PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE LA DOCUMENTACION Y REGISTROS | puma 02 Universidad de Malaga Revisin 01 Sistema de Gestién Ambiental de la Universidad de Malaga PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE LA DOCUMENTACION Y REGISTROS 1. OBJETO.. 2. ALCANCE. 3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS. 4, RESPONSABILIDADES.. 5. 6. DOCUMENTACION RELACIONAD: |. PROCEDIMIENTO 6.1, FLUJOGRAMA. 6.2. ELABORACION DE DOCUMENTOS. 6.3. CODIFICACION DE LA DOCUMENTACION DEL SGA. 6.4. REVISION, APROBACION Y REGISTRO DE LA DOCUMENTACION 6.5. DISTRIBUCION, CONTROL Y ARCHIVO DE LA DOCUMENTACIO! 6.6. MODIFICACIONES DE LA DOCUMENTACION 7. REGISTRO. 8. ANEXOS. 8.1. Anexo I, LISTA DE DOCUMENTOS EN VIGOR (FOR 02.2) .. Reemplazaa: | PUMA 02 “CONTROL DE LA DOCUMENTACION Y REGISTROS™- Revision 00 3.- Definicfones y abreviaturas 4, Responsabilidades 5.- Documentacién relacionada 6 Procedimiento 6.1. Flujograma 62.Elaboracién de documentos 63. Codificacién de la documentacién del SGA 164. Revision, aprobacién y registro de le documentacién 6.5. Distribucién y archivo de la documentacién 6.6, Modificaciones de Ia documentacién Modificaciones : 1. Registro 8, Anexos ELABO! “APROBADO: AE ir Fiona: Raquel Boreo Moreno care: Cat Tene Scp—_| iro: Raquel RareoM focim: 25047012 F Pagina 1 de 10PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE | Cédigo LA DOCUMENTACION Y REGISTROS | Puma 02 Universidad de Malaga Revisi6n 01 1. OBJETO Describir las directrices a seguir en la elaboracién, revisién, aprobacién, distribucién y modificacién de la documentacién que integra el Sistema da Gestion Ambiental 2. ALCANCE Este procedimiento se eplica a toda la documentacién quo integra el Sistema de Gestiin Ambiental de la Universidad de Malaga. 3, DEFINICIONES Y ABREVIATURAS Documenta: macio que se emples para descrbr © controlar qué se debe hacer. quién debe hacer, cudndo, donde y cémo debe llevarse a cabo y que puede ser revisado para reflejar cambios en las circunstancias. El término documento incluye fos internes (procedimientos @ inslrucciones) y los externos (reglamentos y normes) Procedimiento: documentos que describen cdmo realizar en la practica aquelias actividades relacionadas con el SGA. Instrucetén técnica: documentos que proporcionan una informacién detellada sobre cémo realizar una delerminada activided. Suelen desarrollar un procecimiento cuando la complejidad de éste lo aconseja, Formula antila utlizada para anotaciones de carécter ambiental y que una vez cumplimentado pasa a ‘ser un registro ambiental Registro: documento que presenta resutados oblenidos, © proporciona evidencia de las actividades desermperiadas. Copia controlada: copia de un documento que se distibuye y actualize obligatoriamente a su(s) ostinatario(s). Copia no controtada: copia suminisirada a solctante(s) autorzado(s) y cuya actualizacion no es obligatoria. Documento obsolete: aquel que tiene un nimero revision anterior al vigente y que por tanto no es aplicable, Universidad: orgentzacion y espacio fisico total donde se esta implentando e! Sistema de Gastién Ambiental MA: Medio ambiente. Medioambienta. MUMIA: Manual de Gestion Ambiental de la Universidad de Mélaga. CTSGA: Comité Técnico del Sistema de Gesiién Ambiontal SGA: Sistema de Gestion Ambiental. ‘UMA: Universidad de Malaga. Voy8 Vicerrciorado de Campus y Sostenibilidad. Universidad de Malaga. ‘SEPRUMA: Servicio de Prevencién de Riesgos Laborales. Universidad de Malaga, Pagina 2 de 10PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE | Cédigo LA DOCUMENTACION Y REGISTROS | PUMA 02 Universidad de Malaga Revisién 01 4, RESPONSABILIDADES Rectora Redaccién dal Manual del Sistema de Gestion Ambiental Revision del Manual del Sistema de Gostién Ambiental ‘Aprobacion del Menval del Sistema de Gestion Ambiental R Identiicacion de los destinatarios de la documentacion_del SGA Distrivucion y control del Manual del Sistema de Gestion Ambiental Redaccién de la documentacién interna del SGA Ravisin de la documentacion interma del SGA. ‘Aprobacibn do la documentacion interna del SGA. Distbucon y control de la documentacién Interna del SGA. entralizacion de ta documentacion del SGA ‘Actualizacion de la documentacién y comunicacién de los cambios ‘Control y archivo de ios registros derivados de este procedimiento alalalalalalalalal baad gi R=Responssblidad C= Colaboracién 5. DOCUMENTACION RELACIONADA + Apartado 4.4.6. de la Norma UNE-EN-1SO 14001 "Control de documentes* + Apartado 9.3 del Manual de Gestién Ambiental "Control de la documentacién’ 6. PROCEDIMIENTO A continuacién, se presentan el flujograma y las fases de este procedimiento Pagina 3 de 10