PRESERVASI PREVENTIF ARSIP MEDIA BARU DI DINAS

PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN DAERAH (DISPUSIPDA) PROVINSI

JAWA BARAT

Oleh:
Tika Nafisah
Pendidikan Manajemen Perkantoran Fakultas Pendidikan Ekonomi dan Bisnis
Universitas Pendidikan Indonesia
Email: tikanafisah@gmail.com

Abstrak

Preservasi atau pemeliharaan arsip merupakan serangkaian kegiatan upaya

perlindungan fisik arsip terhadap kerusakan atau unsur perusak dan restorasi/reparasi
bagian arsip yang rusak atau arsip yang rusak. Faktor perusak tersebut dapat
disebabkan oleh dari dalam fisik arsip itu sendiri maupun penyebab dari luar fisik
arsip tersebut. Sebelum terjadinya kerusakan arsip, maka perlu dilakukan preservasi
yang bersifat pencegahan terhadap kerusakan arsip yaitu preservasi prevetif. Upaya
pencegahan tersebut merupakan salah satu hal penting dalam penyimpanan dan
pengolahan arsip media baru.
Kegiatan pemeliharaan atau preservasi arsip media baru tersebut dimulai dari
penyimpanan arsip media baru di tempat penyimpanan Arsip (depo). Dilanjutkan
kemudian dengan pemeliharaan dan pengamanan arsip. Pengamanan dan
perlindungan dapat dilakukan dengan baik apabila fisiknya telah tertata. Dengan
kondisi arsip yang tertata secara fisik diharapkan dapat memudahkan akses dan
layanan arsip media baru.
Adapun jenis arsip media baru yaitu arsip peta, arsip foto, arsip film, arsip video,
arsip rekaman suara, arsip mikrografik. Pemeliharan arsip peta dan arsip foto sama
seperti arsip kertas, akan tetapi karena bentuknya tekstual maka pemeliharaannya
menggunakan pelapisan kertas concorde, kemudian penyimpanan arsip peta dan foto
disimpan pada rak khusus dengan posisi horizontal. Sedangkan untuk preservasi
preventif yang dilakukan terhadap arsip film, arsip video, dan arsip rekaman suara
yaitu lebih difokuskan terhadap penyimpanan arsip itu sendiri, seperti gedung dan
ruang penyimpanan, rak arsip, suhu, kelembapan, dan alat komigasi untuk
pencegahan terjadinya kerusakan terhadap fisik arsip ataupun isi informasi arsip.

Kata Kunci: Preservasi Preventif Arsip Media Baru

 KATA PENGANTAR
Segala puji bagi Allah SWT. yang berkat petunjuk dan hidayah-Nyalah
laporan hasil observasi ini dapat terselesaikan dengan tepat waktu. Tidak lupa pula
kami ucapkan terima kasih kepada dosen mata kuliah Manajemen Arsip Media Baru,
yang telah membimbing kami dalam menyelesaikan makalah ini. Kami juga
mengucapkan terima kasih kepada teman-teman dan bagi semua pihak yang
membantu dalam hal penyusunan laporan hasil observasi ini.
Laporan ini berjudul “Preservasi Preventif Arsip Media Baru di Dinas
Perpustakaan Dan Kearsipan Daerah (DIPSPUSIPDA) Provinsi Jawa Barat”.
Laporan ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana implementasi preservasi
preventif arsip media baru di DISPUSIPDA, sehingga dapat diketahui tingkat
keefektifan dari implementasi dari kegiatan preservasi preventif arsip media baru di
lapangan.
Penyusun menyadari bahwa laporan ini tidak sedikit menemukan hambatan
dan kesulitan, namun berkat dorongan serta doa restu dari berbagai pihak,
Alhamdulillah semua itu dapat diatasi. Untuk itu, kami berharap kritik dan saran demi
tercapainya makalah yang baik di masa yang akan datang.
Semoga laporan hasil observasi ini bermanfaat bagi pembaca dan yang
memerlukannya. Aamiin.

Bandung, 12 Maret 2017

Penyusun,

i
 DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ................................................................................................... i
DAFTAR ISI ................................................................................................................. ii
DAFTAR GAMBAR ................................................................................................... iv
BAB I PENDAHULUAN ............................................................................................. 1
1.1 Latar Belakang ................................................................................................ 1
1.2 Rumusan Masalah ........................................................................................... 2
1.3 Tujuan ............................................................................................................. 3
1.4 Manfaat ........................................................................................................... 3
BAB II KAJIAN TEORI............................................................................................... 4
2.1 Pengertian Arsip Media Baru.......................................................................... 4
2.2 Jenis Arsip Media Baru ................................................................................... 4
2.3 Presevasi Arsip Media Baru............................................................................ 6
2.4 Preservasi Preventif Arsip Media Baru......................................................... 11
2.5 Ruang Lingkup Preservasi Preventif ............................................................ 12
BAB III HASIL OBSERVASI.................................................................................... 22
3.1 Profil Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Daerah (DISPUSIPDA) Provinsi
Jawa Barat ..................................................................................................... 22
3.2 Hasil Observasi ............................................................................................. 25
a. Jenis Arsip Media Baru di DISPUSIPDA Provinsi Jawa Barat ................... 26
b. Sarana dan Prasarana Preservasi Preventif Arsip Media Baru di
DISPUSIPDA Provinsi Jawa Barat .............................................................. 31
c. Pelaksanaan Preservasi Preventif Arsip Media Baru di DISPUSIPDA
Provinsi Jawa Barat....................................................................................... 32
d. Kelebihan dan Kekurangan Preservasi Preventif Arsip Media Baru di
DISPUSIPDA Provinsi Jawa Barat .............................................................. 37
BAB IV PENUTUP .................................................................................................... 39
4.1 Simpulan ....................................................................................................... 39

ii
 4.2 Saran ............................................................................................................. 39
DAFTAR PUSTAKA ................................................................................................. 41
LAMPIRAN ................................................................................................................ 43

iii
 DAFTAR GAMBAR
Gambar 1 Jenis Arsip Media Baru ................................................................................ 5
Gambar 2 Narasumber ................................................................................................ 25
Gambar 3 Arsip Katografi ........................................................................................... 26
Gambar 4 Arsip Film .................................................................................................. 27
Gambar 5 Arsip Video ................................................................................................ 28
Gambar 6 Arsip Foto ................................................................................................... 29
Gambar 7 Arsip Rekaman Suara ................................................................................. 30
Gambar 8 Arsip Microfilm ......................................................................................... 30
Gambar 9 Arsip Microfilm Roll.................................................................................. 31
Gambar 10 Peta yang dilapisi kertas Concorde .......................................................... 34
Gambar 11 Deskripsi Arsip Foto ................................................................................ 34
Gambar 12 Alat Pengukur Kelembapan (Dehumidifier) ............................................ 35
Gambar 13 Proyektor .................................................................................................. 35
Gambar 14 Alat Pemutar Video dan Rekaman Suara ................................................. 36
Gambar 15 Arsip Film ................................................................................................ 36

iv
 BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Dalam upaya mengembangkan dan melestarikan memori kolektif bangsa,
lembaga kearsian berupaya mengembangkan dan melestarikan ‘ingatan’ dalam
bentuk arsip, baik arsip kertas maupun arsip media baru. Dalam Undang-undang
Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, lembaga kearsipan berkewajiban
menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip statis dari lembaga-
lembaga/badan-badan pemerintahan, badan-badan swasta dan atau perorangan.
Penyelenggaraan kearsipan sehari-hari di Instansi, media kertas atau tekstual
merupakan media arsip yang umum digunakan. Namun tanpa kita sadari bahwa
dalam melaksanakan tugas dan fungsi, instansi telah menghasilkan suatu rekaman
informasi dalam bentuk khusus, yang sering disebut sebagai arsip media baru. Arsip
tersebut informasinya terekam dalam bentuk dan karakteristik yang bersifat khusus
dan memerlukan alat bantu untuk mengetahui informasi yang terkandung
didalamnya.
Selain itu kemunculan komputer juga telah menciptakan arsip bentuk baru, yang
kita kenal dengan ‘arsip elektronik’ dengan dipergunakannya komputer sebagai
sarana kerja maka hasil kerja perkantoran banyak dibuat, didistribusikan, disimpan,
serta ditemukan kembali dengan menggunakan komputer. Satu hal yang perlu dicatat
disini adalah bahwa pada masa-masa mendatang jenis arsip ini nampaknya lebih
mendominasi dibandingkan jenis arsip kertas, sehingga tidak dapat dipungkiri lagi,
bahwa Instansi sebagai pencipta arsip harus mensikapi perkembangan teknologi
informasi ini dengan baik.
Oleh karena itu arsip sebagai sumber informasi, pusat ingatan, alat bukti,
sekaligus sebagai referensi kerja, yang terdiri dari berbagai bentuk baik kertas
maupun media baru perlu dikelola dengan baik dengan dukungan sistem yang baku,

