan membagi menjadi 5 (lima)
bab yang secara garis besar diuraikan sebagai berikut:
BAB I Pendahuluan
Dalam bab ini diuraikan mengenai latar belakang, rumasan
masalah, batasan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian
dan sistematika penulisan.
BAB II Tinjauan Pustaka
Dalam bab ini diuraikan landasan teori atau konsep yang
berhubungan dengan pencatatan utang dagang.
BAB III Metodologi Penelitian dan Gambaran Umum Perusahaan
Pada bab ini penulis akan menguraikan mengenai metodologi
penelitian yang terdiri dari objek penelitian, teknik pengumpulan
data, dan metode analisis data. Pada bab ini penulis juga akan
menguraikan gambaran umum perusahaan yang terdiri dari sejarah
perusahaan, visi dan misi, kegiatan usaha, serta struktur organisasi
perusahaan.
BAB IV Pembahasan
Pada bab ini penulis akan menguraikan jawaban atas rumusan.
BAB V Penutup
Pada bab ini penulis akan menguraikan penutup dari tugas akhir ini
berupa kesimpulan yang merupakan rangkuman dari hasil
penelitian yang telah dilakukan dan saran yang diberikan kepada
perusahaan berupa saran yang positif atas dilakukannya penelitian
ini.
 BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Pengertian Prosedur

Menurut Mulyadi (2001), prosedur adalah suatu kegiatan klerikal,

biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih yang
dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan
yang terjadi berulang-ulang.

2.2 Pengertian Utang

Menurut Suwardjono (2010), utang adalah pengorbanan manfaat

ekonomik di masa mendatang yang cukup pasti yang timbul dari keharusan
sekarang atau kesatuan usaha untuk mentrasfer asset atau
menyediakan/menyerahkan jasa kepada kesatuan lain di masa mendatang
sebagai akibat transaksi atau kejadian masa lalu.

2.3 Pengertian Utang Dagang

Menurut Giri (1997), utang dagang adalah utang yang timbul karena
pembelian barang dagangan, jasa atau aktiva lainnya yang dilakukan secara
kredit atau angsuran yang sudah harus dilakukan penyelesaiannya dalam
jangka waktu 12 bulan setelah tanggal neraca dibuat atau dalam satu masa
perputaran usaha.
2.4 Prosedur Pencatatan Utang Dagang

Menurut Baridwan (2004), prosedur utang adalah prosedur sejak utang

timbul dan disetujui sampai pada pencatatannya dalam rekening utang
sebelah kredit. Menurut Mulyadi (2001), prosedur pencatatan utang dagang
adalah:
1. Pada saat faktur disetujui untuk dibayar, faktur tersebut dicatat dalam
jurnal pembelian kemudian di-posting dalam kartu utang yang
diselenggarakan untuk setiap kreditur.
2. Pada saat jumlah dalam faktur dibayar cek dicatat dalam jurnal
pengeluaran kas kemudian di-posting ke dalam kartu utang.

2.5 Fungsi yang Terkait dengan Pencatatan Utang Dagang

Menurut Krismiaji (2005), bagian administrasi keuangan adalah bagian

yang menjalankan fungsi akuntansi yang bertanggung jawab mencatat
transaksi keuangan dan menyusun laporan keuangan. Fungsi yang terkait
dengan pencatatan utang dagang adalah fungsi akuntansi yang terdiri atas:
1. Bagian Utang
a. Bagian ini mula-mula menerima tembusan order pembelian dari
departemen pembelian, selain itu bagian ini juga menerima laporan
penerimaan barang dari bagian gudang. Kedua dokumen tersebut
diarsipkan urut nomor.
b. Selanjutnya bagian ini menerima faktur dari pemasok untuk kemudian
dibandingkan dengan arsip order pembelian dan laporan penerimaan
tersebut, bagian utang mencatat kewajiban yang timbul dari
transaksi pembelian.
c. Melakukan penjurnalan pelunasan utang dan pembayaran utang
dagang kepada pemasok.
Menurut Mulyadi (2001), apabila terjadi retur pembelian bagian utang
juga bertanggung jawab untuk mencatat transaksi retur pembelian dalam
jurnal retur pembelian atau jurnal umum dengan mengurangi harga pokok
pembelian dan utang dalam kartu utang.
2. Departemen Pengolahan Data
Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan pencetakan voucher
untuk setiap pemasok dengan menggunakan file induk pemasok dan file
buku besar. Selanjutnya output berupa selembar voucher akan diberikan
ke fungsi akuntansi untuk diproses pembayaran utang dagang kepada
pemasok. Apabila terjadi retur terhadap barang yang telah dibeli maka
terdapat beberapa fungsi yang terkait dengan retur pembelian tersebut:
1. Fungsi Pembelian.
Dalam sistem retur pembelian fungsi ini bertanggung jawab untuk
mengeluarkan memo debit untuk retur pembelian.
2. Fungsi Gudang.
Dalam sistem retur pembelian fungsi ini bertanggung jawab untuk
menyerahkan barang kepada fungsi pengiriman yang tercantum dalam
tembusan memo debit yang diterima dari fungsi pembelian.
3. Fungsi Pengiriman.
Dalam sistem retur pembelian fungsi ini bertanggung jawab untuk
mengirimkan kembali barang kepada pemasok sesuai dengan perintah
retur pembelian dalam memo debit yang diterima dari fungsi pembelian.

