MANUAL DE FUNCIONES, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL CARGO

DE PASANTE UNIVERSITARIO EN LA COOPERATIVA COOMFONELEC

MARIA PAULA HERRERA LEÓN

FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y ADMINISTRATIVAS

ADMINISTRACION DE EMPRESAS

PASANTIA SOCIAL

IBAGUE (TOLIMA)

2019

1
MANUAL DE FUNCIONES, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL CARGO

DE PASANTE UNIVERSITARIO EN LA COOPERATIVA COOMFONELEC

Presentado por

MARIA PAULA HERRERA LEON

Presentado a:

MARIA LIGIA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y ADMINISTRATIVAS

ADMINISTRACION DE EMPRESAS

PASANTIA SOCIAL

IBAGUE (TOLIMA)

2019

2
 AGRADECIMIENTOS

Agradezco a Dios primeramente por darme la capacidad y el conocimiento necesario para

poder transcurrir mis estudios con éxito, igualmente por darme salud y bienestar para

desarrollar todas mis actividades que se veían directa o indirectamente relacionadas con mi

pasantía social.

También agradezco a mi familia, por brindarme todo su apoyo y colaboración para que el día

de hoy pueda culminar mis estudios universitarios, especialmente a mi mamá por estar ahí en

los momentos más difíciles de la carrera, apoyándome y animándome a seguir luchando por

mi sueño, a seguir esforzándome para llegar a mi meta, mucho más que palabras con su gran

ejemplo.

Mis más sinceros agradecimientos a la Dra. Ana Milena Posse Anzola, por darme la

oportunidad de realizar mi pasantía social en la Cooperativa Coomfonelec de la cual ella es

gerente, a la Dra. Claudia Coca por depositar su confianza en mí y a mis compañeros de

trabajo por brindarme su apoyo y conocimiento en el quehacer diario de mis funciones.

Agradezco grandemente al Señor Macedonio Navarro Parga ‘Don Mace’, presidente del

consejo de administración, por brindarme su amistad y conocimiento durante todo este

proceso, por transmitir ese afecto y sentido de pertenencia que tiene por la cooperativa, aún

más que eso, por hacerme sentir parte de esta gran familia que es “COOMFONELEC”.

MARIA PAULA HERERA LEÓN

3
Contenido

1 INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................. 6

2 JUSTIFICACION ............................................................................................................................... 7

3 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ................................................................................................ 8

4 OBJETIVOS ................................................................................................................................... 10

4.1 Objetivo General. ................................................................................................................ 10

4.2 Objetivos Específicos. .......................................................................................................... 10

5 HISTORIA EMPRESARIAL .............................................................................................................. 11

6 PLATAFORMA ESTRATEGICA ....................................................................................................... 12

6.1 MISIÓN: ............................................................................................................................... 12

6.2 VISIÓN: ................................................................................................................................ 13

6.3 PRINCIPIOS: ......................................................................................................................... 13

6.4 VALORES: ............................................................................................................................. 13

6.5 ORGANIGRAMA ................................................................................................................... 14

7 FORMULACION DEL PROBLEMA .................................................................................................. 14

7.1 PREGUNTA DE INVESTIGACIÓN ........................................................................................... 14

7.2 SISTEMATIZACIÓN ............................................................................................................... 15

8 ANTECEDENTES ........................................................................................................................... 15

9 MARCO TEORICO ......................................................................................................................... 17

9.1 PROCESO ADMINISTRATIVO................................................................................................ 17

9.2 REINGENIERIA DE PROCESOS .............................................................................................. 19

10 MARCO CONCEPTUAL.................................................................................................................. 20

11 METODOLOGIA ............................................................................................................................ 21

12 RESULTADOS................................................................................................................................ 23

12.1 MANUAL DE FUNCIONES..................................................................................................... 23

4
 12.2 PERFIL DEL CARGO .............................................................................................................. 24

12.3 PROFESIOGRAMA ................................................................................................................ 25

12.4 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PASANTE COOPERATIVA COOMFONELEC . 27

12.4.1 CREDITOS............................................................................................................................. 30

12.4.2 FLUJO DE CAJA..................................................................................................................... 31

12.4.3 RECIBOS DE CAJA................................................................................................................. 34

12.4.4 NOTA CONTABLE ................................................................................................................. 37

13 CONCLUSIONES ........................................................................................................................... 38

14 RECOMENDACIONES ................................................................................................................... 38

15 BIBLIOGRAFIA .................................................................................. Error! Bookmark not defined.

5
 1 INTRODUCCIÓN

Los procesos son una secuencia de pasos que se establecen con un fin específico, el cual

permite desarrollar una actividad con la mayor precisión posible, de acuerdo a lo dispuesto

por la organización, a fin de tener un resultado puntual. Los procesos son mecanismos que

se implementan para aumentar la productividad en la tarea establecida, se crean con el

ánimo de mitigar el tiempo de que puede desperdiciar intentando entender el desarrollo de

la actividad a realizar.

La administración de procesos y descripción de funciones, ha venido tomando gran

importancia en el mundo empresarial, de esta manera se permite establecer aspectos entre el

desempeño de los colaboradores y los procesos que desarrollan en el día a día, los procesos

organizacionales no son una acción rutinaria, por el contrario deben de moldearse a los

permanentes cambios en el entorno competitivo, el aumento constante de las exigencias de

los clientes y la necesidad de aumentar la eficiencia económica de las actividades internas

de la organización.

Las Cooperativas siendo organizaciones pertenecientes al sector de la economía solidaria,

se desarrollan como empresas de colaboración mutua entre los asociados que participan en

estas, brindan un servicio social y crediticio, el cual tienen por objeto satisfacer las

necesidades crediticias sin dejar a un lado su responsabilidad social con su entorno y sus

asociados. Este tipo de organizaciones, no son ajenas a la implementación de modelos

6
administrativos y tienen una participación importante en la economía de la ciudad.

