Anda di halaman 1dari 14

Retention Code: 

JOURNEY MANAGEMENT  CG01 ‐ CA 
ALL‐HSE‐PRC‐190 
  Revised: March 2016 

Owner:  Approved By:  Review Frequency: 


HSE Performance Assurance  Manager, HSE Performance Assurance  Five years or less 

This document contains proprietary information belonging to ConocoPhillips Canada. It is intended to govern activities of ConocoPhillips 
Canada employees and contractors who perform work at ConocoPhillips Canada worksites. Its most current version may only be relied upon 
by those parties who receive a copy provided by ConocoPhillips Canada directly. 

Table of Contents 
 
Page 
1.0  Purpose .......................................................................................................................................................... 2 
2.0  Hazards to Mitigate ........................................................................................................................................ 2 
3.0  Procedure‐Specific Roles and Responsibilities ................................................................................................. 2 
3.1.  Supervisors ................................................................................................................................................... 2 
3.2.  Drivers/Workers ........................................................................................................................................... 3 
3.3.  Contractors ................................................................................................................................................... 3 
4.0  Procedure ....................................................................................................................................................... 3 
4.1.  Seatbelts ....................................................................................................................................................... 3 
4.2.  In‐Vehicle Monitoring System ...................................................................................................................... 3 
4.3.  Driver Fitness and Alertness ......................................................................................................................... 3 
4.4.  Distracted Driving ......................................................................................................................................... 4 
4.5.  Journey Management ................................................................................................................................... 4 
4.5.1.  Determining Necessity ..................................................................................................................... 4 
4.5.2.  Risk Management ............................................................................................................................ 4 
4.5.3.  Journey Management Plans ............................................................................................................ 5 
4.5.4.  Preparing for the Journey ................................................................................................................ 5 
4.5.5.  Undertaking the Journey ................................................................................................................. 6 
4.5.6.  Completing the Journey ................................................................................................................... 7 
5.0  References ..................................................................................................................................................... 7 
6.0  Document Retention ...................................................................................................................................... 7 
Appendix A – Acronyms .......................................................................................................................................... 8 
Appendix B – Definitions ......................................................................................................................................... 9 
Appendix C – Safe Journeys Flowchart .................................................................................................................. 11 
Appendix D – Journey Risk Assessment Tool ......................................................................................................... 12 
Appendix E – Overdue Driver Response Procedure ................................................................................................ 13 
Appendix F – Revision Record ............................................................................................................................... 14 
   
JOURNEY MANAGEMENT
Canada   
 
 
1.0 Purpose 
This Journey Management (JM) procedure is to ensure that personnel travelling on behalf of CPC do so in a 
safe and managed environment.  
This procedure provides: 
 A clear outline of JM expectations. 
 Journey planning guidelines. 
 Tools and processes for identifying and managing hazards when undertaking a journey. 
Effective journey management will ensure: 
 Only business essential trips are completed. 
 Alternatives to land travel are considered.  
 Drivers are qualified to drive the vehicles required. 
 Drivers and supervisors understand their responsibilities. 
This procedure does not apply to: 
 Travel not associated with business. 
 Travel via air or water. 
 Travel using all‐terrain vehicles (ATVs). See All‐Terrain Vehicles procedure. 
 Commercial driving requirements (e.g. hours of service). 
 Commuting using company or personal vehicles. 
Note:  Before commencing any journey, safer alternatives to land transportation must be considered (e.g. 
flying). 
This procedure applies to ConocoPhillips Canada (CPC) employees, full‐time equivalent contractors and 
other contractors (within the terms of their contract).  

2.0 Hazards to Mitigate 
 Distracted driving   Malfunctioning/poorly maintained vehicle 
 Driver impairment (fatigue)   Unsecured loads/ projectiles 
 Driver inexperience   Other drivers 
 Poor road conditions   Wildlife 
 Adverse weather (e.g. wind)   Communication failure (e.g. cellular dead zones) 
 Time of day (e.g. reduced visibility)   

3.0 Procedure‐Specific Roles and Responsibilities 
3.1. Supervisors 
 Support, promote this procedure to minimize land transportation risks. 

