LAPORAN

PRAKTEK KERJA LAPANGAN

PROSES PENGELOLAAN SURAT MASUK & SURAT KELUAR

DI DEPARTEMEN HRBP PRODUKSI BIDANG HRBP PRODUKSI 1
DIVISI PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA (HANGAR
ROTARY WING)
PT. DIRGANTARA INDONESIA (Persero)
JL. PAJAJARAN NO.154 KOTA BANDUNG

Di susun untuk memenuhi

Sebagian dari Tugas Praktek Kerja Lapangan
Dan Persyaratan Mengikuti Uji Kompetensi
Pada SMK Negeri 3 Cimahi

DISUSUN OLEH
:
Nama : HASNA NUR SYAHRIN
Nomor Induk Siswa : 116007054
Program Studi Keahlian : Administrasi Perkantoran

PEMERINTAH PROVINSI JAWA BARAT

DINAS PENDIDIKAN PEMUDA DAN OLAHRAGA
SMK NEGERI 3 CIMAHI
2018/2019
 LEMBAR PENGESAHAN INDUSTRI

Telah disetujui dan disahkan oleh

PT. DIRGANTARA INDONESIA (IAe)

Bandung, September 2018

PROSES PENGELOLAAN SURAT MASUK & SURAT KELUAR

DI DEPARTEMEN HRBP PRODUKSI BIDANG HRBP
PRODUKSI 1 DIVISI PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA
(HANGAR ROTARY WING)
PT. DIRGANTARA INDONESIA (Persero)
JL. PAJAJARAN NO.154 KOTA BANDUNG

Menyetujui :

Pembimbing Atasan Pembimbing

Rita Rosita W Wildan Arip Prianto

NIK.870093 NIK. 140270

Mengetahui :

Manager Pendidikan Dan Pelatihan

Dipl. Ing. Imam Suwarto, MSAe.

NIK. 822811
 MENYETUJUI/MENGESAHKAN
LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN

PROSES PENGARSIPAN DOKUMEN DI DIREKTORAT PRODUKSI

DIVISI PERAKITAN AKHIR & PUSAT DELIVERI - HRBP PRODUKSI 1
(HANGAR ROTARY WING)
PT. DIRGANTARA INDONESIA (Persero)
JL. PAJAJARAN NO.154, KOTA BANDUNG

Laporan ini telah di setujui oleh:

Ketua Program Studi Pembimbing

Martha Rosmawati, S.Pd.,M.Pd Sarip Hidayat, S.Pd., M.Pd

NIP.19660407199702002 NIP: 19732032007011011

Mengetahui/Menyetujui
Kepala SMK Negeri 3 Cimahi

Drs. Mulyono, M,Pd

NIP. 19600908 1985031019
 KATA PENGANTAR

Assalamualaikum Wr. Wb

Puji dan syukur penulis senantiasa panjatkan kehadirat Allah Subhanahu

WaTa’Ala yang telah melimpahkan rahmat, taufik dan hidayahnya sehingga saya
mampu melaksanakan PRAKERIN serta dapat menyusun laporan.
Laporan ini disusun berdasarkan pengalaman saya pada saat di Industri
yakni di PT. Dirgantara Indonesia Jl. Pajajaran No. 154 Cicendo, Husen
Sastranegara Bandung dan disusun untuk memberi bukti kepada pihak sekolah
maupun pihak Industri atas kegiatan saya selama melakukan prakerin.
Terlaksananya kegiatan prakerin ini tidak lepas dari peran serta semua
pihak, baik pihak Sekolah maupun pihak Industri sehingga kegiatan ini berjalan
dengan lancar. Atas selesai dan terlaksananya kegiatan ini, saya banyak
mengucapkan terima kasih kepada :
Bapak Drs. Mulyono. MPd selaku Kepala SMK Negeri 3 Cimahi
Ibu Martha Rosmawati, S.Pd. M.Pd selaku Ketua Program Studi Keahlian
Administrasi Perkantoran
Bapak Sarip Hidayat, S.Pd., M.Pd, selaku Pembimbing Prakerin dari SMK
Negeri 3 Cimahi
Ibu Illa selaku koordinator Praktik di PT. Dirgantara Indonesia
Bapak Wildan selaku atasan pembimbing
Ibu Rita Rosita selaku pembimbing di PT. Dirgantara Indonesia
Bapak Dede Sukarman, Ibu Emma, Ibu Yani, Ibu Masni, Ibu Irma dan seluruh
Staff HRBP Produksi 1
Orang tua yang telah memberi motivasi baik moral maupun materil dan semua
pihak yang telah banyak membantu penyelesaian laporan ini.
Semoga segala kebaikan yang diterima penulis menjadi amal baik dan mendapat
pahala yang sepadan dari Allah SWT.
 Didalam Laporan Praktik Kerja Industri ini tentunya penulis sadar bahwa
laporan ini jauh dari kata sempurna, maka dengan kerendahan hati dan demi
kesempurnaan laporan ini, dimohon kritik dan saran demi kesempurnaan yang di
harapkan dari laporan ini, dan akhir kata semoga laporan ini dapat menjadi bukti
tertulis selama kegiatan prakerin dan dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.

Bandung, September 2018

Penyusun
DAFTAR ISI
DAFTAR TABEL
DAFTAR GAMBAR
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Praktik kerja lapangan/Praktik kerja produktif merupakan salah satu

kegiatan kurikuler yang wajib diikuti oleh para siswa Sekolah Menengah Kejuruan
(SMK) Negeri 3 Cimahi, bobotnya sama dengan kegiatan belajar atau pendidikan
dan latihan di sekolah.
Pengisian jurnal dan penyusunan laporan kegiatan praktik kerja merupakan bukti
fisik bahwa seorang siswa telah melaksanakan praktik kerja.
Pola pendidikan sistem ganda (PSG) yang salah satu komponennya adalah
praktik kerja lapangan yang bertujuan untuk menyiapkan lulusan SMK Negeri 3
Cimahi yang terampil, handal, inovatif, mandiri dan produktif.
Untuk itu, para siswa, guru pembimbing dari sekolah maupun dunia usaha/industri
dipandang perlu memiliki atau mempunyai pedoman yang sama dalam pengisian
dan penyusunan laporan.
Pelaksanaan Praktik Kerja dalam rangka PSG didasarkan pada ketentuan-ketentuan
yang tertuang dalam :
a. Keputusan Mendiknas RI Nomor 22 tahun 2006 tentang “Pedoman
Penyusunan Standar Pelayanan Minimal Penyelenggaraan Sekolah”
b. Undang-Undang RI Nomor 20 Tahun 2003 tentang “Sistem Pendidikan
Nasional”
c. Peraturan Pemerintah RI Nomor 19 Tahun 2005 tentang “Standar Nasional
Pendidikan”
d. Keputusan Mendiknas RI Nomor 22 Tahun 2006 tentang “ Standar Isi”
e. Keputusan Mendiknas RI Nomor 23 Tahun 2006 tentang “ Standar Kompetensi
Kelulusan “
f. Permendikbud No.60 Tahun 2014 Lamp.1Aiiib,i-1
g. Permendikbud No.60 Tahun 2014 Lamp.IIIC.7
h. Permendikbud No.60 Tahun 2014 Pasal 13
i. Panduan Nilai PKL (Dirjen PMK,Desember 2015:Bab III halaman 45 : Penilaian
PKL)
1.2 Tujuan Prakerin
Tujuan Praktek Kerja Industri adalah sebagai berikut :
1. Untuk memenuhi persyaratan dalam mengikuti kenaikan kelas dan Ujian
Nasional.
2. Untuk menambah wawasan di bidang Administrasi Perkantoran baik
pengetahuan , keterampilan, sikap dari para sswa dan siswi lulusan program
keahlian Administrasi Perkantoran.
3. Memberikan pengakuan dan penghargaan terhadap pengalaman kerja
sebagai bagian dari proses pendidikan.
4. Untuk melatih diri agar menjadi seorang yang terampil dan sebagai motivasi
untuk mencapai keberhasilan.
5. Memberikan bekal hidup bagi anak didik untuk dikembangkan secara
berkelanjutan.
1.3 Tujuan Pembuatan Karya Tulis
Tujuan pembuatan karya tulis ini adalah sebagai berikut :
1. Sebagai salah satu kewajiban sebagai siswa SMK Negeri 3 Cimahi
2. Memenuhi salah satu tugas sekolah.
3. Sebagai bukti bahwa penulis sudah selesai melaksanakan praktik kerja
industri.
4. Melatih siswa agar menjadi aktif dan kreatif dalam mengembangkan analisa
yang berbentuk karya tulis.
5. Untuk memenuhi tugas yang diberikan oleh pihak jurusan.
6. Untuk memenuhi persyaratan unguk bisa mengikuti Ujian Kompetensi
dan Ujian Kelulusan
 BAB II
URAIAN UMUM