En la realización del trabajo de práctica se desarrolla el manual de funciones, procesos y

procedimientos para el cargo de pasante universitario, a fin de mejorar el desempeño y

brindar mayor colaboración a los organismos de administración, control, vigilancia y la

parte administrativa de la cooperativa COOMFONELEC.

2 JUSTIFICACION

La justificación e importancia del proyecto de práctica empresarial es: elaborar EL

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL CARGO DE

PASANTE UNIVERSITARIO, que servirá como guía para el control interno de la

cooperativa en aspectos fundamentales que desarrolla la persona que ocupa el cargo en su

momento.

La importancia de la elaboración del manual de procesos y procedimientos es, ofrecer una

descripción actualizada, concisa y clara de las actividades contenidas en cada proceso que se

realiza en el área de intervención, logrando así proporcionar una herramienta que facilite el

proceso de inducción y capacitación al personal, de esta manera se logrará mejorar la

eficiencia, la confiabilidad y crecimiento del desempeño en esta área, la cual tiene como

misión brindar apoyo a los administrativos en el sano desarrollo de la visión institucional.

7
Para la cooperativa COOMFONELEC es de gran importancia contar con el manual de

procesos del pasante universitario, ya que, las tareas asignadas para este cargo, son

desarrolladas por personal diferente cada vez que se termine la pasantía social de los

estudiantes, por lo cual, existe un tiempo de transición indeterminado entre un pasante

universitario y otro, donde se pierde la oportunidad de que la persona que deja el cargo

pueda introducir al aspirante en las actividades diarias. Dado a lo anterior, se crea la

necesidad de tener el manual a fin de que el pasante universitario se pueda ilustrar sobre las

actividades a realizar, entendiendo, que la cooperativa brinda todo el apoyo necesario para

que la experiencia sea enriquecedora en la parte laboral para el educando.

3 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

La cooperativa multiactiva de aporte y crédito COOMFONELEC es una entidad

perteneciente al sector de la economía solidaria, lleva 10 años en el sector como

cooperativa, teniendo gran trayectoria como fondo de empleados de la electrificadora del

Tolima, al ser fondo solo podía brindar el servicio de crédito a personas que aportaran al

mismo, por lo cual, al liquidar la Electrificadora el fondo se convirtió en lo que hoy

conocemos como cooperativa COOMFONELEC, cuenta con un número pequeño de

asociados los cuales no superan las 800 personas.

Aunado a lo anterior, la cooperativa cuenta igualmente con un grupo de colaboradores

reducido, el cual se evidencia en el organigrama el cual se describe en la plataforma

estratégica de la cooperativa, por lo cual, los cargos actuales contienen demasiadas

8
funciones, labores y tareas para el desarrollo de la cooperativa, es así, como se torna

compleja la actividad de inducción y empalme para el pasante universitario.

Otro de los problemas que surge en la cooperativa es la dificultad para control interno de las

funciones asignadas al personal que labora en la misma y aunque el manual de funciones ya

designa las tareas y las responsabilidades de cada cargo, es importante estandarizar los

procesos para que las personas que se desempeñan o se lleguen a desempeñaren el cargo,

tengan herramientas para la inducción y adaptación a los procesos que se realizan.

Se manifiesta como problema también cuando existe inconveniente o desviaciones durante

el proceso y procedimientos, la persona encargada no sabe cómo actuar o a quien reportar

para solucionar el problema.

Analizando todas estas problemáticas es evidente la necesidad de elaborar un MANUAL

DE FUNCIONES PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL CARGO DE

PASANTE UNIVERSITARIO DE LA COOPERATIVA DE APORTE Y CRÉDITO

COOMFONELEC. Que tendrá como finalidad satisfacer las necesidades del área y obtener

así una mejora continua y estandarización de procesos.

9
 4 OBJETIVOS

4.1 Objetivo General.

 Elaborar el manual de funciones, procesos y procedimientos para el cargo de pasante

universitario.

4.2 Objetivos Específicos.

 Identificar el perfil ocupacional de la persona que debe ocupar el cargo.

 Elaborar la misión u objetivo del cargo de pasante universitario.

 Establecer las funciones que debe desarrollar el pasante universitario en la

cooperativa COOMFONELEC, igualmente determinar las responsabilidades de este

cargo.

 Realizar un manual de procesos y procedimientos de las principales funciones que

debe realizar el pasante en la cooperativa.

10
 5 HISTORIA EMPRESARIAL

La cooperativa de aporte y crédito Coomfonelec, siendo una empresa perteneciente al sector

cooperativo, que se rige por la economía solidaria, se clasifica como una cooperativa de

servicios, supervisada y regida por la superintendencia de la economía solidaria.

Coomfonelec tiene como objeto social promover económica, cultural y socialmente al

asociado y su núcleo familiar, brindando a los asociados diversas líneas de crédito con el fin

de satisfacer necesidades económicas.

Fue fundada en 1988 como fondo de empleados de la Electrificadora del Tolima,

nombrándose Fonelec, con este fondo se pretendía velar por el cuidado y bienestar de los

trabajadores de esta electrificadora, pasados los años el fondo de empleados empezó a crecer

de manera significativa, augurando un crecimiento exponencial de sus ingresos y sus

excedentes. Por cuestiones legales y de mala administración el fondo de empleados

FONELEC empezó a decaer, dejando de lado los principios cooperativos y el buen fin de la

economía solidaria, teniendo que ceder terrenos de gran valor que se utilizaban como centro

recreacional Recrealec S.A. para poder responder antes sus obligaciones con otras entidades

y con sus propios asociados.

