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Capítulo 6

Ciclo contable
Ciclo económico: conjunto de una serie de fenómenos u
operaciones que se repiten ordenadamente.

(www.wordreference.com/definicion/ciclo).
Diccionario de la lengua española

El ciclo contable (aunque no se menciona en las NIIF) está compuesto por un conjunto
de actividades, las cuales se repiten cada periodo contable que está definido por un
mes, un trimestre o un año, de tal manera que el ciclo anual inicia el primero de enero
y termina el 31 de diciembre.

Las principales actividades que se pueden detallar son:

• Transacciones comerciales entre los diferentes actores de un sector económico,


ahora entre diferentes inversionistas de varios países.
• Elaboración de los diferentes soportes o documentación de las anteriores
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transacciones, con sus debidas autorizaciones y lleno de otros requisitos legales.


• Codificación de los soportes mediante el plan de cuentas de cada uno de los
sectores.
• Ingreso de las operaciones en forma manual mediante el comprobante de
contabilidad en los libros auxiliares y principales y de control de todas las operaciones.
• Digitalización de las operaciones en los documentos propios del software de
contabilidad, una vez hecho el estudio del suceso o hecho económico de acuerdo
a las NIIF más apropiadas.
• Ajustes contables como resultado de la verificación de las afirmaciones por parte de
la auditoria o revisoría fiscal.
• Elaboración de los estados financieros en forma manual o por medio de los reportes
del software.
• La definición de contabilidad tiene todos los elementos para el buen desempeño
del ciclo contable y presentación de los resultados.

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Fierro, Martínez, Ángel María. Contabilidad general con enfoque NIIF para las pymes (5a. ed.), Ecoe Ediciones, 2015. ProQuest Ebook
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Contabilidad General Ángel María Fierro Martínez - Francy Milena Fierro Celis

• Estados financieros oportunos de acuerdo a los principios y conceptos de las NIIF


para pymes y del marco conceptual para las grandes empresas.
• Análisis de los resultados de gestión, mediante la interpretación de los resultados
dentro del contexto y la formulación de propuestas para lograr metas y objetivos.
• Formular el plan de negocios, con su respectiva evaluación operativa y financiera,
para demostrar la capacidad del negocio de generar flujos de efectivo. Formular
también el fortalecimiento con estrategias alcanzables para que el negocio pueda
ser competitivo.

Es importante destacar que el ciclo contable resume el proceso de registro de todas


las transacciones realizadas en los periodos contables mensuales, que inician el pri-
mero de enero y terminan el 31 de diciembre, con la elaboración y presentación de
los estados financieros. Estos deben ser aprobados por las instancias superiores ( junta
directiva, alta dirección) para autorizar su publicación a los asociados, tal como aconte-
ce con las sociedades comerciales, y luego se presentan a la asamblea general o junta
de socios. Sobre esta información se toman las decisiones de reparto de utilidades, en
calidad de dividendos o participaciones, asignación de reservas y otras decisiones que
proyectan a la empresa en el devenir empresarial.

1. Definición de ciclo contable


El ciclo contable es un proceso que describe los procedimientos de elaboración de la
contabilidad que deben seguirse para garantizar que todos los hechos económicos se
reconozcan de acuerdo a los requerimientos de las NIIF, se evalúen de acuerdo a los
modelos contables, se registren y se evalúen nuevamente a la fecha sobre la cual se
informa y se transmitan en los estados financieros que se publican a los usuarios de la
información para que tomen decisiones económicas.

El ciclo de información contable está compuesto por tres procesos: entrada,


procesamiento y salida de la información contable.
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Entrada de la información
El ciclo contable muestra todo el proceso de información financiera y consiste
fundamentalmente en los siguientes aspectos:

• Reconocimiento de las políticas contables definidas para el ente contable de


acuerdo a sus transacciones más comunes (hechos, eventos o sucesos).
• Reconocimiento de las transacciones comerciales resultado de la naturaleza del
negocio, sometidas al requerimiento de activos, pasivos, patrimonio, ingresos y
gastos.
• Medición inicial de acuerdo a los modelos de costo y de valor razonable.
• Recolección de los documentos soportes externos e internos.

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• Codificación de cada soporte en sus operaciones o transacciones.