2.1 Sejarah Perusahaan PT Dirgantara Indonesia (Persero)

PT.Dirgantara Indonesia merupakan salah satu perusahaan yang bergerak di
bidang kedirgantaraan di Asia yang berpengalaman serta berkompetensi dalam
rancang bangun, Pengembangan dan manufacturing aerospace khususnya.
Perusahaan yang sebenarnya sudah ada sejak sebelum kemerdekaan Indonesia ini
telah mengalami tahap-tahap periode perkembangan secara kronologis sejarah
dapat digambarkan sebagai berikut.
Pada era colonial pemerintah belanda awalnya tidak memiliki program
manufaktur pesawat di Indonesia. Mereka hanya memiliki serangkaian aktifitas
terkait dengan lisensi seta evaluasi soal teknis dan safety pesawat yang sedang
beroprasi di kawasan Indonesia. Sekitar tahun 1914 Pemerintah era Hindia Belanda
memiliki inisiatif membuat dan mendirikan Flight Test Section dilapang udara yang
ada di daerah Surabaya untuk menguji kelayakan performa penerbangan di
Indonesia. Kemudian tahun 1922, pemuda-pemuda Indonesia sudah mulai ikut
terlibat dalam aktifitas modifikasi sebuah pesawat terbang yang terletak disalah satu
bengkel 2 warga Belanda yang bernama LW.Walraven di Cikapundung Bandung,
dan pada tahun 1930 dibentuklah Aircraft Production Section yang pada saat itu
mulai merakit pesawat Canadian AVRO-AL. Dan yang menarik salah satu bagian
badan pesawatnya menggunakan kayu lokal Indonesia. Seiring berjalannya waktu
perakitan pesawat ini dipindahkan ke lapangan udara Husein Sastranegara.
Sekitar tahun 1937, ada 2 orang Belanda sekaligus pemilik bengkel pesawat
pada waktu itu yakni LW.Walreven dan MV.Patist untuk pertamakalinya
merancang tipe PK.KKH yaitu sebuah pesawat kecil yang ditujukan untuk
menerbangkannya sendiri dari Belanda ke Cina. Selama perjalanan usahanya
membangun PK.KKH, LW.Walreven dan MV,Patist mengumpulkan tim yang
diantaranya terdiri dari pemuda Indonesia dibawah tutor tossin untuk merakit
pesawat tersebut di bengkel yang terletak di kawasan Kebon kawung Bandung.
 Pada awal kemerdekaan Indonesia, pemerintah Indonesia menyadari
pentingnya transpostasi udara untuk keperluan pemerintah dan digunakan untuk
perkembangan ekonomi dan pertahanan nasional sebagai akibat dari sebuah situasi
Indonesia merupakan Negara Maritime. Pada tahun 1946 dibentuk biro
perencanaan dan konstruksi yang dibentuk oleh TRI-Udara (Sekarang TNI AU).
Dan anggotanya terdiri dari bengkel khusus yaang berada di wilayah Magelang
Jawa Timur.
Didalam bengkel tersebut menghasilkan pesawat Laying NWG-1 yang pada
pembuatannya juga melibatkan Tossin,Ahmad dan pemuda-pemuda Indonesia 3
lainnya. Pada tahun1948 bengkel ini juga menghasilkan pesawat WEL X yang di
desain oleh Weweko Supono. Pada periode yang sama pula Nurtanio
mengembangkan klub-klub Aeromodellingdan terhenti karena adanya
pemberontakan Madiun dan Agresi Militer Belanda 1 dan 2.
Pada saat Indonesia akhirnya disahkan oleh PBB , kegiatan klub-klub
Aeromedelling kembali berlangsung dilapangan udara Husein Sastranegara dan
pada tahun 1953 aktifitas klub-klub ini disatukan dalam wadah organisasi bernama
seksi percobaan dan beranggotakan 15 orang dan dibawah supervise komando
depot perawatan teknik udara dengan Mayor Nurtanio Pringgoasidurjo sebagai
pemimpinnya.
Sejarah mencatat pada tanggal 1 Agustus 1945, seksi percobaan berhasil
menerbangkan pesawat kecil yang diberi nama “si kumbang” yang merupakan hasil
desain Nurtanio. Pada tanggal 24 April 1957, seksi ini dirombak menjadi organisasi
yang lebih besar dan disebut Sub Depot Penyelidikan, percobaan, pembuatan yang
pada tahun 1958 menghasilkan pesawat lain “Belalang 89” dan “Belalang 90”.
Di tahun yang sama Sub Depot Penyelidikan juga telah menghasilkan pesawat
“Kumbang 25” pada tahun 1960-1964, Nurtanio dan tiga orang kolega lainnya
dikirim Indonesia ke FEATI (Far Easten Air Trasnport Incorporate) di Filiphina
untuk menambah Pengetahuan Aeronautical dan sekembalinya dari studi mereka
melanjutkan di LAPIP (Lembaga Persiapan Industeri Penerbangan) yang didirikan
4 pada 16 Desember 1961 yang di pimpin Nurtanio untuk tujuan mempersiapkan
industri penerbangan yang berkompetensi di bidangnya
 Pada tahun 1965 sebagai kelanjutan dari LPIP maka didirikanlah
KOPELATIP (Komando Pelaksana Industeri Pesawat Terbang) untuk TNI AU dan
PN. Industri pesawat terbang berdikari (dibawah asuhan pertamina) melalui dekrit
presiden. Pada tahun 1966 Nurtanio merupakan bapak penerbangan Indonesia
meninggal dunia, kemudian pemerintah menggabungkan KOPELATIP dan PUN
menjadi LINPUR (Lembaga Industeri Penerbangan Nurtanio) sebagai upaya
menghormati pelopor Bapak Peberbangan Indonesia yaitu Nurtanio.
Dalam tahun yang sama,melalui perantara Adam Malik yang pada saat itu
menjabat sebagai Menteri Luar Negeri Indonesia, mengaja B.J Habibie yang ketika
itu bekerja di perusahaan dirgantara (Masserschimiit Blokow Blohm) di Jerman
setelah lulus di Aechen Technical High Learning pada fakultas Aircraft
Constraction diminta untuk berkontribusi membangun industri penerbangan
Indonesia, yang pada saat itu B.J Habibie ditunjuk Soeharto sebagai penasihat
dalam bidang teknologi dan melahirkan badan ATTP (Advanced Technolody &
Teknologi Penerbangan Pertamina) dengan tujuan agar mendapatkan lisensi
industri pesawat terbang dari luar negeri, pada akhirnya bulan September 1974
ATTP berhasil menandatangani perjanjian bersama lisensi dengan MBB (Jerman)
dan CASA (Spanyol) untuk memproduksi Helicopter tipe BO-105 dan pesawat
sayap tipe NC-212.
Dalam rangka program PELITA (Pembangunan Lima Tahun) VI oleh
presiden Soeharto pada tanggal 5 April 1976 dimulailah proses penggabungan
ATTP dengan LIPNNUR menjadi PT. Industri Pesawat Terbang Nurtanio yang
dilanjutkan dengan pembuatan akta notaris no.15 di Jakarta yang mengesahkan B.J
Habibie sebagai presiden direktur. Pada saat itu karyawan yang dimiliki bwejumlah
860 orang eks LIPNUR dan PERTAMINA(ATTP) dengan jumlah insinyur 17
orang.
Industri Dirgantara yang baru lahir ini telah mengembangkan konsep alih
atau transformasi teknologi dan Industeri progesif dengan Filosofi “BERMULA DI
AKHIR DAN BERAKHIR DI AWAL”. Falsafah yang menyerap teknologi maju
ini berpihak pada kebutuhan objektif Indonesia. Program pertama yang dijalankan
adalah produksi NC-212 dibawah lisensi CASA Spanyol dan Helicopter NBO-105
dibawah lisensi MBB Jerman.
Tidak terlepas dari sejarah pada tanggal 17 Oktober 1979 ketika
PT.Nurtanio bekerja sama dengan CASA Spanyol mendirikan usaha patungan
dengan modal 50%-50% yang diberi nama Aircraft Technology Industry. Yang
berkedudukan di Madrid. Program yang dijalankan dari usaha bersama ini rancang
bangun dan produksi bersama pesawat komputer serbaguna CN-235 yang pada saat
ini telah terbang sekitar 250 pesawat di puluhan negara pemakainya, antara lain :
Turki 52 pesawat,Korea Selatan 20 pesawat dan Malaysia 8 pesawat, dan
diperhitungkan akan terus bertambah dengan jumlah Negara pemakainya.
Sejarah mencatat pada tanggal 17 April 1986, terjadi perubahan besar yaitu
PT.Industri Pesawat Terbang Nurtanio berubah menjadi PT.Industri Pesawat
Terbang Nusantara (IPTN) berdasarkan keputusan presiden no.05 tahun 1986.
Menyusul dengan diresmikannya kawasan produksi II dan IV. Ditahun yang sama
pada tanggal 08 Agustus 1986 PT.IPTN menandatangani MOU dengan general
dynamic terkait memproduksi komponen pesawat tempur berdasarkan off set 35%
dari total pembelian 12 pesawat tempur F16 oleh Indonesia.
Kemudian ditahun selanjutnya, 10 November 1994 pesawat hasil karya
anak Negeri Indonesia N-250 diluncurkan (roll-out), yang kemudian diberi nama
Gatot Kaca yang cukup fenomenal. Dan telah beberapa kali mengikuti pameran
Airshow diantaranya yang diselanggarakan di Prancis yang pada saat itu sekaligus
perjalanan ekspedisi N-250 dari Bandung ke Paris untuk pertama kalinya.
Terlepas dari perjalanan PT.IPTN dalam menghadapi krisis nasional pada tahun
1997. Akhirnya PT.IPTN merubah namanya menjadi PT.DI (Dirgantara Indonesia)
pada tanggal 23 Agustus 2000 sekalligus memperluas cakupan bisnis di bidang
kedirgantaraan. Yang pada tahun selanjutnya telah membukukan keuntungan
sebesar Rp.11,26 Miliyar. Pada saat itu jumlah karyawan yang tersisa 10.000 orang,
hal ini tidak lain diakibatkan dengan situasi yang tidak mementu akibat krisis
reformasi 1988. Dengan penuh pertimbangan maka perlu diadakannya
restrukturisasi, dan langkah awal yang diambil adalah “Perumahan” terhadap
seluruh karyawan yang diberlakukan sejak tahun 2003.
 Dan hingga saat ini jumlah karyawan yang ada sekitar 3200 karyawan tetam
dan 600 karyawan kontrak. Ditengah konflik dan persoalan yang dihadapi
PT.Dirgantara Indonesia telah berjuang dan beerkontribusi kepada bangsa dan
Negara Indonesia. Tidak hanya di bidang pesawat terbang saja tetapi juga dibidang
lainnya seperti teknologi informasi, telekomunikasi, otomotif, maritime, militer,
otomatis dan control, minyak dan gas, turbin industri, teknologi simulasi dan
eginneering service. Maka dari itu PT Dirgantara indonesia tidak akan tenggelam
dari sejarah bangsa ini.

