Anda di halaman 1dari 14

MAKALAH

AUDIT INTERNAL
STUDI KASUS AUDIT MANAJEMEN
KASUS:
Audit Atas Keterlambatan Produksi di Pabrik Tekstil
Milik PT. Serat Sutra

Disusun oleh Kelompok 8:


Soraya Putrinami Lubis 180522085
Sri Sulastri W. Tobing 180522088
Yessica Anastacia Sitepu 180522100

Program Studi Ekstensi Akuntansi


Fakultas Ekonomi & Bisnis
2019
Laporan Audit Manajemen

Surabaya, 01 Januari 2007

No : 024/KAP/IV/2007
Lampiran : 3 eksemplar
Perihal : Laporan Hasil Audit Manajemen

Kepada
Yth, Direktur Utama PT. Serat Sutera
Di Surabaya

Kami telah melakukan audit ats keterlambatan pengiriman barang yang terjadi karena
keterlambatn proses produksi pada PT Serat Sutera untuk periode tahun 2006/2007. Audit
kami tidak dimaksudkan untuk memberikan pendapat atas kewajaran laporan keuangan
perusahaan dan oleh karenanya kami tidak memberikan pendapat atas laporan keuangan
tersebut. Audit kami hanya mencakup bidang Proses Produksi yang dimiliki (terjadi pada)
perusahaan PT. Serat Sutera. Audit tersebut dimaksudkan untuk menilai ekonomisasi
(kehematan), efisiensi (daya guna), dan efektivitas (hasil guna) pelaksanaan produksi
pengelolaan program proses produksi yang dilakukan dan memberikan saran perbaikan atas
kelemahan pengelolaan program proses produksi yang dilakukan dan memberikan saran
perbaikan atas kelemahan pengelolaan program proses produksi yang ditemukan selama audit,
sehingga diharapkan dimasa yang akan datang dapat dicapai perbaikan atas kekurangan
tersebut dan perusahaan dapat beroperasi dengan lebih ekonomis, efisien, dan lebih efektif
dalam mencapai tujuannya.

Hasil audit kami sajikan dalam bentuk laporan audit yang meliputi :
Bab I : Informasi Latar Belakang
Bab II : Kesimpulan Audit yang Didukung dengan Temuan Audit
Bab III : Rekomendasi
Bab IV : Ruang Lingkup

Dalam melaksanakan audit kami telah memperoleh banyak bantuan, dukungan, dan kerja
sama dari berbagai pihak baik jajaran direksi maupun staf yang berhubungan dengan
pelaksanaan audit ini. Untuk itu kami mengucapkan terima kasih atas kerja sama yang telah
terjalin dengan baik ini.

Kantor Akuntan Publik


Rawiatmaja & Partner

Tn. Pram Sanjaya


Bab I
Informasi Latar Belakang

Nama Perusahaan : PT. Serat Sutera


Jenis Usaha : Pabrik Tekstil

PT. Serat Sutera adalah pabrik tenun tradisional dengan fasilitas produksi berupa Alat Tenun
Bukan Mesin (ATBN). Ny. Shri Utami adalah generasi terakhir dari penggunaan ATBN di
pabrik ini. PT. Serat Sutera menghasilkan beberapa jenis kain dengan bahan dasar dan merk
yang berbeda. Bahan baku sebagian masih merupakan bahan impor terutama yang tidak
tersedia cukup di dalam negeri.
Mulai tahun 1995 perusahaan ini secara total meninggalkan ATBN untuk memproduksi
komersialnya dan menggunakan teknologi modern dengan investasi yang cukup besar.
Penggunaan ATBN hanya digunakan untuk menghormati pendahulunya, sehinnga budaya
menenun di kalangan keluarga tidak hanya tinggal sejarah.
Perusahaan mampu mengakumulasikan laba sebesar Rp. 3,5 triliun dalam lima tahun terakhir.

