SISTEMA DE GESTÃO CORPORATIVO Número:

Página:
CAVO MM.01.00.
SGCC 1/9
00
Revisão
Procedimento para Aquisição de Materiais e :
Serviços
06

1. OBJETIVO

Descrever a sistemática implementada para a aquisição de materiais e

serviços que influem diretamente na qualidade, meio ambiente e
segurança e saúde ocupacional, dos serviços prestados pela CAVO
Serviços e Meio Ambiente S/A.

2. ABRANGÊNCIA

O disposto nesta instrução abrange todos os colaboradores da CAVO,

que têm responsabilidades relacionadas com as atividades de
aquisição de materiais e serviços, entrando em vigor na data de
assinatura deste documento.

3. DOCUMENTOS COMPLEMENTARES

GS.01.00.00Controle de Documentos
GS.02.00.00Gestão para não conformidades, ações corretivas e
preventivas
GS.03.00.00Controle de Registros
MM.02.00.00 Qualificação, monitoramento e reavaliação de
fornecedores
MM.02.00.03 Lista de fornecedores qualificados
MM.01.00.01 Aprovação de notas fiscais
MM.01.01.00 Criação de Requisição de Compra
MM.01.02.00 Cotação e Pedido de Compra
MM.01.03.00 Liberação do Pedido de Compra
MM.03.02.00 Instrução para Inspeção de Materiais
MM.03.01.00 Recebimento de Materiais
MM.03.03.00 Verificação de Serviços e Materiais, Manuseio e
Armazenamento

4. DEFINIÇÕES

4.1. Materiais e Serviços Críticos

Vigência Elaboração: Aprovação:

Original assinado por: Original assinado por:

José Pereira da Silva Luiz Antonio Carvalho
Enc. Suprimentos Gestor de Suprimentos
Data:
21/11/05 Data: 07/11/05 Data: 07/11/05

CAVO SERVIÇOS E MEIO AMBIENTE S.A.

 SISTEMA DE GESTÃO CORPORATIVO Número:
Página:
CAVO MM.01.00.
SGCC 2/9
00
Revisão
Procedimento para Aquisição de Materiais e :
Serviços
06

Referem-se aos materiais e serviços adquiridos ou contratados pela

CAVO, assim classificados, por contribuírem para a qualidade e
continuidade dos serviços prestados. Quando aplicável, devem
atender aos requisitos de qualidade, desempenho ambiental,
segurança e ter seus fornecedores qualificados.
 SISTEMA DE GESTÃO CORPORATIVO Número:
Página:
CAVO MM.01.00.
SGCC 3/9
00
Revisão
Procedimento para Aquisição de Materiais e :
Serviços
06

4.2. Fornecedores Qualificados

Fica definido como fornecedor qualificado toda pessoa física ou
jurídica, legalmente estabelecida, com capacidade de suprir a CAVO
com materiais ou serviços críticos, atendendo aos padrões de
aceitabilidade previamente definidos pela CAVO e acordados com o
fornecedor, conforme procedimento MM.02.00.00 Qualificação,
Monitoramento e Reavaliação de Fornecedores.

4.3. CORP: São as compras corporativas voltadas para materiais de

consumo comum às Unidades de Negócios da CAVO, bem como
ativos fixos e implementos, cuja centralização propicia uma melhor
performance, através de acordos comerciais e são executadas por
um comprador ou grupo de compradores que compõem o CORP.

5. RESPONSABILIDADES

As responsabilidades pelo cumprimento dos procedimentos relativos

às atividades de compras estão definidas na tabela abaixo:

Funções Gest
Gesto Equi
Ações or
r RSG- pe Equipe
de Área
da Unid de Almoxa
Proc
Unida ade Com rifado
esso
de pras

Emitir a requisição de
- - - X - X
compra.
Especificação de
- - X* X X -
materiais e serviços.
Desenvolver as rotinas
de cotação de - - - - X -
materiais e serviços.
Aprovar o pedido de
compras dos materiais
e serviços, de acordo X X - X - -
com a estratégia de
aprovação.
Efetuar "follow-up" da
entrega dos materiais e
- - - X X X
da prestação dos
serviços.
Realizar a verificação
dos materiais e - - - X - X
serviços recebidos
 SISTEMA DE GESTÃO CORPORATIVO Número:
Página:
CAVO MM.01.00.
SGCC 4/9
00
Revisão
Procedimento para Aquisição de Materiais e :
Serviços
06

(*) nos aspectos ambientais e de segurança.

