Jln . Babakan Pikiran Rakyat No. 2 PADAHERANG 46384
KERANGKA ACUAN KEGIATAN (KAK)
Cara Mendapatkan Umpan Balik Pelaksanaan UPTD Puskesmas Padaherang
A. PENDAHULUAN Untuk mendapatkan umpan balik, pembahasan dan tindak lanjut terhadap umpan balik masyarakat terhadap mutu dan kepuasan adalah dengan cara pengumpulan informasi dalam rangka mengetahui harapan pelanggan terhadap pelayanan puskesmas. Cara yang dilakukan untuk mengumpulkan informasi umpan balik masyarakat adalah melalui kotak saran, survei kepuasan pelayanan dengan kuesioner sebagai panduan wawancara dan pesan singkat (SMS) melalui SMS Center, informasi secara langsung dari masyarakat melalui pembicaraan, telpon, dan SMS. Umpan balik, pembahasan, dan tindak lanjut terhadap masyarakat dilaksanakan oleh koordinator administrasi dalam hal ini ditunjuk oleh Kepala Puskesmas. Pengambilan informasi umpan balik dilaksanakan setiap hari kerja melalui kotak saran/ aduan, pembicaraan langsung, SMS.
B. TUJUAN 1. Sebagai pedoman dalam melaksanakan pengumpulan informasi harapan pelanggan. 2. Sebagai pedoman dalam pelaksanaan cara mendapatkan umpan balik, pembahasan dan tindak lanjut terhadap umpan balik masyarakat tentang kepuasan dan mutu pelayanan.
C. KEGIATAN POKOK DAN RINCIAN KEGIATAN
Kegiatan yang dilakukan yaitu dengan langkah-langkah sebagai berikut: 1. Cara mendapat umpan balik dari pelanggan melalui kotak saran: a. Koordinator kelompok kerja Administrasi dan Manajemen (Admen) dan Pokja UKM Puskesmas membuka kotak saran/ aduan Puskesmas setiap minggu. b. Koordinator Admin merekap isi kotak saran di dalam rekapan harapan pelanggan Puskasmas. c. Koordinator Admin memisahkan/ memilah-milih sesuai dengan pelayanan program yang diinginkan. d. Koordinator Admin mencatat umpan balik yang diberikan pelanggan ke buku catatan. 2. Melalui informasi langsung dari pelanggan: a. Koordinator dan anggota tim admin menerima informasi langsung dari pelanggan, baik bicara langsung, telepon maupun SMS. b. Setiap informasi dari pelanggan direkap keddalam rekapan harapan pelanggan dan dilaporkan kepada koordinator Admin. c. Koordinator menerima rekapan harapan pelanggan secara individu direkap kedalam rekapan koordinator. 3. Melalui kotak kepuasan pelanggan/SMS Center: a. Anggota tim Admin mempersilahkan pelanggan untuk memberikan umpan balik harapan pelanggan melalui kotak kepuasan pelanggan atau mengirimkan kuesioner tertutup kepada responden melalui SMS Center. b. Anggota Admin mencatat umpan balik yang diberikan pelanggan ke dalam buku rekapan atau mengkopi dan menganalisis hasil umpan balik melalui SMS ke file program di komputer data. c. Anggota tim Admin melaporkan hasil umpan balik yang diberikan pelanggan. d. Koordinator Admin menerima laporan hasil umpan balik pelanggan. 4. Koordinator setiap akhir bulan mengundang anggota tim Admin untuk membahas hasil umpan balik harapan pelanggan terhadap pelanggan puskesmas. 5. Koordinator dan anggota tim Admin membuat rencana tindak lanjut hasil pembahasan umpan balik harapan pelanggan puskesmas. 6. Koordinator Admin membagi tugas kepada anggota tim didalam menyelesaikan permasalahan umpan balik harapan pelanggan. 7. Anggota tim melaksanakan kegiatan sesuai dengan pembagian tugas yang telah diterima dengan mencatat pada buku kegiatan individu. 8. Koordinator Admin melapor kepada Kepala Puskesmas tentang hasil bahasan umpan balik harapan pelanggan puskesmas. 9. Kepala Puskesmas meneliti dan memberi umpan balik dan tindak lanjut atas laporan Koordinator Admen. 10. Koordinator Admin mencatat hasil tindak lanjut atas laporan yang diberikan.
D. SASARAN Masyarakat di wilayah kerja Puskesmas Padaherang.
E. BIAYA Biaya dibebankan pada anggaran APBD II.
F. PENCATATAN, PELAPORAN, DAN EVALUASI KEGIATAN
Hasil kegiatan akan dijadikan sebuah laporan dan menjadi bahan acuan kegiatan UKM di Puskesmas Padaherang.
G. PENUTUP Demikian kerangka acuan ini dibuat sebagai bahan acuan dalam kegiatan identifikasi pembahasan umpan balik baik individu/ kelompok terhadap program kesehatan.
Mengetahui, Kepala UPTD Puskesmas Padaherang Penanggung Jawab UKM
H. Sugiharto, S. Kep., Ners. Feri Yuda Anggara, S.KM