Susunan Direksi Perusahaan:


Direktur Utama : Ny. Shri Utami
Direktur Pemasaran : Tn. Hendro Sukanja
Direktur Akuntansi dan Keuangan : Ny. Trini Ray

Tujuan Dilakukan Audit:


1. Menilai ekonomisasi, efisiensi, dan efektivitas Proses produkasi Tekstil yang dimiliki
perusahaan.
2. Memberikan berbagai saran perbaikan ats kelemahan Proses Produksi yang ditemukan.

Permasalahan Umum Perusahaan:


Permasalahan perusahaan ini baru muncul di tahun 2006, dimana keluhan pelanggan
meningkat begitu tinggi terutama disebabkan pemenuhan pesanan yang selalu terlambat.
Sebagai akibat dari keterlambatan ini juga terjadi pembatalan pesanan dan beberapa pesanan
di kawasan Timur Tengah bahkan menunda pembayaran sebagi jaminan bahwa perusahaan
akan memenuhu pesanan berikutnya.
Di samping itu, di dalam negeri, pasar juga mengalami penurunan karena permasalahan yang
sama. Perusahaan tidak mampu menempatkan barangnya di pasar tepat waktu dalam
kuantitas sesuai dengan kebutuhan.

Hal ini berdampak pada kinerja perusahaan dimana dua tahun terakhir ini laba mengalami
penurunan cukup signifikan. Terjadi pembatalan pesanan 15% dari Rp 750 miliar total
pesanan pelanggan di Timur Tengah dan 10% dari 575 miliar dari total pesanan pelanggan
dikawasan Eropa selam tahun 2006. Di samping itu pasar di dalam negeri mengalami
penurunan sebesar 7,5% dari volume penjualan tahun lalu yang mencapai 525 Miliar.

Arus kas juga sedikit terganggu belakangan ini, karena berkurangnya penerimaan pesanan
dan terjadinya pembatalan pesanan dan penurunan daya serap pasar di dalam negeri
menyebabkan kehilangan potensi pendapatan sebesar 209, 375 Miliat. Dengan asumsi margin
22,5% seperti yang terjadi saat ini, perusahaan telah kehilangan lebih dari 47 Miliar potensi
laba kotor.

Hasil penemuan para direksi menemukan bahwa tidak ada masalah dengan kapasitas
produksi dan perawatan mesin. Fasilitas produksi juga bekerja selama waktu yang ditentukan
dalam kapasitas normal 85%. Bahkan digudang menumpuk bberapa jenis barang yang
menunggu untuk dikirim kepada pelanggan.

Audit Pendahuluan:
Dari audit pendahuluan, diperoleh informasi umum sebagai berikut :
1. Tujuan produksi adalah untuk memenuhi kebutuhan pasar dan hanya sebagian kecil untuk
memenuhi persediaan. Perusahaan menetapkan kabijakan persediaan yang sangat minimum
untuk menjaga stabilitas keuangannya.
2. PT Serat Sutera menghasilkan beberapa jenis kain dengan bahan dasar dan merk yang
berbeda. Bahan baku sebagian masih merupakan bahan impor terutama yang tidak tersedia
cukup di dalam negeri.
3. Sebanyak 60% dari produk yang dihasilkan terutama yang berbahab dasar sutera adalah
untuk tujuan ekspor yang merupakan produk pesanan dengan waktu pengiriman rata-rata 7
hari dari pesanan diterima dan sisanya untuk memenuhu kebutuhan pasar dalam negeri.
4. Perusahaan menggunakan mesin otomatis berteknologi tinggi dengan kapasitas produksi
300.000 meter per hari untuk kain dengan bahan dasar sutera dan 4.750 meter untuk kain
yang tidak berbahan dasar sutera. Dari kapasitas produksi yang dimiliki, perusahaan yang
beroperasi sebesar 85% dari kapasitas penuh.
5. Pengendalian kualitas produk dimulai dari pengendalian bahan baku (input), proses
produksi dan penanganan produk jadi (output).
6. Produksi disusun berdasarkan batch-batch yang lebih mengutamakan optimalisasi
pengolahan bahan yang tersedia. .
BAB II
KESIMPULAN AUDIT

Berdasarkan temuan yang kami peroleh selama audit yang kami lakukan, kami dapat
menyimpulkan sebagai berikut :