2.1.1 PROFIL PT DIRGANTARA INDONESIA

1. Visi dan Misi
Visi :
Menjadi perusahaan kelas dunia dalam bidang industeri Dirgantara yang
berbasis pada penguasaan teknologi tinggi dan mampu bersaing dalam
pasar global, dengan mengandalkan keunggulan biaya.
Misi:
1. Menjalankan usaha dan selalu berorientasi pada aspek bisnis dan
komersil, dan dapat menghasilkan produk serta jasa yang memiliki
keunggulan biaya.
2. Sebagai pusat keunggulan di bidang industeri kedirgantaraan, terutama
dalam rekayasa, rancang bangun, manufaktur produksi dan pemeliharaan
untuk aplikasi di luar industeri global yang berkompeten untuk bersaing
dan melakukan aliansi strategis dengan industeri dirgantara kelas dunia
lainnya.
3. Menjadikan perusahaan sebagai pemain kelas dunia di industri global
yang mampu bersaing dan melakukan aliansi strategis dengan industri
dirgantara kelas lainnya.
2.2 LOGO dan MAKNA LOGO PT. DIRGANTARA INDONESIA

Sumber : Arsip PT.Dirgantara Indonesia tahun 2000

Logo tersebut mengandung makna sebagai berikut :

1. Warna biru angkasa melambangkan langit tempat pesawat terbang.
2. Sayap pesawat terbang sebanyak 3 buah, melambangkan fase PT Dirgantara,
yaitu :
a. PT. Industri Pesawat Terbang Nurtanio
b. PT. Industri Pesawat Terbang Nusantara
c. PT. Dirgantara Indonesia
3. Pada ukuran pesawat terbang yang semakin membesar melambangkan
keinginan PT. Dirgantara Indonesia untuk menjadi perusahaan Dirgantara yang
semakin membesar disetiap fasenya.
4. Lingkaran melambangkan bola dunia dimana PT. Dirgantara Indonesia ingin
menjadi perusahaan kelas Dunia.

