Terms Of Reference : Implementing Organization for Catalytic Funding Component 

 to Engage All Care Providers to Find Missing TB Cases  

1. Introduction : Background and Current Situation Analysis 

Indonesia remains one of the five highest tuberculosis burden countries globally and is estimated to 
be responsible for 15 per cent of the global tuberculosis missing cases. Only 360,000 cases are 
notified out of the estimated 1,000,000 incident cases and about 70% of the missing cases (around 
650,000 TB cases) are assumed to be in contact at some point with the country’s active private 
health care sector. Similarly, only 2,738 TB MDR cases are notified out of the estimated 32,000 (8%).  

These gaps were not reduced significantly in recent years even with the support given by the Global 
Fund, other donors and the unprecedented efforts made by the NTP. Several reviews have indicated 
that any relevant progress aiming at an important reduction of these gaps, and to TB elimination, 
requires aradical change in the relationship between the private and the public sector, including  
the promotion of effectively targeted active case finding also engaging the private sector.  Recent 
experiences in some districts implemented by Indonesian medical professional associations and by 
Challenge TB and others indicate that such a radical change is possible and would lead to a reduction 
of the gap. The recent move to make TB notification mandatory also in the private sector provides 
even more legal basis for such a radical change but unless active facilitating measures are in place, 
notification enforcement and updating of TB care and prevention is likely to take a lot of time as 
experience in other countries has shown. Therefore, effective implementation of catalytic 
interventions should have a quick and sustainable effect in a relatively short period of time. 

Following the aboverationale, Indonesia presented an ambitious Funding Request to the Global Fund 
for the period 2018‐2010 based on the Government backed holistic District centred approach, 
defined by: (1) District level planning and monitoring (as opposed to mainly National or Provincial 
planning), (2) a further strengthening of the District Health system, (3) more and better targeted 
community engagement in promoting awareness, active case finding, contact tracing and support to 
patients, and (4) the engagement of all providers, both Public and Private (PPM) at all levels of 
administration and to be implemented specifically at District and Pukesmas level where health care 
is actually delivered. The latter, if implemented appropriately, can lead to the expected radical 
change in the relationship between the public and the private sector implying both (a) that the 
private sector providers are faced with new incentives and tools created to notify TB cases and treat 
& prevent TB patients according to standards and (b) that resources are directed to make private 
sector providers aware of these changes and to properly accompany them through the change 
process. These changes will also apply to the part of the health care providers in the public sector 
that is not yet notifying completely and/or managing TB patients according to the standards (as 
examples, police force health care system or prisons). 

Indonesia has received a Global Fund allocation of $102 millionfor Tuberculosis for the 2018 – 2020 
implementation period (“allocation funding”).In addition, Indonesia is eligible for $15 million in 
Catalytic funding for finding missing cases of tuberculosis.  The CCM submitted a catalytic funding 
request covering two broad intervention areas: (a) Engaging all providers (approximately $5 million) 
and (b) TB detection among key affected populations ($10  million). 

The funds for the latter intervention (“TB Detection among key affected populations”, aim at finding 
missing cases from some targeted high‐risk groups (diabetics, elderly and TB contacts) through 
advocacy, awareness building and systematic screening. The proposed funding is allocated, among 
other activities, to procure additional GenXpert machines and cartridges, also to the private sector, 
strengthening specimen transportation systems, and community based contact tracing. 

The funds for the former intervention (“Engaging all providers”)are available to reinforce the 
radical change in the relationship between the private and the public sector through a number of 
activities described later in these ToR and already included in the funding request and summary 
workplan and budget. This funding request was reviewed by The Global Fund’s Technical Review 
Panel (TRP) in June 2017. The TRP and subsequently the Grant Approvals Committee (GAC) 
recommended both requests (allocation and catalytic funding) to proceed through grant making, 
with two recommendations related to the catalytic funding: 

 To develop a comprehensive strategy for engaging private providers in TB care 
 To explore new implementation and management arrangements to improve absorption and 
scale‐up to find missing cases.  Innovative arrangements may include exploring the potential role 
of hospital or professional associations to act as public‐private interface agencies, or other 
suitable third parties to support district health officers’ case finding efforts for the portion to be 
covered by TB catalytic funds. 
 
Subsequent grant making discussions have recommended that a Sub‐Recipient (here referred to as 
the Implementing Organization or IO) be identified to manage the catalytic funding for engaging all 
providers to reach quickly and effectively the private sector in all the priority districts while (a) 
reinforcing the District holistic approach, and (b) facilitating the smooth deployment of theallocation 
funding program by the two PRs. 

