Anda di halaman 1dari 9

STANDAR MEKANISME ALUR PROKER

(SMAP 2018/2019)

STANDAR INI MENGATUR JALANYA PROKER MULAI PERSIAPAN HINGGA


PELAKSANAAN SEBUAH PROKER

Oleh

BADAN PENGURUS HARIAN

PERIODE 2018/2019

UKM KEROHANIAN ISLAM POLITEKNIK

POLITEKNIK NEGERI MALANG

2018
LEMBAR PENGESAHAN

SMAP Periode 2018/2019

Yang Bertanda tangan dibawah ini :

1) Pihak pertama
Nama : Miftahul Huda
NIM : 1641150046
Jabatan : Ketua Umum
2) Pihak Kedua
Nama : Abdulloh Habibie
NIM : 1631710098
Jabatan : Sekretaris Umum
3) Pihak Ketiga
Nama : Imroniajeng Nur Alfi
NIM : 1632510008
Jabatan : Ketua Bidang Keputrian

Menyetujui STANDAR MEKANISME ALUR PROKER (SMAP) Periode 2018/2019.

Malang, 10 Maret 2018

Sekretaris Umum RISPOL Ketua Bidang Keputrian

Abdulloh Habibie Imroniajeng

NIM.1631710098 NIM. 1632510008

Ketua Umum RISPOL

Miftahul Huda
NIM. 1641150046

FRM.BAA.03.16.00
STANDAR MEKANISME ALUR PROKER
(SMAP)
1) ISTILAH-ISTILAH YANG HARUS DIFAHAMI
ISTILAH PELAKU URAIAN TUGAS
SC KABID, SEKBID, DIVISI Tempat OC untuk mencari
sebanyak banyaknya informasi
proker dari persiapan, pelaksanaan
hingga LPJ serta sebagai tempat
pembelajaran hakikat proker yang ia
laksanakan.
OC STAFF TIAP BIDANG Pelaku sebuah proker dalam hal ini
adalah sebagai pengonsep sebuah
proker sehingga dalam
menjalankanya harus menggali
informasi sebanyak banyaknya pada
SC pada saat sharing maupun syuro
DK KETUM, SEKUM, Sebagai , Penanya, pengkoreksi,
LITBANG, dan Beberapa pengeval pada saat Syuro yang
divisi berfungsi untuk mengetes
pemahaman OC dalam menjalankan
proker.

JUMLAH
ISTILAH PENJELASAN
PELAKSANAAN
SHARING TAK TERBATAS Sebagai sarana OC untuk menggali
informasi yg diperlukan kepada SC
untuk persiapan, pelaksanaan dan
finishing sebuah proker.
SYURO 3 KALI SETIAP PROKER Sebagai sarana DK untuk menanya,
AKBAR mengoreksi, mengeval seberapa
besar pemahaman dan persiapan
pada sebuah proker

2) DIAGRAM FUNGSI
SYURO AKBAR
SHARING
DK
DK (SC)
O
O SIAP
C
C
SC SC
- PENGEFLORAN PADA DK
PROSES PEMBELAJARAN
DAN SELURUH
TERHADAP PROKER
FUNGSIONARIS
3) DIAGRAM ALUR PROSES PROKER
STAFF BIDANG (OC)
SYURO BIDANG
PENUNJUKAN KAPEL DAN BPH BIDANG (SC)
- SEKPEL ATAU WAPEL
/
+ FIX
KAPEL, SEKPEL (OC)
SHARING ASGHOR SEMUA BPH (SC)
PENUNJUKAN KOOR
TEMA DAN TUJUAN SERTA PENGERTIAN PROKER
PEMBUATAN TIME SCHEDULE

- FIX
/
KAPEL, SEKPEL (OC)
+
PENYERAHAN TAHAP I SEKUM dan YBS (DK)
KAPEL MENYERAHKAN BERKAS HASIL SHARING
ASGHOR KEPADA DEWAN KOREKTOR
(MAKSIMAL H-3)

1 LULUS JARKOM SYURO


AKBAR 1 KAPEL DAN STAFF (OC)
SYURO AKBAR I BPH (SC)
MENJELASKAN PROKER DAN PENGEFLORAN KOOR
BESERTA TUGAS ANGGOTANYA KEPADA DEWAN PENGKOREKTOR (DK)
KOREKTOR DAN SELURUH STAFF

1 FIX

SEMUA STAFF (OC)


