Anda di halaman 1dari 14

Survey Pendahuluan

Pengauditan Internal

Disusun oleh :
NANDA RAFSAN JANI
16043047

JURUSAN AKUNTANSI (S1)

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS NEGERI PADANG


2019
Survei Pendahuluan

Dalam tahap survey pendahuluan ini, dapat diperoleh informasi mengenai kegiatan
penjualan perusahaan sebagai sumber pendapatan perusahaan dan bagaimana pencatatan dan
pengelolaan piutang yang dilakukan di perusahaan karena tahap survei pendahuluan ini
merupakan langkah awal yang harus dilakukan untuk mendapatkan gambaran mengenai kegiatan
usaha perusahaan.

Survey pendahuluan (preliminary survey) merupakan proses yang bertujuan untuk


mendapatkan pemahaman yang mendalam mengenai risiko dari suatu unit yang akan diperiksa.
Survey pendahuluan bertujuan untuk mendapatkan informasi mengenai objek yang diteliti tanpa
melakukan verifikasi secara rinci. Tujuan dari survey pendahuluan ini untuk lebih memahami
aktivitas auditee, mengidentifikasi area/bidang yang memerlukan penekanan khusus dalam audit,
memperoleh informasi awal sebagai bahan untuk melakukan pekerjaan lapangan, dan menetukan
apakah perlu melakukan audit lebih lanjut. Dengan kata lain, survey pendahuluan berguna untuk
memahami lebih baik mengenai tujuan, proses, risiko, dan pengendalian dari bagian/fungsi yang
diaudit.

TAHAP-TAHAP PELAKSANAAN SURVEY PENDAHULUAN

Melaksanakan Studi Awal

Kebanyakan pendokumentasian dan proses perolehan pemahaman diselesaikan bahkan


sebelum auditor melakukan audit. Studi awal yang dilakukan auditor mencakup penelaahan atas
kertas kerja tahun sebelumnya, temuan-temuan audit, bagan organisasi, dan dokumen-dokumen
lain yang akan membentu untuk lebih memahami subjek audit.
Prosedur Pemeriksaan

1. Mengumpulkan data dan informasi mengenai struktur organisasi perusahaan,


uraian tugas dari setiap bagian yang terkait dengan fungsi penjualan dan piutang
usaha serta prosedur penjualan dan penagihan piutang usaha.
2. Mempelajari struktur organisasi dan job description perusahaan.

3. Melakukan wawancara lisan terhadap pejabat perusahaan, yaitu dengan Manajer


Pemasaran dan Manajer Keuangan dan Akuntansi serta bagian terkait lainnya.
4. Mempelajari prosedur proses penjualan tunai dan penjualan kredit, pengelolaan
piutang usaha beserta proses penagihannya.
5. Mengamati pelaksanaan fungsi penjualan tunai dan penjualan kredit dan
pengelolaan piutang usaha yang berjalan dalam perusahaan.
Pendokumentasian

Pendokumentasian merupakan beberapa langkah yang akan mengarah pada pertemuan


awal antara auditor dengan manajer kalien. Dokumentasi berupa kuesioner penting untuk bahan
wawancara/diskusi. Ini dapat membantu auditor dalam mengetahui resiko-resiko yang dihadapi
dalam audit penjualan, sistem pengendalian yang digunakan, membantu dalam penyusunan
langkah-langkah dalam mengaudit penjualan.

Daftar Pengingat

Daftar pengingat tidak dirancang untuk menghambat inisiatif atau kreativitas. Daftar
tersebut menyederhanakan proses perencanaan dengan membantu auditor melakukan pekerjaan
secara terorganisasi dan dengan langkah awal yang minimum. Daftar pengingat membantu
auditor mengorganisasikan kertas kerja mereka dan membuat tahap audit selanjutnya lebih
sederhana untuk dikerjakan.

Daftar Isi

Daftar isi akan memaksa audit untuk (1) mendaftar masalah-masalah tertentu yang harus
ditangani seiring dengan kemajuan penugasan dalam bidang penjualan, pencatatan,
pendokumentasian, dan (2) membuat acuan kertas kerja dalam pelaksaan audit penjualan.

