 Pendokumentasian (Kertas Kerja) Audit

Menurut Standar Audit (SA) 230 yang dimaksud dengan dokumentasi audit atau kertas
kerja audit adalah dokumentasi atas prosedur audit yang telah dilakukan, bukti audit relevan
yang diperoleh, dan kesimpulan yang ditarik. Dokumentasi audit harus mencakup semua
informasi yang dipandang perlu oleh auditor untuk memenuhi pelaksanaan audit dan menjadi
pendukung atas laporan audit.

Tujuan Dokumentasi Audit adalah untuk membantu auditor dalam mendapatkan

jaminan yang layak bahwa audit telah dilaksanakan secara memadai sesuai dengan standar
auditing. Secara spesifik, dokumentasi audit dapat memberikan :

1. Suatu Dasar untuk Merencanakan Audit

Apabila auditor akan membuat perencanaan audit, maka referensi informasi yang
diperlukan harus tersedia dalam file audit yang mencakup berbagai informasi yang diperlukan
untuk perencanaan audit seperti informasi tentang pengendalian internal, anggaran waktu
untuk setiap bagian audit, program audit, dan hasil audit dari tahun-tahun yang lalu.

2. Suatu Catatan tentang Bukti yang Dikumpulkan dan Hasil Pengujian

Dokumentasi audit adalah alat penting yang mendokumentasikan bahwa audit telah
dilaksanakan secara memadai sesuai standar auditing. Dalam hal diperlukan, auditor harus bisa
menunjukkan kepada badan pengatur atau pengadilan bahwa audit telah direncanakan dengan
baik dan disupervisi secukupnya; bukti yang dikumpulkan cukup dan kompeten, dan
berdasarkan hasil audit telah dibuat laporan audit yang tepat.

3. Data untuk Menentukan Jenis Laporan Audit yang Tepat

Dokumentasi audit merupakan sumber informasi penting untuk membantu auditor

dalam memutuskan apakah bukti audit yang tepat dan mencukupi telah terkumpul untuk
menyusun laporan audit sesuai dengan situasi yang dihadapi.

4. Suatu Dasar untuk Mereview oleh Supervisor dan Partner

File audit adalah referensi utama yang digunakan oleh supervisor untuk mereview
pekerjaan para asisten. Review yang cermat oleh supervisor akan menjadi bukti bahwa audit
telah disupervisi dengan tepat.

1
 Pemilik file audit adalah auditor, tidak seorangpun berhak melihat isi dokumen
tersebut selain auditor beserta tim auditnya, kecuali bila auditor diajukan ke pengadilan
berkaitan dengan audit yang bersangkutan.

Kerahasiaan file audit berkaitan dengan Prinsip Kerahasiaan yang harus dipegang
teguh oleh auditor sebagaimana ditetapkan dalam Seksi 140 Kode Etik Profesi Akuntan Publik.
Beberapa hal penting yang berkaitan dengan Prinsip Kerahasiaan :

140.1 Prinsip kerahasiaan mewajibkan setiap Praktisi untuk tidak melakukan tindakan-
tindakan sebagai berikut:

(a) Mengungkapkan informasi yang bersifat rahasia yang diperoleh dari hubungan
profesional dan hubungan bisnis kepada pihak di luar KAP atau Jaringan KAP tempatnya
bekerja tanpa adanya wewenang khusus, kecuali jika terdapat kewajiban untuk
mengungkapkannya sesuai dengan ketentuan hukum atau peraturan lainnya yang berlaku; dan

(b) Menggunakan informasi yang bersifat rahasia yang diperoleh dari hubungan
profesional dan hubungan bisnis untuk keuntungan pribadi atau pihak ketiga.

140.2 Setiap Praktisi harus tetap menjaga prinsip kerahasiaan, termasuk dalam lingkungan
sosialnya.

140.4 Setiap Praktisi harus mempertimbangkan pentingnya kerahasiaan informasi terjaga

dalam KAP atau Jaringan KAP tempatnya bekerja.

Jangka waktu pengarsipan menurut Standar audit (SA 230 – Para A.23) mewajibkan
KAP untuk menetapkan suatu kebijakan dan prosedur yang mengatur masa penyimpanan
dokumen audit. Batas waktu penyimpanan pada umumnya tidak boleh kurang dari lima tahun
sejak tanggal yang lebih ahkir dari (i) laporan audit atas laporan keuangan entitas, atau (ii)
laporan audit atas laporan keuangan konsolidasi dan anak perusahaan.

Isi dan Pengorganisasian . Bentuk, isi, dan luas dokumentasi audit bergantung pada
faktor-faktor berikut ini:

o Ukuran dan kompleksitas entitas

o Sifat prosedur audit yang akan dilakukan
o Risiko kesalahan penyajian material yang diidentifikasi
o Signifikansi bukti audit yang diperoleh
o Sifat dan luas penyimpangan yang diidentifikasi

2
 o Kebutuhan utuk mendokumentasikan suatu kesimpulan atau basis untuk kesimpulan
yang belum dapat ditentukan dengan segera dari dokumentasi pekerjaan audit yang
dlakukan atau bukti audit yang diperoleh.
o Metodologi dan perangkat audit yang digunakan

Contoh-contoh dokumentasi audit mencakup Program audit , Analisis, Memorandum

isu, Iktisar hal-hal signifikan, Surat konfirmasi dan Surat Representasi, Daftar uji,
Korespondensi (termasuk email) tentang hal-hal signifikan.

