Anda di halaman 1dari 5

Pembelian adalah salah satu bagian/ divisi suatu perusahaan.

Bagian
pembelian harus memiliki sinergi kinerja dengan bagian lainnya misalnya
gudang. Bagaimana alur pembelian yang selalu diterapkan?

Secara sederhana, pembelian menggambarkan transaksi barang atau jasa


kepada pemasok yang kemudian terjadi penerimaan barang/ jasa yang
dimaksud. Agar kita dapat mengetahui bagaimana alurnya, berikut ini
uraiannya:

Dalam suatu alur transaksi pembelian ada salah satu tahap yang dinamakan
dengan Pesanan Pembelian (Purchase Order). Officer yang berkecimpung di
bagian procurementsudah tentu familiar dengan istilah ini. Purchase order
biasanya diajukan setelah adanya permintaan pengadaan oleh pihak gudang
ke bagian pembelian menggunakan form yang dinamakan Material Request
(MR) atau Permintaan Barang. Form ini berisi pengajuan pengadaan barang
jenis apa saja dan berapa jumlah barang yang harus dipesan. Permintaan ini
diketahui oleh manajer terkait atau penanggung jawab gudang.

Setelah itu, terjadilah proses pembuatan PO oleh bagian pembelian. Proses


yang terjadi dalam PO seperti perintah penawaran untuk memilih pemasok/
tender termasuk kontrak, penerbitan PO yang telah disetujui pihak berwenang,
dan penyerahan/ pengiriman PO ke pemasok. PO bisa dianggap juga sebagai
surat jalan kepada pemasok yang ditunjuk sebelum terjadinya penerimaan
barang/jasa.

Setelah PO diproses oleh pemasok, terjadilah penerimaan barang/ jasa sesuai


dengan pesanan yang diajukan di dalam PO. Tahap penerimaan barang/ jasa
ini berupa penerbitan surat tanda terima barang kepada pemesan oleh
pemasok, dan pengakuan adanya barang/ jasa masuk ke dalam pembukuan
pemesan.

Setelah barang/ jasa diterima, bagian pembelian menerima faktur (invoice)


yang diterbitkan oleh pemasok berisi perincian pembelian barang/jasa beserta
nilai pajak dan diskon (jika digunakan), dan jumlah bersih pembelian. Faktur ini
juga digunakan sebagai tagihan atas pembelian yang belum dibayar. Invoice
harus cocok dengan PO, tanda terima barang, dan jumlah pengakuan utang.

Selanjutnya adalah tahap pembayaran utang usaha oleh pembeli kepada


pemasok sesuai dengan invoice yang diterima sebelumnya. Pembayaran
utang usaha dapat menggunakan metode tunai atau giro.

Alur selanjutnya adalah retur. Sesungguhnya retur dapat saja dilakukan


sebelum terjadinya pembayaran dan retur pun dilakukan jika memang terdapat
kesalahan kirim oleh pemasok atau memang ada kecacatan barang atau ada
alasan khusus lainnya. Retur ini akan mengakibatkan berkurangnya jumlah
barang yang telah diakui sebelumnya termasuk berkurangnya jumlah utang
usaha (jika utang masih bersaldo atau belum dibayar) atau bertambahnya
jumlah kas (jika telah ada pembayaran secara tunai).

Secara ringkas alur pembelian ini meliputi:

1. Permintaan Barang (Material Request)

2. Permintaan Penawaran Harga (Quotation)

3. Pemesanan Pembelian (Purchase Order)

4. Penerimaan Barang

5. Pembayaran

6. Retur Pembelian

Formulir PO sudah disediakan di Zahir Accounting. Pengguna dapat


menginput terlebih dahulu PO atau dapat juga didahului dengan tahap
Permintaan Barang di modul Pembelian. Form PO dapat dicetak di menu
Daftar Transaksi dan Cetak Faktur.
Prosedur penerimaan Order
a. Bagian penjualan menerima order (via email, telp, langsung atau pos)
kemudian bagian penjualan akan melakukan pengecekan data pelanggan
pada komputer. Jika pelanggan terdaftar maka bagian penjualan akan
bertanya kepada pelanggan apakah barang akan dibayar dan diambil
langsung atau pembayaran ditransfer kerekening bank perusahaan dan
barang akan dikirim ketempat tujuan. Jika pelanggan belum terdaftar maka
bagian penjualan akan meminta pelanggan untuk mengisi form data
pelanggan (untuk pelanggan via email dan langsung).
b. Jika barang diambil langsung maka bagian penjualan akan membuat faktur
penjualan tiga rangkap dan Surat Permintaan Barang sebanyak dua rangkap.
Faktur rangkap satu dan Surat Permintaan Barang rangkap satu akan
diserahkan pada bagian pengepakan, Faktur rangkap dua akan diserahkan
kepada bagian keuangan pada akhir hari. Faktur rangkap tiga dan Surat
Permintaan Barang rangkap dua akan dijadikan arsip.
c. Jika barang dikirim, maka bagian penjualan meminta bukti transfer uang
atas
barang yg bisa dikirim via faks atau pos, dan melakukan pengecekan apakah
uang dari pelanggan telah masuk ke rekening perusahaan. Dan apabila
terbukti benar maka bagian penjualan akan membuat faktur penjualan
sebanyak tiga rangkap dan mengotorisasi faktur penjualan tersebut.
d. Saat akhir hari bagian penjualan akan membuat laporan rekap penjualan
sebanyak dua rangkap dan daftar pengiriman barang sebanyak empat
rangkap. Faktur penjualan (rangkap satu) serta daftar pengiriman barang
(rangkap satu, dua dan tiga) akan diserahkan pada bagian gudang.
Sedangkan faktur penjualan rangkap dua dan laporan rekap penjualan
rangkap satu akan diserahkan kepada bagian keuangan. (beserta uang jika
terjadi penjualan tunai), selanjutnya akan menuju prosedur akhir hari. Daftar
pengiriman barang rangkap empat dan laporan rekap penjualan rangkap dua
akan diarsip.
Prosedur penyerahan/pengiriman barang
a. Untuk barang yang diambil langsung, bagian gudang/pengepakan
menerima
Faktur rangkap satu dan Surat Permintaan Barang rangkap satu dari bagian
penjualan. Kemudian mempersiapkan barang dan menyerahkan kepada
pelanggan bersamaan dengan faktur penjualan rangkap satu. Sedangkan
Surat Permintaan Barang rangkap satu akan diarsip sebagai bukti barang
permintaan barang keluar untuk pelanggan oleh bagian penjualan.
b. Untuk barang yang dikirim, Bagian gudang/pengepakan menerima faktur
penjualan (rangkap satu) serta daftar pengiriman barang (rangkap satu, dua
dan tiga) kemudian melakukan pengepakan. Selanjutnya mengisi form
pengiriman barang dua rangkap sesuai dengan daftar pengiriman barang,
rangkap satu akan ditempel pada kardus barang dan rangkap dua digabung
dengan daftar pengiriman barang rangkap tiga untuk diarsip berdasarkan
nomor barang. Daftar pengiriman rangkap tiga diarsip sebagai bukti
permintaan pengeluaran barang dari bagian penjualan.
c. Bagian gudang mengirim barang (yang telah ditempel form pengiriman) ke
bagian pengiriman disertai faktur rangkap satu dan daftar pengiriman barang
rangkap satu dan dua.
d. Bagian pengiriman menerima barang tsb, kemudian melakukan pengiriman
barang.
e. Ketika sampai alamat yang dituju bagian pengiriman akan meminta
pelanggan memaraf dan mencantumkan nama pada form pengiriman barang
dan kemudian bagian pengiriman memberikan faktur penjualan rangkap satu
dan barang.
f. Jika dimungkinkan bagian pengiriman meminta pelanggan untuk mengecek
barang, apakah sesuai dengan pesanan. Apabila barang langsung diperiksa
dan tidak ada komplain maka barang dianggap telah sesuai dengan
spesifikasi yang dipesan. Tetapi apabila tidak dimungkinkan (misalnya barang
diterima oleh penghuni rumah, tetapi bukan orang yg memesan atau hal lain
sebagainya), maka komplain masih diterima selama 2 hari kalender. Jika
selama dua hari tidak ada komplain, berarti barang dianggap telah sesuai
dengan spesifikasi yang dipesan.
g. Jika bagian pengiriman tidak dapat bertemu dengan pelanggan, maka
bagian
pengiriman menelpon pelanggan untuk membuat janji pengiriman barang,
saat pelanggan berada ditempat.
h. Ketika sudah di perusahaan, bagian pengiriman memberikan daftar
pengiriman barang rangkap satu kepada bagian keuangan selanjutnya akan
menuju prosedur akhir hari.
i. Daftar Pengiriman Barang rangkap dua dan Form pengiriman barang diarsip
oleh bagian pengiriman

