7.

1 JENIS-JENIS PENERIMAAN KAS DAN BANK PADA HOTEL

7.1.1 PERAN KAS

Kas merupakan akun yang penting dalam operasional suatu hotel, tanpa ditunjang
dengan kas yang memadai akan dapat mengganggu kelancaran aktivitas operasional suatu
hotel, karena kas juga sebagai modal kerja yang sangat menunjang kelangsungan aktivitas
keseharian suatu hotel. Suatu hotel dalam operasionalnya memerlukan dana yang tidak sedikit,
dimana dana tersebut akan digunakan untuk membiayai semua pengeluaran yang disediakan
sebagai fasilitas tamu selama menginap. Kas atau dana tersebut baru bisa diperoleh kembali
oleh perusahaan setelah tamu yang menginap atau menggunakan fasilitas hotel sudah
melakukan pembayaran. Hampir sebagian besar tamu yang menggunakan agen akan menunda
pembayaran sampai mereka selesai menggunakan fasilitas yang ada, kecuali tamu yang datang
secara individu biasanya memberikan pembayaran di muka sebagai uang muka (deposit).
Penerimaan kas bisa berupa penerimaan hasil penjualan tunai dari outlet, hasil penjualan yang
diterima Front Office saat tamu check out dan hasil pengumpulan piutang dari agen perjalanan
(biro perjalanan).

Contoh:

The Legend Hotel adalah sebuah hotel yang terletak di Denpasar. Hotel ini menjual
kamar jenis super deluxe dengan harga Rp 1.000.000,- per malam. Setiap tamu yang menginap
sudah mendapatkan breakfast dengan harga Rp100.000,-. Harga tersebut belum termasuk
government tax dan service charge sebesar 21%. Jurnal atas transaksi tersebut dengan
menggunakan kode rekening yang ada di bab sebelumnya adalah:

Jurnal

1. Penjualan Kamar serta Makanan dan Minuman

10401 AR Guest Ledger Rp 1.210.000,-
40101 Room revenue Rp 900.000,-
41105 Food revenue meal coupon Rp 100.000,-
20304 Service Charge Rp 100.000,-
20301 Government tax Rp 110.000,-
2. Penerimaan kas yang diterima Front Office saat tamu check out
10203 Cash In Bank Rp 1.210.000,-
10401 AR Guest Ledger Rp 1.210.000,-
 3. Reklasifikasi piutang usaha (jika tamu menggunakan travel agen), saat tamu check out
10402 AR City Ledger Rp 1.210.000,-
10401 AR Guest Ledger Rp 1.210.000,-
4. Penerimaan kas atas pembayaran travel agen
10203 Cash In Bank Rp 1.210.000,-
10402 AR City Ledger Rp 1.210.000,-
5. Penerimaan uang muka (advance deposit)
10203 Cash In Bank Rp 1.210.000,-
20401 Deposit from Guest Rp 1.210.000,-
Setelah tamu yang memberi uang muka tadi check out, maka dibuat jurnal penyesuaian
sebagai berikut:
20401 Deposit from Guest Rp 1.210.000,-
10401 AR Guest Ledger Rp 1.210.000,-