Kondisi:
1. Tujuan produksi telah diumuskan secara tertulis adalah untuk memenuhi kebutuhan
pelanggan dalam kuantitas, kualitas, dan waktu pengiriman yang tepat dan harga bersaing.
2. Berdasarkan kebijakan bisnis perusahaan, pengiriman barang sudah dilakukan paling
lambat dalam waktu 7 hari sejak pesanan diterima.
3. Jadwal produksi terintergrasi dengan jadwal penerimaan bahan baku.
4. Operator mesin dan bagian pemeliharaan fasilitas produksi dikendalikan oleh kepala
bagian yang berbeda.
5. Perusahaan tidak (belum) memiliki pedoman tertulis sebagai dasar untuk melakukan
perubahan jadwal produksi, jika terjadi tambahan (perubahan) permintaan dari pelanggan.
6. Laporan biaya kualitas terdokumentasi denganbaik dan digunakan sebagai umpan balik
dalam peningkatan kualitas produk.
7. Tidak ada mekanisme penyesuaina (cross check) program antara bagian produksi,
pembelian bahan baku, dan pemeliharaan fasilitas produksi untuk mencegah terjadinya
keterlambatan produksi.

Kriteria:
1. Jadwal produksi disusun berdasarkan rencana penjualan yang secara keta menghubungkan
rencana pengiriman barang dengan jadwal produksi setiap jenis produk.
2. Jadwal produksi harus mampu meminimumkan:
a. Biaya persediaan, dimana persediaan maksimum 5% dari produksi setiap bulan untuk
setiap jenis barang.
b. Biaya penyetelan (setup) mesin.
c. Upah lembur, dan
d. Penggunaan sumber daya.
3. Jadwal produksi harus terintegrasi dengan :
a. Jadwal penerimaan bahan baku ; bahan baku sudah tersedia dan siap dilokasi pabrik 6
jam sebelum proses produksi dimulai.
b. Pemeliharaan fasilitas produksi ; mesin selalu dalam keadaan siap untuk di operasikan.
c. Pengiriman barang ; barang jadi dikirim paling lambat 7 hari kerja sejak pesanan
diterima.

4. Jadwal produksi harus mampu mengoptimalkan tingkat penggunaan kapasitas produksi.


5. Jadwal produksi harus selaras dengan jadwal pada fungsi-fungsi yang lain.
6. Perusahaan harus memiliki pedoman tertulis tentang perubahan jadwal produksi yang
diakibatkan oleh adanya tambahan (perubahan) pesanan pelanggan, agar tidak
mengganggu rencana produksi dan pengiriman yang telah terjadwal.

Penyebab:
1. Perencanaan kebutuhan bahan baku perusahaan (terutma untuk produk berbahan dasar
sutera yang masih diimpor) sering tidak tepat, sehingga kedatangan bahan baku sering
terlambat. Dari catatan penerimaan tahun 2006 rata-rata terjadi kekurangan bahan baku
sebanyak 15% dari kebutuhan produksi.
2. Karena proses produksi harus berjalan terus, supervisor memrintahkan untuk memproduksi
terlebih dahulu produk yang bahan bakunya tersedia di lokasi pabrik, walaupun belum
waktunya untuk di proses.
3. Jadwal pemeliharaan mesin tidak selalu tepat dengan jadwal penggunaannya.
4. Jadwal produksi tidak disesuaikan dengan terjadinya pemesanan pelanggan yang sifatnya
mendadak, sehingga belum termasuk dalam jadwal produksi yang telah ditetapkan.
5. Jadwal penerimaan bahan baku dan perbaikan fasilitas produk tidak disesuaikan dengan
terjadinya perubahan pesanan dari pelanggan.

Akibat:
1. Karena keterlambatan pengiriman bahan baku, proses produksi hanya mampu mencapai
kuantitas 90% dari produk yang dibutuhkan untuk memenuhi pesanan pelanggan sesuai
dengan jadwal pengiriman yang telah ditetapkan.
2. Terjadi penumpukan persediaan rata-rata 15% untuk produk nonsutera.
3. Pada saat beberapa komponen mesin dibutuhkan sering belum siap karena masih
diperbaiki, yang berakibat terjadinya waktu tunggu rata-rata 1 jam dalam setiap hari.
4. Pesanan pelanggan yang mendadak, menyebabkan tertundanya pengiriman barang yang
terjadwal rata-rata 2 hari untuk setiap pesanan.
5. Jika terjadi perubahan pesanan dari pelanggan, proses produksi terhambat rata-rata 18 jam
dalam 1 minggu.

