Hal.

747
5. Reaksi terhadap pekerjaan yang Anda wawancarakan
6. Penilaian diri (oleh kandidat mengenai kekuatan dan kelemahannya)
7. Pengalaman militer
8. Aktivitas di luar saat ini

Ikuti rencana Anda. Awalilah dengan pertanyaan terbuka untuk setiap topik, seperti
“Dapatkah Anda memberi tahu saya mengenai apa yang Anda lakukan di perguruan tinggi?”
Kemudian, galilah untuk mendapatkan informasi mengenai pengetahuan dan pengalaman,
motivasi, inteligensi, dan kepribadian orang tersebut.

Mencocokkan Kandidat dengan Pekerjaan

Anda sekarang harus mampu menarik kesimpulan mengenai pengetahuan dan pengalaman,
motivasi, kapasitas intelektual, dan kepribadian orang tersebut, dan untuk merangkum kekuatan
dan batasan kandidat tersebut. Kemudian, bandingkan kesimpulan Anda dengan deskripsi
pekerjaan dan daftar persyaratan yang Anda kembangkan ketika menyiapkan wawancara tersebut.
Ini harus memberikan dasar rasional untuk mencocokkan kandidat dengan pekerjaannya—yang
berdasarkan pada ciri-ciri dan bakat yang benar-benar dibutuhkan pekerjaan tersebut.

Fleksibilitas dalam Pelatihan

Sebuah studi terhadap 191 perusahaan kecil dan 201 perusahaan besar di Eropa menemukan
bahwa perusahaan kecil relatif lebih informal dalam pelatihan dan pengembangan mereka.”
Banyak dari mereka tidak secara sistematis memantau kebutuhan keterampilan manajer
mereka, dan kurang dari 50% (dibandingkan dengan 70% dari perusahaan besar) mempunyai
program pengembangan karier. Perusahaan yang lebih kecil juga cenderung memfokuskan
pengembangan manajemen yang mereka lakukan untuk mengajarkan kompetensi spesifik
terkait perusahaan (seperti bagaimana menjual produk perusahaan). Proses pelatihan yang
disederhanakan yang kita jelaskan pada halaman 303-304 (Bab 8) merupakan salah satu pilihan
bagus untuk bisnis kecil. Metode informal seperti berikut ini juga bagus untuk dijalankan.

METODE PELATIHAN INFORMAL Ahli pelatihan Stephen Covey mengatakan bahwa bisnis
kecil dapat melakukan banyak hal untuk memberikan pelatihan terkait pekerjaan tanpa
membentuk program pelatihan formal yang mahal. Saran-sarannya termasuk:
  Menawarkan untuk menanggung biaya kuliah untuk kelas-kelas khusus
 Mengidentifikasi kesempatan pelatihan daring
 Memberikan perpustakaan tape dan DVD untuk pembelajaran disiplin dan sistematis
selama perjalanan pulang atau pergi
 Mendorong pembagian praktik terbaik di antara rekanan
 Manakala dimungkinkan, kirimlah orang-orang ke seminar khusus dan pertemuan
asosiasi untuk pembelajaran dan pembangunan jaringan
 Menciptakan etika pembelajaran dengan menyuruh setiap orang saling mengajar satu
sama lain tentang apa yang mereka pelajari

Fleksibilitas dalam Tunjangan dan Imbalan

Family and Work Institute melakukan survei mengenai praktik tunjangan dari sekitar
1.000 perusahaan kecil dan besar. Secara tidak mengejutkan, mereka menemukan bahwa
perusahaan besar menawarkan paket tunjangan yang lebih ekstensif dibandingkan perusahaan
yang lebih kecil. Namun, banyak perusahaan kecil mengatasi hal ini dengan menawarkan
Hal. 748
fleksibilitas lebih besar. “Mereka telah menemukan bagaimana mengubah yang kecil menjadi
kuat, mendapatkan kepercayaan dari karyawan dengan menjaga mereka tetap di dalam
lingkaran berita dan keuangan perusahaan, dan loyalitas mereka dengan sering memberikan
umpan balik pada kinerja.” Di ID Media, dengan 90 karyawan, CEO Lynn Fantom memberj
semua karyawan baru makan pagi selamat datang pada hari pertama mereka. CEO dari
perusahaan rintisan Internet appssavvy Inc. menggantikan presentasi PowerPoint dengan
video YouTube yang humoris.