2.3. Lokasi Praktek Kerja Industri

Pada kegiatan praktek kerja lapangan ini yang dilakukan pada bagian HRBP
Produksi(Rotary Wing-Direktorat Produksi) yang beralamatkan di Jl. Pajajaran
No.154 Bandung 410174. Telepon (022)6040606,6031717. Fax : 022-6033912.
Website dan Email : www.Indonesia-aerospace.com dan
customer_acs@indonesiaaerospace.com
 2.4 RUANG LINGKUP UNIT KERJA
2.4.1. Struktur Organisasi PT.Dirgantara Indonesia(Persero)

Direktur Utama

Asisten Sekretaris Perusahaan Satuan Pengawasan

Unit Bisnis Stretegis
Intern
Aircrafs Services
Direktur Utama
Bidang Hubungan
Pemerintah
Divisi Pemasarann &
Divisi Perencanaan Penjualan Aircraft
Perusahaan Divisi pengamanan
Services

Divisi Perawatan &

Modifikasi
DIREKTORAT KEUANGAN DIREKTORAT UMUM &
SDM
Divisi Manajemen Logistik
Aircraft Service
Divisi Keuangan Perusahaan Divisi Pengembangan
SDM
Divisi Keuangan & Adm
Aircraft Services
Divisi Perbendaharaan Divisi Adm SDM

Divisi Pengadaan Umum

Divisi Akuntansi & Jasa Fasilitas

Divisi Teknologi
Informasi

DIREKTORAT NIAGA & DIREKTORAT TEKNOLOGI & DIREKTORAT PRODUKSI

RESTRUKTURISASI PENGEMBANGAN

Divisi Jaminan Mutu

Divisi Manajemen Program
Divisi Pengembangan
Usaha Divisi Rekayasa
Divisi Pusat Teknologi
Manufaktur
Divisi Pemasaran
Divisi pusat rancang Bangun Divisi Manajemen
Program & Perencanaan
Divisi Penjualan
Divisi Pusat Uji Terbang Divisi Pengadaan &
Logistik
Divisi Restrukturisasi
Divisi Sertifikasi & Kelangsungan Divisi Detail Part
Laik Udara Manufacturing

Divisi Komponen &

Perakitan

Divisi Perakitan Akhir &

Pusat Deliveri
2.4.2 Struktur Organisasi Divisi Sumber Daya Manusia
2.5 Ruang Lingkup Unit Kerja

Ruang lingkup unit kerja adalah suatu lingkungan kerja, tempat

melaksanakan segaala aktfitas pekerjaan yang berada pada satuan (regu) kerja.

2.5.1 Disiplin Kerja

Kedisiplinan merupakan fungsi operasional manajemen sumber daya
manusia yang terpenting karena semakin baik disiplin kerja pegawai, semakin baik
kinerja yang dapat dicapai.Tanpa disiplin yang baik, sulit bagi organisasi untuk
mencapai hasil yang optimal.Kedisiplinan merupakan faktor yang utama yang
diperlukan sebagai alat peringatan terhadap pegawai yang tidak mau berubah sifat
dan perilakunya.Sehingga seorang pegawai dikatakan memiliki disiplin yang baik
jika pegawai tersebut memiliki rasa tanggung jawab terhadap tugas yang diberikan
kepadanya.
2.5.1.1 Pengertian Disiplin Kerja menurut para ahli :

Menurut Sastrohadiwiryo (2001:291). Disiplin Kerja adalah “Suatu sikap

menghormati, menghargai, patuh dan taat terhadap peraturan peraturan yang
berlaku, baik yang tertulis maupun tidak tertulis serta sanggup menjalankannya dan
tidak mengelak menerima sanksi sanksinya apabila ia melanggar tugas dan
wewenang yang diberikan kepadanya

Menurut Hasibuan (2006:444) .Disiplin kerja adalah kesadaran dan kerelaan

seseorang dalam menaati semua peraturan perusahaan dan norma - norma sosial
yang berlaku

Sedangkan Menurut Rivai (2011:825) . Disiplin kerja adalah suatu alat yang
dipergunakan para manajer untuk berkomunikasi dengan karyawan agar mereka
bersedia untuk mengubah suatu perilaku serta sebagai suatu upaya untuk
meningkatkan kesadaran dan kesediaan seorang dalam memenuhi segala peraturan
perusahaan.
Berikut ini adalah disiplin kerja pegawai di PT. Dirgantara Indonesia :

1. Jumlah hari kerja perusahaan adalah 5 (lima) hari dalam 1 (satu) minggu yaitu
hari Senin sampai dengan Jum’at
2. Karyawan wajib menggunakan ID card, apabila ID card tertinggal, karyawan
wajib menulis surat keterangan bahwa karyawan tersebut tidak membawa ID
card
3. Mentaati ketentuan jam kerja yang berlaku di perusahaan. Apabila karyawan
tidak mentaati ketentuan jam kerja, makasa karyawan harus bersedia dia beri
sanksi seperti pemotongan gaji.
4. Jam kerja karyawan hari Senin sampai dengan kamis pukul 07.30 WIB sampai
dengan 16.30 WIB. Hari Jum’at pukul 07.20 WIB sampai dengan 17.00 WIB.
Setiap karyawan yang terlambat masuk kerja atau terlambat kembali ke tempat
kerja, maka akan diberi sanksi pemotongan gaji yang dihitung permenit,
5. Isitirahat hari Senin sampai dengan Kamis selama 60 (enam puluh)menit, yang
dilaksanakan pada waktu antara pukul 11.20 sampai dengan 12.30. Sedangkan
waktu istirahat hari Jum’at selama 90 (sembilan puluh) menit yang dilaksanakan
dari pukul 11.30 WIB sampai dengan 13.00 WIB.
6. Pakaian yang digunakan oleh pegawai adalah memakai atau menggunakan
perlengkapan atau pakaian kerja sesuai dengan lingkungan kerjanya.
7. Melaksanakan tugas kedinasan dengan kedisiplinan dan bertanggung jawab.

Beberapa sanksi yang harus diterima karyawan apabila melanggar aturan

adalah sebagai berikut :