Pejabat yang bertanggung jawab:


Direktur Utama
Direktur Pemasaran
Direktur Akuntansi dan Keuangan
Daftar Ringkasan Temuan Audit PT. Serat Sutra
No Kondisi Kriteria Penyebab Akibat
1. Tidak adanya Jadwal produksi telah Jadwal produksi Keterlambatan
mekanisme selaras dengan jadwal tidak selaras proses produksi
penyesuaian (cross pada fungsi-fungsi lainnya dengan jadwal pada
check) program bagian pembelian
antara bagian bahan baku dan
produksi, pemeliharaan
pembelian bahan fasilitas produksi
baku dan
pemeliharaan
fasilitas produksi
2. Pada tahun 2006, Penentuan tingkat Perusahaan Tertundanya
terjadi persediaan minimum telah menetapkan pengiriman barang
keterlambatan mempertimbangkan kebijakan yang terjadwal rata-
pemenuhan kemungkinan terjadinya: persediaan yang rata 2 hari untuk
pesanan dan keterlambatan pasokan sangat minimum setiap pesanan
perusahaan tidak bahan baku, pemeliharaan untuk menjaga karena faktor
mampu fasilitas produksi, kestabilitasan ketidak sesuaian
menempatkan perubahan permintaan keuangannya tanpa antara jadwal
barangnya di pasar pasar mempertimbangkan produksi dengan
tepat waktu dalam terjadinya: perubahan
kuantitas sesuai keterlambatan permintaan pasar
dengan kebutuhan pasokan bahan dan
baku, pemeliharaan kekurangmampuan
fasilitas produksi, perusahaan dalam
perubahan mencapai kuantitas
permintaan pasar produksi dalam
memenuhi pesanan
pelanggan karena
faktor keterlambatan
pasokan bahan baku
3. Di dalam gudang Jadwal produksi harus Supervisor Terjadi penumpukan
menumpuk mampu mengoptimalkan memerintahkan persediaan rata-rata
beberapa jenis tingkat penggunaan untuk 15% untuk produk
barang yang kapasitas produksi. memproduksi nonsutra di dalam
menunggu untuk terlebih dahulu gudang.
dikirim kepada produk yang bahan
pelanggan. bakunya tersedia di
lokasi pabrik
karena proses
produksi harus
berjalan terus.
4. Tidak terdapat Jadwal produksi harus Perencanaan Karena
prosedur yang terintegrasi dengan: kebutuhan bahan keterlambatan
dapat menjamin a. Jadwal penerimaan baku perusahaan pengiriman bahan
bahwa setiap bahan baku; bahan baku (temtama untuk baku, proses
perencanaan bahan sudah tersedia dan siap di produk berbahan produksi hanya
baku akan dapat lokasi pabrik 6 jam dasar sutra yang mampu mencapai
terpenuhi secara sebelum proses produksi masih diimpor) kuantitas 90% dari
tepat waktu, dimulai. sering tidak tepat, produk yang
khususnya bahan b. Pemeliharaan fasilitas sehingga dibutuhkan untuk
dasar sutera impor produksi; mesin selalu kedatangan bahan memenuhi pesanan
yang akhirnya dalam keadaan siap untuk baku sering pelanggan sesuai
menyebabkan dioperasikan. terlambat. Dari dengan jadwal
kedatangan bahan c. Pengiriman barang; catatan penerimaan pengiriman yang
baku itu sering barang jadi dikirim paling bahan tahun 2006 telah ditetapkan
terlambat. lambat 7 hari kerja sejak rata-rata terjadi
pesanan diterima. kekurangan bahan
baku sebanyak 15%
dari kebutuhan
produksi.
5. Perusahaan tidak Perusahaan harus Jadwal produksi Jika terjadi
(belum) memiliki memiliki pedoman tertulis tidak disesuaikan perubahan pesanan
pedoman tertulis tentang perubahan jadwal dengan terjadinya dari pelanggan,
sebagai dasar untuk produksi yang diakibatkan pemesanan dari proses produksi
melakukan oleh adanya tambahan pelanggan yang terhambat rata-rata
perubahan jadwal (perubahan) pesanan sifatnya mendadak, 18 jam dalam 1
produksi, jika pelanggan, agar tidak sehingga belum minggu..
terjadi tambahan mengganggu rencana termasuk dalam
(perubahan) produksi dan pengiriman jadwal produksi
permintaan dari yang telah terjadwal. yang telah
pelanggan. ditetapkan.
Bab III
Rekomendasi

