Anda di halaman 1dari 4

Pengertian Surat Niagaadalah suatu surat yang dibuat/ dikeluarkan oleh seseorang atau badan

usaha/ perusahaan untuk keperluan niaga atau bisnis.

Fungsi dan Tujuan Surat Niaga


Mengacu pada pengertian surat niaga di atas, berikut ini adalah beberapa fungsi dan tujuan
dari surat tersebut:

 Surat niaga merupakan wujud nyata atau bukti sah adanya perjanjian.
 Surat niaga menjadi alat pengingat yang harus diarsipkan dan bisa digunakan
setiap kali diperlukan.
 Surat niaga dapat menjadi wakil penulis dalam pertemuan dengan lawan
bicaranya.
 Surat ini juga dapat digunakan sebagai panduan dalam menjalankan tugas.
 Surat niaga bisa menjadi alat untuk promosi (baca: pengertian promosi).

Jenis-Jenis Surat Niaga


Dalam perdagangan atau jual-beli terjadi beberapa proses yang saling berkaitan satu dengan
yang lainnya. Beberapa proses dalam perdagangan tersebut kemudian membuat adanya
beberapa jenis surat niaga.

Berikut ini adalah macam-macam surat niaga pada umumnya:

1. Surat Penawaran Barang atau Jasa


2. Surat Permintaan Barang atau Jasa
3. Surat Pesanan Barang atau Jasa
4. Surat Penerimaan Pembayaran
5. Surat Pengangguhan Pembayaran Barang atau Jasa
6. Surat Pernyataan Keberatan
7. Surat Aduan
8. Surat Edaran
9. Surat Tagihan
10. Surat Telegram dan Penegasannya
Ada beberapa hal penting yang wajib diperhatikan ketika membuat sebuah surat niaga,
diantaranya:
 Menyebutkan maksud dan tujuan surat dan dasar dibuatnya surat niaga tersebut.
Misalnya membuat surat pesanan, maka sebutkan surat pemesanan tersebut
berdasarkan adanya penawaran.
 Di dalam surat niaga harus jelas menyebutkan jenis dan jumlah produk/ jasa yang
akan dipesan. Disarankan membuat daftar pesanan dengan rapih agar mudah
memeriksanya.
 Menyebutkan cara pengiriman barang/ jasa yang ingin dipesan.
 Menyebutkan bagaimana cara pembayaran barang/ jasa tersebut.
 Di dalam surat niaga juga perlu menyebutkan bagaimana cara packing yang
diinginkan.
Baca juga: Pengertian Surat Secara Umum

Ciri-Ciri Surat Niaga


Sesuai dengan pengertian surat niaga, surat ini digunakan untuk tujuan bisnis, dan kita dapat
dengan mudah mengetahui karakteristiknya. Berikut ini adalah ciri-ciri surat niaga pada
umumnya:

 Surat niaga selalu berkaitan dengan hal bisnis atau perdagangan.


 Surat niaga dibuat secara resmi dengan bahasa baku dan ketentuan penulisan surat
yang baik.
 Surat niaga menggunakan kata-kata yang baik dan persuasif untuk menarik
perhatian.
 Menyampaikan maksud dan tujuan dengan jelas dan mudah dimengerti.
 Surat niaga cenderung menggunakan bentuk formulir agar lebih efisien, hemat
waktu, tenaga, dan biaya.

Contoh Surat Niaga


Berikut ini adalah salah satu contoh surat niaga, yaitu surat yang digunakan untuk pemesanan
barang oleh pembeli.

MaxOffice
Peralatan dan Mesin Kantor
Jl. Merdeka Raya No.17 Jakarta Indonesia,
Telp. (021)777363 , Fax (021)777364
______________________________________________
Nomor: 099/SRTPM/V/2018
Kepada Yth.
Direktur PT GoodStuff
Bp. Alexander HM
Jl. Milano No. 145

Hal: Surat Pemesanan Barang

Dengan hormat,

Sehubungan dengan stok barang kami yang sudah tinggal sedikit maka melalui surat ini,
Kami dari perusahaan PT MaxOffice ingin memesan barang-barang berikut ini:

1. Buku Ekspedisi 100 Pcs


2. Buku Folio 100 Pcs
3. Buku Kwitansi 100 Pcs
4. Filling Cabinet 50 Pcs
5. Money Sponge 100 Pcs
6. Glue Stick 100 Pcs
7. Clip file 50 box
8. Pen (standar) 50 box
9. Spidol (hitam) 100 Pcs
Kami berharap barang-barang yang disebutkan di atas dapat kami terima selambat-lambatnya
4 hari setelah surat pesanan ini diterima.

Proses pembayaran akan kami lakukan melalui transfer Bank BCA cabang Jakarta Selatan
melalui rekening 1234.456.789 atas nama PT MaxOffice.

Atas kesediaan Bapak/ Ibu untuk memenuhi pesanan tersebut, kami ucapkan terimakasih.

Jakarta, 23 Mei 2018


Hormat Saya,

Rio Brian
Marketing Manager