Subsequent to detailed budget review by The Global Fund, the funds available for the catalytic 
Engaging All Care Providers component are now estimated at $6.8 million, which includes $5.7 
million from the catalytic funding and $1.1 million from the allocation. 

The present ToR describes the scope of the work to be done, the roles and responsibilities, and 
expected qualifications and experience of the IO. The proposed activities and budget breakdown are 
described in the Funding Request, the TRP response, and the workplan and budget that are now in 
negotiation (see References 1, 2 and 3) and put in context in these ToRs.  

 
2. Scope of Work 

Under NTP’s guidance and with technical input from the CCM’s TWG and WHO, the IO will be 
responsible for overall management of most components of the catalytic funding for engaging all 
providers.The IO will work in close cooperation with the MoH and the NTP that retain the overall 
leadership in health care delivery and tuberculosis policies and District and Local planning authorities 
that have TB as one of their Nationally set priorities. The IO will support the National policies and at 
the same time will develop new arrangements to ensure a timely and effective implementation of 
the activities while facilitating NTP’s management of the national program.  It is expected the 
implementation arrangements suggested for the catalytic funding will make it easy for the main PR 
(MoH) to speed up the implementation of the main allocation as well. 

Geographic Area Priorities of the IO Scope of Work : The CCM proposed a tiered geographic 
strategy for TB (and HIV) interventions as a mean of concentrating resources in locations where they 
are likely to have major impact,to be rolled up to other districts later in the grant life. These 
priorities also apply to these ToR although the final workplan may require further adaptation and 
phasing. It is expected that this“engaging of all care providers initiative” will provide concentrated 
and comprehensive support to those 37 priority cities including some of those supported by 
Challenge TB with Technical Assistance (see Reference 4), with the second priority to 191 districts 
where there is already collaboration between NTP and community organisation, and of the 
remainder 271 priority TB districts  Bidders are expected to propose a suitable geographic 
stratification approach that will reach the intended targets, based on their knowledge of TB 
prevalence and demographics in Indonesia,  

3. General Objective, Specific Outcomes and Expected Outputs 

General Objective :To find the missing TB cases with special effort to those that may contact private 
and public health care providers operating outside NTP network, through a comprehensive approach 
to engage non‐NTP providers to provide quality TB care and to notify TB patients detected and/or 
treated in their services. 

Specific Outcomes: 

1. To find the missing TB cases with special effort to those that may contact private and public 
health care providers operating outside the NTP network through a comprehensive approach to 
engage non‐NTP providers to provide quality TB care and to notify TB patients detected and/or 
treated in their services. 
2. To support and leave in place sustainable co‐operation mechanisms in 191 districts which 
includes 37 priority districts and constitutes a significant portion of the 271 Priority Districts for 
National TB Program, to ensure the link  between all the relevant Private health care providers 
(and Public providers not previously notifying) under coordination and stewardship of the 
District Health Authorities to ensure effective notification of TB cases and appropriate TB 
management (as defined by ISTC). 
3. To support the establishment of  a genuine co‐operation between  the NTP/MoH and  Provider 
institutions, Professional associations,  Accreditation bodies, other Ministries General Objective 

Expected Outputs : 

The combined efforts of the IO, the NTP and engaged districts and facilities are expected to achieve 
the following results: 

1. Increase in Case Notification of 180,000 patients during 2018‐2020, according to the following 
breakdown : 
‐ 10,000 average new private practitioner notifications per year (30,000 in 3 years) 
‐ 50,000 average new Hospitalnotifications per year (150,000 in 3 years).     
The above numbers include an estimated 2,550 MDR cases over the 3 year period.  
2. Attain a treatment success rate of at least 90%   
 
 

4.  Time Frame for Implementation :  

1 March 2018‐ 31 December 2020, according to the Global Fund Grant time frame. 

5. Outputs / Deliverables 
During Start‐Up, the IO will be responsible to do activities for Priority Districts PPM at the national, 
districts and PusKesMas/Primary Health Care level, and include at least the following : 

At the National Level :  

1. To compile, update as needed and distribute training materials to support the implementation 
of the PPM approach as defined in MOH decree 67/2016 and other NTP / MOH policies.  2 TO
2. To establish SSR, implementing unit or other partnership agreements with other professional 
associations, hospital associations, community or technical organizations that will provide 
district and facility level support, as necessary.  PM

At the District Level (in coordination & consultation with Provincial Health Office): 

