Communication at Work

Profesionalisme dan komunikasi di

tempat kerja
 Profesionalisme
a) Kesan yang dibuat seseorang berkontribusi pada citra
keseluruhan dari organisasi, dan jika itu sesuatu yang
positif, akan membawa keuntungan jangka panjang bagi
setiap orang.
b) Bekerja secara independen, tidak berarti bekerja dalam
keadaan terisolasi.
Bekerja dengan cara ini membutuhkan upaya yang
lebih besar untuk berkomunikasi dengan rekan-rekan.
Mengatur agar mereka tetap terinformasi.
Membuat mereka merasa dihargai.
Menegaskan peran yang dimainkan setiap anggota
dalam pencapaian sasaran-sasaran, dan dalam
seluruh kesuksesan tim.
 Komunikasi

a) Berkomunikasi melalui kata yang diucapkan, kata

yang ditulis, komunikasi non-verbal, angka, gambar,
dan grafik, dengan menggunakan berbagai media
seperti telepon, pertemuan langsung, video
konferensi, e-mail, surat, dan memo.
a) Komunikasi yang baik menuntut kesabaran,
keterampilan, dan komitmen untuk :
Keakuratan, agar dapat mengirim pesan dengan
jelas dan tepat.
Kepekaan, terhadap perasaan dan opini orang
yang menerima pesan.
Keterampilan mengirim pesan (yakni
kemampuan untuk mengatakan apa yang Anda
inginkan dengan cara yang paling tepat).

b) Tujuan kita berkomunikasi adalah agar dapat

mengerti dan dimengerti; karena itulah komunikasi
disebut proses dua arah.
 Pesan satu arah

(Pesan)
Pengirim Penerima

Pesan dua arah

(Pesan)

Pengirim Penerima
 Bahasa tubuh
a) Dalam percakapan langsung Anda dapat mengetahui
maksud di balik kata-kata yang digunakan, dari ekspresi
wajah, dari cara orang menggerakkan tangan mereka,
mengangkat bahu mereka, atau menyeret kaki mereka.
Inilah yang kita kenal sebagai bahasa tubuh (komunikasi
non-verbal).
b) Kewaspadaan dan pemahaman Anda terhadap bahasa
tubuh akan memperbaiki komunikasi interpersonal (antar
pribadi) dalam dua hal,yaitu :
1. Anda harus memastikan bahwa bahasa tubuh Anda
sesuai dengan apa yang Anda katakan.
2. Anda perlu waspada terhadap isyarat non-verbal yang
diperlihatkan orang lain agar Anda dapat memahami
apa sebenarnya yang ingin mereka katakan.
 Mendengarkan