1. Karyawan yang meninggalkan tempat kerja tanpa ijin yang sah dari atasan pada
jam kerja akan di jatuhi sanksi Peringatan Lisan 1 (satu)
2. Ketinggalan ID Card sebanyak 4 (empat) kali dalam waktu 1 (satu) bulan akan
dijatuhi sanksi Peringatan Lisan 1 (satu)
3. Karyawan yang tidak menunjukan kesungguhan bekeja tanpa alasan yang jelas
akan di jatuhi sanksi Peringatan Lisan 2 (dua)
4. Karyawan yang mankir selama 2 (dua) hari kerja berturut-turut atau 4 (empat)
hari kerja tidak berturut-turut akan di jatuhi sanksi Peringatan Tertulis 1 (Satu)
5. Karyawan yang menolak untuk dimutasikan dengan alasan yang tidak dapat
diterima akan di jatuhi sanksi Peringatan Tertulis 1 (satu)
6. Karyawan yang mankir selama 3 (tiga) hari kerja berturut-turut atau 5 (lima) hari
kerja tidak berturut-turut akan di jatuhi sanksi Peringatan Tertulis 2 (dua)
7. Karyawan yang menyalah gunakan waktu bekerja akan di jatuhi sanksi
Peringatan Tertulis 2 (dua)
8. Karyawan mankir selama 4 (empat) hari kerja berturut-turut, atau 6 (enam) hari
bekerja tidak berturut-turut selama 1 (satu) bulan akan dijatuhi sanksi Peringatan
Tertulis 3 (tiga)
9. Karyawan yang bekerja ceroboh, lalai dalam melaksanakan tuga sdan tidak
memiliki rasa tanggung jawab sehingga mengganggu kegiatan operasional dan
mengakibatkan kerugian perusahaan akan dijatuhi sanksi Peringatan Tertulis 3
(tiga)
10. Karyawan yang melakukan perbuatan yang diancam dengan sanksi pemutusan
hubungan kerja akan di akan di jatuhkan sanksi skorsing (penghentian kerja
sementara) karyawan yang memberikan keterangan palsu atau yang dipalsukan
sehingga merugikan perusahaan atau kepentingan Negara, atau menghambat
proses pemeriksaan sehubungan dengan pelanggaran disiplin dan tata tertib
kerja akan dijatuhkan sanksi berupa pemutusan hubungan kerja
 BAB III
URAIAN KHUSUS
3.1 Teori Umum
3.1.1 Pengelolaan
Pengelolaan menurut Poerwadaninta (2006: 88), adalah peroses membantu
merumuskan kebijakan dan tujuan organisasi atau proses yang memberikan
pengaawasan pada semua hal yang terlibat dalam pelaksanaan kebijakan,
kebijaksanaan, dan pencapaian tujuan.
Menurut Ibnu Syamsi (2008: 8), pengelolaan adalah proses, cara, perbuatan,
pengelolaan,yang membantu merumuskan kebijakan dan tujuan organisasi atau
yang memberikan pengawasan suatu halyang terlibat dalam pelaksanaan kegiatan
dan pencapaian tujuan dengan menggunakan tenaga orang lain.
Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (2002:534),
pengelolaan adalah suatu proses yang membantu merumuskan kebijaksanaan dan
tujuan organisasi atau proses yang memberikan pengawasan pada semua hal yang
terlibat dalam pelaksanaan, kebijksanaan, dalam pencapaian tujuan.
3.1.2 Tujuan Pengelolaan Surat
Pengelolaan surat merupakan salah satu kegiatan di bidang administrasi
yang dilaksanakan dalam rangka memberikan pelayanan kepada berbagai unit
organisasi guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Surat dikelola bukan untuk
menjadi beban tambahan bagi sebuah kantor atau organisasi. Dapat dipastikan
bahwa pelaksanaan pengelolaan surat memakan biaya yang mahal, maka petugas
yang menangani harus berhati – hati dalam membandingkan antara manfaat yang
diperoleh dengan biaya yang dikeluarkan unuk mengelola surat. Surat disusun
berdasarkan pertimbangan – pertimbangan yang jelas oleh karena itu, petugas harus
mengetahui tujuan – tujuan yang terkandung dalam kegiatan pengelolaan tersebut.
Menurut sedarmayanti (2003: 83), tujuan pengelolaan surat adalah “ agar surat
dapat sampai kepada pihak yang berkepentingan dengan cepat, tepat, dan aman
serta dengan biaya yang sekecil mungkin sehingga tercapai efesiensi dan
penghematan”
Sehingga dapat dissimpulkan bahwa tujuan pengelolaan surat adlah agara sampai
kepada pihak yang bekerpentingan dengan mudah, dan cepat dengan biaya sekecil
mungkin.
3.1.3. Fungsi Pengelolaan
1. Perencanaan (Planning)
Perencanaan adalah suatu proses dasar untuk menentukan tujuan yang
ingin dicapai.
2. Pengorganisasian (organizing)
Pengorganisasian merupakan hubungan antara skelompok orang yang
bekerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dengan kata
lain pengorganisasian merupakan kegiatan dasar dari manajemen
dilaksanakan untuk mengatur seluruh sumber – sumber yang dibutuhkan
termasuk manusia, sehingga pekerjaan dapat terselesaikan dengan
sukses.
3. Pergerakan (actuating)
Pergerakan merupakan fungsi manajemen yang dilaksanakan melalui
tahap perencanaan (planning) dan perorganisasian (organizing). Sasaran
dari pergerakan adalah untuk mendapatkan ketaatan, kedisiplinan,
kepatuhan, dan kesediaan untuk mengerjakan tugas yang dilimpahkan
kepada seseorang dengan baik, atau untuk membuat seseorang menjadi
pengikut. Sedangkan tujuan dari pergerakan adalah agar menajemen
berhasil mencapai tujuan yang telah ditetapkan secara efektif dan efisien.
4. Pengawasan ( controlling)
Pengawasan dapat diartikan sebagai proses menjamin tujuan – tujuan
organisasi dan manajemen tercapai. Pengawasan merupakan suatu
kegiatan penelitian, penilaian dari pelaksanaan kegiatan yang sedang
atau sudah berjalan untuk mencapai tujuan yang telah di tetapkan.
3.1.3 Surat
3.1.3.1 Pengetikan Surat
Kegiatan kantor selalu membutuhkan surat sebagai alat komunikasi,
walaupun sudah terdapat alat konunikasi lain seperti telepon, radio, televisi.
Menurut Tintin Astini & Aah Johariah (2004:19), surat adalah suatu alat untuk
menyampaikan informasi atau pernyataan secara tertulis yang dibuat oleh seseorang
atau pejabat kepada pihak lain baik atas nama sendiri maupun jabatan dalam
organisasi. Selain pendapat di atas Euis Sumpriana (2004:13) berpendapat bahwa
“surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan pernyataan – pernyataan atau
informasi secara tertulis dan pihak satu kepada pihak lain, baik atas nama sendiri,
meupun atas nama jabatannya dalam sebuah organisasi, instansi ataupun
perusahaan.” Sedangkan pengertian surat menurut pendapat Durotul Yatimah
(2008: 123): “Surat merupakan salah satu sarana komunikasi sacara tertulis untuk
menyampaikan informasi dari satu pihak (orang,instansi, atau organisasi) kepada
pihak lain 9orang,instansi, atau organisasi). Informasi dalam surat dapat berupa
pemberitahuan, pernyataan, laporan, pemikiran, sanggahan, dan sebaginya.”
Jadi bisa di simpulkan dari beberapa pengertian menurut tokoh tersebut, bahwa
surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu
pihak ke pihak lainnya.

3.1.3.2. Fungsi Surat

Surat itu sendiri memiliki fungsi sebagai berikut:
1. Wakil dari pengiriman atau penulisan
2. Bahan pembuktian
3. Pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut
4. Alat pengukur kegiatan organisasi
5. Alat ingat
6. Bukti sejarah atau kegiatan
3.1.3.3 Bentuk – bentuk surat
Pengaturan dan penentuan tentang penggunaan bagian- bagian surat surat serta
teknik pengetikannya biasanya dituangkan dalam surat keputusan pimpinan
organisasi yang berangkutan, dan digunakan sebagai pedoman. Pedoman tersebut
harus diikuti dan dilaksanakan oleh seluruh penyelenggara kegiatan organisasi yang
bersangkutan.
Penempatan bagian – bagian suat biasanya termuat dalam format tertentu, yang
berbeda satu sama lain bergantung pada tiap – tiap organisasi yang
menggunakannya. Bentuk surat biasa disebut ‘style’ , ada beberapa bentuk surat
yang sering digunakan antara lain:
1) Format resmi Format balok/lurus penuh (full block style)
2) Format balok yang diubah/lurus (block style)
3) Format setengah balok/lurus (semi block style)
4) Format inden/bentuk lekuk (indented style)
3.1.3.4. Bagian – bagian surat
Bagian – bagian surat terdiri dari:
1. Kepala surat
2. Nomor surat
3. Tanggal surat
4. Lampiran surat
5. Hal/perihal
6. Alamat yang dituju
7. Salam pembuka
8. Alinea pembuka
9. Isi surat
10. Alinea penutup
11. Salam penutup
12. Pengirim surat
13. Tembusan surat dan inisial.

