Anda di halaman 1dari 15

Organisasi dan Manajemen Pelayanan Kesehatan Konsep Organisasi dan Pelayanan Kesehatan

KONSEP MANAJEMEN

A. Pengertian

I stilah manajemen berasal dari kata management (bahasa Inggris), turunan dari kata “to
manage” yang artinya mengurus atau tata laksana atau ketatalaksanaan. Sehingga
manajemen dapat diartikan bagaimana cara manajer (orangnya) mengatur, membimbing
dan memimpin semua orang yang menjadi pembantunya agar usaha yang sedang digarap
dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.
Banyak ahli yang telah membuat batasan tentang manajemen, antara lain:
1. Evancevich
Manajemen adalah suatu proses yang dilakukan oleh satu orang atau lebih untuk
mengkoordinasi kegiatan-kegiatan orang lain guna mencapai hasil (tujuan) yang tidak
dapat dicapai oleh hanya satu orang saja
2. Robert D. Terry
The accomplising of a predetermined objectives through the effort other people.
Manajemen adalah pencapaian tujuan-tujuan yang telah ditentukan dengan
menggunakan orang lain.
3. Encyclopasdia of Sosial Sciences
The process, by which the excution of given purpose is put in to to operation and
supervised. Manajemen adalah proses dimana pelaksanaan dari suatu tujuan
diselenggarakan dan diawasi.
4. Harold Koontz & cyril O’Donnel
Manajemen adalah fungsi mencapai sesuatu melalui orang-orang

oleh: Dra. Hj. Nurhamdani Situmorang Untuk kalangan sendiri 1


Organisasi dan Manajemen Pelayanan Kesehatan Konsep Organisasi dan Pelayanan Kesehatan

Kesimpulannya ialah Manajemen Kesehatan merupakan penerapan manajemen umum


dalam sistem pelayanan kesehatan masyarakat sehingga yang menjadi objek atau sasaran
manajemen adalah sistem pelayanan kesehatan masyarakat.

B. Prinsip-Prinsip Manajemen
Manajemen berarti proses pencapaian tujuan melalui kerja orang lain. Untuk mencapai
tujuan secara efektif dan efisien maka harus didasarkan pada prinsip-prinsip manajemen.
Menurut Henry Fayol, prinsip-prinsip manajemen terdiri dari empat belas macam, yaitu:
1. Pembagian kerja yang berimbang
Seorang manjer seharusnya tidak berpilih kasih melainkan harus bersikap sama baik
dan memberikan beban kerja yang berimbang.
2. Pemberian kewenangan dan rasa tanggung jawab yang tegas dan jelas
Setiap kerabat kerja atau karyawan hendaknya diberi wewenang sepenuhnya untuk
melaksanakan tugasnya itu dengan baik dan mempertanggungjawabkan kepada
atasan langsung.
3. Disiplin
Disiplin ialah kesediaan untuk melakukan usaha atau kegiatan nyata berdasar
rencana, peraturan dan waktu yang telah ditetapkan.
4. Kesatuan perintah
Setiap karyawan menerima hanya satu jenis perintah dari seorang atasan langsung,
bukan dari beberapa orang yang sama-sama merasa menjadi atasan para karyawan.
5. Kesatuan arah
Kegiatan hendaknya mempunyai tujuan sama dan dipimpin seorang atasan langsung
serta didasari pada rencana kerja yang sama.
6. Mendahulukan kepentingan umum diatas kepentingan pribadi
Ketika seseorang bekerja sebagai kerabat kerja maka semua kepentingan pribadi
harus dikesampingkan atau disimpan dalam hati
7. Penggajian
Pemberian gaji dan cara pembayaran hendaknya diusahakan sedapat mungkin bisa
memuaskan

oleh: Dra. Hj. Nurhamdani Situmorang Untuk kalangan sendiri 2


Organisasi dan Manajemen Pelayanan Kesehatan Konsep Organisasi dan Pelayanan Kesehatan

