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Manual de Ventas
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Manual de Ventas
Café Bule

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1.-Generalidades:

1.1.-Objetivo: El manual de Ventas de Café Bule se desarrolla para describir la manera en que la red se estructura para
realizar las ventas y demás asuntos relacionados con esta.

1.2.-Alcance: A todo el personal de las redes de ventas de Café Bule

1.3.-Responsabilidad: Es responsabilidad de la Gerencia de Café Bule la correcta interpretación y ejecución de este

manual.

1.4.-Definiciones: Para la correcta comprensión de este manual los términos y definiciones se incluyen a continuación

 Café: denomina café a la bebida que se obtiene de los frutos y semillas de la planta de café o cafeto
 Altura: Característica del lugar de procedencia del café con respecto al nivel del mar, a mayor altura mayor calidad,
pero en general un café se considera de altura a partir de los 700 msnm.
 Pergamino: Después del beneficio una pequeña capa todavía está presente alrededor del grano. Cuando está seco,
se lo denomina pergamino.
 Beneficio: Técnicamente consiste en la serie de pasos o etapas de procesamiento a las que se somete el café para
quitar o eliminar todas sus capas o cubiertas de la forma más eficiente sin afectar su calidad y su rendimiento. Es
una transformación primaria del grano.
 Café “ORO”: Café verde de tipo planchuela o caracolillo es un sobrenombre no una variedad.
 Planchuela: Este grano se caracteriza por que es plano en una de sus caras, es de tamaño grande y uniforme en
comparación de otros tipos de grano.
 Caracolillo: Este grano se caracteriza por estar “enrollado” en sí mismo, esto se debe a que se trata de un grano
que no alcanzo su desarrollo máximo como el planchuela.
 Tostado: Método de transformación del grano para su consumo.
 Vienes: el tostado más ligero del café.
 Americano: Tostado medio y el más comercial.
 Italiano: Tostado oscuro con un sabor mucho más fuerte.
 Cubano: El más fuerte de los tostados.

1.5.-La Empresa: Café Bule es una empresa 100 % mexicana, fundada en la región de Bule en Oaxaca, que ofrece gran
diversidad de productos para satisfacer el más exigente de los gustos.

Con una tradición de más de 50 años en el sector, Café Bule ha logrado mantener el desarrollo sustentable de los pueblos
indígenas de la zona de los Loxicha.

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1.6.-Política Integral de Café Bule: La calidad en Café Bule no solo es cuestión de un buen grano, es cuestión de un
servicio enfocado al cliente en el que toda la organización aporta su trabajo para la proyección de la marca.

1.7.-Objetivo Integral: Como parte de la proyección de la marca Bule, se busca la satisfacción total del cliente no solo con
un gran producto sino con un servicio único y personalizado para cada cliente a fin de lograr su fidelidad y permanencia
con nosotros.

1.8.-Responsabilidad de Café Bule: Es responsabilidad de Café Bule:

 Surtir los pedidos en tiempo y forma según lo solicitado por el Ejecutivo de Ventas
 En caso de existir clientes cuyo perfil se adapte al tipo de los manejados por los Ejecutivos de Ventas asignar las
bases a los Ejecutivos.
 Dar capacitación sobre los productos y servicios que ofrece la empresa.
 Proporcionar al Ejecutivo información específica de cualquier producto que requiera si así lo pide el cliente.
 Pagar las comisiones acordadas con los Ejecutivos en tiempo y forma.

1.9.-Objetivo del Ejecutivo de Ventas: Ser un puente de comunicación efectivo para los clientes a fin de ayudar a Café
Bule a satisfacer las necesidades de estos y con ello lograr su crecimiento personal.

1.10.-Responsabilidad del Ejecutivo de Ventas: Es responsabilidad del Ejecutivo de Ventas:

 Contactar a nuevos clientes.

 Dar seguimiento a los clientes contactados o a los que le hayan sido asignados por Café Bule.
 Mantener los registros actualizados, esto incluye los formatos otorgados por Café Bule, y bitácoras de trabajo.
 Solicitar asistencia en caso de dudas con respecto al llenado de los formatos.
 Nunca ofrecer algo si no se tiene conocimiento total sobre el asunto ni hacer falsas promesas a clientes.

