BAB 3
Informasi
Pada bagian ini merupakan tahap awal untuk melakukan kegiatan analisis
perusahaan, prasyarat, dan jangkauan yang berhubungan dengan proyek strategi sistem
informasi.
Strategi bisnis pada PT. Pos Indonesia adalah memberikan yang terbaik untuk
pelanggan dan berusaha memiliki integritas yang terbaik. PT. Pos Indonesia sebagai
perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa pengiriman surat dan barang,. Sebagai suatu
perusahaan yang mempunyai keinginan untuk terus berkembang, sasaran yang ingin
dicapai oleh perusahaan yaitu menjadi badan usaha yang lebih fleksibel dan dinamis agar
diwujudkan oleh ” G.W BARON ” dengan mendirikan kantor pos pertama kali di
Batavia pada tanggal 26 agustus 1946 agar diperoleh kebebasan bergerak yang
lebih luas agar dalan mengembangkan usaha perusahaan , PN. POSTEL di pecah
48
menjadi dua badan usaha yang berbeda masaing-masing PN. POS dan GIRO
NO. 9 tahun 1978. menghadapi pertumbahan dunia yang semakin semarak dan
penuh persaingan, diperlukan penyesuaian status badan usaha yang lebih fleksibel
1995, tanggal 20 Juni 1995 sebagai badan usaha milik Negara Kredo ” untuk anda
kami ada ” merupakan wujud nyata dari persepsi bahwa customer merupakan inti
dari pasar adalah prioritas utama dalam memilih sikap dan tanggung jawab sesuai
dengan peraturan yang berlaku dalam negara ini. M aka ditentukan Visi, M isi dan
strategi pokok.
VIS I
MIS I
pada potensi dan sumber daya yang dimiliki serta diarahkan untuk
memberi hasil yang terbaik kepada tanah air Indonesia. Strategi pokok ini
dikenal dengan nama Catur Sukses Sapta Pedoman ( CSPP ) terdiri dari :
jasa pengiriman
3.1.4 Lokasi
Email : 11okkp@posindonesia.co.id
Website: http://www.posindonesia.co.id
51
3.1.5 Produk
Produk jasa dan layanan yang tersedia dalam PT. Pos Indonesia
adalah :
• Kiriman Internasional
1) Express Pos
• Paket Pos
• Hybrid M ail
1) Surat Elektronik
3) SM S Pos
52
wewenang dalam suatu perusahaan, yang berupa pola atau struktur tentang
biasanya dibuat dalam bentuk bagan dan disertai dengan uraian tugas atau
yang berbeda satu sama lain, tergantung tujuan, operasi atau kegiatan,
sebagai berikut :
1) Sederhana
Struktur organisasi yang ada harus mudah dipahami dan jelas. Struktur
2) Fleksibel
perusahaan
53
Dengan adanya garis wewenang dan tanggung jawab yang pasti dan jelas
dimana setiap bawahan hanya menerima perintah dari seorang atasan saja
pendelegasian wewenang yang berbeda dari dua atasan. Selain itu, setiap
tugas dan tanggung jawab dari masing-masing bagian menjadi lebih jelas
kegiatan
perusahaan
membayar rekening
rekening
kantor pos
pembayaran rekening.
kantor pos.
karyawan baru
13. Bagian teknologi dan sarana Berfungsi untuk menyediakan sarana dan
Tabel 3.1 Tugas dan Tanggung Jawab Divisi pada PT. Pos Indonesia
mengacu dan berdasar pada model perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi
dari Jhon Ward, sebagaimana telah dijabarkan pada Landasan Teori sub bab 2.2. dimana
dari model tersebut dapat dipahami bahwa dalam sebuah proses perencanaan strategi
sistem dan teknologi informasi dibutuhkan suatu masukan atau input yang akan diproses
untuk menghasilkan suatu output produk perencanaan strategi sistem dan teknologi
informasi. Adapun masukan atau input yang digunakan dalam proses perencanaan
tersebut didapatkan melalui analisis terhadap beberapa faktor lingkungan internal dan
external perusahaan, baik itu lingkungan bisnis maupun lingkungan external SI/TI
perusahaan, analisis ini dilakukan dengan maksud untuk mendapatkan pemahaman dan
pengetahuan yang menyeluruh dan mendasar tentang kondisi lingkungan perusahaan saat
ini. Berikut adalah model perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi pada PT
Pos Indonesia :
57
Portfolio
Aplikasi
saat ini
Proses
Perencanaan Proses
Strategi
Portfolio Aplikasi
Masa Depan
Gambar 3.2
seperti inovasi, budaya, yang kohesif, atau implementasi yang baik. Dalam
barang atau jasa, aturan persaingan tercakup dalam lima faktor persaingan, yakni
kekuatan penawaran pemasok dan persaingan industri diantara para peserta yang
ada.