El 13 de Agosto de 2003 el gobierno departamental decide liquidar la electrificadora del

Tolima, por lo cual el Fondo de empleados Fonelec se tenía que liquidar o cambiar su razón

social, debido a que no puede existir un fondo de empleados de una empresa inexistente. Por

11
tal motivo se decide cambiar la razón social de FONELEC a COOMFONELEC el 21 de

marzo de 2009 se registra en la Cámara de Comercio de Ibagué la Cooperativa Multiactiva

de aporte y crédito “COOMFONELEC”.

Con gran esfuerzo y dedicación los asociados más antiguos, socios fundadores y

administrativos decidieron darle un nuevo rumbo a la cooperativa, dando lo mejor de sí

mismos para poder sacar adelante esta empresa que por tantos años les había colaborado y

brindado la mano, es así como al día de hoy la cooperativa Coomfonelec es una de las más

sobresalientes del sector cooperativo del Tolima.

6 PLATAFORMA ESTRATEGICA

COOMFONELEC: ES UNA COOPERATIVA MULTIACTIVA DE APORTE Y

CRÉDITO, SIN ÁNIMO DE LUCRO, DE VÍNCULO ABIERTO Y CAPITAL SOCIAL

VARIABLE E ILIMITADO REGÍDA POR LA LEY, LOS PRINCIPIOS, VALORES Y

DOCTRINA DEL SECTOR DE LA ECONOMÍA SOLIDARIA.

6.1 MISIÓN:

Proporcionar servicios financieros y complementarios a nuestros asociados, que garanticen

la atención de sus necesidades en un marco de solidaridad, eficiencia, beneficio mutuo y

bienestar personal para sus asociados, núcleo familiar, colaboradores y comunidad en

general.

12
6.2 VISIÓN:

Ser en cinco años una Cooperativa Regional de Aporte y crédito; líder por su amplia base

social, destacada por su portafolio de servicios y con reconocimiento en el Departamento del

Tolima, por la calidad de sus procesos y el aporte al bienestar de sus asociados, núcleo

familiar, colaboradores y comunidad en general.

6.3 PRINCIPIOS:

1. Asociación abierta y voluntaria o libre adhesión.

2. El control democrático.

3. Participación económica de los asociados.

4. Educación, formación e información.

5. Autonomía e independencia.

6. Trabajar en equipo entre iguales.

7. Compromiso con la comunidad.

6.4 VALORES:

1. Solidaridad.

2. Responsabilidad social.

3. Ayuda mutua.

4. Responsabilidad propia.

5. Igualdad.

6. Equidad.

7. Honestidad y transparencia.

8. Democracia

13
6.5 ORGANIGRAMA

7 FORMULACION DEL PROBLEMA

7.1 PREGUNTA DE INVESTIGACIÓN

 ¿Cuáles son las funciones y responsabilidades para el desempeño del cargo de

pasante universitario y la implementación del manual de procesos y procedimientos

para desarrollar las actividades de este cargo en la cooperativa de aporte y crédito

Coomfonelec?

14
7.2 SISTEMATIZACIÓN

 ¿Cuál es el perfil que debe cumplir el aspirante a ocupar el cargo de pasante

universitario en la cooperativa Coomfonelec?

 ¿Cuál sería la misión u objetivo del cargo de pasante universitario dentro de la

Cooperativa?

 ¿Qué funciones debe realizar el pasante universitario dentro de la Cooperativa?, y

dentro de estas funciones ¿Que responsabilidades tiene?

 ¿Qué información debe contener tener el manual de procesos y procedimientos del

cargo de pasante universitario?

8 ANTECEDENTES

Para el buen desarrollo de un manual de funciones, procesos y procedimientos, es necesario

tener presente que significa cada uno de los conceptos a tratar; el manual de funciones “es

una guía que orienta a los miembros de la organización en la ejecución de su trabajo y son

instrumentos que facilitan la evaluación de la gestión al interior de la entidad por parte de los

organismos de control.” (Caceres & Romero, 2016), según la afirmación del autor se puede

aseverar que el manual de funciones desarrolla un papel fundamental dentro de los procesos

de eficiencia y efectividad de las organizaciones, permitiendo tener una mejora continua en

los procesos.

15
El manual de funciones, es el documentos principal que se debe tener en cuanta al momento

de desempeñar un cargo, ya que contiene las actividades puntuales del puesto de trabajo, las

responsabilidades y la jerarquización que maneja el cargo a ocupar, por lo cual, el manual de

funciones es considerado primordial para que el proceso de inducción y periodo de prueba

sea de gran éxito para ambas partes.

Haciendo referencia a los procedimientos, son las acciones que se deben llevar a cabo para

dar cumplimiento a la funciones establecidas anteriormente para el cargo, por lo cual es

necesario tener una gran descripción de las mismas, entendiendo qué es un procedimiento,

podemos afirmar que un “Manual de Procedimientos es un documento en el que se compilan

o agrupan las diferentes acciones necesarias para completar una tarea, teniendo como fin

establecer una adecuada comunicación a los actores involucrados que les permita realizar sus

tareas en forma ordenada y sistemática.” Según (RISsolutions, 2016).

Cabe resaltar que las empresas se han interesado en mejorar la calidad de los procesos, por lo

cual se desarrolla la reingeniería en los procesos a fin de tener gran mejoramiento, como lo

expresa (Orozco, 2008) al afirmar que “ El manual de Funciones y Procedimientos es una

herramienta técnica y procedimental necesaria para la administración del talento humano

vinculado a cada uno de los cargos por grupo ocupaciones, contiene en forma ordenada y

sistemática aspectos necesarios para la mejor ejecución del trabajo”.

16
Por lo anterior, la elaboración de Manuales de Procedimientos dentro de la institución o

empresa es una función de los directores, gerentes y demás personas con autoridad para la

toma de decisiones, conducentes a mantener bien informados a los colaboradores sobre la

forma de realizar las tareas de su competencia y evitar así, confusiones a la hora de llevar a

cabo sus funciones, pero sirven, a la vez, como un instrumento de rendición de cuenta acerca

de qué, cómo, cuándo y dónde se ejecutan las labores que son responsabilidad de cada

funcionario.