2.6 Dokumen-dokumen yang Terkait dengan Pencatatan Utang Dagang

Menurut Krismiaji (2005), salah satu cara mencatat data utang dagang
adalah menggunakan dokumen sumber, yaitu sebuah formulir tercetak untuk
merekam data transaksi.
Menurut Bodnar (2006), dokumen-dokumen yang terkait dengan utang
dagang adalah permintaan pembelian, pesanan pembelian, laporan
penerimaan, dan faktur dari pemasok.
1. Permintaan Pembelian
Dokumen ini diisi oleh fungsi gudang atau fungsi pemakaian
barang.Dokumen ini bertujuan untuk meminta fungsi pembelian
melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu yang
tersebut dalam dokumen permintaan pembelian.
2. Pesanan Pembelian
Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembelian ketika barang yang tercantum
dalam permintaan pembelian akan dipesan kemudian mengirimkannya ke
pemasok.
3. Laporan Penerimaan Barang
Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan atau gudang untuk
menunjukkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi
jenis, spesifikasi, mutu, dan kuantitas seperti yang tercantum dalam order
pembelian.
4. Faktur dari Pemasok
Dokumen ini dibuat oleh pemasok yang berisi tagihan atas barang yang
telah diterima.Atas dasar ke empat dokumen tersebutlah maka fungsi
akuntansi melakukan pencatatan atas transaksi yang telah dilakukan.
Apabila terjadi retur, terdapat dokumen yang berhubungan dengan
pencatatan utang dagang yaitu:
5. Memo Debit/Kredit
Dokumen ini diisi oleh fungsi pembelian yang memberikan otorisasi bagi
fungsi pengiriman untuk mengirimkan kembali barang yang dibeli oleh
perusahaan.

2.7 Unsur Pengendalian Internal

Menurut Mulyadi (2001) unsur pengendalian intern dirancang untuk
mencapai tujuan pokok pengendalian adalah sebagai berikut:
1. Organisasi
a. Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi penerimaan.
b. Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi.
c. Fungsi penerimaan harus terpisah dari fungsi penyimpanan barang.
2. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
a. Surat permintaan pembelian diotorisasi oleh fungsi gudang.
b. Surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian atau pejabat
yang lebih tinggi.
c. Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan
barang.
d. Pencatatan terjadinya utang didasarkan pada surat order pembelian,
laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok. Dengan
dokumen tersebut maka pancatatan akan menjadi sah karena
kewajiban yang dicatat adalah untuk barang yang benar-benar dipesan
perusahaan.
 e. Pencatatan ke dalam catatan akuntansi dilakukan oleh karyawan yang
diberi wewenang untuk mengubah catatan akuntansi tersebut. Setelah
karyawan tesebut memutahirkan (meng-update) catatan akuntansi
berdasarkan dokumen sumber, ia harus membubuhkan tanda tangan
dan tanggal pada dokumen sumber sebagai bukti telah dilakukannya
pengubahan data yang dicatat dalam catatan akuntansi pada tanggal
tersebut. Dengan cara ini maka tanggung jawab atas perubahan
catatan akuntansi dapat dibebankan kepada karyawan tertentu,
sehingga tidak ada satu pun perubahan data yang dicantumkan dalam
catatan akuntansi yang tidak dipertanggung jawabkan.

3. Praktik yang Sehat

a. Penggunaan dokumen yang bernomor urut tercetak. Untuk
menciptakan praktik yang sehat formulir penting yang digunakan
dalam perusahaan harus bernomor urut tercetak dan
dipertanggungjawabkan oleh manajer yang memiliki wewenang untuk
menggunakan formulir tersebut.
b. Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan. Jika
fungsi ini telah menerima tembusan surat order pembelian dari fungsi
pembelian.
c. Fungsi penerimaaan melakukan pemeriksaaan barang yang diterima
dari pemasok dengan cara menghitung barang tersebut dan
membandingkannya dengan tembusan surat order pembelian.
d. Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara periodik
direkonsiliasi dengan rekening kontrol utang dalam buku besar. Hal
ini dilakukan dengan cara mengecek ketelitian data akuntansi yang
dicatat direkening kontrol utang dalam buku besar dan
membandingkannya dengan jumlah utang menurut arsip bukti keluar
yang belum dibayar.
 BAB III
METODOLOGI PENELITIAN DAN GAMBARAN UMUM
PERUSAHAAN

3.1. Metodologi Penelitian

3.1.1. Objek Penelitian

Adapun objek yang diteliti adalah prosedur pencatatan utang dagang pada
PT Amtek Engineering Batam bulan Februari 2012 sampai dengan April 2012.

3.1.2. Teknik Pengumpulan Data

Adapun teknik pengumpulan data yang peneliti akan lakukan adalah:

1. Observasi
Observasi yang dilakukan penulis yaitu dengan mengamati langsung
pencatatan utang dagang yang dilakukan oleh PT Amtek Engineering Batam.
2. Wawancara
Dengan metode ini maka penulis melakukan wawancara pada bagian yang
terkait yaitu Finance Department bagian Account Payable dengan
mengajukan beberapa pertanyaan kepada karyawan yang menangani utang
dagang pada PT Amtek Engineering Batam.Adapun daftar pertanyaan
wawancara terdapat pada bagian lampiran.
3. Dokumentasi
Penulis akan melakukan dokumentasi atas dokumen-dokumen yang terkait
dengan pencatatan utang dagang pada PT Amtek Engineering Batam.
3.2 Gambaran Umum Perusahaan

3.2.1 Sejarah Berdirinya Perusahaan

Batam sebagai kota industri membuat para investor dari luar negeri
memandang sebagai lahan bisnis yang berpotensial untuk dikembangkan sehingga
dapat memberikan keuntungan yang sangat besar terhadap investor. Para investor
bahkan datang dari berbagai negara seperti Malaysia dan Singapura.Banyak
industri manufaktur yang didirikan di Batam, salah satunya adalah PT Amtek.PT
Amtek tersebar di lebih dari 10 negara di dunia. Perusahaan ini berpusat di
Singapura dan membawahi seluruh anak cabang perusahaan yang berjumlah lebih
dari 18 perusahaan manufaktur dan 6 perusahaan sales dan technical support
offices antara lain:
1. Benua Asia terdapat beberapa Negara yaitu Singapura (Central), Malaysia
(Johor, Selangor, Perak), Thailand (Bangkok, Changmai), China (Hongkong,
Shenzen, Zhongshan, Huizhou, Shangai, Suzhou). Japan (Tokyo), Indonesia
(Batam dan Jakarta), India (Cochin).
2. Benua Amerika terdapat negara USA (Austin, San Jose), Mexico (Mexicali).
3. Benua Eropa terdapat Negara Prancis (Paris, Montlucon), Czech Republic
(Pisek), Hungaria (Sarvar), Polandia (Grudziadz).
Amtek Seluruh Dunia menghasilkan pendapatan sekitar US 786 juta per
tahun dan pada tahun 2012 telah mencatat lebih dari 12 ribu manpower.