Arsip permanen berisi data historis dan data yang bersifat berkelanjutan. File-file ini
merupakan sumber informasi tentang berbagai hal dalam audit yang berlaku dari tahun ke
tahun. Arsip permanen biasanya meliputi hal-hal berikut :

o Ringkasan atau copy dokumen-dokumen yang berlaku secara berkelanjutan seperti

anggaran dasar, anggaran rumah tangga, perjanjian obligasi, dan kontark-kontrak.
o Analisis akun-akun tertentu dari tahun-tahun yang lalu yang berpengaruh terhadap
auditor.
o Informasi yang berhubungan dengan pemahaman tentang pengendalian internal dan
pengendalian resiko.
o Hasil prosedur analisis dari tahun-tahun yang lalu.

Arsip tahun berjalan meliputi semua dokumen yang bersangkutan dengan tahun
berjalan atau tahun yang diperiksa. Berikut adalah jenis-jenis informasi yang termasuk dalam
arsip tahun berjalan :

1. Program audit

Standar auditing mengharuskan adanya program audit tertulis untuk setiap audit yang
biasanya ditempatkan terpisah untuk meningkatkan koordinasi dan mengintegrasikan semua
bagian audit.

2. Informasi umum

File audit biasanya juga memuat informasi dari tahun berjalan yang bersifat umum,
seperti misalnya rencana audit, ringkasan atau salinan notulen rapat dewan komisaris, catatan
hasil diskusi dengan klien, komentar hasil review supervisor, dan kesimpulan umum.

3. Working Trial Balance

3
 Segera setelah akhir tahun buku, auditor membuat daftar yang berisi saldo dari semua
akun yang ada di buku besar. Daftar ini disebut working trial balance. Teknik yang umum
dipakai oleh kebanyakan kantor akuntan dalam membuat working trial balance adalah
menggunakan format yang sama dengan laporan keuangan. Setiap baris dalam trial balance
didukung oleh satu daftar utama yang berisi detil dari akun sampai akun menunjukkan saldo
akhirnya. Selanjutnya setiap akun sebagaimana tercantum dalam daftar utama, didukung oleh
daftar yang merupakan pendukung yang menujukkan pekerjaan pengauditan yang telah
dilakukan dan kesimpulan yang dicapai.

4. Jurnal Penyesuaian dan Jurnal Reklasifikasi

Apabila auditor menemukan kesalahan penyaian material dalam catatan akuntansi,

maka laporan keuangan harus dikoreksi. Meskipun jurnal penyesuaian yang ditemukan dalam
audit seringkali dibuat oleh auditor, namun setiap ayat jurnal penyesuaian tersebut harus
mendapat persetujuan dari klien, karena penyajian laporan keuangan secara wajar merupakan
tanggungjawab manajemen.Reklasifikasi seringkali dibuat dalam laporan agar laporan
menyajikan informasi akuntansi secara tepat, walaupun angka dalam buku besar sudah benar.
Hanya ayat-ayat jurnal penyesuaian dan jurnal reklasifikasi yang berpengaruh signifikan
terhadap penyajian secara wajar laporan keuangan yang harus dicatat.

5. Daftar pendukung

Tipe-tipe daftar pendukung :

o Analisis. Dirancang untuk menunjukkan aktivitas dalam sebuah akun buku besar
sepanjang periode yang diaudit, sebagai upaya untuk menghubungkan saldo awal
hingga menjadi saldo akhir.
o Daftar saldo. Berisi detil yang akhirnya menghasilkan saldo akhir dari sebuah akun
buku besar.
o Rekonsiliasi jumlah-jumlah tertentu. Dibuat untuk mendukung jumlah-jumlah tertentu
dan biasanya dimaksudkan untuk menghubungkan suatu jumlah yang tercantum dalam
catatan klien dengan sumber informasi lainnya.
o Uji kewajaran. Berisi informasi yang memungkinkan auditor mengevaluasi apakah
saldo dalam pembukuan klien mengandung kesalahan penyajian.
o Ringkasan pelaksanaan prosedur. Berisi dokumentasi luasnya pengujian yang telah
dilakukan, kesalahan penyajian yang ditemukan, dan kesimpulan auditor berdasarkan
pengujian yang telah dilakukannya.

4
 o Pemeriksaan dokumen pendukung. Berbagai daftar dengan tujuan khusus tertentu
dirancang untuk menunjukkan pengujian detail yang telah dilakukan.
o Dokumen-dokumen dari luar. File audit banyak berisi dokumen yang berasal dari luar
yang dikumpulkan auditor seperti misalnya jawaban konfirmasi dan salinan perjanjian
yang dibuat klien.

Penyusunan dokumen audit . Meskipun rancangan tergantung pada tujuan yang ingin
dicapai, namun dokumentasi audit hendaknya memiliki karakteristik berikut ini :

o Setiap file audit harus memiliki identifikasi yang jelas yang memuat informasi tentang
nama klien, periode yang diaudit, deskripsi tentang isi file, paraf pembuat kertas kerja,
tanggal pembuatan, dan kode index kertas kerja.
o Dokumen audit harus diberi index dan referensi-silang untuk memudahkan dalam
pengorganisasian dan pengarsipan.
o Dokumen audit yang sudah rampung harus secara jelas menunjukkan pekerjaan audit
yang telah dilakukan yang dapat dicapai melalui tiga cara berikut :
1. Membuat pernyataan tertulis dalam bentuk memo
2. Memberi paraf pada prosedur audit dalam program audit
3. Memberi notasi secara langsung dalam daftar
o Dokumen audit harus berisi cukup informasi untuk memenuhi tujuan sesuai dengan
rencana.
o Kesimpulan yang dicapai tentang suatu segmen audit harus diformulasikan dengan
jelas.