2.-Entorno: México produce cafés de excelentes calidades, ya que su topografía, altura, climas y suelos le permiten cultivar
y producir variedades clasificadas dentro de las mejores del mundo, la variedad genérica que se produce en México es la
"arábica". Destacan por su calidad las variedades Coatepec, Pluma Hidalgo, Jaltenango, Marago y Natural de Atoyac, sólo
por citar algunas. Como productor de café México ocupa el quinto lugar a nivel mundial, después de Brasil, Colombia,
Indonesia y Vietnam, México es el primer productor mundial de café orgánico, y uno de los primeros en cafés "Gourmet".

2.1.-Mercado: El principal mercado de Café Bule es la venta de café tostado en las diferentes variedades (vienes,
americano, italiano, cubano) a los detallistas (cafeterías) quienes se encargan de hacer llegar el producto al consumidor final
y que al mismo tiempo permite mantener un flujo constante de ventas apoyado en este tipo de clientes, a cambio se ofrecen

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servicios y beneficios como: café tostado al instante de la compra “siempre fresco”, promoción del negocio del cliente vía
internet, y asignación de clientes detallistas (particulares) a la cafetería.

2.2.-Excepciones: Café Bule también es proveedor de café en verde (planchuela y caracolillo) y pergamino a tostadores
grandes y medianos, el Ejecutivo al contactar a algún cliente con estas características debe informar a Café Bule y asignar
ese contacto a la oficina central ya que el proceso de venta para este tipo de cliente es distinto a las cafeterías.

3.-Producto: Café Bule es una gran variedad de productos y presentaciones, para satisfacer las necesidades de nuestro
consumidor.

3.1-Café: El café verde es obtenido de un beneficio húmedo, es decir, que el fruto se cosecha, se despulpa en húmedo y se
seca por completo en patios, directamente al sol, asegurándose de no dejar humedad en estos (10 – 12%). El grano
obtenido, denominado pergamino, se procede a descascarar por medios mecánicos (trillar) para obtener los granos de café
verde también llamado “ORO”

 Clasificación: Café Arabica . 100% – Lavado

 Café pluma de Altura
 Altitud: 800 a 1300 msnm
 Origen: Zona del Bule, ubicada entre los municipios de San Miguel del Puerto y Santa María Huatulco, en
Pochutla, estado de Oaxaca.
 Proceso: orgánico
 Aroma: muy bueno – excelente
 Acidez: excelente
 Cuerpo: muy bueno – excelente
 Sabor: muy bueno – excelente

Mezcla de la casa Bule: Mezcla de cafés Chiapas o Veracruz y Café Bule en presentaciones de 50/50, 66/33, 75/25. Ya sea
verde o tostado.

Tostados en grano y molidos medio y fino: Vienes, Americano, Italiano, Cubano, en presentaciones de 100gms. 250gms.
500gms. 1kg. y a granel la cantidad que pida el cliente.

3.2.-Galletas:

 Galletas elaboradas con extracto 100% natural de Café Bule

 Galletas de café/cocoa: Galletas 100% naturales. Elaboradas bajo la calidad que el extracto de Café Bule ofrece y
con un toque de cocoa.

 Galletas arándano: Deliciosas galletas enriquecidas con los antioxidantes naturales que aportan los arándanos.

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 Galletas de avena: Son agradables al paladar y nutritivas. La avena es muy recomendable, pues equilibra el sistema
nervioso, contiene fibra y esto ayuda a facilitar el tránsito intestinal.

3.3.-Personalización: Café Bule ofrece el servicio de personalización de etiquetas para regalos corporativos con el logo del
cliente en empaques de galletas y café.

3.4.-Productos y servicios adicionales: Café Bule una gran diversidad de productos abriendo así el abanico de opciones
aun mas.

Productos:

 Bolsas de mano artesanales para dama, cada pieza es única e irrepetible.

 Artesanías de barro negro de Oaxaca.
 Arcones y tablas de regalos artesanales oaxaqueños.
 Mole oaxaqueño, quesos, chocolate todo fabricado de manera artesanal.
 Mezcal de sabores: Blanco, Reposado, Añejo, Nanche, con Gusano, Almendrado.