8. Pemusatan wewenang (sentralisasi)


Wewenang untuk menentukan kebijaksanaan umum hendaknya dipegang oleh
administrator (sentralsasi/dari pusat)
9. Jenjang jabatan (hirarki)
Para karyawan harus tunduk dan taat kepada mandor, mandor tunduk pada kepala
seksi, kepala seksi tunduk pada kepala bagian, dan kepala bagian tundak pada
administrator
10. Tata tertib
Di dalam tata tertib terdapat perintah dan larangan, perizinan dan berbagai
peraturan yang menjamin kelancaran pekerjaan
11. Keadilan
Segenap karyawan harus dianggap sama pentingnya dan sama baiknya serta kalau
terjadi perselisihan harus melalui musyawarah dan mufakat
12. Pemantapan jabatan
Setiap pejabat atau karyawan hendaknya tidak sering diubah-ubah tugas dan
jabatannya.
13. Prakarsa
Prakarsa atau inisiatif yang timbul di kalangan kerabat kerja hendaknya mendapat
penghargaan/sambutan yang layak
14. Solidaritas atau rasa setia kawan
Rasa setia kawan biasanya muncul berkat kerja sama dan hubungan baik antara
kawan.
Selanjutnya bagaimana kalau prinsip-prinsip manajemen diatas tidak dilaksanakan?
Sudah pasti tujuan yang telah ditetapkan sulit untuk dicapai. Contoh prinsip pembagian
kerja yang berimbang. Jika prinsip ini tidak dilaksanakan maka akan timbul perpecahan
diantara para kerbat kerja/laryawan. Karena ada yang diberi tugas yang banyak dan ada
pula yang sedikit, padahal mereka memiliki kemampuan yang sama.
Cobalah Anda memberikan contoh yang lain dari prinsip manajemen yang lain, yang
menggambarkan bahwa apabila tidak melaksanakan prinsip manajemen, maka suatu usaha
atau kegiatan sulit untuk mencapai tujuan.

oleh: Dra. Hj. Nurhamdani Situmorang Untuk kalangan sendiri 3


Organisasi dan Manajemen Pelayanan Kesehatan Konsep Organisasi dan Pelayanan Kesehatan

Apakah anda dapat memahami uraian diatas? Cobalah uji pemahaman anda dengan
melingkari jawaban yang betul!
Setiap karyawan atau kerabat kerja hendaknya hanya menerima perintah dari atasan
langsung. Prinsip yang cocok untuk pengertian tersebut adalah:
1. Pemberian kewenangan
2. Kesatuan perintah
3. Pemusatan wewenang
4. Jenjang jabatan

C. Fungsi-Fungsi Manajemen
Fungsi manajemen ialah berbagai jenis tugas atau kegiatan manajemen yang mempunyai
peranan khas dan bersifat saling menunjang untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan
sebelumnya.
Banyak ahli yang mengemukakan tentang fungsi manajemen ini. Contoh:
1. George R. Terry
a. Planning (perencanaan)
b. Organizing (pengorganisasian)
c. Actuating (Penggerakkan)
d. Controlling (pengawasan)
2. Harold Koontz & cyril o’Donnel
a. Planning (perencanaan)
b. Organization (pengorganisasian)
c. Staffing (penyusunan pegawai)
d. Directing (pembinaan kerja)
e. Controling (pengawasan)
3. Henry fayol
a. Planing (perencanaan)
b. Organizing (pengorganisasian)
c. Commanding (pemberian komando)
d. Coordinating (pengkoordinasian)

oleh: Dra. Hj. Nurhamdani Situmorang Untuk kalangan sendiri 4


Organisasi dan Manajemen Pelayanan Kesehatan Konsep Organisasi dan Pelayanan Kesehatan

e. Controling (pengawasan)
4. Luther Gullick
a. Planning (perencanaan)
b. Organizing (pengorganisasian)
c. Staffing (penyusunan pegawai)
d. Directing pembinaan kerja)
e. Coordinating (pengkoordinasian)
f. Reporting (pelaporan)
g. Budgeting (anggaran)
5. Lyndall F. Urwick
a. Forecasting (peramalan)
b. Planing (perencanaan)
c. Organizing (pengorganisasian)
d. Commanding (pemberian komando)
e. Coordinating (pengkoordinasian)
f. Controling (pengawasan)
Sampai sekarang belum ada kesepakatan baik antara praktisi maupun para teoritisi
mengenai apa saja yang menjadi fungsi-fungsi atau tugas-tugas manajemen. Untuk
pembahasan maka diambil konsep paling sederhana yang diajukan George R. Terry yang
meliputi 4 buah fungsi manajemen, yaitu: Perencanaan, Pengorganisasian, Penggerakan,
Pengawasan