Diberikan rentang nilai, yaitu 1 - 10, dimana 1 adalah nilai terendah dan 10 adalah
nilai tertinggi. Yang artinya 1 adalah nilai persaingan tidak memberi dampak
besar pada persaingan yang ada, 10 adalah nilai persaingan yang memiliki
Berikut adalah analisis lima (5) faktor persaingan Porter pada PT. Pos Indonesia :
Pendatang Baru
TIKI, FEDEX
Produk
Pengganti
SM S, E-M ail
FEDEX, Ancaman daya saing pendatang baru kami beri nilai 4, nilai yang
cukup tinggi karena pangsa pasar atau target pasar dari TIKI, FEDEX
memiliki kualitas SDM dan kegiatan promosi yang secara kualitas lebih
60
2. Persaingan Industri
Bank dapat menjadi ancaman yang besar bagi PT. Pos Indonesia,
karena mereka baru-baru ini mulai merambah ke dunia PT. Pos Indonesia
yaitu adanya layanan pembayaran tagihan listrik, air, dan telepon serta
wesel. Selain itu mereka sudah mulai disukai oleh masyarakat karena
nilai 8.
perawatan dan perbaikan peralatan yang ada. Para pemasok yang telah
menjadi rekanan kerja PT. Pos Indonesia diantaranya adalah: toko Toshiba
penawaran pemasok, kami memberi nilai 3. Nilai yang cukup rendah ini
Indonesia itu sendiri antara lain dalam hal kecepatan dan efektifitas
pelayanan yang diberikan oleh staff PT. Pos Indonesia. Ancaman daya
tawar pembeli ini kami beri nilai 7, nilai yang cukup besar karena
kemajuan teknologi dan informasi. Untuk itu PT. Pos Indonesia harus
pelanggan.
Kami memberikan nilai 7, nilai yang cukup tinggi karena dari segi waktu,
produk pengganti ini lebih cepat, lebih murah, dan lebih efisien ketimbang
a. Politik
63
penerima BLT.
b. Ekonomi
c. S osial
d. Teknologi
kinerja PT. Pos Indonesia, saat ini telah banyak perusahaan yang
sekarang maupun yang akan datang. Oleh karena itu, PT. Pos
65
hari.
tersebut. Baik itu dari perangkat piranti keras maupun dari piranti lunak itu
sendiri.
perusahaan, baik yang berupa kekuatan internal yang dimiliki perusahaan yang
harus digali potensinya sehingga peluang yang ada dapat dimanfaatkan sebaik
mungkin, atau bisa berupa kelemahan yang harus diperbaiki oleh perusahaan agar
(Critical Succsess Factor) dan analisis area, fungsi, dan proses bisnis
Berdasarkan Analisis Value Chain Service Business menurut Porter, Value shop PT. Pos
Support Activities
Infrastructure, Technology, Human Resources, Purchasing, Business Partner
External resources
Aktivitas Primer :
1. Business Acquisition
M isalnya :
pelayanan
2. Problem Specification
Dalam kegiatan ini perusahaan merumuskan masalah-masalah apa saja yang bisa
- Skill SDM dan para tenaga kerja lama yang sudah tidak sesuai lagi dengan
3. Knowledge Application
website. Jika perusahaan tidak mampu membuat website maka perusahaan dapat
- Brosur
- Email, Fax
70
- Profil Pelanggan
- Profil Support
- Daftar Pemasok
- Daftar Produk
4. Allocation of Resources
eksternal dengan meminjam dana ke bank ataupun meminta bantuan dari pihak
Man
PT. Pos Indonesia memiliki banyak SDM dan cenderung kelebihan namun
Money
Selama ini sumber dana yang diperoleh PT. Pos Indonesia berasal dari dana
Material
M aterial yang dimaksud adalah produk-produk yang dijual PT. Pos seperti kertas,
Machine
M achine yang dimaksudkan berupa komputer, printer dan lainnya yang digunakan
Method
Informasi pendukung keputusan PT. Pos diperoleh dari pengalaman kerja serta
6. Configure Solution
menentukan prioritas yang akan dilakukan, siapa yang akan bertanggung jawab
7. Execute Solution
Perusahaan harus tetap mencari tahu apakah solusi yang dihasilkan sudah cukup
diinginkan pelanggan.
baru
- Integrasi komputer
- Evaluasi
- Training
Aktivitas Pendukung :
1) Pembelian
2) Pengembangan Teknologi
73
kepentingan pemasaran.
karyawan.
