CIRCULAR INTERNA INFORMATIVA

4PL-DF-APT
AREA DE PLANEACION Y TESORERIA
VERSIÓN: 1.0 01-sep-2017

DE: DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

PARA: TODO EL PERSONAL
FECHA: 20-FEB-2018
REFERENCIA: POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS DE CAJA MENOR

A continuación detallamos las políticas de la empresa para el manejo de compras de bienes y

servicios que se realizan con recursos de la caja menor.

CONCEPTO DE CAJA MENOR

La Caja Menor como su nombre lo indica es un valor fijo establecido como fondo para la atención
de los gastos menores que no ameriten el giro de un cheque o que deben ser pagados de manera
inmediata y no permiten la programación de pago junto con el cronograma establecido para pago
a proveedores.

POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS
Las políticas y procedimientos que se describen a continuación, son de obligatorio cumplimientos
por las empleados y proveedores de la empresa.

1. El valor máximo a pagar a través del fondo es de $300.000 (Trescientos mil pesos Mcte)
del monto del Fondo de Caja Menor. Queda prohibido el fraccionamiento de gastos con la
intención de no superar este tope.
2. En caso de que se vaya a realizar la prestación de un servicio, cuyo monto supere los
$133.000 (Ciento treinta y tres mil pesos) se deberá llevar al área de contabilidad para que
sean liquidadas las retenciones.
3. Todos los gastos, por pequeños que sean, deben estar respaldados por su respectivo
soporte el cual debe reunir los siguientes requisitos: fecha, nombre del beneficiario del
pago, valor en números y letras, concepto del pago y firma del beneficiario y todos los
demás requisitos de ley. (Anexar el R.U.T. en caso de que sea un pago de un servicio del
régimen simplificado).
4. Los soportes no deben llevar enmendaduras ni borrones.
5. Las facturas de registradora suministradas en papel químico deben fotocopiarse porque
este papel no garantiza la información ya que se borra al poco tiempo.
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VERSIÓN: 1.0 01-sep-2017

6. Todos los soportes deben venir acompañados del respectivo recibo de caja en el cual se
detallan la información correspondiente a los gastos realizados.
7. Todos los gastos deben ir autorizados por el jefe del área.
8. El plazo máximo para legalizar un anticipo es de 5 días hábiles.
9. Todas las facturas deben estar a nombre de 4PL INDUSTRIAL SAS. No se reembolsaran los
gastos cuya factura estén a cargo de otra persona natural o jurídica diferente a 4PL
INDUSTRIAL SAS.

Cualquier modificación en la aplicación de algunas de estas políticas y procedimientos, debe ser

autorizada por la Gerencia General.

Gracias

HECTOR USECHE V
Director Financiero
4PL Industrial SAS