Perencanaan
Perencanaan adalah sebuah proses yang dimulai dengan merumuskan tujuan, menyusun
dan menetapkan rangkaian kegiatan untuk mencapainya.
Dalam bidang kesehatan, manajemen merupakan proses merumuskan masalah-masalah
kesehatan dimasyarakat, menentukan kebutuhan dan sumber daya yang tersedia,
menetapkan tujuan program yang paling pokok, dan menyusun langkah-langkah untuk
mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Manfaat perencanaan dari manjemen ialah:

oleh: Dra. Hj. Nurhamdani Situmorang Untuk kalangan sendiri 5


Organisasi dan Manajemen Pelayanan Kesehatan Konsep Organisasi dan Pelayanan Kesehatan

1. Memberikan arah yang jelas pada organisasi karena mengetahui tujuan dan cara
mencapainya.
2. Mengetahui struktur organisasi yang dibutuhkan
3. Mengetahui jenis dan jumlah staff yang diinginkan dan uraian tugasnya
4. Mengukur hasil kegiatan yang akan dicapai

Proses perencanaan
1. Analisa situasi
Dilakukan dengan pendekatan SWOT; Streght, Weakneeses, Opportunity, Treath
2. Identifikasi masalah
7 langkah untuk mengidentifikasi masalah kesehatan ialah:
a. Apa masalah kesehatan yang sedang dihadapi?
b. Apa masalah yang sering dihadapi?
c. Apa faktor-faktor penyebabnya
d. Kapan masalah itu timbul?
e. Siapa kelompok masyarakat yang paling banyak menderita?
f. Dimana kejadian yang paling banyak?
g. Apa kemungkinan dampak yang muncul, bila masalah kesehatan tersebut tak
tertangani
3. Menetapkan prioritas masalah
Pemilihan prioritas dapat dilakukan melalui 2 cara yakni:
a. Melaluit teknik scoring, yakni memberikan nilai (skor) terhadap masalah tersebut
dengan menggunakan ukuran (parameter) antara lain:
 Pravelensi penyakit (prevalence) atau besarnya masalah
 Berat ringannya akibat yang ditimbulkan oleh masyarakat tersebut (severity)
 Kenaikan atau meningkatnya prevalensi (rate of increase)
 Keinginan masyarakat untuk menyelesaikan masalah tersebut (degree of un
meet need)
 Keuntungan social yang diperoleh bila masalah tersebut diatasi (social benefit)
 Teknologi yang tersedia dalam mengatasi masalah (technical feasibility)

oleh: Dra. Hj. Nurhamdani Situmorang Untuk kalangan sendiri 6


Organisasi dan Manajemen Pelayanan Kesehatan Konsep Organisasi dan Pelayanan Kesehatan

 Sumber daya yang tersedia dapat dipergunakan untuk mengatasi masalah


(resources availability) termaksud tenaga kesehatan.
b. Melalui teknik non scoring:
Dengan melalui diskusi kelompok, disebut juga “Nominal Group Technique”
(NGT). Ada 2 NGT yakni:
 Dekan oleh sekelompok orang yang mempunyai keahlian yang sama
 Delbeq technique menetapkan prioritas dengan melakukan diskusi kelompok
dengan orang yang berbeda keahlian.
4. Menetapkan tujuan program
Suatu tujuan operasional manajemen harus mengandung unsur:
a. What ; kegiatan apa yang akan dikerjakan harus jelas
b. Who ; sasarannya harus jelas, siapa yang akan mengerjakan, berapa yang ingin
dicapai
c. When ; kejelasan waktu untuk menyelesaikan kegiatan
d. How ; prosedur kerjanya jelas dan harus sesuai dengan standar pelayanan
kesehatan
e. Why ; mengapa kegiatan itu harus dikerjakan dengan penjelasan yang jelas
f. Where ; kapan dan dimana kegiatan akan dilakukan tertera jelas
g. Jika perlu ditambah Which ; siapa yang terkait dengan kegiatan tersebut.
5. Menetapkan rencana kegiatan
Rencana kegiatan adalah uraian tentang kegiatan yang akan dilakukan untuk
mencapai tujuan-tujuan yang telah ditetapkan. Pada umumnya kegiatan mencakup 3
tahap pokok, yakni:
a. Kegiatan pada tahap persiapan, yakni kegiatan-kegiatan yang dilakukan sebelum
kegiatan pokok dilaksanakan, misalnya: rapat-rapat koordinasi, perizinan dan
sebagainya
b. Kegiatan pada tahap pelaksanaan yakni keiatan pokok program yang
bersangkutan
c. Kegiatan pada tahap penilaian yakni kegiatan untuk mengevaluasi seluruh
kegiatan dalam rangka pencapaian program tersebut.