9 MARCO TEORICO

9.1 PROCESO ADMINISTRATIVO

El proceso administrativo es un conjunto de funciones administrativas que buscan

aprovechar al máximo cada recurso que posee una empresa de forma correcta, rápida y

eficaz. El proceso administrativo se compone de 4 funciones elementales: planeación,

organización, ejecución y control.

Fuente: https://concepto.de/proceso-administrativo/#ixzz5jRE1irtT

17
Planeación: Esta función es la primera que debe ejercer el cuerpo administrativo de

una empresa. Aquí es donde serán previstos los objetivos y metas que deberá cumplir la

empresa y los métodos a llevar a cabo.

La relación entre el personal trabajador y el personal administrativo debe tener un carácter

en común de modo tal que puedan complementarse el uno con el otro para el funcionamiento

correcto de la empresa y el cumplimiento de sus objetivos.

Organización: Luego de la planeación de los objetivos y actividades futuras a realizar para

lograr las metas propuestas, el siguiente paso es distribuir cada actividad a los diferentes

grupos de trabajos que componen a una empresa.

Está fuertemente relacionado con las aptitudes físicas e intelectuales de cada trabajador y

con los recursos físicos que posee la empresa. La finalidad de la organización es aquel

objetivo asignado a cada actividad de la empresa para que pueda ser cumplido con el mínimo

de los gastos y a su vez con un grado de satisfacción máximo en cada empleado.

Dirección: Aquí es necesaria la figura de un gerente capaz de dirigir, tomar decisiones,

instruir y ayudar a los diferentes sectores laborales. En la ejecución se busca dar el primer

paso en la realización de las actividades designadas a cada grupo de trabajo y que los

mismos continúen realizando dichas actividades de manera periódica y eficaz.

Control: Esta última función tiene el papel de garantizar que la empresa está encaminada

por el rumbo del éxito. Si bien cada función anteriormente nombrada puede ser realizada al

pie de la letra, eso no garantizará que la entidad se incline hacia un camino económico

positivo.

18
El control es una tarea administrativa, la cual debe ser ejercida con profesionalidad y de

forma transparente. El control de las actividades que se desarrollan en una empresa sirve

para analizar los puntos altos y los puntos bajos de las mismas.

Luego de obtener los resultados correspondientes, se harán factibles las diferentes

modificaciones que tendrán que llevarse a cabo para corregir aquellos puntos bajos.

9.2 REINGENIERIA DE PROCESOS

La reingeniería es un enfoque administrativo de gran aceptación entre las empresas en la

actualidad, el cual consiste en admistrar los procesos en vez de las funciones, rediseñando

los procesos de la organización en vez de introducir pequeños cambios para llevar a cabo

una mejora continua.

“La reingeniería de procesos es, por definición, el método mediante el cual una organización

puede lograr un cambio radical de rendimiento medido por el costo, tiempo de ciclo, servicio

y calidad, por medio de la aplicación de varias herramientas y técnicas enfocadas en el

negocio, orientadas hacia el cliente, en lugar de una serie de funciones organizacionales,

Todas las personas deben entender las metas finales, la manera de alcanzarlas y los

indicadores que medirán el éxito”. (Garza, 2009)

Algunas de las características principales de los procesos rediseñados a través de la

reingeniería son los siguientes:

 Varios oficios o tareas son combinados en uno

19
  Los trabajadores toman decisiones como parte de su trabajo

 Los procesos se ejecutan en orden natural

 Los trabajos tienen múltiples versiones, las cuales son aplicadas de acuerdo a las

circunstancias

 El trabajo se lleva a cabo en el sitio razonable Los controles y verificaciones son

reducidos

 La coalición se minimiza

 Un gerente de caso ofrece un solo punto de contacto

 Prevalecen las operaciones híbridas centralizadas – descentralizadas.

10 MARCO CONCEPTUAL

Cooperativa: Organización empresarial con el que se benefician los miembros para alcanzar

sus intereses empresariales. Consiste en una asociación autónoma de personas unidas

voluntariamente con el objetivo de desarrollar un negocio o actividad económica usando una

compañía para ello. Se basa en el principio de ayuda mutua, para la consecución de los

objetivos generales del conjunto de los miembros y mejorar las condiciones de todos los

socios también.

Sector Solidario: La Superintendencia de Economía Solidaria de Colombia

(SUPERSOLIDARIA) es un organismo descentralizado, técnico, adscrito al Ministerio de

Hacienda y Crédito Público, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonial

que tiene por objeto la supervisión sobre la actividad financiera del cooperativismo y sobre

los servicios de ahorro y crédito de los fondos de empleados y asociaciones mutualistas y, en

20
general, el aprovechamiento o inversión de los recursos captados de los asociados por parte

de las organizaciones de la economía solidaria.

Pasante: Estudiante que desarrolla la práctica profesional para poner en práctica los

conocimiento adquiridos en el transcurso de la carrera.

Función: Actividad particular que realiza una persona o una cosa dentro de un sistema de

elementos, personas, relaciones, etc., con un fin determinado.

Proceso: Un proceso es una secuencia de pasos dispuesta con algún tipo de lógica que se

enfoca en lograr algún resultado específico.

Procedimiento: Método o modo de tramitar o ejecutar una cosa

Interés corriente: Los intereses corrientes son los que se generan desde el día en que se

realiza la transacción (crédito), hasta la fecha de corte.

Interés moratorio: Son aquellos que se generan por superar la fecha límite de pago

establecido en el acuerdo de pago correspondiente al crédito o tabla de amortización.