1. To organise an induction meeting in at least each of the 37 priority Districts, under the 
leadership and with the participation of the DHO, with the PPM team, hospital managers, 
private labs and pharmacies , and TB districts coordinators, including the appointment of a 
district PPM coordinator, be it within the DHO or delegated to existing Professional Associations 
leadership or any other suitable arrangement.  DHO/PDPI Kab/IDI
2. To organise a workshop with all public and private hospitals to discuss and define their role in  37 DPPM
intensified case finding, diagnosis, treatment, notification and reporting, referrals, and patient  coordinator +
counselling and treatment adherence support and distribution of TB communication materials.  DOs+ FAs
3. To organise integrated training to be done by Professional Associations Coalition on all aspects 
37 DPPM
of TB care case management and notification to update/train, where appropriate, hospital 
coordinator +
medical staff. 
DOs+ 2 TO
At Puskesmas/PKM ‐ Primary Health Carelevel (in coordination with District Health Office): 
1. To map and identify, in collaboration with Professional Organisations, all public and private care 
providers in the PKM area, including private laboratories and pharmacies.  37 DPPM coordinators + DOs
2. To organise an induction meeting in each PKM of the 37 Priority Districts, with the DHO, the 
PPM team and the PKMs, including the PKM TB coordinator.  37 DPPM coordinators + DOs
3. To organise the integrated training on all aspects of TB management to update (or train when 
appropriate) PKM staff,   37 DPP coordinators+ DOs + 2 TO
4. To facilitate the appointment of PKM TB coordinator for the PKM health network.  37 DPPM coordinators
5. To organise a workshop with all providers (or the most important providers/labs/pharmacies 
+ DOs
and CSOs) to update them on TB control, on the use of updated e‐mobile TB notification tools 
and to agree on identifying their roles in case finding, referrals, diagnosis, treatment, case  37 DPPM
notification, patient support, an on how to access Gen‐Xpert, Chest X‐ray and treatment  coordinators +
etc.including supporting the establishment of sputum transportation mechanism from health  DOs
facilities to the appropriate laboratory facilities. 
6. To assist the PKM TB coordinator to establish a reporting linkage between public and private  37 DPPM
health providers in the catchment areas, with Aisyiyah and LKNU community cadres conducting  coordinators +
contact investigation and treatment support. 
 
During Grant‐Implementation, the IO will be responsible for leading:    

1. The explicit incorporation of quality and accreditation of TB care through meetings with the 
appropriate provincial accreditation system institutions. 
2. Facility based training or District level training to relevant staff, on the use of SITT and, SS EQA 
and also on Gen‐Xpert, as necessary, to complement trainings done by the NTP.  
3.   Supervision visits targeted to both public and private facilities that show underperformance on 
key PPM indicators (notification, treatment success rates, MDR linkage to care, HIV testing 
among TB patients, compliance to quality of care service standards). 
3. Workshops or other activities jointly with NTP, MOHA, Bappeda, DHOs and others to provide 
technical support to districts in planning and budgeting for the ongoing implementation of their 
TB responsibilities under MOH Decree 67/2016. 
4. Incorporating the findings and recommendations from latest studies on PPM, especially on 
private sector dynamic at district level, and tailor the approach for districts as needed, as agreed 
with NTP. 
 

At the district level, the overall oversight of the implementation will be provided by the district 
Wasor with assistance of the Coordinator of PPM team and Representative of District Mayor’s office 
responsible for monitoring Minimum Service Standards/SPM, the PHO and the NTP, and supported 
by the district data officer positions that are financed under the GF allocation budget. 

All the above activities with their proposed budget allocation were already included in the Catalytic 
Funding Request. However, candidates for IOs are encouraged to propose adjustments in their 
proposal within the Catalytic funding limits, including adjustments in the training and mentoring 
approach for the priority districts, when justified.  This may include a strategy for concentrating 
resources in a subset of more prioritised districts to maximize impact.  
Indonesia’s use of these funds is subject to the CCM meeting the TRP and GAC requirements,with a 
more detailed budget and action plan of the US$ 6.8 million lump sum, to be submitted for approval. 

6. Requirements for the Implementing Organisation (IO) 

The Implementing Organization will have three very critical roles, as follows : 
1. To support NTP as a Sub‐Recipient at central level, to act as “think‐tank” for NTP and as a pressure 
group to relevant professional organizations at province and district level  by managing the 
contractual relationships, activities and funds to disburse to these professional organizations,  
2. To organize the professional organizations as a consortium/coalition to deliver comprehensive 
and tailored operational support for PPM initiatives at district level to the DHOs(hospital) and 
puskesmas (primary level PPM network) and manage the fund flow to the consortium members. 
3. To implement the district‐centered TB control approach and district PPM model delineated in the 
Indonesia ‘s response to Issue #6 of TRP recommendations as an Implementing Unit. 
 