3.2.2 Sejarah PT Amtek Engineering Batam

Amtek yang berada di Batam memiliki tiga cabang anak perusahaan yaitu:
PT Amtek Engineering Batam, PT Amtek Plastic Batam, dan PT Amtek
PrecisionBatam. Pada awalnya PT Amtek di Batam berlokasi di kawasan
Batamindo Industrial Park namun seiring bertambahnya consumsi masyarakat
akan produk elektronik, maka pada tahun 1997 lokasi pabrik bertambah yaitu PT
Amtek Egineering Batam yang berlokasi di kawasan Cammo Industrial Park Blok
E No. Luas dari bangunan PT Amtek Batam sekitar 41.500 HA dan telah mencatat
lebih dari 2.000 total manpower sampai tahun 2011.
3.2.3 Visi dan Misi Perusahaan

Visi perusahaan adalah Amtek bertekad untuk menjadi perusahaan terdepan di

dalam memberikan kepuasan kepada pelanggan akan kualitas produk yang terbaik
didukung oleh teknologi yang canggih serta pengembangan sistem yang handal.

Misi perusahaan adalah mengutamakan kepuasan pelanggan, mengutamakan

kepuasan pemilik saham, menjamin kesejahteraan karyawan.

3.2.4 Produk Perusahaan

PT Amtek Engineering Batam merupakan perusahaan yang bergerak di bidang

manufaktur. Beberapa barang-barang yang diproduksi perusahaan ini yaitu:

Gambar 3.1 Produk perusahaan Sumber: PT Amtek Engineering Batam

Floppy Disc Drive Computer Casing Computer Peripherals Consumer Electronics

Electrical and Electronic Product Office Automation Home Appliances

3.2.5 Struktur Organisasi

Adapun struktur organisasi PT Amtek Engineering Batam adalah

Gambar 3.2 Struktur Organisasi Perusahaan

Sumber: PT Amtek Engineering Batam

3.2.6 Job Deskripsi

1. Chief Operation Officer

a. Bertanggung jawab untuk menghubungkan antara internal
perusahaan (anak cabang) dengan perusahaan induk (pusat).
b. Meneruskan kebijakan-kebijakan strategis dari management
pusat ke cabangnya.
c. Menerima dan meneruskan feed-back dan masukan dari cabang
ke management pusat.
d. Menjaga kerjasama antara cabang perusahaan dan pusat.
2. General Manager
a. Bertanggung jawab menentukan strategi untuk mencapai tujuan
perusahaan yang terdapat pada visi dan misi perusahaan.
b. Berwewenang untuk memberikan perintah dan motifasi kepada operation
manager yang ada untuk bekerjasama dalam unit yang dipimpinnya
sehingga mencapai tujuan perusahaan.

3. Operation Manager
Bertanggung jawab mengelola dan mengatur tentang operasional harian
perusahaan, dengan lebih berfokus pada pengelolaan produksi Operation
Manager bekerjasama dengan General Manager dalam mewujudkan tujuan
perusahaan.
4. Customer Service Departement
Memberikan pelayanan yang terbaik kepada pelanggan, baik yang berkaitan
dengan pemesanan barang maupun memberikan kepastian dalam pengiriman
barang.

5. Planner Departement
a. Membuat planning atau jadwal rencana produksi berdasarkan pesanan
yang diberikan oleh Costumer Service.
b. Memeriksa keadaan kapasitas mesin dan kemampuan atau jumlah
operator.

6. Purchasing Departement
Melakukan order atau pesanan terhadap bahan baku produksi berdasarkan
spesifikasi planning atau rencana dari departement planning.

7. Produktion Departement
a. Membuat atau memproduksi barang dari bahan baku menjadi barang jadi.
b. Mengerjakan job berdasarkan jadwal yang diberikan dari departement
planning.
c. Berusaha mencapai output dan keluaran yang ditragetkan perusahaan.
8. HRD (Human Resources Departement)
a. Melakukan perekrutan karyawan baru.
b. Melakukan pembayaran gaji karyawan.
c. Melakukan hal-hal yang berhubungan dengan karyawan.
d. Berwewenang untuk melakukan pemutusan hubungan kerja bagi karyawan
yang melakukan pelanggaran terhadap peraturan yang ditetapkan oleh
perusahaan.

9. Sales Departement
a. Bertanggung jawab untuk melakukan promosi terhadap pelanggan.
b. Menarik dan meyakinkan pelanggan sebanyak-banyaknya untuk memesan
produk.
c. Memberikan support apabila ada complain atau keluhan dari pelanggan.

10. QA (Quality Assurance) Departement

a. Memastikan dan mengontrol bahwa kualitas produksi telah memenuhi
standar produksi dan sesuai dengan keinginan pelanggan.
b. Melakukan pengecekan secara acak yaitu dengan mengambil beberapa
contoh produk yang dihasilkan untuk diuji coba sebagai pengukur kualitas
produksi setiap harinya.

11. Store Departement

a. Mengelola material-material yang dibeli oleh departement purchasing.
b. Menyusun dan mencatat ketersediaan barang atau meterial.
c. Melakukan pengiriman baranghasil produksi.

12. Engineering Departement

a. Melakukan analisa dan improvement terhadap peralatan kerja bagian
produksi.
b. Melakukan analisa produk apabila ditemukan masalah terhadap suatu
produk yang sedang diproduksi.
 c. Berwewenang melakukan pergantian terhadap peralatan produksi apabila
peralatan tersebut tidak menghasilkan produk sesuai kualitas yang
diinginkan pelanggan.