KULTUR FLEKSIBILITAS Pada dasarnya, studi tersebut menemukan bahwa pemilik bisnis
kecil, dengan secara pribadi berinteraksi dengan semua karyawan setiap hari, melakukan
pekerjaan yang lebih baik dalam “memahami kapan permasalahan pekerjaan/kehidupan
muncul” Wards Furniture di Long Beach, California, mencontohkan hal ini. Banyak dari 17
karyawan mereka telah bersama dengan perusahaan tersebut selama 10 hingga 20 tahun. Brad
Ward, pemiliknya, salah satunya mengatributkan ini pada kesediaan perusahaannya untuk
beradaptasi dengan kebutuhan pekerjanya. Sebagai contoh, pekerja dapat berbagi tanggung
jawab pekerjaan dan bekerja paruh waktu dari rumah.

TUNJANGAN PEKERJAAN-KEHIDUPAN Ini adalah contoh lain dari apa yang dapat ditawarkan
oleh Ward dan pemberi kerja kecil lainnya:
 Waktu bebas ekstra. Sebagai contoh, waktu bebas di Jumat siang pada musim panas
 Minggu kerja yang dipadatkan. Sebagai contoh, minggu kerja musim panas yang
dipadatkan.
 Bonus pada masa-masa kritis. Pemilik bisnis kecil lebih berkemungkinan untuk
mengetahui apa yang terjadi dalam kehidupan karyawan mereka. Gunakan pengetahuan
ini untuk memberikan bonus khusus, misalnya, saat seorang karyawan mempunyai bayi
yang baru lahir.
 Fleksibilitas. Sebagai contoh, “Jika seorang karyawan mempunyai masalah pribadi,
bantulah menciptakan jadwal kerja yang memungkinkan orang tersebut untuk
memecahkan masalahnya tanpa merasa mereka akan mendapatkan kesulitan."
 Sensitivitas terhadap kekuatan dan kelemahan karyawan. Pemilik bisnis kecil harus
menyesuaikan diri dengan kekuatan, kelemahan, dan aspirasi karyawannya. Sebagai
contoh, beri mereka kesempatan untuk berlatih dan berpindah ke pekerjaan yang mereka
inginkan.
 Membantu mereka menjadi lebih baik. Sebagai contoh, membayar karyawan untuk
mengambil kelas guna membantu mereka mengembangkan keterampilan kerja
mereka.
 Memberi mereka makanan. Berikan makanan gratis secara berkala, mungkin dengan
mengajak karyawan Anda untuk makan siang. Membuat mereka merasa seperti pemilik.
Sebagai contoh, memberi karyawan masukan untuk keputusan besar, membiarkan
mereka bekerja secara langsung dengan klien, memberikan umpan balik dari Klien
kepada mereka, bagilah data kinerja perusahaan dengan mereka, dan biarkan mereka
berbagi keberhasilan finansial perusahaan.