Pengurangan Biaya

Pengurangan biaya secara langsung memengaruhi laba perusahaan. Pada umumnya


manajemen mengharapkan penugasan audit internal menghasilkan pengurangan biaya, maupun
peningkatan operasi. Beberapa usulan pengurangan biaya dari auditor berasal dari kombinasi
kondisi yang ada dan memahami masalah yang dihadapi oleh auditor.
Catatan Kesan

Fungsinya adalah sebagai daftar pengingat bagi auditor ketika mereka sedang melakukan
pembicaraan rahasia dengan manajer senior. Catatan kesan dapat membantu mengidentifikasi
gejala-gejala kemunduran yang membutuhkan perhatian khusus dan membutuhkan perbaikan
dalam hubungan dengan karyawan, kondisi kerja, manajemen, atau pengawasan.

Catatan kesan dibutuhkan dalam menentukan permasalahan yang terjadi dalam bidang penjualan
yang akan diaudit oleh auditor. Dengan demikian auditor dapat menetukan tindakan yang akan
dilakukan dalam penyelesaiannya.

Kuisioner

Kuisioner diusahakan untuk mudah dipahami bagi responden yang diminta mengisi
kusioner. Kuesioner ini berisi pertanyaan-pertanyaan yang akan digunakan untuk memenuhi
tujuan audit, bertemu manajer klien pada pertemuan awal. Selain itu, kuisioner yang baik tidak
terlalu tebal atau tidak terlalu panjang. kuisioner disusun dengan tujuan untuk
memepermudahkan auditor dalam memahami perusahaan terlebih dalam bidang yang akan di
audit

NO. PERTANYAAN YA TIDAK


1. Apakah perusahaan membuat target penjualan ?

2. Apakah perusahaan menggunakan daftar harga (price list) ?

3. Apakah penyimpangan dari daftar harga harus disetujui oleh


manajer pemasaran?

4. Apakah perusahaan mempunyai pedoman pemberian potongan


secara tertulis?

5. Apakah untuk setiap penjualan dibuat sales confirmation

kepada pelanggan dan ditandatangani ?

6. Apakah order pembelian dari pelanggan harus disetujui oleh


manajer pemasaran mengenai harga, syarat kredit dan syarat
lainnya ?

7. Apakah digunakan formulir pesanan penjualan yang diberi


nomor urut cetak (prenumbered) ?

8. Apakah setiap pengiriman barang didasarkan pada surat jalan –


SJ (delivery order – DO)?

9. Apakah SJ :

a. Terkontrol dengan pemberian nomor urut tercetak ?

b. Hanya orang tertentu yang berhak mengotorisasi ?

c. Barang yang dikirim terlebih dahulu dicocokkan dengan


SJ ?

d. Bagian akuntansi cukup mengawasi urutan SJ dan


isinya?
e. Langsung dikirim kepada pembuat faktur?

f. Dikaitkan dengan faktur untuk menjamin SJ telah


dibuatkan fakturnya?

10. Apakah faktur penjualan :

a. Terkontrol dengan pemberian nomor urut tercetak


(prenumbered)?
b. Bagian akuntansi cukup mengawasi urutan faktur?

c. Bagian akuntansi memeriksa ketepatan :

- Jumlah kuantitas yang dikirim?

- Harga?

- Perhitungan?

- Syarat kredit?

11. Apakah faktur yang batal tersimpan untuk pemeriksaan?


12. Apakah fungsi penjualan terpisah dari :
- Bagian keuangan?

- Bagian akuntansi?

- Bagian penyimpanan?

- Bagian kredit?

13. Apakah perusahaan selalu melakukan survey terhadap


pelanggan yang baru melakukan transaksi pertama kali dengan
perusahaan?

14. Apakah penyelesaian pesanan pelanggan selalu diselesaikan


tepat waktu?

15. Apakah perusahaan selalu melakukan pengecekan fisik barang


sebelum dikirim?

16. Apakah pengiriman barang selalu disetujui oleh manajer


keuangan dan akuntansi?

17. Apakah dibuat surat kontrak kerja dengan perusahaan jasa


Pengiriman untuk pesanan pelanggan?

18. Apakah penjualan tersebut di bawah ini prosedurnya sama


dengan penjualan kredit :
a. Penjualan tunai?

b. Penjualan Cash on Delivery (COD)?

c. Penjualan kepada karyawan?

d. Penjualan barang rusak?

