SISTEM INFORMASI DAN PROSES BISNIS TERINTEGRASI

BAB 1

PENDAHULUAN

Sistem terintegrasi merupakan sistem informasi yang melibatkan berbagai unit fungsional di
dalam perusahaan maupun hubungan perusahaan dengan pihak luar seperti pelanggan dan
pemasok. Dalam konteks sistem informasi, sistem terintegrasi (integrated system) merupakan
sebuah rangkaian proses untuk menghubungkan beberapa sistem-sistem komputerisasi dan
software aplikasi baik secara fisik maupun secara fungsional. Sistem terintegrasi akan
menggabungkan komponen sub-sub sistem ke dalam satu sistem dan menjamin fungsi-fungsi
dari sub sistem tersebut sebagai satu kesatuan sistem.

Sistem terintegrasi merupakan tantangan menarik dalam software development karena

pengembangannya harus terus mengacu pada konsistensi sistem, agar sub-sub sistem yang
sudah ada dan tetap dimanfaatkan secara operasional masih tetap berfungsi sebagaimana
mestinya baik ketika proses mengintegrasikan sistem maupun setelah terintegrasi.

Proteksi bisnis tidak akan diperoleh secara langsung dari pemerintah, setiap pelaku bisnis
dituntut agar dapat bersaing dan berkompetisi secara sehat dengan competitor dari negara lain
untuk bersaing memperebutkan pasar regional. Bilamana pelaku bisnis domestic tidak
memiliki kemampuan untuk berkompetisi secara sehat maka potensi pasar yang ada akan
dengan mudah diambil alih oleh competitor dari negara lain.

Agar dapat berkompetisi secara sehat maka perlu dilakukan langkah-langkah strategis untuk
mengantisipasi dan menjawab tantangan yang dihadapi. Peningkatan mutu produk dan
layanan akan menjadi focus utama guna meningkatkan kualitas kepuasan konsumen sebagai
tolok ukur pencapaian keberhasilan bisnis. Selain itu peningkatan efisiensi dan
efektifitaspengelolaan perusahaan akan meningkatkan laba disisi perusahaan serta
pengurangan biaya yang akan membawa manfaat pada harga jual produk dan jasa yang lebih
kompetitif.

BAB II
 PEMBAHASAN

Sejalan dengan perkembangan sistem informasi yang berkaitan dengan manajemen, pada saat
ini telah berkembang aplikasi bisnis yang terkait dengan manajemen perusahaan sebagai
pengembangan dari sistem informasi manajemen sebagaimana telah dikenal sebelumnya.
Aplikasi bisnis tersebut telah menjadi tren manajemen saat ini dan tidak saja dimanfaatkan
oleh bisnis telekomunikasi melainkan juga oleh seluruh pelaku bisnis di dunia. Aplikasi
aplikasi tersebut memiliki peran yang berbeda dengan dengan sasaran yang berbeda pula.

Aplikasi Sistem Informasi Terintegrasi sebagaimana dimaksud adalah :

1. ERP (Enterprise Resource Planning)

Enterprise Resources Planning (ERP) adalah merupakan aplikasi terpadu yang memberikan
dukungan sistem informasi kepada manajemen dalam hal pengelolaan sumberdaya
perusahaan yaitu : Keuangan, Sumberdaya Manusia, Logistik

Ketiga sumberdaya tersebut akan membentuk sistem informasi back office bagi perusahaan
dalam rangka mendukung kegiatan bisnis utama. Adapun definsi ERP adalah “ Suatu solusi
terpadu yang melibatkan pengelolaan sumberdaya organisasi baik Manusia, Uang, Material
dan Manajemen dengan memanfaatkan basis data yang terintegrasi sehingga hanya
dibutuhkan satu kali input data untuk setiap transaksi dan akan berpengaruh dengan fungsi
lain didalam modul sistem informasi”

Syarat terpenting dari sistem ERP adalah Integrasi. Integrasi yang dimaksud adalah
menggabungkan berbagai kebutuhan pada satu software dalam satu logical database,
sehingga memudahkan semua departemen berbagi informasi dan berkomunikasi.
 Gambar 1. Konsep dasar ERP (Rashid et al. 2002)

Seperti yang kita lihat pada gambar di atas, gambar tersebut merupakan struktur / bagan dasar
dari system ERP. Sistem ERP sendiri di bagi menjadi 3 bagian, yaitu :

1. Front Office (di luar kantor).

Meliputi Customer, Sales & Distribution, dan Service Application.