 Memastikan mereka mempunyai apa yang mereka butuhkan untuk melakukan

pekerjaan mereka. Mempunyai karyawan yang termotivasi hanyalah separuh dari
tantangannya. Pastikan juga mereka mendapatkan pelatihan, prosedur, komputer, dan
yang diperlukan lainnya.
 Secara konstan mengakui pekerjaan yang dilakukan dengan baik. Mantaatkan interaks!
Anda sehari-hari dengan karyawan untuk “jangan pernah kehilangan kesempatan untuk
memberikan pengakuan yang layak mereka dapatkan.”
Hal. 749
TUNJANGAN PENSIUN SEDERHANA Akses terhadap tunjangan pensiun lebih lazim ada di
perusahaan besar dibandingkan yang kecil. Sekitar 75% perusahaan besar menawarkannya,
sementara hanya sekitar 35% perusahaan kecil yang melakukannya.”
Terdapat beberapa cara bagi perusahaan kecil untuk memberikan rencana pensiun.
Pension Protection Act Tahun 2006 menyediakan tunjangan pensiun yang menggabungkan
tunjangan yang ditetapkan secara tradisional dan rencana 401(k) (kontribusi terdefinisi).
Tunjangan tersebut, yang hanya tersedia bagi pemberi kerja dengan kurang dari 500 karyawan,
membebaskan pemberi kerja dari aturan uang pensiun kompleks yang harus diikuti pemberi
kerja besar. Karyawan mendapatkan rencana pensiun yang memadukan uang pensiun yang
ditetapkan, ditambah pengembalian di bagian investasi yang dikontribusikan peserta rencana
tersebut.”
Cara termudah bagi bisnis kecil untuk menyediakan tunjangan pensiun adalah melalui
rencana SIMPLE IRA. Dengan SIMPLE (singkatan dari Savings Incentive Match Plan for
Employees/Rencana Penyamaan Insentif Tabungan untuk Karyawan) IRA, pemberi kerja
harus (dan karyawan dapat) memberikan kontribusi pada IRA tradisional karyawan. Rencana
ini adalah untuk pemberi kerja pada bisnis kecil dengan 100 karyawan atau kurang dan tanpa
rencana pensiun lainnya.
SIMPLE IRA tidak mahal dan sederhana. Pemilik perusahaan menghubungi sebuah
institusi keuangan yang memenuhi syarat dan mengisi beberapa formulir IRS. Sebagian
besar bank, reksadana, dan perusahaan asuransi yang menerbitkan kontrak tunjangan hidup
umumnya memenuhi syarat. Rencana tersebut mempunyai biaya administratif yang sangat
rendah. Kontribusi pemberi kerja dapat dipotongkan sebelum pajak. Kontribusi pemberi
kerja tipikal dapat menyamai kontribusi karyawan dolar untuk dolar hingga 3% bayaran.
Institusi keuangan tersebut biasanya yang menangani administarasi dan peiaporan IRS.

Keadilan dan Bisnis Keluarga

Sebagian besar bisnis kecil adalah “bisnis keluarga’ karena pemiliknya (dan acap kali salah
satu atau lebih karyawannya) adalah anggota keluarga.
Menjadi karyawan non-keluarga di sini tidaklah mudah. Ada kecenderungan untuk
memperlakukan keluarga dan non-keluarga secara berbeda. Jika demikian, seperti yang
digambarkan seorang penulis, “Dapat dipastikan bahwa moral mereka yang lebih rendah
dan kebencian yang membara akan memberikan pengaruh negatif pada operasi Anda dan
 Hal. 750
melemahkan laba Anda. Mengurangi permasalahan “keadilan” seperti ini melibatkan
beberapa langkah, termasuk:

 Menetapkan aturan dasarnya. Seorang konsultan bisnis keluarga berkata,

Selama proses perekrutan, pelamar [manajemen] harus diberi tahu apakah pada dasarnya
ia hanya akan menjadi orang yang tidak berarti, atau apakah akan terdapat potensi untuk
dipromosikan. Setidaknya, buatlah ekspektasinya jelas, mengenai hal-hal seperti tingkat
otoritas dan pengambilan keputusan yang dapat dicapai orang tersebut.

 Memperlakukan orang dengan adil. Berusahalah untuk menghindari adanya “kesan apapun
bahwa anggota keluarga diuntungkan secara tidak adil di atas pengorbanan orang lain.”

 Menghadapi masalah keluarga. Perselisihan dan ketegangan antar-anggota keluarga

mengganggu dan menurunkan moral karyawan. Anggota keluarga harus menghadapi
dan menyelesaikan perbedaan mereka.

 Menghapuskan hak istimewa. Anggota keluarga “harus menghindari segala perilaku

yang akan membuat orang menyimpulkan bahwa mereka menuntut perlakuan istimewa
dalam hal penugasan atau tanggung jawab.” Karyawan keluarga harus datang lebih awal,
bekerja lebih keras, dan pulang lebih akhir dibandingkan karyawan lainnya.