4) Infrastruktur Perusahaan
5) M itra Bisnis
M itra bisnis yang bekerja sama dengan PT. Pos Indonesia adalah
DHL. DHL memiliki andil dalam membantu PT. Pos Indonesia untuk jasa
dan faktor eksternal. Analisis SWOT adalah identifikasi berbagai faktor strategi
ancaman (Threats).
1) Kekuatan (Strength)
2) Kelemahan (Weakness)
perusahaan.
3) Peluang (Opportunities)
4) Ancaman (Threats)
Berikut ini adalah tabel IFAS dan tabel EFAS PT.Pos Indonesia :
Kelemahan :
• Kurangnya maksimalnya 0,06 4 0,24
pemanfaatan web site sebagai
promosi perusahaan.
0,11 2 0,22
• SDM yang terlalu banyak
membuat perusahaan tidak
mampu menggaji karyawan
sesuai dengan standar umr
• Kurang promosi dan iklan 0,12 4 0,48
untuk pengiriman surat dan
pengiriman barang menj adi
berkurang.
Keterangan
Rating 1 : Tidak Penting
Rating 2 : Cukup
Rating 3 : Cukup Penting
Rating 4 : Penting
EFAS
PELUANG (O) STRATEGI SO STRATEGI WO
• Adanya kebijakan dari pemerintah • Mempertahankan kualitas jasa • Pengembangan hardware untuk
seperti BLT yang dapat memicu pengiriman surat-surat dan meningkatkan teknologi dan
warga untuk semakin sering pembayaran air, listrik dan air sistem inform asi dalam kantor
berkunjung ke kantor pos • Memperbanyak mobil-mobil pos pos
• Adanya usaha koperasi di dekat keliling yang bertujuan mempercepat • Perekrutan dan menyel eksi
kantor pos untuk membantu para proses pengiriman surat-surat dan karyawan yang handal dan
karyawan kantor pos dan usaha barang kiriman berkualitas
kantor pos itu sendiri • Pengembangan website untuk
• meningkatkan promosi
78
• Masuknya pendatang baru seperti • Mengembangkan hubungan kerja • Mengoptimalkan SDM melalui
Tiki, Fedex, dan DHL. sama untuk memperluas j aringan pelatihan
• Promosi dari kompetitor lebih pemasaran • Pengembangan sistem Smart
banyak dan beragam. • Peningkatan kualitas teknologi untuk Card untuk mendukung efisiensi
• Masuknya teknologi handphone mendukung strategi bisnis karyawan
dan e-mail.
Kekuatan : 2,06
Kelemahan : -0,94
: 2,06-0,94
: 1,12
Peluang : 2,3
Ancaman : -1,07
: 2,34-1,07
: 1,27
adalah pada kuadran 1. PT. Pos Indonesia memiliki peluang dan kekuatan
yang besar pada bidang jasa pengiriman karena pasar ini semakin
( 1,12 ; 1,27 )
W O
T
80
Berdasarkan dari titik koordinat diatas maka PT. Pos Indonesia menggunakan strategi
SDM .