1
organisasi yang mantap, tenaga-tenaga yang professional dan anggaran yang
memadai.
Dengan demikian setiap arsip statis yang telah diserahkan ke lembaga kearsipan,
baik melalui proses akuisisi dari sumber langsung maupun sumber tidak langsung,
harus ditata diamankan, dan dilestarikan fisik dan informasinya. Kegiatan pelestarian
arsip media baru tersebut dimulai dari penyimpanan arsip media baru di tempat
penyimpanan Arsip (depo). Dilanjutkan kemudian dengan pemeliharaan dan
pengamanan arsip. Pengamanan dan perlindungan dapat dilakukan dengan baik
apabila fisiknya telah tertata. Dengan kondisi arsip yang tertata secara fisik
diharapkan dapat memudahkan akses dan layanan arsip media baru.
Preservasi arsip merupakan proses dan kerja dalam rangka perlindungan fisik
arsip terhadap kerusakan atau unsur perusak dan restorasi/reparasi bagian arsip yang
rusak atau arsip yang rusak. Preservasi arsip perlu dilakukan terhadap setiap jenis
arsip termasuk arsip media baru. Hal ini bertujuan untuk menjaga keutuhan arsip dan
memelihara arsip dari kemungkinan terjadinya kerusakan arsip. Sebelum terjadinya
kerusakan arsip, maka perlu dilakukan preservasi yang bersifat pencegahan terhadap
kerusakan arsip yaitu preservasi prevetif. Karena jika tidak dilakukan upaya
pencegahan tersebut maka akan berdampak buruk bagi fisik maupun isi informasi
arsip. Oleh karena itu preservasi preventif merupakan salah satu hal penting dalam
penyimpanan dan pelestarian arsip media baru.
1.2 Rumusan Masalah
Rumusan masalah yang terdapat dalam laporan hasil observasi ini adalah
sebagai berikut.
a. Bagaimana profil Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Daerah (DIPSPUSIPDA)
Provinsi Jawa Barat?
b. Bagaimana proses preservasi preventif arsip media baru di Dinas Perpustakaan
Dan Kearsipan Daerah (DIPSPUSIPDA) Provinsi Jawa Barat?

2
1.3 Tujuan
Tujuan dari penyusunan laporan hasil observasi ini adalah sebagai berikut.
a. Untuk mengetahui profil Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Daerah
(DISPUSIPDA) Provinsi Jawa Barat.
b. Untuk mengetahui preservasi preventif arsip media baru di Dinas Perpustakaan
Dan Kearsipan Daerah (DISPUSIPDA) Provinsi Jawa Barat.
1.4 Manfaat
Manfaat laporan hasil observasi ini, berguna bagi:
a. Bagi mahasiswa/Dosen
Bermanfaat untuk bahan referensi selanjutnya, ketika akan melakukan
observasi di tempat yang sama atau tempat yang berbeda mengenai preservasi
preventif arsip media baru di suatu lembaga atau organisasi.
b. Bagi masyarakat
Bermanfaat untuk bahan referensi ketika ingin mengetahui preservasi
preventif arsip media baru di Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Daerah
(DISPUSIPDA) Provinsi Jawa Barat.

3
 BAB II
KAJIAN TEORI
2.1 Pengertian Arsip Media Baru
Lahirnya arsip media baru dilatarbelakangi oleh perkembangan berbagai
informasi, pelayanan prima instansi pemerintah, keusangan media atau format arsip,
dan bertambahnya khazanah arsip.
Pengertian Arsip media baru dijelaskan dalam Prosedur Tetap No. 18 Tahun
2011 (ANRI, hlm. 2) yaitu arsip yang media rekamnya berbasis pada perkembangan
teknologi yang banyak bermunculan pada zaman ini, seperti film, video, kaset
rekaman suara, mikrofilm. Sedangkan menurut Euis Shariasih dalam (Muhidin dan
Winata, 2016, hlm. 405) yang disebut dengan arsip media baru adalah sebagai
berikut:
“Arsip media baru adalah arsip yang isi informasi dan bentuk fisiknya direkam
dalam media magnetik, gambar statik, dan rekaman suara yang diciptakan dalam
rangka melaksanakan kegiatan organisasi ataupun perorangan”.
Dengan demikian, yang dimaksud dengan arsip media baru adalah arsip yang
isi informasinya direkam dengan berbasis perkembangan teknologi dan bentuk
fisiknya terekam dalam bentuk elektronik dengan menggunakan peralatan khusus,
dimana yang termasuk dalam kategori arsip media baru adalah arsip elektronik dan
arsip jenis lain yang tidak berbasis kertas.
2.2 Jenis Arsip Media Baru
Berdasarkan medianya, arsip dibagi menjadi dua macam yaitu, 1) arsip
konvensional, yang terdiri dari arsipkertas, arsip foto, dan arsip peta. 2) arsip media
baru, yang terdiri atas arsip audia visual, arsip elektronik/computer, dan arsip
mikrografik (Muhidin dan Winata, 2016, hlm. 405).

4
 Arsip Audio Visual

Arsip Elektronik /
Arsip Media Baru
Komputer

Arsip Mikrografik

Gambar 1
Jenis Arsip Media Baru

a. Arsip Audia Visual

Arsip audio visual adalah arsip yang informasinya dapat dipandang dan/atau
didengar. Arsip audio visual terdiri atas sebagai berikut:
1. Arsip Citra Bergerak
Arsip vitra bergerak yaitu arsip yang informasinya terekam dalam media citra
bergerak,seperti film gambar hidup, (motion picture) dan video, yang diciptakan
dengan teknik dan peralatan khusus. Arsip yang termasuk dalam kategori ini
adalah:
a) Arsip film, adalah arsip yang isi informasinya berupa citra bergerak (moving
image), terekam dalam rangkaian gambar foto grafik dan suara pada bahan
dasar film, yang penciptaannya menggunakan rancangan teknis dan artistic
dengan perlatan khusus.
b) Arsip video, adalah arsip yang isi informasinya berupa berupa citra bergerak
(moving image), terekam dalam rangkaian gambar foto grafik dan suara pada
pita magnetic, yang penciptaannya menggunakan media teknologi elektronik.
2. Arsip Citra Statik
Arsip citra statik yaitu arsip yang isi informasinya berupa citra tetap (still
image), terekam dalam rangkaian gambar foto grafik pada bahan dasar film, yang
penciptaannya menggunakan peralatan khusus berupa kamera dan hasilnya dapat

5
 berupa film negatif, positif, atau digital foto dan slide. Arsip foto adalah arsip
yang isi informasinya berupa citra tetap (still image), terekam dalam rangkaian
gambar foto grafik pada bahan dasar film, yang penciptaannya menggunakan
peralatan khusus berupa kamera dan hasilnya dapat berupa film negatif, positif,
atau digital foto.
3. Arsip Rekaman Suara
Arsip rekaman suara adalah arsip yang informasinya terekam dalam sinyal suara
(sound recording) dengan menggunakan sistem perekam tertentu, pada umumnya
terekam dalam pita magentik, yang penciptaannya menggunakan media teknologi
elektronik.
4. Arsip Mikrografik
Arsip mikromagnetik adalah arsip yang isi informasinya berupa citra tetap
(still image), terekam dalam rangkaian gambar foto grafik pada bahan dasar film,
yang penciptaannya menggunakan kamera khusus microfilm atau microfiche.
Microfilm salinan fotografis dalam bentuk lebih kecil atau miniatur gambar
atau teks yang terekam dalam media rol film yang penciptaannya dengan
menggunakan alat fotografi.nukuran rol filmnya bias 16 mm, 25 mm, 105 mm,
serta dapat dibuat dari sumber film dokumen atau output komputer.
Microfiche lembaran film yang berisi banyak miniatur gambar atau citra
dalam suatu pola/kisi (frame). Jenis ukuran microfiche pada umunya adalah 4 x 4
inchi dan ukuran terdekat adalah 105 x 148 mm serta menyimpan 98 halaman
dokumen/fiche (dengan 24 kali pengecilan) (Muhidin dan Winata, 2016, hlm.
407-410).
2.3 Presevasi Arsip Media Baru
a. Pengertian Preservasi Arsip
Setiap arsip dalam bentuk atau media apapun dapat mengalamai
kerusakan, seperti sobek, terkena karat, korosi tinta, berjamur, digigit
serangga, dan sebagainya. Untuk melindungi dan mencegah arsip dari faktor-