WORKING
TURUN DILAPANGAN DAN MENGERJAKAN SESUAI
DENGAN TUGAS YANG DIBERIKAN OLEH KAPEL

KESULITAN

KAPEL DAN STAFF (OC)


SHARING AKBAR BPH (SC)
MEMBAHAS TENTANG MASALAH-MASALAH YANG
DIHADAPI OLEH TIAP SIE (DK) SEBAGAI (SC)

- TITIK TEMU
/
+
WORKING
KAPEL DAN STAFF (OC)
SYURO AKBAR II SEMUA BPH (SC)
PELAPORAN KOOR TIAP SIE KEPADA DK DAN SELURUH
STAFF (PERSENTASE PEKERJAAN YANG TELAH PENGKOREKTOR (DK)
TERSELESAIKAN HARUS MENCAPAI 50% SAMPAI 70 %)

1 FIX
SEMUA STAFF (OC)
WORKING
TURUN DILAPANGAN DAN MENGERJAKAN SESUAI
DENGAN TUGAS YANG DIBERIKAN OLEH KAPEL

KESULITAN

KAPEL DAN STAFF (OC)


SHARING AKBAR SEMUA BPH (SC)
MEMBAHAS TENTANG MASALAH-MASALAH YANG
DIHADAPI OLEH TIAP SIE (DK) SEBAGAI (SC)

- TITIK TEMU
/
+
WORKING

SIE ACARA
PENYERAHAN TAHAP II
SIE ACARA MENYERAHKAN KEPADA DEWAN
PENGOREKTOR (DK)
KOREKTOR SUSUNAN PANITIA TEKNIS DAN
JUKLAK JUKNIS ACARA (MAX 3 HARI
SEBELUM BRIEFING)
LULUS JARKOM SYURO
AKBAR 1
KAPEL DAN STAFF (OC)
SYURO AKBAR III SEMUA BPH (SC)
PELAPORAN ANGGOTA TIAP SIE KEPADA DK DAN
SELURUH STAFF (PERSENTASE PEKERJAAN YANG PENGKOREKTOR (DK)
TELAH TERSELESAIKAN HARUS MENCAPAI 100 %)

1 FIX
KORLAP DAN PANTEK
(OC)
BRIEFING ACARA
BPH (SC)
BRIEFING TEKNIS ACARA DAN PENGEFLORAN TUGAS
PANTEK OLEH KOORLAP (DK)

> TITIK TEMU


2

ACARA EVALUASI
4) PENJELASAN DIAGRAM ALUR PROSES PROKER

1) PENUNJUKAN KAPEL DAN SEKPEL ATAU WAPEL


(a) Kapel ditunjuk oleh kabid, sekbid dan divisi berdasarkan kesepakatan Bersama
kecuali dalam keadaan tertentu
(b) Penunjukan kapel, Sekpel maupun Wapel harus ditunjuk selambat lambatnya H-2
bulan untuk proker kecil dan menengah sedangkan untuk proker besar ditunjuk
paling lambat H-3 bulan sebelum acara
(c) SC wajib melaporkan kepada DK selambat lambatnya 1 minggu setelah
penunjukan kapel

2) SHARING ASGHOR
(a) Sharing dalam hal ini tidak harus bersifat formal.
(b) Sharing dilakukan oleh kapel, sekpel dan SC
(c) Sharing membahas tentang proses pembelajaran terhadap pengertian, tujuan, serta
tema dan Time Schedule serta penunjukan semua sie dari sebuah proker
(d) Jumlah sharing tidak dibatasi

3) PENYERAHAN
(a) Penyerahan tahap I
adalah penyerahan berkas oleh kapel dan sekpel kepada dewan korektor dimana
berkas itu berisikan :
(1) Time schedule
(2) Tema dan Tujuan sebuah proker
(3) Susunan kepanitiaan

(Penyerahan paling lambat adalah H-3 Hari sebelum Syuro akbar)

(b) Penyerahan tahap II


adalah penyerahan berkas oleh Sie Acara kepada dewan korektor dimana berkas
itu berisikan :
(1) Juklak Juknis Acara
(2) Panitia Teknis Acara
(3) Layout Acara

(Penyerahan paling lambat adalah H-3 Hari sebelum Syuro)

