RENDICION DE CAJAS FISCALES EN FORMAS ELECTRONICAS

Estos formularios se pueden encontrar en la servidor del gobierno llamado

SISTEMA DE GESTION SIGES / SISTEMA INTEGRADO DE
ADMINISTRACION SIAF.

PROCESO PARA LA RENDICION DE CUENTAS.

1. Creación de los registros de los formularios autorizados y su

distribución.
Dentro del proceso de rendición de cuentas se tiene el registro en el sistema de
las formas que a la entidad le han sido autorizadas por la Contraloría General
de Cuentas y sobre las cuales debe hacer una rendición mensual.
Como primera acción debe registrar las formas autorizadas por la Contraloría
General de Cuentas que son utilizadas por la entidad, indicando la cantidad
autorizada y la resolución con la cual fueron aprobadas dichas formas, así
como adjuntar el archivo escaneado de dicha resolución.

2. Registro de la boleta de pago a la CGC:

El registro de la boleta de pago a la Contraloría General de Cuentas tiene
dos etapas:
2.1 El registro de la boleta de pago, autoriza la rendición electrónica de cuentas
y es requisito indispensable, el cual debe cancelarse anualmente y por
anticipado.
2.2 Ingresar los datos de la boleta y esperar que la contraloría general de
cuentas lo apruebe o la rechace.
Para crear el registro de la boleta de pago, el usuario debe seleccionar la
opción de Boleta de Pago CGC en el menú de Registro de Formularios.
Esta boleta será adjuntada a cada registro de rendición que sea aprobado y
enviado a la Contraloría General de Cuentas.

3. Rendición de formularios:
En esta etapa es donde se registra las formas utilizadas y anuladas por la
entidad. Este proceso de registro puede hacerse diario, semanal, quincenal o
mensual; dependerá de cada entidad.
Para iniciar con el proceso el registro de rendición de formularios el usuario
debe seleccionar del menú de Registro de Formularios la opción Rendición de
Formularios.

4. Registro de la rendición electrónica

El proceso de rendición consta de dos etapas las cuales deben realizarse antes
de solicitar el envío electrónico hacia la Contraloría General de Cuentas.
Etapa 1: El registro de la rendición donde se le indica el año, el mes y una
descripción de la rendición.
Para esto el usuario debe seleccionar del menú Registro de Formularios la
opción Registro de Rendición.
Etapa 2: Sistema asignará automáticamente un número de gestión a la
rendición, y a través de este número el usuario puede dar seguimiento a los
diferentes eventos que pueden afectar la rendición.
La aprobación de la rendición es el proceso donde el sistema procederá a
generar de forma automática todos los informes que se anexarán a la
rendición.
Boleta de Pago para la rendición de cuentas, la cual fue registrada y
autorizada a través del módulo de Rendición de Cuentas (Boleta de Pago).
El usuario deberá verificar el contenido de los reportes para asegurarse que
los mismos han sido adjuntados correctamente a la rendición.
Para esto se debe seleccionar la rendición y luego presionar el botón de
Aprobar, con esto el sistema automáticamente iniciara el proceso de
generación de los archivos PGRIT01, PGRIT02, PGRITFA, PGRITFB y boleta
de pago para adjuntárselo al registro de la rendición, cambiando el estado de la
rendición de registrado a APROBADO.

5. Envío de la rendición de cuentas

El proceso de envío de rendición de cuentas finalizará al recibir el código de
validación por parte del sistema de la Contraloría General de Cuentas, pasando
el estado APROBADO a ENVIADO, donde se da por aceptada la rendición y
por lo tanto el bloqueo del registro sobre el cual ya no podrá realizarse ninguna
acción.
La solicitud de envío de la rendición generará como resultado una bitácora, la
cual podrá ser consultada por los entes fiscalizadores y rectores, en esta
quedarán registrados los intentos que el usuario realizó para finalizar él envío
de la rendición electrónica, si existiera un error en el intento del envío, el
sistema dejará un registro indicando el motivo por el cual no fue posible la
recepción del envío electrónico.

6. REPORTES
819162 Reporte de Clasificador de Entidades: Donde se puede consultar
que entidades están habilitadas para la Rendición Electrónica de Cuentas.
819166 Reporte de Formularios y Lotes Autorizados: reporte que
muestra la configuración: De los formularios y lotes autorizados de una
entidad, los cuales puede rendir ante la Contraloría General de Cuentas.
819163 Reporte de Formularios: Reporte del Clasificador de formularios,
que muestra toda las formas autorizadas por la Contraloría General de
Cuentas, que una entidad puede utilizar en su rendición
819168 Reporte de Rendición de Cuentas para la CGC: Reporte que
muestra las rendiciones que se han realizado por la entidad y su estado actual.
819170 PGRIT01 Caja consolidado diario por cuenta corriente: Este se
utiliza para hacer un resumen del movimiento de caja.
819185 PGRIT02 Caja Movimiento Diario Por Cuenta Corriente: En este se
presenta un reporte detallado de caja chica.
819182 Reporte PGRITBA reporte mensual de formas: Reporte que muestra
los registros de formularios usados en la rendición de un mes determinado.
819190 Reporte PGRITFB reporte mensual de formas anuladas: Reporte
que muestra los registros de formulario anulados en la rendición de un mes
determinado.
819192 Reporte Constancia de Rendición: Muéstrala impresión de la
Constancia de Rendición de un mes determinado.