6
faktor perusak arsip dapat mengancam kelestarian arsip, harus dilakukan
tindakan pelestarian atau preservasi arsip.
Dalam konsep kearsipan, istilah ”pelestarian arsip” sering digunakan
sebagai pengganti istilah “preservasi arsip” atau sebaliknya. Kedua istilah ini
pada dasarnya adalah tindakan yang dilakukan untuk memungkinkan arsip
statis baik fisik dan informasinya dapat disimpan dan dipertahankan selama
mungkin di lembaga kearsipan.
Azmi dalam jurnalnya (Azmi, 2012, hlm. 134) mengungkapkan
pengertian preservasi arsip menurut beberapa ahli, yaiut menurut Ellis (1993)
yang menyebutkan bahwa
“Preservasi adalah tindakan yang memungkinkan bahan arsip dapat
dipertahankan dalam jangka waktu lama melalui kegiatan
penyimpanan, perlindungan, dan pemeliharaan arsip statis di lembaga
kearsipan”. Kemudian Walne (1988) mendefinisikan “preservasi
sebagai proses perlindungan arsip dari kerusakan ataupun penurunan
daya tahan serta tindakan perbaikan terhadap arsip yang mengalami
kerusakan atau penurunan”. Sementara itu, menurut Bellardo (1992),
menyebutkan “termasuk dalam kegiatan preservasi adalah
memindahkan informasi arsip yang terekam dalam suatu media ke
media lainnya, misalnya ke microfilm”.
Pada Kamus Besar Bahasa Indonesia dalam (Anto dkk, 2007, hlm.
16), arti kata preservasi adalah pemeliharaan, penjagaan, pelestarian dan
perlindungan (Kamus Besar Bahasa Indonesia). Apabila ditambahkan kata
“Arsip” maka menjadi “preservasi arsip” yang dapat diartikan sebagai
pengawetan, pemeliharaan, penjagaan, pelestarian dan perlindungan terhadap
arsip.
Kemudia menurut ANRI dalam (Muhidin dan Winata, 2016, hlm. 343)
yang dimaksud dengan preservasi atau pelestarian arsip adalah keseluruhan
proses dan kerja dalam rangka perlindungan arsip terhadap kerusakan arsip

7
atau unsur perusak dan restorasi atau perbaikan (reparasi) bagian arsip yang
rusak.
Berdasarkan beberapa pengertian tersebut di atas maka dapat
disimpulkan bahwa konsep ”preservasi” dan konsep ”pelestarian” memiliki
makna dan lingkup yang sama yaitu kegiatan pemeliharaan, perawatan,
penyimpanan, dan pengamanan atau perlindungan arsip statis baik fisik dan
informasinya, bahan serta peralatan yang digunakan. Jadi, preservasi atau
pelestarian arsip statis secara umum bertujuan untuk melindungi fisik dan
informasi arsip statis agar memiliki ketahanan yang optimal, menghindarkan
kerusakan sehingga fisik dan informasi yang dikandunganya dapat terlindungi
selama mungkin.
Secara garis besar terdapat tiga kegiatan preservasi arsip, antara lain:
1. Pemeliharaan arsip dari berbagai faktor perusak, baik yang disebabkan
oleh faktor internal maupun eksternal. Kegiatan pemeliharaan arsip
dilakukan dengan melakukan kegiatan penyimpanan arsip sesuai dengan
standard penyimpanan arsip, baik peralatan, kondisi ruang penyimpanan,
sampai suhu dan kelembapapan ruang penyimpanan, dan lain-lain.
2. Perawatan dan perbaikan (restorasi) arsip yang mengalami kerusakan
sebgai akibat pemeliharaan yang tidak baik, bencanan, atau salah
penggunaanya, dan sebagainya.
3. Reproduksi arsip dalam rangka pelestarian informasi yang terkandung
dalam media arsip, diantaranya melalui kegiatan alih media arsip (ANRI:
Modul Preservasi Arsip Statis, hlm. 3).
Hal tersebut sama seperti yang dijelaskan dalam jurnal (Azmi, 2012,
hlm. 136) bahwa preservasi atau pelestarian arsip meliputi kegiatan berikut:
1. Pemeliharaan dan penjagaan arsip statis terhadap berbagai faktor perusak
arsip, baik yang diakibatkan oleh faktor internal maupun faktor eksternal
(tindakan yang bersifat pencegahan atau preventif).

8
 2. Perawatan dan perbaikan terhadap arsip statis apabila suatu waktu terjadi
kerusakan (tindakan yang bersifat kuratif atau korektif).
3. Pengamanan dan perlindungan terutama terhadap informasi yang
terkandung dalam arsip statis.
Sedangkan menurut Sugiarto dalam bukunya (Sugiarto, 2005, hlm. 84)
pelaksanaan preservasi preventif adalah sebagai berikut :
1. pemilihan jenis sarana simpan
2. pemilihan media simpan arsip
3. pengaturan suhu dan kelembapan
4. pemberian kamperisasi dan silicagel
5. pembersihan lingkungan fumigasi
b. Sarana dan Prasarana Preservasi Arsip
Prasarana dan sarana preservasi arsip yang digunakan untuk
mendukung kelestarian arsip statis sesuai dengan bentuk dan media arsip
seperti arsip kertas, foto, kaset, video, film, peta, kartografi dan
kearsitekturan, digital/elektronik (berbasis teknologi informasi dan
komunikasi) antara lain:
1. Prasarana dan sarana pemeliharaan arsip, untuk mendukung penyimpanan,
penataan, dan pengamanan arsip dari pencurian dan/atau bahaya
kebakaran pada ruangan penyimpanan arsip statis di depot;
2. Prasarana dan sarana restorasi arsip, untuk mendukung kegiatan perawatan
dan perbaikan arsip dalam berbagai bentuk dan media;
3. Prasarana dan sarana pengelolaan arsip, untuk mendukung kegiatan
reproduksi (alih media, copy) arsip dalam berbagai bentuk dan media.
(Azmi, 2012, hlm. 142).
Adapun sarana dan prasarana yang digunakan dalam pelaksanaan
preservasi arsip adalah sebagai berikut:
1. Gedung dan ruangan penyimpanan yang representif.
2. Pedoman dan standar preservasi

9
 3. Laboratorium
4. Peralatan dan Alih media
5. Rak, lemari, AC, Dehumidifier, Thermometer, Hygrometer,
Thermohygrometer, Trolly, Leafcaster, rewinder, video tape cleaner, film
cleaner, telecine, stein back, kamera microfilm, mesin prosesing,
komputer, scanner
6. Wadah penyimpanan arsip (boks, container, amplop). (Muhidin dan
Winata, 2016, hlm. 351).
c. Tujuan dan Prinsip Preservasi Arsip
Preservasi atau pelestarian arsip merupakan proses dan kerja dalam
rangka perlindungan fisik arsip terhadap kerusakan atau unsur perusak dan
restorasi/reparasi bagian arsip yang rusak atau arsip yang rusak. Preservasi
arsip merupakan usaha yang dilakukan agar arsip terhindar dari segala faktor
perusak dan pemusnah arsip. Faktor perusak tersebut dapat disebabkan oleh
dari dalam fisik arsip itu sendiri maupun penyebab dari luar fisik arsip
tersebut (ANRI: Modul Preservasi Arsip Statis, hlm. 3).
Sejalan dengan pendapat menurut Sugiarto (2005, hlm. 84) yang
menjelaskan bahwa preservasi atau pelestarian arsip merupakan proses dan
kerja yang memiliki tujuan dalam rangka perlindungan fisik arsip terhadap
kerusakan atau unsur perusak dan restorasi/reparasi bagian arsip yang rusak,
yang disebabkan oleh faktor dari dalam (intrinsik) arsip itu sendiri maupun
faktor dari luar fisik arsip itu sendiri (ekstrinsik). Faktor intrinsik adalah
kerusakan yang berasal dari dalam fisik arsip itu sendiri, misalnya kualitas
kertas, pengaruh tinta, pengaruh lem perekat dan sebagainya. Faktor ekstrinsik
adalah kerusakan yang berasal dari luar benda atau fisik arsip contohnya
lingkungan, biologis, kimiawi, kelalaian manusia, dan bencana alam. Upaya
melakukan preservasi arsip bertujuan untuk menjamin keselamatan dan
kelestarian arsip statis, yang dilakukan secara preventif dan kuratif.

10
 Kemudian menurut Muhidin dan Winata (2016, hlm. 344) kegiatan
preservasi arsip bertujuan untuk melindungi fisik arsip agar tahan lama,
menghindarkan kerusakan arsip sehingga kandungan informasinya dapat
terjaga selamanya. Adapun prinsip-prinsip preservasi menurut Mustari Irawan
dalam (Muhidin dan Winata, 2016, hlm. 344), sebagai berikut:
1. Dilaksanakan dengan mempertahankan autentisitas dan reliabilitas arsip.
2. Dilaksanakan sejak arsip dinyatakan sebagai arsip permanen
3. Penyimpanan arsip memperhatikan media penyimpanannya.
4. Penyimpanan arsip dilaksanakan pada ruang simpan yang memenuhi
syarat dengan suhu dan kelembapan udara yang stabil.
5. Perawatan arsip dilaksanakan dengan tingkat ketelitian yang tinggi.
2.4 Preservasi Preventif Arsip Media Baru
Preservasi preventif adalah preservasi yang bersifat pencegahan terhadap
kerusakan arsip, melalui penyediaan sarana dan prasarana, perlindungan arsip, serta
metode pemeliharaan arsip. Dalam Peraturan Menteri Penertiban Aparatur Negara
Nomor 22 tahun 2008 dalam (Sugiarto, 2005, hlm. 76) upaya melakukan preservasi
arsip bertujuan untuk menjamin keselamatan dan kelestarian arsip statis, yang
dilakukan secara preventif dan kuratif.
Untuk efektivitas dan efisiensi, sebaiknya dalam implementasi program
preservasi arsip, lembaga kearsipan harus mengutamakan preservasi yang bersifat
preventif atau pencegahan karena jika arsip terlanjur rusak akan sangat sulit untuk
mengembalikan seperti kondisi/keadaan semula, serta informasi yang terkandung di
dalamnya tidak dapat digunakan secara optimal. Dengan demikian, preservasi yang
paling penting pada saat ini adalah preservasi yang bersifat preventif atau pencegahan
dan preservasi yang bersifat kuratif atau koreksi atau perbaikan terhadap arsip yang
mengalami kerusakan atau degradasi.
Terdapat beberapa tindakan preservasi preventif diantaranya adalah sebagai
berikut:

11
 1. Semua usaha yang dilaukan untuk mencegah dan memperlambat kerusakan
seperti tempat penyimpanan arsip statis yang stabil.
2. Sarana dan prasarana yang sesuai.
3. Penanganan arsip statis yang baik melalui pengawasan dan inspeksi.
4. Pengendalian hama terpadu.
5. Setiap fungsi kearsipan melibatkan semua aspek preservasi.
6. Keamanan dan kebersihan fasilitas arsip statis sehingga terlindungi dari hal-
hal yang membahayakan arsip (Azmi, 2012, hlm. 140).

