Anda di halaman 1dari 19

Administrasi Pendidikan di Sekolah

1. Konsep Dasar Administrasi Pendidikan di Sekolah

Administrasi Pendidikan seringkali disalahartikan sebagai semata-mata ketatausahaan


pendidikan. Namun dari uraian berikut ini akan diketahui bahwa pengertian administrasi
pendidikan adalah bukan sekedar itu. Mendefinisikan administrasi pendidikan tidak begitu
mudah, karena ia menyangkut pengertian yang luas.

Administrasi dalam pengertian secara harfiah,kata “administrasi”berasl dari bahasa


latin yang terdiri atas kata ad dan ministrare.kata ad mempunyai arti yang sama dengan kata
to dalam bahasa inggris yang berarti “ke”atau”kepada”.Dan kata ministrare sam artinya
dengan kata to serve atau to conduct yang berarti”melayani,membantu dan
mengarahkan”.Dalam bahasa inggris to administer berarti pula”mengatur,memelihara dan
mengarahkan”.

Pengertian administrasi atau manajemen banyak diungkap oleh para ahli administrasi
pendidikan. Administrasi Pendidikan menurut Syarif (1976 :7) “segala usaha bersama untuk
mendayagunakan sumber-sumber (personil maupun materiil) secara efektif dan efisien untuk
menunjang tercapainya pendidikan. Menurut Syamsi (1985:10) “administrasi adalah seluruh
kegiatan dalam setiap usaha kerjasama yang dilakukan oleh sekelompok atau lebih orang-
orang secara bersama-sama dan simultan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan”.
Sedangkan menurut Soepardi (1988:7) “ administrasi adalah keseluruhan proses kegiatan-
kegiatan kerja sama yang dilakukan oleh sekelompok atau lebih orang-orang secara bersama-
sama dan simultan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Pertama, Administrasi Pendidikan mempunyai pengertian kerja sama untuk mencapai


tujuan pendidikan. Kedua, Administrasi Pendidikan mengadung pengertian proses untuk
mencapai tujuan pendidikan. Ketiga, Administrasi Pendidikan dapat dilihat dengan kerangka
berfikir sistem. Keempat, Administrasi Pendidikan juga dapat dilihat dari segi manajemen.
Kelima, Adminisrtasi Pendidikan juga dapat dilihat dari segi kepemimpinan.

Administrasi pendidikan dalam pengertian secara luas adalah segenap proses pengerahan dan
pengintegrasian segala sesuatu baik personel,spiritual maupun material yang bersangkut paut
dengan pencapaian tujuan pendidikan.
Jadi,didalam proses administrasi pendidikan segenap usaha orang-orang yang terlibat didalam
proses pencapaian tujuan pendidikan itu diintegrasikan,diorganisasi dan dikoordinasi secara
efektif,dan semua materi yang di perlukan dan yang telah ada dimanfaatkan secara efisien.
Dalam pengertian yang luas ini, istilah administrasi juga dapat diartikan sebagai berikut:
“Administrasi adalah suatu kegiatan atau rangkaian kegiatan yang berupa proses pengelolaan
usaha kerjasama sekelompok manusia yang tergabung dalam suatu organisasi untuk
mencapai tujuan bersama yang telah ditetapkan sebelumnya agar efektif dan efisien”.
Dalam batasan tersebut di atas, makna administrasi dapat di urai paling tidak menjadi lima
pengertian pokok,yaitu:
 Administrasi merupakan kegiatan manusia.
 Rangkaian kegiatan itu merupakan suatu proses/pengelolaan dari suatu kegiatan yang
kompleks, oleh sebab itu bersifat dinamis.
 Proses itu dilakukan bersama oleh sekelompok manusia yang tergabung dalam suatu
organisasi.
 Proses itu dilakukan dalam rangka mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan
sebelumnya.
 Proses pengelolaan itu dilakukan agar tujuannya dapat dicapai secara efektif dan
efisien. (Tsauri, 2007)

Jadi kata”administrasi” secara harfiah dapat di artikan sebagai suatu kegiatan atau
usaha untuk membantu,malayani,mengarahkan atau mengatur semua kegiatan didalam
mencapai suatu tujuan.(Purwanto, 2007)
Administrasi dalam pengertian yang sempit yaitu kegiatan ketatausahaan yang intinya adalah
kegiatan ruti catat-mencatat,mendokumentasika kegiatan,menyelenggarakan surat-menyurat
dengan segala aspeknya serta mempersiapkan laporan.
Administrasi pendidikan dalam pengertian secara luas adalah segenap proses pengerahan dan
pengintegrasian segala sesuatu baik personel,spiritual maupun material yang bersangkut paut
dengan pencapaian tujuan pendidikan.
Jadi,didalam proses administrasi pendidikan segenap usaha orang-orang yang terlibat didalam
proses pencapaian tujuan pendidikan itu diintegrasikan,diorganisasi dan dikoordinasi secara
efektif,dan semua materi yang di perlukan dan yang telah ada dimanfaatkan secara efisien.

