MANAJEMEN

KEARSIPAN
(TATA NASKAH )
LANDASAN HUKUM
1. UU No. 44 tahun 2009
2. UU No. 43 tahun 2009
3. Permenkes 14 tahun 2017
 Definisi Arsip
1. Semua dokumen yang dibuat organisasi yang berisi informasi informasi
tentang tindakan, keputusan, dan operasi dalam organisasi (Wesinger, 2011).
2. Informasi yang terekam dalam media, yang dibuat atau diterima organisasi
dalam rangka operasional organisasi (Rick, 1992).
3. Informasi yang diterima, dibuat, dan dipeliharan organisasi sebagai bukti dan
informasi untuk memenuhi kewajiban hokum atau transaksi kerja (ISO).
4. Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai
dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan
diterima oleh lembaga negara, pemda, lembaga pendidkan, perusahaan,
organisasi politik, ormas, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara ( UU 43 tahun 2009).
Dalam Organisasi

1. 42 % dipikiran (otak) karyawan;

2. 26 % dokumen kertas;
3. 20 % dokumen elektronik;
4. 12% knowledge base elektronik.
 Karakteristik
1. Authenticity (asli)
Yaitu memiliki struktur (format), isi (data, informasi) sesuai dengan kondisi
pada saat pertama kali dibuat organisasi yang berwenang sesuai isi
informasi arsip.
2. Integrity (utuh/lengkap)
Arsip harus lengkap dan utuh sehingga tetap terpercaya
3. Reliability (terpercaya)
Isi arsip harus terpercaya dan akurat karena mempresentasikan secara
lengkap tindakan, kegiatan, atau fakta
4. Usebility (berguna)
Arsip harus dikeahui tempatnya, disajikan, dan digunakan dalam
operasional organisasi
 1. Identitas organisasi
2. Mendukung proses pengambilan keputusan

F Membutuhkan arsip sebagai bahan informasi.

2. Menunjang proses perencanaan
u Dalam perencanaan membutuhkan informasi sebagai bahan analisis
n 3. Pengawasan
Informasi terkait indikator keberhasilan, hal-hal yang telah dilakukan dan
g belum dilakukan, kendalanya

s 4. Memori organisasi
Arsip digunakan sebagai rekam jejak yang berupa kegiatan, transaksi,
i aktivitas internal, maupun keluaran yang dibuat oleh organisasi.
5. Perlindungan kepentingan baik SDM dan organisasi
6. Bukti sah di mata hokum / pengadilan
 Jenis Arsip
1. Berdasarkan kegunaan
a. Arsip dinamis
- Arsip vital : persayaratan dasar bagi opeasional organisasi
- Arsip aktif : digunakan secara terus menerus
- Arsip inaktif : kegunaannya telah menurun
b. Arsip statis
2. Berdasarkan keasliannya
a. Asli
b. Tembusan
c. Salinan
 Jenis Arsip
3. Berdasarkan media
a. Berbasis kertas
b. Berbasis audio
c. Berbasis elektronik
4. Berdasarkan subyek
a. Kepegawaian
b. Keuangan
c. Pendidikan
d. Pemasaran
e. Rekam medis, dll..
 Daur Hidup Arsip

Creation

Disposi Distribu
tion tion

Mainten Use
ance
1. Creation
Arsip diciptakan atau dibuat sebagai media penyampai informasi, dasar perencanaan,
pengorganisasian, pengambilan keputusan, pengawasan, dll.
a. Arsip dapat diciptakan secara internal organisasi
b. Arsip dapat diterima dari eksternal organisasi
2. Distribution
Penyampaian / pengendalian pergerakan arsip dari satu unit ke unit lain
3. Use
Arsip dikategorikan arsip dinamis
4. Maintenance
Pengamanan arsip baik fisik maupun informasinya. Pemeliharaan membutuhkan sarana
prasarana yang disesuaikan dengan bentuk, media, suhu, kelembaban dll.
5. Disposition
Penentuan akhir arsip  simpan / musnahkan
Arsip Dinamis
Definisi :
Adalah arsip yang digunakan secara
langsung dalam kegiatan pencipta arsip
dan disimpan selama jangka waktu
tertentu karena masih memiliki nilai guna
dalam melaksanakan fungsi organisasi
(UU 43, 2009)
 Pengelolaan Arsip Dinamis

Kegiatan : pembuatan, penerimaan arsip

Penciptaan
Dasar : TATA NASKAH, klasifikasi arsip, keamanan

Pengguna Kegiatan : pencipta arsip (aktif, vital), unit kearsipan (inaktif)

an Dasar : kepentingan organisasi

pemelihara Kegiatan : pemberkasan (aktif), penataan, penyimpanan, alih media

an
Arsip aktif=unit pengolah, arsip inaktif=unit kearsipan

Penyusutan Kegiatan : pemindahan arsip inaktif, pemusnahan

Dasar : jadwal retensi arsip (JRA) dengan persetujuan pimpinan RS
 TATA NASKAH DINAS

• Tahap awala dalam daur hidup arsip

• Alat komunikasi kedinasan yang dikeluarkan pejabat berwenang di
organisasi
• Meliputi susunan naskah, jenis, format, penyiapan, pengamanan,
pengabsahan, pendistribusia, penyimpanan, media yang digunakan
sesuai dengan ketentuan organisasi.
• Menciptakan keseragaman teknis dan prosedur tata naskah
• Menunjang kelancaran komunikasi organisasi
• Mencegah kesimpangsiuran, salah tafsir, pemborosan, dan
pemalsuan.
Asas penerapan tata naskah

1. Efisien : penggunaan kertas, bahasa, media

2. Baku : naskah harus disusun berdasarkan tata cara dan bentuk yang telah
ditetapkan
3. Pertanggungjawaban : harus dapat dipertanggungjawabkan baik dari isi,
format dan prosedurnya
4. Kecepatan dan ketepatan : untuk mendukung operasional organisasi
maka tata naskah harus diselesaikan dengan tepat waktu dan tepat
sasaran
5. Keamanan : naskah dinas harus disesuaikan dengan tingkat keamanan.
Tanpa adanya wewenang yang sah tidak dibenarkan menyampaikan isi
surat kepada yang tidak berhak.
Jenis Naskah Dinas
1. Naskah dinas arahan
a. Pengaturan : berupa peraturan (kebijakan, pedoman, panduan,
SPO), edaran
b. Penetapan : berupa Surat Keputusan (menetapkan status SDM,
menetapkan mengubah, membubarkan tim, dll)
c. Penugasan : berupa surat tugas dan surat perintah
2. Naskah dinas korespondensi
a. Internal : berupa nota dinas, memo internal, memorandum
b. Eksternal : berupa naskah dinas yang ditujukan kepaa pihal luar
(surat keluar)
3. Naskah dinas khusus
a. Surat perjanjian
b. Surat kuasa
c. Berita acara
d. Surat keterangan
e. Surat pengantar
f. Surat rekomendasi
g. Pengumuman
4. Laporan
5. Telaah staf
6. Formulir
7. Naskah dinas elektronik
 Contoh tata naskah dinas
5. Panduan Tata Naskah.docx
Terima Kasih