2.5 Ruang Lingkup Preservasi Preventif

a. Penyimpanan arsip media baru
Arsip medi baru disimpan dalam suatu depo arsip, yaitu bangunan
yang dirancang khusus untuk memenuhi kebutuhan pelestarian terhadap arsip
yang tersimpan di dalamnya. Adapun aspek yang termasuk ke dalam
penyimpana arsip media baru adalah sebagai berikut: (Muhidin dan Winata,
2016, hlm. 350-354).
1. Lokasi depo. Hal yang perlu diperhatikan berkaitan dengan lokasi depo
adalah:
a) Lokasi depo harus menghindari daerah yang struktur tanah labil,
rawan bencana, dekat laut, kawasan industri, pemukiman penduduk,
bekas hutan dan perkebunan.
b) Harus menghidari daerah yang berdekatan dengan instalasi militer,
lapangan terbang, dan rel kereta api.
c) Harus menghindari lingkungan yang memiliki tingkat risiko kebakaran
sangat tinggi.
2. Ruangan depo
a) Ruangan depo penyimpanan arsip kertas dan audio visual harus
terpisah, karena berbeda jenis arsip dan penanganannya.

12
 b) Mempunyai suhu dan kelembapan yang stabil. Adapun suhu dan
kelembapan yang dipersyaratkan bagi berbagai jenis arsip media baru,
antara lain (Kepka ANRI No. 12/2000) :
1) Film hitam putih (klise, slide negative, cine film, xrays/hasil foto
rontgen, microfilm, mikrofis, dan glass plate photos): Suhu < 180C
+ 20C, kelembapan 35%.
2) Film berwarna (klise, slide negative, cine film): Suhu < 50C ,
kelembapan 35% + 5%.
3) Media magnetic (video, rekaman suara). Suhu < 180C + 20C,
kelembapan 35% + 5%.
c) Harus adanya pemantauan suhu, kelembapan dan kualitas udara
dilakukan secara berkala, yaitu satu minggu sekali. Alat untuk
mengukur suhu yaitu: thermohygrometer, thermohygrograph.
d) Untuk mengukur kelembapan udara digunakan alat dehumidifier.
Selain itu bias menggunakan silicagel yang mampu menyerap uap air
dari udara.
3. Jendela Depo
Harus seminim mungkin, itupun harus agak menjorok ke dalam
untuk mengurangi energy sinar ultraviolet dari cahaya matahari, jendela
kaca diberi UV filtering polyster film atau flexy glass type UF – 3. Selain
cahaya dari matahari, sinar ultraviolet berasal dari lampu. Untuk itu lampu
neon merupakan cahaya langsung untuk penerangan. Lampu harus
dimatikan bilamana ruangan tidak dipakai. Pada depo akan lebih baik
apabila ada alat untuk mengukur untensitas dan kandungan ultraviolet,
yaitu Lux Meter atau UV Monitor.
4. Rak arsip.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan berkaitan dengan rak arsip
adalah sebagai berikut:

13
 a) Rak yang digunakan harus cukup kuat menahan beban arsip dan selalu
dalam keadaan bersih
b) Jarak aman antara lantai dan rak terbawa adalah 85-150 mm untuk
memperoleh sirkulasi udara, mudah membersihkan lantai, serta
mencegah bahaya banjir.
c) Arsip tidak disimpan di bagian atas rak karena berdekaran dengan
lampu dan untuk menghindarkan kemungkinan adanya tetesan air dari
alat penyembur api yang rusak atau atap yang bocor.
d) Rak terbuat dari logam yang dilapisi anti-karat dan anti-gores, baik itu
arsip kertas atau arsip film. Khusus untuk arsip berbahan magnetic
(video dan rekaman suara) rak sebaiknya tidak mengandung medan
magnet.
e) Rak diberi label yang jelas sesuai denganisi sehingga dapat mudah
mengatur khazanah arsip. Rak yang berupa laci sebaiknya memiliki
kenop dan mulut/tepi dibagian depan dan belakang untuk menghindari
jatuhnya arsip.
5. Boks arsip
Boks memiliki peranan dalam mengurangi kerusakan arsip akibat
pengaruh perubahan suhu dan kelembapan, debu, dan penanganan yang salah.
a) Arsip foto. Beberapa hal yang perlu diperhatikan berkaitan dengan boks
adalah sebagai berikut:
1) Foto tersimpan terpisah dalam amplop yang bersifat netral.
2) Satu amplop berisi satu lembar foto.
3) Amplop dan label yang rusak segera diganti.
4) Kumpulan amplop foto dapat disimpan dalam boks bebas dan bebas
lignin sesuai dengan ukuran amplop foto dan disusun secara bertikal.
b) Arsip film. Beberapa hal yang perlu diperhatikan berkaitan dengan boks
adalah sebagai berikut:

14
 1) Boks atau rak (container) menggunakan bahan yang secara kimia
stabil, dirancang tepat, ringan, rapat, tertutup, dan tidak
menimbulkan karat.
2) Container tidak tertutup dengan plester.
3) arsip film dalam container disimpan secara horizontal.
c) Arsip video dan rekaman suara. Beberapa hal yang perlu diperhatikan
berkaitan dengan boks adalah sebagai berikut:
1) Video tape disimpan dalam pembungkus asli dalam kotak plastic
bukan PVC.
2) Video tape disusun dalam rak kayu (rak non magnetis) dan disimpan
secara lateral.
3) Container tidak ditumpuk diatas yang lain.
6. Tata terbit untuk ruang penyimpanan arsip
a) Dilarang merokok
b) Jaga kebersihan
c) Dilarang membawa makanan dan minuman
d) Selain petugas depo/yang berwenang dilarang masuk kecuali seijin
kepala bidang/kasubid bidang pengelolaan dan pelestarian arsip.
e) Matikan lampu bila ruangan kosong.
f) Kunci pintu trails atau pintu masuk bila ruangan tidak dipakai.
g) Kontrol suhu kelembapan alat pemadam api secara berkala.
Dalam penyimpanan arsip media baru perlu dilakukan pemeliharaan
keamanan ruang penyimpanan arsip media baru sebagaimana yang dijelaskan
dalam Prosedur Tetap No. 19 Tahun 2011 (ANRI, hlm. 5) dimana
Arsiparis/Penata Arsip di Subdit Penyimpanan Arsip Media Baru mengecek dan
mencatat suhu dan kelembaban ruangan depo pada pagi dan sore hari,
membersihkan rak arsip dan lantai ruangan, mengunci rak arsip dan mematikan
lampu depo pada sore hari, membuat laporan kondisi keamanan arsip media baru
dan kebersihan serta kondisi suhu dan kelembaban ruangan, melaporkan kondisi

15
ruangan depo, suhu dan kelembaban kepada Para Kasie di Subdit Penyimpanan
Arsip Media Baru.
b. Alat-alat preservasi preventif
Ada beberapa alat-alat yang dapat mencegah kerusakan arsip media baru,
antara lain:
1) Air Conditioner (AC), pada depo arsip statis di daerah tropis seperti di
Indonesia AC memang diperlukan. Yaitu untuk menjaga suhu yang ideal
antara 18-22 C dan kelembapan berkisar 40 – 60 % RH. Untuk control suhu
dan kelembapan pada depo perlu di pasang Thermohygrometer.
2) Dehumidifier, alat untuk mengurangu kelembapan udara dan ruangan. Alat ini
dapat menyerap air dari udara. Sebaiknya diletakkan di luar ruangan karena
alat ini mengeluarkan panas yang berbahaya bagi arsip.
3) Air Cleaner dan Vacum Cleaner. Bahan-bahan pencemaran seperti debu dan
partikel-partikel lain seperti diuraikan pada bab II no 1 C, dapat dikurangi
dengan memasang air cleaner (alat pembersih udara). Sedangkan alat untuk
menyerap debu dan partikel lainnya yang berada dalam kertas/rak dapat
digunakan vacuum cleaner secara berkala dan teratur.
4) Alat pencegahan kebakaran. Pada depo arsip di pasang Smoke Detektor
(pemadam api secara otomatis), Hidrant Alarm, tabung-tabung pemadam
kebakaran. Alat-alat pemadam api ini diletakkan pada tempat yang mudah
dijangkau dengan cepat. Semua alat-alat tersebut harus dilakukan control
secara berkala untuk mengetahui tetap berfungsi. Tanda-tanda larangan
merokok dapat dipasang di setiap pintu masuk. Selain itu kabel-kabel listrik
harus di control secara teratur.
c. Fumigasi
Fumigasi merupakan tindakan pengasapan yang bertujuan mencegah
mengobati dan mensterilkan arsip-arsip dari pengaruh jamur, serangga dan
binatang pengerat. Sebagaimana dituangkan didepan, serangga seperti Silver
fish, kecoa, kutu buku, rayap, ngenat, dan sejenisnya adalah binatang perusak