Konsep Administrasi Pendidikan


a.Sistem Pendidikan Nasional
Sistem pendidikan nasional adalah alat satuan kegiatan dan tujuan dalam mencapai cita-cita
pendidikan nasional, yaitu mencerdaskan kehidupan bangsa, dan mengembangkan manusia
Indonesia seutuhnya, yaitu manusia yang beriman bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa
dan berbudi pekerti luhur, memiliki pengetahuan dan keterampilan, sehat jasmani dan rohani
memiliki kepribadian yang mantap dan mandiri, serta mempunyai rasa tanggung jawab
kemasyarakatan dan kebangsan (bunyi UU Nomor 2 tahun 1989).
b.Sekolah sebagai bagian Sistem Pendidikan Nasional
Jenjang pendidikan terdiri atas pendidikan:
- Pendidikan dasar
- Pendidikan menengah
- Pendidikan tinggi
Pendidikan dasar merupakan pendidikan sembilan tahun terdiri dari program pendidikan
enam tahun di sekolah dasar dan program pendidikan tiga tahun di sekolah lanjutan
pertama (PP Nomor 28 tahun 1990).
Di dalam Peraturan Pemerintah Republik Indonesia nomor 29 tahun 1990 tentang
pendidikan menengah, pendidikan menengah didefenisikan sebagai pendidikan yang
diselenggarakan bagi lulusan pendidikan dasar. Pendidikan menengah mempunyai bentuk
satuan pendidikan yang terdiri dari a) sekolah menengah umum b) sekolah menengah
kejuruan c) sekolah menengah keagamaan d) sekolah menengah kedinasan e) sekolah
menengah luar biasa

2. Ruang Lingkup Administrasi Pendidikan di Sekolah

Administrasi pendidikan mempunyai ruang lingkup/bidang garapan yang sangat


luas. Secara lebih rinci ruang lingkup adcministrasi pendidikan dapat diuraikan sebagai
berikut:
a. Administrasi tatalaksana sekolah

Hal ini meliputi:


1. Organisasi dan struktur pegawai tata usaha
2. Otorosasi dan anggaran belanja keuangan sekolah
3. Masalah kepegawaian dan kesejahteraan personel sekolah
4. Masalah perlengkapan dan perbekalan
5. Keuangan dan pembukuannya

b. Administrasi personel guru dan pegawai sekolah


Hal ini meliputi:
1. Pengangkatan dan penempatan tenaga guru
2. Organisasi personel guru-guru
3. Masalah kepegawaian dan kesejahteraan guru
4. Rencana orientasi bagi tenaga guru yang baru
5.Inservice training dan up-grading guru-guru

c. Administrasi peserta didik


Hal ini meliputi:
1.Organisasi dan perkumpulan peserta didik
2.Masalah kesehatan dan kesejahteraan peserta didik
3.Penilaian dan pengukuran kemajuan peserta didik
4. Bimbingan dan penyuluhan bagi peserta didik (guidance and counseling)

d. Supervisi pengajaran
Hal ini meliputi:

 Usaha membangkitkan dan merangsang semangat guru-guru dan pegawai tata usaha
dalam menjalankan tugasnya masing-masing sebaik-baiknya.

 Usaha mengembangkan, mencari, menggunakan metode-metode baru dalam


mengajar dan belajar yang lebih baik.

 Mengusahakan cara-cara menilai hasil-hasil pendidikan dan pengajaran.

e. Pelaksanaan dan pembinaan kurikulum


Hal ini meliputi:

 Mempedomani dan merealisasikan apa yang tercantum di dalam kurikulum sekolah


yang bersangkutan dalam usaha mencapai dasar-dasar dan tujuan pendidikan dan
pengajaran.

 Menyusun dan melaksanakan organisasi kurikulum beserta materi-materi, sumber-


sumber dan metode-metode pelaksanaannya, sesuai dengan pembaharuan
pendidikan dan pengajaran serta kebutuhan masyarakat dan lingkungan sekolah.
 Kurikulum bukanlah merupakan sesuatu yang harus diikuti dan dituruti begitu saja
dengan mutlak tanpa ada perubahan dan penyimpangan sedikitpun. Kurikulum
merupakan pedoman bagi para guru dalam menjalankan tugasnya.

f. Pendirian dan perencanaan bangunan sekolah


Hal ini meliputi:

 Cara memilih letak dan menentukan luas tanah yang dibutuhkan.


 Mengusahakan, merencanakan dan menggunakan biaya pendirian gedung sekolah.
 Menentukan jumlah dan luas ruangan-ruangan kelas, kantor, gudang, asrama,
lapangan olah raga dan sebagainya.
 Cara-cara penggunaan gedung sekolah dan fasilitas-fasilitas lainnya yang efektif dan
produktif, serta pemeliharaannya secara kontinyu.
 Alat-alat perlengkapan sekolah dan alat-alat pelajaran yang dibutuhkan.

g. Hubungan sekolah dengan masyarakat


Hal ini mencakup hubungan sekolah dengan sekolah-sekolah lain, hubungan sekolah dengan
instansi-instansi dan jawsatan-jawatan lain dan hubungan sekolah dengan masyarfakat pada
umumnya. Hendaknya semua hubungan itu merupakan hubungan kerjasama yang bersifat
pedagogis, sosiologis dan produktif yang dapat mendatangkan keuntungan dan perbaikan
serta kemajuan bagi kedua belah pihak.
Dari apa yang telah diuraikan di atas, ruang lingkup yang tercakup di dalam administrasi
pendidikan dapat dikelompokkan sebagai berikut:

 Administrasi material, yaitu kegiatan administrasi menyangkut bidang-bidang


materi/benda-benda seperti: ketatausahaan sekolah, administrasi keuangan, dan lain-
lain.
 Administrasi personel, mencakup didalamnya administrasi personel guru dan pegawai
sekolah, dan juga administrasi peserta didik.
 Administrasi kurikulum, yang mencakup didalamnya penyusunan kurikulum,
pembinaan kurikulum, pelaksanaan kurikulum, seperti pembagian tugas mengajar
kepada guru-guru, penyusunan silabus dan sebagainya. (Tsauri, 2007)
Prinsip-prinsip Administrasi Pendidikan
Prinsip merupakan sesuatu yang di buat sebagai pegangan untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan.Diantara prinsip-prinsip administrasi pendidikan antara lain:

 Adanya sumber daya manusia (SDM) atau sekelompokmanusia (sedikitnya dua


orang) untuk ditata.
 Adanya tiugas/fungsi yang harus dilaksanakn maksudnya ada sebuah kerjasama dari
sekelompok orang.
 Adanya penataan/pengaturan dari kerjasama tersebut.
 Adanya non manusia seperti peralatan dan perlengkapan yang diperlukan dan yang
harus ditata.
 Adanya tujuan yang hendak di capai bersama dari kerjasama tersebut.
(Purwanto,2007)

Ada sebuah prinsip-prinsip administrasi yang menyinggung organisasi, diantara prinsip-


prinsip tersebut adalah:
Memiliki tujuan yang jelas

 Tiap anggota dapat memahami dan menerima tujuan tersebut


 Adanya kesatuan arah sehingga dapat menimbulkan kesatuan tindakan dan pikiran
 Adanya kesatuan perintah (Unity of command); para bawahan hanya mempunyai
seorang atasan langsung dari padanya menerima perintah atau bimbingan dan kepada
siapa ia harus mempertanggung jawabkan hasil pekerjaannya.
 Koordinasi tentang wewenang dan tanggung jawab, maksudnya ada keseimbangan
antara wewenang dan tanggung jawab masing-masing anggota
 Adanya pembagian tugas atau pekerjaan yang sesuai dengan kemampuan, keahlian
dan bakat masing-masing, sehingga dapat menimbulkan kerjasama yang harmonis dan
kooperatif.(Tsauri, 2007)

Lembaga pendidikan seperti organisasi sekolah merupakan kerangka kelembagaan


dimana administrasi pendidikan dapat berperan dalam mengelola organisasi untuk mencapai
tujuan yang telah ditetapkan. Dilihat dari tingkatan-tingkatan suatu organisasi dalam hal ini
sekolah, administrasi pendidikan dapat dilihat dalam tiga tingkatan yaitu tingkatan institusi
(Institutional level), tingkatan manajerial (managerial level), dan tingkatan teknis (technical
level) (Murphy dan Louis, 1999). Tingkatan institusi berkaitan dengan hubungan antara
lembaga pendidikan (sekolah) dengan lingkungan eksternal, tingkatan manajerial berkaitan
dengan kepemimpinan, dan organisasi lembaga (sekolah), dan tingkatan teknis berkaitan
dengan proses pembelajaran. Dengan demikian manajemen pendidikan dalam konteks
kelembagaan pendidikan mempunyai cakupan yang luas, disamping itu bidang-bidang yang
harus ditanganinya juga cukup banyak dan kompleks dari mulai sumberdaya fisik, keuangan,
dan manusia yang terlibat dalam kegiatan proses pendidikan di sekolah

Menurut Consortium on Renewing Education (Murphy dan Louis, ed. 1999:515)


Sekolah (lembaga pendidikan) mempunyai lima bentuk modal yang perlu dikelola untuk
keberhasilan pendidikan yaitu :
1. Integrative capital
2. Human capital
3. Financial capital
4. Social capital
5. Political capital

modal integratif adalah modal yang berkaitan dengan pengintegrasian empat modal lainnya
untuk dapat dimanfaatkan bagi pencapaian program/tujuan pendidikan, modal manusia
adalah sumberdaya manusia yang kemampuan untuk menggunakan pengetahuan bagi
kepentingan proses pendidikan/pembelajaran, modal keuangan adalah dana yang diperlukan
untuk menjalankan dan memperbaiki proses pendidikan, modal sosial adalah ikatan
kepercayaan dan kebiasaan yang menggambarkan sekolah sebagai komunitas, dan modal
politik adalah dasar otoritas legal yang dimiliki untuk melakukan proses
pendidikan/pembelajaran.

Dengan pemahaman sebagaimana dikemukakan di atas, nampak bahwa salah satu


fungsi penting dari manajemen pendidikan adalah berkaitan dengan proses pembelajaran, hal
ini mencakup dari mulai aspek persiapan sampai dengan evaluasi untuk melihat kualitas dari
suatu proses tersebut, dalam hubungan ini Sekolah sebagai suatu lembaga pendidikan yang
melakukan kegiatan/proses pembelajaran jelas perlu mengelola kegiatan tersebut dengan baik
karena proses belajar mengajar ini merupakan kegiatan utama dari suatu sekolah (Hoy dan
Miskel 2001). Dengan demikian nampak bahwa Guru sebagai tenaga pendidik merupakan
faktor penting dalam manajemen pendidikan, sebab inti dari proses pendidikan di sekolah
pada dasarnya adalah guru, karena keterlibatannya yang langsung pada kegiatan
pembelajaran di kelas. Oleh karena itu Manajemen Sumber Daya Manusia Pendidik dalam
suatu lembaga pendidikan akan menentukan bagaimana kontribusinya bagi pencapaian
tujuan, dan kinerja guru merupakan sesuatu yang harus mendapat perhatian dari fihak
manajemen pendidikan di sekolah agar dapat terus berkembang dan meningkat
kompetensinya dan dengan peningkatan tersebut kinerja merekapun akan meningkat,
sehingga akan memberikan berpengaruh pada peningkatan kualitas pendidikan sejalan
dengan tuntutan perkembangan global dewasa ini.

