NO.

SALINAN

SEKSYEN JAMINAN KUALITI

PROSEDUR PENENTUAN RISIKO DAN PELUANG ORGANISASI
KPTMSB.SJK.(PP).09

No. Keluaran 1

No. Semakan 0

Tarikh Kuatkuasa 15 Januari 2019

Status Dikawal

Dikawal oleh Disemak oleh Diluluskan oleh

T/Tangan
MOHAMED SAIFUDDIN
Nama ZAILINA ZAKARIA NORDIN AHMAD
BIN HUSSIN
Jawatan Timbalan Pengarah SJK Wakil Pengurusan 1 Ketua Pegawai Eksekutif
 KOLEJ POLY-TECH MARA
NO. ISU : 1 KPTMSB.SJK.(PP).09 NO. SEMAKAN : 0
TAJUK: PROSEDUR PENENTUAN RISIKO DAN PELUANG ORGANISASI

REKOD SEMAKAN

NOMBOR TARIKH KETERANGAN PERUBAHAN DILULUSKAN

SEMAKAN ISU ITEM BUTIRAN OLEH
 KOLEJ POLY-TECH MARA
NO. ISU : 1 KPTMSB.SJK.(PP).09 NO. SEMAKAN : 0
TAJUK: PROSEDUR PENENTUAN RISIKO DAN PELUANG ORGANISASI

1.0 Carta Aliran Prosedur Penentuan Risiko & Peluang dan Plan Mitigasi
1.1 Carta alir penentuan Risiko & Peluang dan Plan Mitigasi
INPUT/OUTPUT CARTA ALIR TANGGUNGJAWAB ANTARAMUKA

Isu dalaman.
Luaran dan pihak 7.1.1 Penentuan Konteks Organisasi & Isu
berkepentingan PYB

Daftar Risiko 7.1.2 Mengenalpasti Risiko & Peluang

PYB

Daftar Risiko 7.1.3 Menganalisa Risiko & Peluang

PYB

7.1.3.4 Memantau Tidak Ya PYB

Kawalan sediadaa Significant?

Koordinator
Daftar Risiko 7.1.4 Menyediakan Plan Mitigasi PYB
Risiko

Laporan 7.1.5 Memantau pelaksanaan Plan Mitigasi

Pemantauan PYB Koordinator
Risiko

Minit
Pengurusan 7.1.6 Melaporkan Keberkesanan Plan Mitigasi Koordinator Pengurusan
Risiko
Minit MKSP

7.1.7 Rekod dan failkan

 KOLEJ POLY-TECH MARA
NO. ISU : 1 KPTMSB.SJK.(PP).09 NO. SEMAKAN : 0
TAJUK: PROSEDUR PENENTUAN RISIKO DAN PELUANG ORGANISASI

2.0 TUJUAN DAN OBJEKTIF

Tujuan prosedur ini ialah untuk menjelaskan kaedah pelaksanaan pengurusan risiko dan
peluang ke atas proses proses utama dalam Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) KPTM untuk
memastikan semua proses utama yang terlibat di dalam SPK dinilai risiko dan peluan yang
berkaitan dan tindakan mitigasi terhadap risiko dan peluang dapat dilakukan dengan efektif.

Objektif prosedur ini adalah memastikan 100% risiko dan peluang yang signifikan diambil
tindakan bagi memastikan keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti secara berterusan.

3.0 SKOP DAN

Prosedur ini digunapakai oleh semua pemilik proses untuk merancang dan melaksanakan
plan mitigasi dan plan tindakan terhadap risiko dan peluang ke atas Sistem Pengurusan
Kualiti ISO 9001:2015 yang dilaksanakan oleh Kolej Poly-Tech MARA.

PIC : Ketua Unit Pengurusan Risiko

4.0 DEFINISI DAN SINGKATAN

Risiko Kesan negatif hasil dari ketidaktentuan.

Peluang Kesan positif hasil dari ketidaktentuan

Penilaian Risiko/peluang Analisa sistematik terhadap risiko dan peluang

berdasarkan kepada darjah kesan atau akibat
dan kebarangkalian sesuatu ketidaktentuan.
Penilaian digunakan untuk menilai keutamaan
 KOLEJ POLY-TECH MARA
NO. ISU : 1 KPTMSB.SJK.(PP).09 NO. SEMAKAN : 0
TAJUK: PROSEDUR PENENTUAN RISIKO DAN PELUANG ORGANISASI

mitigasi dan tindakan kepada risiko atau

peluang.

Plan Mitigasi/Tindakan Suatu plan tindakan yang diambil bagi

menangani sesuatu risiko atau peluang.