• Customer (pelanggan)

Yang di maksud di sini adalah konsumen. Sudah pasti perusahaan-perusahaan di dirikan

bertujuan untuk komersil. Dalam mencari laba sudah pasti perusahaan tersebut harus
memproduksi barang dan jasa untuk mencari konsumen dan bersaing di pasar. Fungsi
customer di sini adalah untuk mengoptimalkan tujuan produksi.

• Sales & Distribution (pemasaran & pendistribusian)

Sales dan distribution termasuk dalam system ERP bagian Front Office karena fungsinya
yaitu memasarkan dan mendistribusikan barang dan jasa hasil produksi. Bagian ini adalah
bagian yang terjun langsung ke lapangan dan yang merencanakan penambahan cabang
pemasaran. Biasanya bagian ini harus mempunyai database tersendiri karena berhubungan
dengan stock barang keluar, berapa unit yang di kirim ke bagian pemasaran, dan perencanaan
pemasaran. Data base tersebut yang nantinya akan di kumpulkan lagi di central database yang
ada di bagian dalam kantor.

• Service Application (layanan konsumen)

Yang di maksud di sini adalah semacam customer service yang melayani konsumen. Jadi
selain perusahaan menawarkan produknya ke konsumen, biasanya perusahaan juga
mengadakan fungsi layanan konsumen yang bertujuan untuk menjaga kepercayaan konsumen
terhadap suatu produk. Bagian ini mempunyai database sendiri yang berisi saran & kritik
untuk lebih mengembangkan mutu dari sebuah perusahaan.

2. Central Office & Database

Disinilah tempat seluruh data di kumpulkan. Dari beberapa database sub-fungsi kemudian di
kumpulkan lagi untuk kemudian di olah menjadi sebuah informasi. Bagian ini di olah oleh
Human resource management. Human resource management sendiri berfungsi mengatur dan
merencanakan yang berkaitan dengan sumber daya manusia. Selain itu Human resource
management juga berfungsi untuk menginput data kemudian mengolahnya menjadi sebuah
informasi (coorporate report).

3. Back Office

Meliputi fungsi financial, manufacture, dan inventory.

• Fungsi Financial (keuangan)

Fungsi Financial adalah yang mengatur keuangan perusahaan. Bagian ini meliputi
perencanaan pembelian bahan baku produksi, upah SDM, hingga perawatan manufacture.
Sudah pasti fungsi ini haru memiliki database sendiri karena berkaitan dengan data yang
bertipe accounting.

Tujuan sistem ERP adalah untuk mengkoordinasikan bisnis organisasi secara keseluruhan.
ERP merupakan software yang ada dalam organisasi/perusahaan yang bertujuan untuk:

 Otomatisasi dan integrasi banyak proses bisnis

 Membagi database yang umum dan praktek bisnis melalui enterprise
 Menghasilkan informasi yang real-time
  Memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan perencanaan

Beberapa keuntungan penggunaan ERP :

 Integrasi data keuangan

Untuk mengintegrasikan data keuangan sehingga top management bisa melihat dan
mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan lebih baik

 Standarisasi Proses Operasi

Menstandarkan proses operasi melalui implementasi best practice sehingga terjadi

peningkatan produktivitas, penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas produk

 Standarisasi Data dan Informasi

Menstandarkan data dan informasi melalui keseragaman pelaporan, terutama untuk

perusahaan besar yang biasanya terdiri dari banyak business unit dengan jumlah dan jenis
bisnis yg berbeda-beda

 Suksesor Penerapan

Syarat sukses memilih ERP Pengetahuan dan Pengalaman Pengetahuan adalah pengetahuan
tentang bagaimana cara sebuah proses seharusnya dilakukan, jika segala sesuatunya berjalan
lancar Pengalaman adalah pemahaman terhadap kenyataan tentang bagaimana sebuah proses
seharusnya dikerjakan dengan kemungkinan munculnya permasalahan. Pengetahuan tanpa
pengalaman menyebabkan orang membuat perencanaan yang terlihat sempurna tetapi
kemudian terbukti tidak bisa diimplementasikan. Pengalaman tanpa pengetahuan bisa
menyebabkan terulangnya atau terakumulasinya kesalahan dan kekeliruan karena tidak
dibekali dengan pemahaman yg cukup.