13. Accounting Departement

a. Melakukan pencatatan terhadap seluruh transaksi yang terjadi pada PT
Amtek Engineering Batam baik pemasukan maupun pengeluaran,
perhitungan laba dan rugi perusahaan.
b. Menentukan anggaran setiap departement dalam menjalankan kegiatan
administrasinya.

14. Tooling Departement

a. Membuat dan mendesain tooling.
b. Merawat dan melakukan perbaikan apabila tooling pada mesin produksi
mengalami kerusakan.

15. MIS (Management Informatin Sistem) Departement

a. Mengatur sumberdaya komputer untuk seluruh departement yang di PT
amtek Engineering Batam.
b. Menangani masalah yang berhubungan dengan jaringan, database, dan
sistem keamanan data perusahaan.
 BAB IV

PEMBAHASAN

4.1 Prosedur Pencatatan Utang Dagang pada PT Amtek Engineering

Batam

PT Amtek Engineering Batam merupakan perusahaan yang bergerak dalam

bidang manufaktur.Prosedur pencatatan utang dagang melibatkan beberapa fungsi
dan dokumen-dokumen.

4.1.1 Fungsi-Fungsi yang Terkait dengan Pencatatan Utang Dagang

Pada PT Amtek Engineering Batam, prosedur pencatatan utang dagang

melibatkan beberapa fungsi/bagian dalam perusahaan. Adapun fungsi yang terkait

dengan pencatatan utang dagang pada PT Amtek Engineering Batam adalah:

1. Bagian Clerk yang bertugas untuk:

a. Menerima Purchase Order (PO) dari Department Purchasing.

b. Menerima invoice dari pemasok dan DO dari Department Store.

c. Mencocokkan (matching) invoice, DO, dan PO yang sesuai dan

melaporkan apabila terjadi kesalahan dalam kuantitas, harga maupun nama

pemasok kepada Department Purchasing.

d. Mencantumkan stempel tanggal penerimaan dan stempel posting.

e. Filing dokumen yang belum dicocokkan.

f. Menyiapkan dokumen ZPO1, dokumen pelengkap pencatatan pelunasan

utang.
2. Bagian Account Payable (AP), bertugas untuk:
a. Melakukan pencatatan utang pada sistem SAP sesuai dengan invoice, DO,
dan PO yang telah dicocokkan.
b. Memeriksa tanggal jatuh tempo invoice lokal dalam sistem.
c. Melakukan pencatatan pelunasan pada utang lokal yang telah jatuh tempo.
d. Menyiapkan Payment Voucher (PV) untuk dokumen yang berisi detail
pembayaran per pemasok lokal atas barang yang telah diterima oleh
perusahaan.
e. Menyiapkan cek untuk setiap nominal utang pada PV sesuai dengan
pemasoknya.
f. Menyerahkan cek ke pemasok dan menerima kuitansi pelunasan utang dari
pemasok.

4.1.2 Dokumen-Dokumen yang Terkait dengan Pencatatan Utang Dagang

Dokumen yang terkait dengan pencatatan utang dagang pada PT Amtek

Engineering Batam adalah:

1. Purchase Order (PO)

Purchase Order (PO) yaitu dokumen yang berfungsi sebagai pesanan
pembelian yang diserahkan kepada pemasok atas barang yang akan dipesan
oleh perusahaan. Dokumen ini diterbitkan oleh Department Purchasing yang
berisi detail barang-barang yang dipesan oleh perusahaan kepada pemasok
dengan mencantumkan nama pemasok, no. PO, harga per unit, total harga,
jumlah barang yang dipesan, mata uang yang digunakan, spesifikasi barang
yang dipesan, dan termin pembayaran.

2. Invoice
Invoice yaitu dokumen sebagai faktur dari pemasok yang diterbitkan oleh
pemasok kepada perusahaan sebagai bukti penagihan atas barang yang
dipesan. Berisi informasi mengenai kuantias barang yang dipesan dan total
harga yang ditagih.
3. Delivery Order (DO)
Laporan penerimaan barang atau yang dikenal dengan DO. Dokumen ini
diterbitkan oleh pemasok kepada perusahaan sebagai bukti pengiriman atas
barang yang dipesan.Dokumen ini diberikan kepada Department Store untuk
memeriksa kebenaran barang yang dikirim oleh pemasok. Apabila barang
yang diterima telah sesuai dengan DO, selanjutnya dokumen ini diserahkan
ke bagian AP agar dilakukan pencatatan. Dokumen ini berisi informasi
mengenai kuantitas barang yang diterima oleh perusahaan.

4. ZPO1
ZPO1 yaitu dokumen yang dipakai untuk membuktikan bahwa invoice dan
DO telah dicatat ke dalam sistem.

5. Payment Voucher (PV)

Payment Voucher (PV) yaitu dokumen yang dikeluarkan oleh sistem SAP
sebagai bukti pencatatan pelunasan utang dagang yang berisi semua utang
dagang yang akan dibayar oleh perusahaan. Berisi keterangan
mengenainomor invoice yang akan dilunasi, total harga per invoice, total
harga semua invoice yang akan dibayar nama pemasok, mata uang yang
digunakan, dan termin pembayaran.

6. Statement of Account
Statement of Account yaitu dokumen yang diterbitkan oleh pemasok yang
berisi semua utang dagang yang belum dibayar oleh perusahaan.

7. Rekonsilasi
Rekonsilasi yaitu dokumen yang dikeluarkan oleh bagian AP sebagai
penyesuaian antara utang yang telah jatuh tempo yang diakui oleh perusahaan
sesuai dengan yang diakui oleh pemasok.

8. Cek
Cek yaitu dokumen yang dikeluarkan oleh bagian AP sebagai media
pembayaran utang ke pemasok.
9. Kwitansi
Kwitansi yaitu dokumen yang dikeluarkan oleh pemasok sebagai bukti bahwa
utang telah dilunasi oleh perusahaan.