Sagala (2005:19) menjelaskan cakupan administrasi pendidikan tidak hanya sekedar


administrasi sekolah atau administrasi pembelajaran. Pandangan demikian adalah pandangan
yang sempit. Administrasi pendidikan lebih luas dari itu, meskipun muara semua
kebijakannya adalah sekolah atau satuan pendidikan pada semua jenjang dan jenis. Jadi
administrasi pendidikan ada pada tataran pengambil kebijakan dan pada tataran satuan
pendidikan. Administrasi pendidikan pada tataran pemerintah baik pusat maupun daerah
berkaitan dengan anggaran pendidikan, standar kurikulum, standar ketenagaan, akreditasi
sekolah, dan pelayanan kebutuhan sekolah sebagai pendidikan formal maupun pendidikan
non formal yaitu pendidikan luar sekolah serta pendidikan kedinasan. Administrasi
pendidikan pada satuan pendidikan berkaitan dengan penerapan teori-teori pendidikan dalam
pelayanan belajar, teknik-teknik konseling belajar, manajemen sekolah, dan semua kegiatan
yang mendukung dan memperlancar aktivitas-aktivitas satuan pendidikan untuk mencapai
tujuan.

Berdasarkan substansinya, administrasi pendidikan menurut Sutisna (1989:36) dapat


ditinjau dari dua pendekatan, yaitu pendekatan tugas dan pendekatan proses. Fokus
pendekatan tugas dalam administrasi pendidikan menjawab pertanyaan apa yang harus
dikerjakan oleh administrator. Studi yang dilakukan oleh Universitas OHIO, sebagaimana
dilaporkan Ramseyer et.al. (1955) dalam Sutisna (1989:36-37) berhasil mengidentifikasi 9
kegiatan administrator, yaitu 1) menentukan tujuan-tujuan, 2) membuat kebijaksanaan, 3)
menentukan peranan-peranan, 4) mengkoordinasikan fungsi-fungsi administratif, 5) menaksir
efektivitas, 6) bekerja dengan kepemimpinan masyarakat untuk meningkatkan perbaikan
dalam pendidikan, 7) menggunakan sumber-sumber pendidikan dari masyarakat, 8)
melibatkan orang-orang, dan 9) melakukan komunikasi. Fokus pendekatan proses dalam
administrasi pendidikan menjawab pertanyaan bagaimana administrator melakukan
kegiatannya. Sears (1950) sebagaimana dikutip Said (1988:74) mengemukakan bahwa
pendekatan proses dalam administrasi pendidikan merupakan satu kesatuan yang terdiri atas
lima unsur, yaitu 1) perencanaan, pengorganisasian, direksi, koordinasi, dan pengontrolan.
Dasuqi dan Somantri (1992:12-16) mengemukakan proses administrasi pendidikan meliputi:
1) membuat keputusan, 2) merencanakan, 3) mengorganisasikan, 4) mengkomunikasikan, 5)
mengkoordinasikan, 6) mengawasi, dan 7) menilai. Morphet et.al. (1974:145)
mengemukakan proses administrasi pendidikan terdiri atas tujuh komponen, yaitu 1) decision
making, 2) planning, 3) organizing, 4) communicating, 5) influencing, 6) coordinating, dan 7)
evaluating.

Ruang lingkup administrasi dapat pula ditinjau dari bidang garapannya. Daryanto
(1998:26) mengelompokkan ruang lingkup administrasi pendidikan menjadi tiga bidang
garapan, yaitu: 1) bidang administrasi material, 2) bidang administrasi personal, dan 3)
bidang administrasi kurikulum. Dasuqi dan Somantri (1992:16-20) mengemukakan
administrasi pendidikan dalam operasionalnya memiliki bidang garapan sebagai berikut: 1)
program pendidikan, 2) murid atau peserta didik, 3) personil lembaga pendidikan, 4) kantor
dan fasilitas lembaga pendidikan, 5) keuangan lembaga pendidikan, 6) pelayanan bantuan
lembaga pendidikan, 7) hubungan lembaga dan masyarakat.

Hoy dan Miskel (2001) menjelaskan ruang lingkup materi kajian administrasi
pendidikan.bersumber dari pemikiran bawa sekolah merupakan suatu sistem sosial. Sekolah
sebagai sistem sosial memiliki empat elemen atau subsistem penting, yaitu struktur, individu,
budaya, dan politik. Perilaku organisasi merupakan fungsi dari interaksi elemen-elemen ini
dalam konteks pengajaran dan pembelajaran. Lingkungan juga merupakan aspek penting dari
kehidupan organisasi; lingkungan tidak hanya menyediakan sumber bagi sistem tersebut
tetapi juga menyediakan kendala dan peluang lainnya.Hoy dan Miskel (2001) mengajukan
Model Sistem Sosial untuk Sekolah seperti tampak pada gambar berikut.

Gambar 2
Sekolah sebagai Sistem Sosial
Berdasarkan gambar 2, jika sekolah harus menjadi lembaga pembelajaran yang
efektif, sekolah harus mencari cara untuk menciptakan struktur yang secara terus-menerus
mendukung pembelajaran dan pengajaran dan memperkaya adaptasi organisasi;
mengembangkan budaya dan iklim organisasi yang terbuka, dan kolaboratif; menarik
individu yang mandiri, efektif, dan terbuka terhadap perubahan; dan mencegah politik yang
kotor dan tak-legal dari penyalahgunaan aktivitas pengajaran dan pembelajaran yang legal.
Kepemimpinan transformasional, komunikasi yang terbuka dan terus-menerus, dan
pembuatan keputusan bersama merupakan mekanisme yang hendaknya mampu
meningkatkan pembelajaran keorganisasian di sekolah. Tantangannya adalah tidak hanya
menciptakan sekolah yang memiliki kemampuan untuk menjawab secara efektif masalah-
masalah kontemporer saja tetapi juga pada isu-isu yang baru muncul mengenai efektivitas
sekolah.