a) Jika orang menganggap Anda tidak mendengarkan mereka

- mengabaikan mereka – mereka cenderung merasa kesal,
mungkin menjadi marah, enggan, atau kurang termotivasi.
b) Sebaliknya jika mereka yakin bahwa Anda sedang
mendengarkan secara seksama dan dengan empati,
mereka akan menerima jika Anda mungkin tidak sanggup
menyelesaikan semua problem mereka.
c) Jika Anda menginterupsi tanpa mendengarkan orang lain
adalah tidak baik. Ide-ide yang bagus memang
diperlukan,tetapi menginterupsi orang lain menunjukkan
bahwa Anda kurang respek kepada mereka dan pandangan
mereka, dan Anda dapat saja kehilangan sesuatu yang
penting.
d) Motivasi merupakan kunci untuk mendengarkandengan
baik. Motivasi berarti ingin mendengarkan, siap untuk
mengesampingkan gangguan-gangguan, dan
mengonsentrasikan seluruh perhatian Anda kepada
pembicara. Dengarkanlah idenya, buatlah catatan, dan
praktikkan bagaimana mendengarkan dengan aktif.
e) Mendengarkan dengan aktif adalah suatu cara untuk
melibatkan diri pada orang lain, bersikap menerima apa
yang dikatakannya, dan memperlihatkan bahwa Anda
sedang mendengarkan.
 Mengajukan pertanyaan
a) Jangan malu dan takut untuk bertanya karena jauh lebih
baik untuk mendapatkan jawaban yang benar daripada
menebak dan berisiko mendapatkan pengertian yang
salah.
b) Cobalah untuk meluangkan waktu tertentu guna
memikirkan pertanyaan yang akan kita ajukan agar
memperoleh informasi dari orang lain. Rencanakanlah
pertanyaan pembuka dan beberapa pertanyaan kunci
lebih lanjut.
c) Mulailah pertanyaan pembuka untuk menghasilkan
percakapan dan mempelajari situasinya dalam istilah yang
luas, kemudian mempersempit topik dengan pertanyaan
menyelidik dan pertanyaan penutup guna memeriksa
fakta.
 Asertif
a) Asertif adalah sebuah istilah yang digunakan untuk
menggambarkan cara berurusan dengan orang lain, cara
yang bersifat terbuka dan jujur tanpa bertindak pasif atau
agresif.
b) Asertif juga merupakan keterampilan berkomunikasi tanpa
bertindak pasif yang memungkinkan Anda menyatakan
kebutuhan, perasaan, dan opini Anda dengan jelas serta
terbuka dan berunding dengan orang lain untuk mencapai
jalan keluar yang sama-sama memuaskan.
c) Perilaku asertif memungkinkan Anda untuk :
Menyatakan ketidaksetujuan tanpa menciptakan
konflik yang tidak perlu.
Membuat permintaan dan menyatakan pandangan
dengan sikap yakin.
Bekerja sama dengan orang lain dalam
memecahkan masalah sehingga setiap orang cukup
puas dengan jalan keluarnya.
Mengatasi kritik.
Berurusan dengan orang dan situasi yang kaku
dengan lebih efektif.
d) Perbedaan asertif,tidak asertif dan agresif adalah :
Asertif adalah suatu bentuk perilaku dan alat
komunikasi yang mencakup sikap membela hak-hak
Anda tanpa mengganggu hak-hak orang lain, dan
mengekspresikan diri Anda dengan cara-cara yang
langsung, jujur, dan tepat.
Ketidakasertifan berarti bahwa Anda selalu
mendahulukan orang lain di atas kepentingan Anda
sendiri, dan Anda gagal untuk membela hak-hak
Anda atau mengekspresikan kebutuhan Anda.
Agresif berarti Anda selalu mendahulukan diri Anda
, tidak memperdulikan orang lain, mengabaikan fakta
bahwa mereka mungkin memiliki kebutuhan, hak,
dan kontribusi yang harus dinyatakan.
e) Melatih keasertifan
Gunakanlah tekanan suara yang tenang,
berbicaralah dengan jelas dan tidak terlalu cepat.
Perlihatkanlah sikap yang relaks, tetapi jujur.
Berupayalah untuk menghindari ungkapan-ungkapan
yang tidak perlu seperti ‘em’, ‘eh’.
Jika Anda tidak mengerti sesuatu katakan saja,
mintalah untuk dijelaskan.
Jika Anda tidak mempunyai jawaban untuk suatu
pertanyaan, jangan berlagak tahu. Sebaiknya
ungkapkan saja hal itu dan tawarkan diri untuk
mencari jawabannya.
Ingatlah bahwa perilaku Anda akan mempengaruhi
orang lain. Jika Anda melatih keasertifan, Anda akan
cenderung mendapat respons positif dari orang lain.
Telepon
 Mengapa kita menggunakan telepon ???

1. Kecepatan, jauh lebih cepat untuk mengangkat gagang

telepon dan menekan nomor daripada harus mendikte,
menulis, mengetik surat atau e-mail.
2. Biaya, dalam bisnis Anda juga perlu memperhitungkan
biaya bagi perusahaan Anda serta nilai dari waktu Anda
dan staf yang bekerja untuk Anda. Anda perlu memikirkan
penghematan waktu, yang mungkin memberikan Anda
kekuatan untuk bersaing dengan kompetitor Anda.
3. Kontak pribadi, Meskipun tidak ada kontak visual, Anda
dapat mendengar suara dan membangun gambaran mental
seseorang. Anda juga dapat belajar banyak tentang
bagaimana seseorang berpikir, merasa, dan bertingkah
laku dan orang lain itu pun dapat belajar mengenai Anda.
4. Umpan balik, tidak seperti komunikasi tertulis, umpan balik
melalui telepon dapat bersifat instan, dan umpan balik inilah
yang mengalihkan suatu pernyataan, atau pertanyaan
menjadi komunikasi.
 Komunikasi yang efektif