PYB Pegawai Yang Bertanggung jawab

5.0 RUJUKAN

Standard MS ISO 9001:2015 klausa 6.1

6.0 INPUTS PROSES

6.1 Technical Info
6.1.1 Pelan Strategik KPTM 2016 - 2020
6.1.2 Konteks Organisasi Luar dan Dalam KPTM
6.1.3 Log Isu KPTM
6.2 Personnel
6.2.1 Risk Coordinator, Risk Champion atau Jawatankuasa Pengurusan Risiko.
6.3 Latihan.
6.3.1 Pengurusan Risiko Organisasi
6.4 Resources/Sumber
6.4.1 Risk and Opportunity Register

7.0 PROSEDUR

7.1 Penentuan Risiko/ Peluang dan Plan Mitigasi

7.1.1 Penentuan Konteks Organisasi
7.1.1.1 Penentuan Konteks Organisasi disediakan oleh Pengurusan
KPTM Ibu Pejabat yang mengandungi senarai isu-isu dalaman dan
 KOLEJ POLY-TECH MARA
NO. ISU : 1 KPTMSB.SJK.(PP).09 NO. SEMAKAN : 0
TAJUK: PROSEDUR PENENTUAN RISIKO DAN PELUANG ORGANISASI

luaran serta kehendak dan keperluan pihak yang mempunyai

kepentingan dan memberi kesan kepada sistem SPK KPTM Ibu
Pejabat.
7.1.1.2 Risiko dan Peluang yang terhasil daripada isu-isu tersebut dan
keperluan serta kehendak pihak berkepentingan adalah seperti
tersenarai dalam log isu KPTM Ibu Pejabat.
7.1.2 Mengenalpasti Risiko
7.1.2.1 Risiko berkaitan aktiviti, proses atau prosedur dikenal pasti oleh
pemilik proses atau Pegawai Yang Bertanggungjawab(PYB)
berdasarkan kepada Pelan Strategik, log isu, aduan/ maklumbalas
pelanggan atau pemeriksaan.
7.1.3 Menganalisa Risiko
7.1.3.1 PYB menilai kebarangkalian sesuatu risiko dengan penilaian 1
hingga 5. 1 mewakili kebarangkalian sangat rendah manakala 5
mewakili kebarangkalian tinggi.. Rujuk jadual
7.1.3.2 PYB menilai kesan sesuatu risiko dengan penilaian 1 hingga 5. 1
mewakili kesan yang sangat lemah manakala 5 mewakili kesan
yang teruk. Penilain dilakukan terhadap lima elemen iaitu:
Perundangan, Keselamatan, Operasi, Kewangan dan Reputasi
Rujuk jadual.
7.1.3.3 Faktor risiko dikira dengan mendarab kebarangkalian dengan satu
elemen kesan yang mempunyai skor tertinggi.
7.1.3.4 Jika Risiko yang tidak significant(skor faktor kurang 12), PYB
hendaklah mengekalkan dan memantau kawalan sedia ada.
7.1.3.5 Jika Risiko adalah significant(skor 12 hingga 25), PYB perlu
menyediakan plan mitigasi tambahan.
7.1.4 Menyediakan Plan Mitigasi
7.1.4.1 PYB menyediakan plan mitigasi dan mendapatkan kelulusan pihak
Pengurusan.
7.1.5 Memantau Pelaksanaan Plan Mitigasi
 KOLEJ POLY-TECH MARA
NO. ISU : 1 KPTMSB.SJK.(PP).09 NO. SEMAKAN : 0
TAJUK: PROSEDUR PENENTUAN RISIKO DAN PELUANG ORGANISASI

7.1.5.1 PYB melaksanakan dan memantau pelaksanaan plan mitigasi

7.1.6 Melaporkan Keberkesanan Plan Mitigasi
7.1.6.1 PYB membuat laporan keberkesanan paln mitigasi dan
melaporkan kepada pihak Pengurusan
7.1.7 Fail dan Rekodkan
7.1.7.1 PYB merekodkan dan menyimpan laporan.

8.0 OUTPUT DAN HASIL PROSES

8.1 Produk – Tiada
8.2 Dokumen atau Maklumat Teknikal - Tiada
8.3 Perkhidmatan – Pengurusan Risko dan Peluang Organisasi
8.4 Rekod.
8.4.1 Risk Register
8.4.2 Opportunity Register
8.4.3 Plan Mitigasi
8.4.4 Plan Tindakan
8.4.5 Laporan Pemantauan Risiko & Peluang
8.4.6 Laporan Keberkesanan Tindakan Mitigasi