FORMULIR ANALISIS JABATAN

1. Nama Jabatan :Pengadministrasi Umum

2. Kode Jabatan :-
3. Unit Organisasi
a. JPT Madya :Sekretaris Daerah
b. JPT Pratama :Kepala Dinas
c. Administrator :Kepala Bidang Fasilitasi Pelayanan Administrasi
Kependudukan
d. Pengawas :Kepala Seksi Bina Aparatur Pencatatan Sipil

4. Kedudukan dalam Struktur Organisasi :

Kepala Dinas

Kepala Bidang
Fasilitasi Pelayanan
Administrasi
Kependudukan

Kasi Bina Aparatur

Pencatatan Sipil

Pengadministrasi
Umum

5. Ikhtisar Jabatan :
Melakukan kegiatan yang meliputi penerimaan, pencatatan, penyelesaian
SPJ dan pendokumentasian dokumen administrasi
6. Uraian Tugas :
a. Memproses surat masuk dan surat keluar unit kerja sesuai dengan
prosedur untuk tertib administrasi.
Tahapan:
1) Menerima surat masuk unit kerja;
2) Mencatat surat masuk kebuku suratmasuk unit kerja;
 3) Mengarsipkan suratmasuk unit kerja;
4) Meminta nomor surat keluar kepengadministrasi persuratan;
5) Mencatat surat keluar unit kerja; dan
6) Mengarsipkan surat keluar sebagai pertinggal unit kerja.
b. Mendistribusikan surat dan dokumen ke unit kerja lain sesuai ketentuan
agar tertib administrasi dan kelancaran penyampaian.
Tahapan:
1) Mempelajari surat atau dokumen yang akan didistribusikan; dan
2) Mengantarkan surat dan dokumen ke unit kerja sesuai dengan
perintah atasan.
c. Melaksanakan penggandaan dokumen.
Tahapan:
1) Menerima dokumen yang akan difotokopi;dan
2) Memfotokopi dokumen.
d. Menyiapkan administrasi rapat.
Tahapan:
1) Mengetik undangan rapat;
2) Mengurus peminjaman ruang rapat;
3) Menyiapkan absensi rapat;dan
4) Meminta tandatangan untuk absensi peserta rapat
e. Menyiapkan makan minum rapat.
Tahapan:
1) Memesan makan dan minum rapat;
2) Menyajikan makan dan minum pada peserta rapat; dan
3) Mengurus administrasi keuangan untuk pembayaran makan dan
minum rapat.
f. Mengirimkan fax kealamat yang dituju.
Tahapan:
1) Menerima dokumen yang akan di fax;
2) mengirim fax kealamat yang dituju; dan
3) menyimpan tanda pengiriman fax sebagai tanda bukti dokumen telah
di fax.
g. Menggandakan surat undangan dan memasukkan keamplop.
Tahapan
1) menggandakan surat undangan;
2) memberi stempel surat undangan dan amplop surat undangan;
 3) memasukkan surat undangan keamplop; dan
4) menyerahkan surat undangan kepengadministras ipersuratan untuk
didistribusikan kealamat yang dituju.
h. Menyiapkan kelengkapan administrasi keuangan pada unit kerja.
Tahapan:
1) mengetik SPPD;
2) meminta uang muka perjalanan dinas kebendahara;
3) mengetik kwitansi, rampung dan kelengkapan administrasi lainnya;
4) menggandakan dokumen administrasi yang dibutuhkan dalam
penyelesaian SPJ.
5) Mengetikdaftar honor atau dokumen administrasi keuangan lainnya
i. Menyiapkan kebutuhan ATK unit kerja.
Tahapan:
1) Memantau ketersediaan ATK unit kerja;
2) memesan ATK yang dibutuhkan unit kerja;
3) mengetik nota pencairan anggaran ATK; dan
4) mengetik kwitansi pencairan ATK.
j. Membuat laporan pelaksanaan tugas secara berkala kepada pimpinan.
Tahapan
1) menyusun laporan harian; dan
2) menyampaikan laporan harian pada atasan sebagai dasar penilaian
kinerja pegawai.