Menggunakan Organisasi Pemberi Kerja Profesional

Seperti yang kita jelaskan dalam Bab 13 (Tunjangan dan Layanan), banyak pemilik bisnis
kecil, yang karena isu-isu yang terlibat dalam mengelola personel, memutuskan untuk
melakukan pengalihdayaan pada sebagian besar fungsi sumber daya manusia mereka kepada
vendor. Vendor-vendor ini disebut organisasi pemberi kerja profesional (professional employer
organizations—PEQO) outsourcer sumber daya manusia (human resource outsourcer—HRO),
atau terkadang perusahaan penyewaan karyawan atau staf.

Bagaimana Cara Kerja PEO?

Vendor-vendor ini berkisar dari perusahaan penggajian khusus hingga mereka yang
menangani semua kebutuhan manajemen sumber daya manusia pemberi kerja. Paling
sedikit, perusahaan-perusahaan ini mengambil alih tugas penggajian pemberi kerja.
Namun, biasanya PEO melakukan sebagian besar tugas sumber daya manusia pemberi kerja.
Dengan mentransfer karyawan perusahaan klien ke daftar gaji PEO, PEO menjadi pemberi
kerja-bersama (co-employer) resmi untuk karyawan pemberi kerja tersebut. PEO tersebut
kemudian dapat menggabungkan karyawan klien ke dalam program asuransi dan tunjangan
PEO, biasanya dengan biaya yang lebih rendah. PEO biasanya menangani aktivitas terkait
karyawan seperti perekrutan (dengan persetujuan penyelia perusahaan klien), dan penggajian
dan perpajakan. Sebagian besar PEO berfokus pada pemberi kerja dengan kurang dari 100
|karyawan, dan membebankan biaya 2% hingga 4% dari daftar gaji perusahaan. HRO biasanya
menangani fungsi-fungsi ini secara “hanya layanan administratif”— mereka pada dasarnya
adalah “kantor SDM” Anda, tetapi karyawan Anda masih bekerja untuk Anda.

Mengapa Menggunakan PEO?

Pemberi kerja berpaling pada PEO untuk sejumlah alasan:

KURANGNYA DUKUNGAN SDM KHUSUS, Perusahaan kecil dengan kurang dari 100
karyawan biasanya tidak mempunyai manajer SDM khusus. Pemilik menanggung sebagian besar
beban manajemen sumber daya manusia di pundaknya.
Hal. 751
PEKERJAAN ADMINISTRATIF Small Business Administration memperkirakan bahwa pemilik
bisnis kecil menghabiskan hingga 25% waktu mereka pada pekerjaan administratif terkait
personel, seperti pengecekan latar belakang dan pendaftaran tunjangan.”' Karena PEO
mengambil alih sebagian besar darinya, banyak bisnis kecil menyimpulkan bahwa lebih murah
bagi mereka untuk membayar biaya perusahaan penyewaan karyawan saja.

LIABILITAS Secara hukum, PEO umumnya “secara kontraktual berbagi tanggung jawab klien
dan mempunyai kepentingan untuk mencegah luka-luka di tempat kerja dan tuntutan hukum
oleh karyawan” PEO karenanya harus membantu memastikan bahwa bisnis kecil tersebut
memenuhi tanggung jawab Title VII, OSHA, COBRA, dan Fair Labor Standards Act.

TUNJANGAN Asuransi dan tunjangan acap kali merupakan atraksi besar PEO. Mendapatkan
asuransi kesehatan dan yang lainnya menjadi masalah bagi perusahaan kecil. Itulah kegunaan
penyewaan. Penyewaan bisa mendapatkan asuransi bisnis kecil untuk orang-orangnya yang
tidak bisa mereka dapatkan sendiri.

KINERJA Yang terakhir, profesionalisme yang dibawa PEO dalam merekrut, menyaring,
melatih, memberikan kompensasi, dan memelihara keselamatan dan kesejahteraan karyawan
diharapkan dapat terwujud menjadi hasil karyawan dan bisnis yang lebih baik.