Rev Date: March 2016  Page 2 of 14 

This document is uncontrolled when printed. 
JOURNEY MANAGEMENT
Canada   
 
 
 Ensure that JM risk assessment and planning is performed according to this procedure. 
 Ensure that CPC drivers are trained as per the CPC training and competency matrix. 
 Ensure company‐owned, contracted, leased or rented vehicles are: 
o Fit‐for‐purpose.  
o Kept in safe working order in line with manufacturers’ specifications and local legislative 
requirements. 
 Ensure drivers are appropriately licensed and are trained and competent as per the training and 
competency matrix. 

3.2. Drivers/Workers 
 Consider alternatives to land transportation. 
 Follow this procedure as applicable. 
 Maintain and carry current driving or operating license valid for the type of vehicle and 
operating circumstance. 
 Only drive if mentally and physically capable of doing so. 
 Only drive if confident it can be done safely (e.g. driving large vehicles may be impractical if 
inexperienced in doing so).   
 Consider work alone requirements when planning journeys. 
 Ensure familiarity with vehicle prior to travel (e.g. driver controls).  
 Ensure training is up‐to‐date and in alignment with the training and competency matrix. 

3.3. Contractors 
 Meet or exceed the requirements in this document within the terms of their contract. 

4.0 Procedure  
4.1. Seatbelts 
All occupants must wear seatbelts when: 
 The vehicle is in operation. 
 Buses are in motion (if available). 
In the above cases, seatbelts may only be removed if specifically indicated (e.g. via signage) for a 
particular area (e.g. travel over ice bridges). 
4.2. In‐Vehicle Monitoring System 
An in‐vehicle monitoring system (IVMS) must be installed and operational in all ConocoPhillips 
owned or leased vehicles. 
Drivers must be properly logged into the system, as applicable, prior to driving. 
4.3. Driver Fitness and Alertness 
A driver may not drive: 
 More than 3 hours consecutively before taking a break (minimum 15 min.). 

Rev Date: March 2016  Page 3 of 14 

This document is uncontrolled when printed. 
JOURNEY MANAGEMENT
Canada   
 
 
 Under the influence of drugs or alcohol in accordance with CPC Substance Abuse Program. 
 If impaired by fatigue. 
Also see Journey Risk Assessment (Appendix D). 
4.4. Distracted Driving 
All drivers must comply with the ConocoPhillips Mobile Device Safety Standard. 
Mobile Devices (including hands‐free devices) may not be used: 
 While operating a company vehicle. 
 While operating a personal vehicle on company business.  
 While operating a personal vehicle on personal business if mobile device is company property or 
company subsidized. 
While the use of electronic navigational aids is encouraged, manual activation or manipulation of 
the device is only permitted when parked. 
Note: In the event of an incident, ConocoPhillips Canada (CPC) reserves the right to examine any 
driver’s phone records for proof of compliance with the ConocoPhillips Mobile Device Safety 
Standard. 
4.5. Journey Management  
All journeys must be assessed for business necessity.  If deemed necessary and alternatives to 
driving are not feasible, additional actions must be taken. See Safe Journeys Flowchart – Appendix C. 
Note: Journeys will be  managed with the assistance of a third party Journey Management Provider.  
4.5.1. Determining Necessity 
Before planning for a journey, assess whether the trip is business essential.  If it is 
determined that trip cannot be avoided, follow the Safe Journeys Flowchart (See Appendix 
C) for details. 
4.5.2. Risk Management 
The driving risk assessment should be completed before each driving journey when deemed 
necessary based on Appendix C – Safe Journeys Flowchart.   The score from the CPC driving 
risk assessment provides the information necessary to determine whether a journey needs 
further approval before the journey begins. 
 