16
arsip. Untuk itu perlu adanaya tindakan pencegahan dan pembasmian dengan
fumigasi (Herdiyanto, dkk, 2012, hlm. 38).
1. Macam-macam Fumigasi
a) Fumigasi di ruang Transit
Ruang transit fumigasi perlu dibuat secara permanen. Ruang ini
berguna untuk transit arsip yang datang sebelum masuk depo
penyimpanan. Hal ini untuk membasmi serangga dan micro organisme
yang bias menyebar ke ruang penyimpanan. Ruangan harus tertutup rapat
dan kedap udara. Pada ruangan dilengkapi dengan 2 buah blower yang
berfungsi untuk membersihkan sisa-sisa fumigasi.
b) Fumigasi Total
Pelaksanaan fumigasi pada seluruh ruangan depo. Berbeda dengan
fumigasi pada ruangan transit fumigasi yang bias dilakukan sewaktu-
waktu, fumigasi ini dilakukan dalam dua kali dalam 1 tahun.
2. Pelaksanaan Fumigasi
a) Pastikan ruangan yang akan di fumigasi tertutup rapat. Pintu (termasuk
bagian bawah pintu) jendela dan lubang-lubang harus di tutup dengan
lakban.
b) Lebih baik bila ada alat-alat elektronik seperti, computer, radio
dikeluarkan.
c) Membuka buku-buku arsip meregangkan roll opeck dan mereganggang
arsip-arsip lainnya.
d) Petugas harus memakai masker anti gas, sarung tangan, dan pakaian
pelindung seluruh tubuh.
e) Siapkan gas detector untuk mencegah kebocoran diluar ruangan.
f) Selama fumigasi lingkungan depo harus tertutup, bila perlu ditempeli
tulisan : “ÄDA FUMIGASI/AWAS GAS BERACUN”

17
d. Penanganan arsip media baru
Dalam penanganan arsip media baru perlu diperhatikan hal-hal berikut:
1. Arsip film. Penangan arsip film meliputi sebagai berikut:
a) Hindarkan menyentuh emulsi, yaitu bagian yang mudah rusak dan
tempat terekamnya cerita atau gambar. Film dipegang dengan ujung
jari pada bagian pinggir.
b) Film digulung pada spool dengan ketegangan sedang. Idealnya
ketegangan gulungan adalah jika suatu film persis bergerak bersama
spool.
c) Gunakan selalu spool yang sesuai dengan lebar film.
d) Setelah proyeksi dilakukan, film digulung ulang dengan ketegangan
yang cukup untuk mencegah film merosot atau lepas dan
menyebabkan goresan kecil sewaktu proyektor menarik film melewati
gate proyeksi.
e) Sambungkan beberapa feet leader putih pada awal (head) film dan
akhir (tail) film yang akan menjaga kerusakan selama pengikatan dan
proyeksi.
f) Gulung film sampai tail pada core secara rapat, rata dalam rol sampai
akhir.
g) Proyektor selalu dibersihkan dengan sikat kecil sebelum
memproyeksikan film untuk membuang rambut-rambut atau debu
yang mengganggu gambar proyeksi dan menyebabkan rusaknya film.
h) Jika selama pemutaran film, proyektor menunjukkan reaksi yang aneh
atau terdengar suara yang tidak seperti biasa, ini merupakan gejala
penyebab kerusakan. Hentikan proyektor dengan segera, dan periksa
untuk meyakinkan film terpasang dengan baik. Perbaikan secara
teratur pada proyektor akan memperkecil kemungkinan terhadap
kerusakan semacam itu.
2. Arsip foto. Penanganan arsip foto meliputi:

18
 a) Hindarkan foto dari sentuhan jari tangan, karena jari manusia
mengandung asam. Sebaiknya menggunakan nylon tipis atau sarung
tangan katun putih dengan cara memegang pada bagian belakang foto.
b) Hindarkan arsip sebgai alas untuk menulis.
3. Arsip video, penanganannya meliputi:
a) Merawat dan memonitor peralatan playback.
b) Melengkapi peralatan untuk masing-masing format. Pilihan ini mahal
dan sulit karena dibutuhkan keahlian dan perlengkapan cadangan.
c) Jika selesai digunakan, kembalikan video dalam wadahnya dan simpan
dengan posisi tegak lurus untuk membantu mencegah kerusakan.
d) Sebelum disimpan, sebaiknya putar ulang dari awal sampai akhir
untuk menjamin bahwa video dapat digulung secara benar di dalam
kaset dan untuk mengembalikan akibat ketegangan gulungan yang
padat.
e) Pemutaran ulang video sekurang-kurangnya dilakukan setiap satu
tahun sekali.
4. Arsip rekaman suara. Penanganannya meliputi:
a) Hindarkan sentuhan langsung dengan permukaan tape.
b) Tape diputar ulang dari awal sampai akhir sedikitnya setiap satu tahun
sekali untuk memeriksa kondisinya dan memperkecil kecenderungan
lapisan tape yang saling menempel atau terjadinya tembus cetak (print-
trough) secara magnetic juga untuk mengurangi ketegangan tape.
c) Simpan kaset dalam keadaan bersih di dalam bungkusan dan disusun
secara tegak lurus dalam rak yang terbagi dalam penyangga setiap 10-
15 cm.
e. Akses.
Hal yang perlu diperhatikan dalam akses arsip media baru sebgai berikut:
1. Akses terhadap ruang penyimpanan dibatasi hanya pada petugas
penyimpanan atau pejabat yag berwenang. Pihak lain yang akan masuk ke

19
 ruang penyimpanan harus mendapat izin dari pejabat yang berwenang. Hal
ini berkaitan dengan keamanan, kebersihan, dan kestabilan ruang
penyimpanan.
2. Peralatan keamanan seperti kamera, alarm, kunci, dan control kunci atau
kartu yang dimiliki oleh pegawai yang diberikan kewenangan.
3. Akses terhadap ruang penyimpanan dikontrol melalui kunci atau kartu
yang dimiliki oleh pegawai yang diberikan kewenangan.
4. Arsip disimpan di tempat yang mudah diidentifikasi, diletakan, dan
diambil (informasi mengenai daftar boks dan nonor rak harus ada
sehingga arsip dapat ditemukan dengan segera). Jika dimungkinkan,
dokumentasi mengenai lokasi arsip ditinjau secara berkala.
f. Reproduksi
Salah satu upaya pengamanan informasi yang terkandung dalam arsip
adalah melakukan reproduksi. Kegiatan reproduksi adalah melakukan
penggandaan arsip ke dalam satu jenis atau media yang sama atau dengan cara
alih media ke media yang berbeda. Reproduksi bertujuan membuat salinan
yang dapat berfungsi sebagai preservation copy untuk mengamankan arsip
aslinya dan tidak digunakan jika tidak benar-benar dibutuhkan, atau sebagai
viewing copy atau reference copy (dilihat) pengguna ruang layanan informasi,
arau sebagai duplicating copy (diperbanyak) bagi kebutuhan peminat arsi di
layanan informasi.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam reproduksi arsip media baru adalah:
1. Reproduksi dilaksanakan oleh orang yang mempunyai keahlian dam
mereproduksi.
2. Reproduksi dilakukan sesuai dengan standard agar reproduksi bertahan
lama jika disimpan.
3. Pilih bahan dasar dan alat perekaman atau alat reproduksi yang baik atau
berkualitas tinggi. Gunakan bahan-bahan yang baru dan tidak
menggunakan bahan-bahan yang sudah dipakai.

20
4. Pilih bahan-bahan yang lebih aman, mudah diakses, dan format yang
digunakan tidak cepat tua atau using.
5. Simpan hasil reproduksi terpisah dengan arsip asli.
6. Tentukan arsip yang akan di reproduksi.
7. Arsip yang mulai rusak, baik karena faktor internal maupun eksternal.
8. Arsip yang bahan dan peralatan (termasuk suku cadagnya) untuk
memanfaatkannya sudah mulai jarang di pasaran.
9. Arsip yang isi informasinya sering digunakan atau dimanfaatkan oleh
peminat arsip.
Selanjutnya untuk proses reproduksi arsip media baru, dapat dilakukan
sebagai berikut:
1. Arsip film dapat dipindahkan ke dalam bentuk video dan video ke bentuk
video lainnya. Untuk perlindungan arsip film jangka panjang, film di salin
ke dalam bentuk film.
2. Negative film, dapat disimpan sebagai persediaan untuk membuat print
(positif film).
3. Arsip video dilakukan reproduksi dari format lama ke format baru.
4. Mereproduksi arsip rekaman suara merupakan hal utama dalam
pemeliharaan dan perlindungan arsip rekaman suara.

