Anda di halaman 1dari 4

Block note dan Lembar pesan telepon (LPT)

Menelpon adalah salah satu aktivitas yang tidak bisa dipisahkan dalam
kehidupan manusia, dengan menggunakan perangkat elektronik kita dapat
berhubungan informasi lisan dengan orang dengan cepat dan mudah.D alam
suatu perusahaan aktivitas hubungan informasi telepon merupakan hal yang
sangat penting, karna setiap perusahaan yang terkait akan mendapatkan
berbagai informasi dari perusahaan lain melalui aktivitas telepon dari
seorang sekretaris perusahaan.

Untuk itu seorang sekretaris harus selalu standby di meja kerjanya


untuk menerima berbagai informasi dari beberapa clien dan consumer dari
perusahan lain atau kantor lain. Dalam penangan telpon masuk dan telpon
keluar harus sudah anda dikuasai oleh seorang sekretaris. Salah satunya
tentang etika dalam bertelepon serta prosudur atau langkah-langkah
bertelepon yang baik dan benar.

Penanganan telepon masuk adalah kegiatan melayani panggilan


telepon dari luar ke dalam kantor atau perusahaan. Jadi telpon masuk dapat
diartikan menerima informasi dari clien atau konsumen dari pihak luar ke
dalam kantor atau perusahaan kita.

Banyak sekali langkah-langkah dalam penangan telepon masuk yang


perlu kamu ketahui bagi seorang sekretaris profesional, salah satu bagian
yang paling penting adalah isi pesan yang disampaikan oleh si penelepon,
karna tujuan dari komunikasi telepon adalah menyampaikan pesan dari
seseorang keorang lain (dari pemberi pesan ke penerima pesan) Isi pesan
yang telah kamu terima harus kamu catat dengan lengkap di block note,
serta penyalinan ulang pesan pada lembar pesan telepon (LPT) yang harus
segera disampaikan oleh seorang sekretaris kepada pimpinannya.

Apa lembar block note dalam bertelepon? Lembar block note


adalah lembar yang berisikan segala informasi yang disampaikan oleh si
penelepon secara singkat dan padat, namun masih berbetuk coretan yang
digunakan sebagai lembar informasi pesan yang akan ditulis kembali pada
LPT (lemar pesan telepon)

Untuk itu apabila terdapat informasi yang tidak lengkap atau anda
tidak memahaminya secara jelas, hendaklah melontaran pertanyaan kepada
pihak penelepon agar tidak terjadi kesalahan dalam penyamapaian informasi
nantinya. Agar proses pencatatan di block note lebih cepat kamu harus
menguasai penulisan yang cepat pula seperti ilmu stenografi, karna tidak
mungkin si penelepon harus mengejakan informasi ke anda agar bisa
dicatata di block note, atua anda terus memerintahkan pengulangan
informasi, hal ini kurang etis dilakukan bagi seorang sekretaris profesional.

Apa itu lembar LPT dalam bertelepon? Lembar LPT adalah lembar
informasi pesan yang resmi yang ditujukan kepada si penerima pesan
(direktur, Bos, atau pimpinan kantor). semua informasi yang ada pada LPT
(lembar pesan telepon) harus sesuai dengan block note. Cara penyerahan
LPT (Lembar pesan telepon) ke pimpinan dengan cara diletakkan di meja
pimpinan atau direktur, namun demikian, kamu juga harus tetap
menginformasikan atau mengingatkan bos atau atasanmu.

Nah, dalam kesempatan kali ini, admin akan mengulas bagaimana


cara pencatatan pesan kedalam block note serta bagaimana proses
penyalinan ulang kedalam LPT agar mudah dimengerti oleh pimpinan anda.
Untuk memahami hal tersebut, mari kita simak ulasan berikut ini.

#Cara mengisi lembar Block note dan Lembar pesan telepon (LPT)
dengan benar

Sebelum menerima penangan telepon masuk, kamu harus sudah


mempersiapkan lembar block note, karna pesan yang disampaikan harus
kamu catata secara lengkap, hendaklah seorang sekretaris mengangkat
ganggang telepon menggunakan tangan kiri sedangkan tangan kanan
mencatat segala bentuk pesan yang disampaikan pada lembar block note.

Pencatatan informasi pesan telepon ini hanya berlaku apabila si


penerima pesan telepon tidak ada di tempat atau pimpinan anda tidak ada di
kantor atau perusahaan sehingga tidak bisa disambungkan melain
meninggalkan pesan telepon kepada anda yang akan anda teruskan kepada
pimpinan nantinya berupa lembar LPT.

Prosudur penangan telpon masuk ketika pimpinan tidak ada ditempat


dimulai dengan tawarkan untuk meninggalkan pesan, salanjutnya catat
pesan di block note, salanjutnya konfirmasi pesan agar lebih jelas,
selanjutnya tanyakan informasi lain, bila ada, langkah selanjutnya yakinkan
pesan akan segera anda sampaikan, selanjutnya ucapkan terima kasih dan
salam, selanjutnya tutup ganggang telepon dengan pelan, baru selanjutnya
menyalin informasi yang kamu peroleh di block note ke LPT serta serahkan
lembar LPT kepada pimpinan.