Kerugian ERP antara lain :

1. Strategi operasi tidak sejalan dengan business process design dan pengembangannya.

2. Waktu dan biaya implementasi yang melebihi anggaran.

3. Karyawan tidak siap untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yang baru.
4. Persiapan implementation tidak dilakukan dengan baik.

5. Berkurangnya fleksibilitas sistem setelah menerapkan ERP

2. SCM (Supply Chain Management)

Supply Chain Management (SCM) adalah merupakan aplikasi terpadu yang memberikan
dukungan sistem informasi kepada manajemen dalam hal pengadaan barang dan jasa bagi
perusahaan sekaligus mengelola hubungan diantara mitra untuk menjaga tingkat kesediaan
produk dan jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan secara optimal. SCM memiliki keterkaitan
secara langsung dengan ERP terutama dari sisi Logistik Perusahaan, pembelian dan hutang
serta manajemen mitra.

Adapun definsi SCM adalah “ Suatu solusi terpadu yang melibatkan pengelolaan sumberdaya
organisasi atas kebutuhan barang dan jasa dan juga meliputi manajemen para mitra dengan
memanfaatkan basis data yang terintegrasi dan bertujuan untuk menjamin terpenuhinya
tingkat kebutuhan material suatu organisasi”

Dari defenisi diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa :

Suplly Chain Management (SCM) adalah Sebuah rangkaian atau jaringan perusahaan-
perusahaan yang bekerja secara bersama-sama untuk membuat dan menyalurkan produk atau
jasa kepada konsumen akhir. Rangkaian atau jaringan ini terbentangdari penambang bahan
mentah (di bagian hulu) sampai retailer / toko (pada bagian hilir).

Dalam proses di atas terdapat tiga aliran yang terjadi,yaitu :

1. Arus material melibatkan arus produk fisik dari pemasok sampai konsumen melalui rantai,
sama baiknya dengan arus balik dari retur produk, layanan, daur ulang dan pembuangan.

2. Arus informasi meliputi ramalan permintaan, transmisi pesanan dan laporan status
pesanan, arus ini berjalan dua arah antara konsumen akhir dan penyedia material mentah.

3. Arus keuangan meliputi informasi kartu kredit, syarat-syarat kredit, jadwal pembayaran
dalam penetapan kepemilikandan pengiriman.

SCM berusaha mencapai optimasi global. Merupakan proses untuk menemukan strategi
terbaik bagi keseluruhan supply chain (systemwide). Adalah sangat menantang untuk
mendesain dan mengoperasikan supply chain yang secara keseluruhan biayanya minimal,
serta service levelnya terjaga. Ada 3 macam hal yang harus dikelola dalam supply chain
yaitu pertama, aliran barang dari hulu ke hilir contohnya bahan baku yang dikirim dari
supplier ke pabrik, setelah produksi selesai dikirim ke distributor, pengecer, kemudian ke
pemakai akhir. Yang kedua, aliran uang dan sejenisnya yang mengalir dari hilir ke hulu dan
ketiga adalah aliran informasi yang bisa terjadi dari hulu ke hilir atau sebaliknya.

Integrasi supply chain dilakukan untuk mengkoordinasikan aktivitas-aktivitas sepanjang

supply chain sehingga dapat meningkatkan performasi anggota supply chain.

Tujuan utama dari SCM adalah:

1. penyerahan / pengiriman produk secara tepat waktu demi memuaskan konsumen

2. mengurangi biaya

3. meningkatkan segala hasil dari seluruh supply chain (bukan hanya satu perusahaan)

4. mengurangi waktu

5. memusatkan kegiatan perencanaan dan distribusi

Manfaat Supply Chain Management

1.Kepuasaan pelanggan
Konsumen atau pengguna produk merupakan target utama dari aktivitas proses produksi
setiap produk yang dihasilkan perusahaan. Untuk menjadikankonsumen setia, maka terlebih
dahulu konsumen harus puas dengan pelayananyang disampaikan oleh perusahaan.