11 METODOLOGIA

Para la elaboración del manual de funciones, procesos y procedimientos para el cargo de

pasante universitario de la Cooperativa Multiactiva de Aporte y Crédito COOMFONELEC,

se realizó como fuente primaria la recolección de datos sobre cada una de las actividades que

se realizan en este cargo, a fin de establecer una mejora de procesos y poder plasmar de

21
forma concisa y precisa el quehacer diario, para lo cual se implementaros diversos métodos,

así:

Inductivo: De acuerdo a la percepción y observaciones encontradas en la etapa de

diagnóstico e plantean aporte y mejoras para realizar en los procesos del pasante

universitario.

Sintético: Una vez sugeridas las mejoras, finalmente se estructura una adecuada Planeación

de la estructura del manual de funcione, procesos y procedimientos para el pasante

universitario.

 Recopilación de información: Conocimiento de la cooperativa, su conformación, las

actividades que desarrolla y obtención de información requerida.

 Diagnóstico: Establecer el estado actual del cargo de pasante universitario dentro de

la jerarquización de la cooperativa.

 Análisis de información obtenida: Identificar los procesos fundamentales para el

desarrollo de las funciones del pasante

 Propuesta: Realizar la reingeniería de proceso actuales a fin de optimizar el tiempo y

recurso humano.

 Informe: Presentación de manual de funciones, procesos y procedimientos para el

cargo de pasante universitario de la cooperativa Coomfonelec.

22
 12 RESULTADOS

12.1 MANUAL DE FUNCIONES

COOPERATIVA MULTIACTIVA DE APORTE Y CODIGO

CREDITO FECHAS

ELABORACION ACTUALIZACION

COOMFONELEC DIA MES AÑO DIA MES AÑO

MANUAL DE FUNCIONES PAGINAS

DATOS GENERALES DEL CARGO

NOMBRE DEL CARGO: PASANTE UNIVERSITARIO

JEFE INMEDIATO: COORDINADOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO

AREA: ADMINISTRATIVA

NATURALEZA DEL CARGO: JERARQUICO

NIVEL: OPERATIVO

CARGOS BAJO SU RESPONSABILIDAD: Ninguno

MISION DEL CARGO

Brindar el apoyo requerido en las operaciones de la Cooperativa, en cumplimiento del requisito académico para complementar la

formación universitaria.

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

1. Adelantar las actividades asignadas por el Coordinador Administrativo y Financiero para dar cumplimiento a la normatividad y

requerimiento para complemento de la formación profesional adelantada en el establecimiento universitario con el cual se tiene el

convenio.

2. Realizar las actividades relacionadas con su perfil profesional.

3. Presentar al Coordinador Administrativo y Financiero el informe de los resultados de su labor diaria.

4. Apoyar las áreas que desarrollan actividades relacionadas con el perfil profesional.

5. Participar en jornadas de capacitación que programe la Cooperativa y que contribuyan al eficiente desempeño de su actividad de

23
 práctica.

6. Cumplir con los horarios acordados para cumplir con el periodo de práctica reglamentado por la Universidad.

7. Mantener el orden de los elementos asignados para el desarrollo de su actividad práctica, cuidando de que al realizar las labores

se conserven los documentos en su puesto respectivo.

8. Brindar un adecuado manejo de los equipos entregados para el desempeño de su actividad e informar cualquier novedad que se

presente.

9. Cumplir con los términos del contrato de práctica.

RELACIONES INTERNAS Y EXTERNAS

ORGANISMOS O PERSONAS FINALIDAD

Gerente Informar los resultados de su actividad de práctica.

Coordinador Administrativo y Financiero Programar las actividades y presentar los informes diarios de resultados.

Asociados Atender al asociado o usuario que requiera información.

12.2 PERFIL DEL CARGO

PERFIL DEL CARGO

Nivel de Escolaridad Profesional en periodo de práctica.

Conocimientos Actividades inherentes a su profesión.

Competencias Honradez.

Participación de Trabajo en equipo.

Acatamiento de políticas y normas.

Responsabilidad.

Manejo eficiente del tiempo.

Manejo de documentos y equipos del puesto de trabajo.

Organismos y Normatividad que

debe conocer Reglamento Interno de Trabajo.

Documento de convenio de práctica

24
 12.3 PROFESIOGRAMA

Fecha: Enero 2018

COOPERATIVA MULTIACTIVA
DE APORTE Y CREDITO - Versión: 00
COOMFONELEC
Pagina 1 de 2

PROFESIOGRAMA
Nombre del Puesto de Trabajo: PASANTE UNIVERSITARIO
Edad Preferente: 20-26
Sexo: Indiferente
Objetivo del cargo: Brindar el apoyo requerido en las operaciones de la Cooperativa, en cumplimiento del
requisito académico para complementar la formación universitaria.

Que Hace: Realizar las actividades, procesos y trabajos establecidos por el asistente administrativo para brindar
apoyo en todos los procesos de la organización
Como lo hace: A partir de la información suministrada por el gerente y asistente administrativo.
F computador de mesa y portátil, equipo de oficina.
Herramientas:
O
R MP P REG M
M 1 2 3 4
A Profesional o Especialista en áreas
C
I Profesional, tecnólogo o Técnico en áreas
O Contador Publico o especialista en áreas
N FORMACION
ACADEMICA Administrador Financiero
E
S Y Profesional en áreas administrativas en
P Profesional o técnico en áreas
E C Bachiller y Técnico en áreas administrativas o
C O
I N
Sector de la economia solidaria
F O Planeación extrategia y evaluación financiera
I C CONOCIMIENTO
TECNICO ESPECIFICO
Indicadores gestión y balance social
C I
A M Integración y desarrollo gerencial y
F
C OI Legislación cooperativa
I RE
M
Estudio de crédito y garantías
O N
N
A
CT
Análisis Documentación financiera
E I
O Estudios de Secretariado
O
S N Atención y servicio al usuario
CONOCIMIENTO
D Y
TECNICO ESPECIFICO
Manejo de excedentes de tesoreria
E C Tramites con centrales de riesgo y
L O
Análisis de inversión de mercado
N