Dapat disimpulkan, menurut Hoy dan Miskel (2001) ruang lingkup materi kajian
administrasi pendidikan meliputi: 1) poses belajar mengajar, 2) struktur sekolah, 3) individu,
4) budaya dan iklim sekolah, 5) kekuasaan dan politik di sekolah, 5) lingkungan eksternal
sekolah, 6) efektivitas dan kualitas sekolah, 7) pembuatan keputusan, 8) komunikasi, 9)
kepemimpinan.
Lunenburg dan Ornstein (2003) mengemukakan ruang lingkup administrasi meliputi
1) culture, 2) change, 3) curriculum, 4) human resources administration, 5) diversity, 6)
effective teaching strategies, dan 7) supervision of instruction. Donmoyer dan Scheurich,
(1995:28) mengutip pendapat National Policy Board of Educational Administration (1989,5-
7) mengemukakan terdapat tujuh area kajian dalam administrasi pendidikan, yaitu 1) societal
and cultural influence on schooling, 2) teaching and learning processes and school
improvement, 3) organizational theory, 4) methodologies of organizational studies and policy
analysis, 5) leadership and management processes and functions, 6) policy studies and
politics of education, dan 7) moral and ethical dimensions of schooling. Senada dengan
pendapat di atas, The University Council for Educational Administration (UCEA),
sebagaimana dikutip oleh Donmoyer dan Scheurich (1995:28) merekomendasikan enam
domain kajian administrasi pendidikan, yaitu 1) school improvement, 2) organizational
studies, 3) economic and financial dimensions of schooling, 4) leadership and management
process, 5) policy and political studies, 6) legal and ethical dimensions of schooling.

3. Fungsi Administrasi Pendidikan di Sekolah

Jika dihubungkan dengan administrasi pendidikan maka bisa diartikan bahwa hal ini
merupakan upaya peningkatan efektifitas unsur-unsur pendidikan untuk mencapai tujuan
pendidikan itu sendiri.
Fungsi administrasi pendidikan itu meliputi perencanaan, pengorganisasian, pengawasan dan
penilaian. Fungsi perencanaan pendidikan merupakan fungsi yang sangat penting dari
administrasi karena fungsi ini memang berperan banyak dalam hal memberi petunjuk pada
pelaksanaan pendidikan, acuan untuk memonitorkemajuan dan pelaksanaan program
pendidikan kriteria dalam penilaian untuk mengetahui ada tidaknya hambatan atau bahkan
penyimpangan dan dapat menjadi media inovasi.
Dalam perencanaan itu sendiri akan menjawab pertanyaan apa yang harus dilakukan,
bagaimana melakukannya, dimana dan siapa yang melakukan hal itu. Dalam fungsi
terkandung kegiatan menetapkan tujuan, mengambil keputusan mengadakan peramalan atau
perkiraan, dan memprakarsai strategi pelaksanaan. Lalu dapat dinyatakan perencanaan adalah
menetapkan terlebih dahulu tujuan yang akan dicapai dan alat untuk mencapai tujuan yang
telah ditetapkan itu.
Fungsi administrasi yang kedua adalah pengorganisasian, yang berarti upaya membina dan
memapankan hubungan antar kegiatan dan faktor fisik yang harus dilakukan dan diperlukan,
mengkooordinasikan sumber yang ada, pimpinan mendesain struktur formal bagi tugas dan
hubungan kewenangan yang akan menjamin efektifitas dalam pencapaian tujuan.
Pengorganisasian berurusan dengan pembagian jabatan yang harus dikerjakan, penetapan
kelompok pekerjaan, dan pemerataan tanggung jawab dalam pekerjaan. Prinsip yang dianut
dalam pengoorganisian adalah pembagian kerja, rintangan, departemenisasi dan otoritas atau
wewenang. Fungsi lainnya dalam administrasi pengawasan yang bisa diartikan menguji,
memeriksa, pertikasi dan mengecek segala sesuatu yang terjadi itu sesuai atau tidak dengan
rencana, instruksi yang dikeluarkan, dan prinsip yang telah dimapankan. Pengawasan ini
bersumber dari rencana dan tujuan organisasi. Sedang penilaian berarti proses monitoring
kegiatan. Untuk menetapkan apakah satuan-satuan organisasi telah berjalan secara efektif
dalam mencapai tujuan, jika belum tercapai dapat dilakukan perbaikan. Proses penilaian
meliputi pengukuran, perbandingan dan perbaikan.

Agar kegiatan dalam komponen administrasi pendidikan dapat berjalan dengan baik
dan mencapai tujuan,kegiatan tersebut harus dikelola melalui suatu tahapan proses yang
merupakan daur (siklus). Adapun proses administrasi pendidikan itu meliputi fungsi-fungsi
perencanaan, pengorganisasian, koordinasi, komunikasi, supervise kepegawaian dan
pembiayaan dan evaluasi. Semua fungsi tersebut satu sama lain bertalian sangat erat. Untuk
menadapat gambaran yang lebih jelas tentang fungsi-fungsitersebut di bawah ini akan
diuraikan secara lebih rinci.

a. Perencanaan (Planning)
Perencanaan merupakan salah satu syarat mutlak bagi setiap kegiatan administrasi.
Tanpa perencanaan,pelaksanaan suatu kegiatan akan mengalami kesulitan dan bahkan
kegagalan dalam mencapai tujuan yang diinginkan. Perencanaan merupakan kegiatan
yang harus dilakukan pada permulaan dan selama kegiatan administrasi itu
berlangsung. Di dalam setiap perencanaan ada dua faktor yang harus
diperhatikan,yaitu faktor tujuan dan faktor sarana, baik sarana personel maupun
material.
Langkah-langkah dalam perencanaan meliputi hal-hal sebagai berikut:

 Menentukan dan merumuskan tujuan yang hendak dicapai

 Meneliti masalah-masalah atau pekerjaan-pekerjaan yang akan dilakukan

 Mengumpulkan informasi-informasi yang diperlukan


 Menentukan tahap-tahap dan rangkaian tindakan

 Merumuskan bagaimana masalah-masalah itu akan dipecahkan dan bagaimana


pekerjaan-pekarjaan itu akan diselesaikan

Syarat-syarat perencanaan
Dalam menyusun perencanaan syarat-syarat berikut perlu diperhatikan:

 Perencanaan harus didasrkan atas tujuan yang jelas

 Bersifat sederhana, realistis dan praktis

 Terinci, memuat segala uraian serta klarifikasi kegiatan dan rangkaian


tindakan sehingga mudah di pedomani dan dijalankan

 Memiliki fleksibilitas sehingga mudah disesuaikan dengan kebutuhan serta


kondisi dan situasi sewaktu-waktu

 Terdapat perimbangan antara bermacam-macam bidang yang digarap dalam


perencanaan itu, menurut urgensinya masing-masing

 Diusahakan adanya penghematan tenaga, biaya dan waktu serta


kemungkinan penggunaan sumber-sumber daya dan dana yang tersedia
sebaik-baiknya

 Diusahakan agar sedapat mungkin tidak terjadi adanya duplikasi pelaksanaan

Merencanakan berarti pula memikirkan tentang penghematan tenaga, biaya


dan waktu, juga membatasi kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi dan
menghindari adanya duplikasi-duplikasi atau tugas-tugas/pekerjaan
rangkap yang dapat menghambat jalannya penyelesaian.
Jadi, perencanaan sebagai suatu fungsi administrasi pendidikan dapat
disimpulkan sebagai berikut:
“perencanaan (planning) adalah aktivitas memikirkan dan memilih
rangkaian tindakan-tindakan yang tertuju pada tercapainya maksud-
maksud dan tujuan pedndidikan”.
b. Pengorganisasian (Organizing)
Pengorganisasian merupakan aktivitas menyusun dan membentuk hubungan-
hubungan kerja antara orang-orang sehingga terwujud suatu kesatuan usaha dalam
mencapai tujuan-tujuan yang telah ditetapkan. Di dalam pengorganisasian
terdapatadanya pembagian tugas-tugas, wewenang dan tanggung jawab secara terinci
menurut bidang-bidang dan bagian-bagian, sehingga dari situ dapat terciptalah adanya
hubungan-hubungan kerjasama yang harmonis dan lancar menuju pencapaian tujuan
yang telah ditetapkan.
Pengorganisasian sebagai fungsi administrasi pendidikan menjadi tugas utama bagi
para pemimpin pendidikan termasuk kepala sekolah. Kita mengetahui bahwa dalam
kegiatan sekolah sehari-sehari terdapat bermacam-macam jenis pekerjaan yang
memerlukan kecakapan dan keterampilan dan tanggung jawab yang berbeda-beda.
Keragaman tugas dan pekerjaan semacam itu tidak mungkin dilakukan dan dipikul
sendiri oleh seoran pemimpin. Dalam hal inilah terletak bagaimana kecakapan kepala
sekolah mengorganisasi guru-guru dan pegawai sekolah lainnya dalam menjalankan
tugasnya sehari-hari sehingga tercipta adanya hubungan kerja sama yang harmonis
dan lancar.
Yang perlu diperhatikan dalam pengorganisasian antara lain ialah bahwa pembagian
tugas, wewenang dan tanggung jawab hendaknya disesuaikan dengan
penglaman,bakat, minat, pengetahuan dan kepribadian masing-masing prang yang
dikperlukan dalam menjalankan tugas-tugas tersebut.
Dengan demikian ,pengorganisasian sebagai salah satu fungsi administrasi pendidikan
dapat disimpulkan sebagai berikut:
“pengorganisasian adalah aktivitas-aktivitas menyusun dan membentuk hubungan-
hubungan sehingga terwujudlah kesatuan usaha dealam mencapai maksud-maksud
dan tujuan-tujuan pendidikan”.
c. Pengkoordinasian (Coordinating)
Adanya bermacam-macam tugas/pekerjaan yang dilakukan oleh banyak orang,
memerlukan adanya koordinasi dari seorang pemimpin. Adanya koordinasi yang baik
dapat menghindarkan kemungkinan terjadinya persaingan yang tidak sehat dan atau
kesimpangsiuran dalam tindakan. Dengan adanya koordinasi yang baik, semua bagian
dcan personel dapat bekerja sama menuju ke satu arah tujuan yang telah ditetapkan.
Pengkoordinasian diartikan sebagai usaha untuk menyatu padukan kegiatan dari
berbagai individu agar kegiatan mereka berjalan selaras dengan anggota dalam usaha
mencapai tujuan. Usaha pengkoordinasian dapat dilakukan melalui berbagai
cara,seperti: (a)melaksanakan penjelasan singkat (briefing); (b)mengadakan rapat
kerja; (c) memberikan unjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis, dan(d) memberikan
balikan tentang hasil suatu kegiatan.(Soetjipto:137:2004)
Dengan demikian,koordinasi sebagai salah satu fungsi administrasi pendidikan dapat
disimpulkan sebagai berikut:
“koordinasi adalah aktivitas membawa orang-orang, material, pikiran-pkiran, teknik-
teknik dan tujuan-tujuan kedalam hubungan yang harmonis dan produktif dalam
mencapai suatu tujuan”.
d. Komunikasi
Dalam melaksanakan suatu program pendidikan, aktivitas menyebarkan dan
menyampaikan gagasan-gagasan dan maksud-maksud ke seluruh struktur organisasi