2.Meningkatkan profit

Semakin banyak konsumen yang setia dan menjadi mitra perusahaan berartiakan turut pula
meningkatkan pendapatan perusahaan, sehingga produk- produk yang dihasilkan perusahaan
tidak akan ‘terbuang’ percuma karenadiminati konsumen.

3.Menurunkan cost

Pengintegrasian aliran produk dari perusahaan kepada konsumen akhir berarti pula
mengurangi biaya-biaya pada jalur distribusi.

3. CRM (Customer Relationship Management)

Customer Relationship Management (CRM) adalah merupakan aplikasi terpadu memberikan

dukungan sistem informasi kepada manajemen dalam hal hubungan kepada pelanggan
dengan memiliki keterkaitan yang erat secara langsung dengan ERP terutama dari sisi
penjualan, serta piutang. CRM lebih berfokus kepada upaya untuk memahami kebutuhan
pelanggan agar dapat diberikan layanan secara cepat dan tepat.

Adapun definsi CRM adalah “ Suatu solusi terpadu yang melibatkan pengelolaan sumberdaya
organisasi meliputi manajemen para pelanggan dengan memanfaatkan basis data yang
terintegrasi dan bertujuan untuk menjamin terpenuhinya tingkat kebutuhan pelanggan akan
barang dan jasa serta meningkatkan kualitas hubungan antara organisasi dengan pelanggan”

Terdapat beragam pendapat dari para pakar sehubungan dengan pendefinisian CRM yang
dapat ditemui pada beberapa literatur yang ada, diataranya adalah :

1. Andersen Consulting :

CRM adalah pendekatan oleh perusahaan untuk mengidentifikasi, menarik, memperoleh dan
mempertahankan melalui rangkaian terpadu kemampuan.
2. Carlson Marketing :

CRM adalah strategi bisnis yang pro-aktif membangun bias atau preferensi untuk suatu
organisasi dengan individu karyawan, saluran dan pelanggan sehingga meningkatkan daya
ingatan dan peningkatan kinerja.

3. PriceWaterhouse Cooper :

CRM adalah sebuah perjalanan yang strategis, proses, organisasi dan teknis perubahan
dimana perusahaan berusaha untuk lebih baik dan mengelola perusahaan sekitar perilaku
pelanggan. Entails yang mendapatkan pengetahuan tentang pelanggan dan deploying
informasi ini pada setiap touchpoint untuk mencapai peningkatan pendapatan dan efisiensi
operasional.

4. Frederic Newell :

CRM merupakan proses memodifikasi perilaku pelanggan dari waktu ke waktu dan belajar
dari setiap interaksi, mengubah perawatan pelanggan, dan memperkuat ikatan antara
pelanggan dan perusahaan.

Gambar 3. Proses Bisnis CRM (Joko Nurjadi, 2008)

Operasional CRM

Karena kekuatan utama dari CRM adalah database dari kostumer, maka yang paling
bertanggung jawab dalam penyediaan data ini tak lain adalah front office, yaitu tak lain
adalah sales, marketing, dan juga tak ketinggalan service. Setiap interkasi dengan kostumer
akan dicatat dan masuk dalam sistem kontak history kostumer. Jika memang dibutuhkan data
ini akan bisa diolah kembali untuk kepentingan perusahaan. Salah satu kelebihan yang
diperoleh dari kontak history kostumer adalah kostumer dapat berinteraksi dengan berbagai
macam contact channel di dalam perusahaan dari waktu ke waktu tanpa harus menjelaskan
pada para officer komplain apa saja yang telah mereka hadapi terdahulu.

Yang perlu diperhatikan dalam CRM

CRM adalah sebuah sistem yang berbasis akan database kostumer, informasi dari kostumer
akan dengan segera diekstrak demi kepentingan perusahaan. Dalam proses pengumpulan data
sebagai bagian dari solusi CRM, sebuah perusahaan harus mengingat bahwa privasi costumer
dan kemanan data harus menjadi prioritas utama. Beberapa penerap CRM yang baik malah
tidak memperbolehkan data kostumernya di-share atau diakses oleh pihak ketiga. Dalam hal
ini mereka telah melakukan hal yang benar. Yaitu perlindungan terhadap data dan privasi
kostumer.