Prosedur akhir hari


a. Bagian keuangan menerima kas, bukti transfer dari pelanggan, rekap
penjualan rangkap satu dan faktur penjualan rangkap dua dari bagian
penjualan, serta daftar pengiriman barang dari bagian pengiriman.
Selanjutnya bagian keuangan melakukan pengecekan dan pencocokan atas
faktur, Laporan Rekap Penjualan, Kas, bukti transfer dan Daftar Pengiriman
Barang. Apabila isi barang, jumlah uang dll dari dokumen-dokumen sudah
cocok maka bagian keuangan memparaf rekap faktur penjualan dan membuat
laporan penerimaan kas. Apabila kedua dokumen tersebut tidak cocok, maka
bagian keuangan melakukan konfirmasi ke pada bagian penjualan dan
pengiriman.
b. Apabila sudah cocok, bagian keuangan mengirimkan rekap penjualan
ke bagian akuntansi. Bagian akuntansi akan mengisi buku kas, menjurnal dan
posting ke buku besar atas transaksi yang terjadi.
c. Bagian keuangan membuat kartu piutang pelanggan dari penjualan
secara kredit dan menyusun berdasarkan umum piutang.
d. Untuk piutang yang telah jatuh tempo bagian keuangan membuat
daftar penagihan piutang rangkap tiga dan nota penagihan piutang rangkap
tiga, Kemudian mengirimkan daftar penagihan piutang rangkap satu dan dua
serta nota penagihan piutang rangkap satu dan dua kepada bagian
penagihan piutang (bagian dari divisi keuangan) untuk dilakukan penagihan
ke pelanggan. Daftar penagihan piutang rangkap tiga dan nota penagihan
piutang rangkap tiga diarsip oleh bagian keuangan.

Prosedur penagihan piutang


a. Bagian penagihan memeriksa daftar penagihan piutang dan nota
penagihan piutang dan melakukan penagihan ke pelanggan.
b. Sesampainya di tempat tujuan, bagian penagihan menagih piutang ke
pelanggan, menerima uang dan menandatangani nota penagihan rangkap
satu dan dua kemudian memberikan nota penagihan piutang rangkap satu
kepada pelanggan, tanda barang telah lunas dibayar.
c. Jika bagian penagihan tidak dapat bertemu dengan pelanggan, maka
bagian penagihan menelpon pelanggan untuk membuat janji penagihan
piutang, saat pelanggan berada ditempat.
d. Setelah sampai diperusahaan bagian penagihan memberikan daftar
penagihan piutang rangkap satu ke bagian keuangan beserta uang kas
yang diterima.
e. Daftar penagihan rangkap dua dan nota penagihan rangkap dua diarsip
oleh bagian keuangan.
f. Bagian keuangan menerima dan mencocokkan daftar penagihan piutang
rangkap satu bersama uang kas dengan daftar penagihan piutang
rangkap tiga yang menjadi arsip sebelumnya.
g. Apabila cocok maka bagian keuangan mengisi kartu piutang, dan
membuat laporan penerimaan kas. Kemudian memberikan daftar
penagihan piutang rangkap satu kebagian akuntansi untuk dilakukan
pengisian buku kas, penjurnalan dan posting ke buku besar atas transaksi
yang terjadi.
h. Apabila daftar penagihan piutang rangkap satu dan rangkap tiga tidak
cocok maka bagian keuangan melakukan konfirmasi kebagian penagihan
piutang.