oleh: Dra. Hj. Nurhamdani Situmorang Untuk kalangan sendiri 7


Organisasi dan Manajemen Pelayanan Kesehatan Konsep Organisasi dan Pelayanan Kesehatan

Pengorganisasian
Alat yang dapat merealisasikan tujuan dan sasaran organisasi dan hal yang paling pokok
adalah pembagian tugas atau merupakan alat untuk memadukan/ mensinkronisasikan semua
kegiatan yang beraspek personil, finansial, materil dan tata cara dalam rangka mencapai
tujuan yang telah ditetapkan.
Manfaat organisasi adalah:
1. Pembagian tugas untuk perorangan/kelompok
2. Hubungan koordinasi dalam kegiatan yang akan dilakukan antar anggota organisasi
dulu
3. Pendelegasian wewenang
4. Pemanfaatan fasilitas fisik dan anggota

Pelaksanaan (aktualisasi)
Merupakan usaha untuk mecipatakan kerjasama diantara pelksana kegiatan sehingga
tujuan organisasi tercapai secara efektif dan efisien
Tujuan aktuasi ialah:
1. Menciptakan kerjasama yang lebih efisien
2. Mengembangkan kemampuan dan keterampilan petugas
3. Menumbuhkan rasa memiliki dan menyukai apa yang menjadi tanggung jawabnya
4. Menciptakan suasana kerja yang dapat memotivasi dan meningkatkan prestasi
petugas
5. Organisasi dapat berkembang lebih dinamis

Pengawasan dan pengendalian


Tujuan pengawasan ialah sebagai pengemban efisiensi penggunaan sumber daya dan
menjamin efektifitas tujuan program.
Manfaat dari pengawasan ialah:
1. Meningkatkan efisiensi
2. Mengetahui penyimpangan pengetahuan, skill staf

oleh: Dra. Hj. Nurhamdani Situmorang Untuk kalangan sendiri 8


Organisasi dan Manajemen Pelayanan Kesehatan Konsep Organisasi dan Pelayanan Kesehatan

3. Mengetahui apakah waktu dan sumber daya lainnya telah mencukupi kebutuhan dan
telah digunakan secara benar
4. Mengetahui sebab-sebab terjadinya penyimpangan
5. Mengetahui staf yang dapat diberikan reward dan punishment
Ada 3 langkah penting dalam melakukan pengawasan:
1. Mengukur hasil yang telah dicapai
2. Membandingkan hasil kerja dengan tolak ukur yang telah dibuat dalam perencanaan
3. Memperbaiki penyimpangan yang dijumpai, faktor apa penyebabnya, dan
menetapkan langkah lanjutan untuk mengatasi

D. Unsur-Unsur Manajemen
1. Adanya kelompok 2 orang atau lebih
2. Adanya kerjasama dari kelompok tersebut
3. Adanya proses kegiatan
4. Adanya tujuan yang telah ditentukan/disepakati sebelumnya

E. Tingkat-tingkat manajemen
1. Manajemen strategis, sering disebut Top Management
2. Manajer perencana dan pengawas, sering disebut Middle Management
3. Manajer operasional, sering disebut Lower Management

TM TM : Top Manajemen
MM : Midle Manajemen
MM LM : Low Manajemen

LM

Gambar 1.1.
Perbandingan jumlah manajemen pada tiap tingkatan

oleh: Dra. Hj. Nurhamdani Situmorang Untuk kalangan sendiri 9


Organisasi dan Manajemen Pelayanan Kesehatan Konsep Organisasi dan Pelayanan Kesehatan