Teknologi pendukung CRM

 Costumer Database

Sebuah sistem tak akan pernah berjalan dengan baik tanpa adanya database. Begitu pula
dengan CRM ini. Yang menjadi tulang punggung dari sistem ini tak lain dan tak bukan
adalah database dari kostumer. Informasi yang diperoleh dari konsumen baik berupa interaksi
dengan perusahaan dan prospek kedepannya akan sangat berharga, termasuk juga informasi
yang diperoleh dari order kostumer, informasi tentang support yang diberikan, request
kostumer, complain, interview dan survey yang telah diberikan. Bagi sistem CRM kesemua
hal itu adalah input yang sangat berharga bagi perusahaan.
  Costumer Intelligence

Costumer intelligence adalah sebuah upaya untuk mengkotak-kotakkan kostumer sesuai

dengan needs dan kebutuhannya masing-masing. Tentu saja hal ini bisa dilakukan dengan
bantuan software atau manual manusia. Setelah ia dikotak-kotakkan kita akan dengan mudah
memasukkan kostumer itu kedalam permainan strategi bisnis perusahaan. Contohnya adalah
pembagian kostumer potensial, kostumer biasa, dan kostumer tak potensial. Ini akan
memudahkan kita untuk mengetahui apakah kostumer itu cukup puas atau tidak.

 Costumer Capacity and Competency Development

Tujuan utama dari teknologi pendukung ini adalah continous improvement yang
memungkinkan perusahaan berada sedikit lebih dekat dengan apa yang dimaui oleh
kostumer. Sistem yang kompleks memang dibutuhkan untuk mencapai hal ini, tapi bukan
hanya itu saja, praktek langsung jauh lebih powerful untuk mencapai level kepuasan
pelanggan yang diinginkan, kombinasi sempurna dari manusia dan teknologi akan
menghasilkansalah satu core competencies yang memungkinkan perusahaan terus berada di
depan dalam kompetisi CRM. Kesuksesan dalam memilih tools, teknologi, dan praktek
langsung akan kemudian ditiru oleh perusahaan yang lain ketika kombinasi itu terbukti
sukses. Hal ini akan menyebabkan perusahaan kita menjadi market leader dalam CRM. Tentu
saja market leader tak kan dapat dipertahankan lama bila tak ada perubahan dinamis didalam
perusahaan yang disesuaikan dengan pergerakan keinginan kostumer.

 Operasional CRM

Karena kekuatan utama dari CRM adalah database dari kostumer, maka yang paling
bertanggung jawab dalam penyediaan data ini tak lain adalah front office, yaitu tak lain
adalah sales, marketing, dan juga tak ketinggalan service. Setiap interkasi dengan kostumer
akan dicatat dan masuk dalam sistem kontak history kostumer. Jika memang dibutuhkan data
ini akan bisa diolah kembali untuk kepentingan perusahaan. Salah satu kelebihan yang
diperoleh dari kontak history kostumer adalah kostumer dapat berinteraksi dengan berbagai
macam contact channel di dalam perusahaan dari waktu ke waktu tanpa harus menjelaskan
pada para officer komplain apa saja yang telah mereka hadapi terdahulu.

Tujuan dan manfaat penerapan ketiga aplikasi bisnis tersebut adalah

 Meningkatkan kualitas produk dan layanan

 Mempercepat dan mengefektifkan proses bisnis perusahaan
 Meningkatkan pemahaman atas kebutuhan konsumen sehingga dapat diperoleh
gambaran profil konsumen secara umum agar dapat ditentukan sasaran yang menjadi
prioritas dalam pengembangan infrastruktur jaringan dan jenis layanan yang diberikan
 Meningkatkan efektifitas dan efisiensi dalam pengelolaan sumberdaya yang dimiliki
oleh perusahaan sehingga diharapkan akan dapat meningkatkan kinerja manajemen
secara menyeluruh.
 Meningkatkan produktifitas dan kualitas SDM.