A journey risk assessment must be completed for all non‐routine journeys (See Appendix D) 
or any journey where the driver may be impacted by fatigue, medication, or severe weather 
conditions.  Risk assessments are completed by the driver.  
Note: For Surmont, roads are given a status based on conditions.  Actions based on road 
status must be adhered to. 
   

Rev Date: March 2016  Page 4 of 14 

This document is uncontrolled when printed. 
JOURNEY MANAGEMENT
Canada   
 
 
 
Surmont Road Status 
Status  Road Conditions  Action 
Level 1 – Green  Good  No restrictions  
Level 2 – Yellow  Caution  No restrictions 
Level 3 – Orange  Poor  Travel restrictions implemented 
Level 4 – Red  Closed  Travel not permitted 
4.5.3. Journey Management Plans 
Hazards must be considered for all journeys (routine and non‐routine). Journeys determined 
to be medium or high risk (refer to Appendix D, Journey Risk Assessment) must be approved 
and a journey management plan must be in place prior to the start of the journey. 
Journey management plans must be completed by the driver, using a third party JM 
Coordinator.  JM plans will be forwarded to the work supervisor by the third party JM 
coordinator. Work supervisors may choose to require journey management plans for all 
journeys their employees take.  In making their decision they should consider: 
 Driver experience. 
 Past experiences with the driver. 
 Personal preference. 
 Frequency of travel. 
Journey management plans (see Appendices F/G) must include: 
 The route. 
 Planned stops. 
 Anticipated hazards/defenses (e.g. emergency preparedness measures). 
 Loads (if applicable). 
 Timeline (estimated time of arrival). 
 Driver qualifications. 
 Check‐in requirements. 
 Vehicle information. 
 Journey Risk Ranking 
 Driver and passenger information. 
 Contact information.  
 Supervisor approval details (as required). 
4.5.4. Preparing for the Journey   
Just before commencing a journey: 
 Visually inspect vehicle.  
 Ensure loads are secure. 
 Evaluate road conditions. 

Rev Date: March 2016  Page 5 of 14 

This document is uncontrolled when printed. 
JOURNEY MANAGEMENT
Canada   
 
 
Note: Documentation not required. 
4.5.5. Undertaking the Journey 
Fueling   Do not fuel vehicles while running. 
 Do not smoke or use cell phones or other electronic devices. 
 Ground gasoline containers prior to filling. 
Parking   Do not park vehicles in areas that interfere with traffic flow or 
operating activities. 
 Back‐in to parking stalls if safe to do so. 
 Ensure safe means of emergency egress. 
 Use spotters when in congested areas, areas with restricted visibility 
or when driving large vehicles. 
Check‐In   Check‐in should be ≤ 3‐hour intervals. 
 Increase check‐in frequency for higher risk journeys. 
 Agree to check‐in frequency with third party JM coordinator. 
 During unanticipated stops ≥ ½ hr. 
Incident   Report any driving incident immediately to driver’s direct supervisor 
Management  and HSE representative according to HSE Incident Reporting Program. 
 Supervisor must follow the HSE Incident Reporting Program for any   
incidents.   
 When applicable, notification must be made to: 
 ConocoPhillips Claims Centre (fax COP Vehicle Accident Report 
within 24 hours of incident). 
 Crisis Notification Hotline 1‐800‐447‐6166 (notification made by 
CPC HSE Manager) 
 ConocoPhillips Canada Security Manager 403‐233‐4000. 
 The rental company (if applicable). 
 Law enforcement if on public roads and in excess of the 
jurisdictional threshold (see notes below). 
Overdue   See Appendix E. 
Traveler 
Emergency   Call 911 if necessary. 
Response   Follow the applicable vehicle extraction procedure. 
Other   Law enforcement must be contacted if the accident involves any 
suspicion that any driver may be guilty of a Criminal Code offence such 
as impaired driving, hit and run, etc. 