10. Debit dan Credit Note

Debit Note atau Credit Note yaitu dokumen yang dikeluarkan oleh pemasok
apabila perusahaan lebih atau kurang bayar utang. Pemasok akan menerbitkan
dokumen ini supaya perusahaan mendebit rekening utang apabila utang lebih
bayar dan mengkredit rekening utang apabila utang kurang bayar serta mendebit
akun utang apabila melakukan retur barang. Dokumen ini berisi jumlah harga
yang kurang atau lebih bayar, detail invoice yang bersangkutan.
4.1.3 Flowchart Prosedur Pencatatan Utang Dagang pada PT
Amtek Engineering Batam

Prosedur pencatatan utang dagang pada PT Amtek Engineering Batam tidak

memiliki flowchart yang tercatatat. Maka penulis membuat flowchart prosedur

pencatatan utang dagang berikut ini:

BAGIAN CLERK BAGIAN ACCOUNT

PAYABLE
Mulai
1

PO DO Invoice

Entry invoice
sebagai utang pada
Pemisahan sistem SAP
dokumen

Membubuhkan nama,
Utang lokal Utang oversea
kode posting, no akun
pada stempel posting

Mencocokkan
Invoice, DO,
dan PO

2
TIDAK
Sesuai? N

YA

Membubuhkan
stempel psoting pd
invoice

1
Lanjutan flowchart prosedur pencatatan utang dagang PT Amtek Engineering
Batam

BAGIAN CLERK BAGIAN ACCOUNT PAYABLE

2 Invoice
3
DO

PO

ZPO1
Membuat ZPO1
pada sistem SAP

Mencek utang
yang telah jauh AP Aging
tempo pada
sistem SAP

ZPO1 Menyiapkan
utang yang
telah jatuh
tempo

Menyiapkan
3 semua dokumen
utang yang telah
jatuh tempo

Meminta SOA
pada setiap SOA
pemasok yang
bersangkutan

Melakukan
penyesuaian utang
yang diakui pmasok
dan perusahaan

4
Lanjutan flowchart prosedur pencatatan utang dagang PT Amtek Engineering
Batam

BAGIAN ACCOUNT PAYABLE

BAGIAN ACCOUNT PAYABLE
4

Rekonsilasi

Otorisasi cek oleh assisten

manager Singapura dan
General Manager
Otorisasi Rekonsilasi oleh karyawan Singapura.
yang bersangkutan, Executive
Finance, dan Assisten Manager
Finance.
Menyerahkan cek
ke pemasok dan
Kuitansi
TIDAK PV ditandatangani
Cek kesalahan oleh pemasok dan
Disetujui? pada
menerima kuitansi
Rekonsilasi

YA
Melakukan
OVERSEA pencatatan
Menyiapkan Melakukan transfer pelunasan pada
pembayaran langsung ke rekening sistem SAP
utang pemasok

Otorisasi PV oleh karyawan

LOKAL Department AP yang telah
PV memposting, Executive Finance,
Assisten Manager Finance dan
General Manager Accounting
Melakukan Singapura.
penulisan cek

N Selesai

CEK

5
Berdasarkan dari gambar flowchart 4.1 diatas dapat dijelaskan sebagai berikut:

1. Setiap terjadinya pembelian secara kredit maka bagian clerk akan menerima
dokumen Purchase Order (PO) dari Department Purchasing yang telah
diotorisasi oleh Manager dan Assistem Manager Department Purchasing.
2. Setelah barang yang dipesan diterima, barang akan dihitung kuantitasnya dan
disesuaikan dengan DO dan PO yang selanjutnya akan di-posting ke sistem
SAP sebagai total persediaan barang oleh Department Store maka bagian
clerk akan menerima DO yang telah diotorisasi oleh kepala Department Store
sebagai bukti barang yang dipesan telah diterima oleh Department Store
sesuai dengan kuantitas yang ada di dalam DO.
3. Bagian Clerk akan menerima invoice yang dikirim oleh pemasok ke
perusahaan.
4. Selanjutnya bagian Clerk akan melakukan pemisahan dokumen berdasarkan
utang lokal (pembelian yang dilakukan di dalam negari) dan utang oversea
(pembelian yang dilakukan di luar negeri) serta melakukan pencocokan PO,
invoice, dan DO yang telah diterima. Apabila terdapat invoice maupun DO
yang belum cocok maka akan dilakukan pengarsipan sesuai dengan nomor,
nama pemasok, utang lokal, dan utang luar negeri. Apabila tedapat kesalahan
antara PO, invoice, dan DO yang telah dicocokkan maka bagian clerk akan
memberitahukan hal ini ke Department Purchasing untuk dilakukan
penanganan terhadap kesalahan yang terjadi. Setelah direvisi invoice maupun
PO dicocokkan kembali.
5. Bagian clerk akan memberikan stempel posting pada invoice yang nantinya
akan diisi oleh bagian AP sebagai tanda telah dilakukan pencatatan terhadap
invoice tersebut. Kemudian semua dokumen diserahkan ke bagian AP.
6. Bagian AP harus memeriksa semua dokumen yang diterima mengenai
penyesuaian harga, jangka waktu pembayaran, pajak (jika ada), nama
pemasok, total harga dan memastikan bahwa semua dokumen telah
diotorisasi oleh setiap Department yang bersangkutan.
7. Kemudian akan melakukan pencatatan utang terhadap invoice. Hal ini
dilakukan dengan cara mengentri invoice ke sistem SAP yaitu dengan
memasukkan tanggal invoice, tanggal posting, mata uang yang digunakan,
total harga ke sistem SAP. Invoice yang telah di-posting ditandai dengan
membubuhkan nama karyawan yang bersangkutan, no PO, kode posting,
kode akun, dan nominal yang di-posting.
8. Apabila terjadi kesalahan lebih atau kurang tagih, maka bagian AP akan
meminta pemasok untuk menerbitkan debit note untuk utang yang kurang
tagih dan credit note untuk utang yang lebih tagih. Debit note dalam
pencatatan utang ke dalam sistem akan mengurangi jumlah tagian pemasok
terhadap utang perusahaan, sebaliknya credit note akan langsung menambah
jumlah tagihan utang. Selanjutnya prosedur yang dikakukan sama seperti
ketika penerimaan invoice.
9. Bagian AP memeriksa semua utang yang telah jatuh tempo dengan cara
menyiapkan daftar utang yang telah masuk ke dalam sistem SAP yang
disebut AP aging dan menandai pemasok dan nomor invoice yang akan
dilakukan pelunasannya.
10. Meminta SOA (Statement Of Account) pada pemasok dan melakukan
rekonsilasi utang yang diakui pemasok dengan utang yang diakui oleh
perusahaan. Proses ini akan menghasilkan dokumen rekonsilasi per
pemasok dan akan diotorisasi oleh karyawan yang bersangkutan,
Executive Finance, dan Assisten Manager Finance.
11. Melakukan pembayaran untuk semua utang yang telah jatuh tempo. Untuk
utang oversea perusahaan akan langsung men-transfer kas pada rekening
pemasok yang sesuai. Kemudian melakukan penulisan cek utang
pembayaran utang lokal, selanjutanya cek tersebut diotorisasi oleh assisten
manager Singapura dan General Manager Singapura.
12. Apabila otorisasi semua dokumen telah lengkap maka cek dapat
diserahkan ke pemasok, selanjutnya bagian AP akan menerima kuitansi
sebagai bukti pelunasan utang dari pemasok.
13. Selanjutnya bagian AP melakukan pencatatan pelunasan utang dalam
sistem SAP menghasilkan payment voucher (PV) untuk masing-masing
pemasok sebagai bukti bahwa utang telah dilakukan pencatatan
pelunasannya dalam sistem SAP. Dokumen ini harus diotorisasi oleh
karyawan bagian AP yang telah memposting, Executive Finance, Assisten
Manager Finance dan General Manager Accounting Singapura.
14. Kemudian semua dokumen diarsip berdasarkan nomor PV (Payment
Voucher).