3.1.3.5 Pengelolaan Surat Masuk dan Keluar

3.1.3.5.1 Pengelolaan Surat Masuk
Menurut Wusanto (2004), dalam pengelolaan surat masuk perlu ditetapkan
terlebih dahulu bagaimana organisasi pengelolaan surat masuk, dan bagaimana
proses pengelolaan surat masuk. Organisasi pengelolaan surat masuk adalah unit –
unit yang terlibat dalam proses pengelolaan surat masuk, yang terdiri dari unit
penerimaan, unit penyortir, unit pencatat, unit pengarah, unit pengolah, dan unit
penata arsip. Uraian tugas dari masing – masing unit dapat dijelaskan sebagai
berikut:
1. Penerimaan surat memiliki tugas:
a) Menerima surat.
b) Memeriksa jumlah dan alamat surat.
c) Memberi paraf dan nama terang pada buku ekspedisi atau pada lembar
pengantar surat.
d) Mengantarkan surat kepada unit penyortir.
2. Penyortir surat bertugas
a) Menerima surat yang diserahkan oleh unit penerima.
b) Mengelompokkan surat ke dalam surat dinas dan surat pribadi.
c) Menyortir surat berdasrkan klasifikasi surat`
Menurut sifatnya, surat dibedakan menjadi surat sangat rahasia, surat
rahasia, surat penting, dan surat biasa. Surat sangat rahasia adalah surta
yang erat hubungannya dengan keamanan organisasi atau perusahaan,
dan apabila surat tersebut sampai jatuh ke orang – orang yang tidak
bertanggung jawab, maka akan dapat membhayakan keamanan
organisasi atau perusahaan. Surat rahasia adalah surat yang dapat
merugikan kepentingan martabat pimpinan dan organisasi atau
perusahaan yang bersangkutan apabila jatuh ke tangan orang yang tidak
bertanggung jawab.
d) Membuka surat
Surat – Surat penting, surat sangat rahasia, dan surat rahasia tidak boleh
dibuka, sedangkan surat biasa boleh dibuka.
e) Meneliti surat berikut lampirannya.
f) Membubuhkan tanda terima penerimaan pada setiap surat.
 g) Mengirim surat dalam keadaan terbuka (untuk surat penting dan biasa)
dan surat yang masih tertutup (sangat rahasia dan rahasia) kepada unit
pencatat berikut amplop suratnya.
3. Pencatat surat bertugas.
a) Menerima dan menghitung secara teliti surat – surat yang dikirim oleh
unit penyortir.
b) Mencatat surat – surat tersebut pada lembar pengantar surat dan kartu
kendali
c) Menyampaikan surat – surat tersebut dengan dilampiri lembar pengantar
dan kartu kendali ke unit pengarah`
4. Pengarah surat bertugas :
a) Menerima dan meneliti surat yang telah dilampiri lembar pengantar dan
kartu kendali untuk diarahkan kepada unit pengolah.
b) Menyampaikan surat – surat tersebut kepada unit pengolah menggunakan
buku pengiriman surat , melalui petugas yang ada pada unit pengarah
c) Menyimpan arsip kartu kendali (1 lembar).
5. Pengolah surat bertugas:
a) Menerima surat
b) Memproses atau mengolah lebih lanjut surat – surat yang diterima.
c) Memberikan disposisi pada lembar disposisi yang tersedia.
d) Mengendalian surat – surat yang telah di proses kepada unit pengarah
melalui petugas pada unit pengolah, berikut tindakan pengendalian surat
dan lembar – lembar pengantar surat. Untuk surat – surat sangat rahasia,
yang dikembalikan hanya lembar pengantar saja.
6. Penata arsip bertugas:
a) Menerima surat dari unit pengolah.
b) Mentimpan surat – surat yang telah selesai diolah dengan menggunakan
sistem kearsipan yang telah dibakukan oleh organisasi atau perusahaan
yang bersangkutan.
c) Menerima kartu kendali untuk kemudian disimpan untuk kemudian
disimpan pada tempatnya.
 d) Mengirim kartu kendali lainnya kepada unit pengolah, sebagai bukti
bahwa surat – surat tersebut sudah disimpan di unit kearsipan.
3.1.3.5.2 Pengelolaan Surat Keluar
Menurut Wursanto (2004), surat keluar adalah surat bersifat kedinasan yang
dibuat oleh organisasi atau perusahaan yang dikirim atau ditujukan kepada pikah
lain di luar organisasi atau perusahaan. Dalam bagian ini, pembahasan pengelolaan
surat keluar hanya terbatas pada surat dinas. Surat dinas adalah surat yang dibuat
oleh atau untuk kepentingan dinas organisasi atau perusahaan.
Pengelolaan surat keluar pada dasarnya tidak jauh berbeda dengan
pengelolaan surat masuk. Sama halnya dengan surat masuk, surat keluar juga
dibedakan menjadi tiga macam, yaitu surat penting, surat rahasia, dan surat biasa.
Pengelolaan tiga surat keluar pada prinsipnya sama. Perbedaannya terletak pada
pengelolaannya. Pengelolaan surat penting dapat menggunakan kartu kendali,
sedangkan pengelolaan surat rahasia dan surat biasa menggunakan lembar
pengantar masing – masing.
3.1.3.5.3 Proses pengelolaan surat keluar:
1. Pembuatan Konsep
Konsep surat sering disebut sebgai draft. Saat pengetikan belum menggunakan
komputer (masih menggunakan mesin tik manual atau mesin tik elektrik) untuk
membuat surat harus dibuat dulu konsepnya secra tertulis, di atas kertad
bergaris/kertas buram/lembar konsep surat. Hal ini karena jika langsung diketik
terjadi banyak. Saat ini mesin tik sudah tidak lagi menjadi alat populer karena sudah
digantikan oleh komputer yang lebih canggih. Konsep yang ditulis pun kini sudah
mulai ditinggalkan, konsep surat sudah langsung diketik dengan komputer. Namun
demikian, masih ada yang tetap menggunakan cara yang lama dengan membuat
konsep ditulis tangan, kemudian diketik dengan menggunakan komputer.
Walaupun hanya konsep, namun pembuatan konsep sebaiknya juga dibuat dengan
baik, disusun secara lengkap sesuai dengan aturan pembuatan surat, dengan bagian
– bagian surat dibuat lengkap, termasuk juga bentuk suratnya, sehingga tidak terjadi
banyak perbaikan atau revisi pada saat pengetikan.
Pembuatan konsep dapat dilakukan secara:
a) Sentralisasi: dipusatkan pada unit tertentu yang menangani kegiatan
administrasi persuratan;
b) Desentralisasi : dibuat oleh masing – masing unit atau bagian tertentu sesuai
dengan kebutuhan masing- masing.
Pembutan konsep dapat dilakukan oleh:
1) Atasan atau pimpinan
a) Konsep dibuat dan diketik sendiri secara lengkap. Biasanya untuk surat
rahasia.
b) Konsep dibuat sendiri dan diserahkan kepada juru tik
c) Konsep dibuat secara garis besar, diselesaikan secara lengkap oleh
sekretaris
d) Konsep didiktekan langsung kepada sekretaris atau pembantuanya
2) Orang yang ditunjuk (konseptor)
a) Pimpinan dapat menunjuk langsung orang yang dipercaya untuk membuat
konsep surat.
b) Agar ada keseragaman dalam pembuatan konsep surat. Konsep surat ditulis
di lembar konsep surat. Selain agar lebih rapi h juga memudahkan dalam
membuat konsep dan mencegah ada informasi yang tertinggal serta jelas
dalam pertanggug jawabannya.
2. Persetujuan Konsep
Jika konsep surat dibuat oleh konseptor atau bawahan, maka konsep tersebut
harus mendapatkan persetujuan dari pimpinan. Tujuannya adalah memeriksa
apakah konsep surat tersebut sudah sesuai atau perlu diperbaiki atau dikoreksi. Bila
konsep sudah mendapat persetujuan dari pimpinan akan memberi tanda/paraf (acc)
pada konssep tersebut.
3. Pencatatan surat
Konsep surat yang sudah mendapatkan persetujuan dari pimpinanan,
selanjutnya dicatat ke dalam buku agenda surat keluar untuk diregistrasi atau di
daftarkan. Hal ini bertujuan untuk mendapatkan nomor surat dari agendaris sesuai
dengan aturan pemberian nomor surat yang berlaku di kantor tersebut. Format buku
agenda dan cara pengisiannya dapat dilihat pada materi pengurusan surat masuk
sistem buku agenda.
4. Pengetikan Konsep Surat
Konsep surat yang telah mendpatkan persetujuan pimpinan dan mempunyai
nomor surat, selanjutnya dapat diserahkan kepada juru tik untuk diketik dengan
rapi, dan mengetik sampul surat.
5. Pemeriksaan Pengetikan
Juru tik harus memeriksa sebelum di print, apalagi berupa angka – angka harus
benar – benar di perhatikan, karena beda angka kesalahan fatal. Bahkan
konseptor harus memeriksa juga pengetikan tersebut, sehingga benar – benar
sesuai konsepnya. Selain itu, konseptor memberikan parafnya menggunakan
pensil bila sudah sesuai dengan konsep.
6. Penandatanganan Surat
Setelah surat sudah selesai diketik degan rapi, maka pejabat yang berwenang
atau bertanggung jawab terhadap surat tersebut dan membubuhkan tanda tangan
di atas nama terang.
7. Pemberian Cap Dinas
Surat yang telah ditanda tangani oleh penangung jawab, selanjutnya diberi cap
dinas/stempel sebagai tanda syahnya surat. Surat yang tidak ada cap
dinas/stempel diragukan ke absahannya. Pemberian cap dinas dibubuhkan di
sebelah kiri tanda tangan dengan menyinggung sedikit dari tanda tangan
tersebut.
8. Melipat Surat
Surat yang asli dikirim ke lamat yang dituju dengan dilipat secara rapi
menggunakan aturan melipat surat. Semntara itu, tembusannya atau lembar ke-
2 disimpan sebgai arsip, tanpa dilipat, karena akan disimpan dalam map/folder
di laci filling cabinet. Untuk surat yang nantinya akan dimasukkan ke dalam
sampul berukuran besar, tidak perlu dilipat. Melipat surat harus juga
memperhatikan ukuran sampul yang akn digunakan.
9. Penyampulan Surat
 Surat yang telah dilipat rapi selanjutnya dimasukkan ke dalam sampul yang
telah disediakan dan direkatkan dengan lem secraa rapi.
10. Pengiriman Surat
Jasa pengiriman surat merupakan suatu hal yang tidak dapat dipisahkan dalam
proses prosedur pengurusan surat, baik surat masuk/keluar. Oleh karena itu,
dibutuhkan jasa pengiriman surat yang tepat.