P
O
C
Cuadre de caja general
U I Conocimiento de tramites de bancos y otras
M
E I CONOCIMIENTO Herramientas Ofimáticas
S E
INFORMATICO
T N Programa contable Jorweb
T
O O Resolución de Problemas
C
O Adaptabilidad
D
E M Análisis numérico
P Automotivación
T E
Atención al Asociado
R T
A E
Capacidad Crítica
B N Comunicación Verbal y No Verbal Persuasiva
A C Tolerancia al estrés
J I
O liderazgo
A
S
Trabajo en equipo
Escucha
Experiencia Minima de 1 año 25
No Requiere Experiencia
 EXPOSICION A FACTORES DE RIESGO

C
DESCRIPCION 1 2 3 4
O Ruido
N
D Iluminación Deficiente
I FISICO Vibraciones
C
I Temperaturas
O
N Radioaciones No Ionizantes
E E
Polvo Organico o Inorganico
S
S
Gases y Vapores
P D QUIMICO
. E Material Particulado
H
Liquidos
I Virus
P G
I Bacterias
U E
BIOLOGICO
E N
Hongos
S E
C Picaduras y Mordeduras
T O
O N
MECANICO
D
D . ELECTRICO
E LOCATIVO
S
TECNOLOGICO
T E
G ACCIDENTE DE TRANSITO
R
A
U PUBLICO
R
B TRABAJO EN ALTURAS
I
A D ESPACIO CONFINADO
J A Posturas
O D
Esfuerzo
BIOMECANICO
Movimiento Repetitivo
Manipulación Manual de Carga
Gestión Organizacional
Caract. Organización del Trabajo
Caract. Grupo social de trabajo
PSICOSOCIAL
Condiciones de la tarea
Interface Persona Tarea
Jornada de Trabajo
FENOMENO NATURAL

EXAMENES OCUPACIONALES
Examen Medico Ocupacional de Ingreso Examen Medico Ocupacional de Egreso Examen Periódico (12 meses)
Enfasis Enfasis
Apt. Enfasis osteomuscular Apt.
osteomuscular osteomuscular
Medica Medica Apt. Medica
Trabajo en Alturas Trabajo en Alturas Trabajo en
Audiometria Audiometria Alturas
Visiometria Visiometria Audiometria
Espirometría espirometría Espirometría
Para - Para-
EKG Visiometria
clinicos clinicos Rayos X Paraclinicos
Rayos X Dorso lumbar RX Dors lumbar
Laboratorios Laboratorios
Otros
Otros Otros

Elaborado Revisado Autorizado

1 Muy Poco 3 Regular

2 Poco 4 Mucho

26
12.4 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PASANTE

COOPERATIVA COOMFONELEC

Para desarrollar las funciones correspondientes al cargo de pasante es necesario tener una

continua comunicación con las diferentes áreas que conforman la cooperativa, el área de

Tesorería suministra los diferentes recibos y comprobantes que se deben revisar.

1. Se solicita al área de tesorería todos los recibos de caja, comprobantes de egreso y

créditos que se generaron el día anterior.

2. Se separan los documentos por secciones, dejando los recibos de caja, comprobantes

de egreso y créditos agrupados respectivamente.

3. Se ordenan por N° de consecutivo de recibo de caja, los comprobantes de egreso y

los créditos por consecutivo del N° de pagare.

N° CONSECUTIVO RECIBO DE CAJA

RECIBO DE CAJA No : 57409

FECHA 20180817 TIPO SUBAUXILIAR SIN SUBAUXILIARES

CED O NIT EFECTIVO $807,800.00

OBSERVACIONES

STEFANIA HERRERA, CANCELA APORTE Y FME DE AGOSTO/18 Y ABONA AL EXTRAORDI

NARIO.

No MOVIMIENTO CODIGO CUENTA NOMBRE CUENTA SUMA

001846 1105.05.01.00* CAJA\Caja General $807,800.00

001847 1655.15.02.00* RESPONSABILIDAD\CxC Fondo Mutu

CC: 1110560502 HERRERA LEON STEFANIA -$7,800.00

001848 3105.05.01.00* APORTES SOCIALE\Aportes Ordina

CC: 1110560502 HERRERA LEON STEFANIA -$800,000.00

27
N° CONSECUTIVO RECIBO DE EGRESO

CBTE DE EGRESO No : 17701

FECHA 20180817 CED O NIT 1110560502

No SUBCOMPROBANTE 000010980 EFECTIVO $0.000

SUMA EN CHEQUE $9'956,500.00 NUMERO CHEQUE 000000378

OBSERVACIONES

HERRERA LEON STEFANIA NIT 1110560502 CRED LIBRE INV S.L 000010980 GIRO 0

No MOVIMIENTO CODIGO CUENTA NOMBRE CUENTA SUMA

000401 1442.05.01.00* CREDITOS DE CON\Cred Libre Inv

CC: 1110560502 HERRERA LEON STEFANI 10980 $10'000,000.00

000402 2648.05.01.00* FONDO SOCIAL PA\Fondo.Protec C

CC: 1110560502 HERRERA LEON STEFANI 10980 -$20,000.00

000403 4230.95.01.00* ADMINISTRATIVOS\Est. Cred/Pape

CC: 1110560502 HERRERA LEON STEFANI 10980 -$23,500.00

000404 1110.10.01.00* BANCOS Y OTRAS \COPCENTRAL CTA -$9'956,500.00

N° CONSECUTIVO CREDITO

SOLICITUD DE CREDITO MENOR O IGUAL A $1.200.000

SOLICITUD DE SERVICIO

COOPERATIVA MULTIACTIVA DE APORTE Y CREDITO "COOMFONELEC"

NIT.890.704.636-5
PAGARE

CIUDAD Y FECHA: VALOR SOLICITADO:

NOMBRE Y APELLIDO: FECHA NACIMIENTO:

CEDULA; TELEFONO: ACTIVIDAD:

DIRECCION:

LINEAS DE CREDITOS: (X) OTROS

28
CREDIYA Libre
SUMINISTRO
Inversion SALUD

SERVICIOS PUBLICOS Suministro

EDUCACION CUOTA FIJA
.
SOLICITUD DE CREDITO MAYOR A $1.200.001

Los recibos de caja, los comprobantes de egreso y los créditos tienen procesos diferentes,

por lo cual es sumamente necesario seleccionar y ordenar adecuadamente los documentos.