Keuntungan Penggunaan CRM

Keuntungan dari penggunaan CRM adalah servis yang lebih cepat, mengurangi harga,
memperbesar keuntungan, mempunyai rasa memiliki, meningkatkan koordinasi tim, tingkat
kepuasan pelanggan menjadi lebih tinggi, meningkatkan loyalitas pelanggan. (Widjaja, 2000)
 BAB III

PENUTUP

Penerapan sistem ERP memang melibatkan banyak pihak, baik internal perusahaan (seperti
departemen logistik, penjualan, keuangan dan TI) maupun mitra usaha seperti logistic
provider, perusahaan transportasi, distributor, key account dan pihak lainnya.

Bila aplikasi ERP yang ada tidak cukup untuk mengantisipasi demand yang cepat berubah,
harus ditunjang dengan fungsi SCM sebagai tool yang tepat untuk memperoleh gambaran
menyeluruh mengenai jaringan rantai pasokan .

Aplikasi ERP, SCM, dan CRM pada dasarnya bekerja berdasarkan proses yang berkaitan
dengan mekanisme penciptaan informasi dan penyeberannya ke berbagai entiti organisasi
yang membutuhkannya. Di bagian muka (front office) yang berhadapan langsung dengan
pelanggan, terdapat aplikasi CRM yang bertujuan agar perusahaan dapat menjalin
relasi/hubungan intim dengan customer-nya, sehingga yang bersangkutan akan menjadi
pelanggan yang loyal.

Sementara itu, berdasarkan kebutuhan pelanggan tersebutlah maka perusahaan harus

menerapkan konsep ERP, yang pada dasarnya, memberikan keleluasaan kepada perusahaan
untuk dapat melakukan pengelolaan terhadap seluruh sumber daya yang dimilikinya agar
efektif, efisien, dan terkontrol secara menyeluruh (holistik) dan terintegrasi (berbasis proses
dan lintas fungsi).

Antara ERP dan SCM memang terdapat keterkaitan antara lain dengan cara mengaplikasi
electronic-Supply Chain Management (e-SCM) yang berjalan paralel dengan ERP sehingga
dihasilkan beberapa keuntungan pada saat yang bersamaan , efisiensi, penghematan biaya dan
hubungan mitra yang lebih kuat serta transaksi akan bisa dilakukan secara online dan real
time serta terhubung dengan distributor melalui web .
 DAFTAR PUSTAKA

1. Malthouse, Edward C; Bobby J Calder (2005). “Relationship Branding and CRM”. in

Alice Tybout and Tim Calkins. Kellogg on Branding. Wiley. pp. 150–168.

2. Rigby, Darrell K.; Frederick F. Reichheld, Phil Schefter (2002). “Avoid the four
perils of CRM”. Harvard Business Review80 (2): 101–109.

3. Paul H. Selden (April/May 1996). “SFA Myths Abound“. Sales and Marketing
Strategies & News6 (3): 51 and 53.

4. Paul H. Selden (November 2000). “The Power of Quality Thinking In Sales and
Management“. Quality Progress: 58-64.

5. Bligh, Philip; Douglas Turk (2004). CRM unplugged – releasing CRM’s strategic
value. Hoboken: John Wiley & Sons. ISBN 0-471-48304-4.

6. Paul H. Selden (1997). Sales Process Engineering: A Personal Workshop.

Milwaukee, WI: ASQ Quality Press. p. 23.

7. http://suhendi.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/29/peran-enterprise-resource-
planning-erp-dalam-meningkatkan-kinerja-perusahaan/

8. http://pembodohanbumi.blog.friendster.com/

9. http://tsavo4.blogspot.com/2008/09/penerapan-erp-di-pln.html

10. http://vitoasse.blogspot.com/2008/05/e-procurement-pada-perusahaan-pt-
garuda_4985.html

11. http://blog.trisakti.ac.id/riki/2010/03/12/strategi-meningkatkan-persaingan-bisnis-
perusahaan-dengan-penerapan-e-commerce/

12. http://blog.unila.ac.id/khairiah/files/2009/06/peranan-supply-chain-management.doc