3.2 Teori Khusus

3.2.1 Mengelola Surat Masuk
Proses Pengelolaan Surat Masuk
1. Pembukaan amplop
Setelah surat – surat tersebut dilakukan pemilihan, selanjutnya dilakukan
pembukaan amplop dengan teliti, kecuali surat – surat rahasia dan surat –
surat pribadi.
2. Mengeluarkan Surat dari amplop
Langkah berikutnya yaitu mengeluarkan surat – surat dari masing masing
sampulnya yang telah di buka. Mengeluarkan surat dari amplopnya harus
dilakukan dengan hati – hati jangan sampai surat itu terkoyak atau robek
karena ada kemungkinan saurat itu masih menyangkut pada amplopnya.
3. Pembacaaan Surat
Surat – surat yang telah dikeluarkan dari ampolpnya, kemudia di baca dan
di teliti seperti :
a) Apakah surat tersebut ada alamat di dalamnya atau tidak. Apabila ada
alamat di dalamnya, maka amplop surat dapat dipisahkan. Namun bila
tidak ada alamat di dalamnya, maka amplop surat harus dilekatkan
kepada surat tersebut dengan menggunakan stepler.
b) Apakah surat surat tersebut ditujukan kepada pimpinan atau langsung
kepada pejabat atau unit yang menangani masalahnya. Hal ini agar surat
dapat langsung ditujukan secara tepat dan cepat
 c) Apakah surat – surat tersebut ada lampirannya atau tidak. Bila ada, agar
dicocokkan dengan keterangannya dan bila lampirannya tidak sesuai,
agar dicatat lampirannya tidak sama.
d) Apakah surat tersebut terdiri dari satu lembar atau lebih dan penelitian
lain – lain yang ada kaitannya dengan surat tersebut. Bila lebih satu
lembar, agar diusahakan jangan sampai terpisah antara lembar yang satu
dengan yang lainnya.
4. Pencatatan Surat
Surat – surat yang telah dikeluarkan dari amplopnya, kemudian di baca dan
di teliti seperti :
a) Apakah surat tersebutada alamtnya atau tidak. Apabila ada alamat di
dalamnya, maka amplop surat dapat dipisahkan. Namun bila tidak ada
alamat di dalamnya, mka amplop surat harus dilekatkan kepada surat
tersebut dengan menggunakan stapler.
b) Apakah surat – surat tersebut ditujukan kepada pimpinan atau langsung
kepada pejabat atau unit yang menangani maslahnya. Hal ini agar surat
dapat langsung ditujukan secara tepat dan cepat.
c) Apakah surat – surat tersebut ada lampirannya atau tidak. BIla ada, agar
dicocokkan dengan ekterangannya dan bila lampirannya tidak sesuai ,
agar dicatat lampirannya tidak sama.
d) Apakah surat tersebut terdiri dari satu lembar atau lebih dan penelitian
lain – lain yang ada kaitannya dengan surat tersebut. Bila lebih satu
lembar, agar diusahakan jangan sampai terpisah antara lembar yang satu
dengan yang lainnya.
5. Pembagian Surat
Setelah surat – surat dicatat di buku agenda dan dilampirkan lembar
disposisi, kemudian surat – surat itu dikirim kepada pihak yang dituju sesuai
dengan isi surat tersebut. Surat untuk pimpinan disampaikan kepada
sekretaris pimpinan dan surat – surat untuk pejabat atau unit yang
dimaksudkan dalam surat, disampaikan kepada petugas atau sekretaris
pejabat yang bersangkutan.
3.2.3 Mengelola Surat Keluar
Proses pengelolaan surat keluar :
1. Pembuatan Konsep
Merupakan kegiatan merancang surat yang dilakukan oleh pihak yang
berkepentingan.
2. Persetujuan Konsep
Rancangan atau konsep surat di serahkan kepada pimpinan untuk dikoreksi dan
disetujui.
3. Pencatatan Surat
Setelah konsep surat disetujui kemudian dibawa kepada petugas pencatat surat
untuk dicatat dan dimintakan nomor surat.
4. Pengetikan Konsep Menjadi Surat
Saat pengetikkan nomor surat dikosongkan diisi oleh sekretariat organisasi yang
menerima. Cara penulisan pada nomor surat contohnya, NOTA/indikator no
regritasi/indikator permasalahan/indikator organisasi/indikator bulan/indikator
tahun, surat dicetak dengan kertas berlogo perusahan, menggunakan huruf
Tahoma ukuran 12.
5. Penanda Tanganan
Ditanda tangani oleh pejabat fungsional/struktural yang bersangkutan.
6. Pengiriman Surat.
Dilakukan dengan mencatat terlebih dahulu surat keluar pada buku ekspedisi
kemudian dapat dikirim melalui pos, agen, maupun kurir dari dalam kantor.
7. Penyimpanan Surat
Hasil penggandaan surat keluar asli yang telah dikirim kemudian disimpan
sesuai dengan sistem yang digunakan sebagai arsip surat keluar
kantor/organisasi.
3.3 Alur Kerja
3.3.1 Prosedur Pengelolaan Surat
3.3.1.1 Prosedur Pengelolaan Surat