Es de anotar que si llegare a faltar algún documento dentro del consecutivo se debe reportar

directamente a la tesorera a fin de confirmar si el documento existe y está faltando, fue

reversado por nota contable o fue anulado por algún tipo de error.

El consecutivo de pagarés que no se encuentren al momento de hacer la labor se deben dejar

por escrito y presentar a la coordinadora administrativa, ya que los créditos contienen,

autorizaciones de descuento de nómina, libranzas y pagares los cuales son un título valor.

A continuación se describen los procesos a seguir con cada uno de los documentos.

29
12.4.1 CREDITOS

Los créditos están conformados por diferentes documentos y soportes, lo cual depende del

monto solicitado, si el asociado es pensionado, empleado o trabajador independiente, el valor

en aportes que posee actualmente si este supera el valor solicitado en el crédito o genera

apalancamiento al crédito. Los principales créditos están compuestos por los siguientes

documentos:

CREDITOS INFERIORES A 1.200.000 CREDITOS SUPERIORES A 1'200.000

2 COMPROBANTES DE EGRESO 2 COMPROBANTES DE EGRESO

1 SOLICITUD DE CREDITO HOJA CARTA
1 FOTOCOPIA DE CEDULA DEL SOLICITANTE AL 150%
DEBIDOS SOPORTES DE INGRESOS DEL SOLICITANTE
1 CARTA DE APORTES
1 TABLA DE AMORTIZACION
2 AUTORIZACIONES DE DESCUENTO DE NOMINA
2 LIBRANZAS
2 PAGARES
1 SOLICITUD DE CREDITO HOJA OFICIO
1 FOTOCOPIA DE CEDULA DEL SOLICITANTE AL 150%
DEBIDOS SOPORTES DE INGRESOS DEL SOLICITANTE
1 FOTOCOPIA DE LA CEDULA DEL CODEUDOR AL 150%
DEBIDOS SOPORTES DE INGRESOS DEL CODEUDOR
1 CARTA DE APORTES
2 AUTORIZACIONES DESCUENTO DE NOMINA DEUDOR
2 LIBRANZAS DEUDOR
2 AUTORIZACIONES DESCUENTO DE NOMINA CODEUDOR
2 LIBRANZAS DEL CODEUDOR
2 PAGARES

Proceso con los créditos:

1. Se retira uno de los comprobantes de egreso, verificando que el otro quede con el

crédito.

2. El comprobante de egreso que se retira, se incluye en los demás comprobantes del

día.

30
 3. Se escribe en la solicitud de crédito los valores correspondientes a papelería, seguro,

fondo de protección cartera e intereses en la solicitud tamaño carta para créditos

inferiores a 1.200.000. (Estos valores se toman del comprobante de egreso).

De conformidad con lo prescrito en el articulo 149 y 150 del C.S.T., autorizo a ustedes para que
se sirvan descontar de mi salario y/o mesada dicho valor en:
Cuota mensual $

Cuotas Mensuales $ Papeleria: $

Cuota Fija Junio $ Seguro: $ Intereses: $
Cuota Fija Diciembre $ F.P.Cartera $ Otros:$

4. Se verifica que el comprobante de egreso, la solicitud de crédito, la tabla de

amortización, la carta de aportes, la libranza y los dos pagares estén debidamente

firmados con numero de cedula y huella.

5. Se diligencia el espacio de NOMBRE en los dos pagares, con letra clara, con el fin

de facilitar el proceso de archivar estos mismos.

6. Se ordenan nuevamente por N° consecutivo de pagare.

7. Se entregan al área de tesorería para la verificación y archivo.

12.4.2 FLUJO DE CAJA

El flujo de caja corresponde a las entradas y salidas que se presentan en un periodo de

tiempo determinado dentro de la cooperativa, para fines de análisis financiero se requiere

que el flujo de caja sea alimentado diariamente.

31
Para este proceso se toman en cuenta los recibos de caja y los comprobantes de egreso, los

cuales están separados y ordenados por número de consecutivo.

Proceso con el flujo de caja:

1. Se abre el archivo flujo de caja Claudia, el cual tiene una plantilla de los registros del

mes anterior.

2. Se toman todos los recibos de caja y se escriben los valores en las casillas
COOPERATIVA MULTIACTIVA DE APORTE Y CRÉDITO - COOMFONELEC
FLUJO DE EFECTIVO - AÑO 2019
correspondientes. El valor de los aportes y fondo mutual se deben registrar por

separado, igualmente el valor de las cuotas.

Periodo / Fecha

Saldo Incial de Caja

Entradas de Efectivo

Seguro Social:
Aportes
Capital de cartera
Intereses corrientes
Intereses de Mora
Valor recibido de Suramericana:
Aportes
Capital de cartera
Intereses corrientes
Mapfre
Fondo de protección cartera
Fondo mutual educación
Ingresos Directos:
Aportes por Caja
Afiliacion
Fondo mutual educación por caja
Consignacion efectivo
Consignacion efectivo B.Bogota
Consignacion B.Coopcentral
Pagos realizados por los asociados (CUOTAS)
Consulta CIFIN - DATACREDITO
Pagos Cuotas Poliza Exequial
Pasadia a Chinauta
Ace Seguros
Total de Entradas de Efectivo

32
3. Se toman todos los comprobantes de egreso y se escriben los valores en las casillas

correspondientes, para los recibos de egreso eventuales se debe agregar una celda e

insertar el concepto correspondiente al valor registrado.