7. Bahan Kerja :
NO BAHAN KERJA
1 Surat masuk dan surat keluar
2 Surat dan dokumen
3 Surat dan dokumen
4 Jadwal rapat
5 Jadwal rapat
6 Surat dan dokumen
7 Surat undangan
8 Disposisi pimpinan
9 Catatan penerimaan
PENGGUNAAN DALAM TUGAS
Pemprosesan surat masuk dan surat
keluar unit kerja
Pendistribusian surat unit kerja
Penggandaan dokumen
Penyiapan administrasi rapat
Penyiapan makan minum rapat
Pengiriman Fax k ealamat yang
dituju
Penggandaan surat undangan dan
mengamplopkan surat undangan
Penyiapan kelengkapan administrasi
keuangan
dan
Penyiapan kebutuhan ATK unit kerja
 pengeluaran barang ATK unit kerja
10 Catatan harian Penyusunan laporan pelaksanaan
tugas

8. Perangkat/Alat Kerja :
No AlatKerja Digunakandalamtugas
1. Komputer, printer dan ATK Untuk menunjang pelaksanaan tugas
2. Aturan tentang administrasi Untukpelaksanaantugas.
umum

9. Hasil Kerja :

NO HASIL KERJA SATUAN HASIL

1 Dokumen surat masuk dan surat keluar unit kerja dokumen

2 Tersampaikannya surat dan dokumen ke unit kerja lain kegiatan

3 Hasil fotokopi berkas/dokumen dokumen

Surat peminjaman gedung, absensi rapat dan surat dokumen

4 administrasi rapat lainnya

5 Tersedianya makan minum rapat kegiatan

6 Laporan terkirim fax Laporan

7 Undangan rapat dokumen

8 Administrasi keuangan dokumen

9 Stok ATK unit kerja barang

10 Laporan pelaksanaan tugas laporan

10. Tanggung Jawab :

a. Kerapian surat masuk surat keluar;
b. Kelancaran persuratan unit kerja; dan
c. Kelancaran administrasi rapat yang diselenggarakan unit kerja;
d. Kelancaran administrasi keuangan unit kerja; dan
e. ketersediaan ATK unit kerja.
11. Wewenang :
a. Meminta kelengkapan administrasi keuangan padapegawai lain di dalam
unit kerja; dan
b. Mengatur kerapian persuratan unit kerja.

12. Korelasi Jabatan :

UNIT KERJA/
NO JABATAN DALAM HAL
INSTANSI

Kepala Seksi Bina Menerima instruksi dan

a Aparatur Dinas pelaporan pelaksanaan
Pencatatan Sipil tugas

Jabatan
b pelaksana/jabatan Dinas PPKBKPS Koordinasi
fungsional

Dinas
Jabatan
Kependudukan dan
c pelaksana/jabatan Koordinasi
Pencatatan Sipil
fungsional
Kab/Kota

13. Kondisi Lingkungan Kerja :

No Aspek Keterangan
1. Tempatkerja Di dalamruangan
2. Suhu Suhu kamar normal
3. Udara Sirkulasi baik
4. Keadaanruangan Luas
5. Letak Rata
6. Penerangan Cukup
7. Suara Tidak berisik
8. Keadaantempatkerja Bekerja dengan berkas kertas
9. Getaran Tidak ada

14. Resiko Bahaya :

No BahayaFisik/Mental Penyebab
 1. - -

15. SyaratJabatan :
a. Pangkat/Golonganruang : Pengatur muda, II/a
b. Pendidikan :
- Minimal SMA sederajat
c. Diklat
1) Penjenjangan : -
2) Teknis :diklat di bidang administrasi umum
d. Pengalaman Kerja : -
e. Pengetahuan Kerja :
1) Pengetahuan tentang prosedur administrasi
f. KeterampilanKerja :
1) Keterampilan komputer
2) Kerapian administrasi
g. Bakat Kerja :
1) G: Intelegensi
2) Q: Ketelitian
h. Temperamen :
1) R : kemampuan menyesuaikan diri dalam kegiatan-kegiatan yang
berulang atau secara terus menerus melakukan kegiatan yang
sama, sesuai dengan perangkat prosedur, urutan atau kecepatan
yang tertentu.
i. Minat Kerja :
1.a Pilihan melakukan kegiatan yang berhubungan dengan benda-
benda dan objek;
3.a pilihan melakukan kegiatan-kegiatan rutin, konkrit dan teratur;
dan
4. a melakukan kegiatan yang dianggap baik bagi orang lain
j. Upaya Fisik :
1) bicara;
2) duduk; dan
3) bekerja dengan jari
k. Kondisi Fisik :
1) JenisKelamin : Laki-laki/Perempuan
 2) Umur : Normal
3) Tinggi Badan : Normal
4) Berat Badan : Normal
5) Postu rBadan : Normal
6) Penampilan : rapi
l. Fungsi Pekerjaan:
1) Data : D5 : menyalin data
2) Orang : 07 : melayani orang
3) Benda : B7 : memegang

16. Prestasi Kerja yang Diharapkan : Terlaksananya pengadministrasian

umum dengan baik dan lancar di Seksi Bina Aparatur Pencatatan Sipil
17. Butir Informasi Lain : -