Peringatan
Meskipun demikian, terdapat beberapa potensi kelemahan. “Jika PEO Anda dikelola dengan
buruk, atau bangkrut, Anda dapat berakhir dengan kantor yang penuh dengan pekerja yang
tidak diasuransikan.” Banyak pemberi kerja memandang praktik manajemen sumber daya
manusia mereka (seperti melatih teknisi baru) sebagai hal yang strategis, dan tidak ingin
mengalihkan tugas tersebut kepada pihak luar. Potensi masalah lainnya adalah menentukan
siapa yang bertanggung jawab. Sebagai contoh, siapakah yang bertanggung jawab untuk luka-
luka karyawan, PEO atau pemberi kerja? Kontraknya harus menentukan hal ini.
TANDA BAHAYA Beberapa hal dapat memberikan sinyal adanya masalah dengan PEO
prospektif. Salah satunya adalah kurangnya kehati-hatian. Sebagai contoh, karena mereka
berbagi tanggung jawab dengan pemberi kerja, mereka harus menanyai Anda secara ekstensif
mengenai keselamatan tempat kerja serta kebijakan dan praktik sumber daya manusia
perusahaan Anda.” Gambar 18-5 merangkum pedoman untuk mencari dan bekerja dengan
PEO.

Mengelola Sistem, Prosedur, dan Administrasi SDM

Pendahuluan
Pertimbangkan pekerjaan administrasi yang diperlukan untuk menjalankan sebuah kedai
ritel dengan lima orang. Hanya pada awalnya, merekrut dan mempekerjakan karyawan
mungkin membutuhkan pemasangan iklan lowongan kerja, aplikasi pekerjaan, daftar cek
wawancara, berbagai verifikasi—mengenai pendidikan dan status imigrasi, misalnya—dan
daftar cek referensi telepon. Anda kemudian mungkin membutuhkan perjanjian hubungan
kerja, perjanjian kerahasiaan dan non-kompetisi, dan perjanjian ganti rugi pemberi kerja.
Untuk memproses karyawan baru tersebut Anda mungkin membutuhkan verifikasi latar
belakang, daftar cek karyawan, dan formulir untuk menahan pajak dan untuk mendapatkan
data karyawan baru. Dan, untuk melacak karyawan tersebut setelah bergabung, Anda
membutuhkan—hanya pada awalnya—lembar data personel, catatan waktu harian dan
Hal. 752
Pemberi kerja harus memilih dan mengelola hubungan PEO dengan hati-hati. Pedoman untuk melakukannya
meliputi:
 Melakukan analisis kebutuhan. Mengetahui sebelumnya secara tepat apakah masalah sumber daya
manusia yang ingin diatasi oleh perusahaan Anda.
 Meninjau layanan semua perusahaan PEO yang Anda pertimbangkan. Tentukan mana yang dapat
memenuhi semua kepertuan Anda.
 Menentukan apakah PEO tersebut diakui. Tidak ada sistem peringkat. Namun, Employer Services
Assurance Corporation di Little Rock, Arkansas (www.Escorp.org), menerapkan standar finansial,
pengauditan, dan operasi yanq lebih tinggi pada anggotanya. Selain itu, lihatlah National
Association of Professional Employer Organizations (www.NAPEO.org), dan www.PEQ.com.
 Memeriksa referensi bank, kredit, asuransi, dan profesional penyedia tersebut.
 Memahami bagaimana tunjangan karyawan akan dicairkan. Apakah sepenuhnya dijamin atau
sebagiannya didanai sendiri? Siapakah perusahaan penjaminnya? Konfirmasikan bahwa pemberi
kerja akan menerima perlindungan hari pertama.
 Melihat apakah kontrak tersebut berisi pemenuhan liabilitas di negara bagian yang berlaku.
 Meninjau perjanjian layanan secara teliti. Apakah tanggung jawab dan liabilitas pihak-pihak yang
bersangkutan jelas?
 Menyelidiki berapa lama PEO tersebut telah menjalankan bisnisnya.
 Memeriksa staf PEO prospektif. Apakah mereka tampaknya mempunyai keahlian untuk memenuhi
janji-janjinya?
 Menanyakan, bagaimana perusahaan tersebut akan memberikan layanannya? Secara pribadi?
Melalui telepon? Melalui situs?
 Menanyakan mengenai biaya di muka dan bagaimana biaya ini ditentukan.
 Mendapatkan bukti secara periodik bahwa pajak gaji dan premi asuransi dibayarkan dengan baik
dan bahwasemua masalah hukum ditangani dengan benar.