Salidas de Efectivo

Desembolso créditos
Egreso de Efectivo de Caja
DIAN (Retefuente, Otros)
Gravamen movimientos financieros
Servicios Postales 4-72
Mapfre( Cancelacion Polizas)
Aspasia Auditores (Implementacion Niif)
CIFIN (Consultas Prepagos)
Consignacion efectivo Bco. Bogota
Consignacion efectivo Bco. Coopcentral
Auxilios Fondo de Solidaridad (exequial, lentes, Educacion, Futbol)
Gastos Comités:
Junta de Vigilancia
Comité de Educacion
Comité de Crédito
Comité de Solidaridad
Comité de Recreación y Deporte
Comité Evaluador de cartera
Comité Riego de Liquidez
Gastos Directivos:
Transporte reuniones (Consejo)
Elaboracion de Actas
Refrigerios
Envio Informes
Gastos Generales:
Reintegro caja menor
Devolución aportes y valores a favor:
Gastos administrativos:
Total Salidas de Efectivo

4. Se suman los totales tanto de ingresos como de egresos y se verifican con el sistema.

RUTA JORWEB: 1-3-7 Cuenta N° 1105050100

33
 5. Se realiza el mismo procedimiento con los bancos, se revisan las notas contables en

las cuales se aplican los valores de las consignaciones

RUTA JORWEB: 1-2-1-4

12.4.3 RECIBOS DE CAJA

El sistema SICOOPWEB-SERVER, en el cual se apoya la Cooperativa Coomfonelec para

realizar los procesos contables y financieros directamente relacionados con la razón de ser de

la cooperativa, presenta una falencia de programación, por lo cual, al momento de generar

recibos de caja de manera automática, no se liquidan los intereses corrientes y de mora

exactos.

Por tal motivo, surge la necesidad de verificar cada uno de los recibos de caja, que se

generan en el transcurso del día en los cuales se pagan cuotas, y se realizan de manera

automática con el fin de realizar el debido ajuste a los valores que genera el sistema.

Es así como surgen las notas contables n°19 ¨RECLASIFICACION DE INTERESES

MENORES VALORES APLICADOS AL MES ¨, con el fin de garantizar la transparencia

en los procesos de la cooperativa y evitar pérdidas para la organización. Proceso de

verificación de los recibos de caja:

1. Se observa que la fecha del recibo de caja sea la correspondiente a todos los recibos.

2. Se verifica que el concepto del recibo de caja corresponda a pago de cuotas.

3. Verificar que el recibo se halla generado por el sistemas ‘Caja auto parcial’ o “Caja

auto abona a capital” de lo contrario no se revisa, ya que se realizó a mano.

34
4. Se toma el número del pagare del crédito que se va a cancelar y se verifica el último

movimiento en el sistema de ese consecutivo. Se ingresa al historial de pagos del

crédito que se va a revisar si los intereses están bien.

RUTA: 2-2-1-13-10 N° de pagare

35
5. Se toma el saldo a capital, se le suma el abono a capital del recibo de caja, el

resultado se multiplica por la tasa correspondiente al crédito, el resultado se divide

por 30 días mes contable, el resultado se multiplica por el día en el que se realizó el

pago. resultado final interés corriente de la cuota o abono

6. Se toma el valor de la cuota mensual pactada en el pagare, se multiplica por la tasa

establecida para mora, el resultado se divide en 30 días contables, el resultado se

multiplica por los días que han transcurrido desde el vencimiento de la cuota (días en

mora). el resultado es la mora corriente que se debe tomar.

7. Con base a las liquidaciones anteriores se ajusta el recibo de caja, la mora corriente

se le suma el valor faltante, igualmente el interés corriente se le suma el valor

faltante, lo cual llamamos la reclasificación. Se escriben los valores a reclasificar en

el recibo de caja original para poder realizar la nota contable.

36
 8. El proceso finaliza al momento en que se realiza la nota contable.

12.4.4 NOTA CONTABLE

En la nota contable se ajustan los valores que el sistema no tomo exactos, se digitan las

diferencias a fin de completar el interés corriente y los intereses moratorios que se dejaron de

percibir como ingresos para la cooperativa, el proceso es así:

1. Se ingresa al sistema por la RUTA: 1-2-2-4 N° DE CAJA 2

2. Se digita la fecha correspondiente al día.

3. Se ingresa el tipo de nota N° 19 la cual corresponde a otras notas.

4. Se digital el concepto, el cual es el mismo para todas las notas a fin de identificarlas

con facilidad. “Reclasificación de intereses menores valores aplicados en el mes de

____ de ____ (año).”

5. Se ingresa la cuenta contable a la cual se va a reclasificar, en este caso seria del valor

que llevo a capital ya que hay un faltante en los intereses.

37
 6. El nit o cedula del asociado junto con el número de pagare del crédito que

corresponde.

7. Se registran los valores anteriormente liquidados que se dejaron consignados en el

recibo de caja original

8. Se escribe la cuenta a la que se van aplicar los valores a fin de que haya partida

doble, en este caso sería interés corriente e interés de mora para la línea de libre

inversión.

13 CONCLUSIONES

14 RECOMENDACIONES

15 Bibliografía
Caceres, F., & Romero, D. (2016). MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS DE LA EMPRESA
SARMIENTO Y. 31.

38
Garza, J. (2009). Administración Contemporánea, reto para la empresa mexicana. 959.

Orozco, A. (2008). Por lo anterior, la elaboración de Manuales de Procedimientos dentro de la

institución o empresa es una función de los directores, gerentes y demás personas con
autoridad para la toma de decisiones, conducentes a mantener bien informados a los
colaborador. 538.

RISsolutions. (2016). Importancia de los manuales de procedimiento en la gestion administrativa.

39