• Resumen de las operaciones en el comprobante de contabilidad.
• Registro en los libros de contabilidad auxiliar y principal.
• Valoración posterior de acuerdo a cada uno de los métodos.
• Baja en cuenta o desreconocimiento de algunos hechos o sucesos.
• Elaboración y presentación de los estados financieros.
• Revelación de los estados financieros en notas donde se expongan las políticas
contables y otros hechos relevantes de cada cuenta.
• El ciclo es válido tanto para la contabilidad manual como también para la contabilidad
sistematizada.

En el siguiente gráfico se muestra la recolección de soportes que facilitan la elaboración


de la contabilidad en un período contable de un mes, de un trimestre o de un año.

Gráfico No. 6. Fundamentos del ciclo contable

Reconocimiento de las políticas contables

Conocimiento de los requerimientos según NIIF de los activos, pasivos, ingresos y gastos

1 Reconocimiento inicial 2 Medición inicial 3 Medición posterior

4 Baja en cuentas 5 Presentación 5 Revelación

Gráfico No. 7. Recolección de soportes y elaboración de libros

1. Soportes internos 2. Soportes externos


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2. Codificación de soportes internos

3. Comprobante de contabilidad

4. Libro diario 4. Libros auxiliares

4. Libro mayor y balances 4. Control de existencias

2. Estado de situación financiera de comprobación de saldos

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En la contabilidad sistematizada los soportes internos se elaboran mediante el progra-


ma de contabilidad. La codificación se puede abreviar para no digitar códigos median-
te plantillas u operaciones repetitivas, de tal manera que si se quiere conocer el docu-
mento, el comprobante de contabilidad, los libros auxiliares y principales, el control de
existencias y el estado de situación financiera de comprobación de saldo [balance de
comprobación de saldos], se emite mediante la barra de reportes, como es el caso de
cualquier programa o sistema contable.

Toda operación o transacción del negocio debe documentarse en un soporte, además


de la aplicación de las características cualitativas de las NIIF de las verificaciones de las
afirmaciones, que no se pueden obviar en un proceso de validación de la información.

Corolario: proceso que no se documenta ni se verifica, proceso olvidado y sin elemen-


tos de evidencia en futuras demandas o controversias contables.

Gráfico No. 8. Operaciones, soportes y verificaciones

Operaciones Soportes de contabilidad Verificación


Gastos preoperativos Comprobante de contabilidad
Devolución de gastos Comprobante de pago
Aportes sociales efectivo Recibos de caja Arqueos de caja
En especie Notas de contabilidad
Cuenta bancaria Consignaciones Conciliación bancaria
Notas bancarias Nota de contabilidad
Caja menor reembolsos Comprobante de pago Arqueo de caja menor
Compra de activos Nota de contabilidad Inventario físico
Baja de activos
Liquidación activos Nota de contabilidad Cédulas liquidación
Compra mercancía Facturas de compras Inventario físico
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Devolución compras Notas de contabilidad


Pago de proveedores Comprobante de pago Circularización de
proveedores
Venta mercancía Factura de ventas Inventario físico
Devolución ventas Notas de contabilidad
Cobro cartera Recibo de caja Circularización cartera
Provisión cartera Nota de contabilidad Cédula de cartera
Gastos administrativos Nota de contabilidad Causación gasto
Comprobante de pago
Gastos de venta Comprobante de pago

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Provisión de impuestos Nota de contabilidad Planeación tributaria


Gastos anticipados Comprobante de pago Amortización
Liquidación gastos Nota de contabilidad
Pago a empleados Nómina de empleados Contratos de trabajo
Comprobante de pago
Pago retenciones nómina de Comprobante de pago Certificados paz y salvo
empleados
Liquidación empleados Notas de contabilidad
Comprobante de pago
Declaraciones tributarias Declaración IVA Aplicación de todas las
Declaración ICA normas tributarias
Declaración retención en la
fuente
Declaración renta
Pago de impuestos Comprobante de pago
Otros ingresos Notas de contabilidad Verificación intereses
Recibo otros ingresos Recibo de caja
Préstamos Pagarés, letras Tabla de amortización
Recibo de caja
Comprobante de pago
Intereses Notas de contabilidad Verificación intereses

Comprobante de contabilidad

Soportes internos y externos: la contabilidad está compuesta por una serie de


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soportes [las NIIF no mencionan la clase de soportes contables]:

• Internos: los que expide la empresa en la contabilización de hechos o sucesos


propios, como por ejemplo una compra, una venta, producción, un ajuste, cierre de
ejercicio, declaración de un dividendo o uso de una reserva, los cuales se elaboran
en notas de contabilidad.