 Top Management bertugas melakukan perencanaan dan pengambilan keputusan


strategis dan bersifat jangka panjang.
Seperti direktur dan para wakil direktur, sering disebut berada pada tingkat perencanaan
strategis. Bertanggung jawab atas pengelolaan organisasi secara keseluruhan.
 Middle management bertugas menerencanakan (jangka pendek; mingguan,bulanan,
tahunan) dan mengawasi kegiatan
Seperti manajer wilayah, direktur produk dan kepala divisi, berada pada tingkat
pengendalian manajemen.
 Lower management Manajer operasional bertanggung jawab terhadap pelaksanaan
pekerjaan harian.
Seperti kepala departemen, supervisor, pimpinan proyek, berada pada manajemen
tingkat pengendalian operasional.

Menurut Henry Fayol, persentase kecakapan/kemampuan pada tingkat manajer adalah,


dimana semakin tinggi kedudukan seseorang, semakin banyak memerlukan keterampilan
administrasi/manajemen, tetapi kemampuan operasionalnya semakin rendah. Demikian
sebaliknya. Dengan bahasa sederhana, ketiga tingkatan manajemen tersebut bekerja pada
waktu yang sama, tetapi jenis kegiatannya berbeda. Manajemem tingkat atas lebih banyak
bekerja dengan pikiran, sedikit sekali bekerja fisik. Manajemen tingkat menengah anatar
piker dengan kerja fisik boleh dikatakan seimbang. Sedangkan manajemen tingkat bawah
bekerja dengan pikiran sedikit sekali, sementara dengan fisik atau tenaga amat
besar/banyak.

oleh: Dra. Hj. Nurhamdani Situmorang Untuk kalangan sendiri 10


Organisasi dan Manajemen Pelayanan Kesehatan Konsep Organisasi dan Pelayanan Kesehatan

KONSEP ORGANISASI

A. Pengertian

A pabila perencanaan telah selesai dilaksanakan, hal selanjutnya yang perlu dilakukan
adalah melaksanakan fungsi pengorganisasian (organizing).
Batasan tentang pengorganisasian ada bermacam-macam diantaranya yang dipandang
penting adalah:
1. Pengorganisasian adalah pengelompokan berbagai kegiatan yang diperlukan untuk
melaksanakan suatu rencana sedemikian rupa sehingga tujuan yang telah ditetapkan
dapat dicapai dengan memuaskan
2. Pengorganisasian adalah pengaturan sejumlah personil yang dimiliki untuk
memungkinkan tercapainya suatu tujuan yang telah disepakati dengan jalan
mengalokasikan masing-masing fungsi dan tanggung jawabnya.
3. Pengorganisasian adalah pengkoordinasian secara rasional berbagai kegiatan dari
sejumlah orang tertentu untuk mencapai tujuan bersama, melalui pengaturan
pembagian kerja dan fungsi menurut penjenjangannya secara bertanggung jawab.
4. Pengorganisasian adalah langkah untuk menetapkan menggolong-golongkan dan
mengatur berbagai macam kegiatan, menetapkan tugas-tugas pokok dan wewenang
dan pendelegasian wewenang oleh pimpinan kepada staf dalam rangka mencapai
tujuan organisasi.
5. Pengorganisasian adalah mengatur personel atau staf yang ada di dalam institusi
tersebut agar semua kegiatan yang telah ditetapkan dalam rencana tersebut dapat
berjalan dengan baik yang akhirnya semua tujuan dapat dicapai.

oleh: Dra. Hj. Nurhamdani Situmorang Untuk kalangan sendiri 11


Organisasi dan Manajemen Pelayanan Kesehatan Konsep Organisasi dan Pelayanan Kesehatan

B. Tujuan Organisasi
1. Menciptakan kerjasama yang lebih efisien
2. Mengembangkan kemampuan dan keterampilan staf
3. Menumbuhkan rasa memiliki dan menyukai pekerjaan
4. Mengusahakan suasana lingkungan kerja yang meningkatkan, motivasi dan prestasi
kerja staf
5. Membuat organisasi berkembang secara dinamis