Servicios:

 Cofee Break para reuniones y eventos incluye café, y galletas y a gusto del cliente puede aumentar con bocadillos y
canapés.
 Cafetería para hoteles y restaurantes.
 Servicio de Bar tender para fiestas y reuniones con barra, cristalería, cocteleria, y barman capacitado.
(próximamente)
 Sushi Bar para eventos y reuniones con fuente de sushi y a gusto del cliente cocteleria y cafetería. (próximamente)
 Bocadillos y canapes para eventos y reuniones. (próximamente)

4.-Precios y Esquema de Comisiones:

Presentación
100%
Tostado Mezclas de la casa Bule
Tipo de Café 75/25 66/33 50/50 Bule
Precio x Kilo $100.00 $110.00 $120.00 $180.00
Comisión x kilo $2.50 $7.64 $9.87 $10.30
Galletas Arándano Café Café/Cocoa Avena
Precio x Kilo $150 $150 $150 $150
Comisión x Kilo $5.25 $5.25 $5.25 $5.25

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*Los precios y comisiones por la venta de: bolsas, arcones, productos artesanales (chocolate, quesos, mole),
mezcal y los servicios de personalizado, coffebreak, bar tender, sushi bar y bocadillos, serán determinados al
momento de la solicitud de cotización ya que son elementos de precio variable.

*Los pagos de los clientes son por adelantado

*Las comisiones son pagaderas de forma mensual.

5.-Tiempos de Entrega: Café Bule surtirá cualquier pedido de café tostado en el Distrito Federal en cualquier
presentación y tipo, y de galletas en cualquier presentación y tipo en un plazo de 48 a 72 horas una vez que se haya
confirmado el pago por parte del cliente.

En entregas en el interior de la republica el plazo depende de la empresa transportadora*

*El flete se cotiza y cobra al cliente de manera separada.

En los demás productos (bolsas, artesanías, quesos, arcones etc.) el plazo en el Distrito Federal es de 48 a 72 horas un vez
confirmado el pago por parte del cliente.

En entregas en el interior de la republica el plazo depende de la empresa transportadora*

*El flete se cotiza y cobra al cliente de manera separada.

Los servicios (Coffee Break, Sushi Bar, Bar Tender, Bocadillos) se deben contratar con al menos 15 días de anticipación y
por el momento solo están disponibles en el Distrito Federal.

6.-Cobros a los clientes: Los cobros a los clientes siempre serán de manera adelantada al realizar el pedido solo en
situaciones extraordinaria y previamente autorizadas por Café Bule se dará crédito y este nunca excederá de 1 semana a
partir del surtimiento del producto.

Si el cliente requiere factura se debe especificar desde el momento del pedido y recabar sus datos fiscales (RFC, dirección
fiscal, Etc)

Si el cliente no requiere factura, solo se emitirá nota de remisión.

Los fletes fuera de la ciudad siempre serán a cargo del cliente.

En el Distrito Federal la entrega es sin costo a excepción de áreas de difícil acceso se cobrara una cantidad adicional por
concepto de gastos generados por la entrega y este será determinado al momento de recibir el pedido.

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7.-Promoción del producto: El concepto de Café Bule es: “el producto siempre fresco hasta tus manos” lo que quiere
decir que el café es tostado al momento de recibir el pedido, no vendemos café rezagado de igual modo con las galletas son
horneadas al momento de recibir el pedido, esta es nuestra estrategia de calidad y frescura del producto.

“Rinde mas” al ser café recién tostado rinde mas tazas por kilo que un café rezagado.

Para Café Bule es importante escuchar al cliente “si él lo imagina nosotros lo llevamos a cabo” hay que escuchar siempre
los que el cliente quiere.

8.-Servicio Post-Venta: Después de cada venta es importante mantener contacto con el cliente, pero no solo por saber si
nos comprara de nuevo, sino para saber qué tal le ha parecido su compra, si tiene quejas u objeciones al producto, es por
eso que se tiene que mantener un monitoreo constante (cada 15 días) del cliente no hay que esperar a que el llame.

9.-Administración y control: Para el correcto funcionamiento de la empresa es necesario mantener el control en los
registros de compra/venta, es por eso que necesitamos que se realice el llenado de los siguientes formatos.

Formato de Visita:

Bitácora de Trabajo:

Formato de pedido: este formato debe ser llenado y enviado de manera electrónica a ventas@cafebule.com para su registro
y ejecución, cabe señalar que aunque el pedido se haga vía telefónica, el formato debe ser enviado para dar validez al
pedido.