Hasil audit yang dilakukan menemukan beberapa kelemahan yang harus menjadi perhatian
menejemen di masa yang akan datang. Kelemahan ini meliputi:
1. Keterlambatan pengiriman terjadi karena keterlambatan proses produksi.
2. Kebijakan pengiriman produk yang terlalu cepat.
3. Penumpukan persediaan terjadi karena jadwal produksi yang tidak sesuai.
4. Belum adanya prosedur tertulis untuk perubahan jadwal produksi yang diakibatkan
oleh adanya tambahan (perubahan) permintaan pelanggan.

Atas keseluruhan kelemahan yang terjadi, maka diberikan rekomendasi sebagai koreksi atau
langkah perbaikan yang bisa diambil manajemen untuk memperbaiki kelemahan tersebut.

Rekomendasi:
1. Perusahaan perlu menyususn jadwal produksi dengan menyesuaikan antara bagian
produksi, pembelian bahan baku, dan pemeliharaan fasilitas produksi untuk mencegah
terjadinya keterlambatan produksi.

2. Perusahaan harus membuat jadwal produksi yang terintegrasi dengan :


a. Jadwal penerimaan bahan baku ; bahan baku sudah tersedia dan siap dilokasi pabrik 6
jam sebelum proses produksi dimulai.
b. Pemeliharaan fasilitas produksi; mesin harus selalu alam keadaan siap untuk
dioperasikan.
c. Pengiriman barang; barang jadi di kirim paling lambat 7 hari kerja sejak pesanan
diterima.

3. Perusahaan dapat menerapkan sistem produksi secara just in time dengan hanya
memproduksi barang sesuai dengan pesanan pelanggan sehingga meminimalkan penumpukan
persediaan yang dapat menyebabkan meningkatnya biaya persediaan.
4. Perusahaan perlu membuat pedoman tertulis mengenai kemungkinan perubahan jadwal
produksi jika terjadi tambahan (perubahan) permintaan pelanggan yang mendadak.
Perusahaan sebaiknya selalu siap terhadap kemungkinan-kemungkinan penambahan atau
perubahan pesanan pelanggan yang terjadi secra mendadak dengan mempersiapkan juga
bahan baku serta dapat memanfaatkan kapasitas mesin yang masih menganggur sebagai
antisipasi perubahan pesanan tersebut.

5. Perusahaan perlu melakukan evaluasi atas prosedur yang telah dilaksanakan sebagai tolak
ukur dari keberhasilan dan ketepatan produksi, baik dalam hal waktu, kuantitas, maupun
kualitas produk.

Keputusan untuk melakukan perbaikan atas kelemahan ini sepenuhnya ada pada manajemen,
tetapi jika kelemahan ini tidak segera diperbaiki, kami mengkhawatirkan akan terjadi akibat
yang lebih buruk pada pelaksanaan proses produksi perusahaan di masa mendatang.
Bab IV
Ruang Lingkup Audit

Sesuai dengan penugasan yang kami terima, audit yang kami lakukan hanya meliputi masalah
keterlambatan produksi PT. Serat Sutera untuk periode tahun 2006/2007. Audit kami
mencakup penilaian atas kecukupan sistem pengendalian manajemen proses produksi,
kebijakan pengiriman bahan baku, dan jadwal penerimaan bahan baku.