Faktor-faktor kunci untuk memastikan komunikasi yang efektif

di telepon, meliputi :
a). Jelas
Berbicaralah yang jelas.
Hindarilah menggunakan jargon (ilmu pengetahuan
atau seni, atau bahasa yang khas untuk suatu kelas,
sekte, kejuruan, atau profesi).Jargon sebaiknya
digunakan hanya jika Anda yakin itu akan dimengerti
oleh orang lain.
Pastikan kita mengerti dan dimengerti, dengan
memberikan dan meminta umpan balik.
b). Tepat
Tentukan tujuan Anda setiap memulai hubungan
telepon.
Ketahui siapa yang ingin Anda ajak bicara.
Ketahui apa yang ingin Anda katakan.
Persiapkan semua informasi di dekat Anda ketika
Anda menelepon.
c). Sopan
Janganlah menelepon jika Anda sedang marah.
Jangan membiarkan perasaan frustasi Anda tampak
dalam suara Anda.
Selalu bersikap sopan.
Sebutkan nama jika situasinya tepat.
Dengarkanlah nada suara orang lain untuk
mengetahui makna yang tersembunyi.
Tersenyumlah.
d). Mengendalikan hubungan telepon
Dengan membuat perencanaan.
Dengan mempraktikkan keterampilan untuk
bersikap asertif, misalnya :
“ Terima kasih atas waktu Anda. Saya tahu
Anda sangat sibuk dan saya tidak ingin
mengganggu Anda lebih lama lagi. “
‘” Sangat senang berbicara dengan Anda.
Saya akan menghubungi Anda lagi minggu
depan. “
Jika kita merasa benar-benar tertekankita
dapat mengatakan ‘Maafkan saya, saya
sedang menerima telepon/tamu yang sedang
menunggu untuk bertemu saya.’
Petunjuk untuk manajemen waktu :

Buat komitmen pada diri sendiri dan batasi komitmen

tersebut dengan periode waktu tertentu dan harus
diyakinkan bahwa tidak akan ada interupsi
(memeriksa surat , voice mail, e-mail).
Tanamkan pada diri Anda bahwa menulis dapat
menyenangkan dan bahwa menciptakan sebuah
karya tulis yang baik adalah sangat memuaskan.
Janjikan kepada diri Anda sebuah hadiah pada saat
Anda telah menyelesaikannya (berupa memberikan
tepukan pada punggung atau menceritakan
kesuksesan Anda pada seorang rekan atau
membuatkan secangkir kopi atau membeli beberapa
tangkai bunga atau sebotol anggur, dll).
 Revisi memiliki dua aspek, yaitu :

a. Revisistruktural, memperhatikan bagaimana

ide-ide mengalir dan berhubungan satu
sama lain sehubungan dengan gambaran
keseluruhan.
b. Revisi tekstual, memperhatikan tata bahasa,
ejaan, kosa kata, paragraf, dan kalimat.
Komunikasi Langsung
 Pentingnya Komunikasi Langsung
Sangat efektif, jika orang-orang saling bertemu
kemungkinan besar akan mendapatkan komitmen dan
pemahaman saat Anda mengenal orang-orang
sebagaimana adanya, bukan hanya lewat e-mail atau
suara.
Debat, diskusi, penggalangan serta penyampaian ide,
pengembangan hubungan, komitmen pada tugas dan
kepada satu sama lain, semuanya menjadi lebih baik jika
orang-orang bertemu satu sama lain.
 Bekerja bersama tim kita
Seorang manajer akan mencapai efisiensi jika :
Pekerjaan didistribusikan dengan benar.
Ada tujuan.
Tanggung jawab yang jelas.
Tugas-tugas didelegasikan dan
Orang-orang bekerja menurut kekuatan mereka
serta berupaya secara aktif mengurangi kelemahan
mereka.
 Memberikan umpan balik
Semua manajer harus memberikan umpan balik
kepada tim, baik sebagai kelompok maupun
sebagai individu secara teratur dan dengan cara
yang membangun.
Umpan balik sangat vital bagi prestasi kerja tim
dan bagi perkembangan anggota-anggotanya
secara individu.
Umpan balik mampu memecahkan masalah,
memperkuat hubungan, membangun
kepercayaan, mengurangi stress, menghindari
konflik, dan membantu pengembangan.
Ada tiga jenis umpan balik, yaitu :

Motivasional, jika Anda mengakui apa yang

dikerjakan orang-orang denga baik; umpan balik
memotivasi dan menambah keyakinan serta
menganjurkan diulangnya kembali perilaku yang
dinilai baik.
Formatif, umpan balik seperti ini dapat meningkatkan
kompetensi karena menganjurkan seseorang untuk
menemukan cara-cara yang berbeda atau lebih baik
dalam melaksanakan tugas-tugas.
Sumatif, membuat penilaian tentang prestasi atau
perilaku seseorang berdasarkan kriteria yang
objektif.Umpan balik semacam ini berupa tes atau
ulangan, penilaian, promosi, atau prosedur displiner.
 Pembimbingan (coaching)