Confirma entrega Folio Confirmación: DEBE Folio

RECIBIR CONFIRMACIÓN
TELEFÓNICA ANTES DE 24 HORAS
Fecha (24 horas antes) Fecha DE ENTREGA DE SU PEDIDO. EN Fecha
CASO CONTRARIO LLÁMENOS

Cliente Cliente
Persona Persona
Ejecutivo Ejecutivo
Café Pergamino Oro Tostado Molido Café Pergamino Oro Tostado Molido
       
Tipo Tipo
Cantidad Cantidad
Unidad

Unidad

Compromiso Fecha Lugar: Compromiso Fecha Lugar:

entrega entrega
Firmas Firmas

F01.Pedido Copia Bule Rev.01 Abril 2012 F01.Ventas Copia Cliente Rev.01 Abril 2012

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Ejemplo:

Confirma entrega
Folio A102 Confirmación: DEBE
RECIBIR CONFIRMACIÓN Folio A102
TELEFÓNICA ANTES DE 24 HORAS DE
Fecha (24 horas antes) Fecha ENTREGA DE SU PEDIDO. EN CASO Fecha
18-04-2012 CONTRARIO LLÁMENOS
18-04-2012
Cliente CAFÉ CON SABOR Cliente CAFÉ CON SABOR
Persona JUÁN PÉREZ (ENCARGADO) Persona JUÁN PÉREZ (ENCARGADO)
Ejecutivo EB0012 ANA LAURA FLORES Ejecutivo EB0012 ANA LAURA FLORES
Café Pergamino Oro Tostado Molido Café Pergamino Oro Tostado Molido
       
Tipo PCBO; OMCB; MMCCTVMM Tipo PCBO; OMCB; MMCCTVMM
Cantidad 100 KILOS (2C)
Cantidad 100 KILOS (2C)
Unidad

Unidad
250 KILOS (4CMCBA; 1CCB) 250 KILOS (4CMCBA; 1CCB)
5,5,10 BOLSAS (250,500,1000) 5,5,10 BOLSAS (250,500,1000)

Compromiso Fecha Lugar: Compromiso Fecha Lugar:

24-04-12 EN LA CAFETERÍA 24-04-12 EN LA CAFETERÍA
entrega entrega
Firmas FIRMA CLIENTE Firmas FIRMA CLIENTE
FIRMA EJECUTIVO FIRMA EJECUTIVO

F01.Pedido Copia Bule Rev.01 Abril 2012 F01.Ventas Copia Cliente Rev.01 Abril 2012

Cada formato tiene una utilidad y deben ser llenados conforme a los ejemplos.

10.-Herramientas de Venta: Café Bule cuenta con una serie de herramientas dedicadas al apoyo de la venta.

 Publicidad gratuita al negocio del cliente, por medio del mapa electrónico en www.cafebule.com
 Catálogos en línea de todos los productos en www.cafebule.com
 Asesoría por correo electrónico al Ejecutivo por cafebule@cafebule.com
 Entregas sin costo en el D.F.*

*Leer punto 6

 Muestras de producto gratis al prospecto comprador*

*Aplica restricciones en cuanto a la cantidad

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11.-Recomendaciones:

* Conocer perfectamente sus productos

El conocimiento de los productos y servicios que se ponen a la venta es una de las tareas más importantes para las personas
que desean venderlos.

* Conocer a sus clientes

Los Vendedores que tratan de vender los productos sin conocer a los que los comprarán no tendrán el éxito
deseado.

Manejo de Objeciones:

 PRECIO: Justifíquelo con los beneficios.

 DESCONFIANZA: Demuestre la validez de sus argumentos.
 FIDELIDAD ACTUAL: Reduzca riesgos del cambio.
 CAUSAS ECONOMICAS: Sugiera alternativas.
 IGNORANCIA: Informe, comunique, no deje lagunas.
 SILENCIO: Rómpalo con preguntas.
 DUDAS: Despéjelas de inmediato, ofrezca pruebas, hechos.
 RECLAMOS: Escuche con paciencia, ofrezca excusas.
 TEMOR A LA COMPRA: Redúzcalo con hechos, ofrezca garantías, haga acuerdos parciales, presente referencias
válidas.

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