21
 BAB III
HASIL OBSERVASI
3.1 Profil Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Daerah (DISPUSIPDA)
Provinsi Jawa Barat
Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Daerah
Nama Instansi :
(DISPUSIPDA) Provinsi Jawa Barat.
Jl. Kawaluyaan Indah II No. 4, Jatisari, Buahbatu,
Alamat Instansi :
Kota Bandung, Jawa Barat 40286
Telepon : 022-7320048 / 022-7320049
Email : dispusipda@jabarprov.go.id
1. Visi Misi Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Daerah (DISPUSIPDA)
Provinsi Jawa Barat
 VISI
Visi dari Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Daerah (DISPUSIPDA)
Provinsi Jawa Barat adalah:
“Perpustakaan Mencerdaskan Masyarakat dan Kearsipan Pilah
Akuntabilitas”.
 MISI
Misi dai Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Daerah (DISPUSIPDA)
Provinsi Jawa Barat yaitu sebagai berikut:
1. Mewujudkan pembudayaan kegemaran membaca masyarakat;
2. Menyediakan arsip sebagai bahan bukti autentik penyelenggaraan
pemerintahan daerah dan sumber informasi publik;
3. Mengembangkan dan melestarikan bahan perpustakaan dan arsip
untuk kepentingan IPTEK;
4. Meningkatkan pembinaan perpustakaan dan kearsipan;
5. Meningkatkan pelayanan perpustakaan dan kearsipan berbasis TIK.

22
2. Sejarah Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Daerah ( DISPUSIPDA)
Provinsi Jawa Barat
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Provinsi Jawa Barat
(DISPUSIPDA) terbentuk dengan Peraturan Daerah Provinsi Jawa Barat
Nomor 06 Tahun 2016 tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah
Provinsi Jawa Barat. Sebelumnya, DISPUSIPDA berbentuk Badan dengan
nama Badan Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Provinsi Jawa Barat
(BAPUSIPDA). BAPUSIPDA dipimpin oleh Hj. Tati Iriani, S.H, M.M.
dengan jumlah unit kerja sebagai berikut:
1) Sekretariat, yang membawahi :
a. Subbagian Perencanaan dan Program;
b. Subbagian Keuangan; dan
c. Subbagian Kepegawaian dan Umum.
2) Bidang Deposit dan Pengolahan Bahan Pustaka;
3) Bidang Pemberdayaan Perpustakaan dan Pengembangan Budaya Baca;
4) Bidang Layanan Otomasi Perpustakaan dan Kearsipan;
5) Bidang Pengelolaan Kearsipan; dan
6) Bidang Akuisisi dan Pelestarian.
Pada tahun 2016, tepatnya pada tanggal 11 Januari 2016, Hj. Tati Iriani, S.H,
M.M digantikan oleh ibu Dr. Hj. Nenny Kencanawati, M. Si sebagai Kepala
Badan Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Provinsi Jawa Barat dengan dilantik
oleh Gubernur Jawa Barat, Ahmad Heryawan di Aula Timur Gedung Sate,
Bandung. Dr. Hj. Nenny Kencanawati, M. Si diangkat dalam jabatan Kepala
Badan Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Provinsi Jawa Barat berdasarkan
Keputusan Gubernur Jawa Barat nomor 821.2/kep.50-BKD/2016 tanggal 8 Januari
2016 dan dilantik pada tanggal 11 Januari 2016.

23
 Dengan Perda yang baru, yaitu Peraturan Daerah Provinsi Jawa Barat Nomor
06 Tahun 2016, BAPUSIPDA berubah menjadi DISPUSIPDA dan terjadi
perubahan nomenklatur pada bidang-bidang yang ada di DISPUSIPDA, yaitu :
1) Sekretariat, yang membawahi :
a. Subbagian Perencanaan dan Pelaporan;
b. Subbagian Keuangan dan Aset; dan
c. Subbagian Kepegawaian dan Umum.
2) Bidang Perpustakaan Deposit dan Pengembangan Bahan Perpustakaan;
3) Bidang Bina Perpustakaan dan Budaya Gemar Membaca;
4) Bidang Pelayanan Perpustakaan dan Kearsipan;
5) Bidang Pengelolaan Arsip Dinamis; dan
6) Bidang Pengelolaan Arsip Statis.
Pada 22 Februari 2017, Ibu Hj. Tati Iriani, S.H., M.M. dilantik kembali
menggantikan Ibu Dr. Hj. Nenny Kencanawati, M. Si sebagai Kepala
DispusipdaProvinsi Jawa Barat, karena bu Dr. Hj. Nenny Kencanawati, M. Si.
sudah memasuki masa purnabhakti pada tanggal 01 Februari 2017.

24
3.2 Hasil Observasi

Gambar 2
Narasumber

Biodata Narasumber
NIP : 19620428 1982031 001
Nama : IMAN SUHARYANTA, SE
Tempat dan Tanggal Lahir : Sleman, 28 April 1962
Agama : ISLAM
Pangkat Terakhir : Penata Tingkat I / (III/d)
Pendidikan Terakhir : S1
Jabatan Sekarang : Arsiparis Muda
No. Hp : 082117432168
Email : iman.suharyanta@yahoo.com
DISPUSIPDA Provinsi Jawa Barat.
:
Istansi / Alamat Jl. Kawaluyaan Indah II No. 4 Soekarno-Hatta
:
No. Fax Instansi Bandung.
:
022-7320049

25
a. Jenis Arsip Media Baru di DISPUSIPDA Provinsi Jawa Barat
Sebelum membahas mengenai bagaimana proses preservasi arsip media baru
secara preventiv, terlebih dahulu kita bahas apa saja jenis-jenis arsip media baru yang
terdapat di DISPUSIPDA Provinsi Jawa Barat.
Adapaun jenis arsip media baru yang terdapat di DISPUSIPDA Provinsi Jawa
Barat adalah sebagai berikut:
1. Arsip Peta
Arsip peta adalah arsip yang informasinya tercetak dalam bentuk gambar. Sebuah
peta adalah representasi dua dimensi dari suatu ruang tiga dimensi. Ilmu yang
mempelajari pembuatan peta disebut kartografi.

Gambar 3
Arsip Katografi

2. Arsip Film
Arsip film dalah arsip yang isi informasinya berupa citra bergerak (moving
image), terekam dalam rangkaian gambar foto grafik dan suara pada bahan dasar
film, yang penciptaannya menggunakan rancangan teknis dan artistik dengan perlatan
khusus. Arsip film yang di simpan di dispusipda total keseluruhan 157 Rell.

26
 Gambar 4
Arsip Film

3. Arsip Video
Arsip video adalah arsip yang isi informasinya berupa berupa citra bergerak
(moving image), terekam dalam rangkaian gambar foto grafik dan suara pada pita
magnetik, yang penciptaannya menggunakan media teknologi elektronik. Arsip video
yang di simpan di dispusipda total keseluruhan + 500 video, arsip video tersebut
terdiri dari video HVS, video Betamax, VCD, CD.

27
 Gambar 5
Arsip Video

4. Arsip Foto
Arsip foto adalah arsip yang isi informasinya berupa citra tetap (still image),
terekam dalam rangkaian gambar foto grafik pada bahan dasar film, yang
penciptaannya menggunakan peralatan khusus berupa kamera dan hasilnya dapat
berupa film negatif, positif, atau digital foto. Arsip foto yang di simpan di dispusipda
total keseluruhan berjumlah 288.992 foto, diantaranya foto positif 150.015 foto,
sedangkan arsip foto negatif berjumlah 138.977 foto.

28
 Gambar 6
Arsip Foto

5. Arsip Rekaman Suara

Arsip rekaman suara adalah arsip yang informasinya terekam dalam sinyal suara
(sound recording) dengan menggunakan sistem perekam tertentu, pada umumnya
terekam dalam pita magentik, yang penciptaannya menggunakan media teknologi
elektronik.Arsip rekaman suara di dispusipda 724 buah

29
 Gambar 7
Arsip Rekaman Suara

6. Arsip Mikrografik
Arsip mikrografik adalah arsip yang isi informasinya berupa citra tetap (still
image), terekam dalam rangkaian gambar foto grafik pada bahan dasar film, yang
penciptaannya menggunakan kamera khusus microfilm atau microfiche.

Gambar 8
Arsip Microfilm

Microfilm salinan fotografis dalam bentuk lebih kecil atau miniatur gambar atau
teks yang terekam dalam media rol film yang penciptaannya dengan menggunakan
alat fotografi.nukuran rol filmnya bias 16 mm, 25 mm, 105 mm, serta dapat dibuat
dari sumber film dokumen atau output komputer.
Microfiche lembaran film yang berisi banyak miniatur gambar atau citra dalam
suatu pola/kisi (frame). Jenis ukuran microfiche pada umunya adalah 4 x 4 inchi dan
ukuran terdekat adalah 105 x 148 mm serta menyimpan 98 halaman dokumen/fiche
(dengan 24 kali pengecilan).