7.1.2 PENERIMAAN KAS PADA PENJUALAN KAMAR

A. Bagian yang Terlibat dalam Prosedur Penerimaan Kas (Penjualan Kamar)
a. Front Office (FO) dan FO cashier, dimana bagian ini bisa dirangkap oleh bagian FO
yang bertugas menerima dan melaporkan setiap pembayaran tamu.
b. Night Audit bertanggung jawab atas kebenaran dan ketelitian pemasukan data penjualan
tunai kamar dalam satu hari dari masing-masing outlet.
c. Income Audit mempunyai tugas untuk mencocokkan semua hasil penjualan tunai hotel
dan mengkoreksi kembali pekerjaan night auditor.
d. General Cashier mempunyai tanggung jawab penuh atas semua penerimaan penjualan
kamar.
B. Dokumen yang Digunakan pada Prosedur Penerimaan Kas (Penjualan Kamar)
a. Guest bill
b. Room Sales Recapitulation
c. Remittance of Fund
C. Prosedur Penerimaan Kas Hasil Penjualan Kamar
a. Pada akhir hari, semua kasir outlet memasukkan hasil penjualan beserta bukti
pendukung dan pelaporannya ke dalam ROF, kemudian menitipkan ROF pada front
office, yang selanjutnya akan di cek oleh night audit.
b. Keesokan harinya, semua ROF diserahkan ke income audit yang akan melakukan
pengecekan ulang, kemudian akan menyerahkan hasil penjualan yang berupa tunai,
seperti uang, slip kartu kredit, bank note, traveler cheque pada general cashier.
 c. General Cashier akan mengecek kembali sesuai dengan laporan masing-masing outlet,
kemudian mencatat dalam buku kas, mengarsipkan laporan masing-masing outlet
sebagai bukti penerimaan kas, dan menyimpan atau menyetor uang ke bank.

7.1.3 PENERIMAAN KAS PADA PENJUALAN MAKANAN DAN MINUMAN

A. Bagian Organisasi yang Terlibat dalam Prosedur Penerimaan Kas (Makanan dan
Minuman)
a. Cashier Outlet mempunyai tanggung jawab penuh atas semua penerimaan outlet (outlet
restaurant).
b. Night Audit bertanggung jawab atas kebenaran dan ketelitian pemasukan data penjualan
tunai makanan dan minuman dalam satu hari.
c. Income Audit mempunyai tugas untuk mencocokkan semua hasil penjualan tunai
makanan dan minuman dan mengkoreksi kembali pekerjaan night auditor.
d. General Cashier mempunyai tanggung jawab penuh atas semua penerimaan penjualan
makanan dan minuman dalam satu hari.
B. Dokumen yang Digunakan Digunakan pada Prosedur Penerimaan Kas (Penjualan
Makanan dan Minuman)
a. Restaurant and Bar bill: mencatat transaksi penjualan makanan dan minuman yang
dilakukan tamu dan sebagai bukti tagihan kepada tamu.
b. Restaurant and Bar Summary of Sales: mencatat penjualan makanan dan minuman
baik tunai maupun kredit pada masing-masing shift.
c. Remittance of Fund: merupakan amplop yang digunakan untuk melaporkan dan
menyetorkan hasil penjualan pada hari itu.
C. Prosedur Penerimaan Kas Hasil Penjualan Makanan dan Minuman
a. Pada akhir hari, semua kasir outlet memasukkan hasil penjualan beserta bukti
pendukung dan pelaporannya ke dalam ROF, kemudian menitipkan ROF pada front
office, yang selanjutnya akan di cek oleh night audit.
b. Keesokan harinya, semua ROF diserahkan ke income audit yang akan melakukan
pengecekan ulang, kemudian akan menyerahkan hasil penjualan yang berupa tunai,
seperti uang, slip kartu kredit, bank note, traveler cheque pada general cashier.
c. General Cashier akan mengecek kembali sesuai dengan laporan masing-masing outlet,
kemudian mencatat dalam buku kas, mengarsipkan laporan masing-masing outlet
sebagai bukti penerimaan kas, dan menyimpan atau menyetor uang ke bank.
7.1.4 PENERIMAAN KAS PADA PENGUMPULAN PIUTANG DARI TRAVEL
AGENT
A. Bagian Organisasi yang Terlibat dalam Prosedur Penerimaan Kas (Pengumpulan
Piutang dari Travel Agent)
a. Account Receivable bertanggung jawab atas penyiapan tagihan dan penagihan kepada
tamu yang melakukan reservasi melalui agen.
b. Collector bertanggung jawab atas penagihan piutang ke travel agent.
c. General Cashier bertanggung jawab penuh atas semua penerimaan semua hasil
penagihan piutang yang dilakukan oleh collector dalam satu hari.
B. Dokumen yang Digunakan pada Prosedur Penerimaan Kas (Pengumpulan Piutang
dari Travel Agent)
a. Guest bill
b. Reservation Form
c. Agent Voucher
d. Invoice
e. Cash Receipt
C. Prosedur Penerimaan Kas Hasil Penjualan Pengumpulan Piutang dari Travel Agent
a. Account Receivable akan memantau umur piutang dari agen sesuai jatuh temponya, saat
tiba waktunya untuk melakukan penagihan, Account Receivable akan menyiapkan
daftar penagihan piutang beserta bukti pendukungnya (invoice, guest bill, agent
voucher, dll), dan menyiapkan cash receipt.
b. Account Receivable akan meminta persetujuan dari head department, kemudian akan
memberikan data tersebut kepada collector untuk melakukan penagihan kepada agen.
c. Hasil penagihan piutang akan diserahkan kepada collector pada general cashier, yang
akan mencatat pada penerimaan kas. Dan kemudian Collector akan menginformasikan
pada Account Receivable, yang mencatat pada kartu piutang agen.

