ESTRUCTURA DEL CARGO

I. Identificación y ubicación del cargo

Estrato: Mandos Medios Clase: Jefe B
Código Cargo: 30040 V:1 Título del Cargo: Jefe de Admisión y Matrícula
Código SICERE: JEFE DE SECCIÓN DE INSTITUCIONES PÚBLICAS Y EMPRESAS PRIVADAS (1124)
Dependencia: Oficina de Registro e Información
II. Descripción del cargo
Propósito: Coordinar, controlar y supervisar las actividades ejecutadas en la Unidad de Admisión y Matrícula de la Oficina de
Registro e Información.
Productos o Servicios Criterios de Desempeño
Gestión de admisión y matrícula planeada, ejecutada y supervisada Políticas y lineamientos emanados de la Vicerrectoría
de Docencia, Vida Estudiantil y de la Dirección de la
Oficina, Reglamento de Régimen Académico
Estudiantil, Normas y Procedimientos de Matrícula y de
ingreso a las carreras y cupos, Reglamento acerca de
la política de admisión y el Sistema de Ingreso,
Resoluciones, otra normativa, regulaciones, criterios
jurídicos y directrices relacionadas con la materia y
procedimiento interno.
Gestión documental realizada Procedimiento interno.
Actividades esenciales
1. Formula y ejecuta el presupuesto de la Unidad de Admisión y Matrícula, en coordinación con la Dirección de la Oficina.
2. Planea, coordina, asigna y dirige las actividades derivadas de los procesos de matrícula, horarios, admisión e ingreso a carrera.
3. Elabora el calendario de actividades de los procesos a su cargo, en forma conjunta con el Director de la Oficina, los
coordinadores de área, la Vicerrectoría de Vida Estudiantil, la Oficina de Becas y otras instancias.
4. Establece y mantiene actualizados los procedimientos y controles necesarios para la gestión y trámite de los procesos a su
cargo.
5. Coordina con la Unidad de Desarrollo Informático la actualización y mantenimiento de sistemas informáticos para la ejecución
de los procesos relacionados con la Unidad de Admisión y Matrícula.
6. Brinda capacitación, asesoría técnica y profesional a diversas instancias, la Dirección y al personal a su cargo.
7. Elabora informes sobre la gestión de su puesto y sobre asuntos especiales a solicitud de la Dirección u otras autoridades
universitarias.
8. Coordina y da seguimiento a la elaboración y presentación de reportes de los tramites y gestiones que se realizan en su área
de trabajo.
9. Coordina y controla la adecuada ejecución de los procesos que se realizan de manera desconcentrada en las sedes regionales,
relacionados directamente con: matrícula, admisión, ingreso a carrera y horarios.
10. Participa activamente con voz y voto en Comisiones internas e interinstitucionales, para el mejoramiento y resolución de
aspectos derivados de su campo de trabajo.
11. Realiza la gestión documental de asuntos relacionados con la Unidad a su cargo.
12. Brinda soporte administrativo y logístico en la ejecución de procesos de otras áreas de la Oficina de Registro, cuando así se
requiera.
13. Ejecuta otras actividades propias del cargo y de la Unidad en que se desempeña.
III. Responsabilidades del cargo
(Por supervisión o coordinación de personas, manejo de equipos, manejo de información, activos y valores)
Por la coordinación o supervisión de las actividades del personal a su cargo.
Por el manejo discreto de información confidencial.
IV. Perfil de competencias
Institucionales (Conductas, comportamientos y valores orientado al cumplimiento de las políticas de la organización)
1. Excelencia: Ejecución del trabajo, en concordancia con el principio de mejora continua, y la eficiencia en el cumplimiento de los
objetivos propuestos en todos los ámbitos del quehacer universitario.
2. Creatividad: Habilidad para innovar. Es la capacidad de emprender acciones y soluciones originales orientadas al desarrollo y
transformación de las actividades de la comunidad universitaria.
3. Compromiso: Sentido de identidad y pertenencia con los objetivos y principios propios de la institución, fortaleciendo las
funciones sustantivas de la comunidad universitaria.
4. Solidaridad: Labor conjunta de las distintas instancias universitarias, por el bienestar del personal y el cumplimiento de los
objetivos institucionales, a fin de fortalecer y agilizar la gestión universitaria.
5. Integridad: Es actuar en consonancia con lo que se dice o considera importante, estableciendo relaciones laborales basadas
en el respeto y la equidad. Promueve las normas éticas en la realización de las actividades institucionales.

Competencias personales (Actitudes, conductas y características para el desempeño exitoso del cargo)
1. Liderazgo: Habilidad para dirigir y orientar el personal, tanto en trabajos individuales como en equipo. Mantiene un espíritu de
compromiso con los miembros de su equipo guiándolos para el logro de los objetivos, en un ambiente de respeto.
2. Toma de decisiones: Capacidad para elegir entre varias alternativas aquellas que son más viables para la consecución de los
objetivos, solución de problemas y situaciones laborales cotidianas considerando los posibles efectos y riesgos.
3. Capacidad de organización: Programa y prioriza de forma oportuna las estrategias de trabajo con claridad y orden, dando
respuesta a los requerimientos internos y externos en torno a la labor que ejecuta.
4. Aceptación de la autoridad, políticas, normas y valores: Es capaz de adaptarse con facilidad a las normas y políticas
establecidas por la organización, dando muestras de compromiso y respeto por el manejo de la autoridad y la jerarquía de quien
depende.
5. Integridad: Capacidad de actuar en concordancia con lo que se dice, comunicando intenciones, ideas y sentimientos de
manera abierta y honesta. Por su consistencia en valores y normas de trabajo actúa con, responsabilidad y justicia en el trato con
los demás, genera un ambiente de confianza y respeto. Está dispuesto a actuar honestamente incluso en situaciones difíciles y de
riesgo.

Competencias técnicas (Conocimientos complementarios, formación académica y experiencia)

Leyes, normativa y jurisprudencia relacionada con su campo de trabajo.
Conocimientos Procedimientos internos e institucionales relacionados con su quehacer.
Administración Universitaria y su funcionamiento en general.
Formación académica Sistema RyS Título de Licenciatura en Administración de Negocios o Pública.
24 meses de experiencia reciente en puestos que se consideren calificables según
Experiencia
instrumento técnico de Reclutamiento y Selección
V. Requisitos legales
Incorporado y activo al Colegio Profesional respectivo.
VI. Requisito ISO