adalah faktor yang memerlukan perhatian khusus dari perusahaan, untuk itu di
perlukan suatu ukuran atau indikator ( KPI – Key Performance Indicator ) yang
Indonesia serta indikator yang dijadikan sebagai alat ukurnya adalah sebagai
berikut :
diperlukan sistem
Pelayanan yang baik dan • Jumlah komplain, kritik • Aplikasi Customer
dan saran Service
berkualitas
• Peningkatan pelanggan
proses bisnis, yakni tindakan – tindakan spesifik yang memiliki titik awal dan
akhir atau dapat dia artikan memiliki input dan menghasilkan output. Analisis ini
hubungan entitas dan matrik untuk memodelkan dan merekam data dari semua
kegiatan yang ada dalam perusahaan. Analisis ini di lakukan bertujuan untuk
83
memberikan pemahaman yang jelas tentang hubungan dan interaksi antara aspek
Deputi Operasi
Perencanaan Operasional
• Membuat jadwal
operasional
• Mengarahkan dan
mengkoordinasikan proses
kerja karyawan
• Memperhitungkan waktu
pengoperasian
Proses Operasional
• Penyortiran surat
• Pengiriman surat
Promosi
Marketing
• Melakukan penawaran
jasa
• Melakukan periklanan
jasa
• Menentukan strategi
pemasaran
• Mempersiapkan dan
mengkoordinasikan
penyusunan anggaran
tahunan untuk
Departemen Pemasaran
• Menjalin kerjasama
dengan perusahaan lain
(contoh: Badan
Pendidikan)
• Menyusun dan
mengembangkan strategi
pemasaran
84
Pelayanan Pelanggan
• Memberikan informasi
tentang perusahaan dan
jasa
• Menanggapi kritik dan
saran pelanggan
• Menjalin hubungan yang
Penjualan baik dengan pelanggan
• Menetapkan harga jasa
• Membuat laporan
penjualan
T eknologi & Sarana
Perawatan mesin
• Melaksanakan perawatan
komputer dan mesin
fotokopi
• Permintaan material (suku
cadang mesin)
Pembelian mesin
• Membuat laporan
pembelian
• Membuat pesanan
pembelian
• Melakukan kerjasama
dengan pemasok
Pemeliharaan SI/T I
• Melakukan perbaikan
jaringan SI/T I
• Melakukan Pengembangan
jaringan SI/T I
• Melakukan
troubleshooting SI/T I
• Menjadwal Pemeliharaan
SI/T I
85
Keuangan
Perencanaan Keuangan
• Menganalisa laporan-
laporan keuangan
• Mengalokasikan dan
mencari sumber-sumber
dana yang lebih efektif
dan efisien
• Mengendalikan arus dana
untuk menghindarkan
kelebihan dan kekurangan
dana
Pengelolaan keuangan
• Menerima pendapatan
penjualan perangko
• Mengeluarkan kas untuk
pembelian dan biaya
operasional
• Membuat laporan
penerimaan kas
• Membuat laporan
pengeluaran kas
Penggajian karyawan
• Memproses penggajian
karyawan
• Membuat laporan
penggajian karyawan
SDM
Perekrutan SDM
Pelatihan SDM
Entitas – entitas kunci atau entitas kelompok / subjek data yang dapat di
identifikasi dari dekomposisi area fungsi dan proses bisnis adalah sebagai berikut :
Subjek Data
Perencanaan Operasional
Operasional
Perawatan
Data Penjualan
Data Pelanggan
Data Pemasok
Data Pembelian
Data Karyawan
Data Absensi
Data Penggajian
Data Keuangan
Jadwal Pemeliharaan SI/TI
Jadwal Pelatihan Karyawan
Pelatihan Karyawan
Laporan Keuangan
M atrik ini merupakan hubungan antara fungsi bisnis dengan subjek data
yang terkait dengan aktivitas perusahaan . Suatu fungsi bisnis dapat membaca (
read ) satu atau beberapa subjek data , selain itu suatu objek data juga dapat di
buat ( create ) , di ubah ( update ) dan di hapus ( delete ) oleh suatu fungsi bisnis
87
dalam perusahaan . Berikut adalah gambar 3.10 yang merupakan matrik fungsi
Subjek data
Pelatihan Karyawan
Laporan Keunagan
Data Penggajian
Data Pembelian
Data Pelanggan
Data Karyawan
Data Keuangan
Data Penjualan
Data Pemasok
Data Absensi
Operasional
Perawatan
Fungsi Bisn is
Perencanaan Operasional R C R R R
Proses Operasional C R R R R
Marketing R R R
Pelayanan Pelanggan R R R R
Penjualan C R
Perawatan Mesin C R
Pembelian Mesin R C
Pemeliharaan SI/TI R C
Perencanaan Keuangan C R
Pengelolaan Keuangan R R C R
Penggajian Karyawan R R C
Perekrutan SDM R R
Pelatihan SDM R C
Tabel 3.9 Matrik fungsi Bisnis vs S ubjek Data PT. Pos Indonesia
relevan dari entitas –entitas kunci atau kelompok entitas data dalam
sebuah perusahaan. Berikut adalah gambar 3.7 yang merupakan ERD pada
sampai saat ini dirasakan berkembang dengan sangat cepat. Oleh karena
itu kondisi persaingan yang ada saat ini sangat ketat disebabkan
surat yang lain telah menerapkan sistem dan teknologi informasi yang
Kemajuan teknologi ini telah menciptakan suatu peluang pasar baru bagi
90
distributor, dan sebagainya. Pola transaksi terjadi antara dua sistem, dari
fasilitas dan sumber daya. Untuk mengatasinya, ada beberapa hal yang
database yang baik, sistem yang efisien dan aman dalam melakukan
transaksi serta dukungan sumber daya manusia yang handal. Yang tak
yang kondusif, dan masalah-masalah yang terkait dengan aspek legal atau
melakukan transaksi.