19. Apakah nota kredit :


 Terkontrol dengan pemberian nomor urut tercetak?
 Diotorisasi oleh orang tertentu?
 Blanko yang belum digunakan terkontrol dengan baik?

20. Apakah dibuat daftar formulir-formulir :

a. Pesanan penjualan?

b. Surat jalan?

c. Faktur?

d. Nota kredit?

21. Retur penjualan :


a. Apakah harus mendapatkan persetujuan manajer
pemasaran?
b. Apakah dibuat berita acara penerimaan kembali barang?
c. Apakah barang yang dikembalikan dibukukan dalam :
- Kartu gudang?

- Buku persediaan?

d. Apakah bagian akuntansi mencocokkan nota kredit


dengan berita acara penerimaan kembali barang?

22. Apakah sistem informasi penjualan meliputi :


a. Anggaran penjualan?

b. Grafik tren penjualan?

c. Laporan tertulis penjualan?

d. Penjelasan atas penyimpangan-penyimpangan?

23. Apakah bagian penagihan terpisah dari fungsi akuntansi?


PIUTANG
24. Apakah dibuat kartu piutang? Bila
“Ya” :
a. Apakah secara bulanan atau kuartalan diadakan
pencocokkan buku besar piutang dengan kartu piutang?
b. Apakah pengamanan fisik kartu piutang cukup?

c. Apakah hanya orang tertentu yang memegangnya?

25. Apakah pencatatan di kartu piutang :

a. Sering bergilir?

b. Terpisah dari yang mengerjakan buku besar?

26. Apakah akun piutang piutang per pelanggan secara periodik


diteliti mengenai :
a. Pelanggan yang sering terlambat?
b. Bukti adanya salah pembebanan?

c. Bukti adanya pelunasan sebagian-sebagian?

d. Bukti adanya penghapusan yang tidak dilaporkan?

e. Sesuatu ketidaklaziman?

27. A. Apakah setiap bulan dikirimkan rekening koran


(statement of account) kepada pelanggan?
B. Apakah piutang yang telah dihapuskan masih tetap
dilakukan usaha-usaha penagihannya?
C. Apakah proses penagihan piutang telah dilakukan
sebagaimana mestinya?
D. Apakah perselisihan dengan pelanggan ditangani oleh
bagian kredit atau atasan atau orang lain yang
dikuasakan dan tidak dilakukan oleh kasir atau petugas
administrasi piutang?
E. Bila perusahaan memberikan potongan yang lebih besar
dari biasanya, apakah harus mendapatkan persetujuan
khusus dari manajer pemasaran dan bagian penjualan?
F. Apakah koreksi atas faktur dan penghapusan piutang
harus disetujui manajer keuangan dan akuntansi?

28. 1) Apakah secara periodic dibuat analisis umur piutang


(aging analysis) dan yang sudah lama jatuh tempo
ditindaklanjuti?
2) Apakah catatan piutang di-update setiap hari?

3) Apakah terdapat kebijakan manajemen tentang


penghapusan piutang?
4) Apakah surat pernyataan piutang dibuat oleh orang yang
tidak menangani catatan penerimaan kas?
5) Apakah surat pernyataan piutang dikirimkan oleh orang
yang tidak berhubungan dengan bagian piutang?
6) Apakah faktur dan surat jalan diikutsertakan dalam
melakukan penagihan piutang?

29. Apakah untuk penagihan dibuatkan bukti kuitansi? Bila


“Ya” :
a. Apakah kuitansi tersebut memiliki nomor urut tercetak?
b. Apakah kuitansi dibuat setelah diperiksa lebih dahulu ke
masing-masing saldo piutang?
c. Apakah bagian akuntansi memperhatikan urutan
nomornya?

Apakah penerimaan berupa cek mundur/giro (post dated

cheque) diberikan ke bagian akuntansi?