4.2 Analisis Efektifitas Prosedur Pencatatan Utang Dagang pada PT

Amtek Engineering Batam

Analisis prosedur pencatatan utang dagang akan penulis uraikan dengan

membandingkan pencatatan utang dagang yang diuraikan dalam teori dengan
pencatatan utang dagang yang dijalankan pada perusahaan. Berdasarkan
observasi yang telah dilakukan oleh penulis, maka perbandingannya akan
dijabarkan dalam sub-sub bab sebagai berikut:
4.2.1. Aspek Pengendalian Internal
Pengendalian internal dilakukan pada perusahaan untuk menghindari
kesalahan-kesalahan yang akan terjadi yang dapat merugikan perusahaan.
Berikut ini adalah pengendalian internal pada PT Amtek Engineering Batam.
1. Sistem Organisasi perusahaan
Dalam mencapai tujuan yang maksimal salah satu pengendalian yang harus
dilaksanakan oleh perusahaan yaitu dengan mengadakan pemisahan fungsi
agar tugas yang dikerjakan dapat dilakukan dengan efesien.
a. Fungsi dipisahkan berdasarkan fungsi pembelian tepisah dengan fungsi
penerimaan. Pada PT Amtek Engineering Batam kedua bagian tersebut
terpisah. Bagian penerimaan barang dilakukan oleh Department Store
dan bagian pembelian dilakukan oleh Department Purchasing. Hal ini
dilakukan agar tidak terjadi kecurangan dalam membeli dan menerima
barang yang dipesan. Kedua bagian ini juga mempunyai kepala bagian
masing-masing sebagai fungsi untuk mempertanggung jawabkan segala
transaksi yang terjadi dalam setiap bagian yang ada.
b. Fungi pembelian terpisah dengan fungsi akuntansi. Seperti yang telah
diuraikan diatas bahwa bagian pembelian ditangani oleh Department
Store, sedangkan untuk bagian akuntansi yaitu pencatatan dan pelunasan
utang dagang dilakukan oleh bagian Account Payable dan Clerk.
c. Fungsi penerimaan harus terpisah dengan fungsi penyimpanan barang.
Pada PT Amtek Engineering kedua fungsi ini dilaksanakan oleh satu
department yaitu department store. Sebaiknya kedua fungsi tersebut
harus dikendalikan oleh fungsi yang berbeda supaya tidak menimbulkan
kecurangan-kecurangan yang dapat merugikan perusahaan.
2. Sistem Otorisasi Perusahaan

Dalam pelaksanaan prosedur pencatatan dalam perusahaan, tidak ada

satupun transaksi yang terjadi tidak diotorisasi oleh pihak yang
berwewenang dalam pelaksanaan transaksi yang dilakukan. Dengan
dilakukannya sistem otorisasi, maka kekayaan perusahaan akan terjamin
keamanannya dan data akuntansi yang dicatat terjamin ketelitian dan
keandalannya. Hal ini juga dilakukan agar setiap transaksi yang dilakukan
oleh perusahaan dapat diteliti kebenarannya.