teknologi seperti yang telah dijelaskan di atas adalah bahwa peluang yang
terbuka bagi bisnis di bidang jasa pengiriman surat dan barang sudah tak
Pada saat ini PT. Pos Indonesia mempunyai aplikasi yang terbagi
Berikut ini adalah daftar spesifikasi hardware yang dimiliki PT. Pos
•LAN card
Sekretariat Wilayah •Processor Intel Pentium IV 1
2,66 GHz
•M emory 256MB DDR
•Hard disk 40 GB
•M onitor Flat 15"
•LAN card
Deputi Operasi •Processor Intel Pentium IV 1
2,66 GHz
•M emory 256MB DDR
•Hard disk 40 GB
•M onitor Flat 15"
•LAN card
Deputi Umum •Processor Intel Pentium IV 1
2,66 GHz
•M emory 256MB DDR
•Hard disk 40 GB
•M onitor Flat 15"
•LAN card
M ail Server •Processor Intel Pentium IV 1
3,2 GHz
•M emory 1 GB DDR
•Hard disk 60GB
•M onitor Flat 15"
•LAN card
Database Server •Processor Intel Pentium IV 1
2,66 GHz
•M emory 1 GB DDR
•Hard disk 60 GB
•LAN card
UPS 500Wat 1
Printer Canon S200 4
Swicth 8port,16port,24port. 4
Tabel 3.10 S pesifikasi Hardware PT. Pos Indonesia
Berikut ini adalah daftar spesifikasi Software yang dimiliki PT. Pos Indonesia,
Berikut adalah gambar dari Arsitektur jaringan pada PT. Pos Indonesia :
Portfolio Aplikasi saat ini adalah analisa yang digunakan untuk menilai
aplikasi yang digunakan saat ini, apakah masuk kategori high potensial, strategic,
key operational atau support, sesuai dengan konstribusi yang diberikan masing-
( ) Aplikasi ERP
(* )Website
Kontribusi
potensial dari
aplikasi IS / IT
untuk
pencapaian (*)Microsoft Office 2003,
sasaran tujuan ( )Aplikasi Finance Windows 2000
bisnis dimasa (*) Aplikasi M arketing dan (*) Aplikasi Visual basic
depan promosi (*) SOPPPOS (layanan tagihan
(*) Aplikasi Operasional telpon listrik cicilan motor dll)
(*) RSPOS (aplikasi wesel)
(*) IPOS (Aplikasi kiriman
surat/barang)
L
KEY OPERASIONAL SUPPORT
H L
97
Keterangan:
bahwa PT. Pos Indonesia belum memiliki aplikasi yang bersifat High
Potential. Selama ini fungsi SI/TI memang gunanya terbatas pada kegiatan
3.2.7.4 Aplikasi
mencatat barang apa saja yang dibeli seperti kertas, lem, alat tulis, amplop, dan
3. Website
PT. Pos Indonesia sudah memiliki website sendiri. Pada website ini
menyediakan informasi seputar fasilitas yang disediakan kantor pos seperti paket
pos, wesel, hybrid mail, serta layanan-layanan lain yang disediakan juga
internal dan eksternal bisnis perusahaan, serta lingkungan internal dan eksternal SI/TI
99
perusahaan, maka dapat disimpulkan beberapa masalah yang dihadapi oleh PT. Pos
Indonesia baik di masa sekarang maupun yang akan menjadi masalah di masa
aplikasi ERP yang masih baru ini baik dalam aplikasi finance, marketing dan
pengoperasian sistem.
pengoperasian ERP yang sudah canggih ini, sehingga tidak bisa memanfaatkan
• Website perusahaan yang kurang memiliki fungsi yang baik dan masih kurang
yang lebih sulit dalam menghadapi setiap ancaman yang timbul, khususnya
ancaman yang datang dari pesaing dengan teknologi informasi yang lebih unggul.
• Beberapa karyawan merasa aplikasi sistem yang digunakan sekarang ini kurang
user friendly.
yang rumit.
pengoperasian sistem.
sistemnya.