• Externos: son aquellos que tienen relación con particulares en las relaciones
comerciales como facturas, comprobantes de pago, nómina, etcétera.

• Con los comprobantes internos y externos la empresa legaliza las operaciones del
ciclo contable. Los soportes que envían los particulares sirven de soporte a los
internos y externos de la empresa, pero nunca reemplazan un soporte de registro
de la empresa; en otras palabras, la empresa debe emitir sus propios documentos
soporte.

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Codificación: consiste en tomar cada documento soporte (interno y externo), analizar


la operación para hacerle el reconocimiento o incorporación a los estados financieros
de acuerdo a la NIIF más apropiada en los conceptos respectivos, hacer su medición
inicial y definir los códigos que requiera de acuerdo al plan de cuentas [las NIIF no
tienen códigos ni planes de cuentas; estos lo hará cada país, de tal manera que cada
uno los adaptará].

Casos y análisis sobre reconocimiento de los hechos económicos:

• El auxiliar de contabilidad no conoce el ciclo contable. Si no lo conoce, mucho


menos tiene la capacidad y el conocimiento de las NIIF para reconocer, medir los
hechos económicos, dar de baja y hacer la presentación de los estados financieros,
y tampoco podrá transmitir la información correctamente a los usuarios y hacer las
revelaciones.
• Solamente algunas operaciones se elaboran en documento. El reconocimiento de
un hecho económico tiene dos momentos: el primero es el análisis de la esencia
para su incorporación en los estados financieros, y el segundo es la elaboración del
documento. La contabilidad es el proceso por excelencia que es documentado en
todos sus actos.
• La empresa no lleva documentos soportes ni libros de contabilidad. Otro de
los elementos importantes de las normas es la documentación de los hechos
económicos a través de documentos, libros y estados financieros.
• Se han dejado de reconocer algunos gastos necesarios. Además de la causación,
los gastos se deben reconocer cuando sean necesarios, proporcionales y tengan
relación de causalidad con el objeto de la empresa.
• Contrario a las NIIF, a los gastos inicialmente se les atribuye el poder de generar
flujos financieros; por esta razón están en calidad de activos diferidos, los cuales se
amortizan. También tienen la característica de pasivos, porque se requiere destinar
flujos de efectivo para su cancelación. ¿Será que este procedimiento es apropiado?
• Los gastos presentados en la contabilidad no son confiables. El reconocimiento se
debe hacer sobre bases fiables y razonables.
• Los gastos personales del gerente y de los socios son reconocidos como gastos de
la empresa. En este caso no hay una relación de causa-efecto; además, de acuerdo a
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las NIIF, dichos gastos no cumplen con los requisitos para su reconocimiento.
• El administrador difiere gastos como activos diferidos para ejercicios siguientes,
cuando haya utilidades suficientes para hacer las compensaciones correspondientes.
Los gastos se deben aplicar en el momento en que se requieren en el estado de
resultados; no se permite diferir gastos porque su medición con fiabilidad es muy
dispendiosa.
• No se hacen provisiones. Las provisiones son pasivos con alto grado de
probabilidad de que la empresa deba desprenderse de efectivo; si no cumple
con este requerimiento, no es una provisión. Según las NIIF no se aceptan gastos
diferidos ni provisión sin una medición fiable. Provisiones de carácter general como
las prestaciones deben reconocerse en el pasivo para cada empleado, siempre
guardando la característica de la fiabilidad.

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Proceso de la información

Este proceso se puede llevar a cabo mediante la forma manual o sistematizada.

Comprobante de contabilidad: comprende el resumen de todos los documentos


soportes expuestos anteriormente, en los siguientes pasos:

1. Se recogen todos los documentos soportes para ordenarlos por grupos


homogéneos, con los cuales se va a preparar la contabilidad del ente económico
para un periodo contable.
2. Se analiza la esencia sobre la forma de todas las operaciones contenidas en cada
soporte. Para hacer su reconocimiento se le da un código tanto a la parte que
recibe como a la que entrega en la transacción, que servirá para acumular en el
comprobante de contabilidad toda la información de igual naturaleza. Para lograrlo
debe primero sustentarse en el plan de cuentas y luego aplicarse la regla de oro
de la contabilidad.
3. Se resumen todos los soportes que contienen operaciones comunes en el
comprobante de contabilidad de forma detallada en cada cuenta principal (cuatro
dígitos) y también, en cada cuenta auxiliar (a nivel de seis dígitos), las cuentas
que sean necesarias de activo, pasivo, patrimonio, gastos e ingresos. Algunas
contabilidades lo llevan a nivel de subcuentas (ocho dígitos), para un periodo
contable de un día, una semana o un mes, de acuerdo a los requerimientos que
exija la empresa.
4. Se registra el comprobante de contabilidad, con todos sus soportes en cada uno
de los libros auxiliares. Estos incluyen una primera hoja para la cuenta principal
o de control, y las siguientes hojas son para las subcuentas. Luego el mismo
comprobante de contabilidad se lleva al libro diario, cuyos registros se acumulan
diaria o mensualmente hasta llegar a hacer el traspaso de las sumas de este de un
mes o periodo al libro mayor, para establecer el [balance de comprobación o de
prueba del periodo].
5. Se obtiene el [balance de prueba o de comprobación], tomado de cualquiera de
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estos medios o bien de los saldos de los libros auxiliares en sus hojas de control
o del libro mayor (los saldos de las cuentas reales y nominales). El [balance] se
plantea en la hoja de trabajo para su posterior análisis.
6. Se valida la información contable del estado de situación financiera de comprobación,
de acuerdo a las características cualitativas fundamentales y de mejora que se
reflejan en las NIIF de cada hecho económico, antes de enviar la información a los
órganos de aprobación ( junta directiva) y de publicarla a los usuarios.
7. De este proceso se detectan los errores u omisiones que se hayan podido
cometer en forma voluntaria o involuntaria con el objeto de hacer los ajustes
de reconocimiento de gastos e ingresos. Así mismo se procede para calcular las
depreciaciones y amortizaciones. El resultado de este proceso es el [balance ajustado].

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8. Se elabora el cierre contable de las cuentas operacionales tanto de ingresos como


de egresos contenidas en las cuentas de resultado, así: las cuentas nominales de
saldo débito se cierran al crédito, mientras que las cuentas de saldo crédito se
cierran al débito y no pasan al balance general porque se resumen en la ganancia
del ejercicio (antes utilidad del ejercicio), que va directamente al patrimonio de los
asociados.
9. Se registran los asientos contables de cierre, porque en el sistema manual tanto los
registros de ajustes contables como los de cierre del ejercicio se llevan en notas de
contabilidad débito o crédito, y estas a su vez se resumen en el comprobante de
contabilidad de cierre. En la contabilidad sistematizada existe el proceso de cierre
de operaciones anual que facilita la elaboración del estado de resultados del mes
o del acumulado. Otros paquetes más sofisticados no requieren de cierre mensual
(NOVASOFT y otros regionales) y permiten en cualquier momento hacer registros
en cualquier mes y actualizar la información en forma inmediata. Además, en ellos
se pueden editar [balances de comprobación y generales] mediante un proceso
temporal cuya diferencia entre ingresos y egresos la lleva a la cuenta de utilidad o
pérdida.
10. El ciclo contable repite el proceso con el comprobante de contabilidad de ajustes
contables y cierre del periodo, con los respectivos registros de libros auxiliares y
principales, para dejar la huella o historia de las operaciones de ajustes y de cierre
del periodo contable.
11. Con este proceso de la hoja de trabajo y sus registros en libros culmina la
elaboración del estado de situación financiera [balance general] y del estado del
resultado integral. Estos son tomados del libro mayor por los registros sistemáticos
llevados a cabo hasta el momento del cierre contable y constituyen la base para
elaborar los demás estados financieros básicos con propósito general, o conjunto
de estados, como son el estado de cambios en el patrimonio, el estado de flujos
de efectivo y los estados financieros consolidados, siempre y cuando se tengan
inversiones en subsidiarias, asociadas o negocios conjuntos, los cuales requieren la
elaboración de hojas de trabajo especiales. Sin embargo, los paquetes sofisticados
traen los procedimientos necesarios para este objetivo.
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12. Por último, se registra el libro de inventarios con detalle de todos los bienes y
derechos que se posean y de las obligaciones con terceros, debidamente
sustentadas en documentos a cargo del ente económico, el cual se expone más
adelante, al igual que otros procedimientos particulares.

El siguiente gráfico resume el proceso de elaboración de la hoja de trabajo por el sis-


tema manual.

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