30
 Gambar 9
Arsip Microfilm Roll

b. Sarana dan Prasarana Preservasi Preventif Arsip Media Baru di

DISPUSIPDA Provinsi Jawa Barat
Terdapat beberapa sarana dan prasarana yang digunakan dalam pelaksanaan
preservasi preventif asrip media baru di DISPUSIPDA Provinsi Jawa Barat,
diantaranya adalah sebagai berikut:
1. Ruangan depo
Ruangan depo penyimpanan arsip kertas dan audio visual harus terpisah, karena
berbeda jenis arsip dan penanganannya, serta mempunyai suhu dan kelembapan yang
stabil yang disesuaikan dengan jenis arsip media baru yang terdapat di DISPUSIPDA
Provinsi Jawa Barat.
2. Rak arsip

Rak arsip yang digunakan di DISPUSPIDA Provinsi Jawa Barat yaitu rak arsip
kayu untuk semua jenis arsip media baru kecuali arsip kartografi. Arsip media baru di
simpan di rak yang terbuat dari kayu karena jika menggunakan rak besi maka akan
membahayakan keselamatan arsip dimana rak besi dapat meningkatkan keasaman
sehingga dapat mengundang karat terhadap arsip media baru. Sedangkan
penyimpanan arsip kartografi (peta) menggunakan arsip besi, karena bahan arsip
kartografi termasuk ke dalam kategori bahan kertas sehingga harus disimpan di rak
besi untuk menjaga arsip dari serangga dan perusak arsip lainnya.

31
3. Boks arsip

Boks arsip merupakan tempat dimana arsip media baru disimpan. Setiap jenis
arsip media baru disimpan dalam boks arsip yang kemudian diletakkan pad arak
arsip, kecuali arsip kartografi (peta).
4. Air Conditioner (AC)
Air Conditioner (AC) yaitu alat pengatur suhu ruangan dimana fungsinya adalah
untuk menjaga suhu yang ideal antara 18-22 C dan kelembapan berkisar 40 – 60 %
RH. Untuk pengontrol tingkat suhu dan kelembapan pada depo perlu di pasang
Thermohygrometer.
5. Dehumidifier
Dehumidifier adalah alat untuk mengatur tingkat kelembapan udara dan ruangan,
dimana alat ini dapat menyerap air dari udara untuk menjaga keselamatan arsip[
media baru.
6. Air Cleaner dan Vacum Cleaner.
Bahan-bahan pencemaran seperti debu dan partikel-partikel lain dapat dikurangi
dengan memasang air cleaner (alat pembersih udara). Sedangkan alat untuk
menyerap debu dan partikel lainnya yang berada dalam kertas/rak dapat digunakan
vacuum cleaner secara berkala dan teratur.
7. Alat pencegahan kebakaran.
Alat pencegah kebakaran tersebut terdiri dari Smoke Detektor (pemadam api
secara otomatis), Hidrant Alarm, tabung-tabung pemadam kebakaran. Alat-alat
pemadam api ini diletakkan pada tempat yang mudah dijangkau dengan cepat. Semua
alat-alat tersebut harus dilakukan kontrol secara berkala untuk mengetahui tetap
berfungsi.
c. Pelaksanaan Preservasi Preventif Arsip Media Baru di DISPUSIPDA
Provinsi Jawa Barat
1. Arsip Peta dan foto

32
a) Arsip peta dan arsip foto di DISPUSIPDA Provinsi Jawa Barat dibagi
menjadi dua yaitu arsip dari jaman Voc dan jaman Kemerdekaan.
b) Arsip peta dan arsip foto pada jaman VOC yaitu arsip yang telah diambil
sekitar tahun 1880, dan tahun 1830 berupa arsip buku perundang-
undangan (sudah di ANRI), kemudian arsip foto pada saat kemerdekaan
dan sesudah kemerdekaan, dan lain-lain.
c) Sedangkan arsip kartografi yaitu arsip sejak tahun 1950-an, 1960-an, dan
itupun sebagian sudah dialih mediakan.
d) Biasanya arsip foto di kirim dari humas, foto dimasukan ke dalam amplop
dan sudah ada deskripsi dari masing-masing foto di dalam amplop.
e) Penyimpanan harus dalam suhu yang konstan tidak berubah-rubah agar
tidak rentan rusak. Foto negatif suhunya di bawah 5oC sedangkan foto
positif 18oC. jika tidak ada informasi dalam foto tersebut di perlukan
waktu untuk menidentifikasikan deskripsinya dengan mencari teman-
temannya atau cari tekstualnya.
f) Penyimpanan arsip peta dan arsip foto yaitu disimpan pada rak arsip
khusus dengan posisi horizontal, karena jika disimpan dalam posisi
vertikal ataupun digantung maka dikhawatirkan suatu saat arsip dapat
jatuh ataupun cepat rusak.
g) Pemeliharaan arsip peta dan arsip foto sama seperti pemeliharaan arsip
kertas, akan tetapi karena bentuknya tekstual sehingga menggunakan
pelapisan kertas concorde.
h) Preservasi bukan menyeluruh perbaikan bisa dengan pemeliharaan
contohnya dengan menggunakan amplop yang kadar asamnya rendah,
setiap foto terdapat pembatas atara foto lain. Foto tidak ada perbaikan, dan
tidak boleh mengurangi aslinya.

33
 Gambar 10
Peta yang dilapisi kertas Concorde

Gambar 11
Deskripsi Arsip Foto

2. Arsip Film, Video dan Rekaman Suara

Preservasi preventif yang dilakukan terhadap arsip film, arsip video, dan arsip
rekaman suara untuk pencegahan terjadinya kerusakan terhadap fisik arsip
ataupun isi informasi arsip yaitu lebih difokuskan terhadap penyimpanan arsip itu

34
sendiri. Adapun upaya perawatan dan pencegahan kerusakan arsip film, video,
dan rekaman suara adalah sebagai berikut:
a) Penyimpanan arsip menggunakan ruangan yang khusus. Suhu pada ruangan
penyimpanan arsip harus di bawah 5oC dan harus terdapat alat pengukur
kelembapan udara untuk mencegah terjadinya kerusakan arsip.
b) Arsip harus dijaga kebersihannya yaitu dengan dilakukan washing
menggunakan cairan etanol / alkohol 90% dan kain katun bekas yang halus.
c) Dalam 6 bulan arsip harus diputar minimal satu kali untuk film negatif
termasuk kaset dan video, untuk menghindari kerusakan internal maupun
eksternal pada arsip tersebut. Jika salah penyimpanan makan film akan
membeku.
d) Gedung penyimpanan arsip harus tahan rayap, tahan gempa dan jauh dari
daerah rawan banjir.
e) Rak penyimpanan arsip (container) tidak boleh terbuat dari bahan kayu agar
rayap dan binatang lain tidak mudah masuk, dan pintu ruangan harus kuat.
f) Di dalam ruang penyimpanan arsip harus rerdapat alat fumigasi untuk
membunuh binatang seperti rayap, tikus dan sebagainya.

Gambar 12 Gambar 13
Alat Pengukur Kelembapan Proyektor
(Dehumidifier)

35
 Gambar 14 Gambar 15
Alat Pemutar Video dan Rekaman Suara Arsip Film

3. Arsip mikrografik
a) Dalam pemeliharaan arsip micrografik di DISPUSIPDA Provinsi Jawa
Barat ini menyediakan ruangan arsip yaitu terletak di lantai 4.
b) Adanya lampu penerangan, sudah menggunakan AC untuk penggunaan
suhu sendiri arsip media baru micrografik suhunya di bawah 200C
terutama microfilm seharusnya suhunya dibawah 50C.
c) Selain itu adanya blower untuk menjaga suhu diruangan agar tidak
lembab.
d) Kebersihan juga selalu dijaga setiap hari oleh petugas yang ada di
ruangan. Setiap seminggu atau dua minggu sekali dilakukan pembersihan.
Pembersihan arsip juga masih dilaksanakan secara manual.
e) Di DISPUSIPDA Provinsi Jawa Barat ini juga selalu memprioritaskan
kebersihan di lingkungan, akan tetapi masih terdapat kekurangan sarana
dan prasana untuk dapat membantu proses pemeliharaan arsip.
5) Reproduksi
Salah satu upaya pengamanan informasi yang terkandung dalam arsip
adalah melakukan reproduksi. Kegiatan reproduksi adalah melakukan