Mulai Penerimaan Pendisposisian

Surat Masuk

Diagendakan Hasil disposisi Disposisi Pejabat

Ekspedisi Surat Arsip Selesai

Gambar 3.1 Flow Chart Prosedur Pengelolaan Surat Masuk

3.3.1.2 Prosedur Pengelolaan Surat Keluar

Mulai Pembuatan Persetujuan

konsep Konsep

Penanda Pengetikan Pencatatan

Tanganan Konsep Surat

Pengiriman Penyimpanan Selasai

Surat. Surat

Gambar 3.2 Flow Chart Prosedur Pengelolaan Surat Keluar

3.4 Pembahasan
3.4.1 Prosedur Pengelolaan Surat Masuk
A. Prosedur Pengelolaan Surat Masuk
Proses pengelolaan surat yang baik hendaknya menggunakan langkah –
langkah sebagai berikut :
1. Penerimaan
Tugas saat menerima surat adalah :
a) Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk
b) Meneliti ketepatan alamat si pengirim surat
c) Menggolongkan surat sesuai dengan urgensi penyelesaian
d) Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat telah
diterima
2. Penyortiran
Penyortiran dapat dilakukan berdasarkan atas golongan surat biasa,
segera, dan rahasia. Penyortiran adalah kegiatan memisah – misahkan
surat untuk pengolahan lebih lanjut.
3. Pencatatan
Setelah surat dicatat di stampel (cap) serta memeriksa ketepatan jenis
ataupun jumlah lampiran yang harus diterima maka langkah berikutnya
adalah melakukan pengagendaan.
4. Mengagendakan surat masuk dan pendisposisian
Mengagendaka surat adalah kegiatan mencatat surat masuk dan surat
keluar ke dalam buku agenda (buku harian). Buku ini bisa disebut buku
agenda masuk (Daily Mail Record). Petugasnya dinamakan agendaris
(Mail Clerk). Setiap surat masuk dicatat dan diberi nomor agenda surat
masuk.
Kolom buku agenda surat masuk dapat dibuat seperti table dibawah ini :
No Nomor Surat Tgl Tgl Pengirim Perihal Disposisi File
Masuk Diterima

Tabel 3.1 Format Buku Agenda Surat masuk

Lembar disposisi seperti gambar dibawah ini :

Gambar 3.1.2 Lembar Disposisi

5. Pengarahan dan Penerusan
Surat – surat yang perlu di proses lebih lanjut, harus di arahkan dan di teruskan
kepada pejabat yang berhak mengolahnya .
6. Pemyampaian Surat
Penyampaian surat dilakukan oleh petugas pengarah atau ekspedisi yang
dilaksanakan dengan langkah – langkah sebagai berikut :

a) Surat yang sudah berdisposisi terlebih dahulu dicatat dalam buku ekspedisi
intern.
b) Menyampaikan surat terlebih dahulu melalui buku ekspedisi kepada pejabat
yang bersangkutan.
c) Petugas pengarah atau ekspedisi mengembalikannya kepada urusan agenda
untuk dicatat dalam buku pengarahan.
7. Arsip
Setelah surat di gandakan sesuai dengan perintah, maka surat diarsipkan dan
dimasukan kedalam ordner
B. Prosedur Pengelolaan Surat Keluar
1. Perintah Pembuatan Surat
Atasan akan memerintah staff untuk membuat konsep surat yang
bersangkutan dengan projek.
2. Pembuatan Konsep
Konsep surat hendaklah di buat dan di susun secara rapi sehingga
memudahkan juru ketik untuk mengetiknya.
3. Konsep diketik menjadi surat dengan bentuk yang ditentukan oleh staff /
bawahan.
Setelah konsep tersebut disetujui, maka tahap selanjutnya ialah konsep surat
tersebut diketik. Sebelum surat ditandatangani oleh pejabat yang berwenang,
maka surat diperiksa terlebih dahulu apakah surat sudah sesuai dengan konsep
surat.
4. Pemeriksaan /Pengoreksian oleh atasan .
Setelah surat diketik, lalu dilakukan pemeriksaan / penngoreksian oleh
atasan. Jika ada yang salah atau tidak sesuai akan diperbaiki sesuai arahan.
5. Pembubuhan Paraf
Setelah pemeriksaan dan surat diketik ulang maka akan diberikan paraf untuk
tanda bahwa surat tersebut telah dikoreksi.
6. Penandatanganan Surat Oleh Atasan
Setelah surat di paraf dan dikoreksi, surat ditandatangani oleh atasan.
7. Pemberian Nomor Surat
Pemberian nomor surat dilakukan oleh petugas pencatat surat sesuai dengan
urutan pada buku agenda surat keluar.
Penomoran surat di PT Dirgantara Indonesia memiliki format sebagai berikut :
1. Nomor surat untuk di kawasan PT Dirgantara Indonesia
NOTA/Nomor Surat/Klasifikasi Surat/Unit Organisasi/Bulan/Tahun
Contoh : NOTA/1215/037.02/FD0000/09/2018
2. Nomor surat untuk keluar kawasan PT Dirgantara Indonesia
PTD/Nomor Surat/Klasifikasi Surat/ Unit Organisasi/Bulan/Tahun
Contoh : PTD/1215/037.02/FD0000/09/2018
 Kolom buku agenda surat keluar dapat dibuat seperti tabel dibawah :
No Nomor Tanggal Surat Kepada Perihal
Surat

Table 3.2 Format Buku Agenda Surat Keluar

8. Pengiriman Surat
Surat dikirim kepada Departemen yang bersangkutan, yang telahdituliskan
oleh atasan di lembar disposisi
9. Arsip
Surat asli dikirimkan kepada yang dituju maka surat yang telah digandakan
dimasukan kedalam ordner untuk diarsipkan.
 BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
4.1 Kesimpulan
Kegiatan Praktek Kerja Lapangan (PKL) merupakan kegiatan praktek
kegiatan belajar mengajar siswa melalui kegiatan prkatek secara langsung untuk
mencapai keahlian kerja sebagai bekal untuk bekerja profesional, dan standar
kelululsan.
Setelah PKL di PT DIRGANTARA INDONESIA selama 2, 5 bulan saya merasa
bangga dan mendapat banyak ilmu serta pengalaman yang akan sangat bermanfaat.
Ilmu tentang pengelolaan surat masuk dan surat keluar antara teori serta praktek
disekolah ternyata di sederhanakan. Di PT DIRGANTARA INDONESIA sudah
ada pengelolaan surat masuk dan keluar dengan sistem komputer.

4.2 Saran-saran
4.2.1 Saran Untuk Pihak Industri
1. Sebaiknya siswa PKL di perbolehkan membawa alat komunikasi ke dalam
lilngkungan kantor.
2. Semoga PT DIRGANTARA INDONESIA lebih baik lagi dan lebih sukses.

4.2.2 Saran Untuk Pihak Sekolah

1. Sebaiknya kegiatan PKL tidak dilaksanakan saat kelas Sebelas (XI).
2. Lebih banyak belajar praktek komputer dan sarana prasarana kantor.
3. Menambah saran dan prasaran untuk memudahkan saat siswa akan praktek.
Demikian saran-saran yang dapat disampaikan penulis aemoga bermanfaat
bagi segenap pihak. Namun dengan segala kekurangan penulis tidak bermaksud
mengurangi rasa hormat dan dedikasi penulis terhadap pihak perusahaan maupun
pihak sekolah yang telah banyak berperan membantu penulis dalam hal pembuatan
laporan ini.