6. PROCEDIMENTOS PARA AQUISIÇÃO E CONTRATAÇÃO DE

MATERIAIS E SERVIÇOS

6.1. Aquisição de materiais

Área solicitante:

Evidenciada a necessidade de aquisição de materiais, a área

solicitante deve observar a seguinte rotina:
 Gerar, no SAP, a requisição de compra com as especificações do
material e necessidade de documentos complementares (ex.
Ficha de emergência, certificado de qualidade do produto),
conforme instrução MM 01.01.00;
 Para os materiais descritos na instrução MM.03.02.00, o
almoxarifado deverá avaliar a necessidade de elaboração do
Plano de Inspeção.

Área de compras:

A partir da emissão da requisição de compras, serão realizadas as

seguintes rotinas:

 Análise dos dados da requisição de compras e se houver

irregularidades, solicitar revisão à Área Solicitante;

 Negociar prazo para atendimento com o solicitante, quando

inexequível.

 Fazer e equalizar cotações;

 Negociar forma de pagamento (boleto, depósito bancário);

 SISTEMA DE GESTÃO CORPORATIVO Número:
Página:
CAVO MM.01.00.
SGCC 5/9
00
Revisão
Procedimento para Aquisição de Materiais e :
Serviços
06

 Antes da solicitação para o cadastramento do fornecedor, efetuar

a análise econômico financeira do fornecedor, através de consulta
ao SERASA, nos seguintes casos:
 Grupos de materiais e serviços críticos, listados no
formulário MM.02.00.04; quando julgado necessário pela
área de Suprimentos;
 Para casos onde for concedido, excepcionalmente, um
adiantamento ao fornecedor

 Gerar o Pedido de Compras;

 Submeter os pedidos de compras à estratégia de liberação;

 Confirmar o pedido de compras com o fornecedor;

 Imprimir o Pedido de Compras e anexar os documentos

relacionados ao processo para serem arquivados, tais como:
orçamentos e propostas e análise econômico financeira, quando
aplicáveis; conforme instrução MM.01.02.00;

 Para os materiais críticos, a compra deve ser efetuada em

fornecedores qualificados, constantes da Lista de Fornecedores
Qualificados (MM.02.00.03). Na ausência de fornecedores
qualificados, deverão ser desenvolvidas ou identificadas no
mercado, alternativas que venham a atender às especificações
técnicas solicitadas pela CAVO, inclusive os requisitos da
qualidade e desempenho ambiental, quando aplicável.
Excepcionalmente, poderão ser adquiridos ou contratados
materiais e serviços críticos junto ao fornecedor não qualificado,
com a aprovação do Gestor da Unidade e, posteriormente, se
pertinente, qualificá-lo.

Periodicamente, a equipe de compras ou o Comprador verifica, no

sistema SAP R/3, os pedidos de compras pendentes, monitorando o
atendimento dos mesmos, bem como, registra no Pedido de Compras,
eventuais alterações de programação de entregas, comunicando à
área solicitante.