mingguan, dan lembar waktu mingguan karyawan per jam, catatan orientasi karyawan,
pemberitahuan pemberhentian, dan respons referensi pekerjaan.
Sebenarnya, daftar di atas baru menyentuh permukaan dari kebijakan, prosedur, dan
pekerjaan administrasi yang akan Anda butuhkan untuk menjalankan bagian sumber daya
manusia dari bisnis Anda. Mungkin dengan hanya satu atau dua karyawan, Anda dapat
melacak segalanya dalam kepala Anda, atau cukup dengan menulis memo berbeda untuk
setiap tindakan SDM, memasukkannya dalam berkas setiap pekerja. Akan tetapi, dengan
lebih banyak karyawan, Anda akan membutuhkan sistem sumber daya manusia yang
terdiri atas formulir terstandardisasi. Kemudian, seiring perusahaan tumbuli, Anda akan
mengomputerisasi berbagai bagian dari sistem SDM—daftar gaji, atau penilaian, misalnya.
Komponen Dasar dari Sistem SDM Manual
Pemberi kerja yang sangat kecil (katakanlah, dengan 10 karyawan atau kurang) mungkin akan
memulai dengan sistem manajemen sumber daya manual. Dari sudut pandang praktis, ini
biasanya berarti mendapatkan dan mengorganisasi satu set standar formulir personel yang
mencakup setiap aspek penting dari proses SDM—perekrutan, seleksi, pelatihan, penilaian,
kompensasi, keselamatan—serta sejumlah cara untuk mengorganisasi semua informasi ini
untuk masing-masing karyawan Anda.

FORMULIR DASAR Jumlah formulir yang mungkin akan Anda butuhkan bahkan untuk
sebuah perusahaan kecil adalah cukup besar, seperti yang diperlihatkan oleh daftar ilustratif
dalam Tabel 18-1. Salah satu cara sederhana untuk mendapatkan formulir-formulir dasar
dari sistem SDM manual adalah dari situs jejaring (seperti www.hr.com/en/ free_forms/) atau
buku atau CD yang menyediakan kompilasi formulir SDM. Formulir yang Anda inginkan
kemudian dapat diadaptasi dari sumber-sumber ini untuk situasi khusus Anda. Toko peraiatan
kantor (seperti Office Depot dan Office Max) juga menjual paket formulir personel. Sebagai
contoh, Office Depot menjual paket formulir personel individual serta “Kit Sumber Daya
Hal. 753
Formulir Karyawan Baru Formulir Karyawan Sekarang Formulir Separasi Karyawan

Daftar Cek Karyawan Baru Catatan Karyawan Daftar Cek Terminasi

Wawancara Karyawan
Pengecekan Heferensi
Laporan Referensi Telepon
Pernyataan Manual Karyawan
Perjanjian Hubungan Kerja
Sangkalan Aplikasi Kerja
Perjanjian Kerahasiaan Karyawan
Evaluasi Kinerja Pernyataan COBRA
Surat Peringatan Klaim Pengangguran
Permintaan Libur Wawancara Keluar Karyawan
Pemberitahuan Masa Percobaan
Deskripsi Pekerjaan
Evaluasi Masa Percobaan
Pernyataan Setoran Langsung
Laporan Absensi
Pemberitahuan Disipliner
Formulir Keluhan
Laporan Pengeluaran
Pernyataan Pilihan 401(k)
Laporan Luka-Luka

Manusia” yang berisi 10 salinan dari setiap formulir berikut ini: Aplikasi, Wawancara Kerja,
Pengecekan Referensi, Catatan Karyawan, Evaluasi Kinerja, Surat Peringatan, Wawancara
Keluar, dan Permintaan Libur, ditambah Pedoman Pencegahan Tuntutan Hukum. Selain itu,
tersedia paket Map Catatan Karyawan. Gunakan map tersebut untuk menyimpan berkas dari
setiap karyawan individual; pada sisi luar kantung tersebut tercetak formulir untuk mencatat
informasi seperti nama, tanggal mulai, tunjangan perusahaan, dan sebagainya.