30. Apakah diguanakan penyisihan piutang tak tertagih
Bertemu Klien

Pertemuan auditor internal dengan manajer klien memberi peluang bagi auditor untuk
menjelaskan tujuan dan pendekatan audit penjualan yang akan dilakukan.
Waktu dan tempat pertemuan harus diatur terlebih dahulu. Jika memungkinkan, hindari
kunjungan mendadak, meskipun audit yang tidak diberitahukan terlebih dahulu mungkin perlu
untuk dilakukan dalam audit kas, audit keamanan, atau hal-hal lain yang cukup rawan.
Langkah-lanhkah yang diguanakan dalam pertemuan klien :
- Mengatur Jadwal Pertemuan
- Wawancara
-

Mengumpulkan Bahan Bukti

hasil dari internal control questionnaires (ICQ) dan program pemeriksaan atas
penjualan kredit dan piutang usaha dapat disimpulkan dengan bukti yang didapatkan :
- Penjualan dilakukan berdasarkan atas order penjualan yang telah
diotorisasi oleh manajer pemasaran, dan terdapat kebijakan dan prosedur
penjualan serta pengelolaan piutang usaha secara tertulis.
- Telah digunakan formulir-formulir yang cukup memadai, misalnya :

 Bernomor urut tercetak sehingga dapat dipertanggung jawabkan


oleh pihak-pihak yang berkepentingan.
 Nama formulir sudah tercantun dengan jelas. Hal ini
mempermudah untuk mengidentifikasikannya.
 Tembusan dari setiap formulir sudah memiliki warna yang
berbeda sehinggan mempermudah pendistribusian antara bagian
di perusahaan.
 Setiap pengiriman barang selalu berdasarkan pada delivery order
sehingga menjamin tidak ada barang yang keluar dari perusahaan
tanpa ada otorisasi dari manajer keuangan dan akuntansi.
 Setiap mendapat pesanan dari pelanggan, dilakukan pengecekan
baik terhadap status kredit maupun ketersediaan barang di
gudang.
 Bagian akuntansi melakukan rekonsiliasi bank setiap bulannya
sehingga perusahaan dapat melakukan koreksi dengan segera jika
terjadi kesalahan serta dibuatnya laporan keuangan dan laporan
penjualan olah bagian akuntansi secara periodik kepada pimpinan
dan pemegang saham perusahaan.
- Dilakukan pengecekan fisik terhadap laporan tertulis (stock opname)
secara berkala, baik di kantor maupun di gudang.

Walaupun sistem pengendalian intern perusahaan sudah cukup baik, dapat diperoleh pula
kelemahan-kelemahan atas pengendalian intern yang masih perlu mendapat perhatian dan
penyempurnaan dari pihak manajemen perusahaan.

Pengamatan

Pengamatan dalam arti umum terus dilakukan selama survey pendahuluan. Melalui
pengamatan dan tanya jawab yang yang efektif, auditor internal mampu dalam menentukan :
1) Auditor dapat mengetahui tujuan, sasaran, dan standart yang ingin didapatkan dari audit
penjualan yang akan dilakukan.
2) Kontrol-kontrol tang dapat digunakan dalam membantu audit penjualan nantinya.
3) Menentukan resiko-resiko yang dapat menghambat proses pengauditan penjualan
Dan langkah-langkah dalam mengendalikannya sehingga pada saat audit dilakukan dapat
meminimalisir terjadinya kesalahan yang material dan salah pengambilan keputusan.

Pengamatan Fisik
Hal-hal yang abstrak sulit dipahami dan digambarkan. Auditor harus keluar sendiri dan
melihat sendiri fasilitas, tata letak fisik, proses, aliran bahan baku dan dokumen. Pengamatan
pribadi menggambarkan apa yang terjadi dan bagaimana terjadinya.

Menyiapkan Flowchart
Dengan menyampaikan Flow chart suatu proses dapat dipotret dan dapat memberikan
gambaran system dan merupakan sarana untuk menganalisa operasi yang kompleks - analisa
yang tidak selalu bisa dicapai dengan narasi yang rinci. Pembuatan flow chart sudah dipelajari
pada kuliah sistem informasi akuntansi dengan tujuan mempermudah auditor mempelajari siklus
penjualan dan penilaian sistem pengendalian penjualannya.
Pelaporan

Survei yang dilakukan dengan baik akan menghasilkan sejumlah informasi yang
bermanfaat, data yang dikumpulkan dapat mengidentifikasi hal-hal penting dan masalah yang
ada dalam survei pendahuluan penjualan serta membantu auditor memutuskan apakah
pemeriksaan lanjutan diperlukan. Hasil survey ini perlu dibuatkan laporan dengan fokus pada
kecukupan control bukan efektivitas kontrol dan menunjukkan dasar keputusan untuk terus
melakukan audit fungsi penjualan.