sanat penting. Proses menyampaikan atau komunikasi ini meliputi lebih dari pada
sekedar menyalurkan pikiran-pikiran, gagasan-gagasan dan maksud-maksud secara
lisan atau tertulis.
Komunikasi secara lisan pada umumnya lebih mendatangkan hasil dan pengertian
yang jelas dari pada secara tertulis. Demikian pula komunikasi yang dilakukan secara
informal dan secara formal mendatangkan hasil yang berbeda pengaruh dan
kejelasannya.
Menurut sifatnya, komunikasi ada dua macam yaitu komunikasi bebas dan
komunikasi terbatas. Dalam komunikasi bebas, setiap anggota dapat berkomunikasi
dengan setiap anggota yang lain. sedangkan dalam komunikasi terbatas, setiap
anggota hanya dapat berhubungan dengan beberapa anggota tertentu saja.
Dengan demikian, organisasi sebagai salah satu fungsi administrasi pendidikan dapat
disimpulkan sebagai berikut:
“komunikasi dalam setiap bentuknya adalah suatu proses yang hendak mempengaruhi
sikap dan perbuatan orang-orang dalam struktur organisasi”.
e. Supervisi
Setiap pelaksanaan program pendidikan memerlukan adanya pengawasan atau
supervisi. Pengawasan bertanggung jawab tentang keefektifan program itu. Oleh
karena itu, supervise haruslah meneliti ada atau tidaknya kondisi-kondisi yang akan
memungkinkan tercapainya tujuan-tujuan pendidikan.
Jadi, fungsi supervisi yang terpentig adalah:
1. menentukan kondisi-kondisi/syarat-syarat apakah yang diperlukan
2. memenuhi/mengusahakan syarat-syarat yang diperlukan itu.
Dengan demikian , supervisi sebagai salah satu fungsi administrasi pendidikan dapat
disimpulkan sebagai berikut:
“supervise sebagai fungsi administrasi pendidikan berarti aktivitas-aktivitas untuk
menentukan komdisi-kondisi/syarat-syarat yang esensial yang akan menjamin
tercapainya tujuan-tujuan pendidikan”.
f. Kepegawaian (Staffing)
Sama halnya dengan fungsi-fungsi administrasi pendidikan yang telah diuraikan
terdahulu kepegawaian merupakan fungsi yang tidak kalah pentingnya. Agak berbeda
dangan fungsi-fungsi administrasi yang telah dibicarakan, dalam kepegawaian yang
menjadi titik penekanan ialah personal itu sendiri. Aktivitas yang dilakukan di dalam
kepegawaian antara lain : menentukan, memilih, menempatkan dan membimbing
personel.
Sebenarnya fungsi kepegawaian ini sudah dijalankan sejak penyusunan perencanaan
dan pengorganisasian. Di dalam pengorganisasian telah dipikirkan dan diusahakan
agar untuk personel-personel yang menduduki jabatan-jabatan tertentu di dalam
struktur organisasi itu dipilih dan di angkat orang-orang yang memiliki kecakapan dan
kesanggupan yang sesuai dengan jabatan yang di pegangnya. Dalam hal ini prinsip
the right man in the right place selalu di perhatikan.
g. Pembiayaan
Biaya/pambiayaan merupakan salah satu faktor yang sangat penting dalam sebuah
organisasi karena biaya ini sangat menentukan bagi kelancaran jalannya sebuah
organisasi, tanpa biaya yang mencukupi tidak mungklin terjamin kelancaran jalannya
suatu organisasi.
Setiap kebutuhan organisasi, baik personel maupun material, semua memerlukan
adanya biaya., itulah sebabnya masalah pembiayaan ini harus sudah mulai dipikirkan
sejak pembuatan planning sampai dengan pelaksanaannya.
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam fungsi pembiayaan, antara lain:
1.perencanaan tentang berapa biaya yang diperlukan
2.darimana dan bagaimana biaya itu dapat diperoleh/diusahakan
3.bagaimana penggunaanya
4.siapa yang akan melaksanakannya
5.bagaimana pembukuan dan pertangung jawabannya
6.bagaimana pengawasannya,dll.
h. Penilaian (Evaluating)
Evaluasi sebagai fungsi administrasi pendidikan adalah aktivitas untuk meneliti dan
mengetahui sampai di mana pelaksanaan yang dilakukan di dalam proses keseluruhan
organisasi mencapai hasil sesuai denhan rencana atau program yang telah di tetapkan
dalam rangka pencapaian tujuan pendidikan. Setiap kegiatan, baik yang dilakukan
oleh unsur pimpinan maupun oleh bawahan, memerlukan adanya evaluasi.
Dengan mengetahui kesalahan-kesalahan atau kekurangan-kekurangan serta
kemacetan-kemacetan yang diperoleh dari tindakan evaluasi itu, selanjutnya dapat
diusahakan bagaimana cara-cara memperbaikinya. (Purwanto:15-22:2007)

Secara lebih rinci maksud penilaian (evaluasi) adalah:

 Memperoleh dasr bagi pertimbangan apakah pada akhir suatu periode kerja,
pekerjaan tersebut berhasil

 Menjamin cara bekerja yang efektif dan efesien

 Memperoleh fakta-fakta tentang kesukaran-kesukaran dan untuk menghindari


situasi yang dapat merusak

 Memajukan kesanggupan para personel dalam mengembangkan organisasi.


(Soetjipto, 2004)

Perlu ditekankan disini bahwa fungsi-fungsi pokok yang telah dibicarakan


di atas satu sama lain sangat erat hubungannya, dan kesemuanya merupakan suatu
proses keseluruhan yang tidak terpisahkan satu sama lain dan merupakan
rangkaian kegiatan yang kontinyu.