SUMBER LAINNYA Beberapa perusahaan katalog pos langsung juga menawarkan materi
SDM. Sebagai contoh, HRdirect (www.hrdirect.com) menawarkan paket formulir personel.
Ini meliputi, misalnya, Formulir Aplikasi Karyawan Pendek dan Panjang, Wawancara Pelamar,
Tinjauan Kinerja Karyawan, dan Kalender dan Laporan Absensi. Di samping itu, tersedia
juga berbagai formulir pemenuhan hukum, termasuk formulir Kebijakan Pelecehan dan
Pemberitahuan FMLA terstandardisasi, serta poster (misalnya, yang mencakup pengumuman
yang diwajibkan secara hukum untuk hal-hal seperti Americans with Disabilities Act).
G. Neil Company, di Sunrise, Florida (www.gneil.com), merupakan sumber materi
personel pos langsung lainnya. Selain dari lini formulir, dokumen, dan poster personel
lengkap, mereka juga mempunyai sistem manual untuk hal-hal seperti sejarah kehadiran,
analisis pekerjaan, dan untuk melacak permintaan libur dan catatan keselamatan. Mereka
mempunyai kit “rintisan” SDM yang berisi 25 salinan dari setiap komponen dasar dari sistem
SDM manual. Ini meliputi, misalnya, Formulir Aplikasi Kerja Panjang, Sejarah Kehadiran,
Pemberitahuan Perubahan Gaji/Status, Laporan Absensi, dan Permintaan dan Persetujuan
Libur, semuanya disusun di dalam sebuah kotak berkas.

Mengotomatiskan Tugas SDM Individual

Seiring bisnis kecil tersebut tumbuh, menjadi tidak praktis untuk mengandalkan sistem SDM
manual, Pada titik inilah sebagian besar perusahaan berukuran kecil hingga menengah mulai
mengomputerisasikan tugas manajemen sumber daya manusia.
Hal. 754
SISTEMPAKET Terdapat banyak sumber yang tersedia. Sebagai contoh, berbagai situs jejaring berisi
daftar vendor peranti lunak 3DM berdasarkan kategori. Para vendor ini memberikan solusi peranti lunak
untuk hampir semua tugas personel, yang berkisar dari manajemen tunjangan hingga kompensasi,
pemenuhan, relasi karyawan, pengalihdayaan, penggajian, dan sistem waktu dan kehadiran.
G. Neil Company menjual paket peranti lunak untuk memantau kehadiran, penyimpanan arsip
karyawan, menulis manual kebijakan karyawan, menulis tinjauan kinerja, menciptakan deskripsi pekerjaan,
melacak kehadiran dan jam kerja untuk setiap karyawan, penjadwalan karyawan, menulis bagan organisasi,
mengelola daftar gaji, melakukan survei karyawan, menjadwalkan dan meljacak aktivitas pelatinan
karyawan, dan mengelola pemenuhan OSHA. People Manager (lihat, sebagai contoh, www
hrtools.com/products/PeopleManager.aspx) menyimpan catatan karyawan (termasuk nama, alamat, status
perkawinan, jumlah tanggungan, kontak dan nomor telepon darurat, tanggal dipeker) akan, dan sejarah
pekerjaan). Mereka juga memungkinkan manajemen untuk membuat 30 laporan standar pada hal-hal seperti
kehadiran, tunjangan, dan informasi etnis dengan cepat.

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM)

Seiring perusahaan tersebut tumbuh, sistem yang lebih komprehensif menjadi dibutuhkan.
Kita dapat mendefinisikan sistem ‘nformasi sumber daya manusia (SISDM) terintegrasi
sebagai komponen-komponen yang saling terkait yang bekerja bersama untuk mengumpulkan,
menyimpan, dan menyebarkan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan,
koordinasi, kendali, analisis, dan visualisasi dari aktivitas manajemen sumber daya manusia
sebuah organisasi.Terdapat beberapa alasan untuk memasang sebuah SISDM. Yang pertama
adalah pemrosesan transaksi yang lebih baik.