a. Sistem otorisasi harus dilakukan pada saat rencana pemesanan barang

dengan menerbitkan permintaan pembelian. Namun karena PT Amtek
Engneering Batam melakukan pemesanan barang pada pemasok yang
sama secara rutin membuat perusahaan ini tidak menggunakan
permintaan pembelian. Apabila perusahaan akan melakukan pemesanan
barang pada pemasok yang baru maka dokumen ini dibuat oleh bagian
yang memerlukan barang dandiotorisasi oleh kepala bagian yang
bersangkutan
b. Selanjutnya surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian
yang pada PT Amtek Engineering Batam surat ini dikenal dengan
sebutan Purchase Order (PO). Pada saat perusahaan berencana
memesan barang ke pemasok maka Department Purchasing akan
membuka Purchase Order (PO) dalam sistem SAP. Output dari proses
ini adalah dokumen PO yang diotorisasi oleh assisten manager dan
manager Department Purchasing.
c. Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan barang
yang pada PT Amtek Engineering Batam laporan penerimaan barang
dikenal dengan Delivery Order (DO). Pada saat barang diterima oleh
Departement Store, secara bersamaan juga akan menerima Delivery
Order (DO) dari pemasok. Selanjutnya kuantitas barang yang telah
diterima disesuaikan dengan DO dan PO yang diterbitkan oleh
perusahaan. Otorisasi dilakukan oleh kepala bagian Store pada DO
yang diterima sebagai pertanggung jawaban bahwa barang yang
dipesan telah diterima dan kuantitasnya telah sesuai dengan PO dari
perusahaan dan DO dan pemasok.
d. Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan barang
yang pada PT Amtek Engineering Batam laporan penerimaan barang
dikenal dengan Delivery Order (DO). Pada saat barang diterima oleh
Departement Store, secara bersamaan juga akan menerima Delivery
Order (DO) dari pemasok. Selanjutnya kuantitas barang yang telah
diterima disesuaikan dengan DO dan PO yang diterbitkan oleh
perusahaan. Otorisasi dilakukan oleh kepala bagian Store pada DO yang
diterima sebagai pertanggung jawaban bahwa barang yang dipesan telah
diterima dan kuantitasnya telah sesuai dengan PO dari perusahaan dan
DO dan pemasok. Pencatatan dilakukan oleh perusahaan akan menjadi
sah apabila didukung oleh semua dokumen yang diperlukan dan
diotorisasi oleh pihak yang berwewenang. Setelah dilakukan pencatatan
dalam sistem SAP maka karyawan yang melakukan pencatatan tersebut
harus membubuhkan nama, nomor PO, kode akun, dan kode posting
pada invoice yang telah diposting. Dengan cara ini maka tanggung
jawab atas perubahan data dapat dibebankan pada karyawan yang
bersangkutan sehingga tidak ada satu pun perubahan data dalam sistem
SAP yang tidak dipertanggung jawabkan.
e. Utang yang telah jatuh tempo, akan disiapkan pelunasannya. Maka
Departement Account Payable akan melakukan pencatatan pelunasan
utang dan menghasilkan dokumen Payment Voucher (PV). Otorisasi
dilakukan oleh karyawan Bagian AP yang telah memposting,
Executive Finance, Assisten Manager Finance dan General Manager
Accounting Singapura.
 f. Selanjutkan akan dibuat penyesuaian antara utang yang diakui oleh
perusahaan dalam sistem SAP dan utang yang diakui oleh pemasok dalam
Statement of Account dari pemasok. Otorisasi dilakukan oleh karyawan
Bagian AP yang bersangkutan, Executive Finance, dan Assisten Manager
Finance.
g. Sebagai media pelunasan utang kepada pemasok, Departement Account
Payable akan menyiapkan cek untuk masing-masing pemasok. Selanjutnya
cek tersebut akan diotorisasi oleh Assisten Manager dan General Manager
Amtek Singapura.

3. Praktek yang sehat

Beberapa hal yang merupakan praktek yang sehat dalam pengendalian
diterapkan mulai dari penanganan dokumen.Dokumen penting yang digunakan
harus bernomor urut cetak dan dipertangging jawabkan oleh bagian yang
berwewenang untukmenggunakan dokumen tersebut. Praktek yang sehat yang
telah dilakukan oleh PT Amtek Engineering Batam yaitu dengan menggunakan
dokumen yang bernomor urut cetak dalam pencatatan utang. Dimulai dari
pembuatan PO bernomor urut dan tercetak oleh Department Purchasing.Selain itu
pada saat pembuatan PO karyawan harus menggunakan user dan password yang
sesuai agar dapat membuat PO pada sistem SAP supaya data-datanya dapat
dirahasiakan.
Pada saat barang datang hanya diperiksa oleh fungsi penerimaan apabila
telah menerima surat order pembelian dari fungsi pembelian. Pada PT Amtek
Engineering Batam, barang yang datang langsung diserahkan pada Department
Store, selanjutnya barang akan dihitung dan disesuaikan dengan DO yang
diterima dari pemasok serta PO yang diterbitkan oleh perusahaan. Department
Store tidak akan melakukan pemeriksaan terhadap barang yang telah datang
sebelum menerima PO dari Department Purchasing. Ketika menerima PO dari
Department Purchasing, Bagian AP melakukan pengarsipan PO sementara sesuai
dengan nomor PO sebelum invoice dan DO diterima.Hal ini dilakukan untuk
mempermudah pencarian dokumen ketika dokumen diperlukan.
 Apabila invoice dan DO yang diterima belum sesuai maka akan diarsip
dengan urut nomor dan melakukan pemisahan antara invoice utang lokal dan
invoice utang oversea. Untuk utang yang telah dilakukan pencatatan utangnya akan
dilakukan penghapusan dari dalam sistem SAP setiap berakhirnya periode. Hal ini
dilakukan untuk mengkontrol data perusahaan agar selalu update dan mudah untuk
ditelusuri. Setelah utang dibayar ke pemasok semua dokumen akan diarsip
berdasarkan nomor PV. Pengarsipan ini dilakukan per pemasok.
Selain urut nomor pengarsipan juga dilakukan dengan urut tanggal
transaksi.
Pelaksanaan prosedur pencatatan utang dagang PT Amtek Engineering Batam
masih ditemukan beberapa masalah yang timbul yaitu tidak adanya prosedur yang
tercatat pada perusahaan.Prosedur tercatat sangat penting untuk menghindari
kesalahan-kesalahan pelaksanaan prosedur yang dilakukan karena dampak yang
terjadi dapat merugikan perusahaan.Pelaksaan prosedur yang bermasalah juga
terjadi pada perusahaan ini. Hal ini bisa diketahui dari dilakukannya prosedur
pencatatan pelunasan utang sedangkan utang tersebut sama sekali belum dilunasi
oleh perusahaan. Pelaksanaan prosedur yang seperti ini dapat saja merugikan
perusahaan.Untuk menanggulanginya sebaiknya pelaksanaan prosedur pencatatan
pelunasan harus dilakukan setelah utang benar-benar telah dilunasi oleh
perusahaan.
Permasalahan yang terjadi juga terdapat pada perbedaan kuantitas dan data
yang terdapat pada invoice dengan PO yang dikeluarkan perusahaan. Jika terdapat
ketidakcocokan tersebut, Department AP akan melaporkan ke Department
Purchasing. Selanjutnya Department AP akan menerima dokumen revisi dari
Department Purchasing atas kesalahan yang ditemukan. Hal ini menyebabkan
penanganan utang menjadi lama karena membutuhkan waktu yang panjang untuk
menerima dokumen revisi sehingga pencatatan utang untuk sementara ditunda
sampai dokumen yang cocok diterima. Kemudian pelunasan utang terpaksa
ditunda karena proses pencatatan utang yang dilalui sangat banyak.
Masalah lain yang ditemukan adalah tagihan lebih atau kurang bayar karena
prosedur penanganan masalah ini sangat panjang. Department AP harus
menunggu pihak yang bersangkutan dalam hal untuk menyetujui lebih atau
kurang tagih yang terjadi. Seperti menunggu persetujuan dari Department
Purchasing untuk menyetujui dan merevisi PO yang sesuai.
 Hal ini juga mengakibatkan pekerjaan yang berulang-ulang untuk satu
nomor invoice yang diterima. Keterlambatan penerimaan invoice dari pemasok
juga salah satu hal yang menghambat prosedur pencatatan utang dagang.
 BAB V