To meet the above role expectations, candidates for the PPM Implementing Organization must 
demonstrate capacity to meet these 10 criteria, in the following order of priority: 
 
1. Legally established in Indonesia with capacity to work in the roles proposed within the scope 
of work and provinces defined in the present ToR. 
2. Capacity to manage large projects in the health care sector in Indonesia and within the 
health care sector (experience in handling annual budget of USD 1 million ) 
3. Networking capacity to relate with all levels of the Indonesian government, and with all 
relevant professional organisations and with civil society organisations. 
4. Experience in working in at least some of the 37 Priority Districts defined in the FR. 
5. Technical expertise in TB (including MDR TB), in both adults and children. 
6. Proven capacity to regularly evaluate project impact and to suggest changes in the activities 
when results do not show impact.  
 7. Proven capacity to incorporate the appropriate gender and human rights requirements in 
the implementation activities. 
8. Understanding of the current evolution and trends  of Indonesian health care system, its 
strengths‐weaknesses‐threats‐opportunities, and how they can be used or minimised to find 
missing cases of TB.  
9. Understanding of the current level of implementation, plans and initiatives of the Health 
Insurance System (BPJS). 
10. Successful experience implementing Global Fund grants as Sub‐Recipient,an advantage. 
 
The Candidate IO will be subject to a tailored capacity assessment by the Global Fund on financial, 
governance, health products management and monitoring‐evaluation dimensions, based on Global 
Fund’s Capacity Assessment Tool (Ref:https://www.theglobalfund.org/en/funding‐model/funding‐
process‐steps/grant‐making/). 
 
Since a single organisation may not be able to demonstrate capacity in all the required aspects, 
hence the selection process strongly encourages applications from Consortium/Coalitions 
incorporating different organisations acting together that may show proof of joint capacity to meet 
all the requirements, with one organization acting as Lead. Any proposal presented by a Consortium, 
must explicitly show distribution of tasks, responsibilities, and internal contractual arrangements 
among the different members that guarantees safe implementation of the project. The contract 
between PR MoH and the IO (SSR or IU) will be signed with the institution designated as the Lead 
organisation within the Consortium. This lead organization must be able to manage the fund 
disbursement and program management at central and local level according to the Global Fund’s 
capacity assessment requirements.  
 
 
 
7. Other Requirements to be considered by Candidate IO in preparing their proposal. 
 
1. Implementation of PPM grant must be done in close cooperation with the implementation of 
the main allocation funds by NTP, and the community implementer (LKNU and Aisyiyah). 
a. Coordination between the delivery of activities in the Catalytic funding and the delivery of  
main allocation funds is the main risks for the IO. The IO is expected to propose and provide 
innovative implementation arrangements that can help NTP to find ways to steer its own 
implementation arrangements. Permanent contact in a genuine loyal relationship between 
the NTP and the PPM IO is a must, and will be facilitated by PPM Liaison Officer located at 
the NTP, with support from USAID.  
b. By end 2017 or early 2018, NTP will produce six documents critical for PPM 
Implementation,as follows : (1) District PPM approach guidance and action plan, (2) Generic 
structure of the District PPM team including job descriptions and responsibilities of DHO, 
District PPM coordinator, Hospital TB Teams, PKM TB coordinators and their alignment with 
the MoH Family health approach, (3) Regulatory bases for the roles of District PPM 
coordinators and PKM TB Coordinators, (4) Revision of the Health Insurance System/BPJS 
guidelines regulating incentives for TB care, (5) Review of mandatory Notification results in 
pilot sites, (6) the CSO support network mapping. The IO must be prepared to participate in 
the final production of these documents, if not finished when the project has to start, and 
contribute to their improvement based on the needs found during actual use. 
2. IO proposal must incorporate a detailed monitoring and evaluation (M&E) framework with 
quarterly review points.The M&E plan, which will be part of the proposal, will refer to the M&E 
Plan of PR‐MoH TB while include (at least): 
a. Performance indicators or Workplan Tracking Measures for each of the deliverables showing 
 implementation of activity, referring specifically to Performance Framework of PR‐MoH TB 
Module TCP 7a and 7b. 
b. Framework to measure progress to target (including reasonable notification and cascade of 
care targets for each district)to identify missing cases for each district based on these district 
based indicators, measured against 2017 data (or estimations where appropriate): 
i. Private sector notification broken down by Age, Gender and Type of facility (hospital, 
private practitioner, others). 
ii. Cascade of “care indicators” : 
1. Number of people tested verbally. 
2. Presumptive cases of TB identified (by age/gender), 
3. Presumptive cases tested (lab) 
4. Number of cases testing positive bacteriologically (by type of test) 
5. Number of cases diagnosed clinically, by radiology/other diagnostic means.. 
6. Number of cases enrolled in treatment. 
7. Number cases successfully treated.  
iii. Overall district notification 
iv. Contact tracing indicators. 
1. Number of index cases 
2. Number of expected contacts for index cases 
3. Number of actual contacts identified  
4. Number of contacts tested with microbiological tests 
5. Number of contacts that tested positive. 
6. Number of contacts diagnosed with TB clinically. 
7. Numbers of tested enrolled in treatment. 
8. Number of those enrolled successfully treated. 
v. Targets for notification and cascade of care indicators 
 