7.1.5 PENERIMAAN KAS PADA PENERIMAAN UANG MUKA

A. Bagian Organisasi yang Terlibat dalam Penerimaan Uang Muka
a. Reservation menerima reservasi dari tamu yang datang langsung atau melalui travel
agent.
b. Front Office cashier bertugas menerima dan melaporkan setiap pembayaran tamu.
c. Night Audit bertanggung jawab atas kebenaran dan ketelitian pemasukan data uang
muka dalam satu hari.
 d. Income Audit mempunyai tugas untuk mencocokkan semua hasil penerimaan uang
muka dari tamu dan mengkoreksi kembali pekerjaan night auditor.
e. General Cashier mempunyai tanggung jawab penuh atas semua penerimaan uang muka
dari tamu dalam satu hari.
B. Dokumen yang Digunakan pada Prosedur Penerimaan Kas (Penerimaan Uang Muka)
a. Cash Receipt
b. Reservation Form
C. Prosedur Penerimaan Kas pada Penerimaan Uang Muka
a. Suatu agen membayar uang muka untuk tamu-tamunya pada saat reservasi,
pembayaran uang muka tersebut akan diterima oleh front office cashier, dengan
membuatkan cash receipt dilampiri reservation form, kemudian melaporkannya pada
room sales recapitulation dan memasukkannya dalam ROF bersama-sama dengan hasil
penjualan kamar lainnya.
b. Agen tersebut akan menerima cash receipt asli, yang nantinya akan dipakai untuk
memperhitungkan kekurangan pembayarannya setelah tamu dari agen tersebut
menggunakan fasilitas hotel.
c. Pada esok harinya, General Cashier akan menerima uang muka tersebut dan
mencatatnya sebagai penerimaan kas. Kemudian General Cashier akan
menginformasikan pada Account Receivable akan adanya pembayaran uang muka
tersebut.

D. Laporan yang Dihasilkan Prosedur Penerimaan Kas

Genereal Cashier Summary, yang merupakan laporan yang dibuat oleh General
Cashier pada akhir periode yang berisi semua penerimaan kas.
7.2 BAGAN ALUR PROSEDUR PENERIMAAN PADA HOTEL

Bagan Alur – Penerimaan Kas dari Hasil Penjualan Kamar, Makanan dan Minuman
Bagan Alur – Penerimaan Kas Hasil Pengumpulan Piutang dari Agen
Bagan Alur – Penerimaan Kas dari Uang Muka
 DAFTAR PUSTAKA

Widanaputra, AA. GP, dkk. 2009. Akuntansi Perhotelan Pendekatan Sistem Informasi.
Yogyakarta: Graha Ilmu.