PENUTUP

5.1. Kesimpulan

Berdasarkan uraian pembahasan dan analisis yang telah dikemukakan pada

bab sebelumnya, maka diperoleh kesimpulan yaitu:
1. PT Amtek Engineering Batam merupakan perusahaan yang bergerak di
bidang manufaktur. Perusahaan ini mengakui utang dagang pada saat barang
yang dipesan diterima oleh perusahaan. Prosedur pencatatan utang dagang
pada perusahaan ini melibatkan beberapa fungsi yaitu clerk AP, Account
Payable, dan department purchasing. Dokumen-dokumen yang terkait dengan
prosedur pencatatan utang dagang yaitu Purchase Order (PO), invoice,
Delivery Order (DO), ZPO1, Payment Voucher (PV), Statement Of Account
(SOA), rekonsilasi, cek, kuitansi, debit note atau credit note. Prosedur
pencatatan utang dagang pada perusahaan ini dimulai dengan penerimaan
dokumen PO, DO, dan invoice oleh bagian clerk. Dokumen ini akan
dicocokkan dan dibubuhkan stempel posting, selanjutnya akan diberi ke
bagian AP untuk dilakukan pencatatan utang dagang pada sistem SAP dan
diberikan tanda telah diposting sebelum diserahkan kembali ke bagian clerk
untuk melengkapi dokumen ZPO1. Langkah selanjutnya yaitu memeriksa
utang yang telah jatuh tempo pada sistem SAP dan menyiapkan semua
dokumen utang yang telah jatuh tempo. Sebelum dilakukan pembayaran
utang dagang bagian AP akan meminta Statement Of Account (SOA) pada
pemasok yang bersangkutan untuk menyesuaikan utang yang diakui oleh
perusahaan dengan utang yang diakui oleh pemasok. Utang dagang yang
segera dilunasi akan disiapkan metode pembayarannya. Penulisan cek untuk
utang lokal dan transfer untuk utang oversea (luar negeri).
Kemudian cek akan diberikan kepada pemasok yang sesuai. Setelah
menyerahkan cek, bagian AP akan menerima kuitansi sebagai bukti bahwa
utang telah dilunasi oleh perusahaan, kemudian pencatatan pelunasan utang
dapat segera dilakukan pada sistem SAP. Semua dokumen yang terkait
dengan pencatatan utang dagang tersebut akan diarsip berdasarkan nomor PV
(Payment Voucher).
2. Prosedur pencatatan utang dagang pada PT Amtek Engineering Batam belum
berjalan dengan efektif karena perusahaan belum memiliki flowchart tertulis
untuk prosedur pencatatan utang dagang. Perusahaan melakukan pencatatan
pelunasan utang dagang pada saat dokumen pelunasan disiapkan tetapi
pelunasan belum dilakukan kepada pemasok.

5.2. Saran

Dilihat dari kesimpulan yang telah diuraikan maka penulis memberikan saran
sebagai berikut:
1. Perusahaan membuat prosedur tercatat untuk menghindari kesalahan
pelaksanaan prosedur pencatatan utang dagang.
2. Pencatatan pelunasan utang dagang dilakukan pada saat utang telah dilunasi
oleh perusahaan.
3. Dalam prosedur utang dagang harus dicantumkan waktu maksimal
perlengkapan dokumen dari Department lain maupun dari pemasok agar
pembayaran utang dagang tidak tertunda dari waktu yang telah ditentukan.
4. Pada sistem pemisahan fungsi sebaiknya perusahaan melakukan pemisahan
fungsi antara fungsi pencatatan dan fungsi pembayaran. Karena fungsi
pencatatan terpisah dengan fungsi pembayaran yang pada perusahaan ini
kedua fungsi tersebut dilakukan oleh fungsi yang sama.
 DAFTAR PUSTAKA

Baridwan, Zaki. 2004. Intermediate Accounting. Edisi 8. Yogyakarta: BPFE

UGM.

Bodnar, S. Hopwood. 2006. Sistem Informasi Akuntansi.

Edisi 2. Jakarta: Salemba Empat.

Efraim Giri, Ferdinan. 1997. Akuntansi Keuangan Menengah.

Edisi 2. Yogyakarta: AMP YKPN.

Kieso, D. Weygrand. 2008. Principle Accounting. Edisi 8. New Jersey:

John Wisley & Sons (Asia) Pte. Ltd.

Krismiaji. 2005. Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta: AMP

YKPN.

Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. Yogyakarta: Salemba Empat.

Suwardjono. 2010. Teori Akuntansi Perekayasaan Laporan Keuangan. Edisi

3. Yogyakarta : BPFE.