Pemrosesan Transaksi yang Lebih Baik

Pekerjaan sepele sehari-hari dalam menyimpan dan memperbarui catatan membutuhkan
waktu banyak sekali. Sebuah studi menemukan bahwa 71% dari waktu karyawan SDM
digunakan pada tugas transaksional, seperti mengecek neraca cuti, menyimpan catatan
alamat, dan memantau distribusi tunjangan karyawan. Paket SISDM menggantikan banyak
transaksi SDM perusahaan dengan pemrosesan komputer yang kuat.

Pemrosesan Diri Daring

Sistem informasi SDM juga memfasilitasi pemrosesan diri oleh karyawan. Sebagai contoh, di
Provident Bank, sistem tunjangan Benelogic memungkinkan karyawan mendaftarkan diri di
semua program tunjangan yang mereka inginkan melalui Internet di sebuah situs yang aman.
Mereka juga “mnendukung pertanyaan karyawan terhadap informasi ‘bagaimana jika yang
berhubungan dengan, sebagai contoh, dampak dari beragam opsi tunjangan pada bayaran
yang mereka bawa pulang.” Itu semuanya adalah pekerjaan yang, sebelumnya harus dilakukan
oleh karyawan SDM untuk karyawan Provident.

Kemampuan Pelaporan yang Lebih Baik

Dengan mengintegrasikan banyak tugas SDM individual (catatan pelatihan, penilaian, data
pribadi karyawan, dan sebagainya), SISDM dapat meningkatkan kapabilitas pelaporan SDM.
Hal. 755
Sebagai contoh, laporan mungkin tersedia untuk biaya perawatan kesehatan per karyawan, bayaran dan
tunjangan dalam persentase pengeluaran operasional, biaya per karyawan, laporan mengenai pelatihan,
tingkat perputaran sukarela, biaya perputaran, waktu untuk mengisi pekerjaan, dan pengembalian atas
investasi modal manusia (berdasarkan biaya pelatihan dan pendidikan, misalnya) untuk seluruh perusahaan
dan per departemen.

Integrasi Sistem SDM

Karena komponen peranti lunak SISDM (penyimpanan arsip, daftar gaji, penilaian, dan seterusnya)
terintegrasi, sistem ini memungkinkan pemberi kerja untuk merombak fungsi SDM mereka. Sebagai contoh,
SISDM milik PeopleSoft mengarahkan peningkatan gaji, transfer, dan formulir elektronik lainnya melalui
organisasi kepada manajer yang tepat untuk disetujui. Seiring satu orang keluar dari sistem, formulirnya
akan diarahkan ke orang berikutnya. Jika seseorang lupa untuk memproses sebuah dokumen, sebuah agen
pintar akan mengeluarkan pengingat. SISDM karenanya mengotomatiskan sesuatu yang sebelumnya
merupakan proses manual yang memakan waktu.

Vendor SISDM
Banyak perusahaan zaman sekarang menawarkan paket SISDM. Situs untuk International Association for
Human Resource Information Management (www.ihrim.org/), misalnya, menyebutkan Automatic Data
Processing, Inc., Business Information Technology, Inc., Human Resource Microsystems, Lawson Software,
Oracle Corporation, SAP America, Inc., dan sekitar 25 perusahaan lainnya sebagai vendor SISDM.

SDM dan Intranet

Pemberi kerja semakin banyak menggunakan intranet internal mereka untuk pemrosesan tugas manajemen
sumber daya manusia. Sebagai contoh, LG&E Energy Corporation melakukannya untuk komunikasi
tunjangan. Karyawan dapat mengakses laman tunjangan LG&E dan (di antara hal lain) meninjau opsi
investasi rencana 401 (k), mendapatkan jawaban terhadap pertanyaan yang sering diajukan mengenai
rencana medis dan gigi perusahaan, dan perubahan laporan dalam status keluarga. Penggunaan lain untuk
intranet sumber daya manusia termasuk, misalnya, mengotomatiskan pengumuman lowongan pekerjaan dan
pelacakan peiamar, mengatur pendaftaran pelatihan, memberikan bukti pembayaran elektronik, menerbitkan
buku pegangan karyawan elektronik, dan memungkinkan karyawan memperbarui profil pribadi mereka dan
mengakses akun mereka, seperti akun 401(k).