C. Prinsip Organisasi
Untuk dapat melakukan pekerjaan pengorganisasian dengan baik perlu pula dipahami
berbagai prinsip pokok yang terdapat dalam organisasi. Prinsip tersebut adalah:
1. Mempunyai pendukung (follower)
Follower adalah setiap orang per orang yang bersepakat untuk membentuk
organisasi.
2. Mempunyai tujuan (goal)
Setiap organisasi harus mempunyai tujuan, baik yang bersifat umum (goal) dan
ataupun yang bersifat khusus (objectives).
3. Mempunyai kegiatan (activities)
Agar tujuan organisasi dapat dicapai, diperlukan adanya berbagai kegiatan
(activities). Organisasi yang baik adalah organisasi yang memiliki kegiatan yang jelas
dan terarah.
4. Mempunyai pembagian tugas (job description)
Agar kegiatan yang dilakukan dapat terlaksana dengan baik, perlulah diatur
pembagian tugas antar para pendukung (job description).
5. Mempunyai perangkat organisasi (departments, sub ordinates)
Agar tugas-tugas yang dipercayakan kepada pendukung dapat terlaksana,
diperlukanlah adanya perangkat organisasi, yang popular dengan sebutan satuan
organisasi (departments, sub ordinates).

oleh: Dra. Hj. Nurhamdani Situmorang Untuk kalangan sendiri 12


Organisasi dan Manajemen Pelayanan Kesehatan Konsep Organisasi dan Pelayanan Kesehatan

6. Mempunyai pembagian dan pendelegasian wewenang (delegation of authority)


Karena peranan yang dimiliki oleh setiap satuan organisasi tidak sama, perlu diatur
pembagian dan pendelegasian wewenang (delegation of authority).
7. Mencapai kesinambungan kegiatan, kesatuan perintah dan arah (continue)
Agar tujuan yang ditetapkan dapat tercapai, kegiatan yang dilaksanakan oleh suatu
organisasi harus bersifat kontinu (continue), fleksibel serta sederhana. Untuk
menjamin kegiatan yang dilaksanakan oleh setiap perangkat organisasi sesuai dengan
yang telah ditetapkan, perlu prinsip kesatuan perintah (unity of command) serta
dapat membentuk satu hubungan mata rantai yang tak terputus (chain of command).

D. Bentuk Organisasi
1. Organisasi Lini
Pembagian tugas serat wewenang terdapat perbedaan yang nyata antara satuan
organisasi pelaksanan. Pemimpin sangat dominan, segala kendali berada di tangan
pemimpin. Efektif pada organisasi kecil, jumlah karyawan sedikit dan tujuan
organisasi sederhana.

Gambar 1.2
Bagan organisasi lini

oleh: Dra. Hj. Nurhamdani Situmorang Untuk kalangan sendiri 13


Organisasi dan Manajemen Pelayanan Kesehatan Konsep Organisasi dan Pelayanan Kesehatan

2. Organisasi Staff
Organisasi dikembangkan satuan organisai staf yang berperan sebagai pembantu
pimpinan. Merupakan perkembangan lebih lanjut dari organisasi lini. Sebagai akibat
kompleksnya masalah-masalah organisasi. Keuntungannya adalah keputusan dapat
lebih baik, sedangkan kerugiannya adalah pengambilan keputusan lebih lama
daripada organisasi lini. Dalam bagan organisasi pelaksana wewenang secara staf ini
sering digambarkan dalam bentuk garis putus-putus

Gambar 1.3
Bagan organisasi staff

3. Organisasi Lini dan Staff


Satuan organisasi pimpinan juga dikembangkan satuan organisasi staff. Pada bentuk
ini peranan staff tidak hanya terbatas pada pemberian nasehat tetapi juga diberikan
tanggung jawab melaksanakan kegiatan tersebut. Keuntungan dari organisasi lini dan
staff adalah keputusan yang diambil lebih baik, karena telah dipikirkan oleh sejumlah
orang, tanggung jawab pimpinan berkurang. Kerugiannya adalah pengmabilan
keputusan lebih lama, serta jika staff tidak mengetahui batas-batas wewenangnya
dapat menimbulkan kebingungan pelaksana.

oleh: Dra. Hj. Nurhamdani Situmorang Untuk kalangan sendiri 14


Organisasi dan Manajemen Pelayanan Kesehatan Konsep Organisasi dan Pelayanan Kesehatan

Gambar 1.4
Bagan organisasi lini dan staff

oleh: Dra. Hj. Nurhamdani Situmorang Untuk kalangan sendiri 15