36
 penggandaan arsip ke dalam satu jenis atau media yang sama atau dengan cara
alih media ke media yang berbeda. Reproduksi bertujuan membuat salinan
yang dapat berfungsi sebagai preservation copy untuk mengamankan arsip
aslinya dan tidak digunakan jika tidak benar-benar dibutuhkan, atau sebagai
viewing copy atau reference copy (dilihat) pengguna ruang layanan informasi,
arau sebagai duplicating copy (diperbanyak) bagi kebutuhan peminat arsi di
layanan informasi.
Berikut ini terdapat beberapa jenis arsip media baru yang dapat
direproduksi oleh DISPUSIPDA Provinsi Jawa Barat, antara lain:
a) Arsip foto dan kartografi dilakukan reproduksi dengan cara dialih
mediakan, yaitu foto dan kartografi discan dengan menggunakan scanner
kemudian disimpan di dalam komputer sesuai dengan ketentuan yang ada.
Kemudian jika arsip yang sudah dialih mediakan akan dipublikasikan
maka arsip foto atau kartografi tersebut diprint dengan menggunakan
printer khusus.
b) Untuk jenis arsip media baru lainnya yang tidak dapat dialih mediakan
oleh DISPUSIPDA, maka pelaksanaan reproduksi arsip tersebut ditangani
oleh ANRI karena pihak DISPUSIPDA belum memiliki perlatan yang
lengkap untuk mereproduksi semua jenis arsip media baru.
d. Kelebihan dan Kekurangan Preservasi Preventif Arsip Media Baru di
DISPUSIPDA Provinsi Jawa Barat
Pelaksanaan preservasi preventif arsip media baru di DISPUSIPDA Provinsi Jawa
Barat memiliki kelebihan tersendiri yang dapat menunjang kefektivan pelaksanaan
preservasi preseventif arsip media baru, namun tidak lepas pula dari berbagai
kekurangan sehingga hal tersebut menjadi hambatan dalam kefektivan pelaksanaan
preservasi preventif arsip itu sendiri. Adapaun kelebihan dan kekurangan preservasi
preventif arsip media baru di DISPUSIPDA Provinsi Jawa Barat adalah sebagai
berikut:

37
1. Kelebihan
Adapun yang menjadi kelebihan di dalam pelaksanaan preservasi preventif arsip
media baru di DISPUSIPDA Provinsi Jawa Barat yaitu, memiliki sarana dan
prasarana preservasi yang lebih lengkap dibandingkan dengan lembaga kearsipan
daerah lain. Hal ini dikarenakan pelaksanaan preservasi di DISPUSIPDA Provinsi
Jawa Barat bekerjasama langsung dengan ANRI, misalnya dalam melakukan
pengadaan sarana dan prasarana preservasi arsip dan penggunaan sumber daya
manusia atau para ahli di bidang preservasi yang didatangkan langsung dari ANRI.
2. Kekurangan
a) Kurangnya sumber daya manusia (SDM) yang ahli di bidang preservasi,
sehingga mengakibatkan kurangnya keefektivan preservasi dimana
pelaksanaan preservasi belum sepenuhnya sesuai dengan peraturan
perundang-undangan.
b) Dalam pemeliharaan arsip media baru di DISPUSIPDA Provinsi Jawa Barat
memang sudah cukup baik, namun untuk penyimpanan arsip media baru
masih terdapat beberapa arsip yang penyimpanannya belum sesuai dengan
peraturan perundang-undangan.
c) Terdapat beberapa peralatan preservasi yang sudah tidak dapat digunakan atau
tidak berfungsi (rusak), karena usianya yang sudah using. Contohnya alat
pemutar film (proyektor) sudah tidak berfungsi lagi.
d) Sarana dan prasarana preservasi di DISPUSIPDA Provinsi Jawa Barat
memang sudah baik dibandingkan dengan lembaga kearsipan lainnya, namun
sarana dan prasaran tersebut masih kurang lengkap jika ditinjau dari
kelengkapan yang terdapat di peraturan perundang-undangan yang berlaku.

38
 BAB IV
PENUTUP
4.1 Simpulan
Arsip media baru adalah arsip yang media rekamnya berbasis pada
perkembangan teknologi yang banyak bermunculan pada zaman ini, seperti film,
video, kaset rekaman suara, mikrofilm. Setiap arsip dalam bentuk atau media apapun
dapat mengalamai kerusakan, seperti sobek, terkena karat, korosi tinta, berjamur,
digigit serangga, dan sebagainya. Untuk melindungi dan mencegah arsip dari faktor-
faktor perusak arsip dapat mengancam kelestarian arsip, harus dilakukan tindakan
pelestarian atau preservasi arsip.
Preservasi preventif adalah preservasi yang bersifat pencegahan terhadap
kerusakan arsip, melalui penyediaan sarana dan prasarana, perlindungan arsip, serta
metode pemeliharaan arsip. Adapun tindakan preventif di antaranya: (1) Semua usaha
yang dilaukan untuk mencegah dan memperlambat kerusakan seperti tempat
penyimpanan arsip statis yang stabil. (2) Sarana dan prasarana yang sesuai. (3)
Penanganan arsip statis yang baik melalui pengawasan dan inspeksi. (4) Pengendalian
hama terpadu. (5) Setiap fungsi kearsipan melibatkan semua aspek preservasi. (6)
Keamanan dan kebersihan fasilitas arsip statis sehingga terlindungi dari hal-hal yang
membahayakan arsip.
4.2 Saran
Dengan dilakukannya observasi yang dilakukan oleh observer di Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Daerah (DISPUSIPDA) Provinsi Jawa Barat, diharapkan
dapat memberikan informasi lengkap mengenai topik yang dibahas yaitu preservasi
preventif arsip media baru.
Menurut observer, arsip media baru di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah
(DISPUSIPDA) Provinsi Jawa Barat sudah cukup lengkap dan pelaksanaan
preservasi terhadap arsip media baru dilakukan dengan baik karena sudah sesuai
dengan peraturan perundang-undangan. Namun untuk preservasi secara preventif

39
arsip media baru di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah (DISPUSIPDA)
Provinsi Jawa Barat masih kurang baik, karena dalam penyimpanan arsib media baru
masih kurang tepat dan tidak teratur. Oleh karena itu, dengan dilakukkannya
observasi langsung ke lapangan dan disusunnya laporan hasil observasi ini dapat
memberikan manfaat bagi semua pihak terutama bagi Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Daerah (DISPUSIPDA) Provinsi Jawa Barat dalam melakukan preservasi
preeventif arsip media baru.

40
 DAFTAR PUSTAKA
Arsip Nasional Republik Indonesia. (2012). Modul Preservasi Arsip Statis.
Arsip Nasional Republik Indonesia. Prosedur Tetap Nomor 18 Tahun 2011 Tentang
Penataan Fisik Arsip Media Baru.
Arsip Nasional Republik Indonesia. Prosedur Tetap Nomor 19 Tahun 2011 Tentang
Pengamanan Arsip Media Baru.
(ANRI), P. P. (1996). ANRI.
ANRI. (1999). Modul Akusisi Arsip.
Azmi. (2012). Strategi Preservasi Arsip Statis dalam Rangka Menjamin Kelestarian
Arsip Statis sebagai Memori Kolektif Bangsa pada Lembaga Kearsipan.
Jurnal Kearsipan, 129-146.
Barthos, B. (2014). Manajemen Kearsipan untuk Lembaga Negara, Swasta, dan
Perguruan Tinggi. Jakarta: Bumi Aksara.
Brichford, J. M. (1977). Archives and Manuscript: Appraisa / And Accesioning .
Chicago: Society of Americant Archivist.
Daryan, Y. (2015). Pemliharaan dan Pengamanan Arsip. Tanggerang Selatan:
Universitas Terbuka.
Drs. Sumrahyadi, M. (2014). Manajemen Rekod Audio Visual. Tanggerang Selatan:
Universitas Terbuka.
Herdiyanto, B., Kusnanto, I., & Rokhayah, S. (2012). Pedoman Perawatan Arsip
Kertas. Surabaya: Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur
(Bidang Penyelamatan Arsip Statis).
Hidayat, A., Nurhayati, R., & Daryana, Y. (2007). Pemeliharaan dan Pengamanan
Arsip. Jakarta: Universitas Terbuka.
Indonesia, A. N. (2012). Modul Preservasi Arsip Statis.
Kaleransi, N. (02 Agustus 2008). Film : Aset Budaya Yang Harus Dilestarikan.
Jurnal.
Muhidin, S. A., & Winata, H. (2016). Manajemen Kearsipan. Bandung: CV. Pustaka
Setia.
Parani, Y. L. (n.d.). Mikrografi dalam Kersipan. Sub Bagian Publikasi dan
Dokumentasi Arsip Nasionl Republik Indonesia.
Reed, B. (1993). Keeping Archives. Australia: D. W Thorpe.
Sambas Ali Muhidin, M. &. (2016). MANAJEMEN KEARSIPAN untuk Organisasi,
Publik Bisnis, Sosial, Politik dan Kemasyarakatan. Bandung: Pustaka Setia.
Sambas Ali Muhidin., d. D. (2016). Manajemen Kearsipan. Bandung: CV Pustaka
Setia.
Sedarmayanti. (2003). Dasar-Dasar Pengetahuan Tentang Manajemen Perkantoran.
Bandung: Mandar Maju.
Sugiarto, A. (2005). Manajemen Kearsipan Modern dari Konvensional ke Basis
Komputer. Yogyakarta: Gava Media.
Suhardi, Y. D. (1998). Terminologi Kearsipan Indonesia. Jakarta: PT. Sigma Cipta
Utama.

Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, (Lembaran Negara

Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara
Republik Indonesia Nomor 5071).
 LAMPIRAN
Contoh Arsip yang di Enkapsulasi Contoh Arsip Betamax

Deskripsi Arsip Deskripsi Arsip

 Arsip Foto Negatif Alat Pres Untuk Arsip Peta

Deskripsi Arsip Video Alat-alat Preservasi Arsip