3. The M&E system mustprovide regular interpretation on whether or not the objectives and 
expected outcomes are met and must also provide explanations/reasons for not reaching them, 
suggest change in implementation plan and, reformulate targets based on new evidence. 
 
 
 
8. Key Information for Candidate IO about their Proposal  
 
Candidates for IO must submit a Proposal with, at least, the following sections: 
 
1. The Candidate’s understanding of the Terms of Reference and the Fund Allocation Narratives, 
including the Candidate’s understanding of the cooperation with the NTP and NTP providers 
(maximum 2 pages) 
2.  A description of how the Candidate plan to implement ways to achieve each of outputs and 
deliverables required, and the links between them, including, but not limited to: 
a. Human and other resources allocated to the activity, 
b. Timeline/work plan for each activity and an overall deployment plan showing their 
capacity to roll out activities in all the priority districts, including adjustment needed in 
the number and characteristics of activities finally proposed for each district. 
c. Linkages with other current initiatives in the districts/provinces need coordination, 
d. A clear M&E framework, including targets by district, using the set of indicators or a 
reasonable adaptation, presented earlier in Section 7.2) 
e. Explicit mechanisms envisaged to ensure timely coordination with the NTP, the MoH and 
the Health Insurance system. 
 f. A Risk‐Analysis and Risk‐Mitigation Plan suggested to minimise the foreseen risks 
g. When/if the proposed implementation mechanism departs from existing budget and 
narrative Grant documents, applicants are encouraged to present a clear narrative of 
their own alternatives in using existing funds while respecting overall allocation. The 
proposal may include variations in the geographic scope of some of the activities, in the 
cost assumptions for described activities, and in new activities not covered in the 
existing FR, but deemed instrumental to attain the objectives. In any case the proposal 
must ensure that any new activity suggested must be compatible and not duplicating 
activities foreseen in the existing main allocation fund and/or in the overall National 
budget and/or not being already programmed and/or budgeted by the NTP/MoH, the 
National Health Insurance System or other funders (USAID, WHO, World Bank, CTB) as 
well as can be continued and sustainable within Indonesian TB program environment. 
h. A budget proposal based on the Reference Documents in Annex 2, highlighting the 
changes proposed. The overall budget ceiling for the catalytic funding cannot be 
changed. Costs must be budgeted according to Global Fund Guidelines (see website: 
https://www.theglobalfund.org/en/documents‐by‐type/implementers/) 
i. If the applicant is a consortium, the proposal must include a section, defining clearly: 
i. Institution holding the legal contracting role (Leading Organization). 
ii. A description of the roles each member of the consortium, including the 
districts each will cover (as necessary).  
iii. A description of the governance mechanisms to guide their relationships within 
the Consortium, including mechanisms to solve conflicts. 
iv. A specific mention on how the M&E framework will be used to measure the 
different roles of each member of the Consortium.(see 7.3 above). 
v. Undertaking to participate signed by proposed consortium members 
 
 

References 

1. Indonesia Funding Request Application Form. Full review (dated May 2017) 
2. Technical Review Panel recommendations and CCM response 
3. PPM indicative budget for up to US$ 6.8 million and workplan (“Engage All Care Providers to 
Find Missing TB Cases Focused in districts/cities of Indonesia within 2018‐2020 period”) 
4. Indonesia Catalytic Funding Request for Finding Missing TB cases 
5. List of 37 Priority Districts