Pembimbingan adalah sarana untuk membantu

individu-individu mempertahankan dan meningkatkan
prestasi.
Pembimbingan mengandalkan pengamatan yang
akurat dan tidak memihak oleh pembimbingnya.
Tujuan pembimbingan adalah untuk membantu orang-
orang menentukan solusi bagi diri mereka sendiri,
menetapkan sasaran, dan belajar dari keberhasilan
maupun kegagalan.
 Menghadapi konflik
Berusahalah untuk mengidentifikasi dan
meminimalkan konflik yang tidak sehat, yaitu
konflik yang secara serius mempengaruhi moril
secara individu maupun tim dan pencapaian
tugas.
Untuk menghindari konflik yang tidak sehat dapat
dilakukan dengan cara :
Komunikasi terbuka.
Konsultasi.
Pendekatan kerjasama ke arah manajemen.
Kepercayaan akan nilai-nilai kerja tim.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam mengambil
tindakan sebelum konflik menjadi masalah besar :
Orang-orang dalam kelompok mengerti tujuan
keseluruhan dengan jelas.
Mengakui bahwa mungkin ada lebih dari satu cara
untuk mencapai tujuan-tujuan ini.
Ada informasi mengenai kemajuan ke arah tujuan-
tujuan.
Mengakui bahwa kesalahan mungkin saja terjadi, dan
kegagalan bukanlah suatu kejahatan.
Menghormati hak azazi manusia yang mendasar
(misalnya hak untuk didengar dan ditanggapi dengan
serius).
 Rapat

Kegunaan rapat adalah :

Untuk mengambil keputusan
Memberikan keterangan singkat kepada tim.
Pertukaran informasi.
Konsultasi.
Negosiasi.
Memecahkan masalah.
Yang harus dilakukan untuk membuat rapat efektif:

Mengerti tujuan rapat.

Mengerti peran Anda dan apa yang diharapkan
dari Anda.
Bacalah makalah rapat lebih dahulu di rumah,beri
tanda, dan pikirkan intervensi yang ingin kita buat.
Janganlah mempersulit apapun dan tetaplah
bertekad untuk mencapai hasil positif.
 Negosiasi
Dalam setiap negosiasi, ada dua hal yang perlu
diperhatikan, yaitu kasus atau substansi yang sedang
dinegosiasikan dan hubungan di antara kedua pihak.
Solusi menang-menang (win-win solution), yaitu
memenangkan hubungan, gagal mencapai
kesepakatan. Solusi ini memuaskan kedua pihak dan
memastikan hubungan baik yang berkesinambungan.
Solusi kalah-kalah (fail-fail solution), yaitu
mengorbankan hubungan, mencapai kesepakatan.
Solusi ini digunakan jika solusi menang-menang tidak
dapat dicapai, sehingga sangat penting untuk
membuka sebuah diskusi pada waktu mendatang dan
kesempatan untuk memperbaiki hubungan.
E-mail
 E-mail ???
E-mail (surat elektronik) merupakan alat komunikasi yang
berpengaruh dan telah mengubah kehidupan di kantor.
E-mail cenderung membuat setiap komunikasi tampak
urgen, dan semakin meningkatkan keinginan untuk
mendapat respons yang cepat.
E-mail tergolong murah, terutama jika komunikasi massa
dibutuhkan.
E-mail memungkinkan Anda untuk berkomunikasi dengan
ratusan orang di seluruh dunia.
E-mail bersifat demokratis.Ini berarti bahwa secara
potensial setiap orang dapat menulis kepada orang lain.
 Kerugian E-mail
Akibat E-mail yang bersifat demokratis, mekanisme dan
prosedur di kantor yang menuntut orang-orang
berkomunikasi dengan staf junior hanya melalui manajer lini
yang persis di atas mereka menjadi kurang berjalan baik.
E-mail dapat menyebabkan kesalahpahaman jika medianya
bersifat cepat tetapi penerimanya berada jauh dari
komputer.
E-mail dapat menyita waktu dan memungkinkan
penundaan pekerjaan lain.
E-mail memiliki kemampuan untuk memancing respons
emosional dengan mudah.
E-mail tidak mampu untuk mengirim nada suara atau
bentuk-bentuk lain dari bahasa tubuh, maka pesan harus
disusun dengan kata-kata yang cermat guna menghindari
kesalahpahaman.