6.2. Aquisição de serviços

Área solicitante:

A contratação e monitoramento dos prestadores de serviços é de

responsabilidade da área solicitante, a qual deverá observar as
seguintes rotinas:

 Providenciar as cotações;
 SISTEMA DE GESTÃO CORPORATIVO Número:
Página:
CAVO MM.01.00.
SGCC 6/9
00
Revisão
Procedimento para Aquisição de Materiais e :
Serviços
06

 Solicitar à área de compras para que realize a análise econômico-

financeira do fornecedor, através de consulta ao SERASA, quando:

 para serviços de manutenção que forem realizados em

terceiros, cujo o valor do bem envolvido seja superior a R$
10.000,00;
 Em situações que envolvam adiantamentos de pagamentos,
antes do término dos serviços, e
 Para os fornecedores a serem qualificados ou que são
qualificados, os quais apresentam este item como requisito
obrigatório, na planilha MM.02.00.04 – Relação de Materiais e
Serviços Críticos.

 Quando aplicável, solicitar a área jurídica minuta de contrato e

submetê-lo à assinatura dos responsáveis legais da CAVO e
Contratada;

 Solicitar a área de suprimentos o cadastro do fornecedor, com os

dados bancários, caso este ainda não forneça para CAVO;

 Emitir a requisição de compras antes do início dos serviços, com

base no orçamento vistado. Em situações com mais de uma
parcela de pagamento, o solicitante deve programar a emissão
das requisições de compras antes da emissão das Notas Fiscais
pelos fornecedores.;

 Após a aprovação do pedido, pela estratégia de liberação, o

solicitante deve confirmar o pedido de compras com o fornecedor,
autorizando-o a emitir a Nota Fiscal.

 Para os serviços críticos, a contratação deve ser efetuada com

prestadores de serviços qualificados, constantes da Lista de
Fornecedores Qualificados (MM.02.00.03). Na ausência destes
prestadores qualificados, deverão ser desenvolvidas ou
identificadas no mercado, alternativas que venham a atender às
especificações técnicas solicitadas pela CAVO, inclusive os
requisitos da qualidade, desempenho ambiental e de segurança,
quando aplicável. Excepcionalmente, poderão ser adquiridos ou
contratados materiais e serviços críticos junto ao fornecedor não
qualificado, com a aprovação do Gestor da Unidade e,
posteriormente, se pertinente, qualificá-lo;

 Manter a guarda física dos documentos relacionados ao processo,

tais como: propostas, análise econômico-financeira e documentos
de qualificação.

NOTA: As notas fiscais dos fornecedores não poderão ter

datas anteriores a data de emissão das requisições/ pedidos
de compras.
 SISTEMA DE GESTÃO CORPORATIVO Número:
Página:
CAVO MM.01.00.
SGCC 7/9
00
Revisão
Procedimento para Aquisição de Materiais e :
Serviços
06

6.3. Considerações Gerais

A aquisição de materiais e serviços deve ser suportada por cotações,

conforme procedimento MM.01.02.00.

Não será necessário 03 cotações e inclusão da cotação no Sistema SAP

(transação ME47), nas seguintes situações: compra direto do
fabricante, acordos comerciais, contratos e serviços específicos.
Nesses casos, a anuência do gestor deverá ser explicitada no campo
texto da requisição ou pedido de compra, e validada através de sua
aprovação no respectivo pedido, de acordo com o descrito na
estratégia de liberação da empresa, conforme procedimento
MM.01.03.00.

Excetuando-se os casos anteriores, as demais ocorrências onde o

solicitante indicar qual deve ser o fornecedor para uma determinada
aquisição, deve haver a aprovação formal da Superintendência da área
solicitante, no orçamento, antes de encaminhá-lo para emissão da
requisição de compra.
No pedido, deverá constar uma observação no campo texto: “Processo
aprovado por <nome do Superintendente>”.

As prestações de serviços, também, devem ser suportadas por

contratos, os quais devem ter seus nºs na requisição de compras,
desde que haja uma regularidade igual ou superior a 03 meses
consecutivos.

Ressalta-se, que para o processamento dos pagamentos das

aquisições e prestação de serviços de fornecedores é necessário um
prazo mínimo de 05 dias úteis, após a aprovação do pedido no sistema
SAP.