Rev Date: March 2016  Page 6 of 14 

This document is uncontrolled when printed. 
JOURNEY MANAGEMENT
Canada   
 
 
 Ensure emergency equipment is available as required (e.g. first aid kit, 
high visibility vest, flashlight, candles, blanket, etc.) 
 
Note: Law enforcement in Alberta must be contacted with combined damage ≥ $2000. 
Note: In British Columbia, any vehicle incident must be reported to Insurance Corporation of 
British Columbia ICBC. 
4.5.6. Completing the Journey 
Upon completion of a trip: 
 Perform final check‐in. 
 Report any near misses or other incidents. 

5.0 References 
 ConocoPhillips Global Substance Abuse Policy and Canada Addendum. 
 ConocoPhillips North American Vehicle Fleet Policy. 
 Mobile Device Safety Standard. 
 Vehicle Accident and Claims Reporting procedure of the Canadian Business Unit Driver Guidelines, 
Section 14. 
 ATV procedure ALL‐HSE‐PRC‐417. 
 CPC Substance Abuse Program. 
 HSE Incident Reporting Program ALL‐HSE‐PGM‐434. 
 Incident Investigation Procedure ALL‐HSE‐PRC‐437. 
 

6.0 Document Retention 
Record  Owner Classification Retention
BU or Functional Department 
Journey Management Plans  HE11‐CA  Event + 2 years 
as applicable 

Rev Date: March 2016  Page 7 of 14 

This document is uncontrolled when printed. 
JOURNEY MANAGEMENT
Canada   
 
 
Appendix A – Acronyms 
ATV  All‐Terrain Vehicle 
ERP  Emergency Response Plan 
ETA  Estimated time of arrival 
IVMS  In‐vehicle monitoring system 
JM  Journey Management 
MSA  Master Service Agreement 

Rev Date: March 2016  Page 8 of 14 

This document is uncontrolled when printed. 
JOURNEY MANAGEMENT
Canada   
 
 
Appendix B – Definitions 
Company Sanctioned  An employee or authorized contractor who operates any vehicle that is owned, leased or rented by the 
Driver  company, or operates a personal vehicle operated for company business purpose for which the driver 
receives compensation from the company. 

Company Vehicle  Any vehicle owned or leased by ConocoPhillips Canada 
Contractor  A company that provides equipment, personnel, and services for CPC under the terms of a contractual 
agreement and whose personnel are under the direct control of the contracting company.  This only includes 
contractors with an MSA. 

High‐Risk Journey  No travel permitted without approval from the appropriate management representative. Red (Surmont Road 
Status) or closures, flooding etc. as determined by area supervisor or Environment Canada weather advisories.

Ice Roads  Frozen, human‐made structures on the surface of bays, rivers, lakes, or seas in the north.  They link dry land, 
frozen waterways, portages and winter roads and are usually made each winter (e.g. the road from Inuvik to 
Norman Wells). 

Journey Management   Third party call center, manned 24 hours, which collects and records journey information from drivers and 
Provider  tracks their journey to completion.  

Journey Management  Third party support.  Their role is to help manage safe journeys (e.g. record journey management plan and 
Coordinator  check‐in support).   

Journey  Travel for CPC business purposes, in a company‐sanctioned vehicle when the driver is travelling during 
working hours.  A journey may be a single trip from point A to point B or may consist of a series of anticipated 
stops within a single day. Drivers may be either employees or authorized contractors. 

Land Transportation  Travel by vehicle on roads (e.g. paved, gravel, ice). 
 
Leased Vehicle  Use of a motor vehicle for a fixed period of time greater than one month at an agreed amount of money. 

Low Risk Journey  A non‐routine journey that based on the assessed risk (using the Journey Risk Assessment ‐ Appendix C) does 
not require that a journey management plan be completed. 
 