Jadi antara block note dan lembar LPT harus saling


berkesinambungan, agar dapat mengisi lembar LPT dengan benar tentu
kamu harus mencatat informasi pesan dengan lengkap pada block note.
Berikut ini cara penulisan block note dan LPT, ulasannya sebagai berikut.
#Cara pencatatan pesan ke block note dangang lengkap
Ketika akan mengangkat sebuah telepon masuk, maka kamu harus telah
standby dengan pena dan block notemu. Dalam pencatatan block note,
kamu harus mencatan beberapa isi pesan dengan lengkap, setidaknya kamu
harus mencantumkan 9 isi penting dalam block note yang terdiri dari.

1. Hari dan tangal proses telpon tejadi


2. Kepada siapa isi pesan itu ditujukan
3. Waktu terjadinya proses telpon terjadi
4. Dari siapa pesan itu di buat
5. Jabatan si pembuat pesan
6. Dari perusahaan atau kantor mana si pembuat pesan dengan alamat
yang jelas
7. Nomor telepon
8. isi pesan yang akan disampaikan, isi pesan sangat bervariasi
tergantung apa yang disampaikan oleh sipenelpon, tetapi jika jenis isi
pesan berupa agenda pertemuan atua rapat atau sejenisnya, maka
kamu harus mencatumkan isi pesan dengan hari dan tanggal
pertemuan, waktu serta tempat lokasi rapat diselenggarakan.
9. Dan yang terakhir yaitu tanggal batas konfirmasi pesan oleh
perusahan anda

Berikut ini contoh dari block note yang di sampaikan oleh perusahan PT.
Udang galah oleh bapak syamsul bahri kepada bapak Udin Icos (ka. Bag.
Pemasaran di kantor anda), dengan maksud pesan yaitu ingin mengadakan
jamuan makan siang pada hari minggu, tanggal 26 februari 2017, pukul
12.00 WIB di Res, Bunda kandoang, Jl. Tapak Kuda No.445 Jambi,
konfirmasi pesan paling lambat hari sabtu pada tanggal 25 Februari 2017.

Block note
Ibu Fika, sekr. Bpk. Syamsul Bahri dir. PT Udang galah
Bpk. Syamsul Bahri mengundang Bpk. Udin icos untuk makan siang di Res, Bunda kandoang, Jl.
Tapak Kuda No.445 Jambi. Hari minggu, 26-02-2017, jam 12.00. Bpk. Syamsul Bahri menunggu
konfirmasi paling lambat hari sabtu.

Tel 08534487654, Jl. Udang Tampoi V No. 333 A, Jambi

Jumat, 24-02-2017
09.30
#Cara penyalinan pesan ke LPT (lembar pesan telepon) dengan
benar
Untuk dapat mengisi lembar LPT (lembar pesan telepon) kamu harus
menyesuaian dengan infromasi yang kamu dapatkan di Block note, untuk
pengisian LPT cukuplah mudah karna kamu hanya perlu menyalin kembali
informasi yang ada diblock note kedalam lembar pesan telepon (LPT), yang
perlu kamu perhatikan dalam penulisan lembar LPT adalah pesan yang
ditulisa haruslah singkat dan jelas, hanya bagian penting – penting saja
yang perlu kamu tulis, berikut ini format dari bentuk LPT resmi yang telah di
isi sesuai dengan block note diatas.

LEMBAR PESAN TELEPON

Hari/tanggal : Jumat, 24 Februari 2016 Waktu : 09.30


Kepada : Bpk. Udin Icos Dari : Bpk. Syamsul Bahri
Jabatan : Ka. Bag. Pemasaran Jabatan : Direktur
Perusahaan : PT. Udang Galah
No. Telepon : 08534487654

PESAN
Diundang makan siang, pada :
Hari, tanggal : Minggu, 26 Februari 2017
Waktu : 12.00 WIB
Tempat : Res, Bunda kandoang, Jl. Tapak Kuda No.445 Jambi

Konfirmasi ditunggu pada hari sabtu, 25 februari 2017

Diterima oleh : Desi Mardianti / Sekr

Nah, sekarang kamu sudah tahu bukan bagaimana cara mengisi pesan ke
dalam block note dan LPT, intinya seluruh pesan yang disampaikan oleh
penelepon harus tercantum dalam kedua lembar tersebut.

Tips – agar dapat mencatat pesan yang disampaikan dengan cepat


berlatihlah terus menulis dengan cepat menggunakan tulisan stenografi,
sedangan untuk lembar LPT tulislah dengan rapi tampa coretan agar
memudahkan pimpinan untuk membacanya.