4. Tujuan Administrasi Pendidikan di Sekolah

Tujuan pendidikan perlu dibicarakan di sini karena alasan sebagai berikut: a). tujuan
pendidikan merupakan jabaran dari tujuan pendidikan nasional. Oleh karena itu, pemahaman
tentang hubungan keduanya perlu dilakukan. b), tujuan pendidikan merupakan titik berangkat
administrasi pendidikan pada jenjang sekolah, dan c), tujuan pendidikan itu juga merupakan
tolak ukur keberhasilan kegiatan administrasi pendidikan di jenjang pendidikan itu.

Tujuan adminitstrasi pada umumnya adalah agar semua kegiatan mandukung


tercapainya tujuan pendidikan atau dengan kata lain administrasi yang digunakan dalam
dunia pendidikan diusahakan untuk mencapai tujuan pendidikan.
Sergiovanni dan carver (1975) (dalam burhanuddin, 2005) menyebutkan empat tujuan
administrasi yaitu:
1.efektifitas produksi
2.efesiensi
3.kemampuan menyesuaikan diri (adaptivenes)
4.kepuasan kerja
keempat tujuan tersebut digunakan sebagai kriteria untuk menentukan keberhasilan dalam
penyelenggaraan sekolah. Sebagai contoh: sekolah mempinyai fungsi untuk mencapai
efektivitas produksi, yaitu menghasilkan lulusan yang sesuai dengan tuntutan kurikulum.
Dalam pencapaian tujuan tersebut harus dilakukan usaha seefisien mungkin, yaitu
menggunakan kepuan dana, dan tenaga seminimal mungkin,tetapi memberikan hasil sebaik
mungkin, sehingga lulusan tersebut dapat melanjutkan ketingkat berikutnya dan dapat
menyesuaikan dirinya dengan lingkunganya yang barudan selanjutnya lulusan ini akan
mencari kerja pada perusahaan yang memberikan kepuasan kerja kepada mereka.

5. Perlunya Administrasi Pendidikan di Sekolah

Administrasi sangat diperlukan bagi kelangsungan proses belajar mengajar dalam


dunia pendidikan. Semua itu tidak lepas dari keaktifan orang-orang yang menguasai
administrasi dalam sekolah. Orang sering menganggap enteng administrasi tersebut, padahal
kalau administrasi dipegang sama orang-orang yang kurang terampil maka administrasi
tersebut akan berantakan. Orang yang memegang administraasi adalah orang yang sudah
terlatih dalam bidangnya (orang yang sudah mendapat ilmu/ pelatihan). Administrasi tidak
hanya dalam hal keuangan saja tetapi juga dalam kerapian/ keteraturan kita dalam
pembukuan. Administrasi tidak hanya dilakukan dalam waktu tertentu saja tetapi setiap hari
secara kontinyu. Administrasi adalah upaya menjadikan kegiatan kerja sama antara guru dan
karyawan agar proses belajar mengajar lebih efektif.

Administrasi pendidikan sangatlah penting dalam suatu lembaga pendidikan, karenma


dengan maju mundurnya suatu sekolah atau perguruan tinggi juga bisa di nilai dari
administrasinya.Yakni untuk menentukan maju mundurnya suatu instansi atau lembaga yang
mereka garap, suatu sekolah dapat berjalan baik dan berarah jika setiap tahun sekolah itu
menentukan dan merencanakan kebijakan yang akan dijalankan pada tahun itu.

Peran Guru Dalam Pengadministrasian

Dalam hubungannya dengan kegiatan pengadministrasian, seorang guru dapat berperan


sebagai berikut ;

 Pengambilan inisiatif, pengarah, dan penilaian kegiatan-kegiatan pendidikan.

 Wakil masyarakat, yang berarti dalam lingkungan sekolah guru menjadi anggota
suatu masyarakat.

 Orang yang ahli dalam mata pencaharian.


 Penegak disipplin, guru harus menjaga agar tercapai suatu disipplin.

 Pelaksanan administrasi pendidikan, disamping menjadi pengajar, gurupun


beranggungjawab akan kelancaran jalannya pendidikan dan ia harus mampu
melaksanakan kegiatan-kegiatan administrasi,

 Pemimpin generasi muda, masa depan generasi muda terletak ditangan guru,

 Penerjemah kepada masyarakat, artiya guru beerperan untuk menyampaikan


segala perkembangan kemajuan dunia sekitar kepada masyarakat, khususnya
masalah-masalah pendidikan

Tugas utama guru yaitu mengelola proses belajar-mengajar dalam suatu lingkungan
tertentu, yaitu sekolah. Sekolah merupakan subsistem pendidikan nasional dan di samping
sekolah, sistem pendidikan nasional itu juga mempunyai komponen-komponen lainnya. Guru
harus memahami apa yang terjadi dilingkungan kerjanya.
Di sekolah guru berada dalam kegiatan administrasi sekolah, sekolah melaksanakan
kegiatannya untuk menghasilkan lulusan yang jumlah serta mutunya telah ditetapkan. Dalam
lingkup administrasi sekolah itu peranan guru amat penting. Dalam menetapkan
kebijaksanaan dan melaksanakan proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan,
pengkoordinasian, pembiayaan dan penilaian kegiatan kurikulum, kesiswaan, sarana dan
prasarana, personalia sekolah, keuangan dan hubungan sekolah-masyarakat, guru harus aktif
memberikan sumbangan, baik pikiran maupun tenaganya. Administrasi sekolah adalah
pekerjaan yang sifatnya kolaboratif, artinya pekerjaan yang didasarkan atas kerja sama, dan
bukan bersifat individual. Oleh karena itu, semua personel sekolah termasuk guru harus
terlibat.