Medium Risk Journey  A non‐routine journey that based on the assessed risk (using the Journey Risk Assessment ‐ Appendix D) 
requires that a Journey Management plan be completed. 

Mobile Device  Cellular  and  other  mobile  telephones,  electronic  laptop,  notebook  and  tablet  computers,  pagers,  global 
positioning devices and other similar electronic communication devices which facilitate both simplex (push to 
talk) and duplex (multi directional simultaneous conversations), when those devices are being used as a means 
for answering or placing calls, reading or answering messages or electronic mail, and other operations requiring 
active  manipulation  of  the  device,  including  devices  capable  of  being  operated  in  hands  free  or  hand  held 
modes.  Mobile devices include those that are company property or company subsidized,   as well as personal 
property.  For the purposes of this procedure, the definition of mobile devices excludes the use of push to talk 
two‐way radios, but only when being used on radio assisted/controlled roads or during a declared emergency.

Non‐Routine Journey  Journeys which fall outside of the definition of routine journey. 

Rev Date: March 2016  Page 9 of 14 

This document is uncontrolled when printed. 
JOURNEY MANAGEMENT
Canada   
 
 
Routine Journey  The route is regularly travelled by the driver at least once per week or shift for the purpose of work and the 
road conditions and weather are considered normal or as expected for that time of year (e.g. Operator 
regularly travelling the same route to go from lease to lease). 
Note: Adverse weather conditions (e.g. blizzard or ice storms) are not considered normal and are therefore a 
deviation from routine travel. 

Trip  To go to another place (e.g. city) and return.  A trip may consist of several journeys. (e.g. driving from Calgary 
to Edmonton and then returning back to Calgary).  

 
   

Rev Date: March 2016  Page 10 of 14 

This document is uncontrolled when printed. 
JOURNEY MANAGEMENT
Canada   
 
 
Appendix C – Safe Journeys Flowchart 
 
 

Rev Date: March 2016  Page 11 of 14 

This document is uncontrolled when printed. 
JOURNEY MANAGEMENT
Canada   
 
 
Appendix D – Journey Risk Assessment Tool 
This tool does not encompass all of the hazards with driving. It is ultimately the responsibility of the driver to make 
an educated decision on whether road travel is acceptable. 
 

Rev Date: March 2016  Page 12 of 14 

This document is uncontrolled when printed. 
JOURNEY MANAGEMENT
Canada   
 
 
Appendix E – Overdue Driver Response Procedure 
 
If the driver fails to check‐in at the agreed upon required check‐in time, an alarm will be triggered. A driver is 
missing after failure to establish contact within 30 minutes of declared journey end time on the form (unless 
time updated with the journey management coordinator).  At this stage the ConocoPhillips emergency 
response plan is activated. 
Stage 1 Response  Journey management coordinator (Third party or other agreed 
upon contact): 
(Within 15 minutes of anticipated 
check‐in)   Attempts to contact the driver via all means (phone, text, 
email and/or destination) 
Stage 2 Response  Journey management coordinator (Third party or other agreed 
upon contact): 
(up to 30 minutes beyond anticipated 
check‐in )   Continue contact attempts as per Stage 1. 
Stage3 Response   Journey management coordinator (Third party or other agreed 
upon contact): 
(when unable to contact driver > 30 
minutes from anticipated check‐in)   Contacts CPC emergency number (1‐800‐661‐9525) to report 
  missing driver. 
  Note: Surmont travel ‐ notify the Surmont Security Department  
  (780‐792‐7933  and 780‐598‐4710) 
   
   
 
 
 
 
 
 

Rev Date: March 2016  Page 13 of 14 

This document is uncontrolled when printed. 
JOURNEY MANAGEMENT
Canada   
 
 
Appendix F – Revision Record 
Page#   
37T

Previous Information Change Assessment
       
       
       
       
 

Rev Date: March 2016  Page 14 of 14 

This document is uncontrolled when printed. 

Anda mungkin juga menyukai