6.3.1. Regularização da Nota Fiscal

Nos casos esporádicos, onde por motivos diversos houver a

necessidade da regularização de nota fiscal, deverá ser realizada a
seguinte rotina:

UN’s

Será de responsabilidade do Gestor da UN, enviar e-mail, conforme

planilha MM.01.00.01 relacionando as notas fiscais que devem ser
regularizadas e as respectivas justificativas, para aprovação da
Superintendência da sua área, com cópia para o Coordenador de
Suprimentos Corporativo. Após retorno do e-mail com a aprovação, o
 SISTEMA DE GESTÃO CORPORATIVO Número:
Página:
CAVO MM.01.00.
SGCC 8/9
00
Revisão
Procedimento para Aquisição de Materiais e :
Serviços
06

Gestor da UN autoriza o solicitante, a emitir a requisição de compras, e

enviar as notas fiscais e o e-mail para o comprador emitir o pedido de
compra. Na requisição de compra, deverá constar uma observação no
campo texto (uso interno Cavo): “Regularização da NF nº <xxx>,
aprovada por <nome do Superintendente>”.
O comprador deverá anexar o e-mail no pedido de compras no sistema
SAP.

Adm. Central

Será de responsabilidade do solicitante ou gerente, providenciar o

visto da Superintendência da sua área, na Nota Fiscal, antes de
encaminhá-la para emissão da requisição de compras, na qual deverá
constar uma observação no campo texto (uso interno Cavo) da
requisição: “Regularização da NF nº <xxx>, aprovada por <nome do
Superintendente>”.

7. INDICADORES

 Nº requisições atendidas no prazo / Nº total de requisições

(apenas para pedidos de compra de materiais para estoque),
conforme procedimento GS.06.00.00.

8. FLUXOGRAMA

Não aplicável

9. REGISTROS

Identific Identificação Respons

ação Registro ável
Reten
procedi Nº nome pela Recup
Indexaçã Acess Proteç ção Dispos
mento Coleta eraçã
o o ão mínim ição
ou ou o
a
instruçã Elaboraç
o ão
Backu
p em
Equip SAP
Equipe fita
MM.01.0 Nº do e de Eletrô Transa 03
Cotação de dat 1
0.00 pedido Compr nico ção anos
Compras ano
as ME47
(área
de TI)
 SISTEMA DE GESTÃO CORPORATIVO Número:
Página:
CAVO MM.01.00.
SGCC 9/9
00
Revisão
Procedimento para Aquisição de Materiais e :
Serviços
06

Defini Defini
Cotação Sup. Equip Arquiv
Equipe da da
MM.01.0 R$ 1.000,01 Nº do e de 01 o
de pela pela
0.00 e Aquisição pedido Compr ano 05
Compras Unida Unida
de Ativo Fixo as anos
de de
Defini Defini
Equip Arquiv
Equipe da da
MM.01.0 Nº do e de 01 o
Pedido de pela pela
0.00 pedido Compr ano 05
Compras Unida Unida
as anos
de de
Nº do Defini Defini
Arquiv
Contrato contrato da da
MM.01.0 Usuári 01 o
fornec. Usuário ou pela pela
0.00 o ano 05
serviço Alfanumé Unida Unida
anos
rica de de
Nº do Defini Defini
Equip Arquiv
Contrato Equipe contrato da da
MM.01.0 e de 01 o
fornec. de ou pela pela
0.00 Compr ano 05ano
material Compras Alfanumé Unida Unida
as s
rica de de
Backu
SAP p em
Equip
Aprovação Equipe Data da Transa fita
MM.01.0 e de Eletrô 03
de notas de Nota ção dat 1
0.01 Compr nico anos
fiscais Compras Fiscal ME23 ano
as
N (área
de TI)

Unidades que deverão receber este documento

 Todas as Unidades e postos de trabalho que realizam aquisição.

Registro de Revisões – (últimas 3 alterações)

Revisã Vigênc Descrição da Alteração
o ia
03 03/01/ Revisão do item 6.1
05
04 30/06/ Revisão geral
05
05 09/09/ Revisão do item 6.2
05
06 21/11/ Revisão do item 6.3
05