4) SHARING
(a) Membahas Permasalahan dan Kesulitan yang dihadapi dilapangan
(b) Sharing dilakukan oleh semua SC dan OC
(c) Jumlah Sharing Tidak Terbatas
5) SYURO AKBAR
(a) Peraturan Syuro
(1) Yang Memimpin Jalanya Syuro adalah Ketua Pelaksana
(2) Jika ada yang ingin Masuk atau Keluar dari forum Harus Mengacungkan
Tangan Tangan Berkata “Forum Ijin Masuk/ Keluar” kemudian ijin
sepenuhnya diserahkan pada Forum.
(3) Jika ingin menyela, Memotong, Bertanya, dan Saran harus mengacungkan
Tangan dan berkata “Forum Ijin masuk” Kemudian ijin sepenuhnya
diserahkan pada kapel atau Dewan Korektor
(4) Setiap Peserta Syuro Dilarang Untuk :
a. Membuat Gaduh dengan Bergurau Melewati Batas
b. Bermain HP (kecuali ada Kepentingan yang “DARURAT”)
c. Tidak Fokus saat Penjelasan
(5) Segalasesuatu yang tidak tercantum maka akan diatur oleh detail peraturan
syuro no 1

(b) Syuro Akbar I


(1) Syarat Syuro akbar I :
a. Berkas Penyerahan Tahap I terpenuhi
b. Dihadiri BPH
c. Dihadiri Oleh semua Koor dari Semua Sie termasuk Bendahara dan
Sekretaris Pelaksana maupun Kapel
d. Penjarkoman Menggunakan Undangan dan penyerahan H-1 Minggu
(2) Kapel Mengeflorkan :
a. Pengertian Proker
b. Tema Proker
c. Tujuan Proker
d. Siapa saja Koor yang ditunjuk Serta Penjelasan Setiap Siemm
e. Penjelasan Jobdesk dan Time Schedule

(c) Syuro Akbar II


(1) Syarat Syuro akbar II :
a. Dihadiri BPH
b. Dihadiri Oleh semua Koor dari Semua Sie termasuk Bendahara dan
Sekretaris Pelaksana maupun Kapel
c. Penjarkoman Menggunakan Undangan dan penyerahan H-1 Minggu
d. Proses Kerja Harus Sudah terpenuhi sebesar 50 % hingga 70 %
(2) Syuro Berisikan Tentang :
a. Laporan Koor Tiap Sie Kepada Dewan Korektor
b. Kapel Menjelaskan Tugas- Tugas Selanjutnya untuk Tiap Sie
(d) Syuro Akbar III
(1) Syarat Syuro akbar III :
a. Dihadiri BPH
b. Dihadiri Oleh semua Koor dari Semua Sie termasuk Bendahara dan
Sekretaris Pelaksana maupun Kapel
c. Penjarkoman Menggunakan Undangan dan penyerahan H-1 Minggu
d. Proses Kerja Harus Sudah terpenuhi sebesar 100 %
e. Waktu Pelaksanaan Paling Lambat 1 Minggu sebelum Acara
(2) Syuro Berisikan Tentang :
a. Laporan anggota tiap Sie Kepada Dewan Korektor
b. Kapel Menjelaskan Tugas- Tugas Selanjutnya untuk Tiap Sie

(e) Layout Syuro Akbar

3 1

4 2
Keterangan
1. Seluruh OC Ikhwan ( Kapel berada di
tengah antara koor)
2. Seluruh SC Ikhwan ( DK di tengah antara
kabid)
3. Seluruh OC Akhwat
4. Seluruh SC Akhwat
5. Hijab
6) BRIEFING ACARA
(a) Syarat Briefing
(1) Penyerahan Tahap II harus Terpenuhi
(2) Seluruh PJ dapat Mengadiri Briefing
(3) Dihadiri Oleh Dewan Korektor dan SC
(4) Briefing Pertama Paling Lambat H-1 Sebelum Acara
(5) Briefing Kedua Dilakukan sesaat Sebelum Acara
(6) Layout briefing mengacu pada layout Syuro akbar
(b) Pembahasan
(1) Koorlap Membacakan Susunan Kepanitiaan Kepada anggota
(2) Koorlap Menjelaskan Teknis Acara
(3) Koorlap dan Pubdek menjelaskan Layout Acara
(4) Dewan Korektor Bertanya, mengoreksi dan Mengecek Kebenaran

7) EVALUASI ACARA
(a) Syarat Evaluasi
(1) Seluruh PJ dapat Mengadiri Eval
(2) Dihadiri Oleh Dewan Korektor dan SC
(3) Eval Dilaksanakan setelah acara
(b) Pembahasan
(1) Tiap PJ memberikan Evaluasi terhadap masing-masing Tugasnya
(2) Koorlap memberikan evaluasi Keseluruhan acara
(3) SC mengevaluasi Semua Kinerja secara Keseluruhan